Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng tại phòng nội vụ huyện hướng hóa

báo cáo thực tập tại phòng nội vụ huyện hướng hóa, báo cáo thực tập này của mình đạt loại giỏi, các bạn nào học ngành quản trị văn phòng hay ngành lưu trữ có thể dùng để tham khảo báo cáo này đầy đủ nội dung, căn bản hoàn toàn giống với sườn đề cương, vì cùng chuyên ngành quản trị văn phòng nên cái sườn giống nhau. các bạn cứ yên tâm với tài liệu của mình

Đặc biệt cảm ơn Giảng Viên Hoàng Thị Quỳnh Trang đã tận tình hướng dẫnchúng em hoàn thành bài báo cáo kiến tập thực tế tại Phòng Nội vụ huyện HướngHóa.

LỜI MỞ ĐẦU

Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có vănphòng Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí vàtổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng có vai trò quan trọng trong cơquan, tổ chức Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự pháttriển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động củ cơ quan, đơn vị Ngược lạicông tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn và hiệu quảđạt được không như mong muốn Bởi vậy mà công tác văn phòng không chỉ cónhững đóng góp lớn cho cơ quan tổ chức mà còn nó còn góp phần vào sự thúc đẩyphát triển công cuộc xây dựng đất nước

Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cơ sở miền trung vớichuyên ngành Quản trị văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời quatìm hiểu phần nào đã biết được những đặc điểm, hoạt động của văn phòng, hiểuđược thế nào là quản trị văn phòng Nhằm trang bị cho sinh viên nhưng kiến thức

và kĩ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động, quản lí, điềuhành của cơ quan tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội cơ sở miền trung đã tổchức một đợt kiên tập cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn

vị nhằm nâng cao trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế,rèn luyện thêm ý thức làm việc đúng với phương châm mà nhà trường đã đề ra:

“Học thật đi đôi với Làm thật” và “ Học đi đôi với Hành”

Qua đợt kiến tập này, em đã có thêm rất nhiều thông tin, kiến thức bổ ích

Có thể tự tạo cho mình một phương thức học tập trên cơ sở thực tế cũng như quahọc hỏi Nhờ đó mà bản thân có thể trau dồi được kiến thức nhiều hơn, năng độnghơn, khéo léo hơn Và đó cũng là một trong những điều kiện cần thiết đối vớichuyên ngành quản trị văn phòng nói riêng và bất kì một chuyên ngành nào kháctrong các cơ quan đơn vị Đây là một hoạt động cực kì ý nghĩa và bổ ích cho sinhviên chúng em để phục vụ cho công tác của mình sau này

MỤC LỤC

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ

HUYỆN HƯỚNG HÓA 5

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa 5

1 Vị trí và chức năng 5

2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Phòng Nội vụ huyện Hướng Hoá 12

1 Tổ chức hoạt động của văn phòng 12

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 13

1.1.1 Chức năng của văn phòng 13

1.1.2 Nhiệm vụ 14

1.2 Tìm hiểu phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng Phòng Nội vụ huyện Hướng Hoá 18

1.2.1 Đối với cán bộ lãnh đạo 18

1.2.2 Đối với công chức, viên chức 19

1.2.3 Bản mô tả vị trí trí việc làm trong văn phòng 20

1.3 Các văn bản về công tác văn thư lưu trữ do cơ quan ban hành……… 21

2 Tìm hiểu tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan…… 21

2.1 Căn cứ vào Sổ đăng ký công văn đi, thống kê các hình tức văn bản chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây 21

2.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với các quy định hiện hành 21

2.3 Mô tả các bước trong quá trình soạn thảo văn bản của cơ quan……… 23

3 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng cơ quan…… 23

3.1 Sau quá trình quan sát và tìm hiểu những trang thiết bị được dùng trong văn phòng gồm 23

3.2 Sơ đồ, cách bố trí sắp xếp trang thiết bị trong văn phòng và nhận

xét……… 24

3.3 Các phần mềm được sử dụng trong văn phòng của cơ quan 24

Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIỆN NGHỊ 25

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập 25

II Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 28

Phần III PHỤ LỤC 29

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN

HƯỚNG HÓA

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ

huyện Hướng Hóa

1 Vị trí và chức năng

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện cóchức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lýnhà nước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu ngạchviên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị

sự nghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợpđồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hànhchính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức;cán bộ, công chức xã, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở xã;thị trấn, hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; công tácthanh niên, thi đua khen thưởng

Phòng Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biênchế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhân dân cấphuyện, dồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,nghiệp vụ của Sở Nội vụ

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

2.1 Trình Ủy ban nhân dân, chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết

định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao

2.2 Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi

được phê duyệt; thông tin tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

2.3 Về tổ chức, bộ máy

a) Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn bản quyđịnh cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức của Phòng Nội vụ theoquy định và theo hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Tham mưu, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyếtđịnh thành lập, sáng lập, chia tách, giải thể các cơ quan chuyên môn thuộc Ủyban nhân dân huyện;

c) Thẩm định về nội dung đối với dự thảo văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và tổ chức của các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp công lậpthuộc Ủy ban nhân dân huyện;

d) Thẩm định đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lậpthuộc thẩm quyền quyết định Ủy ban nhân dân huyện theo quy định của phápluật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh;

e) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc trình Ủy ban nhân dân tỉnhquyết định thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc

Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định của luật chuyên ngành;

f) Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sát nhập, giải thể các tổ chức phối hợp liênngành thuộc thẩm quyền quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theoquy định của pháp luật;

2.4 Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong

đơn vị sự nghiệp công lập

a) Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện kếhoạch biên chế công chức, kế hoạch số lượng người làm việc hàng năm của các

cơ quan, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhândân huyện trình Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định;

b) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao biên chế công chức, giao số lượngngười làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập sau khi được cấp có thẩmquyền phê duyệt;

c) Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biênchế công chức, số lượng người là việc trong đơn vị sự nghiệp công lập theo quyđịnh của pháp luật;

d) Tổng hợp, báo cáo biên chế công chức, số lượng người làm việc trong các cơquan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định của phápluật

2.5 Về quản lý vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức

a) Trình ủy ban nhân dân huyện ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơquan, tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện quản lý xây dựng đề án vịtrí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề án điều chỉnh vị tríviệc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức theo quy định của pháp luật

và theo chỉ đạo, hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Giúp Ủy ban nhân dân huyện đôn đốc, theo dõi, thẩm định, tổng hợp việc xâydựng đề án vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức hoặc đề ánđiều chỉnh vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức trong các cơquan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân huyện đểtrình Ủy ban nhân dân tỉnh thẩm định; giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợpdanh mục vị trí việc làm, cơ cấu chức danh công chức, viên chức của huyện đểtrình Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định;

c) Trình Ủy ban nhân dân huyện thực hiện việc sử dụng, quản lý vị trí việc làm và

cơ cấu chức danh công chức, viên chức trong các cơ quan tổ chức, đơn vị thuộc

Ủy ban nhân dân huyện theo quy định, theo phân cấp hoặc ủy quyền của Ủyban nhân dân tỉnh

2.6 Về công tác xây dựng chính quyền

a) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tổ chức và hướng dẫn côngtác bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp trênđịa bàn theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Giúp Ủy ban nhân huyện trình Hội đồng nhân dân huyện bầu, miễn nhiệm, bãinhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dânhuyện theo quy định của pháp luật;

c) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn việc kết quả bầu cử, phêchuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ủy ban nhân dân xã, thị trấn, theoquy định Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chứcdanh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thành viên Ủy ban nhân dân xã, thị trấn trong thờigian huyện Hướng Hóa thực hiện thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dânhuyện theo quy định;

d) Giúp Ủy ban nhân dân huyện trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê chuẩnkết quả bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành ủy ban nhân dânhuyện theo quy định của pháp luật;

e) Giúp Ủy ban nhân dân huyện trình Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm , bổnhiệm lại chức danh Chủ tịch, Phó chủ tịch, thành viên Ủy ban nhân dân huyệntrong thời gian huyện Hướng Hóa, thực hiện thí điểm không tổ chức hội đồngnhân dân huyện theo quy định;

f) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân huyện đề án liên quan đến việc thành lập, giảithể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành chính trong địa bàn Ủy bannhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định;

g) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn và tổ chức triển khaithực hiện đề án, văn bản liên quan đến công tác địa giới hành chính, phân loạiđơn vị hành chính sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

h) Giúp ủy ban nhân dân huyện trong việc quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địagiới hành chính của huyện theo quy định của pháp luật;

i) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp, báocáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ ở xã, thị trấn, cơ quan hành chính, đơn

vị sự nghiệp công lập, ở doanh nghiệp trên địa bàn và việc thực hiện công tácdân vận của chính quyền theo quy định;

j) Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giảithể, sát nhập và kiểm tra, tổng hợp, báo cáo về hoạt động của thôn, tổ dân phốtrên địa bàn huyện theo quy định; thực hiện bồi dưỡng công tác cho cấp trưởng,cấp phó của thôn, tổ dân phố theo quy định;

k) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra Ủy bannhân dân xã, thị trấn trong việc xây dựng, thực hiện các văn bản, đề án liênquan đến công tác xây dựng nông thôn mới theo phân công của Ủy ban nhândân huyện theo quy định của pháp luật

2.7 Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã, thị trấn và

những người hoạt động không chuyên trách ở xã, thị trấn

a) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định việc tuyển dụng, sử dụng,quản lý vị trí việc làm, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cho từ chức, luânchuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá, thôi việc, nghỉ hưu, thực hiệnchế độ tiền lương, chế độ đãi ngộ và các chế độ, chính sách khác đối với cán bộ,công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân huyệntheo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân tỉnh;

b) Thực hiện công tác quản lý hồ sơ, công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên mônnghiệp vụ, kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ, côngchức xã, thị trấn theo quy định của pháp luật, theo phân cấp quản lý của Ủy bannhân dân tỉnh và hướng dẫn của Sở Nội vụ;

c) Giúp ủy ban nhân dân huyện thực hiện việc tuyển dụng , quản lý công chức xã,thị trấn thực hiện chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức xã, thị trấn vànhững người hoạt động không chuyên trách ở xã, thị trấn theo quy định

2.8 Về cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức

a) Trình Uỷ ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc kiểm tra các cơ quanchuyên môn cùng cấp và Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện công tác cảicách hành chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức ở địa phương;b) Trình Uỷ ban nhân dân huyện các biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, đẩymạnh cải cách công vụ, công chức trên địa bàn huyện;

c) Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về cải cách hành chính, cải cách chế độcông vụ, công chức ở địa phương theo quy định.

2.9 Giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức hoạt

động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện trên địa bàn theo quy định của pháp luật và theo uỷ quyền của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh

2.10 Về công tác văn thư, lưu trữ

a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ củaNhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở huyện và xã, thị trấn theoquy định của pháp luật;

b) Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định củapháp luật

2.11 Về công tác thi đua khen thưởng

a) Tham mưu, đề xuất với Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào thi đua

và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địabàn Huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởngcấp huyện;

b) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khenthưởng trên địa bàn huyện; xây dựng , quản lý và sử dụng Quỹ thi đua khenthưởng theo quy định của pháp luật

2.12 Về công tác tôn giáo

a) Giúp Uỷ ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiệncác chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo vàcông tác tôn giáo trên địa bàn;

b) Chủ trì, phối hợp, với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụquản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Uỷ ban nhân dântỉnh theo quy định của pháp luật;

c) Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện giải quyết những vấn đề cụ thể về tôngiáo theo quy định của pháp luật theo hướng dẫn của Sở Nội vụ

2.13 Về công tác thanh niên

a) Tổ chức triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược,chương trình, kế hoạch phát triển thanh niên và công tác thanh niên;

b) Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và côngtác thanh niên theo quy định; giải quyết những vấn đề liên quan đến thanh niên,công tác thanh niên theo quy định phân cấp;

c) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan và các tổ chức khác của thanh niêntrong việc thực hiện hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền thực hiện cơ chế, chínhsách đối với thanh niên và công tác thanh niên theo quy định

2.14 Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý các hoạt động của Tổ chức phi chính

phủ theo quy định của pháp luật.

2.15 Trình Uỷ ban nhân dân huyện ban hành các văn bản hướng dẫn về công tác

nội vụ trên địa bàn; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác nội vụ đối với cơ quan, đơn vị huyện ở Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn.

2.16 Thực hiện việc kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, xử lý theo thẩm quyền

hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý các vi phạm về công tác nội vụ trong địa bàn huyện theo quy định Thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí theo quy định của pháp luật và phân công của Uỷ ban nhân dân huyện.

2.17 Thực hiên công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Uỷ ban nhân dân

huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội

vụ trên địa bàn huyện.

2.18 Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ

thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội

vụ trên địa bàn.

2.19 Quản lý vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức trong

cơ quan Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật.

2.20 Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy

định của pháp luật và theo phân công của Uỷ ban nhân dân huyện.

2.21 Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền

hạn của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn về công tác nội vụ và lĩnh vực công tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và hướng dẫn của Sở Nội vụ.

2.22 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo phân công của Uỷ ban nhân dân huyện

hoặc theo quy định của pháp luật.

3 Cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Hướng Hoá

Phòng Nội vụ có Trưởng phòng, không quá 02 Phó Trưởng phòng và các côngchức thực hiện công tác chuyên môn nghiệp vụ:

- Trưởng Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân huyện, Chủtịch Uỷ ban nhân dân huyện và trước pháp luật về việc thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng Nộivụ;

- Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõimột số mặt công tác; Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước phápluật về nhiệm vụ được phân công Khi trưởng phòng vắng mặt một PhóTrưởng phòng được Trưởng phòng uỷ nhiệm điều hành các hoạt động củaPhòng;

- Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, đánh giá, khen thưởng,

kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức và thực hiện chế độ, chính sách khác đốivới Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ do Chủ tịch Uỷ bannhân dân huyện quyết định theo quy định của pháp luật

Sơ đồ tổ chức bộ máy (phụ lục 1 và phụ lục 2)

II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn

phòng của Phòng Nội vụ huyện Hướng Hoá.

1 Tổ chức hoạt động của văn phòng

Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu đượcđối với bất kì cơ quan nào Văn phòng ra đời và tồn tại với sự ra đời và tồn tại của

cơ quan Các đơn vị tổ chức, hay đơn vị chức năng của cơ quan có thể sát nhập,

giải thể, có thể lúc này có, lúc khác không có tuỳ thuộc vào phạm vi, chức năng,nhiệm vụ của cơ quan được giao Riêng văn phòng là đơn vị tổ chức có vị trí đặcbiệt quan trọng, thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức, điều động côngviệc một cách bình thường và Phòng Nội vụ huyện Hướng Hoá cũng vậy Vănphòng nói chung chính là Phòng Nội vụ và có chức năng nhiệm vụ bao gồm củamột văn phòng

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

1.1.1 Chức năng của văn phòng

Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhànước về: Tổ chức bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu ngạch viênchức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sựnghiệp công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợpđồng trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hànhchính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức;cán bộ, công chức xã, thị trấn và những người họt động không chuyên trách ở xã;thị trấn, hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; công tácthanh niên, thi đua khen thưởng

Tham mưu tổng hợp thông tin và quản trị hành chính nhằm quản lý và điềuhành công việc trong cơ quan thông suốt, có chất lượng hiệu quả; đồng thời là đầumối thông tin, bảo đảm cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời cho lãnh đạo

Cụ thể như: tham mưu giúp lãnh đạo Phòng lập chương trình công tác và tổchức thực hiện; giúp lãnh đạo Phòng chỉ đạo và điều hành công việc của cơ quanmột cách thống nhất và chặt chẽ; giúp các đơn vị, tổ chức trong cơ quan phối hợpcông tác với nhau giải quyết nhiệm vụ chung của cơ quan có hiệu quả; kiểm định

về phạm vi, yêu cầu quy trình, tiến độ, thể thức các văn bản ban hành, các đề án;kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; biêntập, chỉnh lý, ban hành các văn bản của cơ quan

Văn phòng còn tham mưu trên một số lĩnh vực có tính chất đặc thù riêngnhư công tác văn thư – lưu trữ, công tác kế hoạch – tài chính, kế toán - tài vụ,công tác quản trị hành chính, quản trị công sở.

Chức năng tổng hợp thông tin thể hiện trước hết ở chỗ văn phòng là đầu mốithông tin, đầu mối giao dịch của cơ quan Mọi thông tin đến và đi đều phải qua vănphòng Các thông tin phục vụ sự lãnh đạo và điều hành của lãnh đạo đều đượctruyền tải qua hệ thống văn bản đi, đến của văn phòng Các thông tin truyền tải quacác phương tiện kỹ thuật bưu chính viên thông và qua mạng đều phải qua vănphòng Các thông tin trao đổi, giao tiếp, giao dịch với các cơ quan bên ngoài, vớicán bộ và nhân dân đều được thu thập chủ yếu qua văn phòng

Chỉ có văn phòng mới có đủ điều kiện quản lý, theo dõi, xử lý lưu trữ, bảoquản phục vụ khai thác thông tin một cách thuận lợi, đạt hiệu quả cao

Chức năng quản trị hành chính của văn phòng thể hiện trên các lĩnh vựccông tác như: quản lý tài chính, tài sản của cơ quan theo đúng quy định của Nhànước Tổ chức vầ quản trị công sở của cơ quan sắp xếp bố trị chỗ làm việc của cán

bộ, công chức trong cơ quan và đảm bảo cơ sở vật chất kỹ thuật các điều kiện laođộng cho cán bộ, công chức trong cơ quan Thực hiện tốt chức năng quản trị hànhchính trong cơ quan sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của cơ quan thôngsuốt

Là nơi giao tiếp, giải quyết công việc giữa phòng Nội vụ với các cơ quankhác, nơi tiếp nhận và làm việc với dân, khách

Nơi hình thành “bộ nhớ” của lãnh đạo, thủ trưởng, đồng thời tổng hợp, xử

lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý, điều hành của lãnhđạo

1.1.2 Nhiệm vụ

- Theo dõi, đôn đốc và kiểm tra việc thực hiện các chương trình, kế hoạchcông tác của phòng Nội vụ

- Xây dựng kế hoạch hay chương trình công tác của cơ quan nhằm tổ chứccông việc một cách khoa học, chủ động, có định hướng, từng bước cụ thểhóa các mục tiêu nhiệm vụ của văn phòng Nội vụ.

- Có các kế hoạch, chương trình công tác dài hạn như kế hoạch, chương trìnhnhiều năm, hàng năm, kế hoạch chương trình hàng quý, hàng tháng, có các

kế hoạch chương trình ngắn hạn như chương trình hàng tuần, chương trìnhcủa một cuộc họp, một buổi làm việc,…

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị, tổ chức trong cơ quan thực hiệnchương trình theo kế hoạch đã đề ra Giải quyết những việc đột xuất, khókhăn trở ngại trong thực hiện chương trình

- Một trong các chức năng, nhiệm vụ quan trọng của văn phòng là tổ chứccông tác thông tin và làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo.Công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo và điều hành công việc hàngngày của cơ quan, đơn vị là công tác quan trọng và rất cần thiết nhằm: cungcấp cho lãnh đạo những thông tin, tư liệu cần thiết để nghiên cứu thảo luậnquyết định những nhiệm vụ được đặt ra trong chương trình, kế hoạch côngtác của cơ quan Phản ánh kết quả, kiểm tra tình hình thực hiện các quyếtđịnh, chỉ thị, chương trình, kế hoạch công tác đã ban hành ở các cấp, cácngành, các cơ sở Công tác thông tin cần tổng hợp hàng ngày, hàng tuần trêntất cả các lĩnh vực hoạt động của cơ quan

- Công tác thông tin hay hoạt động thông tin trong văn phòng là toàn bộ quátrình thu thập, quản lý, truyền và lưu trữ thông tin Công tác thông tin làcông tác khoa học nghiệp vụ

- Thu thập thông tin là toàn bộ những công việc có liên quan đến việc xácđịnh các nguồn, các kênh thông tin cần thu thập, việc cập nhật thường xuyêncác dạng, các loại hình tin gửi tới cơ quan, việc trao đổi, cộng tác với các cơquan hữu quan, dùng các biện pháp khác nhau để thu thập được đầy đủ các

cơ sở dữ liệu, các nguồn tin cần thiết cho lãnh đạo

- Xác định các nguồn thông tin đến các cơ quan

- Ngoài việc thu thập thông tin từ các nguồn trên văn phòng còn phải nghiêncứu khảo sát thực tiễn ở các cơ sở, các đơn vị, các ngành và trực tiếp báocáo, thông tin cho lãnh đạo.

- Cần xác định rõ mối quan hệ với các cơ quan, đơn vị tổ chức khác trong việcthực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, trên cơ sở đó xác định mối quan

hệ trao đổi thông tin với họ

- Xử lý thông tin là công việc chủ yếu và quan trọng của công tác thông tintổng hợp nói riêng và hoạt động thông tin nói chung

- Các phương pháp xử lý thông tin: phân loại hệ thống hóa thông tin, mô tảthư mục, chú thích, tóm tắt, tổng quan, phân tích, xử lý bằng công nghệ hiệnđại

- Xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo trong công tác văn phòng gồm các côngviệc: kiểm tra xác minh độ tin cậy của thông tin nhận được, phân tích thôngtin, tổng hợp thông tin, kiến nghị giải quyết

- Xác định đối tượng và truyền tin văn phòng phải xác định rõ thông tin nàycần được gửi tới ai, truyền tin theo cách nào, vào lúc nào

- Biên tập tin, chuẩn bị các báo cáo

- Lưu giữ thông tin

- Quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ, kế toán tài vụ, hành chính quản trị

- Thực hiện công tác thư ký phục vụ lãnh đạo, công tác thông tin tổng hợp, tổchức các cuộc giao ban, cuộc họp, hội nghị…

- Đôn đốc, kiểm tra các Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn việc thực hiệnchương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân huyện và Phòng Nội

vụ sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợpgiữa các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn theo quy định củapháp luật

- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo,điều hành của Ủy ban nhân dân huyện, phòng Nội vụ và Trưởng phòng theo

quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, độtxuất được giao theo quy định của pháp luật.

- Trình Ủy ban nhân dân huyện và Sở Nội vụ quy hoạch, kế hoạch dài hạn,hàng năm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của phòng Nội vụhuyện Hướng hoá

- Soạn thảo các văn bản, các đề án, dự án thuộc phạm vi quản lý và thẩmquyền ban hành của phòng Nội vụ

- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dânhuyện, phòng Nội vụ; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên có liên quan Giúp Ủy ban nhân dân huyện phối hợp vớiphòng Nội vụ, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại Ủy bannhân dân 22 xã, thị trấn

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của phòng Nội vụ, Trưởng phòngNội vụ; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hoáhành chính nhà nước của phòng Nội vụ huyện Hướng Hoá

- Trình Ủy ban nhân dân huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiệncông tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của phòng Nội vụ

- Phối hợp với Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện, hướng dẫn Ủy ban nhândân xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản

lý hành chính nhà nước theo quy định của pháp luật

- Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củaphòng Nội vụ, Trưởng phòng Nội vụ

- Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viênchức của phòng Nội vụ

- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài sản,trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật

và phân cấp quản lý của phòng Nội vụ huyện Hướng Hoá

- Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết, báocáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Phòng Nội vụ và Trưởngphòng Phòng Nội vụ.

- Quản lý con dấu của Phòng Nội vụ huyện Hướng Hoá, tổ chức công tác vănthư, lưu trữ hành chính của phòng Nội vụ

- Quản lý hồ sơ cán bộ công chức của 22 xã, thị trấn

- Tổ chức các cuộc thi xét tuyển vào công chức, chuyển ngạch, nâng ngạchcông chức

- Công tác thi đua khen thưởng các phòng Ban, 22 xã thị trấn, các Hội, cácđơn vị sự nghiệp trên địa bàn huyện Hướng Hoá

- Công tác xây dựng chính quyền, chính quyền cơ sở, tổ chức bộ máy vàchính sách cán bộ cơ sở xã thị trấn một cách khoa học chuẩn xác liên tục cậpnhật, thay đổi bổ sung kịp thời chỉnh sửa khi có thay đổi về thông tin chức

vụ ngành nghề đào tạo, kê khai minh bạch tài sản của cán bộ công chức

- Thực hiện công tác địa giới hành chính, tôn giáo, đào tạo cán bộ công chứcviên chức huyện và cơ sở

- Thực hiện công tác bầu cử, đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND các cấp

- Thực hiên công tác kế toán, thống kê, các chính sách về tinh giản biên chế,công chức xoá đói giảm nghèo

- Công tác bộ máy, biên chế, các chế độ chính sách, tiền lương các trườnghọc, công nghệ thông tin, tiền lương các cơ quan hành chính, các đơn vị sựnghiệp

- Tổng hợp và báo cáo lên lãnh đạo Phòng Nội vụ, Uỷ ban nhân dân huyệnHướng Hoá và Sở Nội vụ

1.2 Tìm hiểu phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng Phòng Nội

vụ huyện Hướng Hoá

Thực hiện Quyết định Số 02/2015/QĐ-UBND ngày 18/6/2015 của Uỷ bannhân dân huyện Hướng Hoá về việc Ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phong Nội vụ Huyện Hướng Hoá