Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng tại phòng nội vụ huyện hướng hóa

báo cáo thực tập tại phòng nội vụ huyện hướng hóa, báo cáo thực tập này của mình đạt loại giỏi, các bạn nào học ngành quản trị văn phòng hay ngành lưu trữ có thể dùng để tham khảo báo cáo này đầy đủ nội dung, căn bản hoàn toàn giống với sườn đề cương, vì cùng chuyên ngành quản trị văn phòng nên cái sườn giống nhau. các bạn cứ yên tâm với tài liệu của mình

LỜI CẢM ƠN Trước tiên xin chân thành cảm ơn tới Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa tạo điều kiện tốt để hoàn thành tốt báo cáo kiến tập Trong thời gian này, học tập nhiều điều bổ ích, kết hợp nhuần nhuyễn lý thuyết thực tế công tác Quản trị Văn phòng Và nữa, nhận hỗ trợ nhiệt tình Trưởng phòng Nội vụ Trần Đình Dũng chuyên viên Lê Thị Phương Thảo với tất anh chị cán Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa Xin chân thành cảm ơn người kiến thức kĩ vô giá Đặc biệt cảm ơn Giảng Viên Hoàng Thị Quỳnh Trang tận tình hướng dẫn chúng em hoàn thành báo cáo kiến tập thực tế Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa LỜI MỞ ĐẦU Như biết, quan cần có văn phòng Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng có vai trò quan trọng quan, tổ chức Công tác văn phòng thực tốt động lực thúc đẩy phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động củ quan, đơn vị Ngược lại công tác văn phòng thực không tốt dẫn đến nhiều khó khăn hiệu đạt không mong muốn Bởi mà công tác văn phòng đóng góp lớn cho quan tổ chức mà góp phần vào thúc đẩy phát triển công xây dựng đất nước Là sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội sở miền trung với chuyên ngành Quản trị văn phòng, em thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần biết đặc điểm, hoạt động văn phòng, hiểu quản trị văn phòng Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kĩ trình tổ chức thực hoạt động, quản lí, điều hành quan tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội sở miền trung tổ chức đợt kiên tập cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểu biết giúp sinh viên gần với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc với phương châm mà nhà trường đề ra: “Học thật đôi với Làm thật” “ Học đôi với Hành” Qua đợt kiến tập này, em có thêm nhiều thông tin, kiến thức bổ ích Có thể tự tạo cho phương thức học tập sở thực tế qua học hỏi Nhờ mà thân trau dồi kiến thức nhiều hơn, động hơn, khéo léo Và điều kiện cần thiết chuyên ngành quản trị văn phòng nói riêng chuyên ngành khác quan đơn vị Đây hoạt động ý nghĩa bổ ích cho sinh viên chúng em để phục vụ cho công tác sau MỤC LỤC MỤC LỤC Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN HƯỚNG HÓA Phần III PHỤ LỤC Error: Reference source not found Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN HƯỚNG HÓA I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa Vị trí chức Phòng Nội vụ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực chức quản lý nhà nước về: Tổ chức máy; vị trí việc làm; biên chế công chức cấu ngạch viên chức theo chức danh nghề nghiệp số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập; tiền lương cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng quan, tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp công lập; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức xã, thị trấn người hoạt động không chuyên trách xã; thị trấn, hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; công tác niên, thi đua khen thưởng Phòng Nội vụ chấp hành lãnh đạo, quản lý tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cấu ngạch công chức công tác Ủy ban nhân dân cấp huyện, dồng thời chấp hành đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội vụ Nhiệm vụ quyền hạn 2.1 Trình Ủy ban nhân dân, chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà 2.2 nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao Tổ chức thực văn pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao 2.3 Về tổ chức, máy a) Trình Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành văn quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức Phòng Nội vụ theo quy định theo hướng dẫn Ủy ban nhân dân tỉnh; b) Tham mưu, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền định thành lập, sáng lập, chia tách, giải thể quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện; c) Thẩm định nội dung dự thảo văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức quan chuyên môn, đơn vị nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân huyện; d) Thẩm định đề án thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị nghiệp công lập thuộc thẩm quyền định Ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật theo phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh; e) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện việc trình Ủy ban nhân dân tỉnh định thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị nghiệp công lập thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện theo quy định luật chuyên ngành; f) Thẩm định việc thành lập, kiện toàn, sát nhập, giải thể tổ chức phối hợp liên ngành thuộc thẩm quyền định Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật; 2.4 Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập a) Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện kế hoạch biên chế công chức, kế hoạch số lượng người làm việc hàng năm quan, đơn vị nghiệp công lập thuộc thẩm quyền quản lý Ủy ban nhân dân huyện trình Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định; b) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao biên chế công chức, giao số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; c) Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người việc đơn vị nghiệp công lập theo quy định pháp luật; d) Tổng hợp, báo cáo biên chế công chức, số lượng người làm việc quan, tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp công lập theo quy định pháp luật 2.5 Về quản lý vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức a) Trình ủy ban nhân dân huyện ban hành văn đạo, hướng dẫn quan, tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện quản lý xây dựng đề án vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức theo quy định pháp luật theo đạo, hướng dẫn Ủy ban nhân dân tỉnh; b) Giúp Ủy ban nhân dân huyện đôn đốc, theo dõi, thẩm định, tổng hợp việc xây dựng đề án vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức quan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý Ủy ban nhân dân huyện để trình Ủy ban nhân dân tỉnh thẩm định; giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp danh mục vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức huyện để trình Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định; c) Trình Ủy ban nhân dân huyện thực việc sử dụng, quản lý vị trí việc làm cấu chức danh công chức, viên chức quan tổ chức, đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện theo quy định, theo phân cấp ủy quyền Ủy ban nhân dân tỉnh 2.6 Về công tác xây dựng quyền a) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện việc tổ chức hướng dẫn công tác bầu cử đại biểu Quốc hội, bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp địa bàn theo quy định pháp luật hướng dẫn Ủy ban nhân dân tỉnh; b) Giúp Ủy ban nhân huyện trình Hội đồng nhân dân huyện bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch thành viên khác Ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật; c) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn việc kết bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ủy ban nhân dân xã, thị trấn, theo quy định Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện bổ nhiệm, bổ nhiệm lại chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, thành viên Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thời gian huyện Hướng Hóa thực thí điểm không tổ chức Hội đồng nhân dân huyện theo quy định; d) Giúp Ủy ban nhân dân huyện trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê chuẩn kết bầu cử, phê chuẩn việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật; e) Giúp Ủy ban nhân dân huyện trình Chủ tịch ủy ban nhân dân tỉnh bổ nhiệm , bổ nhiệm lại chức danh Chủ tịch, Phó chủ tịch, thành viên Ủy ban nhân dân huyện thời gian huyện Hướng Hóa, thực thí điểm không tổ chức hội đồng nhân dân huyện theo quy định; f) Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân huyện đề án liên quan đến việc thành lập, giải thể, nhập, chia, điều chỉnh địa giới đơn vị hành địa bàn Ủy ban nhân dân huyện trình cấp có thẩm quyền xem xét, định; g) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn tổ chức triển khai thực đề án, văn liên quan đến công tác địa giới hành chính, phân loại đơn vị hành sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; h) Giúp ủy ban nhân dân huyện việc quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện theo quy định pháp luật; i) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra, tổng hợp, báo cáo việc thực pháp luật dân chủ xã, thị trấn, quan hành chính, đơn vị nghiệp công lập, doanh nghiệp địa bàn việc thực công tác dân vận quyền theo quy định; j) Tham mưu, trình Ủy ban nhân dân huyện việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sát nhập kiểm tra, tổng hợp, báo cáo hoạt động thôn, tổ dân phố địa bàn huyện theo quy định; thực bồi dưỡng công tác cho cấp trưởng, cấp phó thôn, tổ dân phố theo quy định; k) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện đạo, hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban nhân dân xã, thị trấn việc xây dựng, thực văn bản, đề án liên quan đến công tác xây dựng nông thôn theo phân công Ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật 2.7 Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã, thị trấn người hoạt động không chuyên trách xã, thị trấn a) Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện định việc tuyển dụng, sử dụng, quản lý vị trí việc làm, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, cho từ chức, luân chuyển, biệt phái, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá, việc, nghỉ hưu, thực chế độ tiền lương, chế độ đãi ngộ chế độ, sách khác cán bộ, công chức, viên chức thuộc thẩm quyền quản lý Ủy ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh; b) Thực công tác quản lý hồ sơ, công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, kiến thức quản lý cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ, công chức xã, thị trấn theo quy định pháp luật, theo phân cấp quản lý Ủy ban nhân dân tỉnh hướng dẫn Sở Nội vụ; c) Giúp ủy ban nhân dân huyện thực việc tuyển dụng , quản lý công chức xã, thị trấn thực chế độ sách cán bộ, công chức xã, thị trấn người hoạt động không chuyên trách xã, thị trấn theo quy định 2.8 Về cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức a) Trình Uỷ ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc kiểm tra quan chuyên môn cấp Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực công tác cải cách hành chính, đẩy mạnh cải cách chế độ công vụ, công chức địa phương; b) Trình Uỷ ban nhân dân huyện biện pháp đẩy mạnh cải cách hành chính, đẩy mạnh cải cách công vụ, công chức địa bàn huyện; c) Thực công tác tổng hợp, báo cáo cải cách hành chính, cải cách chế độ công vụ, công chức địa phương theo quy định 2.9 Giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực quản lý nhà nước tổ chức hoạt động hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện địa bàn theo quy định pháp luật theo uỷ quyền Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh 2.10 Về công tác văn thư, lưu trữ a) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ Nhà nước tỉnh quan, tổ chức huyện xã, thị trấn theo quy định pháp luật; b) Thực công tác báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật 2.11 Về công tác thi đua khen thưởng a) Tham mưu, đề xuất với Uỷ ban nhân dân huyện tổ chức phong trào thi đua triển khai thực sách khen thưởng Đảng Nhà nước địa bàn Huyện; làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng cấp huyện; b) Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực kế hoạch, nội dung thi đua, khen thưởng địa bàn huyện; xây dựng , quản lý sử dụng Quỹ thi đua khen thưởng theo quy định pháp luật 2.12 Về công tác tôn giáo a) Giúp Uỷ ban nhân dân huyện đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước tôn giáo công tác tôn giáo địa bàn; b) Chủ trì, phối hợp, với quan chuyên môn cấp để thực nhiệm vụ quản lý nhà nước tôn giáo địa bàn theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật; c) Tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện giải vấn đề cụ thể tôn giáo theo quy định pháp luật theo hướng dẫn Sở Nội vụ 2.13 Về công tác niên a) Tổ chức triển khai thực văn quy phạm pháp luật, chiến lược, chương trình, kế hoạch phát triển niên công tác niên; b) Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật niên công tác niên theo quy định; giải vấn đề liên quan đến niên, công tác niên theo quy định phân cấp; c) Chủ trì, phối hợp với quan liên quan tổ chức khác niên việc thực đề nghị cấp có thẩm quyền thực chế, sách niên công tác niên theo quy định 2.14 Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quản lý hoạt động Tổ chức phi phủ theo quy định pháp luật 2.15 Trình Uỷ ban nhân dân huyện ban hành văn hướng dẫn công tác nội vụ địa bàn; hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ công tác nội vụ quan, đơn vị huyện Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn 2.16 Thực việc kiểm tra, giải khiếu nại, xử lý theo thẩm quyền báo cáo cấp có thẩm quyền xử lý vi phạm công tác nội vụ địa bàn huyện theo quy định Thực công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí theo quy định pháp luật phân công Uỷ ban nhân dân huyện 2.17 Thực hiên công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện Giám đốc Sở Nội vụ tình hình, kết triển khai công tác nội vụ địa bàn huyện 2.18 Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước công tác nội vụ địa bàn 2.19 Quản lý vị trí việc làm, biên chế công chức, cấu ngạch công chức quan Phòng Nội vụ theo quy định pháp luật 2.20 Quản lý chịu trách nhiệm tài chính, tài sản Phòng Nội vụ theo quy định pháp luật theo phân công Uỷ ban nhân dân huyện 2.21 Giúp Uỷ ban nhân dân huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn công tác nội vụ lĩnh vực công tác khác giao sở quy định pháp luật hướng dẫn Sở Nội vụ 2.22 Thực nhiệm vụ khác theo phân công Uỷ ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Hướng Hoá Phòng Nội vụ có Trưởng phòng, không 02 Phó Trưởng phòng công chức thực công tác chuyên môn nghiệp vụ: - Trưởng Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện trước pháp luật việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao toàn hoạt động Phòng Nội vụ; - Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ giúp Trưởng phòng phụ trách theo dõi số mặt công tác; Chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng trước pháp luật nhiệm vụ phân công Khi trưởng phòng vắng mặt Phó Trưởng phòng Trưởng phòng uỷ nhiệm điều hành hoạt động Phòng; - Việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt phái, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, cho từ chức thực chế độ, sách khác Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Phòng Nội vụ Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện định theo quy định pháp luật 10 Trong hoạt động giao tiếp, văn phương tiện quan trọng nhằm ghi lại truyền đạt thông tin ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh mối quan hệ xã hội cho phù hợp với pháp luật hành Văn hình thành nhiều lĩnh vực hoạt động đời sống xã hội Trong hoạt động quản lý hành Nhà nước, văn phương tiện thông tin để ghi lại truyền đạt định quản lý, hình thức cụ thể hóa pháp luật điều chỉnh mối quan hệ thuộc phạm vi quản lý hành Nhà nước Vì vây, công tác soạn thảo văn nói chung văn hành nói riêng mảng thiếu hoạt động quản lý hành Nhà nước Thực tế năm qua, công tác soạn thảo văn hành góp phần tích cực đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước lĩnh vực đời sống xã hội Đặc biệt, sau Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ ban hành Thông tư số 01/2011/TT-BNV 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, công tác soạn thảo văn hành ngày đưa vào nề nếp, khắc phục nhiều nhược điểm hạn chế trước Thể thức văn tập hợp thành phần cấu thành văn bản, bao gồm thành phần chung áp dụng loại văn thành phần bổ sung trường hợp cụ thể số loại văn định theo quy định Khoản 3, Điều Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư hướng dẫn Thông tư Hiện công tác soạn thảo ban hành văn nhà nước, quan doanh nghiệp nói chung quan tâm Công việc phòng Nội vụ quan trọng cấn thiết Bằng kiến thức học nhà trường giúp em quan sát, đánh giá quy trình soạn thảo văn quan cách xác đầy đủ Vì Phòng Nội vụ phận nhỏ Bộ Nội vụ yêu cầu thể thức kỹ thuật soạn thảo văn quản lý yêu cầu, đòi hỏi cao mặt nội dụng lẫn hình thức văn 19 Hầu hết văn phòng Nội vụ Huyện Hướng Hóa soạn thảo ban hành đạt tiêu chuẩn, yêu cầu nội dung lẫn hình thức Đội ngũ chuyên viên có kỹ năng, nghiệp vụ công tác soạn thảo văn Xem xét, kiểm tra, duyệt văn cách thận trọng, kỹ thể thức kỹ thuật trình bày so với quy định hành đặc biệt Thông tư 01/2011/TT-BNV Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Về ngôn ngữ, văn phong cẩn trọng soạn thảo cho nghĩa, tả phù hợp với hoàn cảnh, nội dung văn Tuy nhiên với mặt tích cực công tác soạn thảo văn có sơ xuất không đáng có việc soạn thảo số văn dùng sai từ ngữ, không trọng tâm…Dù sai sót không nhiều trình soạn thảo quan vần phải sữa chữa khắc phục để tránh lặp lặp lại nhiều lần gây ảnh hưởng đến trình ban hành thực văn 2.3 Mô tả bước trình soạn thảo văn quan Trong trình học hỏi quan sát tìm hiểu công tác soạn thảo Quá trình soạn thảo văn Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa gồm bước: Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo Khi Cán bộ, chuyên viên phân công trực tiếp soạn thảo văn cần phải xác định rõ nội dung, ban hành với mục đích người thực văn Văn thuộc loại văn gì, có mật, khẩn không… Bước 2: Soạn thảo văn Bước 3: Trình duyệt thảo có tài liệu kèm theo Bước 4: Đánh máy văn Bước 5: Kiểm tra văn trước ký, ban hành Bước 6: Ký thức văn Bước 7: Giao cho văn thư đóng dấu nhập sổ, nhân Bước 8: Ban hành văn Tìm hiểu công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 3.1 Sau trình quan sát tìm hiểu trang thiết bị dùng văn - phòng gồm Máy tính Máy in Máy photo Máy scan Máy chiếu Tủ tài liệu 20 - Bàn làm việc - Các loại giấy A4, A3, bút thước, tập hồ sơ, văn phòng phẩm cần thiết để phục vụ trình làm việc 3.2 Sơ đồ, cách bố trí xếp trang thiết bị văn phòng nhận xét Sơ đồ (phụ lục 4) Nhận xét ưu nhược điểm cách bố trí, xếp trang thiết bị văn phòng là: phận có phòng làm việc riêng nên cách bố trí phụ thuộc vào chuyên viên làm việc phòng mang tính chủ quan, hầu hết trang thiết bị xếp chuyên viên nên thuận lợi trình cá nhân chuyên viên làm việc, họ chủ động việc cất giữ hồ sơ, trang thiết bị làm hiệu công việc tốt Tuy nhiên, mang tính chủ quan cá nhân nên trang thiết bị xếp chưa khoa học gọn gàng, cách bố trí chồng chéo gây không gian phòng, làm phòng trở nên chật không khoa học 3.3 Các phần mềm sử dụng văn phòng quan Đa số hoạt động, quản lý từ văn bản, số sách, tài hay nhân phòng Nội vụ chủ yếu thủ công văn nhiên với khoa học công nghệ ngày đại phát triển quan có sử dụng số công chương trình thông dụng Microsoft Work, Microsoft Exel, quản lý văn trang web Phòng Nội vụ Hướng Hóa noivuhuonghoa.gov.vn vb.huonghoa.quangtri.gov.vn Khi sử dụng phần mềm đem lại cho quan hiệu sau: - Vừa lưu văn giấy vừa lưu văn điện tử - Dễ dàng tìm kiếm cần thiết - Có thể lưu nhiều văn bản, giấy tờ - Tính toán phức tạp đơn giản, cụ thể hóa, không cần thiết phải qua nhiều bước - Cho phép quan, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền đọc văn mà I không thiết phải gửi giấy Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIỆN NGHỊ Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng quan kiến tập Công tác hành Văn phòng Ưu điểm: 21 - Các quan hành nhà nước dù lớn hay nhỏ muốn thực tốt chức năng, nhiệm vụ khâu phải quan tâm đến tổ chức công tác hành văn phòng Nếu công tác văn phòng tổ chức cách khoa học, có trật tự, nề nếp việc quản lý điều hành công việc phòng Nội vụ thông suốt, có chất lượng cao hiệu - Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa tổ chức nâng cao trình độ chuyên môn cho cán Phòng viêc cử cán học trường lớp uy tín nước, không nâng cao trình độ chuyên môn mà đào tạo cán giỏi cho quan, nâng cao trình độ trị, ý thức công việc cá nhân quan có cấp chuyên môn nghiệp vụ trị - Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định, đảm bảo yêu cầu bước soạn thảo ban hành văn quy định nhà nước ban hành - Phòng thực tốt nhiệm vụ giải vấn đề cho nhân dân hoàn thành kế hoạch lãnh đạo giao phó - Phòng làm tốt công tác tham mưu cho lãnh đạo phòng định quan, lãnh đạo phòng bố trí nhân viên thực công tác thu thập, xử lý thông tin cách hiệu để chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện vào thông tin để giải công việc cách hiệu - Xây dựng đầy đủ, kịp thời chương trình công tác thường kỳ, chương trình công tác năm Uỷ ban nhân dân huyện - Công tác thực nội quy văn phòng thực cách nghiêm túc, cán phòng có ý thức thực nội quy cách nghiêm chỉnh đào tạo mối quan hệ tốt đẹp cán quan với - Mối quan hệ lãnh đạo cán hòa hợp thoải đồng nghiệp với quyền lực hay sợ sệt cán lãnh đạo - Phòng thường xuyên thay đổi cách làm việc nhằm tạo môi trường cho cán phòng làm việc hiệu - Phòng thường tổ chức buổi gặp mặt cán bộ, gia đình cán quan nhằm tạo mối quan hệ khăng khít, gần gũi 22 - Thái độ nhân dân, quan khác niềm nở, nhiệt tình, tạo cảm giác thoải mãi, gần gũi Nhược điểm: - Một số cá nhân chưa thực nghiêm túc trình làm việc có số lý công việc cá nhân, gia đình gây ảnh hưởng đến việc thực công việc chung quan cách không hiệu - Một số chậm trễ trình giao nộp tài liệu, giấy tờ, nộp hạn, không hạn cho quan, quan cấp - Còn sử dụng nhiều phương pháp thủ công việc soan thảo, in ấn, lưu giữ, chuyển giao giấy tờ Cần phải áp dụng nhiều phần mềm, ứng dụng để thuận lợi công tác hành văn phòng - Tuy nhiên so với yêu cầu nhiệm vụ cải cách hành đặt văn phòng Phòng Nội vụ nhiều hạn chế bất cập như: Tổ chức máy chưa hợp lý, chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền cá nhân; chế hoạt động trang thiết bị văn phòng chậm đổi Công tác Văn thư - Lưu trữ Ưu điểm: - Công tác văn thư quan giải cách nhanh chóng kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ quan lưu thông Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ kịp thời, bảo mật đảm bảo cho công việc quan giải cách nhanh chóng, xác, đường lối, sách, nguyên tắc chế độ Nhờ tiết kiệm thời gian công sức cho cán bộ, công chức cho trình thi hành công vụ - Cán văn thư lưu trữ có trình độ chuyên môn cao, nên công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo thực tốt xác - Cán văn thư lưu trữ thực bước quy trình nhận văn xử lý văn - Cán văn thư, lưu trữ công tác vô quan trọng quan, giấy tờ xử lý văn thư lưu lưu trữ quan Nhờ quan tìm giấy tờ cách dễ dàng - Công tác văn thư đáp ứng yêu cầu chung, phục vụ cho việc giám sát, quản lý đạo, điều hành Uỷ ban nhân dân huyện tất lĩnh vực kinh tế, văn hóa, quốc phòng – an ninh Còn lưu trữ thực 23 nhiệm vụ lưu trữ lại toàn công văn, giấy tờ quan để phục vụ cho mục đích lưu trữ lại toàn giấy tờ quan trọng quan - Phòng làm việc cán văn thư lưu trữ đảm bảo thoáng mát phòng văn thư cần thêm thiết bị khoa học để đảm bảo cho việc lưu trữ tài liệu không bị hư hỏng môi trường, nhiệt độ Hàng ngày khối lượng văn cần giải ngày nhiều công tác văn thư lưu trữ thật nhanh chóng đạt hiệu cao - Tuy nhiên tính chung công tác văn thư lưu trữ phòng tốt, đầy đủ có thứ tự ngăn nắp dễ tìm cần thiết Nhược điểm: - Cơ sở hạ tầng: điều kiện sở vật chất khó khăn nên Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa chưa xây dựng kho lưu trữ theo tiêu chuẩn - Trang thiết bị: cần liên tục cập nhật trang thiết bị giảm khâu thủ công giúp ích cho hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu công việc - Công tác nghiệp vụ: công tác xác định giá trị tài liệu thực tốt xác định tài liệu giá trị, tài liệu trùng thừa nhiên số lượng không nhiều nên phòng Nội vụ chưa tiến hành việc tiêu hủy - Cán bộ: phòng Nội vụ phải đảm bảo nhiều công việc chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ số lượng cán thiếu để đảm nhiệm II hoàn thành tốt công việc giao Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trong thời gian kiến tập Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa em thu nhiều kiến thức thực tế bổ ích, em thấy Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa phận quan trọng, cấu tổ chức làm việc Uỷ ban nhân dân huyện quan chuyên môn giúp việc cho lãnh đạo, tìm hiểu, thống kê xử lý thông tin cho lãnh đạo cần giải công việc Ngoài phòng phận quan trọng quản lý đào tạo nhân quan Mọi việc quan thông qua Phòng Nội vụ Phòng phận hậu cần quan, đảm bảo công tác tốt cho lãnh đạo quan Chính 24 em xin đưa số đề xuất vơi quan để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm: - Lãnh đạo phòng cần thường xuyên kiểm tra công tác văn bản, văn thư phòng ban chuyên môn - Cán phòng nên nâng cao ý thức trách nhiệm với công việc, khả chủ động việc xử lý, giải tình khó hay gặp phải - Xây dựng hoàn thiện hệ thống văn bản, quy phạm pháp luật văn hướng dẫn nghiệp vụ tổ chức hoạt động văn phòng - Cải tiến, hoàn thiện việc xây dựng đôn đốc thực chương trình, kế hoạch công tác - Đổi hoàn thiện thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, điều hành lãnh - đạo hoạt động chung quan Hoàn thiện công tác thư ký phục vụ lãnh đạo Đổi hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ quan Cải tiến việc tổ chức hội nghị, họp Hoàn thiện công tác quản lý tài chính, kế toán tài sản quan Hoàn thiện công tác quản trị hành văn phòng Hoàn thiện công tác cán văn phòng Ứng dụng công nghệ tin học, đại hóa trang thiết bị để giải công việc văn phòng - Áp dụng ISO vào quản lý công việc văn phòng - Hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng - Hiện đại hóa công sở Phần III PHỤ LỤC 25 26 27 Phụ lục BẢN MÔ TẢ VỊ TRÍ VIỆC LÀM PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN HƯỚNG HÓA STT Họ tên Quản lý trực tiếp Quản lý chức Trưởng Phòng Chủ Tịch UBND Huyện Giám đốc Sở Nội vụ Tỉnh Phó Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng Phòng Trưởng Trưởng Chức danh Trần Đình Dũng Đinh Văn Dũng Nguyễn Xuân Hữu Phó Mục tiêu vị trí công việc Điều hành công việc phòng Nội vụ, tham mưu, UBND Huyện Sở Nội vụ Hỗ trợ, giúp đỡ Trưởng phòng thực tốt công việc chuyên môn Phẩm chất, Kinh Chức năng, nhiệm vụ Yêu cầu lực đạo nghiệm đức Lãnh đạo, đạo,điều Có lực tốt, tốt Tốt 20 năm công hành, quản lý điều nghiệp đại học, có tác phòng hành chung hoạt chứng ngoại Nội vụ động Phòng Nội vụ ngữ, tin học trị Phụ trách đạo hành chuyên môn về, điều công tác đào tạo, quản lý cán công chức, viên chức, cải cách hành chính, tinh giản biên chế, sách tiền lương Có lực tốt, tốt Tốt nghiệp đại học, có chứng ngoại ngữ, tin học trị năm dạy học, năm hiệu trưởng năm Phòng Nội vụ Hỗ trợ, giúp đỡ Phụ trách đạo Có lực tốt, tốt Tốt 15 năm công 28 Trưởng phòng Chuyên viên Nguyễn Tiến Lộc Chuyên Viên Lê Văn Hùng Trương Thị Thu Bình Lê Thị Thảo Chuyên Viên Phương Chuyên Viên Phòng Trưởng phòng thực tốt công việc chuyên môn Trưởng Trưởng Thực tốt phòng, Phòng, công việc 02 Phó 02 Phó chuyên môn Trưởng Trưởng phòng phòng Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng Trưởng phòng, 02 Phó phòng Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng Trưởng phòng, 02 Phó Thực tốt công việc chuyên môn Thực tốt công việc chuyên môn hành chuyên môn về, công tác Chính quyên sở, tôn giáo, bâu cử, địa giới hành Thực công việc chuyên môn công tác xây dụng quyền, tổ chức máy sách cán 22 xã, thị trấn, công tác niên, quy chế dân chủ sở Công tác địa giới hành chính, công tác tôn giáo, công tác đào tạo cán bộ, công chức, viên chức huyện sở Công tác kế toán, thống kê, chế độ sách tinh giản biên chế Thực tốt Lưu trữ huyện, văn thư công việc chuyên môn 29 nghiệp đại học, có chứng ngoại ngữ, tin học trị Có lực tốt, tốt Tốt nghiệp đại học, có chứng ngoại ngữ, tin học trị tác phòng Nội vụ Có lực tốt, tốt Tốt nghiệp đại học, có chứng ngoại ngữ, tin học trị Có lực tốt, tốt Tốt nghiệp cao đẳng, có chứng ngoại ngữ, tin học trị Có lực tốt, tốt Tốt nghiệp cao đẳng, có chứng ngoại 11 năm công tác Phòng Nội vụ 10 năm công tác phòng Nội vụ 16 năm công tác phòng Nội vụ năm công tác phòng Nội vụ Chuyên Viên Võ Thị Mai Phước Nguyễn Hạnh 10 Phương Trần Thị Quyên Kim Chuyên Viên Chuyên Viên Trưởng phòng Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng Trưởng phòng Trưởng Thực tốt phòng, công việc 02 Phó chuyên môn Trưởng phòng Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng Trưởng phòng, 02 Phó Trưởng phòng ngữ, tin học Công tác máy, biên chế, chế độ sách, tiền lương trường học, công nghệ thông tin, thủ quỹ Có lực tốt, tốt Tốt nghiệp cao đẳng, có chứng ngoại ngữ, tin học năm công tác phòng Nội vụ huyện Thực tốt Công tác thi đua khen Có lực tốt, tốt Tốt công việc thưởng, cải cách hành nghiệp cao đẳng, chuyên môn có chứng ngoại ngữ, tin học năm công tác phòng Nội vụ Thực tốt Công tác máy, biên công việc chế, chế độ chuyên môn sách, tiền lương quan hành chính, đơn vị nghiệp năm công tác phòng Nội vụ 30 Có lực tốt, tốt Tốt nghiệp cao đẳng, có chứng ngoại ngữ, tin học Phụ lục 4: Sơ đồ bố trí trang thiết bị Văn phòng Sơ đồ Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa ... TÁC VĂN PHÒNG CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN HƯỚNG HÓA I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Nội vụ huyện Hướng Hóa Vị trí chức Phòng Nội vụ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện. .. quản lý phòng Nội vụ huyện Hướng Hoá - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết, báo cáo kiểm điểm công tác đạo, điều hành Phòng Nội vụ Trưởng phòng Phòng Nội vụ - Quản. .. nghiệp - Tổng hợp báo cáo lên lãnh đạo Phòng Nội vụ, Uỷ ban nhân dân huyện 1.2 Hướng Hoá Sở Nội vụ Tìm hiểu phân công nhiệm vụ cá nhân văn phòng Phòng Nội vụ huyện Hướng Hoá Thực Quyết định Số