Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng cao đẳng văn hoá nghệ thuật và du lịch Nha trang

Báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng cao đẳng văn hoá nghệ thuật và du lịch Nha trang hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí tại các cơ quan còn rấtthiếu. uất phát từ nhu c u c a hội và năng lực đáp ứng c a Nhà trường, năm , ộ trưởng ộ iáo ục và ào tạo đ ra uyết đ nh ố T ngày17 1 cho phép Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật u l ch Nha Trang đàotạo Cao đẳng ngành uản tr văn phòng. Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo c aTrường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật u l ch nói chung và Khoa ại cươngNghiệp vụ Văn hóa trong đó có ngành uản tr Văn phòng nói riêng: lấy lý luận làmđiểm tựa làm cơ ở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ ung những kiếnthức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận. ể đáp ứng được phương châm đó, Khoa ại cương Nghiệp vụ Văn hóa đ đề raKế hoạch thực tập ngành uản tr văn phòng khóa 3 tại các cơ quan, đơn v , tổ chức.Chuyến thực tập này giúp cho inh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận ụngnhững kiến thức lý thuyết đ được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việcthực tế tại cơ quan. ó cũng là p để cho inh viên c ng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập ượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức c a một quản tr viên, là cơ hội cho inh viên đúc rútnhững kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác au này. 2. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 230 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 MỤC LỤCLỜI MỞ ĐẦU ____________________________________________________________ 1MỤC LỤC _______________________________________________________________ 2VĂN BẢN ĐÍNH KÈM ____________________________________________________ 3BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT ____________________________________________ 3LỜI CẢM ƠN ____________________________________________________________ 4TRANG THÔNG TIN _____________________________________________________ 5 THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN ____________________________________________ 5 THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN _________________________________________ 5 THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP ____________________________________________ 5 THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ____________________________________________ 5NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP ___________________________ 6 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP _____________________ 6 I. TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, Ã HỘI CỦA ỊA PHƯƠN Ở NƠI CƠ UAN THỰC TẬP 6 1.1. Tình hình kinh tế ___________________________________________________________________ 6 1. . Tình hình văn hóa hội_____________________________________________________________ 6 II. ẶC IỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ UAN THỰC TẬP _______________________________ 7 .1. Tên cơ quan, l ch ử thành lập và phát triển. _____________________________________________ 7 . . Cách bố trí văn phòng, cơ ở vật chất__________________________________________________ 10 .3. Chức năng, nhiệm vụ chính c a phòng Tổ chức – Hành chính_______________________________ 10 .4. Cơ cấu tổ chức, nhân ự ____________________________________________________________ 11 CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG _______________________ 16 I. THỰC TRẠN CÔN TÁC VĂN PHÒN ________________________________________ 16 1.1. Các nghiệp vụ văn phòng ___________________________________________________________ 16 1.2. Ứng ụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng ____________________________________ 17 1.3. Một ố vấn đề khác ________________________________________________________________ 18 II. KẾT UẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂN N HỀ ________________________________ 19 .1. uản lý văn bản đi ________________________________________________________________ 19 . . iải quyết văn bản đến _____________________________________________________________ 23 2.3. Nghiệp vụ oạn thảo văn bản ________________________________________________________ 26 .4. Một ố kỹ năng nghề khác ___________________________________________________________ 29 III. ÁNH IÁ, NHẬN ÉT CHUN _____________________________________________ 29 CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ______________________________________ 29 I. KẾT LUẬN: (VỀ UÁ TRÌNH THỰC TẬP) _______________________________________ 29 1.1. Thuận lợi ________________________________________________________________________ 29 1.2. Khó khăn ________________________________________________________________________ 29 1.3. Những kinh nghiệm tích lũy được _____________________________________________________ 30 II. KIẾN N HỊ_______________________________________________________________ 30 .1 ối với cơ ở thực tập ______________________________________________________________ 30 . ối với nhà trường_________________________________________________________________ 30 3. Sinh viên thực tập: HUỲNH BÁ HỌC 330 BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP K32 VĂN BẢN ĐÍNH KÈMCó một số văn bản đính kèm theo báo cáo này:1. KẾ HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K322. NHẬT KÝ THỰC TẾ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 323. PHIẾU ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮTSTT Từ, cụm từ viết tắt Từ, cụm từ viết đầy đủ1. BC Báo cáo2. CBHD Cán bộ hướng dẫn3. CB Cán bộ4. CBCC Cán bộ Công chức5. CQ Cơ quan6. ĐC Địa chỉ7. ĐT Điện thoại8. GVHD Giáo viên hướng dẫn9. HSSV Học sinh, sinh viên10. Khoa ĐC NVVH Khoa Đại cương Nghiệp vụ Văn hóa11. QTVP Quản trị Văn phòng12. SV Sinh viên13. TCCN Trung cấp chuyên nghiệp14. TCHC Tổ chức – Hành chính15. TP. Thành phố Trường CĐ VHNT DL Nha Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật Du16. Trang lịch Nha Trang17. VP Văn phòng

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí tại các cơ quan còn rất thiếu

uất phát từ nhu c u c a hội và năng lực đáp ứng c a Nhà trường, năm ,

ộ trưởng ộ iáo ục và ào tạo đ ra uyết đ nh ố - T ngày

17 1 cho phép Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật u l ch Nha Trang đào tạo Cao đẳng ngành uản tr văn phòng

Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo c a Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật u l ch nói chung và Khoa ại cương Nghiệp vụ Văn hóa trong đó có ngành uản tr Văn phòng nói riêng: lấy lý luận làm điểm tựa làm cơ ở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ ung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận

ể đáp ứng được phương châm đó, Khoa ại cương Nghiệp vụ Văn hóa đ đề ra

Kế hoạch thực tập ngành uản tr văn phòng khóa 3 tại các cơ quan, đơn v , tổ chức Chuyến thực tập này giúp cho inh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận ụng những kiến thức lý thuyết đ được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan ó cũng là p để cho inh viên c ng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập ượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức c a một quản tr viên, là cơ hội cho inh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác au này

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1 MỤC LỤC _ 2 VĂN BẢN ĐÍNH KÈM 3 BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT 3 LỜI CẢM ƠN 4 TRANG THÔNG TIN _ 5

THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN 5 THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN _ 5 THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP 5 THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN 5

NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP _ 6

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP _ 6

I TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, Ã HỘI CỦA ỊA PHƯƠN Ở NƠI CƠ UAN THỰC TẬP 6

1.1 Tình hình kinh tế _ 6

1 Tình hình văn hóa hội _ 6

II ẶC IỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ UAN THỰC TẬP _ 7

1 Tên cơ quan, l ch ử thành lập và phát triển _ 7 Cách bố trí văn phòng, cơ ở vật chất 10 3 Chức năng, nhiệm vụ chính c a phòng Tổ chức – Hành chính _ 10 4 Cơ cấu tổ chức, nhân ự 11

CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG _ 16

I THỰC TRẠN CÔN TÁC VĂN PHÒN 16

1.1 Các nghiệp vụ văn phòng _ 16 1.2 Ứng ụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng 17 1.3 Một ố vấn đề khác 18

II KẾT UẢ THỰC HIỆN MỘT SỐ KỸ NĂN N HỀ 19

1 uản lý văn bản đi 19 iải quyết văn bản đến _ 23 2.3 Nghiệp vụ oạn thảo văn bản 26 4 Một ố kỹ năng nghề khác _ 29

III ÁNH IÁ, NHẬN ÉT CHUN _ 29

CHƯƠNG III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 29

I KẾT LUẬN: (VỀ UÁ TRÌNH THỰC TẬP) _ 29

1.1 Thuận lợi 29 1.2 Khó khăn 29 1.3 Những kinh nghiệm tích lũy được _ 30

II KIẾN N HỊ _ 30

1 ối với cơ ở thực tập 30 ối với nhà trường _ 30

VĂN BẢN ĐÍNH KÈM

Có một số văn bản đính kèm theo báo cáo này:

1 KẾ HOẠCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K32

2 NHẬT KÝ THỰC TẾ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA 32

3 PHIẾU ĐÁNH GIÁ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

10 Khoa ĐC & NVVH Khoa Đại cương & Nghiệp vụ Văn hóa

Và bài cáo này ẽ không hoàn thành tốt nếu không có ự giúp đỡ c a cô Phạm Thu Trang – iáo viên hướng ẫn, cô đ tận tụy truyền ạy kiến thức cho tôi trong trong thời gian qua để tôi có thể hoàn thành tốt chuyến thực tập này

Với thời gian thực tế là tu n (bắt đ u từ ngày 1 13 đến 13 4 13) Thời gian thực tập tuy ngắn nhưng nhờ ự giúp đỡ c a VH và C H đ tạo cơ hội cho tôi

áp ụng lý thuyết được trang b vào công tác thực tiễn Trong uốt thời gian thực tập, tôi

đ có cơ hội thực hành các công tác VP như một nhân viên văn phòng thực thụ ua đó tôi đ tự rèn luyện được kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết c a mình trong việc trao đổi nghiệp vụ, từ đó nhận thức rõ hơn về t m quan trọng c a công tác VP

ua quá trình tự học hỏi c a bản thân và ự giúp đỡ nhiệt tình c a C H , các nghiệp vụ VP, tác phong làm việc và kỹ năng giao tiếp nơi công ở c a cá nhân tôi đ cải thiện rất nhiều – đó là kết quả lớn nhất mà tôi đ đạt được

Tôi viết bản C này với mục đích gửi tới nhà trường, Khoa C NVVH để nhận được ự đóng góp ý kiến c a các th y, cô giáo phụ trách bộ môn chuyên ngành giúp tôi hoàn thiện hơn về nghiệp vụ c a mình để tôi có cơ ở, nền tảng kiến thức để bước vào kỳ thi tốt nghiệp tới đạt kết quả cao đồng thời phục vụ cho công tác au này với hi vọng góp

ph n nhỏ trong công cuộc đổi mới đất nước, công cuộc cải cách nền hành chính nước nhà

Vì vốn kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong khuôn khổ c a bản

C này không tránh khỏi những hạn chế, ai ót

Một l n nữa cho phép tôi in cảm ơn VH c a nhà trường, C H tại phòng

TC-HC - Trường C VHNT L Nha Trang đ tạo điều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành tốt

BC này

TRANG THÔNG TIN

THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN

I TÓM TẮT LÝ LỊCH BẢN THÂN

1 Họ và tên sinh viên: Huỳnh Bá Học

2 Ngày tháng năm sinh: 08/5/1991

3 Quê Quán: Phù Mỹ, Bình Định

4 Số CMND: 215095253

6 ĐC: 01 Nhà Thờ, P Vĩnh Hải, TP Nha Trang

II THÔNG TIN KHÁC

1 Mã số sinh viên: 10C090092

3 Ngành học: Quản trị Văn phòng

4 Khóa học: 2010 – 2013

THÔNG TIN GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

1 Họ và tên giáo viên: Phạm Thu Trang

2 Chức vụ: Phó Trưởng khoa Đại cương & Nghiệp vụ Văn hóa

3 Nơi công tác: Trường Cao đẳng Văn hóa nghệ thuật & Du lịch Nha

5 ĐC: 52 Phạm Văn Đồng, Vĩnh Hải, Nha Trang, Khánh Hòa

THÔNG TIN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN

1 Họ và tên cán bộ: Nguyễn Thị Vân Anh

2 Chức vụ: Chuyên viên Lưu trữ kiêm Văn thư

3 Nơi công tác: Phòng TC-HC, Trường CĐ VHNT & DL Nha Trang

4 ĐC nơi công tác: 52, Phạm Văn Đồng, P Vĩnh Hải, TP Nha Trang

5 Số ĐT liên hệ: 0903.543.868

NỘI DUNG BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QTVP

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP

I TÌNH HÌNH KINH TẾ, VĂN HÓA, XÃ HỘI CỦA ĐỊA PHƯƠNG Ở NƠI

Nha Trang là một thành phố ven biển và là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật và du lịch của tỉnh Khánh Hòa, Việt Nam Thành phố là một trong tám

đô thị loại 1 trực thuộc tỉnh của Việt Nam

1.1 Tình hình kinh tế

Nha Trang là thành phố có nền kinh tế tương đối phát triển ở khu vực miền Trung Năm 2011, GDP bình quân đầu người của thành phố khoảng 3184 USD, tốc độ tăng trưởng GDP tăng bình quân hàng năm từ 13 - 14% Cơ cấu kinh tế chuyển đổi tích cực theo hướng dịch vụ - công nghiệp - nông nghiệp Nha Trang có nhiều đóng góp lớn về kinh tế đối với tỉnh Khánh Hòa Tuy diện tích chỉ chiếm 4,84%, Nha Trang chiếm đến hơn 1/3 dân số và hơn 2/3 tổng sản phẩm nội địa của Khánh Hòa, đóng góp 82,5% doanh thu du lịch - dịch vụ và 42,9% giá trị sản xuất công nghiệp toàn tỉnh, sản lượng thủy - hải sản của thành phố chiếm 41,7% tổng sản lượng toàn tỉnh

Thương mại - Dịch vụ - Du lịch là ngành kinh tế đóng vai trò quan trọng tạo động lực phát triển đô thị và mang lại vị thế quan trọng cho Nha Trang Hoạt động thương mại

tư nhân phát triển mạnh, tạo nên một thị trường cạnh tranh

Trong ngành Du lịch, năm 2011, Nha Trang đón hơn 2 triệu lượt khách du lịch (tăng 18,54% so với năm 2010), trong đó hơn 440.000 lượt khách quốc tế (tăng 13,5%) Tổng doanh thu du lịch và dịch vụ ước tính khoảng 2.142,9 tỷ đồng (tăng 20,28%)

Về Xuất khẩu, năm 2010, tổng kim ngạch xuất khẩu trên địa bàn thành phố khoảng

424 triệu USD với khoảng 50 loại sản phẩm xuất đến trên 100 quốc gia và vùng lãnh thổ trên thế giới Mặt hàng xuất khẩu chủ yếu là thủy sản, may mặc, thủ công mỹ nghệ trong đó thủy sản là mặt hàng đóng góp giá trị xuất khẩu lớn

1.2 Tình hình văn hóa xã hội

Nha Trang là một thành phố trẻ, năng động với lịch sử chỉ hơn 300 năm (bắt đầu hình thành từ năm 1653) Hơn 3 thế kỷ rưỡi qua, thành phố có nhiều biến động lịch sử, ngày nay Nha Trang đã trở thành một trong những trung tâm văn hóa của tỉnh Khánh Hòa nói riêng và cả nước nói chung

Thành phố Nha Trang là vùng đất có bề dày lịch sử, văn hóa Nhiều tài liệu khảo cổ học đã chứng minh rằng ngay từ thời tiền sử, con người đã sinh sống ở đây Trên Hòn

Tre, người ta đã phát hiện ra nhiều công cụ bằng đá Nha Trang có nhiều dấu tích của văn hóa Chăm-pa cổ trong đó nổi bật với khu tháp thờ bà mẹ Ponagar

Vị trí địa lý thuận lợi cộng với hệ thống giao thông vận tải hiện đại đã làm cho nơi đây trở thành vùng đất giao thoa giữa các nền văn hóa Thành phố cũng được chọn làm nơi tổ chức các sự kiện lớn như Festival Biển (Nha Trang), hay các cuộc thi sắc đẹp lớn trong nước và quốc tế

Có nhiều lễ hội dân gian diễn ra trong thành phố, trong đó có lễ hội Tháp bà Pônagar, Lễ hội Cá Voi v.v tạo nên nếp sinh hoạt văn hóa đa dạng, phong phú, góp phần nâng cao công tác giáo dục truyền thống và phục vụ khách du lịch

II ĐẶC ĐIỂM, TÌNH HÌNH CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP

2.1 Tên cơ quan, lịch sử thành lập và phát triển

2.1.1 Tên cơ quan

Trải qua 35 năm xây dựng và phát triển, trường đã không ngừng phấn đấu đi lên, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu khoa học, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài trong các lĩnh vực văn hóa, nghệ thuật và du lịch, góp phần phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế, văn hóa xã hội của địa phương và khu vực

Những ngày đầu thành lập, trường còn khó khăn thiếu thốn về nhiều mặt, cơ sở vật chất chưa được hoàn thiện, đội ngũ cán bộ giảng viên (CBGV) còn mỏng Với số lượng CBGV chưa đến 10 người năm 1978, 52 người năm 2004, đến nay con số đó đã tăng gấp nhiều lần Hiện nay, trường có 08 khoa, 04 phòng ban, 03 trung tâm, Đảng bộ gồm 12 chi

bộ Những năm qua, nhà trường luôn chú trọng đến công tác xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị trường học để đảm bảo phục vụ số lượng sinh viên ngày càng đông và thực hiện mục tiêu dạy học đáp ứng nhu cầu xã hội

Trong những năm qua, nhà trường luôn quan tâm tới việc phát triển nguồn nhân lực

và nâng cao chất lượng đào tạo; chú trọng mở rộng quy mô, đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc giảng dạy và học tập Đặc biệt, do nắm bắt được xu thế phát triển và nhu cầu sử dụng nguồn nhân lực của tỉnh

Khánh Hòa và xã hội, từ năm 2000 đến nay trường CĐ VHNT & DL Nha Trang đã kịp điều chỉnh mục tiêu, nội dung, phương pháp và hình thức đào tạo; mở rộng quy mô, đa dạng hóa các loại hình, cấp bậc đào tạo, từng bước khẳng định được chất lượng và thương hiệu của mình

Những thành tích trên sẽ tạo động lực thúc đẩy tập thể thầy và trò trường Cao đẳng VHNT & DL Nha Trang tiếp tục phát huy truyền thống dạy tốt học tốt, tiếp bước viết nên những trang sử vẻ vang trong tương lai và tạo đà để trường phát triển quy mô thành trường Đại học trong một ngày gần nhất

2.1.2.2 Lịch sử phòng Tổ chức – Hành chính

Phòng Tổ chức – Hành chính của Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật và Du lịch Nha Trang được thành lập tháng 10/2004 trên cơ sở phòng Tổ chức – Hành chính của Trường Trung học Văn Hóa Nghệ Thuật Khánh Hòa

Phòng Tổ chức – Hành Chính là một trong năm phòng chức năng của nhà trường Trong những năm qua, phòng luôn hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ được giao, góp phần vào những thành tích chung trong sự nghiệp giáo dục và đào tạo của nhà trường Đội ngũ Cán bộ - Công nhân viên có tinh thần thái độ phục vụ tốt, có kinh nghiệm trong công tác, tập thể đoàn kết, được lãnh đạo nhà trường quan tâm tạo điều kiện cho công việc của phòng có chất lượng và hiệu quả

Tập thể Cán bộ - Công nhân viên luôn chấp hành và thực hiện tốt mọi chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật Nhà Nước, nội quy quy chế của nhà trường 100% Cán bộ

- Công nhân viên có ý thức kỷ luật tốt, tuyệt đối phục tùng sự phân công điều động của lãnh đạo, vượt khó, đoàn kết tương trợ, phối hợp chặt chẽ với các phòng - khoa để hoàn thành nhiệm vụ chung của nhà trường

1 Quầy làm việc của Trưởng phòng

2 Quầy làm việc của chuyên viên

3 Các tủ đựng hồ sơ, tài liệu

Các vật dụng cần thiết khác như: hộp y tế, thiết bị phòng cháy chữa cháy…

2.3 Chức năng, nhiệm vụ chính của phòng Tổ chức – Hành chính

Phòng Tổ chức – Hành chính có các chức năng, nhiệm vụ sau:

Quản l í, khai thác và sử dụng chặt chẽ vật tư, tài sản của nhà trường

Quản lí các hồ sơ, tài liệu liên quan đến cán bộ công viên chức, tài sản và lưu trữ hồ

sơ văn bản theo đúng quy định

Đề xuất kế hoạch mua sắm vật tư, trang thiết bị phục vụ giảng dạy và học tập, sinh hoạt của cán bộ giảng viên và học sinh sinh viên

Bảo đảm an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy trong nhà trường

Kết hợp với các phòng chức năng tổ chức cho các đoàn quốc tế ra vào trường, lo các thủ tục xuất nhập theo quy định của Pháp luật

Giúp lãnh đạo trường soạn thảo văn bản, kiểm tra trước khi trình k í

Tham mưu cho Hội đồng thi đua khen thưởng nhà trường trong các hoạt động và công tác đánh giá, xếp loại, khen thưởng, kỷ luật

- Chủ động đề xuất với lãnh đạo trường về kế hoạch đào tạo và bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, giảng viên phù hợp với yêu cầu tuyển dụng của nhà trường

- Quan tâm và có biện pháp quản lí tốt khu vực sinh hoạt làm việc của cán bộ giáo viên, phòng thực hành thực tập của học sinh – sinh viên

2.4 Cơ cấu tổ chức, nhân sự

Kiểu cơ cấu tổ chức quản trị mà văn phòng khoa lựa chọn là kiểu Cơ cấu trực tuyến

- chức năng, là kiểu được áp dụng rộng rãi và phổ biến cho nhiều tổ chức hiện nay Theo

cơ cấu này người lãnh đạo được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định

SƠ Ồ CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÒN TC-HC

Nhân sự

Cơ cấu tổ chức:

Tổng số cán bộ, công nhân viên: 16

- Trưởng phòng: Trần Hải Dương

- Có 5 bộ phận: Bộ phận Văn thư – Lưu trữ; Bộ phận Tổ chức cán bộ; Bộ phận hậu

Công việc cụ thể:

- Quản lý chung

- Thiết lập, xây dựng các quy chế cho phù hợp với hoạt động của từng bộ phận

- Thường xuyên cập nhật các chế độ chính sách đối với người lao động tham mưu cho Lãnh đạo

- Xây dựng các quy trình, quy chế phối hợp trong công tác đối với các đơn vị trong trường

TRƯỞNG PHÒNG

Bộ phận

Tổ chức cán

bộ

Bộ phận hậu cần, nội vụ Bộ phận bảo vệ

- Phối hợp kiểm tra quy trình phân phối và sử dụng các thiết bị kỹ thuật, cơ sở vật chất

- Chịu trách nhiệm mua sắm văn phòng phẩm đảm bảo cho công tác học tập và giảng dạy của nhà trường

- Chịu trách nhiệm về công tác thi đua khen thưởng trong nhà trường

Ngoài ra, Trưởng phòng còn kiêm phụ trách bộ phận tổ chức cán bộ Cụ thể như sau:

- Tham mưu cho Ban Giám hiệu trong việc xây dựng bộ máy và tổ chức điều hành trong Trường, các nội quy, quy định về quản lý cán bộ giảng viên, bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn cơ quan

- Đề xuất việc xây dựng biên chế; tổ chức tuyển dụng, sử dụng, điều động, thuyên chuyển, đào tạo bồi dưỡng, khen thưởng và kỷ luật đối với đội ngũ cán bộ giảng viên trong trường

- Đề xuất việc xây dựng và tổ chức thực hiện các quy hoạch về đội ngũ cán bộ (cán

bộ chuyên môn và cán bộ quản lý) trong Trường

Tổ chức quản lý, lưu trữ hồ sơ lý lịch của cán bộ giảng viên trong Trường, bổ sung

lý lịch hàng năm, thống kê, báo cáo số lượng và chất lượng cán bộ giảng viên theo quy định

Ký các lọai giấy tờ trong phạm vi đã được quy định (giấy chứng nhận cán bộ giảng viên, giấy giới thiệu, )

Quản lý toàn bộ nhân sự, cơ sở vật chất và phương tiện làm việc của trường

Đề xuất việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự trong nhà trường

2.4.2 Bộ phận Văn thư, lưu trữ

Nhiệm vụ, chức năng chính

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Nhà trường; quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hiện hành; tham mưu cho lãnh đạo về công tác hành chính, văn thư, theo quy định của pháp luật

Hiện tại Bộ phận Văn thư – Lưu trữ có 02 chuyên viên đảm nhiệm các mảng công việc khác nhau của văn phòng

Chuyên viên soạn thảo văn bản

Cá nhân phụ trách: Trần Thị Kim Thoa

Nội ung công việc: Công việc chính của chuyên viên là phụ trách soạn thảo văn

bản của Nhà trường

Trực tiếp hoặc tham mưu lãnh đạo thực hiện những công việc:

Thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động như: nâng lương thường xuyên, nâng lương trước thời hạn, phụ cấp thâm niên nhà giáo định kỳ, đấu thầu mua sắm tài sản, hoàn thiện hồ sơ sửa chữa vật tư trang thiết bị, hợp đồng biên bản, giải quyết chế

độ các chế độ phụ cấp: thâm niên vượt khung, thâm niên nhà giáo Dựa trên nhu cầu nhân

sự của trường lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho trường

- Lập hoạch định đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nâng cao trình độ quản lý và nghiệp vụ

Lưu trữ kiêm văn thư

Nhân viên phụ trách: Nguyễn Thị Vân Anh

Công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản lý, sắp xếp, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ, sắp xếp bản lưu, lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định Quản lý cấp phát công lệnh như giấy giới thiệu, giấy đi đường, cho cán bộ công nhân viên chức trong trường

Công việc cụ thể:

Xây dựng và đề xuất quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ của Trường; Tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý của văn bản; kiểm tra thể thức, kỹ thuật soạn thảo, trình bày các văn bản hành chính của Trường trước khi ký ban hành;

Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tài liệu đến và

đi trong phạm vi quyền hạn;

Quản lý và sử dụng các con dấu của Trường theo quy định của Nhà nước; Quản lý

và phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư, báo chí;

Soạn thảo quyết định bình xét thi đua quý, năm; các quyết định tổ chức thi các hoạt động ngoại khóa; báo cáo; công văn; lịch trực bảo vệ hàng tháng; lịch trực của lãnh đạo ngày lễ

Trích sao tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị, cán bộ viên chức và học sinh, sinh viên trong Trường;

Thừa lệnh Hiệu trưởng cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức được cử đi công tác ngoài trường, đóng dấu giấy đi đường cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lưu trú tại Trường;

Quản lý công tác hành chính, văn thư – lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong Trường, chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lưu trữ theo quy định của Nhà nước;

2.4.3 Bộ phận hậu cần, nội vụ

a Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị

Bộ phận quản lý tài sản, vật tư, trang thiết bị có chức năng tham mưu Lãnh đạo trong công tác quy hoạch, quản lý sử dụng cơ sở vật chất trong trường; quản lý và giám sát việc sữa chữa thường xuyên các công trình nhà cửa - vật kiến trúc, hệ thống điện - nước - điện thoại; theo dõi, quản lý mua sắm, sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, vật

tư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác giảng dạy, làm việc, học tập công tác nghiên cứu khoa học của trường

Công việc cụ thể:

Nhân viên Hà Huỳnh Thiện và Trần Vũ Thanh Vương chuyên phụ trách mảng âm thanh, ánh sáng phục vụ các sự kiện, các buổi sinh hoạt ngoại khóa trong và ngoài trường Đồng thời có trách nhiệm quản lý, điều hành, theo dõi các thiết bị nghe nhìn phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạt hằng ngày Ngoài ra, 2 nhân viên còn đảm nhận công tác giao liên

CB Nguyễn Hữu Trung có nhiệm vụ quản lý, theo dõi, có biện pháp giải quyết kịp thời các sự cố về máy móc, trang thiết bị Kiêm phụ trách công tác kiểm kê tổng hợp toàn

bộ tài sản bao gồm đất đai, nhà cửa – vật kiến trúc, máy móc thiết bị, công cụ - dụng cụ, vật tư, các tài sản khác của các đơn vị trong trường học; tổ chức kiểm kê, lập sổ tài sản, công cụ dụng cụ thường kỳ và kiểm kê đột xuất khi có yêu cầu; ghi chép sổ sách, tăng giảm tài sản; thường xuyên trình Ban Giám hiệu duyệt thanh lý tài sản hư hỏng không còn

sử dụng; ghi chép và định kỳ đối chiếu sổ sách quản lý tài sản tại các đơn vị để tiến hành báo cáo công tác cho Lãnh đạo theo quy định

Trưởng phòng ngoài công việc chuyên môn còn phụ trách thêm việc tham mưu cho Ban Giám Hiệu trong việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mua sắm, bảo dưỡng, sửa chữa tài sản, trang thiết bị phục vụ cho công tác quản lý, giảng dạy, học tập và sinh hoạt trong toàn trường Đồng thời thường xuyên theo dõi các phương tiện dạy học, trang thiết bị nội thất và kịp thời báo cáo cho đơn vị chức năng đến sửa chữa, bảo trì những tài sản bị hư hỏng hoặc trang bị thay thế, bổ sung tài sản cho các đơn vị

b Tổ tạp vụ

Có nhiệm vụ giữ gìn môi trường xanh - sạch - đẹp trong phạm vi khuôn viên Nhà trường; tổ chức quản lý và phát triển cảnh quan góp phần tạo môi trường sư phạm văn minh, lịch sự, lành mạnh đáp ứng được các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ dạy và học, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động giáo dục và đào tạo

Công việc cụ thể:

Tổ chức trồng và chăm sóc cây xanh, bồn hoa, thu gom rác đưa về thùng chứa rác

Thực hiện các công việc vệ sinh hàng ngày như quét dọn sân trường, tiền sảnh, bãi

xe, sàn, sảnh, hành lang, cầu thang; quét và thu gom rác, bụi; vệ sinh làm sạch tổng thể khu vực toilet; lau chùi bàn ghế và các trang thiết bị trong phòng, trên tường; vệ sinh định

kỳ theo tháng, quý; hỗ trợ công việc phát sinh theo yêu cầu của nhà trường

Nhắc nhở các hiện tượng sai trái nội quy, quy định của nhà trường đối với học sinh, sinh viên giữ trật tự, vệ sinh môi trường

Phục vụ nước uống và công tác vệ sinh môi trường cho các sự kiện, sinh hoạt ngoại khóa của nhà trường

Phối hợp quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của Nhà trường, đảm bảo

an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ

2.4.4 Bộ phận Y tế, chính sách xã hội

Cán bộ phụ trách: Hán Trọng Toàn (y tế); Nguyễn Hữu Trung (chính ách)

Có nhiệm vụ chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ CBCC, HSSV; tổ chức thực hiện công tác phòng chống dịch, bệnh tật trong trường học; tổ chức tuyên truyền về những nguy hiểm của dịch bệnh, nguyên nhân, biểu hiện bệnh lý, các tai nạn thương tích thường gặp, cách phòng chống, phổ biến cách phòng chống dịch bệnh; vận động gìn giữ vệ sinh, an toàn thực phẩm

Tổ chức theo dõi, lập danh sách đóng bảo hiểm y tế của HSSV và CBCC và thực hiện các chế độ liên quan đến bảo hiểm y tế theo quy định ngành và pháp luật Nhà nước

Quản lý và hướng dẫn thực hiện các chế độ chính sách về tiền lương, phụ cấp theo lương; về bảo hiểm xã hội (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức, thôi việc,

tử tuất ) Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng để thực hiện chế độ phép năm cho người lao động

2.4.5 Bộ phận bảo vệ

Thực hiện nhiệm vụ công tác bảo vệ an ninh - trật tự cho Nhà trường và đưa đón lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên khi có các chuyến công tác, thực tế, hội họp

Công việc cụ thể:

Tổ chức, thực hiện việc tuần tra, canh gác, kiểm soát người, tài sản và phương tiện

ra vào Trường theo đúng nội quy, quy định

Thường trực các cổng ra vào, tuần tra canh gác 24/24 giờ trong ngày; giữ gìn trật tự, bảo vệ tài sản của Trường, tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, giảng viên, học sinh – sinh viên và khách đến làm việc với trường

Quản lý và điều hành tổ lái xe phục vụ công tác của Lãnh đạo và các hoạt động của Trường; Theo dõi hoạt động của từng xe và lái xe; kiểm tra kỹ thuật của xe trước khi đề xuất tu sửa

Thường trực cơ quan bảo vệ, cảnh giác phát hiện các hiện tượng kẻ xấu đột nhập, các loại vật tư, thiết bị ra vào cổng, kiểm tra các cửa phòng, các tài sản trong toàn trường Thường trực đón tiếp nhận thông tin, khách đến liên hệ, hướng dẫn khách đến các phòng, khoa, trung tâm gặp cá nhân…

Khi có sự cố xử lý ngay đồng thời báo tin đến cơ quan chức năng gần nhất và người

có trách nhiệm xử lý sự việc xảy ra nhằm bảo đảm an toàn, an ninh, trật tự, ngăn chặn ảnh hưởng lan tỏa…

Luôn ý thức phòng chống cháy, nổ, phòng chống kẻ xấu xâm nhập, trộm cắp tài sản

cơ quan

Trực báo tín hiệu chuông vào học, giờ nghỉ, giờ thi…đúng quy định