Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng – Lưu Trữ Học

Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên trongkhuôn khổ của một Báo cáo thực tập; tôi xin đề cập đến các hoạt động của vănphòng HĐND – UBDN Phường Đồng Quang chủ yếu t

Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn

Phòng – Lưu Trữ Học

MỤC LỤC

MỤC LỤC _1 - 2

LỜI CẢM ƠN _3 LỜI NÓI ĐẦU 4 TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN 5 TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP _6 BÁO CÁO THỰC TẬP 7 CHƯƠNG I: PHẦN LÝ THUYẾT _7

A.KHÁI QUÁT VỀ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG: 7

B KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG ĐỒNG QUANG VÀ TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 8

I GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC CƠ QUAN THỰC TẬP: 8

1 Lịch sử hình thành: _8

2 Tình hình hoạt động, cơ cấu tổ chức, sơ đồ cơ quan:

2.1 Cơ cấu tổ chức: _9 2.2 Tình hình hoạt động: _9 2.3 Sơ đồ cơ quan: 9

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND PHƯỜNG ĐỒNG QUANG _11

II TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 12

II Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng: _16

1 Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan: _16

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ VĂN PHÒNG CƠ QUAN 17

2 Trang thiết bị trong văn phòng cơ quan: 17

3 Biên chề văn thư chuyên trách: 18

4 Soạn thảo và ban hành văn bản: _18

5.6 Một số mẫu văn bản đi - đến: _23

6 Công tác lập hồ sơ: _23 III Công tác lưu trữ _24

1 Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ tại cơ quan 24

2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản tại cơ quan: 24

3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu: 24

4 Giao nộp tài liệu. _25

5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu : 25

6 Tình hình bảo quản tài liệu : 25

7 Tình hình ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ: 25 CHƯƠNG II PHẦN THỰC HÀNH 26

I HOẠT ĐỘNG THỰC HIỆN VÀ KẾT QUẢ _26

A Thâm nhập thực tế tìm hiểu về cơ quan, đơn vị thực tập 26

*Biện pháp tìm hiểu: 26

B Nội dung tìm hiểu về ngành đào tạo _26

1.Tìm hiểu về cơ cấu, cách tổ chức và hoạt động của văn phòng. 26

2 Tìm hiểu những hoạt động của cơ quan, đơn vị thực tập (Hội Đồng Nhân Dân-

UBND Phường Đồng Quang) 26

LỜI CẢM ƠN

Lời cảm ơn đầu tiên tôi xin gửi tới quý thầy cô Khoa xã hội trườngCĐSP Thái Nguyên đã tận tụy truyền dạy kiến thức cho tôi trong trong thờigian qua để tôi có thể hoàn thành được quá trình thực tập này

Và hơn hết tôi xin cảm ơn tới các thầy, cô giáo hướng dẫn thực tập

Bài báo cáo thực tập này hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của các anh, chị,

cô Chú đang công tác tại HĐND – UBND Phường Đồng Quang, bạn bè đãcùng tôi sát cánh trong thời gian qua Tôi xin chân thành cảm ơn tất cả

Với thời gian cho phép, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tế cònhạn chế ắt hẳn bài Báo cáo thực tập sẽ có nhiều thiếu sót Nhưng với sự nghiêncứu nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, tôi rất mong nhận được chỉ bảo tậntình của quý thầy cô

Sinh viên thực hiệnNguyễn Công Anh

LỜI NÓI ĐẦU

Chúng ta đã biết hoạt động quản lý nói chung, là một hoạt động đòi hỏinhiều năng lực và tư duy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùytheo quy mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay là một cá nhân

Quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống

xã hội Nó đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấptrên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trong nội

bộ cơ quan Mỗi cơ quan quản lý hành chính nhà nước thực hiện chức năngtrong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua các quyết định trong hệ thốnghành chính và những mối quan hệ công tác bên ngoài Do đó bộ máy trợ giúpcủa cơ quan quản lý hành chính nhà nước là yếu tố được quan tâm như mộtđiểm trong tâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan

Trong thực tế quản lý hành chính còn đòi hỏi sự khoa học trong khi giảiquyết công việc đòi hỏi người quản lý có một kiến thức tổng hợp, bố trí côngviệc một cánh khoa học Đòi hỏi sự khéo lẽo tài tình trong lãnh đạo, năng đông

và sáng tạo khi đưa ra chiến lược và phải biết lắng nghe ý kiến của mọi người,tạo ra sự hai hòa trong công việc Biết kết hợp nhần nhiễm mọi người với nhau

để hoàn thành tốt công việc, tạo diều kiện thúc đẩy tài năng trong mỗi conngười phát triển hết khả năng của mình trong công việc

Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn nên trongkhuôn khổ của một Báo cáo thực tập; tôi xin đề cập đến các hoạt động của vănphòng HĐND – UBDN Phường Đồng Quang chủ yếu từ phương diện nhiệm

vụ của Văn phòng, đặc biệt là công tác văn thư một khâu quan trọng trong hànhchính tổ chức của cơ quan, cũng là nơi tôi có điều kiện tiếp xúc công việc nhiềunhất; nhằm đặt một cái nhìn tổng quát, khái quát về vị trí, chức năng nhiệm, ýnghĩa hoạt động của Văn phòng đối với cơ quan cũng như chức năng của Vănphòng nói chung trong hoạt động quản lí ở các cơ quan hành hính nhà nước

Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Đào tạo, các thầy cô giáo hướng dẫnKhoa sư phạm và các cô chú, anh chị trong UBND, Văn Phòng HĐND –UBND Phường Đồng Quang đã tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành báocáo này

TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

I TÓM TẮT LỊCH SỬ BẢN THÂN

1 Họ và tên sinh viên: Nguyễn Công Anh

2 Ngày tháng năm sinh: 15/08/1989

3 Quê Quán: Đại An – Văn Quan – Lạng Sơn

4 Nơi cư trú: Đại An – Văn Quan – Lạng Sơn

5 Số CMND:082074124

6 Số điện thoại: 01699170850

7 Địa chỉ liên lạc: Đại An – Văn Quan – Lạng Sơn

II THÔNG TIN KHÁC:

1 Mã số sinh viên: K1 – 25- 0018

2 Lớp: CĐ QLK1

3 Khóa học: 2009 – 2012

4 Số điện thoại: 01699170850

5 Địa chỉ liên lạc: Đại An – Văn Quan – Lạng sơn

Thái Nguyên, ngày 05 tháng 5 năm 2012

Người báo cáo

Nguyễn Công Anh

TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP

1 Tên cơ quan, đơn vị thực tập: HĐND – UBND Phường Đồng Quang

ĐT: 07113.866.678

Địa chỉ: 115 – Đường HoànVăn Thụ - PT Thái Nguyên

2 Thủ trưởng cơ quan, đơn vị:

Chủ Tịch cơ quan: Ông Nguyễn Văn Hợi

Phó chủ tịch: Trần Quang Hải

Phó chủ tịch: Bà Mai Thị Phương

Văn phòng: Bà Nguyễn Thị Lan

3 Các bộ phận trong cơ quan:

BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG CHƯƠNG I: PHẦN LÝ THUYẾT

A.KHÁI QUÁT VỀ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG:

Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý

và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điềuhành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt độngchung của toàn cơ quan,tổ chức

Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kỳmột cơ quan nào, nó ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của cơ quan Công tácnày nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức vàngược lại, nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trìnhphát triển

Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhu cầu thực tiễncủa từng cơ quan, đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹnăng trong quá trình tổ chức và hoạt động của cơ quan, đơn vị Để việc quản lýđiều hành có hiệu quả, vận dụng những kiến thức cơ bản trong quá trình quản

lý Quản trị văn phòng là phương tiện được sử dụng trong quá trình tổ chứchoạt động của cơ quan, đơn vị

Ngoài ra nhìn vào toàn bộ quá trình quản lý, từ việc ra quyết định quản lý

và tổ chức thực hiện quyết định, cho đến việc kiểm tra, điều hành các quyếtđịnh cho phù hợp với mục tiêu đã đề ra Chúng ta thấy trong các hoạt động,không có khâu nào không cần đến văn bản Vì thế, việc nắm rõ hệ thống vănbản, phân loại văn bản và qui định của nhà nước về thể thức của một văn bản sẽgiúp cho người soạn thảo có thể lựa chọn loại hình văn bản phù hợp với mụctiêu của việc ban hành và đảm bảo văn bản được thực thi Ngoài ra một nhàquản trị còn phải am hiểu nhiều lĩnh vực về kinh tế, văn hóa, xã hội …và phải

am hiểu pháp luật và cách thức sắp xếp, tổ chức các cuộc hội họp và điều hànhhoạt động trong văn phòng các khâu nghiệp vụ khác từ đó nó giúp cho sinhviên hiểu được tổng quan ngành học và trang bị cho mình một kiến thức cơbản về các nghiệp vụ của công tác văn thư, soạn thảo và ban hành văn bản,công tác lưu trữ của một người quản trị

Mục đích của đợt thực tập ngành Quản trị văn phòng:

Thực tập tốt nghiệp có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạotrình độ Cao đẳng ngành Quản trị văn phòng Đây là đợt thực tập của cả khóahọc, được thực hiện sau khi đã xong chương trình lý thuyết - thực hành tạitrường

Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn Thông quanghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác văn thư; soạn thảo và ban hành

văn bản; công tác lưu trữ ở cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học,nâng cao năng lực và vận dụng lý luận và thực tiễn; rèn luyện kỹ năng nghềnghiệp; xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa học ngành Quản trịvăn phòng.

Nắm và hiểu được hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp tích lũy kiếnthức thực tế, lấy tư liệu tài liệu để chuẩn bị cho tốt nghiệp

và Phường Quang Trung Thực hiện Nghị định trên Ngày 21/9/1994 lễ bàngiao chính thức được tiến hành chia tách phường Đồng Quang thành 2 đơn vịhành chính Phường Đồng Quang và Phường Quang Trung

- Cơ cấu tổ chức:

+ UBND phường có 5 bộ phận chuyên môn, có 22 cán bộ công chức,chuyên trách, trong đó, cán bộ có trình độ đại học: 14 đồng chí, cao đẳng 3đồng chí; trung cấp 5 đồng chí; HĐND phường có 25 đại biểu

+ Các tổ chức đảng, đoàn thể: Đảng bộ phường có 557 đảng viên sinhhoạt ở 22 chi bộ 05 đoàn thể chính trị: Ủy ban mặt trận tổ quốc, Hội liên hiệpphụ nữ, Hội nông dân, Hội cưu chiến binh, Đoàn thành niên và các đoàn thể XãHội

+ Đặc điểm chính: Phường Đồng Qang là một trong những phườngTrung tâm của thành phố Thái nguyên, có vị trí địa lý tường đối thuận lợi đểphát triển đời sống kinh tế xã hội của Thành phố Tổng diện tích tự nhiên là 1,5

km2 trên địa bàn quốc lộ 3 va đường sắt Hà Nội – Thái Nguyên đi qua Hệthống giao thông nội phường hoàn chỉnh có trên 12 km đường bê tong đi đếncác tổ dân phố Tổng số hộ dân 2 009 hộ ( trong đó có 15 hộ Nông nghiệp ).Trên địa bàn phường Đồng Qang hiện có 300 hộ kinh doanh, 27 công ty cổphần, 39 công ty TNHH, 37 tư nhân, còn lại là các hộ cán bộ công chức, lựclượng vũ trang và nghỉ chế độ Tổng số dân là:8.159 nhân khẩu có 6 dân tộcanh em chia thành 18 tổ dân phố Cơ cấu kinh tế của phường là tiểu thủ côngnghiệp, thương mại dịc vụ

2 chức năng nhiệm vụ

Là cơ quan quản lý nhà nước thực hiện chức năng nhiệm vụ theo quyđịnh của cấp xã, phường Hàng năm Đảng ủy, UBND phường lãnh đạo tổ chứcthực hiện và chỉ tiêu nhiệm vụ do Thành ủy, UBND Thành phố giao về pháttriển kinh tế, xã hội, bảo đảm an ninh quốc phòng trên địa bàn; thực hiện côngtác xây dựng Đảng, xây dựng hệ thống chính trị và quản lý Nhà nước ở địaphương

Làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò lãnh đạotập thể, đề cao tránh nhiệm cá nhân và tinh thần chủ động, sáng tạo của từngđồng chí cán bộ Mỗi việc chỉ được giao cho một người phụ trách và chịu tráchnhiệm chính Mỗi thành viên ủy ban nhân dân phường chịu trách nhiệm cá nhân

về lĩnh vực được phân công

Chấp hành sự chỉnh đạo, điều hành của cơ quan cấp trên, sự lãnh đạo củaĐảng ủy, sự giám sát của Hội Đồng Nhân Dân phường; Phối hợp chặt chẽ giữa

ủy ban nhân dân phường với mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân cùngcấp trong quá trình triển khai thực hiện mọi nhiệm vụ

Giải quyết các công việc của công dân và tổ chức theo đúng pháp luật,đúng thẩm quyền phạm vi trách nhiệm, bảo đảm công khai, minh bạch, kịpthời, hiệu quả; Theo đúng trình tự, thời hạn quy định của quy trình, kế hoạchcông tác đã đề ra

Cán bộ, công chức phường sâu sát cơ sở, lắng nghe ý kiến đóng góp củanhân dân, có ý thức học tập nâng cao trình độ, từng bước đua hoạt động của ủyban nhân dân phường ngày càng đi vào nền nếp vì mục tiêu xây dựng chínhquyền cơ sở vững mạnh, nâng cao đời sống nhân dân

3 Sơ đồ cơ quan:

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND PHƯỜNG ĐỒNG QUANG

KH P Công Thươn

II TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

Thực hiện chương trình đào tạo của Trường CĐSP Thái Nguyên vềviệc tiến hành thực tập cho sinh viên Khóa 1 Quản Trị Văn Phòng

Tôi xin báo cáo quá trình thực tập như sau:

- Nơi thực tập: Văn phòng HĐND & UBND phường Đồng Quang

- Thời gian thực tập: từ ngày 26/3/2010 đến ngày 20/05/2010

- Quá trình thực tập:

Trong thời gian thực tập tại đơn vị tôi tự nhận xét như sau: Nghiêm túcchấp hành nội quy của cơ quan nơi thực tập, đoàn kết, học hỏi các cán bộ côngchức tại cơ quan và các phòng, ban, thường xuyên liên lạc với giáo viên hướngdẫn của Học viên để xin ý kiến chỉ đạo nhằm hoàn thành tốt đợt thực tập và báocáo thực tập

Văn phòng có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được cấp kinh phíhoạt động và mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước theo quy định

Trụ sở làm việc của Văn phòng đặt tại Địa chỉ: 115 – Đường Hoàng VănThụ - TP Thái Nguyên

1.2 Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ công táclãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dânphường theo quy của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ,đột xuất được giao theo quy định của pháp luật.

1.3 Giúp Ủy ban nhân dân Phường và Chủ tịch Ủy ban nhân dân phườngĐồng Quang giữ mối quan hệ phối hợp công tác với với Thị ủy, Thường trựcThị ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân phường, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc ViệtNam phường Đồng Quang, các đoàn thể phường, các cơ quan, tổ chức

1.4 Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủtịch Ủy ban nhân dân phường Đồng Quang; theo dõi, đôn đốc các Phòng - Ban,

Ủy ban nhân dân Phường - Xã soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân côngphụ trách

1.5 Chịu trách nhiệm rà soát trình tự thủ tục, thể thức đề án, văn bảntrước khi trình Ủy ban nhân dân phường và Chủ tịch Ủy ban nhân dân phườngxem xét, quyết định

1.6 Theo dõi, đôn đốc các Phòng – Ban, Ủy ban nhân dân Xã – Phường,giúp Ủy ban nhân dân phường kiểm tra việc thực hiện ý kiến chỉ đạo của Ủyban nhân dân, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường

Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan lập, điều chỉnh Chương trìnhxây dựng văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân trình phường Ủyban nhân dân phường xem xét, quyết định

1.7 Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhândân phường ; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên

có liên quan

1.8 Phối hợp với Văn phòng Tiếp công dân phường Đồng Quang giúpChủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường tổ chức tiếp công dân,tiếp nhận và giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định

1.9 Tổ chức phục vụ các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách của

Ủy ban nhân dân phường Đồng Quang , Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy bannhân dân Phường

1.10 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch

Ủy ban nhân dân thành phố Thái Nguyên giao

2 Công tác nội vụ của Văn phòng; công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hiện hành, Công báo và tin học của phường :

2.1 Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân,Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường ; quản lý, tổ chức thực hiện công tác vănthư, lưu trữ hiện hành của hướng dẫn,Văn phòng Ủy ban nhân dân Xã –Phường về nghiệp vụ hành chính, văn thư, tin học hóa quản lý hành chính Nhànước theo quy định của pháp luật

2.2 Trình Ủy ban nhân dân Phường quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàngnăm, các chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng

2.3 Trình Ủy ban nhân dân Phường chương trình, biện pháp tổ chức thựchiện công tác cải cách hành chính Nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng

2.4 Quản lý tổ chức cán bộ, công chức, viên chức, người lao động; xâydựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức củaVăn phòng

2.6 Giải quyết khiếu nại, tố cáo; thực hiện công tác phòng, chống thamnhũng; thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong phạm vi quản lý của Vănphòng theo quy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dânphường

2.7 Lập dự trù kinh phí hoạt động hàng năm của Ủy ban nhân dânPhường; thực hiện việc quản lý, chi tiêu, thanh quyết toán tài khóa của Ủy bannhân dân Phường theo chế độ tài chính Nhà nước

2.8 Quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theoquy định của pháp luật

3 Cơ cấu tổ chức: ……

3.1 Văn phòng có Chánh Văn phòng và một số Phó Chánh Văn phòng,

số lượng Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân TX Ngã Bảyquyết định Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhândân TX bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo quy định của phápluật

3.2 Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng, Chánh Văn phòng làngười chỉ đạo, điều hành toàn bộ các hoạt động của Văn phòng; sắp xếp tổchức, bộ máy Văn phòng theo quy định; chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhândân TX và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng; là chủ tàikhoản cơ quan Văn phòng

3.3 Chánh Văn phòng ký các văn bản thuộc phạm vi điều hành, phốihợp, đôn đốc các Phòng - Ban, Ủy ban nhân dân Xã – Phường chuẩn bị các đề

án trình Ủy ban nhân dân TX; thư mời họp của Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy bannhân dân TX; thông báo truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch

Ủy ban nhân dân TX để các Phòng - Ban, Ủy ban nhân dân Xã – phường thực

hiện; sao y các văn bản và thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân TX ký các vănbản để thực hiện công việc khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân Thị xãủy quyền.

3.4 Phó Chánh Văn phòng là người giúp việc cho Chánh Văn phòng,được Chánh Văn phòng phân công theo dõi từng khối công việc và chịu tráchnhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về các lĩnh vực công việc đượcphân công phụ trách

II Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng:

1 Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan:

Văn phòng của cơ quan được bố trí theo kiểu hiện đại đã hạn chế việclãng phí thời gian công sức vào tổ chức, điều hành hoạt động của văn phòng vàgiảm được chi phí về quản lý điều hành Đồng thời nó cũng giúp cho nhà lãnhđạo thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện cho

mỗ cán bộ, viên chức văn phòng phát huy được tính sáng tạo, tự chủ và hoànthành tốt nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất

Văn phòng được phân theo chức năng và nhiệm vụ của từng phòng bannhưng.Các hoạt động tập trung vào một đầu mối duy nhất đặt dưới sự điều hànhcủa nhà quản trị hành chính

* Ưu điểm của hình thức này là dễ điều hành công việc, huy động nhân

sự, dễ kiểm tra, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc

* Nhược điểm của hình thức này là nó khó chuyên môn hóa, công việcthiếu chính xác, có thể dẫn đến trì trệ do chuyển giao công việc, khó quan tâmđúng mức từng loại công việc

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ VĂN PHÒNG CƠ QUAN