Đang tải... (xem toàn văn)
A. LỜI MỞ ĐẦU:1B. TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ UBND HUYỆN KINH MÔN2PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN KINH MÔN4I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN KINH MÔN.41. Chức năng:42. Nhiệm vụ, quyền hạn:43. Cơ cấu tổ chức:104. Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan (phụ lục 01).13II. TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÍ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHĨNH VĂN PHÒNG CƠ QUAN131. Tổ chức và hoạt động của văn phòng UBND Huyện Kinh Môn131.1 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng131.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (phụ lục 02)151.3 Số nhân sự hiện có của văn phòng và phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng151.3.1 Số nhân sự hiện có của văn phòng151.3.2 Phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng161.4 Thống kê tên các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ do UBND huyện Kinh Môn ban hành: (phụ lục 03).222. Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Kinh Môn.222.1 Các hình thức văn bản và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây:222.2 Sưu tầm mỗi tên loại văn bản 01 bản (phụ lục 04).232.3 Các bước quy trong trình soạn thảo văn bản của cơ quan:24
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI MỞ ĐẦU: Như biết, quan cần có văn phòng Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí tổng hợp thơng tin phục vụ lãnh đạo Văn phịng có vai trị quan trọng quan, tổ chức Cơng tác văn phịng thực tốt động lực thúc đẩy phát triển, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động củ quan, đơn vị Ngược lại cơng tác văn phịng thực khơng tốt dẫn đến nhiều khó khăn hiệu đạt không mong muốn Bởi mà cơng tác văn phịng khơng có đóng góp lớn cho quan tổ chức mà cịn cịn góp phần vào thúc đẩy phát triển cơng xây dựng đất nước Là sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trị văn phịng, em thầy giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần biết đặc điểm, hoạt động văn phòng, hiểu quản trị văn phòng Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kĩ trình tổ chức thực hoạt động, quản lí, điều hành quan tổ chức, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức đợt kiên tập cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độ hiểu biết giúp sinh viên gần với thực tế, rèn luyện thêm ý thức làm việc với phương châm mà nhà trường đề ra: “Học thật đôi với Làm thật” “ Học đôi với Hành” Qua đợt kiến tập này, em có thêm nhiều thơng tin, kiến thức bổ ích Có thể tự tạo cho phương thức học tập sở thực tế qua học hỏi Nhờ mà thân trau dồi kiến thức nhiều hơn, động hơn, khéo léo hơn.Và điều kiện cần thiết chuyên ngành quản trị văn phịng nói riêng chun ngành khác quan đơn vị.Đây hoạt động ý nghĩa bổ ích cho sinh viên chúng em để phục vụ cho công tác sau Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ UBND HUYỆN KINH MƠN Giới thiệu chung Kinh Mơn huyện tỉnh Hải Dương, giáp với Hải Phòng Quảng Ninh, huyện tương đối đặc biệt so với huyện khác tỉnh vốn mệnh danh tỉnh nông nghiệp Một dãy núi đất hệ thống núi vòng cung Đông Triều làm xương sống huyện Về núi non, Kinh Mơn cảnh trí tương đối giống Chí Linh, Kinh Mơn cịn đặc biệt có núi đá xanh rải rác, sông bao bọc, cánh đồng rộng lớn Trong sách thường phân loại Kinh Môn huyện bán sơn địa Vị trí địa lý Huyện Kinh Mơn nằm phần lãnh thổ phía đơng tỉnh Hải Dương, phía bắc giáp tỉnh Quảng ninh, phía đơng giáp thành phố Hải Phịng, phía tây nam giáp huyện Kim thành, phía tây bắc giáp huyện Nam sách Chí linh Tỉnh Hải Dương Huyện nằm kề bên tuyến đường quốc lộ 5A 18 tuyến giao thông quan trọng quốc gia vùng trọng điểm kinh tế phía bắc Huyện bao bọc chia cắt song lớn (sông Kinh Môn, sông Kinh thầy, sông Đá vách, sông Hàn mấu) Kinh tế + Tốc độ tăng trưởng (KV huyện quản lý) 2001 ; 2002 tăng 10,7%/năm (năm 2001 tăng 9,24%; 2002 tăng 12,42% đạt, dự kiến năm 2003 tăng 12,5% + Cơ cấu kinh tế : Trên địa bàn Huyện Kinh Mơn năm 2002 có cấu nơng nghiệp 12,2%, công nghiệp xây dựng 79%, dịch vụ 8,8% Khu vực huyện quản lý năm 2002 nông nghiệp 48,6%, công nghiệp-xây dựng 25,2%, dịch vụ 26,2% Năm 2003 dự kiến nông nghiệp 45,7%, công nghiệp-xây dựng 27,45%, dịch vụ 26,85% Trong nông nghiệp năm 2002 trồng Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trọt 56,2%, chăn nuôi-thuỷ sản 39,6%, dịch vụ 4,2%, năm 2003 dự kiến trồng trọt 55,5%, chăn nuôi-thuỷ sản 39,9%, dịch vụ 4,6% Du lịch Kinh Môn tiếng với Đền Cao - nơi thờ Hưng Đạo Vương Trần Quốc Tuấn danh lam thắng cảnh động Kính Chủ - nơi có nhiều hang động đá vôi tuyệt đẹp gắn với đấu tranh cách mạng nhân dân Hải Dương Việt Nam thời kỳ chống ngoại xâm Động Kính Chủ nằm quần thể núi đá xanh cách An Phụ vài ba số Chắc thời Lý, Kính Chủ nơi trung tâm Phật giáo, trước nhà tu hành phát An Tử Chính sử chép nơi có 49 hang động, lầu son gác tía Lý Thần tơng nhà Trần cho tu đó, thực chất an trí Nay di tích khơng cịn nhiều, cịn phế tích Vấn đề Kính Chủ vấn đề chung nan giải nước Văn hóa - Giáo dục Chất lượng giáo viên 48,8% giáo viên mầm non Cơ sở vật chất : 44,04% phòng học mầm non xây dựng kiên cố,, 94,93% phòng học tiểu học, 94,87% phòng học trung học sở, 100% phòng học trung học phổ thông xây dựng kiên cố cao tầng 90,8% giáo viên tiểu học, 94,14% giáo viên trung học sở 100% giáo viên trung học phổ thông đạt chuẩn Chất lượng giáo dục mặt ngày nâng cao tỷ lệ học sinh cuối cấp tốt nghiệp đạt từ 98 - 100%, toàn huyện phổ cập song trung học sở Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA UBND HUYỆN KINH MƠN I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN KINH MÔN Chức năng: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Nhiệm vụ, quyền hạn: a) Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân huyện thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân huyện định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã b) Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng phát triển ngành; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã; c) Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã; d) Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân tỉnh e) Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn g) Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý công trình cơng cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hố - thơng tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hố gia đình; Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xố đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo h) Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức thực bảo vệ mơi trường; phịng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương i) Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phịng tồn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an tồn xã hội, xây dựng lực lượng cơng an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội k) Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tơn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương; Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tơn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tơn giáo để làm trái quy định pháp luật sách Nhà nước theo quy định pháp luật l) Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân huyện; Tổ chức thực đạo Uỷ ban nhân dân thị trấn, xã thực biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn; Tổ chức, đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật; Tổ chức, đạo việc thực công tác kiểm tra, tra nhà nước; tổ chức tiếp dân, giải kịp thời khiếu nại, tố cáo kiến nghị công dân; hướng dẫn, đạo cơng tác hồ giải xã; m) Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành chính, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật; Quy định tổ chức máy nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp theo hướng dẫn Uỷ ban nhân dân cấp trên; Vũ Thị Chinh Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bước 9: Kiểm tra, xử lí kĩ thuật, ký, hoàn thiện văn để ban hành 2.4 Nhận xét tình hình kiểm tra, rà sốt hệ thống hóa văn quản lí quan Trong q trình ban hành văn quan, tổ chức phát sinh tồn tại, khiếm khuyết Cơng tác rà sốt hệ thống hóa văn có tác dụng kiểm tra, rà sốt, tìm sai sót để khắc phục lại Kiểm tra, rà sốt văn việc xem xét, đối chiếu, đánh giá quy định văn rà soát với văn pháp lý để rà soát tình hình phát triển kinh tế - xã hội nhằm phát hiện, xử lý kiến nghị xử lý quy định trái pháp luật, mâu thuẫn, chồng chéo, hết hiệu lực khơng cịn phù hợp Hệ thống hoá văn việc tập hợp, xếp văn thành hệ thống theo tiêu chí định Nhờ có cơng tác kiểm tra, rà sốt hệ thống hóa văn mà quan tiến hành công tác kiểm tra văn cách thường xuyên, kịp thời theo quy định Pháp luật, đảm bảo chặt chẽ quan, đơn vị từ quan cá nhân, đơn vị phát văn có dấu hiệu trái pháp luật, mâu thuẫn, chồng chéo q trình thực có quyền phản ánh với thông tin đại chúng đề nghị với quan, người có quyền thẩm tra văn Quy trình rà sốt, hệ thống hóa văn quan bao gồm bước: Bước 1: Xác định nhu cầu Bước 2: Lậ kế hoạch rà soát, hệ thống hóa Bước 3: Phê duyệt kế hoạch rà sốt, hệ thống hóa Bước 4: Tập hợp, phân loại văn Bước 5: Kiểm tra văn Bước 6: Lấy ý kiến cá đơn vị ngồi Bộ có liên quan Bước 7: Xử lý kết rà soát, hệ thống hóa Bước 8: Phê duyệt kết rà sốt, hệ thống hóa văn Vũ Thị Chinh 25 Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bước 9: Công bố kết rà sốt, hệ thống hóa văn Cơng tác rà sốt, hệ thống hóa văn củ uan đánh giá tốt Cơ quan ban hành cách đầy đủ, thống theo yêu cầu Pháp luật Nhà nước Các văn trước ban hành kiểm tra điều chỉnh theo mẫu cơng văn, định,… Khi có văn có sai sót quan kịp thời sửa chữa ban hành theo thời gin quy định Các chuyên viên đảm nhiệm công việc theo dõi sát sao, cập nhật thường xuyên văn để khơng nhiều cơng sức, thời gian tìm kiếm, thu thập.Đây coi ưu điểm tốt quan Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 3.1 Những trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến văn phòng quan Văn phòng quan bố trí tầng khu nhà tầng, gồm phòng riêng biệt: Các phòng Chánh Văn phịng, phó Chánh Văn phịng, CB Văn phịng, phịng văn thư xếp xen kẽ để dễ dàng cho việc trao đổi thông tin, làm việc hiệu Tùy vào tính chất cơng việc phân cơng nhiện vụ mà phịng làm việc trang bị số trang thiết bị sau: máy vi tính, máy photocopy, máy in, máy fax, máy điện thoại, máy điều hịa,….Ngồi phịng làm việc cịn có bàn ghế uống nước để tiếp khách trao đổi công việc Điện thoại phương tiện kĩ thuật thiếu quan nào, dùng để liên lạc, trao đổi thông tin cá nhân, đơn vị Máy photocopy dùng để phơ tơ tài liệu, tạo sao, dùng lúc công việc văn phòng Máy fax phận xử lý văn truyền thơng cách trao đổi văn in tới phận xử lý văn khác qua máy Computer máy chụp, hữu ích cho việc trao đổi tài liệu Vũ Thị Chinh 26 Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Máy in dùng để in tài liệu, trang thiết bị hữu dụng quan Máy tính dùng để cung cấp, tìm kiếm thơng tin, trao đổi thơng tin qua mạng, phương tiện cung cấp tiện nghi xử lí văn nhanh nhất… Ngồi ra, Văn phịng huyện cịn trang bị loại trang thiết bị khác như: bàn, ghế, loại tủ đựng hồ sơ…và trang thiết bị khác phục vụ ch hoạt động quan Các trang thiết bị bố trí cách hợp lí tạo điều kiện thuận lợi cho cơng việc 3.2 Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc Văn phòng: (phụ lục 05) 3.3 Nhận xét ưu, nhược điểm việc bố trí, xếp trang thiết bị: Cách bố trí trang thiết bị phịng làm việc quan quan cần thiết, thể khoa học phòng làm việc Sau số ưu, nhược điểm cách bố trí trang thiết bị văn phịng UBND huyệ Kinh Môn: Ưu điểm: Các trang thiết bị trang bị đầy đủ tạo điều kiện tốt cho cán làm việc Vị trí xếp trang thiết bị, phương tiện phịng hợp lí khoa học, thuận lợi cho việc thực công việc cách nhanh chóng, đầy đủ, xác Hầu hết trang thiết bị sử dụng tốt, không làm ảnh hưởng tới cơng việc, có bố trí hợp lý nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi nhân viên với lãnh đạo, nhân viên với nhân viên… Ngoài trang thiết bị máy in, photocopy, máy fax, máy tính…thì phịng làm việc cịn có bàn ghế tiếp khách, tủ đựng tài liệu, trang thiết bị hữu dụng khác giúp cho phòng làm việc tiện nghi nhiều Trong phịng cịn bố trí xanh tạo khoảng khơng gian thoải mái, thư giãn làm việc… Nhược điểm: Vũ Thị Chinh 27 Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mặc dù hầu hết trang thiết bị sử dụng tốt bên cạnh cịn có máy gặp vài cố gây cản trở cho công việc, đạt hiệu khơng mong muốn Vẫn cịn phịng làm việc việc bố trí chưa thực khoa học, tài liệu xếp không nơi quy định nên ảnh hưởng tới việc tìm kiếm văn bản… Cách khắc phục: Các trang thiết bị phải bố trí thực khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực công việc Lãnh đạo cán văn phịng Bố trí thiết bị phù hợp, dễ nhìn, dễ sử dụng Kiểm tra loại máy móc hoạt động cho tốt bố trí hợp lí Trang bị thêm phương tiện hữu dụng phục vụ cơng việc máy điều hịa, hệ thống chiếu sáng… 3.4 Các phần mềm sử dụng cơng tác văn phịng quan Hiện việc ứng dụng phần mềm cơng tác văn phịng UBND huyện hạn chế Hầu hết thủ tục hành quan thự phương pháp thủ cơng Bên cạnh đó, có hỗ trợ cơng nghệ thơng tin, máy tính, phương tiện đại, quan cúng sử dụng phần mềm Microsoft Office Đây công cụ soạn thảo văn phổ biến Các phần mềm khác cịn hạn chế chưa đưa vào sử dụng Vũ Thị Chinh 28 Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ Nhận xét đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phịng UBND huyện Kinh Môn Trong thời gian kiến tập UBND huyện Kinh Môn em học hỏi nhiều điều, thấy cơng tác văn phịng quan có vai trị quan trọng Qua tìm hiếu qua thời gian kiến tập em xin đưa số nhận xét cơng tác hành quan sau: Về cơng tác văn phịng Ưu điểm: Văn phịng UBND huyện Kinh Mơn nhìn chung khoa học, hiệu công việc tốt Các cán phân công nhiệm vụ cách cụ thể, chi tiết Để nâng cao trình độ chun mơn cho cán bộ, nhân viên phòng, quan tổ chức cử cán học trương lớp có uy tín nước, đào tạo cán giỏi, nâng cao trình độ trị, ý thức công việc cá nhân quan có cấp, chứng chi học ngành Khi có nhân viên người có kinh nghiệm kèm cặp, giúp đỡ họ giúp họ thích nghi với mơi trường cơng việc văn phịng Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định Nhà nước Văn phịng làm tốt cơng tác tham mưu cho Lãnh đạo vấn đề quan, việc thu thập, xử lý thông tin làm tốt công tác hậu cần Văn phòng thực tốt việc tiếp dân, xử lý đơn thư, khiếu nại, tố cáo nhân dân đáp ứng lòng mong mỏi họ Các trang thiết bị văn phòng đầy đủ, đại, bố trí tương đối khoa học giúp cán làm việc hiệu Vũ Thị Chinh 29 Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mối quan hệ Lãnh đạo nhân viên hịa đồng, khơng gị bó, áp đặt Văn phõng thường xuyên thay đổi cách làm việc nhằm tạo khơng khí, mơi trường giúp cho cán bộ, nhân viên văn phòng làm việc hiệu Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm Văn phịng cịn tồn số nhược điểm sau: Một số cá nhân chưa thực tích cực cơng việc, đơi cịn có thời gian trống, có Lãnh đạo kiểm tra thực làm việc nghiêm túc Vẫn hạn chế nhỏ việc chậm trễ cơng việc, khơng hồn thành tiêu, thời hạn giao Các phần mềm chưa đưa vào áp dụng nhiều nên gặp nhiều khó khăn, chủ yếu sử dụng phương pháp thủ cơng Đặc biệt cịn tượng hút thuốc hành phịng làm việc… Về công tác văn thư, lưu trữ quan Ưu điểm: Cán văn thư, lưu trữ người có trình độ chun mơn cao nên cơng tác văn thư đảm bảo tốt, thực cách đầy đủ, xác Các loại văn xếp cách tương đối khoa học nên dễ dàng cho việc tìm kiếm tài liệu Cơng tác văn thư lưu trữ giải cách nhanh chóng, kịp thời cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết đáp ứng Bảo mật tốt tài liệu quan trọng đảm bảo khơng bị lộ ngồi làm ảnh hưởng tới quan Vũ Thị Chinh 30 Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cán văn thư, lưu trữ thực đầy đủ quy trình tiếp nhận xử lý văn Phòng làm việc cán văn thư, lưu trữ khoa học, có đầy đủ trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công việc… Nhược điểm: Một số khâu nghiệp vụ làm chưa tốt công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu, tài liệu xếp có chỗ bị nhầm, ảnh hưởng tới hoạt động tìm kiếm cán cần thiết Việc lưu văn chưa thống nên số giấy tờ bị thất lạc,khơng tìm thấy… Chưa có phần mềm hỗ trợ chơ cơng tác văn thư lưu trữ phải sử dụng phương pháp thủ công chủ yếu… Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phụ nhược điểm Để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Văn phòng quan, em xin đưa số giải pháp cụ thể sau: Các cán bộ, nhân viên văn phòng phải đào tạo, trau dồi kiến thức đặc biệt tin học ngoại ngữ để nâng cao trình độ lực làm việc Đầu tư trang thiết bị đại, đưa chương trình phần mềm ứng dụng vào cơng tác văn phịng đảm bảo hiệu cơng việc tốt Lãnh đạo văn phịng phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm việc cán bộ, nhân viên, đưa hình thức khen thưởng, kỉ luật phù hợp để nhắc nhở động viên tinh thần làm việc họ Các cán văn phòng phải nâng cao ý thức làm việc nữa, không hút thuốc nơi công sở Cán cơng nhân viên phải chủ động tiếp dân, phải có mối quan hệ hài hòa, đáp ứng, giải thắc mắc họ Thường xuyên dọn dẹp văn phòng đảm bảo cảnh quan khơng khí làm việc Vũ Thị Chinh 31 Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN CHUNG Trong thời gian kiến tập UBND huyện Kinh Môn giúp em trau dồi thêm kiến thức nhiều Đây khoảng thời gian ý nghĩa sinh viên năm thứ hai em.Qua việc học tập trường thực hành quan em thấy khác lý thuyết học cơng việc thực phải làm Nhờ mà em thực hiểu ý nghĩa câu “Học đôi với Hành” Ở trường, em thầy cô giảng dạy, truyền đạt kiến thức, giúp em có hiểu biết văn phịng, công tác văn thư lưu trữ kiến thức xã hội Còn quan, em thực hành, bắt tay vào làm việc, dựa sở học Cùng với giúp đỡ, hướng dẫn tận tình cô chú, anh chị quan Nhờ mà em phần nâng cao kiến thức, rèn luyện ý thức làm việc, hiểu mối quan hệ quan, phong cách làm việc, tương trợ hỗ trợ lẫn Lãnh đạo nhân viên, nhân viên với nhân viên Đặc biệt kết hợp hài hịa thực tiễn lí luận để chuẩn bị tốt cho cơng việc sau trường có nhận thức rõ ràng vai trị cơng tác văn phòng quan Qua đây, em xin cảm ơn trường Đại học Nội vụ nói chung khoa Quản trị văn phịng nói riêng tạo điều kiện cho chúng em kiến tập thực tế quan nhà nước để chúng em học hỏi thêm nhiều kiến thức kinh nghiệm quý báu, tự tin hơn, giúp ích nhiều đường tương lai sau Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới UBND huyện Kinh Mơn nói chung Văn phịng UBND huyện nói riêng tiếp nhận, giúp đỡ tận tình bảo em thời gian kiến tập vừa qua Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô Đinh Thị Hải Yến – giáo viên hướng dẫn kiến tập thầy cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt kiến thức để em hồn thành tốt đợt kiến tập ngành nghề Và em gửi lời cảm ơn đến anh Nguyễn Văn Tuy - phó Chánh Văn phịng UBND huyện Kinh Môn trực tiếp dạy giúp đỡ em thời gian qua Vũ Thị Chinh 32 Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trên báo cáo kiến tập em, em cố gắng để hoàn thành kinh nghiệm chưa nhiều, hiểu biết hạn chế lần áp dụng kiến thức học vào thực tế nên bỡ ngỡ khơng thể tránh khỏi sai sót Vì vậy, kính mong thầy, giáo chú, anh chị quan góp ý để báo cáo em hoàn thiện hơn./ EM XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN! Kinh Môn, ngày 08 tháng năm 2013 Sinh viên: Vũ Thị Chinh Vũ Thị Chinh 33 Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III: PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Kinh Môn: Vũ Thị Chinh 34 Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phịng huyện Kinh Mơn: Chánh văn phịng Phó chánh văn phòng Bộ phận Tổng hợp Vũ Thị Chinh Phó chánh văn phịng Bộ phận tiếp nhận trả kết hồ sơ hành Bộ phận Hành Quản trị 35 Bộ phận Kế toánTài vụ Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: TÊN CÁC VĂN BẢN QUẢN LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ DO UBND HUYỆN KINH MƠN BAN HÀNH: STT Số, kí hiệu văn Tên loại trích yếu nội dung Ngày tháng ban hành văn Quyết định việc ban hành danh mục 01 02 03 1272/QĐ-CT 2214/UBND- thành phần tài liệu thuộc diện nộp, lưu vào lưu trữ huyện Nghị định việc thực công tác NV văn thư-lưu trữ Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, 53/KH-UBND lưu trữ UBND xã, thị trấn năm 04 178/UBND-NV 05 24/UBND-VP 06 41/UBND-NV Vũ Thị Chinh 2008 Báo cáo thóng kê tài liệu lưu trữ cán làm công tác Văn thư-lưu trữ Chỉ thị việc thực chế độ lập hồ sơ giao nộp tài liệu lưu trữ Chỉ thị việc điều tra, khảo sát tài liệu lưu trữ 36 06/7/2009 24/10/2008 11/8/2008 10/9/2010 14/2/2009 26/3/2010 Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: MỘT SỐ VĂN BẢN DO UBND HUYỆN KINH MÔN BAN HÀNH Danh mục văn bản: STT Số, kí hiệu văn Tên loại trích yếu nội dung 01 16/KH-UBND 02 85/BC-UBND cấp Thanh niên xung phong Kế hoạch tổ chức hoạt động Tết trung thu năm 2012 Báo cáo việc đề nghị xét hưởng trợ Ngày, tháng ban hành văn 21/9/2012 19/9/2012 theo Quyết định số 40/QĐ-TTg Công văn việc đề nghị giải 03 04 05 205/UBNDLĐTBXH 1891/QĐUBND chế độ mai táng phí TNXP theo Quyết định số 290/2005/QĐ-TTg Quyết định việc thuyên chuyển viên chức Chỉ thị việc tổ chức hoạt động hè 11/CT-UBND chiến dịch Thanh niên tình nguyện 22/8/2012 15/10/2012 21/5/2012 năm 2012 Vũ Thị Chinh 37 Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05 SƠ ĐỒ CÁCH BỐ TRÍ, SẮP XẾP CÁC TRANG THIẾT BỊ TRONG MỘT PHỊNG LÀM VIỆC CỦA UBND HUYỆN KINH MƠN: b a b 3 a 1 Cửa vào Máy in Bàn tiếp khách Tủ đựng hồ sơ, tài liệu Ghế ngồi Tủ đựng sách, vp phẩm Bàn làm việc Bình nước Máy tính b Sọt rác a Chậu cảnh Vũ Thị Chinh 38 Lớp: QTVP K6C ... tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B TỔNG QUAN SƠ LƯỢC VỀ UBND HUYỆN KINH MƠN Giới thiệu chung Kinh Mơn huyện tỉnh Hải Dương, giáp với Hải Phòng Quảng Ninh, huyện tương đối đặc biệt so với huyện. .. QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.1 Phòng Nội vụ Chức nhiệm vụ: tham mưu giúp UBND huyện thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: Tổ chức, biên chế quan hành nghiệp nhà nước;... chức máy UBND huyện Kinh Môn: Vũ Thị Chinh 34 Lớp: QTVP K6C Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng huyện Kinh Mơn: Chánh văn phịng Phó chánh văn phịng