Báo cáo kiến tập sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị văn phòng tại UBND huyện Kinh Môn Hải Dương

A. LỜI MỞ ĐẦU:1B. TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ UBND HUYỆN KINH MÔN2PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN KINH MÔN4I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN KINH MÔN.41. Chức năng:42. Nhiệm vụ, quyền hạn:43. Cơ cấu tổ chức:104. Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan (phụ lục 01).13II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHĨNH VĂN PHÒNG CƠ QUAN131. Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND Huyện Kinh Môn131.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng131.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (phụ lục 02)151.3 Số nhân sự hiện có của văn phòng và phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng151.3.1 Số nhân sự hiện có của văn phòng151.3.2 Phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng161.4 Thống kê tên các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ do UBND huyện Kinh Môn ban hành: (phụ lục 03).222. Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Kinh Môn.222.1 Các hình thức văn bản và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây:222.2 Sưu tầm mỗi tên loại văn bản 01 bản (phụ lục 04).232.3 Các bước quy trong trình soạn thảo văn bản của cơ quan:24

MỤC LỤC

A LỜI MỞ ĐẦU: 1

B TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ UBND HUYỆN KINH MÔN 2

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN KINH MÔN 4

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN KINH MÔN 4

1 Chức năng: 4

2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 4

3 Cơ cấu tổ chức: 10

4 Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan (phụ lục 01) 13

II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHĨNH VĂN PHÒNG CƠ QUAN 13

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND Huyện Kinh Môn 13

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 13

1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (phụ lục 02) 15

1.3 Số nhân sự hiện có của văn phòng và phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng 15

1.3.1 Số nhân sự hiện có của văn phòng 15

1.3.2 Phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng 16

1.4 Thống kê tên các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ do UBND huyện Kinh Môn ban hành: (phụ lục 03) 22

2 Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Kinh Môn 22

2.1 Các hình thức văn bản và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây: .22

2.2 Sưu tầm mỗi tên loại văn bản 01 bản (phụ lục 04) 23

2.3 Các bước quy trong trình soạn thảo văn bản của cơ quan: 24

2.4 Nhận xét tình hình kiểm tra, rà soát hệ thống hóa văn bản quản lí của

cơ quan 25

3 Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 26

3.1 Những trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến trong văn phòng cơ quan 26

3.2 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Văn phòng: (phụ lục 05) 27

3.3 Nhận xét về ưu, nhược điểm về việc bố trí, sắp xếp trang thiết bị: 27

3.4 Các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 28

PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 29

1 Nhận xét và đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Kinh Môn 29

2 Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phụ nhược điểm 31

KẾT LUẬN CHUNG 32

PHẦN III: PHỤ LỤC 34

A LỜI MỞ ĐẦU:

Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có vănphòng Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí

và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng có vai trò quan trọng trong

cơ quan, tổ chức Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sựphát triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động củ cơ quan, đơn vị.Ngược lại công tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn

và hiệu quả đạt được không như mong muốn Bởi vậy mà công tác văn phòngkhông chỉ có những đóng góp lớn cho cơ quan tổ chức mà còn nó còn góp phầnvào sự thúc đẩy phát triển công cuộc xây dựng đất nước

Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quảntrị văn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần nào đãbiết được những đặc điểm, hoạt động của văn phòng, hiểu được thế nào là quảntrị văn phòng Nhằm trang bị cho sinh viên nhưng kiến thức và kĩ năng trongquá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động, quản lí, điều hành của cơ quan

tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt kiên tập cho sinhviên khoa Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độhiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, rèn luyện thêm ý thứclàm việc đúng với phương châm mà nhà trường đã đề ra: “Học thật đi đôi vớiLàm thật” và “ Học đi đôi với Hành”

Qua đợt kiến tập này, em đã có thêm rất nhiều thông tin, kiến thức bổ ích

Có thể tự tạo cho mình một phương thức học tập trên cơ sở thực tế cũng như quahọc hỏi Nhờ đó mà bản thân có thể trau dồi được kiến thức nhiều hơn, năngđộng hơn, khéo léo hơn.Và đó cũng là một trong những điều kiện cần thiết đốivới chuyên ngành quản trị văn phòng nói riêng và bất kì một chuyên ngành nàokhác trong các cơ quan đơn vị.Đây là một hoạt động cực kì ý nghĩa và bổ íchcho sinh viên chúng em để phục vụ cho công tác của mình sau này

B TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ UBND HUYỆN KINH MÔN

Giới thiệu chung

Kinh Môn là một huyện của tỉnh Hải Dương, giáp với Hải Phòng vàQuảng Ninh, một huyện tương đối đặc biệt so với các huyện khác của tỉnh vốnđược mệnh danh là tỉnh nông nghiệp Một dãy núi đất trong hệ thống núi vòngcung Đông Triều làm xương sống của cả huyện Về núi non, Kinh Môn cảnh trítương đối giống Chí Linh, nhưng Kinh Môn còn đặc biệt là có những núi đáxanh rải rác, sông bao bọc, cánh đồng rộng lớn Trong các sách thường phân loạiKinh Môn là huyện bán sơn địa

Vị trí địa lý

Huyện Kinh Môn nằm ở phần lãnh thổ phía đông của tỉnh Hải Dương,phía bắc giáp tỉnh Quảng ninh, phía đông giáp thành phố Hải Phòng, phía tâynam giáp huyện Kim thành, phía tây bắc giáp huyện Nam sách và Chí linh củaTỉnh Hải Dương Huyện nằm kề bên 2 tuyến đường quốc lộ 5A và 18 là 2 tuyếngiao thông quan trọng của quốc gia và vùng trọng điểm kinh tế phía bắc Huyệnđược bao bọc và chia cắt bởi 4 song lớn (sông Kinh Môn, sông Kinh thầy, sông

Đá vách, sông Hàn mấu)

Kinh tế

+ Tốc độ tăng trưởng (KV huyện quản lý) 2001 ; 2002 tăng 10,7%/năm(năm 2001 tăng 9,24%; 2002 tăng 12,42% đạt, dự kiến năm 2003 tăng 12,5%

+ Cơ cấu kinh tế :

Trên địa bàn Huyện Kinh Môn năm 2002 có cơ cấu nông nghiệp 12,2%,công nghiệp xây dựng 79%, dịch vụ 8,8%

Khu vực huyện quản lý năm 2002 là nông nghiệp 48,6%, công nghiệp-xâydựng 25,2%, dịch vụ 26,2% Năm 2003 dự kiến nông nghiệp 45,7%, côngnghiệp-xây dựng 27,45%, dịch vụ 26,85% Trong nông nghiệp năm 2002 trồng

trọt 56,2%, chăn nuôi-thuỷ sản 39,6%, dịch vụ 4,2%, năm 2003 dự kiến trồngtrọt 55,5%, chăn nuôi-thuỷ sản 39,9%, dịch vụ 4,6%.

Du lịch

Kinh Môn nổi tiếng với Đền Cao - là nơi thờ Hưng Đạo Vương TrầnQuốc Tuấn và danh lam thắng cảnh động Kính Chủ - nơi có nhiều hang động đávôi tuyệt đẹp và gắn với cuộc đấu tranh cách mạng của nhân dân Hải Dươngcũng như của Việt Nam trong thời kỳ chống ngoại xâm

Động Kính Chủ nằm trong quần thể núi đá xanh cách An Phụ vài ba cây

số Chắc rằng thời Lý, Kính Chủ là nơi trung tâm Phật giáo, trước khi các nhà tuhành phát hiện ra An Tử Chính sử chép nơi đây có 49 hang động, lầu son gáctía Lý Thần tông được nhà Trần cho tu ở đó, thực chất là an trí Nay di tích nàykhông còn nhiều, hầu như chỉ còn phế tích Vấn đề của Kính Chủ cũng là vấn đềchung nan giải của cả nước

Văn hóa - Giáo dục

Chất lượng giáo viên 48,8% giáo viên mầm non Cơ sở vật chất : 44,04%phòng học mầm non được xây dựng kiên cố,, 94,93% phòng học tiểu học,94,87% phòng học trung học cơ sở, 100% phòng học trung học phổ thông đượcxây dựng

kiên cố cao tầng 90,8% giáo viên tiểu học, 94,14% giáo viên trung học cơ

sở và 100% giáo viên trung học phổ thông đạt chuẩn

Chất lượng giáo dục mọi mặt ngày càng được nâng cao tỷ lệ học sinh cuốicấp tốt nghiệp đạt từ 98 - 100%, toàn huyện đã phổ cập song trung học cơ sở

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND

HUYỆN KINH MÔN

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN KINH MÔN.

1 Chức năng:

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở

2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

a) Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồngnhân dân huyện thông qua để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tổ chức vàkiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;

Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngânsách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toánngân sách địa 1 Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trìnhHội đồng phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường

hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định và báo cáo Uỷ ban nhândân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ bannhân dân xã xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hộiđồng nhân dân xã về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của phápluật;

Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã

b) Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua các chương trìnhkhuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và

tổ chức thực hiện các chương trình đó;

Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch

cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng phát triển ngành;

Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ giađình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của phápluật;

Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã;c) Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dânhuyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kếhoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch

vụ ở các xã;

d) Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyệnthực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xâydựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiệnquy hoạch xây dựng đã được duyệt;

Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiệnpháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở

và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

e) Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyệnthực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện;

Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt độngthương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thươngmại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn

g) Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thểthao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin,thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt;

Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cậpgiáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức

các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉđạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chếthi cử;

Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phongtrào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thểthao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắngcảnh do địa phương quản lý;

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịchbệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nươngtựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạchhoá gia đình;

Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hànhnghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;

tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từthiện, nhân đạo

h) Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quảthiên tai, bão lụt;

Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bànhuyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tạiđịa phương

i) Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự

vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;

Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhậpngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trườnghợp vi phạm theo quy định của pháp luật;

Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xâydựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và cáchành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;

Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh, trật tự, an toàn xã hội

k) Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ bannhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôngiáo;

Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,

dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôngiáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nàocủa công dân ở địa phương;

Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôngiáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của phápluật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.

l) Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nhữngnhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việcchấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhànước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện;

Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân thị trấn, xã thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,

tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền

và lợi ích hợp pháp khác của công dân;

Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật;

Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã;

m) Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhândân theo quy định của pháp luật;

Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhândân cấp trên;

Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên;

Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;

Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính

ở địa phương trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua để trình cấp trên xemxét, quyết định

Xây dựng quy hoạch phát triển đô thị của huyện trình Hội đồng nhân dânhuyện thông qua để trình cấp trên phê duyệt;

Thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân về quy hoạch tổng thểxây dựng và phát triển đô thị của huyện trên cơ sở quy hoạch chung, kế hoạchxây dựng kết cấu hạ tầng kỹ thuật đô thị, biện pháp bảo đảm trật tự công cộng,giao thông, phòng, chống cháy, nổ, bảo vệ môi trường và cảnh quan đô thị; biệnpháp quản lý dân cư đô thị và tổ chức đời sống dân cư trên địa bàn;

Thực hiện quản lý và kiểm tra việc sử dụng quỹ nhà thuộc sở hữu nhànước trên địa bàn theo sự phân cấp của Chính phủ; tổ chức thực hiện các quyếtđịnh xử lý vi phạm trong xây dựng, lấn chiếm đất đai theo quy định của phápluật;

Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng đượcgiao trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xâydựng và sử dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giaothông nội thị, nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương;

Quản lý các cơ sở văn hoá - thông tin, thể dục thể thao của thị xã, huyệnthuộc tỉnh; bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử - văn hoá và danhlam thắng cảnh do huyện quản lý

3 Cơ cấu tổ chức:

Chủ tịch UBND huyện: Tiên Văn Hồng

Phó Chủ tịch UBND huyện: Trần Thị Hằng

Phó Chủ tịch UBND huyện: Nguyễn Trọng Quản

Phó Chủ tịch UBND huyện: Nguyễn Ngọc Ngung

3.1 Phòng Nội vụ

Chức năng nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năngquản lý nhà nước các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính sựnghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hànhchính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường,thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư lưu trữ nhà nước, tôn giáo; thi đua –khen thưởng

3.3 Phòng tài chính – kế hoạch

Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND cấp huyện thực hiện chứcnăng quản lý nhà nước về các lĩnh vực; tài chính, tài sản; kế hoạch và đầu tư;đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế hợp tác xã, kinh tếtập thể

3.4 Phòng tài nguyên và môi trường

Chức năng nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năngquản lý nhà nước về: tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản;môi trường; khí tượng, thủy văn; đo đạc bản đồ và biển (đối với những địaphương có biển)

3.5 Phòng Lao động – Thương binh và xã hội

Chức năng nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năngquản lý nàh nước về các lĩnh vực: lao động, việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiềncông; bảo hiểm xã hội; bảo hiểm thất nghiệp; an toàn lao động; người có công;bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bìnhđẳng giới:

3.6 Phòng Văn hóa và thông tin

Chức năng nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năngquản lý nhà nước về: văn hóa, gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính,viễn thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh; báochí; xuất bản.:

3.7 Phòng giáo dục và đào tạo

Chức năng nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năngquản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao gồm: mục tiêu,chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáodục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi

cử và cấp văn bằng chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục và đào tạo

3.9 Thanh tra huyện

Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năngquản lý nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong phạm

vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ, quyềnhạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng theo quyđịnh của pháp luật

3.10 Văn phòng HĐND và UBND huyện

Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu tổng hợp cho UBND về hoạt động củaUBND; tham mưu, giúp UBND huyện và công tác dân tộc; tham mưu cho chủtịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cungcấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban

nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹthuật cho hoạt động của HĐND&UBND.

3.11 Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn

Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu, giúp UBND huyện thực hiện chức năngquản lý nhà nước về: nông nghiệp; lâm nghiệp, diêm nghiệp; thủy lợi; thủy sản;phát triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ, kinh tế trang trại nông thôn, kinh tếhợp tác xã nông, lâm, ngư, diêm nghiệp gắn với ngành nghề, làng nghề nôngthôn trên địa bàn xã

3.12 Phòng Công thương

Chức năng, nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năngquản lý nhà nước về: công nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; thương mại; xây dựng;phát triển đô thị; kiến trúc, quy hoạch xây dựng; vật liệu xây dựng; nhà ở vàcông sở; hạ tầng kỹ thuật đô thị (gồm: cấp; thoát nước; vệ sinh môi trường đôthị; công viên, cây xanh; chiếu sáng; rác thải, bến bãi đỗ xe đô thị); giao thông;khoa học và công nghệ

4 Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan (phụ lục 01).

II TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHĨNH VĂN PHÒNG CƠ QUAN

1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND Huyện Kinh Môn 1.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Văn phòng tham mưu giúp HĐND-UBND huyện xây dựng, thẩm tra vàquản lý việc ban hành văn bản thuộc thẩm quyền của HĐND-UBND huyện đảmbảo đúng chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật Nhà nước, tuânthủ Quy chế làm việc của Thường trực HĐND và Quy chế làm việc của UBNDhuyện

Chuẩn bị các báo cáo về hoạt động của HĐND, UBND huyện; biên tập vàquản lí hồ sơ, biên bản các kì họp HĐND, các cuộc họp và làm việc của Thườngtrực HĐND, UBND và Lãnh đạo UBND huyện, tổng hợp và thông báo kết quảcác kì họp, phiên họp của HĐND&UBND huyện; phục vụ và chuẩn bị điều kiệncho các kì họp cả HĐND huyện.

Thực hiện công tác quản lí văn bản, lập hồ sơ, lưu trữ văn bản, hồ sơ theoquy định của pháp luật; Tiếp nhận và quản lý các loại văn bản gửi đếnHĐND&UBND huyện, chuyển đúng đối tượng, theo dõi chặt chẽ quá trình vậnhành các văn bản, tô chức in, sao, phát hành văn bản đúng thể loại, thể thức,thẩm quyền ban hành và gửi đúng thành phần; thực hiện chế độ trực hành chính,trực điện thoại, fax theo quy định

Xây dựng Chương trình, Kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm giúpThường trực HĐND, các ban của HĐND, UBND, lãnh đạo UBND huyện, triểnkhai thực hiện và thường xuyên theo dõi, đôn đốc thực hiện Chươn trình, kếhoạch đã xây dựng

Theo dõi, đôn đốc HĐND, UBND các xã, thị trấn, các cơ quan chuyênmôn thuộc UBND huyện chuẩn bị các đề án và tham gia ý kiến, thẩm định nộidung, hình thức, thể thức các đề án trước khi trình HĐND, UBND xem xétquyết định hoặc để HĐND, UBND trình cấp có thẩm quyền quyêt định

Tổ chức và thực hiện mối liên hệ với các cơ quan, tổ chức cấp trên, giữacác cơ quan cùng cấp, với cấp dưới trong công tác tham mưu, phục vụ lãnh đạo

và điều hành của Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND huyện

Phối hợp với Tanh tra nhà nước và các cơ quan nhà nước trong việc tiếpcông dân và giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân Phối hợp vớiThanh tr nhà nước và các cơ quan liên quan của Huyện tổ chức để chủ tịch hoặcPhó chủ tịch UBND huyên tiếp công dân theo Luật định va theo Quy chế làmviệc của UBND huyện

Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí hoạt động, cơ sở vật chất, phương tiệncho hoạt động của HĐND và UBND huyện, phục vụ các hội nghị, kì họp, phiênhọp của HDDND&UBND huyện.

Quản lý cán bộ, công chức, viên chức và tài sản của Văn phòng theo quyđịnh của Nhà nước; bồi dưỡng nâng cao trình độ về mọi mặt, tạo điều kiện đểnhân viên được học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn, chủ độngtham mưu, kiến nghị Lãnh đạo HĐND&UBND về chủ trương, biện pháp đểnâng cao đời sống vật chất và tinh thần cho nhân viên Văn phòng, đặc biệt lànghiệp vụ chuyên môn Ngoài ra còn thực hiện những nhiệm vụ được giao kháctheo yêu cầu của Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện

1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (phụ lục 02)

1.3 Số nhân sự hiện có của văn phòng và phân công nhiệm vụ của các

cá nhân trong văn phòng

1.3.1 Số nhân sự hiện có của văn phòng

1 Đ/c Nguyễn Đức Quảng - Chánh văn phòng

2 Đ/c Nguyễn Văn tuy – Phó chánh văn phòng

3 Đ/c Trần Văn Pha – Phó chánh văn phòng

4 Đ/c Nguyễn Thị Đoàn – CB văn phòng

5 Đ/c Phan Thị Gấm – Cán sự văn phòng

6 Đ/c Nguyễn Thị Thoa – Chuyên viên văn phòng

7 Đ/c Nguyễn Văn Tân – CB văn phòng

8 Đ/c Nguyễn Đình Ái – CB văn phòng

9 Đ/c Nguyễn Thành Nam – CB văn phòng

10 Đ/c Phạm Thị Dự - Văn thư

11 Đ/c Mạc Duy Lâm – bảo vệ

12 Đ/c Nguyễn Thị Xoan – Cấp dưỡng.

13 Đ/c Nguyễn Thị Oanh – CBHĐ văn phòng

14 Đ/c Nguyễn Ngọc Bằng – CBHĐ văn phòng

15 Đ/c Nguyễn Thị Thu – CBHĐ văn phòng

16 Đ/c Hoàng Văn Minh – CBHĐ văn phòng

17 Đ/c nguyễn thị Hương – CBHĐ văn phòng

1.3.2 Phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng

Đ/c Nguyễn Đức Quảng – Chánh văn phòng:

Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND, UBND huyện;chịu trách nhiệm trước pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạnđược giao và chịu sự kiểm tra, hướng dẫn chỉ đạo về công tác chuyên môn củaVăn phòng HĐND, UBND tỉnh

Đăng kí nội dung, bố trí làm việc của các tổ chức, cá nhân với Thườngtrực HĐND và lãnh đạo UBND về các công việc liên quan thuộc thẩm quyềnquản lí của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện

Tổ chức việc xây dựng, trình UBND huyện thông qua vàgiúp UBND huyện kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việccủa UBND Giúp UBND, Chủ tịch UBND huyện tổ chứ việc thực hiện Quy chếphối hợp công tác giữa UBND huyện với Thường trực Huyện ủy, Thườngtrực HĐND, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổquốc Việt Nam, các đoàn thể cùng cấp

Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của UBND, tổ chức việc thuthập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của Thườngtrực HĐND huyện, của Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện Kiểm tra, đôn đốccác cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện, UBND xã thực hiện cácchương trình, kế hoạch, công tác của UBND huyện

Tham mưu tổ chức thực hiện bộ phận tiếp nhận, giải quyết và trả kết quảtheo cơ chế “một cửa” của UBND huyện.

Tổ chức điều hành các hội nghị của HĐND&UBND huyện

Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bảncủa HĐND, UBND và Chủ tịch UBND huyện Kiểm tra thể thức, nội dung vàthẩm quyền ban hành văn bản, kí tắt vào cuối văn bản trước khi trình Lãnhđạo HĐND&UBND ký.Ký các văn bản thuộc thẩm quyền của Văn phòng, kýmột số văn bản của Thường trực HĐND và Lãnh đạo UBND huyện khi được ủyquyền

Lãnh đạo và điều hành công tác Văn phòng HĐND-UBND huyện bảođảm tham mưu, phục vụ thông suốt, kịp thời cho công tác chỉ đạo, điều hànhcủa HĐND&UBND huyện

Trực tiếp điều hành, quản lý xe phục vụ công việc theo yêu cầu nhiệm vụcủa Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND, đảm bảo đúng quy chế sử dụng xecông

Giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủ tịch, Phó chủtịch HĐND và Lãnh đạo UBND huyện giao

Là chủ tài khoản của cơ quan Văn phòng HĐND&UBND huyện

Đ/c Trần văn Pha – Phó chánh văn phòng.

Giúp Chánh văn phòng điều hành, tổ chức thực hiện các công việc đượcphân công và chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về các công việc đượcphân công Điều hành công việc của Văn phòng khi Chánh văn phòng vắng;được ủy quyền ký một số văn bản của Văn phòng, của Thường trực HĐND vàLãnh đạo UBND huyện

Phụ trách và trực tiếp chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ sau:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc tuần của Lãnhđạo HĐND và UBND huyện, lịch trực cơ quan.

- Xây dựng báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm côngtác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện; báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng,năm và báo cáo khác của UBND huyện, theo sụ chỉ đạo của Lãnhđạo UBND huyện

- Biên tập, dự thảo Chỉ thị, Nghị quyết, Thông báo ý kiến chỉ đạocủa HĐND&UBND huyện, các văn bản khác của HĐND&UBND huyện về lĩnhvực Kinh tế, Tài chính tổng hợp, nông lâm, ngư nghiệp, công nghiệp, thươngnghiệp, dịch vụ và các đơn vị thuộc khối theo chỉ đạo của Thường trực HĐND,Lãnh đạo UBND huyện

- Chỉnh sửa các bản dự thảo báo cáo, các văn bản hành chính khác liênquan tới lĩnh vực kinh tế do các cơ quan đơn vị dự thảo trước khi trình ChánhVăn phòng kí tắt

- Dự và ghi biên bản, ghi âm các kì họp, phiên họpcủa HĐND&UBND triệu tập Điều hành các hội nghị nếu được Chánh Vănphòng ủy quyền

- Tham mưu các ý kiến phát biểu của Lãnh đạo HĐND&UBND tại các

kỳ họp, phiên họp, hội nghị trên cơ sở dự thảo của các ngành, cơ quan liên quan

- Theo dõi, đôn đốc các ngành, các xã, thị trấn chuẩn bị báo cáo, đề án

và các văn bản khác trên lĩnh vực kinh tế, kịp thời phát hiện, đề xuất với lãnhđạo biện pháp xử lí cần thiết

- Chỉ đạo công tác xử lí văn bản đến, sao, in và chuyển đến lãnhđạo HĐND&UBND, các cơ quan, đơn vị liên quan; ký duyệt cấp giấy in ấn tàiliệu, tem, phong bì và các loại văn phòng phẩm khác Theo dõi công tác in ấn,phát hành và gửi văn bản Phụ trách công tác mua sắm Văn phòng phẩm, phô tô,

vi tính cơ quan