Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, khi sản phẩm ngày càng đa dạng và phong phú, người tiêu dùng luôn phải đối diện với quá nhiều sự lựa chọn khác nhau. Họ đã gặp khó khăn trong việc phân tích và đánh giá sản phẩm cách doanh nghiệp luôn tìm cách để tạo một hình ảnh theo phong cách riêng cho sản phẩm của mình nhằm đem lại hình ảnh đẹp dễ đi sâu vào tâm trí khách hàng, nói cách khác họ tìm cách đưa thương hiệu vào nhận thức của khách hàng. Các doanh nghiệp định vị vào quảng cáo thương hiệu của mình bằng nhiều cách: thông qua quảng cáo – Public Relation – PR hoặc các hình thức truyền thông khác…. Với mục tiêu chung là làm thế nào để đưa thương hiệu vào tâm trí khách hàng. Trong số những hình thức thường được sử dụng trong truyền thông hiện nay, quảng cáo đang dần trở nên tràn lan và gần như bão hịa thì PR là phương pháp mà các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và chú ý. Một trong những công cụ hữu hiệu của PR là event tổ chức sự kiện một công cụ đang được rất nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng để quảng bá cho thương hiệu của mình. Những lợi ích mà tổ chức sự kiện mang lại là không thể phủ nhận. Bên cạnh nó là một cách để quảng bá sản phẩm, thương hiệu thì đó cũng là cách rất hiệu quả để doanh nghiệp tiếp cận gần hơn đối với khách hàng, nhất là đối với khách hàng mục tiêu. Tổ chức sự kiện là một hoạt động cần thiết, chính vì thế nhóm chúng em làm bài luận này để đưa ra những thiếu sót và đề xuất thêm về việc hoàn thiện quy trình của tổ chức sự kiện.
CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Sự kiện là sự việc xảy ra có ý nghĩa quan trọng với đời sống xã hội và được các phương tiện truyền thông quan tâm.
Theo từ điển Tiếng Việt, sự kiện được định nghĩa là một việc quan trọng xảy ra, chẳng hạn như sự kiện lịch sử hoặc sự kiện thể thao của quốc gia và châu lục.
Theo Getz (1991) thì định nghĩa sự kiện là “một hoạt dộng xảy ra chỉ một lần hoặc thường xuyên, khác với các hoạt động ngày thường”.
Sự kiện không chỉ giới hạn ở những hoạt động lớn mà còn bao gồm các hoạt động mang ý nghĩa cá nhân và cộng đồng trong xã hội.
Sự kiện thường được hiểu là các hoạt động liên quan đến tiếp thị và thương mại của doanh nghiệp, bao gồm tổ chức hội nghị, hội thảo, khai trương, giới thiệu sản phẩm, hội chợ và triển lãm.
Sự kiện là hoạt động có mục đích, diễn ra tại một thời gian và địa điểm cụ thể, nhằm truyền tải một thông điệp rõ ràng Hoạt động này tập trung vào việc huy động ý tưởng và nguồn lực, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm từ các đối tượng tham gia.
Khái niệm về tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là quá trình lên kế hoạch và thực hiện các hoạt động diễn ra trong một sự kiện, từ giai đoạn hình thành đến khi kết thúc, nhằm đảm bảo chương trình diễn ra theo kế hoạch Quá trình này diễn ra trong một thời gian và không gian cụ thể, với mục tiêu truyền đạt những thông điệp nhất định đến người tham gia và xã hội Điều này giúp công chúng tiếp nhận đầy đủ nội dung mà đơn vị tổ chức muốn truyền tải.
Tổ chức sự kiện là công việc bao hàm khá rộng các lĩnh vực trong đời sống như:
• Các sự kiện liên quan đến kinh doanh
• Các hoạt động sự kiện của doanh nghiệp như các ngày lễ kỷ niệm, sự kiện tri ân, tiệc cuối năm,…
• Sự kiện trong lĩnh vực thể thao
• Các sự kiện triển lãm, trưng bày, giới thiệu sản phẩm,…
• Các sự kiện liên quan đến buôn bán hàng hóa
• Sự kiện liên hoan, lễ hội
• Các sự kiện hòa nhạc, đêm nhạc hòa tấu
• Các sự kiện hoạt động mang tính chất giải trí
• Các hoạt động sự kiện phim ảnh
• Sự kiện hội thảo, hội nghị
• Các hoạt động sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Đặc điểm về sản phẩm dịch vụ tổ chức sự kiện
- Đặc điểm của tổ chức sự kiện là mỗi sự kiện phải có ý tưởng khác nhau, không thể áp dụng một ý tưởng vào nhiều chương trình sự kiện
- Mỗi sự kiện sẽ có một đối tượng và mục tiêu khác nhau, nhằm truyền tải những thông điệp khác nhau.
Thời gian sản xuất và tiêu dùng của sự kiện diễn ra đồng thời, do đó, việc đánh giá chất lượng sự kiện chỉ có thể thực hiện một cách chính xác sau khi sự kiện đã kết thúc.
Mỗi sản phẩm hay sự kiện đều mang tính độc nhất, không có sự lặp lại, vì chúng được kết nối chặt chẽ với không gian và thời gian cụ thể Sự phối hợp giữa nhà tổ chức và nhà đầu tư sự kiện là yếu tố quan trọng trong việc tạo ra những sản phẩm này.
- Các đơn vị tổ chức sự kiện phải có màu sắc riêng nhằm mục đích gây sự ấn tượng.
Để truyền tải thông điệp một cách hiệu quả, cần áp dụng ý tưởng phù hợp với sự kiện cụ thể Việc áp dụng sai sự kiện có thể dẫn đến việc không truyền đạt đầy đủ thông điệp và khiến đối tác cảm thấy thiếu chuyên nghiệp, thậm chí nhàm chán.
Đặc điểm về lao động
Lao động trong tổ chức sự kiện có các đặc điểm cơ bản như:
Lao động trong ngành tổ chức sự kiện yêu cầu sự chuyên môn hóa cao và sự đa dạng về nghề nghiệp Các công việc trong lĩnh vực này, cùng với việc sử dụng nhiều loại máy móc, khó có thể được thay thế hoàn toàn bởi con người.
Lao động trong tổ chức sự kiện là một loại hình dịch vụ đặc thù, yêu cầu đội ngũ nhân viên có chuyên môn phù hợp cho từng nghiệp vụ Để đạt được mục tiêu cao của các sự kiện, tính chuyên môn hóa là yếu tố quyết định giúp đảm bảo hiệu quả trong công việc của tổ chức sự kiện.
Tổ chức sự kiện yêu cầu tính tổ chức và khả năng phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để đạt được mục tiêu chung Đây là sự kết hợp của nhiều loại hình kinh doanh với những chức năng và quan điểm khác nhau Tất cả nhân viên và bộ phận tham gia cần hợp tác chặt chẽ để đảm bảo thành công cho sự kiện Trong quá trình tổ chức, hàng trăm vấn đề phát sinh đồng thời, đòi hỏi việc điều phối và giải quyết liên tục từ giai đoạn xây dựng ý tưởng cho đến khi sự kiện kết thúc.
- Cường độ làm việc tương đối nặng (về mặt trí óc), mang tính sự vụ, phụ thuộc rất nhiều vào tiến độ, kế hoạch của sự kiện.
Lao động trong lĩnh vực tổ chức sự kiện thường phải đối mặt với áp lực tâm lý cao, bởi họ vừa phải tuân thủ kế hoạch tiến độ nghiêm ngặt, vừa cần thể hiện sự năng động và sáng tạo trong công việc.
Ngành dịch vụ đòi hỏi sự cân bằng giữa hai yêu cầu trái ngược nhau; một mặt, nhân viên cần giao tiếp với nhiều đối tượng khác nhau, mặt khác, họ phải duy trì thái độ vui vẻ và chuyên nghiệp trong công việc.
Đặc điểm về vị trí, cơ sở vật chất, kỹ thuật trong tổ chức sự kiện
Vị trí và cơ sở vật chất kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức sự kiện, với nhiều lựa chọn phong phú Mọi địa điểm đều có thể trở thành một sự kiện thành công nếu được lên kế hoạch cụ thể Điều quan trọng là sử dụng các yếu tố này một cách sáng tạo và hợp lý.
Để tổ chức sự kiện thành công, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều vị trí công việc khác nhau Mỗi vị trí đều có những đặc điểm và tính chất riêng, nhưng chúng liên kết mật thiết với nhau, tạo thành một chuỗi hoạt động hoàn chỉnh Sự hợp tác này giúp thực hiện hiệu quả các mục tiêu đề ra cho chương trình tổ chức sự kiện.
Người điều phối tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo mọi khía cạnh của sự kiện diễn ra suôn sẻ Họ không chỉ đứng sau cánh gà với chiếc mic trong tay, mà còn cần có tư duy logic, sự linh hoạt và năng động trong công việc Nhiệm vụ của họ bao gồm việc chỉ đạo các yếu tố như người dẫn chương trình, âm thanh, ánh sáng và các yếu tố liên quan khác, nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra đúng kế hoạch từ đầu đến cuối Họ cũng phải nhanh chóng xử lý các vấn đề phát sinh như sự cố về người dẫn, ban giám khảo, khách mời hay thiết bị Mặc dù công việc này đầy bận rộn và áp lực, nhưng người điều phối vẫn là nhân tố quan trọng trong hoạt động tổ chức sự kiện.
Người lên kế hoạch tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của chương trình Họ cần khảo sát địa hình và địa điểm tổ chức, đồng thời quản lý logistics và thảo luận về tài chính với bộ phận liên quan Việc lập kế hoạch phải phù hợp với nội dung chương trình, đảm bảo địa điểm và không gian thích hợp cho khách hàng mục tiêu và sản phẩm Họ cũng cần làm việc với các cơ quan chính quyền để tránh những tranh cãi không đáng có liên quan đến địa điểm tổ chức.
Người quản lý dịch vụ khách hàng là những cá nhân có khả năng thuyết phục và giao tiếp xuất sắc, đóng vai trò quan trọng trong các sự kiện Họ chuyên giải quyết các vấn đề của khách hàng, từ việc cung cấp thông tin về sản phẩm đến việc giải đáp thắc mắc về dịch vụ Với khả năng đem lại câu trả lời thỏa đáng, họ không chỉ làm hài lòng khách hàng mà còn xây dựng sự tin tưởng và gắn kết giữa khách hàng và sản phẩm của doanh nghiệp.
Người quản lý sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát và điều phối các hoạt động của chương trình, đảm bảo mọi thứ diễn ra theo kế hoạch Họ chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề phát sinh và duy trì sự êm xuôi của sự kiện, đồng thời phối hợp hợp lý giữa các bộ phận để tránh những bất thường.
Trợ lý sự kiện là những chuyên gia linh hoạt, đảm nhiệm nhiều công việc hỗ trợ quản lý sự kiện khi cần thiết Họ thực hiện các nhiệm vụ như gọi điện, kiểm tra thông tin khách hàng và liên hệ với các bên liên quan Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, trợ lý sự kiện cần nắm vững lịch trình hoạt động và điều động nhân sự một cách hiệu quả.
Biên đạo là người quản lý và điều phối các chương trình biểu diễn ca múa nhạc, giúp khách hàng cảm thấy thoải mái và thư giãn trong quá trình truyền thông sản phẩm Họ cần có cái nhìn tổng thể và hướng dẫn các thành viên tập luyện để hoàn thiện từng bài biểu diễn.
Người chỉ đạo nghệ thuật cần hợp tác chặt chẽ với các bộ phận như marketing và truyền thông để đảm bảo các chương trình tổ chức truyền tải đúng ý nghĩa của thông điệp.
Liên hệ và xây dựng mối quan hệ với các bên hỗ trợ chương trình là rất quan trọng, bao gồm việc trao đổi về truyền thông và quảng bá Những người này có khả năng truyền đạt tốt, đồng thời đưa ra các kế hoạch và ý tưởng cho chương trình Vai trò của họ là vô cùng quan trọng, giúp nắm bắt và điều phối nhiều bộ phận khác nhau trong chương trình.
Lập trình âm thanh ánh sáng là một công việc quan trọng, yêu cầu sự tập trung cao độ để điều chỉnh âm lượng mic, nhạc, âm thanh và ánh sáng, nhằm tạo ra trải nghiệm tốt nhất cho khán giả và nghệ sĩ trên sân khấu Âm thanh và ánh sáng không chỉ làm nổi bật nội dung chương trình mà còn thu hút sự chú ý của khách hàng Đạo diễn là người làm việc chặt chẽ với quản lý nghệ thuật, chịu trách nhiệm chỉ đạo các tiết mục và quản lý nội dung chương trình, đồng thời phối hợp với các bên thiết kế để đảm bảo ý tưởng và ngân sách được thực hiện hiệu quả.
CƠ SỞ VẬT CHẤT, KỸ THUẬT
Trong tổ chức sự kiện, việc chuẩn bị trang thiết bị cơ sở vật chất là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành công hay thất bại của chương trình Điều kiện vật chất bao gồm địa điểm, khuôn viên, sân khấu, banner, áp phích, bàn ghế, hệ thống âm thanh, micro, DVD, máy chiếu, và nhiều thiết bị khác Địa điểm tổ chức sự kiện cần được chú ý, vì mỗi địa điểm mang lại những thuận lợi và khó khăn riêng, ảnh hưởng đến quá trình diễn ra sự kiện Quy mô và thiết kế của sự kiện cũng cần điều chỉnh phù hợp với mặt bằng để tối ưu hóa lợi thế và hạn chế nhược điểm.
Thiết kế sân khấu đóng vai trò quan trọng trong mỗi sự kiện, với sự trang trí khác nhau tùy theo chủ đề Một sân khấu ấn tượng và bắt mắt không chỉ thu hút sự chú ý mà còn góp phần lớn vào sự thành công của buổi Event Việc tạo ra không gian phù hợp với chủ đề sẽ mang lại nhiều lợi ích cho toàn bộ sự kiện.
Baner và áp phích là công cụ truyền thông hiệu quả trong việc quảng bá chương trình và sự kiện, giúp người dân nhận biết và quyết định tham gia Khi được treo ở vị trí phù hợp, baner và áp phích có thể thu hút sự chú ý của nhiều người, từ đó tạo ra tiếng vang lớn cho sự kiện.
Bàn ghế là yếu tố quan trọng giúp tạo ấn tượng cho buổi sự kiện và liên quan mật thiết đến hình ảnh công ty Người tổ chức cần dự đoán số lượng khách tham dự và chuẩn bị đầy đủ bàn ghế để đảm bảo mọi người có chỗ ngồi thuận lợi, từ đó tạo ấn tượng tốt với khách hàng tiềm năng Âm thanh và micro cũng đóng vai trò thiết yếu trong việc nâng cao chất lượng chương trình Một dàn âm thanh chất lượng không chỉ truyền tải thông tin chính xác mà còn giữ cho người tham dự không cảm thấy nhàm chán, đặc biệt là trong các chương trình âm nhạc như The Remix (Hòa âm ánh sáng), giúp người xem trải nghiệm trọn vẹn và tạo ấn tượng mạnh mẽ.
CÁC LOẠI HÌNH SỰ KIỆN
Phân loại theo nội dung
- Tiêu chí thời gian có thể căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ
- Theo độ dài thời gian thì sự kiện diễn ra trong ngày nên đây là sự kiện ngắn ngày
Có những loại hình sự kiện thường gặp như sau :
1 Sự kiện mang tính chất kinh doanh:
- như kỉ niệm ngày sinh nhật , ngày thành lập , ngày truyền thống của công ty
- Sự kiện gây quỹ cho công ty , gây quỹ cho người nghèo, gây quỹ cho những mục đích mang tính tích cực khác ( Fundrasing events)
- Triễn lãm các sản phẩm cũ và mới của công ty, triễn lãm các đồ vật quý giá
- Hội chợ thương mại nhằm quảng cáo, quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của các doanh nghiệp ( Trade fairs).
- Hội nghị giao lưu và gặp gỡ với khách hàng, đối tác ( Customers Meetings)
- Các đại hội cổ đông , tổng kết thường niên
- Lễ khai trương , khánh thành , động thổ, tiệc
2 Sự kiện liên quan đến giáo dục , khoa học:
- hội thảo , hội nghị về văn hóa giáo dục như diễn thuyết , hội thảo về vấn đề trong học đường , trao đổi ,…
- liên hoan về các cuộc thi như cuộc thi học sinh giỏi , giác viên xuất sắc , ngôi trường 3 tốt,…
- các chương trình , vui chơi giải trí về giáo dục văn hóa như : đường lên đỉnh Olympia , siêu trí tuệ , nhân tài đất việt ,…
3 Sự kiện văn hóa mang hơi hướng truyền thống đất nước, tín ngưỡng và phong tục tập quán:
- Cưới hỏi ( chạm ngõ , lễ rước dâu , lễ ăn hỏi , lễ xin dâu , lễ lại mặt ,…)
- Đám tang ( phát tang , phúng viếng , tế vong , quay cữu , tế cơm,
- Mừng thọ người lớn tuổi , sinh nhật
- Social and cultural events ( văn hóa và xã hội)
- Giao lưu văn hóa các nước với nhau
4 Các sự kiên liên quan tới giải trí ( âm nhạc , nghệ thuật )
- các lễ hội , liên hoan , hội thi ( như liên hoan tiếng hát măng non, văn nghệ mừng ngày nhà giáo Việt Nam 20-11,…)
- các buổi concert , liveshow , performances
- triễn lãm và biểu diễn nghệ thuật
- giới thiệu các sản phẩm âm nhạc mới , biểu diễn từ thiện , PR tên tuổi.
- Thi đấu các bộ môn thể thao ( hội khỏe Phù Đổng, bé khỏe bé ngoan,…)
- đón tiếp , chào mừng,báo công, diễn đoàn
6 Sự kiện nhà nước : là loại sự kiện thường có những chuẩn mực và quy tắc riêng , thuộc về cơ quan nhà nước.
- tổng kết,khen thường và tuyên dương người có công với đất nước
- phát động phong trào thi đua
- dự hội thảo,hội nghị
- lễ đón các nguyên thủ, các người có chức trách lớn của đất nước hoặc những quốc gia khác ghé thăm Việt Nam.
7 Các sự kiện truyền thông : thường những sự kiện như thế này sẽ có tính truyền thông cao, do một hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện , được giới báo chí truyền thông quan tâm rất mực quan tâm.
- Lễ ra mắt , ghi nhận thương hiệu
- Thu hút nhà tài trợ , PR , gây quỹ , phát động phong trào
- Lễ ra mắt họp báo,…
TÁC ĐỘNG SỰ KIỆN
Xã hội
Phát triển địa phương thiếu kế hoạch thường dẫn đến quyết định ngẫu nhiên, gây ra tình trạng quá tải về nước, chất thải và hạ tầng giao thông công cộng Điều này không chỉ ảnh hưởng đến đời sống người dân mà còn cản trở sự phát triển của nền văn hóa tiên tiến và bản sắc dân tộc.
Sự thay đổi văn hóa do du khách gây ra có thể mang lại cả tác động tích cực lẫn tiêu cực, nhưng cộng đồng thường không có quyền quyết định về cách thức thay đổi Một số người bên ngoài không muốn ảnh hưởng đến dân số bản xứ, trong khi những người khác coi đây là cơ hội để tác động Người bản xứ có thể gặp phải sự giao thoa giữa việc hiện đại hóa văn hóa, giữ gìn truyền thống, hoặc đơn giản là tìm kiếm một cuộc sống tốt đẹp hơn Hơn nữa, việc tổ chức các sự kiện truyền thông chuyên nghiệp sẽ góp phần bảo tồn di sản văn hóa, nâng cao giá trị truyền thống, tự hào dân tộc, và thúc đẩy việc gìn giữ bản sắc văn hóa và tính đa dạng của dân tộc.
Tổ chức sự kiện không chỉ tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho xã hội mà còn nâng cao chất lượng đời sống người dân Đồng thời, nó cũng góp phần phát triển nền văn hóa tiên tiến, giữ gìn và phát huy bản sắc dân tộc.
Sự kiện giúp con người có thể giao lưu, đoàn kết , tiếp cận cuộc sống hiện đại, góp phần nâng cao cuộc sống
Tổ chức các sự kiện truyền thông chuyên nghiệp không chỉ tác động trực tiếp mà còn gián tiếp đến việc bảo tồn di sản văn hóa quốc gia, từ đó nâng cao giá trị của chúng.
Trao quyền văn hóa và giao lưu văn hóa diễn ra khi du khách gặp gỡ người dân địa phương, giúp họ khám phá và hiểu sâu về những giá trị văn hóa truyền thống độc đáo.
Nhận thức về bảo tồn trong cộng đồng địa phương thường bị thiếu sót, khi nhiều người không đánh giá đúng giá trị của môi trường xung quanh và chỉ lấy đi những gì họ cho phép.
Thông thường, những người bên ngoài có cái nhìn mới hơn và đánh giá cao về nguồn lợi của chúng ta
Một số sự kiện có thể dẫn đến các tệ nạn xã hội nghiêm trọng như cướp giật, móc túi, sử dụng chất kích thích, cờ bạc và gây mất trật tự công cộng tại địa phương.
Sự kiện có thể được sử dụng để thao túng sự chú ý của cộng đồng, khiến mọi người tập trung vào những điều không quan trọng Bằng cách này, những vấn đề thực sự cần được quan tâm sẽ bị lãng quên.
Môi trường
Sự tham gia đông đảo của mọi người có thể dẫn đến ý thức bảo vệ môi trường bị giảm sút, thể hiện qua việc vứt rác bừa bãi, phá hoại tài sản doanh nghiệp và gây ra ô nhiễm tiếng ồn.
Tác động môi trường từ số lượng lớn du khách có thể phá vỡ môi trường tự nhiên
Để khắc phục tình trạng ô nhiễm môi trường tại các khu du lịch, các công ty tổ chức sự kiện cần nhắc nhở du khách về ý thức bảo vệ môi trường và đặt bảng thông báo không làm ô nhiễm Đồng thời, cần xử lý nghiêm các hành vi phá hoại môi trường Các sự kiện cũng nên được tổ chức nhằm truyền tải thông điệp bảo vệ môi trường, kêu gọi sự chung tay của mọi người, đồng thời giới thiệu những đặc điểm nổi bật của môi trường tại địa điểm tổ chức.
Với kinh tế
Tính không bền vững của nền kinh tế có thể khiến cộng đồng gặp rủi ro do sự biến động trong nhu cầu du lịch Hơn nữa, sự gia tăng giá cả có thể xảy ra khi cả du khách và cư dân địa phương đồng thời tìm kiếm các dịch vụ và sản phẩm.
Khi nhiều sự kiện lớn diễn ra đồng thời, áp lực lên cơ sở hạ tầng gia tăng, dẫn đến chi phí cao hơn cho các dịch vụ liên quan như bảo vệ trật tự, an ninh, cứu hỏa và y tế.
Lợi tức du lịch có thể bị rò rỉ ra ngoài địa phương khi du khách ưu tiên mua sắm sản phẩm quốc tế và hỗ trợ doanh nghiệp nước ngoài thay vì lựa chọn sản phẩm và dịch vụ địa phương Mặc dù một số mức độ rò rỉ kinh tế là không thể tránh khỏi, nhưng cần phải hạn chế chúng để bảo vệ lợi ích kinh tế của cộng đồng địa phương.
Khu du lịch không chỉ góp phần thúc đẩy nền kinh tế địa phương mà còn tạo ra nguồn thu nhập cho người dân Đồng thời, việc quảng bá hình ảnh khu du lịch cũng giúp gia tăng doanh thu cho các doanh nghiệp trong vùng.
Tạo nhiều mối quan hệ với các công ty tổ chức sự kiện để kinh tế của doanh nghiệp được phát triển
Tạo thu nhập bền vững cho các doanh nghiệp, đối tác, nhân viên địa phương
Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển ngành du lịch và thúc đẩy sự phát triển của các ngành khác như hàng không, vận tải, thương mại, công nghiệp, nông nghiệp và ngân hàng Những sự kiện lớn mang tầm quốc gia không chỉ nâng cao cơ sở hạ tầng mà còn tạo ra nhiều cơ hội việc làm, góp phần vào sự tăng trưởng chung của nền kinh tế.
4.4 Các thành phần tham gia tổ chức sự kiện
Mỗi sự kiện đều thu hút sự tham gia của khách mời, nhà đầu tư, tổ chức sự kiện, giới truyền thông và cộng đồng địa phương nơi sự kiện diễn ra.
Các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào các hoạt động và diễn biến của sự kiện được gọi là người tham gia sự kiện Nhóm người tham gia này bao gồm nhiều thành phần khác nhau, mỗi nhóm có vai trò và ảnh hưởng riêng trong sự kiện.
Nhà đầu tư sự kiện là những tổ chức doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và quản lý sự kiện, chịu trách nhiệm chính về các yếu tố liên quan Họ hướng đến việc tạo ra lợi ích không chỉ cho tổ chức của mình mà còn cho xã hội, góp phần vào sự phát triển chung.
Nhà tổ chức sự kiện là các doanh nghiệp hoặc cá nhân được nhà đầu tư sự kiện thuê để thực hiện quá trình tổ chức sự kiện Họ có những quyền lợi và nghĩa vụ nhất định trong suốt quá trình này Cùng với nhà đầu tư, nhà tổ chức sự kiện cũng phải chịu trách nhiệm pháp lý về các vấn đề liên quan đến sự kiện.
Khách mời là các tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện mời tham dự, nhằm tác động đến họ trong các hoạt động của sự kiện Việc lựa chọn khách mời là yếu tố quan trọng khi lập chương trình và kế hoạch tổ chức sự kiện Thông thường, khách mời tham gia miễn phí, nhưng cũng có trường hợp họ phải trả một khoản phí nhất định để đổi lấy giá trị tinh thần hoặc vật chất.
Nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện là các tổ chức và doanh nghiệp cung cấp nhiều dịch vụ và hàng hóa hỗ trợ như lưu trú, ăn uống, vui chơi giải trí, thể thao, văn phòng, và an ninh Họ hợp tác với nhà tổ chức sự kiện thông qua các hợp đồng hoặc thỏa ước, từ đó tạo ra những ràng buộc, quyền lợi và nghĩa vụ liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện.
Chính quyền và cư dân tại khu vực diễn ra sự kiện là những đối tượng chịu ảnh hưởng trực tiếp trong suốt thời gian diễn ra sự kiện, bởi họ nằm trong một phạm vi địa lý cụ thể.
Phạm vi ảnh hưởng của sự kiện có thể lớn hoặc nhỏ, tùy thuộc vào quy mô và mức độ tác động của nó Phạm vi này có thể bao gồm xóm thôn, phường xã, cơ quan, trường học, hoặc mở rộng ra thành phố, điểm du lịch và thậm chí là vùng lãnh thổ quốc gia.
Giới thiệu về team bulding
Team building là hoạt động thiết yếu cho hầu hết các doanh nghiệp, nhằm gắn kết nhân viên và xây dựng tinh thần đoàn kết giữa các cá nhân, bộ phận và phòng ban.
Team building là hoạt động thiết kế và tổ chức các trò chơi tập thể, giúp người tham gia trải nghiệm những tình huống thực tế dưới sự hướng dẫn của người Quản trò Qua đó, họ có thể rút ra bài học thực tiễn trong công việc và cuộc sống, đồng thời điều chỉnh thái độ, hành vi để hướng tới mục tiêu chung của tổ chức Đây cũng là cơ hội để tất cả nhân viên cùng nhau ôn lại một năm, chia sẻ kinh nghiệm và kỷ niệm đáng nhớ Buổi teambuilding này còn mang ý nghĩa như một lời cảm ơn từ công ty đến nhân viên đã đồng hành và nỗ lực trong suốt thời gian qua.
Nhiệm vụ của Team building
QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Trước sự kiện
Trong quá trình chuẩn bị cho sự kiện, công ty La Vien Rosé đã xem xét rủi ro về thời tiết, đặc biệt là đối với các sự kiện ngoài trời Những vấn đề như nắng nóng, mưa to, gió lớn và bão là những yếu tố không thể tránh khỏi Để ứng phó hiệu quả với những tình huống này, công ty đã xây dựng kế hoạch khắc phục nhằm đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.
Trường hợp với nắng nóng :
Trong thời tiết nắng nóng, tình trạng mất sức, mệt mỏi và say nắng có thể ảnh hưởng đến tâm lý của người tham dự sự kiện Để đảm bảo sự thoải mái cho người tham gia, công ty La Vien Rosé đã chuẩn bị các khu vực nghỉ ngơi mát mẻ và nước uống Ngoài ra, công ty cũng sắp xếp ghế ngồi, bạt che nắng và ô cá nhân, đồng thời nhắc nhở người tham gia về việc tự chuẩn bị trang phục bảo vệ cơ thể.
Trường hợp mưa, gió, bão :
Ngoài những trường hợp không thể tổ chức sự kiện, như việc phải dời lịch hoặc hủy lịch, công ty La Vien Rosé sẽ xử lý tình huống khi trời chỉ mưa nhỏ bằng các biện pháp linh hoạt và hiệu quả.
Trong sự kiện teambuilding của công ty dược phẩm Herbalife, La Vien Rosé cam kết cung cấp thiết bị âm thanh và che chắn đường dây điện cẩn thận để tránh hỏng hóc và mất điện Nếu có dự báo thời tiết xấu, công ty sẽ dựng rạp tại khu vực sân khấu và xung quanh để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Xác định chủ đề sự kiện
Công ty Lavie En Rosé đã họp lại và thống nhất với nhau về chủ đề của sự kiện là
Teambuilding – We’re Live while we’re Young
Quy mô của sự kiện: tiệc dành cho 100 người.
Số lượng tham dự: 100 nhân viên của công ty Herbalife.
Khu du lịch Lan Vương, tọa lạc tại ĐT887, Phú Nhuận, Bến Tre, là địa điểm lý tưởng để tổ chức sự kiện với không gian ấm cúng, thư thái và mát mẻ Với diện tích rộng rãi và giá cả dịch vụ hợp lý, nơi đây phù hợp cho các hoạt động Teambuilding dành cho 100 người.
Xây dựng kịch bản chi tiết cho chương trình bao gồm việc thảo luận về nội dung, các trò chơi, tiết mục văn nghệ, cũng như những chia sẻ từ các sếp và nhân viên công ty Đồng thời, cần lên kế hoạch cho quà tặng và phối hợp để hoàn thiện kịch bản chương trình một cách hoàn hảo.
Công ty La Vien Rosé đã thống nhất về cách thiết kế và trang trí cho sự kiện dựa trên chủ đề đã được lựa chọn.
Để chuẩn bị cho buổi sự kiện, hãy lập danh sách các thiết bị kỹ thuật cần thiết như tripod, máy tính, điện thoại, máy chiếu, dàn âm thanh ánh sáng điện tử và flycam.
Lên danh sách vật dụng cần thiết như: Vật dụng trang trí, quà tặng,các dụng cụ để chơi trò chơi vận động,mũ nón,khăn,xà phòng,…
Dự phòng rủi ro và lên các phương án thay thế khi rủi ro xảy ra như: mất điện, mất mạng, âm thanh hỏng,…
Trang trí bên ngoài của Teambuiding tại Lan Vương
Trước buổi Teambuilding, các thành viên công ty La Vien Rosé đã có mặt sớm một ngày để trang trí khu vực tổ chức tiệc Đồng thời, thành viên phụ trách kỹ thuật cũng tiến hành lắp đặt máy tính, máy quay phim, và hệ thống âm thanh ánh sáng, nhằm đảm bảo chất lượng hình ảnh và âm thanh luôn ở trạng thái tốt nhất cho sự kiện.
Sau khi hoàn tất quá trình thiết lập, các thành viên của La Vien Rosé đã tiến hành chạy thử chương trình và tổng duyệt các phần trong kịch bản Mục tiêu là đảm bảo sự kiện Teambuilding diễn ra một cách suôn sẻ, đồng thời phát hiện và khắc phục những sai sót cũng như rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện.
5.2 Trong sự kiện Đầu tiên đón khách ở công ty HerBalife Hướng dẫn khách vào chỗ ngồi của mình ở trên xe, ổn định vị trí và khách hiện diện đủ Sau đó người dẫn chương trình thuộc công ty La Vien Rosé sẽ hóa thân thành hướng dẫn viên dễ thương dẫn dắt làm cho không khí sôi động cùng mọi người trên chuyến xe đến khu du lịch Lan Vương.
• Mục tiêu của team bulding
Để xây dựng một văn hóa tập thể vững mạnh, cần thúc đẩy sự hợp nhất văn hóa và tạo ra những đặc trưng riêng, từ đó mang lại giá trị truyền thống và đổi mới cho cộng đồng.
Để nâng cao tinh thần làm việc và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các cá nhân trong tập thể, chúng ta cần tạo sự gắn kết chặt chẽ hơn Điều này sẽ hỗ trợ công việc hiệu quả hơn và giúp công ty phát triển mạnh mẽ Với câu khẩu hiệu: "Muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì đi cùng nhau", chúng ta mong muốn mọi người đoàn kết và cùng nhau đưa công ty tiến xa.
• Thành lập đội ngũ và qui trình :
Sự kiện sẽ có giới hạn 100 khách mời, bao gồm các thành viên trong công ty Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, cần một quản lý sự kiện dày dạn kinh nghiệm để điều phối và sắp xếp nhân sự hỗ trợ Hai trưởng nhóm sự kiện sẽ hỗ trợ quản lý sự kiện, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên và giám sát các bộ phận khác nhằm tránh sai sót Một giám sát viên sự kiện sẽ phụ trách điều phối chung, cùng với hai nhân viên sự kiện hỗ trợ các bộ phận khác theo tiến độ kế hoạch Ngoài ra, năm nhân viên phụ trách gửi email đến khách mời mới, giải thích về chủ đề sự kiện và giải đáp thắc mắc của khách hàng.
• Thời gian và kế hoạch
06h30: Xe và hướng dẫn viên đón Quý khách tại điểm hẹn khởi hành đi kDL
Lan Vương, trên đường đi đoàn dừng chân nghỉ ngơi, tự do ăn sáng.
Trên xe, hành khách có cơ hội tham gia vào các chương trình giao lưu và tìm hiểu văn hóa địa phương thông qua sự hướng dẫn của HDV Hướng dẫn viên tổ chức nhiều trò chơi thú vị như ngôn ngữ Việt Nam, my name, và lucky draw Những người chiến thắng sẽ nhận được những phần quà hấp dẫn từ HDV.
9h00 : quý khách đã tới Tới KDL Lan Vương và ổn định chỗ để chuẩn bị thay đồ
9h30 : Bắt dầu với các trò chơi team bulding chuyến đi ngày hôm ngày
Các trò chơi hấp dẫn
1 Chèo thuyền trên sông ngắm cảnh
Cùng như khu du lịch sinh thái Bảo Thạch Bến Tre hay khu du lịch Mỹ Khánh
Sau sự kiện
Ban lãnh đạo công ty xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc đến tất cả những người tham dự hôm nay, đánh dấu sự kết thúc của chương trình gắn kết toàn thể nhân viên.
Vào lúc 15h00, tất cả các thành viên trong công ty đã cùng nhau chụp ảnh kỷ yếu, ghi lại những khoảnh khắc đẹp và thể hiện tinh thần đoàn kết của mọi người trong công ty.
17h00 : Mọi hành khách lên xe di chuyển về
Kế hoạch truyền thông quảng cáo
• Trước khi sự kiện diễn ra: Đăng phát thông tin về sự kiện trên trang chủ fb ,insta …và trên Báo
• Khi sự kiện diễn ra:
Mời các báo, đài truyền hình đến đưa tin:
+ Báo: Báo Sinh Viên ViệtNam, vnexpress, và một số báo khác…
• Sau khi diễn ra sự kiện:
Liên hệ với báo giới và các reviewer để lấy các tin bài
Kinh phí sự kiện
Về kinh phí tổ chức sự kiện, công ty chúng em rất chú trọng đến sự an toàn và thành công của buổi teambuilding ngoài trời cho Herbalife Để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, chúng em đã lập kế hoạch chi tiết về ngân sách, xác định rõ các khoản chi tiêu cần thiết nhằm tối ưu hóa chi phí Công ty La Vien Rose cam kết chi trả cho các hạng mục thiết yếu, giúp giảm thiểu lãng phí và đảm bảo sự kiện đạt hiệu quả cao nhất.
Chi phí thuê đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo thành công cho sự kiện Chúng tôi rất vinh dự khi công ty Herbalife đã tin tưởng giao phó trách nhiệm tổ chức một sự kiện lớn cho La Vien Rosé Với sự tin tưởng này, chúng tôi cam kết nỗ lực hết mình để mang đến một sự kiện tuyệt vời, đáp ứng kỳ vọng của Herbalife Kinh phí mà công ty đưa ra cho La Vien Rosé sẽ được sử dụng một cách hiệu quả để tạo nên một trải nghiệm đáng nhớ cho tất cả người tham dự.
La Vien Rosé cam kết chi trả hợp lý cho 80.000.000 đồng, nhằm đảm bảo công ty Herbalife có một ngày nghỉ trọn vẹn mà không phát sinh chi phí không cần thiết.
Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại KDL Lan Vương ở Bến Tre sẽ được hỗ trợ tối đa từ phía KDL để đảm bảo sự kiện của công ty La Vien Rosé diễn ra thành công KDL cung cấp đầy đủ tiện nghi như chỗ nghỉ ngơi, khu tắm rửa, khu vui chơi, ăn uống, và không gian thoáng đãng để dựng sân khấu Hai bên sẽ thảo luận về kinh phí nhằm xây dựng niềm tin và khả năng hợp tác trong tương lai Về thực đơn, KDL Lan Vương đã đề xuất những món ăn dân dã, hợp lý và mang đậm bản sắc địa phương.
Gà Ta Quay Mật Ong
Cá Diêu Hồng Chiên Xù
Món tráng miệng: Bưởi Da Xanh
Chi phí thuê thiết bị tổ chức sự kiện:
Về bàn ghế: KDL Lan Vương sẽ có đủ bàn ghế dành cho 100 người, bàn ghế bằng tre sẽ tạo không gian mát mẻ, ấm cúng
Công ty La Vien Rosé sẽ thuê dàn nhạc chất lượng cao cho sự kiện ngoài trời, nhằm đảm bảo âm thanh rõ ràng trong không gian thoáng đãng Việc sử dụng hệ thống âm thanh tốt nhất là cần thiết để tránh hiện tượng khuếch đại âm thanh, giúp khách mời có thể thưởng thức âm nhạc một cách trọn vẹn.
Về ánh sáng : Vì là sự kiện ngoài trời, dùng ánh sáng tự nhiên là nhiều nên La Vien
Rosé sẽ không tập trung vào việc lắp đặt quá nhiều đèn, vì điều này có thể gây nóng và không cần thiết Sự kiện sẽ sử dụng các loại đèn như Follow, PAR 64, Moving Beam và Led Laser để đảm bảo hiệu ứng ánh sáng tối ưu.
Chi phí thuê nhân sự sự kiện: MC, đội ngũ hỗ trợ, ca sĩ, vũ đoàn, công ty La
Vien Rosé sẽ thành lập một đội ngũ chuyên trách về nghệ thuật, đảm bảo mang đến những tiết mục biểu diễn phù hợp cho các sự kiện Bạn hoàn toàn có thể yên tâm về chất lượng và sự phù hợp của các chương trình biểu diễn mà công ty sắp xếp.
NHẬN XÉT
Khu du lịch Lan Vương là địa điểm lý tưởng cho teambuilding, được cải tạo từ những mảnh ruộng thành khu văn hóa, thể thao và du lịch sông nước miệt vườn Nơi đây thu hút ngày càng nhiều du khách từ xa đến vui chơi và nghỉ dưỡng Nổi bật với các mô hình trồng trái cây đặc trưng của miền Tây, Lan Vương còn có một con sông nhỏ nhưng dài, tạo điều kiện thuận lợi cho việc chèo xuồng và tổ chức các trò chơi sáng tạo.
Để quản lý hiệu quả số lượng người tham gia đông đảo trong hoạt động teambuilding, việc phân chia thành các team là cần thiết Mỗi đội sẽ có một đội trưởng, người này sẽ chịu trách nhiệm điểm danh và chỉ đạo các thành viên trong team trong suốt quá trình chơi.
Sân khấu của chúng ta ở ngoài trời để có thể dễ dàng cho việc các team chơi trò chơi.
Khi quản trò công bố luật chơi, đội trưởng cần phải truyền đạt lại cho đội của mình và đảm bảo rằng các thành viên hoạt động trong khu vực đã được kiểm soát.
Khu du lịch nổi bật với các trò chơi phong phú mang đậm bản sắc miền quê, thu hút sự quan tâm đặc biệt từ du khách trẻ tuổi Những trò chơi như tát mương bắt cá, đi cầu khỉ và đạp xe qua cầu khỉ không chỉ đơn giản mà còn đòi hỏi sự khéo léo, kỹ năng và trí thông minh để chiến thắng Sự hấp dẫn của những thử thách này kích thích tính tò mò và mong muốn chinh phục, mang lại niềm vui và giúp giảm căng thẳng cho người chơi.
Khu du lịch Lan Vương không chỉ nổi bật với cảnh đẹp thiên nhiên mà còn có nhà hàng phục vụ các món ăn dân dã đặc trưng của miền Tây Trong số những món ăn được yêu thích, cá lóc nướng trui, cánh gà chiên nước và bánh xèo miền Tây là những đặc sản thu hút đông đảo du khách.
Tây, bò tái chanh, lẩu mắm,…Ngoài ra, thực đơn cũng không thiếu các món bình dân, dẫn.
Khu du lịch miền Tây này nổi bật với vườn trái cây phong phú, nơi du khách có thể thưởng thức các loại trái cây theo mùa như nhãn, chôm chôm và bưởi da xanh Vườn trái cây được thiết kế hài hòa xen lẫn ao hồ và trang trại của người dân, mang đến cảm giác rộng lớn, gần gũi với thiên nhiên Khách tham quan không chỉ được khám phá vườn trái cây tươi mát mà còn có cơ hội trải nghiệm thú vị tại các trang trại nuôi gia súc.
Khu du lịch hiện tại được quy hoạch trên mảnh ruộng với một con sông nhỏ chạy dài, mang đến cho du khách trải nghiệm chèo xuồng khám phá vẻ đẹp thơ mộng Tại đây, du khách có cơ hội hóa thân thành người dân bản địa qua các hoạt động bắt cá, bắt ốc Đặc biệt, khu du lịch cũng cho thuê áo bà bà và khăn rằn, giúp khách dễ dàng tham gia vào những hoạt động này Những chú cá và ốc mà bạn bắt được sẽ được nướng ăn ngay tại chỗ, kết hợp với nồi lẩu mắm, tạo nên bữa trưa ngon miệng và thú vị.
