Báo cáo cuối kì môn quản trị văn phòng đề tài thực trạng công tác hành chính văn phòng tại công ty shopee

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO CUỐI KÌ MƠN QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY SHOPEE GVHD: ThS Trịnh Thị Hạ Huyền Nhóm lớp: Nhóm 09 – Ca Thứ Nhóm sinh viên thực hiện: Nhóm 11 TP.HCM, THÁNG 01 NĂM 2022 0 BẢNG ĐÁNH GIÁ MỨC ĐỘ HỒN THÀNH CƠNG VIỆC STT Họ tên MSSV Công việc giao Đồng Nhật Anh 29 38 Đặng Ngọc Thanh Huyền (Nhóm trưởng) Đồn Thị Thúy Linh 71901841 1.2 Cơng tác 5S doanh nghiệp 1.3.1 Công tác quản trị truyền thông 71901586 III Nhận xét chung kiến nghị 51 Tống Thị Kim Ngân 67 Nguyễn Ngọc Tài 70 Đỗ Thị Thanh Thảo 75 Nguyễn Quốc Thịnh 71901881 Xây dựng quy trình lưu trữ văn 71901598 Xây dựng quy trình xử lý văn đến, văn đi; thiết kế mẫu sổ văn đến, dấu văn đến, sổ văn 71901911 Xây dựng biểu mẫu doanh nghiệp 71901913 1.1 Cách bố trí nơi làm việc 1.3.2 Công tác quản trị thông tin 71901919 I Khái quát thông tin doanh nghiệp 0 Đánh giá 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% Ký tên NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN ……………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… 0 MỤC LỤC PHẦN I: KHÁI QUÁT VỀ THÔNG TIN DOANH NGHIỆP .1 Thông tin doanh nghiệp: Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp: 2.1 Sơ đồ tổ chức Shopee: .5 PHẦN II: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI DOANH NGHIỆP Cơng tác quản trị hành văn phòng 1.1 Cách bố trí nơi làm việc: 1.2 Công tác 5S doanh nghiệp: .13 1.3 Công tác quản trị thông tin doanh nghiệp: 17 Xây dựng biểu mẫu văn doanh nghiệp: .23 2.1 Công văn: 23 2.2 Thông báo: 23 2.3 Giấy giới thiệu: .24 2.4 Quyết định khen thưởng: .24 2.5 Quyết định bổ nhiệm: 25 2.6 Quyết định chấm dứt hợp đồng: 25 Xây dựng quy trình xử lý văn đến, văn đi; thiết kế mẫu sổ văn đến, dấu văn đến, sổ văn đi: 26 3.1 Quy trình xử lý văn đến: 26 3.2 Quy trình xử lý văn đi: 31 3.3 Mẫu sổ văn đến: .35 3.4 Con dấu văn đến: 37 3.5 Mẫu sổ văn đi: 38 0 Xây dựng quy trình lưu trữ văn bản: .39 4.1 Quy trình lưu trữ văn Shopee: 39 4.2 Mơ tả chi tiết tiến trình: 41 PHẦN III: NHẬN XÉT CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ 42 Tổ chức máy phòng ban: 42 Bố trí văn phòng: .44 Ứng dụng công nghệ 4.0 công tác hành văn phịng: .45 3.1 Trang bị máy móc, phương tiện, phần mềm đại: 45 3.2 Tổ chức đào tạo bồi dưỡng: 47 PHỤ LỤC 47 0 PHẦN I: KHÁI QT VỀ THƠNG TIN DOANH NGHIỆP Thơng tin doanh nghiệp:  Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH Shopee  Trụ sở chính: Science Park Drive, Shopee Building, Singapore  Thị trường Shopee:  Trụ sở Việt Nam: Tầng 17, Tòa nhà Saigon Center 2, Số 67 đường Lê Lợi, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam  Email: cskh@hotro.shopee.vn  Hotline: 19001221  Lịch sử hình thành: 0 Shopee sàn giao dịch thương mại điện tử có trụ sở đặt Singapore, trực thuộc công ty Sea trước Garena (chủ sở hữu thương hiệu: Garena, Foody, Now, Airpay) sáng lập ông Forrest Li – người biết đến người đối đầu với Alibaba Shopee giới thiệu lần đầu Singapore vào năm 2015, với định hướng sàn thương mại điện tử  Công ty thành lập vào năm 2015 Singapore tháng 8/2016 Shopee thức bước chân vào thị trường Việt Nam khuấy đảo thị trường mua sắm online Việt Nam  Lĩnh vực hoạt động: Shopee công ty Thương Mại Điện Tử Việt Nam hoạt động lĩnh vực cung cấp dịch vụ mua bán hàng hoá trực tuyến qua ứng dụng điện thoại di động  Tầm nhìn: Shopee dẫn đầu xu hướng thương mại điện tử thông qua ba xu hướng tương lai  Mục tiêu: với sức mạnh triển khai phát triển công nghệ Shopee đặt mục tiêu góp phần làm cho giới trở nên tốt đẹp việc kết nối cộng đồng người mua người bán thông qua việc cung cấp tảng thương mại điện tử Nâng cao ứng dụng liên tục để đem lại liền mạch trải nghiệm mua sắm, đem đến thú vị cho người tiêu dùng cách tạo tương tác trang mạng xã hội  Sứ mệnh: Shopee xây dựng nhằm cung cấp cho người dùng trải nghiệm dễ dàng, an toàn nhanh chóng mua sắm trực tuyến thơng qua hệ thống hỗ trợ toán vận hành vững mạnh Tạo cho người sử dụng niềm tin mạnh mẽ việc trải nghiệm mua sắm trực tuyến việc vô đơn giản, dễ dàng mang đến cho họ cảm xúc vui thích Giám đốc điều hành Shopee nói rằng: “Hiểu người khác chìa khố để lãnh đạo thành công Tại Shopee, điều quan trọng với làm để mang lại trải nghiệm tốt cho nhân viên, đối tác người dùng”  Tình hình phát triển: 0 Năm 2015, Shopee có “chào sân” thị trường khu vực châu Á gồm: Singapore, Indonesia, Malaysia, Thái Lan, Đài Loan, Việt Nam Philippines Cũng năm 2015, Shopee thức mắt thị trường toàn khu vực Shopee tổ chức khóa học với chương trình mang tên “Shopee University” Vào tháng 12 năm 2015, kiện lần tổ chức Đài Loan Hiện tại, có khoảng 70.000 nhà bán hàng tất thị trường đem lại lợi ích từ khố học kiện Giới thiệu Shopee Mall toàn khu vực Đến tháng năm 2017, Shopee Mall mắt Đài Loan Đến tại, có 11.000 người bán Shopee Mall thị trường Đến năm 2018, tổng giá trị hàng hoá (GMV) Shopee đạt mức 10 tỷ đô la Mỹ với 600 triệu giao dịch tảng Vào tháng 5/2018, Shopee hợp tác P&G để giới thiệu Super Brand Day (Ngày Hội Siêu Thương Hiệu) Indonesia Kể từ đó, Shopee tiếp tục tổ chức 70 Super Brand Day toàn khu vực Năm 2018, Shopee công bố BlackPink Đại sứ thương hiệu khu vực trước thềm kiện Shopee 12.12 – Siêu sale sinh nhật Năm 2019, Shopee tiếp tục công bố Cristiano Ronaldo Đại sứ thương hiệu Shopee trước kiện 9.9 – Ngày Siêu Mua Sắm Đến tháng 12 năm 2019, Shopee bán 80 triệu mặt hàng ngày 12.12 – Siêu sale sinh nhật Năm 2019, Shopee Live Trò chơi ứng dụng đạt tổng cộng 500 triệu lượt xem Shopee Live tỷ lượt tham gia trò chơi ứng dụng Shopee  Các thành tựu, kết doanh nghiệp đạt được: Tính đến năm 2017, tảng ghi nhận 80 triệu lượt tải ứng dụng, Việt Nam triệu lượt Sàn làm việc với bốn triệu nhà cung cấp với 180 triệu sản phẩm 0 Trong quý năm 2017, tổng giá trị hàng hoá Shopee báo cáo đạt 1,6 tỷ đô la Mỹ, tăng 206% so với năm trước Kể từ thành lập, Shopee đạt tăng trưởng theo cấp số nhân Nền tảng 160 triệu danh sách hoạt động với triệu người bán, bao gồm 7.000 thương hiệu nhà phân phối hàng đầu Vào năm 2015, Shopee trao giải thưởng “Khởi Nghiệp năm Singapore” ấn thứ hai tạp chí “Giải thưởng Vulcan” Đến năm 2021, Shopee vinh danh top “Thương hiệu tốt Việt Nam năm 2021” tảng Thương mại điện tử (TMĐT) góp mặt bảng xếp hạng này, theo báo cáo “Bảng xếp hạng thương hiệu tốt toàn cầu” (Global Best Brand Rankings 2021) vừa YouGov công bố Shopee đồng thời giữ vị trí thứ bảng xếp hạng tồn cầu  Cơ sở vật chất – công nghệ: + Ứng dụng kinh doanh thiết bị di động: Hiện nay, tình hình sử dụng điện thoại số lượng điện thoại sở hữu người số tương đối lớn Shopee nhận thấy tiện dụng đặt cược vào sóng di động, họ tin việc mua bán di động xu tất yếu Vì thế, Shopee thâm nhập vào thị trường khác thông qua ứng dụng di động + Ứng dụng trang web: Mặc dù xuất Shopee thiết bị di động phổ biến Tuy nhiên đến năm 2016, đơn vị có phiên máy tính + Nhà kho lưu trữ: Shopee phát triển dự mơ hình C2C Marketplace – Trung gian quy trình mua bán cá nhân với (khách hàng với khách hàng), xây dựng hệ thống công nghệ để kết nối người bán, người mua, người giao hàng, Tuy nhiên, Shopee có thêm mơ hình lai B2C (doanh nghiệp với khách hàng), tức doanh nghiệp nhập hàng 0 Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp: 2.1 Sơ đồ tổ chức Shopee: 2.2 Cơng việc phịng ban: Engineering and Technology (Bộ phận kỹ thuật công nghệ): xây dựng tảng hệ thống tốt với công nghệ phù hợp Giải chịu trách nhiệm với vấn đề liên quan đến công nghệ ngắn hạn dài hạn Xây dựng móng cơng nghệ vững đảm bảo cho tương lai Business Development and Partnerships (Bộ phận hợp tác phát triển kinh doanh): tìm kiếm hội mở rộng thị trường để đưa Shopee trở thành tảng thương mại điện tử hàng đầu khu vực Đông Nam Á Đài Loan Cung cấp cho người mua hàng Shopee lựa chọn hàng hoá đa dạng với mức chi phí tốt Product Management (Bộ phận vận hành ứng dụng): cầu nối lập trình viên, phòng kinh doanh phận thiết kế sáng tạo Shopee Bên cạnh đó, họ cịn chịu trách nhiệm việc thực chiến lược, vạch lộ trình để đạt mục tiêu kinh doanh hỗ trợ cho phịng ban khác tốn, chuỗi cung ứng, marketing,… 0 34 3.2.1 Mô tả chi tiết tiến trình: Tiếp nhận yêu cầu Nhân viên phân công giải công việc tiếp nhận yêu cầu đơn vị có văn Nghiên cứu soạn thảo văn Chuyên viên phân công thực công việc sau: + Nghiên cứu tài liệu liên quan đến vụ việc cần giải + Soạn thảo văn máy tính theo quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn Văn dự thảo phải dễ đọc, rõ ràng, nội dung giải theo quy định pháp luật hành Duyệt văn Đối với văn Trưởng phịng ban ký ban hành trưởng phòng ban kiểm tra nội dung thể thức trước ký Chuyên viên giao văn phải ký nháy vào sau chữ cuối văn Đối với văn trình Ban lãnh đạo cơng ty ký, Trưởng phịng ban ghi ý kiến ký vào phiếu trình giải cơng việc, đồng thời ký nháy vào bên phải chức danh người ký văn văn trước trình Ban lãnh đạo Kiểm tra hồ sơ, thể thức, kỹ thuật trình bày, pháp lý văn Văn thư Tổ Hành hồ sơ trình ký, gồm phiếu trình giải công việc, văn đi, văn liên quan Trong trường hợp dự thảo văn có sai sót thể thức, tổ Hành gửi lại đơn vị để chỉnh sửa theo quy định Tổ hành trình Ban lãnh đạo hồ sơ hồn chỉnh Mọi văn trước vào sổ ban hành phải kiểm tra lại thể thức, nội dung kiểm tra gồm: + Xem văn có ý kiến Ban lãnh đạo mẫu quy định Nhà nước cho loại văn chưa 0 35 + Văn sau soạn thảo xong phải có ý kiến duyệt thơng qua lần cuối người có trách nhiệm ký, có chức danh người ký, dấu quan vào sổ đăng ký + Xem xét lại thể thức văn bản, đặc biệt tác giả, số, kí hiệu, ngày tháng, trích yếu, nơi nhận Nếu thấy sai sót u cầu cán chuyên môn sửa lại, văn thư tổ hành sửa lại chỗ mà văn thư phép sửa; nhân bản trình ký Vào sổ đăng ký văn Văn Công ty đăng ký vào Sổ đăng ký văn nhập vào phần mềm quản lý văn máy vi tính Văn thư Tổ hành theo mẫu đăng ký văn quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV; nhập liệu vào máy vi tính phải in giấy để ký nhận lưu hồ sơ đóng sổ để quản lý vào cuối năm Ban hành văn theo dõi việc chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục Tổ hành phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phải phát hành gửi sau ký văn Văn phát hành có sai sót nội dung phải sửa đổi, thay văn có hình thức tương đương Lựa chọn bìa: Lựa chọn bì thư phù hợp với số lượng văn phát hành, phù hợp với việc gấp văn (để ngun, gấp đơi, gấp ba, gấp bốn) Bì thư Công ty Shopee in sẵn theo mẫu quy định Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu khác lên bì: Trên bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn dấu độ khẩn đóng văn bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định đồng ý Ban lãnh đạo công ty Chuyển phát văn đi: Văn cơng ty phải hồn thành thủ tục phát hành chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc 0 36 Chuyển giao qua email: dành cho đối tượng nhiều, cấp tương đương, cấp dưới, trường hợp cần gấp thời gian Chuyển giao fax: trường hợp gấp thời gian văn không quan trọng, gửi chỉnh bổ sung Theo dõi: Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc Đối với bì văn gửi lý mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào “Sổ gửi văn bưu điện” để kiểm tra, xác minh cần thiết Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo cho Tổ trưởng tổ hành xem xét, giải Lưu hồ sơ văn Mỗi văn phải lưu hai văn bản: + Văn gốc: Lưu Tổ văn thư hành + VB chính: Lưu hồ sơ phận chuyên môn 3.3 Mẫu sổ văn đến: 0 37 CƠNG TY TNHH SHOPEE SỔ ĐĂNG KÍ VĂN BẢN ĐẾN Năm: 20… Từ ngày………………đến ngày……………………… Từ số………………… đến số……………….……… Quyển số: …… 0 38 Ngà y đến Số đến Tác Số, ký giả hiệu VB Ngày tháng VB (1) (2) (3) (5) (4) Tên loại trích yếu nội dung VB (6) 3.4 Con dấu văn đến: CÔNG TY TNHH SHOPEE ĐẾN Số: Ngày: Chuyển:…………………………… Lưu hồ sơ số:……………………… 0 Đơn vị người nhận (7) Ngày chuyể n Ký nhận Khi (8) (9) (10) 39 3.5 Mẫu sổ văn đi: CÔNG TY TNHH SHOPEE SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: 20… Từ ngày………………đến ngày……………………… Từ số………………… đến số……………….……… Quyển số: …… 0 40 Số, ký hiệu VB (1) Ngày Tên tháng loại VB trích yếu nội dung VB (2) (3) Người Nơi ký nhận văn Đơn vị, Số người lượng nhận bản lưu Ngày chuyể n Ký Ghi nhận (4) (6) (8) (9) (5) (7) Xây dựng quy trình lưu trữ văn bản: 4.1 Quy trình lưu trữ văn Shopee: 0 (10) 41 Người thực Người phân công Người phân cơng Quy trình Tài liệu/biểu mẫu Tiếp nhận văn Nhận dạng, phân Tiếp nhận từ phận, cá nhân Shopee Quy định NN, quy định Shopee loại văn Trưởng phận Xác định văn lưu Người phân công Lập danh mục văn Người phân công Sắp xếp văn Người phân công Bảo quản văn Người phân công Cập nhật văn Người phân công Quy định NN, quy định Shopee Tài liệu đính kèm (nếu có) Điều kiện Shopee Quy định NN, điều kiện Shopee Tài liệu phát sinh Quy định NN, quy định Shopee Kiểm tra thời gian lưu trữ Người phân công Hủy văn Người phân công Kết thúc 0 Biên bản, danh mục văn 42 4.2 Mô tả chi tiết tiến trình: Tiếp nhận văn Tiếp nhận văn theo kế hoạch, kiểm tra mức độ hồn thiện văn bản, rà sốt đối chiếu văn thực tế với mục lục văn nộp lưu, lập biên giao nhận văn Nhận dạng, phân loại văn bản: Khi tiến hành rà sốt tồn văn phận phân loại phù hợp theo danh mục văn Shopee Tài liệu giấy: Phân loại theo nguyên tắc thống nhất, văn phù hợp cập nhật vào danh mục văn Các văn khơng cẩn thiết hủy theo danh mục văn Shopee, văn chưa xác định lưu hay hủy tách riêng Tài liệu điện tử: Phân loại dựa vào mã số văn bản, dựa vào mã số, văn tự động phân loại vào danh mục văn phù hợp Xác định hồ sơ lưu Đại diện lãnh đạo Trưởng phận phòng ban liên quan tập hợp loại hồ sơ công ty, lập danh mục trình lên cho lãnh đạo duyệt Lập danh mục văn Căn vào văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Kế hoạch công tác năm Shopee để xây dựng, ban hành Danh mục văn Sắp xếp văn Tài liệu giấy: Sắp xếp hồ sơ cho đảm bảo theo thời gian thực cập nhật công việc mối quan hệ liên đới lẫn có phân biệt rõ ràng văn cách đóng riêng tập dùng nhãn giấy để ngăn cách Tài liệu điện tử: Sắp o theo thời gian thực cập nhật công việc mối quan hệ liên đới lẫn có phân biệt rõ ràng văn cách lưu riêng thư mục danh mục văn trước Bảo quản văn Tài liệu giấy: Bộ phận, cá nhân giao chịu trách nhiệm xây dựng biện pháp, bảo quản nhằm đảm bảo hồ sơ lưu trữ tốt trước hủy theo quy định 0 43 Tài liệu điện tử: Bộ phận có trách nhiệm phải thường xuyên kiểm tra, lưu để đảm bảo an toàn, tính tồn vẹn, khả truy cập tài liệu điện tử Cập nhật văn Khi phát sinh văn nửa tháng, phận có trách nhiệm cập nhật hồ sơ vào danh mục hồ sơ Kiểm tra thời gian lưu trữ Văn phòng ban dựa vào yêu cầu sau để xác định thời gian lưu trữ:  Yêu cầu luật pháp có liên quan  Nhu cầu tái sử dụng văn  Yêu cầu hợp đồng, đơn hàng  Thời gian (vòng đời) sản phẩm  Yêu cầu khác bên hữu quan đưa Hủy văn Hàng tháng phận có trách nhiệm kiểm tra danh mục hồ sơ, hồ sơ hết hạn lưu trữ đem hủy Việc tiêu hủy tài liệu hết hạn bảo quản phải lập thành biên kèm theo kê, có chữ ký Chủ tịch thành viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu PHẦN III: NHẬN XÉT CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ Tổ chức máy phòng ban: Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp cấu tốt với mức độ chuyên mơn hố cao Tuy nhiên chưa có phận văn phịng chun cơng tác tổng hợp thơng tin, tham mưu hậu cần cho tổ chức Shopee doanh nghiệp lớn, cần phối hợp vận hành nhịp nhàng phịng ban để hồn thành tốt mục tiêu đề Do đó, nên bổ sung vào máy tổ chức phịng Hành - Văn thư chuyên biệt để hỗ trợ hoạt 0 44 động hành phịng ban khác, giám sát hoạt động khắc phục cố văn phịng tồn tổ chức, đồng thời thực tốt công tác tham mưu với ban giám đốc Về cải thiện cơng tác tham mưu, phịng Hành – Văn thư hỗ trợ tổ hành phòng ban khác vấn đề tham mưu Cụ thể phịng hành đồng phương hướng đề xuất phòng ban để phù hợp với mục tiêu chung doanh nghiệp lẫn mục tiêu riêng phận Nội phịng Hành – Văn thư cần phân chia công việc cụ thể, rõ ràng phận để nâng cao khả chuyên môn hố, từ đưa điều chỉnh ý kiến tham mưu tốt Những cá nhân thực công tác cần nắm vững kế hoạch tổ chức lẫn mục tiêu đề phòng ban, vân dụng tốt tư logic, có cố gằng sáng tạo cơng việc có liên kết chặt chẽ với ban lãnh đạo Về cải thiện cơng tác hậu cần, phịng Hành – Văn thư xây dựng thêm văn liên quan đến công tác quản lý sử dụng nhân lực, vật lực công ty; đồng thời giám sát q trình sử dụng sở vật chất tồn doanh nghệp thơng qua báo cáo từ tổ văn phịng phịng ban để đảm bảo tính tiết kiệm hiệu Bên cạnh đó, phịng Hành – Văn thư nơi tham mưu, đề xuất đạo thực kế hoạch công tác, kế hoạch mua sắm trang thiết bị quan, công tác phục vụ,… dựa vào thực trạng tồn cơng ty Về công tác chuẩn bị cho hội nghị, hội thảo, phịng Hành – Văn thư nơi tham mưu, phê duyệt kiểm soát, lên kế hoạch cho buổi họp, tiếp đón phục vụ khách, đề xuất phương án mức kinh phí phù hợp Đối với họp nội bơ, phịng Hành – Văn thư có vai trị liên lạc/ hỗ trợ liên lạc phòng ban, tuyên truyền mức độ quan trọng họp, đồng thời hội tỏ tâm tư nguyện vọng đề xuất ý tưởng cho ban lãnh đạo Về công tác quản lý tài liệu văn thư lưu trữ, phịng Hành – Văn thư có chun mơn phụ trách việc tham mưu xây dựng quy chế, quy định công tác văn thư lưu trữ tài liệu, văn Các quy tắc, quy định thực song song với công tác 5S doanh nghiệp để đạt hiệu tốt nhất, làm tăng hiệu 0 45 hiệu suất công tác soạn thảo văn bản, tìm kiếm tài liệu tất phòng ban tổ chức Tổ văn phòng phịng ban khác có nhiệm vụ hỗ trợ công tác xây dựng quy chế, quy định; đồng thời phổ biến đến quy định đến phận mình; theo dõi, kiểm sốt việc thực báo cáo đến phịng Hành – Văn thư trường hợp cần thiết Bố trí văn phịng: Văn phòng Shopee thiết kế theo kiểu hỗn hợp, không gian làm việc quản lý nhân viên thiết kế bao quanh kính Tuy tận dụng ánh sáng tự nhiên tạo cảm giác thông thoáng, dễ dàng quan sát hoạt động nhân viên kiểu thiết kế lại làm giảm mức độ riêng tư phòng quản lý, đặc biệt trường hợp gặp mặt đối tác, khách hàng, thành viên ban giám đốc,… Để cải thiện nhược điểm này, văn phòng quản lý nên trang bị thêm hệ thống rèm/ mành tự động ứng dụng công nghệ điều khiển từ xa Thiết bị linh động chỗ điều khiển đóng rèm tạo khơng gian kín riêng tư cần thiết, khơng có điều khiển mành gọn lại để quan sát tồn văn phịng ban đầu Trong vấn đề thực 5S tồn cơng ty, mặt cam kết từ phía nhân viên cơng tác giám sát Shopee chưa thực tốt Để đạt cam kết từ phía nhân viên cần định kỳ tổ chức buổi meeting tồn cơng ty với mục đích trình bày, trao đổi ứng dụng 5S văn phịng, khuyến khích ý kiến đề xuất cho ban lãnh đạo cải tiến quy trình 5S Sau lần cải tiến cần ban hành văn phổ biến đến toàn thể nhân viên, kèm theo tiêu chuẩn đánh giá để cá nhân hiểu rõ quy trình thực hiện, tổ văn phịng có đánh giá báo cáo cho cấp (phòng Hành – Văn thư) Về vấn đề khuyến khích nhân viên, doanh nghiệp phát động số thi việc thực hoạt động 5S Các cá nhân, tập thể phòng ban thực tốt trao thưởng định kì hàng tháng dựa định công ty Hạn chế áp dụng chế tài để tránh trường hợp nhân viên tham gia cách khơng tự nguyện, mang tính đối phó 0 46 Ứng dụng công nghệ 4.0 công tác hành văn phịng: Khoa học cơng nghệ ln có bước phát triển lớn thời kỳ, với khả ứng dụng lĩnh vực thực tiễn Mỗi tổ chức cần bắt nhịp với phát triển để hoà nhập với giới Việc ứng dụng khoa học công nghệ đại vào tổ chức biện pháp tốt giúp nâng cao chất lượng quản trị hành văn phịng thời kỳ cơng nghệ 4.0 Các thành phần cơng tác quản trị hành văn phịng sàng lọc tập huấn để nâng cao hiệu làm việc hiệu suất đạt được, đồng thời giảm thiểu chi phí nhân cơng, chi phí ngun vật liệu khoản chi cố định không cần thiết khác mà doanh nghiệp trả 3.1 Trang bị máy móc, phương tiện, phần mềm đại: Về máy móc, thiết bị, để tinh gọn q trình theo dõi nhân viên, văn phịng trang bị thêm máy chấm công, thiết bị dần trở nên phổ biến tổ chức Trong trường hợp số lượng nhân viên nhiều thuộc phòng ban khác nhau, bổ sung máy cho phịng ban để thuận tiện nhanh chóng cho nhân viên Các loại máy in, photocopy cần cài đặt thêm driver để tiện kết nối không dây với máy tính, điện thoại cá nhân nhân viên thông qua tài khoản nội công ty Về phần mềm hỗ trợ, công ty nên hợp tác với đối tác tìm mua/ thiết kế phần mềm hỗ trợ giao tiếp nội Nền tảng phổ biến rộng rãi tất phòng ban, hỗ trợ thêm cho tổ văn phòng xử lý liệu, đồng tài liệu, tinh gọn thủ tục lưu trữ hồ sơ Thực tốt mảng giúp gia tăng hiệu suất cơng việc văn phịng phịng ban cơng tác kiểm sốt phận văn phòng tổ chức Việc trao đổi thông tin nội diễn nhanh gọn, hiệu so với phương pháp truyền thống  Hiện Shopee sử dụng Cơng nghệ nhận dạng kí tự - Optical Charater Recognition (OCR) để chuyển đổi liệu từ sách tài liệu khác thành 0 47 tệp điện tử Ngoài ra, phần mềm OCR sử dụng hệ thống lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp  Đề xuất thêm: Công nghệ nhận dạng kí tự thơng minh - Intelligent Character Recognition (ICR) Phần mềm có khả “dịch” ký tự viết tay sang dạng ký tự văn mà máy tính đọc Cơng nghệ ICR phát triển mức cao từ công nghệ nhận dạng chữ in (OCR) Công nghệ thường sử dụng việc nhận dạng thông tin từ tài liệu dạng biểu mẫu, tài liệu có thơng tin viết tay (tờ khai, phiếu đăng ký, kiểm tra…) Về ứng dụng AI (trí tuệ nhân tạo), bước tiến lớn công nghệ nhân loại dần áp dụng rộng rãi đời sống sản xuất Các tiện ích mang lại trải dài nhiều lĩnh vực, công việc khác như: Nhận dạng phân loại lưu trữ hồ sơ, thu thập đánh giá tình trạng hệ thống máy móc văn phịng để có thơng tin đề xuất cho ban hậu cần, cập nhật ứng dụng khoa học công nghệ đưa đề xuất tự động cho tổ văn phịng ban lãnh đạo,… Ngồi kết hợp AI OCR thu công nghệ nhận dạng thông minh đề xuất (ICA) Cơng nghệ có khả thực tác vụ sau: nhận dạng bóc tách thơng tin tự động; nhận dạng bóc tách thơng tin trực tiếp file; nhận dạng, bóc tách nội dung văn theo form mẫu người dùng định nghĩa Đề xuất bổ sung dự kiến nâng cao hiệu suất hoạt động cơng tác văn phịng Xây dựng hệ thống văn phòng điển tử: Yêu cầu cách mạng công nghiệp 4.0 Việt Nam cần phải lên từ việc chuyển đổi cách thức làm việc Thay làm việc với văn phịng giấy tờ cứng nhắc, quản lý công việc cách thủ cơng, văn phịng điện tử giải pháp mang lại lợi ích thiết thực thời gian kinh tế Trong việc số hóa thao tác vũ khí mềm khơng thể thiếu cơng tác văn phịng cách mạng cơng nghiệp 4.0 Đặc biệt sau trải qua giai đoạn dịch bệnh kéo dài, hệ thống văn phòng điện tử linh động đa ngày cho thấy nhiều điểm ưu việt nó, kể mặt lợi ích kinh tế khơng gian làm việc 0 48 3.2 Tổ chức đào tạo bồi dưỡng: Xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng cơng tác quản trị văn phịng đại Trong cách mạng cơng nghiệp 4.0, vai trị cơng tác văn phịng ngày trọng Cơng tác quản trị văn phịng giúp quan, doanh nghiệp giảm làm, chi phí vận hành tăng suất hiệu cơng việc Vì vậy, việc xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhằm giúp lãnh đạo, nhân viên văn phòng nâng cao nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu cách mạng công 4.0 vấn đề cấp thiết Các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cần tập trung vào nội dung nghiệp vụ cụ thể như: soạn thảo văn điện tử; quản lý hồ sơ điện tử; kỹ thuật tổ chức, điều hành họp trực tuyến; tổ chức hoạt động giao tiếp trực tuyến qua mơi trường mạng; điều hành văn phịng trực tuyến Để thích ứng kịp với cách mạng cơng nghiệp 4.0, quan, tổ chức cần chuyển thành tổ chức học tập Trong đó, việc học tập triển khai toàn hệ thống việc cá nhân học tập tổ chức ln học tập để vượt lên nhằm đáp ứng yêu cầu thời đại Song song với mục tiêu bắt kịp xu hướng công nghệ mới, công ty cần trọng đến công tác đào tạo nghiệp vụ hành văn phịng nhân viên bồi dưỡng kĩ quản trị văn phòng cho ban lãnh đạo cách định kì, thường xuyên PHỤ LỤC Các video họp nhóm q trình làm cuối kì:  05/01/2022: https://drive.google.com/file/d/1aNw7vevNY6mOpQeFas49kJ3krkjm6cJ/view?usp=sharing  07/01/2022: https://drive.google.com/file/d/1AXHVOm0cPGxqcdDRzR-Ne2pY7Xt-FFy/view?usp=sharing  08/01/2022:https://drive.google.com/file/d/1x7lqveO22Kd1tHOHeI2GiI4wubipu1ZP/ view?usp=sharing 0 ... sổ văn đến, dấu văn đến, sổ văn đi: 3.1 Quy trình xử lý văn đến: 3.1.1 Sơ đồ: Người thực Văn thư Tổ Hành Văn thư Tổ Hành Văn thư Tổ Hành Văn thư Tổ Hành Văn thư Tổ Hành Giám đốc điều hành Văn. .. chức Shopee: .5 PHẦN II: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI DOANH NGHIỆP Cơng tác quản trị hành văn phòng 1.1 Cách bố trí nơi làm việc: 1.2 Công tác. .. quy định Shopee loại văn Trưởng phận Xác định văn lưu Người phân công Lập danh mục văn Người phân công Sắp xếp văn Người phân công Bảo quản văn Người phân công Cập nhật văn Người phân công Quy