Báo cáo thực tập sinh viên đại học nội vụ tại Bộ Nội vụ

MỤC LỤC 1 LỜI MỞ ĐẦU: 5 Phần I: 7 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ NỘI VỤ 7 Vài nét về sự hình thành và quá trình phát triển của Bộ Nội vụ. 7 1. Chức năng. 9 2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 9 3. Cơ cấu tổ chức bộ máy 10 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VỤ CÔNG CHỨC – VIÊN CHỨC 11 1.Vị trí, chức năng. 11 2. Nhiệm vụ, quyền hạn. 11 3. Cơ cấu tổ chức. 14 4. Chế độ làm việc. 16 III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA BỘ NỘI VỤ. 16 1. Tổ chức quản lý và hoạt động của văn phòng. 16 1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng: 16 1.2. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của Bộ Nội vụ : 21 1.3. Công tác tổ chức Hội nghị của Bộ Nội vụ: 21 1.4. Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Bộ: 23 1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan. 24 Báo cáo thực tập sinh viên đại học nội vụ tại Bộ Nội vụBáo cáo thực tập sinh viên đại học nội vụ tại Bộ Nội vụBáo cáo thực tập sinh viên đại học nội vụ tại Bộ Nội vụ

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

LỜI MỞ ĐẦU: 5

Phần I: 7

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ NỘI VỤ 7

Vài nét về sự hình thành và quá trình phát triển của Bộ Nội vụ 7

1 Chức năng 9

2 Nhiệm vụ và quyền hạn 9

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy 10

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VỤ CÔNG CHỨC – VIÊN CHỨC 11

1.Vị trí, chức năng 11

2 Nhiệm vụ, quyền hạn 11

3 Cơ cấu tổ chức 14

4 Chế độ làm việc 16

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA BỘ NỘI VỤ 16

1 Tổ chức quản lý và hoạt động của văn phòng 16

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng: 16

1.2 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của Bộ Nội vụ : 21

1.3 Công tác tổ chức Hội nghị của Bộ Nội vụ: 21

1.4 Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Bộ: 23

1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan 24

1.6 Ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức bộ máy của Vụ Công chức - Viên chức 27

2 Về công tác văn thư 28

2.1 Tổ chức công tác văn thư 28

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 29

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Văn phòng Bộ: 32

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 37

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 38

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 38

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 38

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 39

3.4 Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ 40

PHẦN II 40

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ 40

QUAN 40

1 Xác định hệ thống văn bản và mẫu hóa một số văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ Nội vụ: 41

1.1 Văn bản do Bộ Nội vụ ban hành bao gồm các loại văn bản sau: 41

1.2 Mẫu hóa một số văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ Nội vụ: 41

PHẦN III 42

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 42

I ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ 42

II NHỮNG GIẢI PHÁP ĐỂ PHÁT HUY ƯU ĐIỂM, KHẮC PHỤC NHƯỢC ĐIỂM 46

III KẾT LUẬN: 50

PHẦN PHỤ LỤC 52

LỜI MỞ ĐẦU:

Như chúng ta đã biết, trong bất kì một cơ quan nào cũng đều cần có vănphòng Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lí vàtổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng có vai trò quan trọng trong cơquan, tổ chức Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự pháttriển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động củ cơ quan, đơn vị Ngược lạicông tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn và hiệu quảđạt được không như mong muốn Bởi vậy mà công tác văn phòng không chỉ cónhững đóng góp lớn cho cơ quan tổ chức mà còn nó còn góp phần vào sự thúc đẩyphát triển công cuộc xây dựng đất nước

Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội với chuyên ngành Quản trịvăn phòng, em đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu phần nào đã biếtđược những đặc điểm, hoạt động của văn phòng, hiểu được thế nào là quản trị vănphòng Nhằm trang bị cho sinh viên nhưng kiến thức và kĩ năng trong quá trình tổchức và thực hiện những hoạt động, quản lí, điều hành của cơ quan tổ chức, trườngĐại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt kiến tập, đặc biệt là đợt thực tập chosinh viên khoa Quản trị văn phòng tại các cơ quan, đơn vị nhằm nâng cao trình độhiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với thực tế, rèn luyện thêm ý thứclàm việc đúng với phương châm mà nhà trường đã đề ra: “Học thật đi đôi với Làmthật” và “ Học đi đôi với Hành”

Được sự đồng ý của Lãnh đạo Vụ Công chức - Viên chức - Bộ Nội vụ, emđược tiếp nhận về Phòng Quản lý công tác hồ sơ cán bộ, công chức để giúp cán bộvăn thư của Vụ những nghiệp vụ về công tác Văn thư - Lưu trữ, thực hiện cácnghiệp vụ chuyên môn khác mà mình được đào tạo và một số công việc khác dưới

sự hướng dẫn của cán bộ chuyên viên trong Vụ Đây là môi trường thuận lợi cho

em tiếp cận với thực tiễn, giúp em hiểu rõ hơn về nghiệp vụ công tác Hành chínhvăn phòng, Văn thư - Lưu trữ Với kiến thức lý luận được trang bị, tích lũy trongthời gian học tập tại trường, cùng với quá trình tự học và trực tiếp thực hiện các

vụ của công tác văn phòng, nâng cao năng lực làm việc cũng như sự năng động,nhiệt tình và lòng say mê nghề nghiệp của một cán bộ văn phòng.

Trong thời gian thực tập gần 2 tháng (từ ngày 10/3 đến ngày 02/5/2014) tại

Vụ Công chức - Viên chức - Bộ Nội vụ, em đã nhận được sự hướng dẫn của cáccán bộ, công chức trong Vụ và đặc biệt là sự chỉ bảo tận tình của chuyên viên trựctiếp hướng dẫn thực tập đã tạo điều kiện giúp em hoàn thành đợt thực tập này

Do thời gian, trình độ và vốn kiến thức còn có những hạn chế nhất định, vìvậy báo cáo của em không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính chủ quan trongnhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp Chính vì vậy, để báo cáo đượchoàn thiện hơn, em rất mong nhận được sự thông cảm và những ý kiến đóng gópquý báu của các cán bộ, công chức trong Vụ Công chức - Viên chức; các thầy, côtrong Khoa Quản trị văn phòng để bài Báo cáo của em được hoàn thiện tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Phần I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA BỘ NỘI VỤ

Vài nét về sự hình thành và quá trình phát triển của Bộ Nội vụ.

Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Nội vụ gắn liền với sự ra đời

và phát triển của Nhà nước cách mạng, với quá trình đấu tranh giải phóngdân tộc và xây dựng đất nước Việt Nam qua các giai đoạn lịch sử

Ngày 28 tháng 8 năm 1945, theo đề nghị của Chủ tịch Hồ Chí Minh,

Uỷ ban dân tộc giải phóng Việt Nam do Quốc dân Đại hội Tân Trào bầu ra

đã được cải tổ thành Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà.Theo Quyết định số 40/CP ngày 26/2/1970 của Hội đồng Chính phủ, cácchức năng, nhiệm vụ quản lý công tác tổ chức nhà nước chuyển từ Bộ Nội

vụ về Phủ Thủ tướng Bộ Nội vụ lúc này chỉ thực hiện một số nhiệm vụ xãhội Ngày 6/6/1975, tại kỳ họp thứ nhất, Quốc hội khoá V đã quyết định hợpnhất Bộ Công an và Bộ Nội vụ thành một Bộ lấy tên là Bộ Nội vụ với chứcnăng bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội

Ngày 20/2/1973 Hội đồng Chính phủ bàn hành Nghị định số

29/NĐ-CP lập Ban Tổ chức của Chính phủ để thực hiện nhiệm vụ giúp Chính phủquản lý công tác tổ chức theo chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách,pháp luật của Nhà nước, xây dựng, kiện toàn bộ máy nhà nước trong điềukiện tình hình, nhiệm vụ mới

Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 135/HĐBT ngày7/5/1990 quy định tên gọi, vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Ban Tổ chức -Cán bộ Chính phủ

Ngày 30/9/1992 tại kỳ họp thứ nhất Quốc hội khoá IX, Ban Tổ chứccán bộ Chính phủ được xác định là cơ quan ngang Bộ, ngày 9/11/1994Chính phủ ban hành Nghị định số 181/CP quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ

Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ về công tác xây dựng bộ máy và đội ngũcán bộ, công chức trong tình hình mới, ngày 5/8/2002 Quốc hội khoá XIquyết định đổi tên Ban Tổ chức – Cán bộ Chính phủ thành Bộ Nội vụ.

Tên, địa chỉ, số điện thoại của Bộ Nội vụ.

- Tên cơ quan: Bộ Nội vụ

- Địa chỉ cơ quan: Số 8, đường Tôn Thất Thuyết , Quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội

- Số điện thoại: 04 62820404 Fax: 04 62820408 – 04.62820398

1 Chức năng.

Bộ Nội vụ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước

về các ngành, lĩnh vực: tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chính quyền địaphương, địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; tổ chức hội,

tổ chức phi Chính phủ; thi đua khen thưởng; tôn giáo; cơ yếu; văn thư lưu trữ nhà

nước và quản lý nhà nước đối với các dịch vụ công thuộc lĩnh vực quản lý của Bộtheo quy định của pháp luật.

2 Nhiệm vụ và quyền hạn.

Bộ Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định số36/2012/NĐ-CP ngày 18/4/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và những nhiệm vụ, quyềnhạn cụ thể sau:

- Trình Chính phủ dự án Luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án Pháplệnh, dự thảo Nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo Nghị quyết,Nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng Pháp luật hàngnăm của Bộ đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chínhphủ, Thủ tướng Chính phủ

- Trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dàihạn, năm năm, hàng năm, các dự án, công trình quan trọng quốc gia và các dự thảoquyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ thuộc phạm vi quản lý nhà nước củaBộ

- Ban hành các Quyết định, Chỉ thị, Thông tư thuộc phạm vi quản lý nhànước của Bộ

- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện cácvăn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đã được ban hànhhoặc phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; thông tin, tuyên truyền,phổ biến, giáo dục pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

- Ngoài ra Bộ Nội vụ còn có nhiều nhiệm vụ khác liên quan đến các vấn đềnhư sau: về tổ chức hành chính, sự nghiệp nhà nước; chính quyền địa phương; địagiới hành chính và phân loại đơn vị hành chính; quản lý biên chế; cán bộ côngchức, viên chức nhà nước; công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức, nhànước; chính sách tiền lương; tổ chức hội và các tổ chức phi chính phủ; thi đua khen

cách hành chính nhà nước; thực hiện Quy chế dân chủ ở cơ sở; hợp tác quốc tế;quản lý nhà nước về công tác thanh niên; thực hiện các dịch vụ công trong lĩnh vựcquản lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật; thanh tra, kiểm tra giải quyếtkhiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, tiêu cực và xử lý các hành vi vi phạmpháp luật trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; chủtrì, phối hợp với các Bộ, ngành giải quyết kiến nghị của các cơ quan nhà nước, tổchức chính trị - xã hội theo phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ;hướng dẫn, kiểm tra việc cho phép các cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu vàviệc quản lý, sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật; tổ chức và chỉ đạo thựchiện kế hoạch nghiên cứu khoa học và ứng dụng nghiên cứu khoa học trong cáclĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ; quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; quản lý tàichính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được phân bổ theo quyđịnh của pháp luật; thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủtướng Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.

3 Cơ cấu tổ chức bộ máy

- Ban Thi đua – Khen thưởng Trung ương.

- Ban Tôn giáo Chính phủ

- Ban Cơ yếu Chính phủ

- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

- Cơ quan đại diện của Bộ tại thành phố Hồ Chí Minh

- Cơ quan đại diện của Bộ tại thành phố Đà Nẵng

- Viện Khoa học tổ chức nhà nước

- Tạp chí Tổ chức nhà nước

- Trung tâm Thông tin

- Trung Tâm Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức

- Sơ đồ tổ chức bộ máy Bộ Nội vụ (Xem phụ lục 1)

II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VỤ CÔNG CHỨC – VIÊN CHỨC

1.Vị trí, chức năng.

Vụ Công chức – Viên chức là tổ chức của Bộ Nội vụ, có chức năng thammưu giúp Bộ trưởng thực hiện quản lý nhà nước về đội ngũ cán bộ, công chức,viên chức nhà nước

2 Nhiệm vụ, quyền hạn.

- Giúp Bộ trưởng xây dựng các dự án Luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội,

dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, dự thảonghị quyết, nghị định của Chính phủ về cán bộ, công chức, viên chức nhà nước,công chức dự bị theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ

đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự phân công của Chính phủ, Thủtướng Chính phủ

- Giúp Bộ trưởng xây dựng dự thảo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch pháttriển dài hạn, năm năm, hàng năm, các dự án và các dự thảo Quyết định, Chỉ thịcủa Thủ tướng Chính phủ thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ về cán bộ, công

- Xây dựng trình Bộ trưởng ban hành các văn bản quy phạm pháp luật phạm

vi quản lý nhà nước của Bộ về cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, công chức

dự bị

- Giúp Bộ trưởng chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và chịu trách nhiệm tổ chứcthực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đãđược ban hành hoặc phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ về cán bộ,công chức, viên chức nhà nước, công chức dự bị

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch cán bộ lãnh đạo, quản lý củacác Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; tổng hợp, báo cáo Thủtướng Chính phủ về quy hoạch cán bộ thuộc thẩm quyền của Thủ tướng Chínhphủ; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện quy hoạch, kế hoạch, chương trình xâydựng đội ngũ cán bộ, công chức

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Chính phủ, Thủ tướngChính phủ về : tuyển dụng, sử dụng, nâng ngạch, bổ nhiệm ngạch, chuyển ngạch,chuyển loại, đánh giá, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, luân chuyển, từ chức,miễn nhiệm, biệt phái, kỷ luật, thôi việc, nghỉ hưu và các chế độ, chính sách khácđối với cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của pháp luật

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Chính phủ về chứcdanh, tiêu chuẩn, số lượng cán bộ, lãnh đạo, quản lý từ cấp Phòng và tương đươngđến Thứ trưởng và tương đương của Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chínhphủ, từ cấp Phòng và tương đương thuộc Uỷ ban nhân dân cấp Huyện đến Giámđốc Sở và tương đương thuộc Uỷ ban nhân dân cấp Tỉnh

- Xây dựng trình Bộ trưởng ban hành các quy định ngạch và mã ngạch; banhành và hướng dẫn kiểm tra thực hiện tiêu chuẩn các ngạch công chức, cơ cấungạch công chức, cơ cấu vị trí việc làm, quy chế tuyển dụng viên chức, quy chếnâng ngạch viên chức, quy định việc xét nâng ngạch viên chức đối với ngành nghềđặc biệt Thẩm định các dự thảo văn bản quy phạm pháp luật để Bộ trưởng, Thủtrưởng cơ quan ngang bộ quản lý ngạch viên chức chuyên ngành ban hành về: quy

định tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ của các ngạch viên chức; cơ cấu ngạchviên chức; đánh giá viên chức; nội dung, hình thức thi tuyển, xét tuyển viên chức;nội dung, hình thức thi nâng ngạch viên chức chuyên ngành.

- Hướng dẫn về điều kiện đảm bảo thực hiện phân cấp tổ chức thi nâng ngạchcông chức chuyên ngành Thẩm định trình Bộ trưởng phê duyệt đề án tổ chức kỳthi nâng ngạch công chức, danh sách người đủ tiêu chuẩn, điều kiện dự thi nângngạch công chức từ ngạch chuyên viên và tương đương lên ngạch chuyên viênchính và tương đương; từ ngạch chuyên viên chính và tương đương lên ngạchchuyên viên cao cấp và tương đương Phối hợp với các bộ, cơ quan ngang bộ, cơquan thuộc Chính phủ xây dựng ngân hàng đề thi nâng ngạch công chức hànhchính, công chức chuyên ngành Giám sát, kiểm tra, việc tổ chức thi nâng ngạchcông chức hành chính Thẩm định, trình Bộ trưởng quyết định phê chuẩn kết quả

kỳ thi nâng ngạch công chức hành chính

- Thẩm định trình Bộ trưởng phê duyệt đề án tổ chức kỳ thi nâng ngạch viênchức, danh sách người đủ tiêu chuẩn, điều kiện dự thi nâng ngạch viên chức từngạch viên chức tương đương chuyên viên lên ngạch viên chức tương đươngchuyên viên chính, từ ngạch viên chức tương đương chuyên viên chính lên ngạchviên chức tương đương chuyên viên cao cấp; phối hợp với cán bộ quản lý ngạchviên chức tổ chức thi nâng ngạch viên chức tương đương chuyên viên chính lênngạch viên chức tương đương chuyên viên cao cấp, giám sát, kiểm tra việc tổ chứcthi nâng ngạch viên chức

- Thẩm định về nhân sự đối với các chức danh cán bộ lãnh đạo, quản lý thuộcthẩm quyền quyết định bổ nhiệm, phê chuẩn của Thủ tướng Chính phủ Thẩmđịnh, trình Bộ trưởng quyết định bổ nhiệm ngạch chuyên viên cao cấp và tươngđương, ngạch giáo sư và ngạch phó giáo sư theo thẩm quyền

- Xây dựng trình Bộ trưởng ban hành các Quy định về công tác quản lý hồ sơcán bộ, công chức, viên chức; số hiệu, thẻ đối với cán bộ, công chức Xây dựng,hướng dẫn và quản lý dữ liệu hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức nhà

tướng Chính phủ Tổ chức quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức theo phâncấp.

- Tổng hợp, thống kê đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, côngchức dự bị

- Tổ chức thực hiện chính sách đối với cán bộ cao cấp theo phân công vàphân cấp

- Chủ trì hoặc phối hợp giải quyết các kiến nghị liên quan về cán bộ, côngchức, viên chức nhà nước, công chức dự bị theo phân công của Bộ trưởng Thôngtin, tuyên truyền phổ biến, giáo dục pháp luật thuộc phạm vi quản lý nhà nước của

Bộ về cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, công chức dự bị

- Xây dựng, trình các đề án thí điểm thuộc lĩnh vực phụ trách và tổ chức thựchiện sau khi được phê duyệt

- Chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu các đề tài khoa học, bồi dưỡng nghiệp vụchuyên môn về cán bộ, công chức, viên chức Tổ chức và tham gia các hội nghị,hội thảo trong nước và quốc tế về cán bộ, công chức, viên chức theo sự chỉ đạocủa Bộ trưởng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao

- Vụ gồm có 01 Vụ trưởng, 03 phó Vụ trưởng và 16 công chức

- Vụ trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về tổ chức thực hiện các nhiệm

vụ được quy định tại Điều 2 của Quyết định này và các nhiệm vụ, quyền hạn cụthể sau:

+ Tổ chức, chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ của Vụ và chịu trách nhiệm trước Bộtrưởng về mọi mặt công tác của Vụ

+ Phân công nhiệm vụ, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụcủa Phó Vụ trưởng, Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng và công chức trong vụ.+ Ký thừa lệnh Bộ trưởng để trả lời, giải đáp, hướng dẫn nghiệp vụ và yêucầu việc cung cấp thông tin đối với các tổ chức và cá nhân về công tác quản lý độingũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và công chức dự bị

+ Phối hợp với các tổ chức trong Bộ, các cơ quan liên quan trong việc giảiquyết những vấn đề liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Vụ

+ Thực hiện công tác thông tin cho công chức trong Vụ theo quy chế làmviệc của Bộ

+ Quyết định các nội dung báo cáo, sơ kết, tổng kết, kiến nghị với Bộ trưởngcác chủ trương, giải pháp trong việc thực hiện các nhiệm vụ của Vụ

+ Tổ chức thực hiện các quy chế của Bộ; quản lý công chức và tài sản đượcgiao theo phân cấp của Bộ

- Phó Vụ trưởng thực hiện nhiệm vụ chuyên môn và giúp Vụ trưởng phụtrách một số công tác theo phân công của Vụ trưởng và chịu trách nhiệm trước Vụtrưởng về nhiệm vụ được phân công Trong trường hợp lãnh đạo Bộ làm việc trựctiếp với Phó Vụ trưởng thì Phó Vụ trưởng thi hành ý kiến của lãnh đạo Bộ và sau

đó báo cáo với Vụ trưởng

- Nhiệm vụ cụ thể của Trưởng phòng do Vụ trưởng phân công Trưởng phòngđược phân công phụ trách công tác theo chức năng nhiệm vụ của phòng và thực

hiện một số nhiệm vụ chuyên môn theo sự phân công của Vụ trưởng, chịu tráchnhiệm trước Vụ trưởng về nhiệm vụ được phân công.

- Công chức thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn do Vụ trưởng phân công vàchịu trách nhiệm trước Vụ trưởng, Phó Vụ trưởng về thực hiện những nhiệm vụ

đó Trong trường hợp Lãnh đạo Bộ làm việc trực tiếp với chuyên viên thì chuyênviên có trách nhiệm thi hành và sau đó báo cáo với Vụ trưởng, Phó Vụ trưởngđược phân công phụ trách

4 Chế độ làm việc.

- Vụ làm việc theo chế độ chuyên viên kết hợp với chế độ Thủ trưởng; trongtrường hợp Lãnh đạo Bộ làm việc trực tiếp với Phó Vụ trưởng, chuyên viên thìPhó Vụ trưởng, Các chuyên viên có trách nhiệm thi hành ý kiến của Lãnh đạo Bộ

và sau đó báo cáo kịp thời với Vụ trưởng

- Các chuyên viên chịu trách nhiệm trước Vụ trưởng về công việc được giao

III KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA BỘ NỘI VỤ.

1 Tổ chức quản lý và hoạt động của văn phòng.

1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng:

- Văn phòng Bộ là tổ chức của Bội Nội vụ có chức năng tham mưu giúp Bộtrưởng tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ đạo điều hành, điều phối chươngtrình làm việc của Lãnh đạo Bộ, các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ theo chương trình,

kế hoạch công tác và theo chỉ đạo của Bộ trưởng; quản lý thực hiện công tác thiđua khen thưởng, văn thư - lưu trữ, cung cấp thông tin cho báo chí, ngân sách, tàichính - kế toán, tài sản quản trị công sở của cơ quan Bộ Nội vụ

- Tham mưu giúp Bộ trưởng công tác điều hành các hoạt động của Bộ; điềuhoà, tổ chức phối hợp công tác giữa các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ; là đầu mối liên

hệ giao dịch với các Bộ, ngành, địa phương Thực hiện, đôn đốc và kiểm tra các cơquan, đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện Quy chế làm việc của Bộ

- Chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng trương trình công tác của Bộtrình Bộ trưởng ban hành; giúp Bộ trưởng theo dõi đôn đốc việc thực hiện trươngtrình công tác của Bộ.

- Chủ trì phối hợp với các đơn vị xây dựng các báo cáo định kỳ về công tácchỉ đạo, điều hành và tình hình thực hiện kế hoach công tác của Bộ; xây dựng vàtham gia xây dựng, góp ý vào các đề án, văn bản theo phân công của Bộ trưởng

- Giúp Bộ trưởng thực hiện chế độ thông tin báo cáo và các nhiệm vụ kháccủa thành viên Chính phủ theo quy định của Luật Tổ chức Chính phủ và quy chếlàm việc của Chính phủ

- Thực hiện các nhiệm vụ thư ký giúp việc cho Lãnh đạo Bộ:

+ Xây dựng chương trình, lịch làm việc hàng ngày, hàng tuần của Lãnh đạoBộ

+ Kiểm tra, xử lý hồ sơ, văn bản trình Lãnh đạo Bộ; thực hiện chức tráchtheo quy trình ISO đã được Bộ trưởng ban hành

+ Phối hợp chuẩn bị nội dung, chương trình, ghi biên bản các cộc họp giaoban, buổi làm việc của Lãnh đạo Bộ

+Phối hợp chuẩn bị các bài viết, trả lời phỏng vấn của báo chí, đài, tạp chí,trả lời chất vấn của Đại biểu Quốc hội, kiến nghị của cử chi về những vấn đề thuộclĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ theo chỉ đạo của Bộ trưởng

+ Đề xuất và báo cáo lãnh đạo Bộ những vấn đề cần xử lý qua phản ánh củabáo chí, dư luận xã hội liên quan đến Bộ, ngành

- Chủ trì phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ làm thường trực Hội đồng thi đuakhen thưởng của Bộ Tham mưu cho Lãnh đạo Bộ và Hội đồng thi đua khenthưởng để cụ thể hoá chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.Xây dựng chương trình, kế hoạch, nội dung phát động các phong trào thi đua trongcác cơ quan đơn vị thuộc Bộ, ngành Giúp Bộ trưởng quản lý thống nhất công tác

thi đua khen thưởng của cơ quan Bộ, ngành Xây dựng và quản lý quỹ Thi đua,Khen thưởng theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ Văn thư - Lưu trữ:

+ Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân phối, xử lý và theo dõi việc sử lý vănbản đến; kiểm tra thể thức, thủ tục ban hành văn bản đi của Bộ

+ Chuyển các văn bản quy phạm pháp luật do Bộ ban hành đến các cơ quanliên quan và cơ quan Công báo

+ Thống kê, phân loại về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật.+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác Vănthư - Lưu trữ, bảo mật đối với các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ

+ Sao chụp văn bản tài liệu phục vụ công tác chung của Bộ; cung cấp báo,tạp chí, bản tin phục vụ công tác của Lãnh đạo Bộ và các đơn vị cơ quan Bộ; chủtrì biên tập và phát hành danh bạ điện thoại của Bộ, ngành Nội vụ

+ Quản lý, sử dụng con dấu của Bộ và của Văn phòng Bộ theo quy định củapháp luật và quy chế làm việc của Bộ

+ Tổ chức thực hiện lưu trữ, bảo mật các hồ sơ tài liệu, văn bản đi, văn bảnđến; quản lý và bảo quản an toàn kho lưu trữ của cơ quan Bộ theo đúng quy địnhcủa pháp luật

+ Tổ chức biên tập xuất bản hàng năm các văn bản do Bộ ban hành phục vụquản lý điều hành của Bộ, ngành

- Thực hiện công tác kế toán tài vụ của cơ quan Bộ; đơn vị dự toán cấp IIIcủa Bộ:

+ Hướng dẫn các đơn vị trong cơ quan Bộ xây dựng dự toán thu chi cácnhiệm vụ đặc thù, các dự án, đề án, chương trình mục tiêu, đoàn ra, đoàn vào, của cơ quan Bộ theo quy định hiện hành

+ Lập dự toán và tổng hợp dự toán thu chi ngân sách hàng năm của cơ quanBộ; quản lý thu chi nguồn kinh phí thường xuyên, không thường xuyên theo quyđịnh hiện hành của nhà nước và của Bộ.

+ Quản lý các dự án đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa, cải tạo trụ sở cơquan Bộ được Bộ trưởng giao theo quy định của pháp luật

+ Thực hiện quản lý chung trụ sở và tài sản của cơ quan Bộ Giám sát, kiểmtra việc : mua sắm, tiếp nhận, cải tạo, duy trì, bảo dưỡng, mua mới, thay thế, sửachữa lớn và sửa chữa thường xuyên tài sản, phương tiện, trang thiết bị phục vụhoạt động của cơ quan Bộ

+ Tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản theo định kỳ hàng năm, lập báo cáokiểm kê theo quy định, gửi các cơ quan có liên quan Tổ chức việc thanh lý,nhượng bán, điều chuyển tài sản, dụng cụ theo quy định của Nhà nước và của Bộ

+ Tổ chức công tác kế toán theo quy định của Luật Kế toán và các văn bảncủa Nhà nước

+ Lập báo cáo quyết toán quý, năm theo chế độ quy định của Nhà nước gửicác cơ quan có liên quan

+ Điều chỉnh sổ sách kế toán kịp thời sau khi có quyết định phê duyệt của

Bộ trưởng

+ Thực hiện chế độ thông tin báo cáo theo quy định của Pháp luật

+ Bảo quản, lưu giữ hồ sơ tài liệu, báo cáo, sổ sách, chứng từ kế toán theoquy định hiện hành của Nhà nước

- Thực hiện chức trách chủ đầu tư theo quy định của pháp luật đối với nhữngcông trình được Bộ trưởng giao

- Thực hiện các nhiệm vụ quản trị công sở:

+ Trình Lãnh đạo Bộ quyết định chủ trương, biên pháp hiện đại hoá công sở;

tổ chức quản trị công sở, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị văn

+ Đảm bảo phương tiện đi công tác và các điều kiện làm việc của cán bộ,công chức, viên chức và cá nhân trong cơ quan Bộ theo quy định của pháp luật.

+ Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan bảo đảm cơ sởvật chất kỹ thuật, lễ tân phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Bộ

+ Thực hiện công tác y tế, vệ sinh, môi trường cơ quan

+ Phối hợp với Công đoàn cơ quan Bộ tổ chức ăn trưa cho cán bộ, côngchức trong cơ quan Bộ theo Nghị Quyết của Hội nghị cán bộ công chức, viên chứccủa Bộ

+ Làm nhiệm vụ thường trực, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, thực hiệncác biện pháp phòng chống cháy nổ, thiên tai, đảm bảo trật tự, an toàn cơ quan

- Giúp Bộ trưởng trong việc tổ chức xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến hệthống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001; ứng dụng công nghệthông tin trong công tác văn phòng

- Chủ trì hoặc tham gia nghiên cứu khoa học và tham gia bồi dưỡng nghiệp

vụ chuyên môn về các lĩnh vực thực hiện chức năng nhiệm vụ của văn phòng, củaBộ

- Quản lý công chức và người lao động của Văn phòng Bộ theo quy định củapháp luật và phân cấp của Bộ trưởng

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao

1.2 Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của

Bộ Nội vụ :

Chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ là những nhiệm vụ của một cơ quanphải thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định Công việc đó do Văn phòng thựchiện trình tự xây dựng chương trình, kế hoạch công tác được thực hiện qua các bước:

- Yêu cầu các đơn vị đăng ký những việc ở đơn vị thuộc thẩm quyền giảiquyết của Thủ trưởng cơ quan

- Dựa vào các căn cứ lập chương trình, trên cơ sở các thông tin thu nhậnđược, Văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình công tác của Bộ.

- Sau khi dự thảo xong, Văn phòng gửi bản thảo đến các đơn vị để lấy ý kiếnđóng góp

- Sau khi có ý kiến đóng góp của các đơn vị, Văn phòng hoàn chỉnh dự thảolần cuối và trình Bộ trưởng phê duyệt, ban hành

- Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ

của Bộ Nội vụ (Xem phụ lục 2)

1.3 Công tác tổ chức Hội nghị của Bộ Nội vụ:

Tổ chức hội nghị là công việc cần có nhiều thời gian để chuẩn bị, đòi hỏi sựphối hợp của các đơn vị có liên quan cùng tham gia tổ chức vì các Hội nghị thường

có quy mô lớn, đông người dự, có nhiều nội dung cần chuẩn bị Mục đích nhằm tổchức thực hiện chương trình công tác hoặc tổng kết đánh giá những kết quả củaviệc thực hiện một công việc, một nhiệm vụ cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ vàphạm vi hoạt động của cơ quan

- Chuẩn bị Hội nghị:

Đơn vị chủ trì Hội nghị phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị Căn cứ vào kếhoạch, Văn phòng có trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các đơn vịchuẩn bị công việc được phân công, đúng tiến độ thời gian

Trong Hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, tờ trình, đề án, dự thảovăn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo… Văn phòng đề xuất với lãnh đạophân công đơn vị chuẩn bị các văn bản đó

Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm kiến nghị với thủ trưởng về chươngtrình làm việc, thành phần đại biểu mời dự và chuyển đến đại biểu những giấy tờ,tài liệu như: công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, báocáo tham luận, giấy mời và văn bản khác (nếu có)

Thuộc trách nhiệm của mình, Văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ

sở vật chất đảm bảo cho hội nghị thành công

- Trong quá trình Hội nghị làm việc:

Lãnh đạo văn phòng chủ trì và phối hợp với đơn vị đăng cai hội nghị tổ chứcđón tiếp đại biểu Văn phòng cung cấp kịp thời tình hình đại biểu dự hội nghị đểphục vụ việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị

Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến hội nghị, cử người làm công tác thườngtrực Hội nghị để giải quyết việc đột xuất sảy ra trong quá trình hội nghị làm việc

Cùng với đơn vị chủ trì, Văn phòng cử cán bộ ghi biên bản hội nghị Tổnghợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội nghị

- Sau khi Hội nghị bế mạc:

Văn phòng đề xuất với thủ trưởng nội dung và hình thức thông báo kết quảhội nghị

Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị đó hoàn thành

hồ sơ theo quy định

Căn cứ vào kết luận hội nghị, lãnh đạo Văn phòng tổ chức bổ sung nhữngcông việc hội nghị đề ra vào chương trình công tác của cơ quan

Văn phòng đảm nhiệm việc thanh quyết toán kinh phí hội nghị

- Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của Bộ Nội vụ ( phụ lục 3)

1.4 Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Bộ:

Hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác của lãnhđạo Bộ bao gồm các công việc chính dưới đây:

- Trong việc lập kế hoạch chuyến đi công tác:

Trước mỗi chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch chuyến đi, Phải xácđịnh rõ mục đích, nội dung công việc, thời gian, địa điểm đến, thành phần, phươngtiện giao thông và kinh phí

- Trong việc chuẩn bị trước chuyến đi:

Sau khi kế hoạch được duyệt, nếu được Thủ trưởng giao, văn phòng thôngbáo cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn vàcác thành viên; nội dung và lịch làm việc; thời gian đoàn đi từ cơ quan

- Trong việc chuẩn bị nội dung công tác:

Nội dung công tác căn cứ vào mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo sẽphân công đơn vị chuẩn bị Biết sự phân công của Lãnh đạo, văn phòng đôn đốccác đơn vị được phân công chuẩn bị đảm bảo yêu cầu nội dung và đúng tiến độ.Tổchức đánh máy, nhân bản văn bản phục vụ chuyến đi công tác

- Trong việc chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí:

Chuẩn bị phương tiện giao thông và kinh phí phù hợp với nội dung và tínhchất của chuyến đi, vừa đảm bảo đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm

- Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan:

Trong trường hợp Lãnh đạo Bộ đi công tác dài ngày thì văn phòng phải tổ chứctốt các việc sau:

- Trước ngày lãnh đạo đi công tác, văn phòng đôn đốc, nhắc nhở các đơn vịchuẩn bị hoàn tất và trình dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo

- Nếu lãnh đạo thấy cần thiết, văn phòng tổ chức thông báo để các đơn vịbiết thời gian và sự phân công trong thời gian lãnh đạo đi công tác

- Sau khi lãnh đạo đi công tác về, văn phòng báo cáo tóm tắt công tác của cơquan trong thời gian lãnh đạo đi công tác

- Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, văn phòng bổ sung những việc côngphát sinh vào chương trình công tác của cơ quan

- Sơ đồ quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Bộ

(Xem phụ lục 4).

1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan.

Văn hoá công sở giống như bất cứ loại hình văn hoá nào khác, là một loạthành vi và quy ước mà con người dựa vào đó để điều khiển các mối quan hệ tươngtác của mình với những người khác

Văn hóa công sở:

Trước hết cần tìm hiểu công sở là gì?

Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiếnhành một công việc chuyên ngành của nhà nước Công sở là một tổ chức thực hiện

cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản đểthực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước,nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao Do đó, công

sở là một bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý Nhà nước Văn hoá là toàn bộ những hoat động sáng tạo và giá trị của nhân dân mộtnước, một dân tộc về mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự nghiệp dựng nước

và giữ nước Văn hoá là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộckhác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tậpquán…

Từ đó có thể hiểu: Văn hoá tổ chức là hệ thống những giá trị niềm tin, sự

mong đợi của các thành viên trong tổ chức, tác động qua lại với các cơ cấu chínhthức và tạo nên những chuẩn mực hành động như những giả thiết không bị chấtvấn về truyền thống và cách thức là việc của tổ chức mà mọi người trong đó đềutuân theo khi làm việc Văn hoá tổ chức công sở là một hệ thống được hình thànhtrong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của cácnhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc trong công sở Xây dựng văn hoá công sở là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỉcương và dân chủ Nó đòi hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như các thành viêncủa cơ quan phải quan tâm đến hiệu quả hoạt động chung của cơ quan mình.Muốn như thế cán bộ phải tôn trọng kỉ luật cơ quan, phải chú ý đến danh dự của

cơ quan trong cư xử với một người, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắcchung

Bộ Nội vụ đã thực hiện quy chế văn hóa công sở theo Quyết định số129/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ: Ban hành Quy chế văn hoá công sở tại các

cơ quan hành chính nhà nước

Ưu điểm:

Bộ Nội vụ đã thực hiện đúng theo Quy chế Văn hóa công sở của Thủ tướngChính phủ ban hành như về trang phục, đeo thẻ làm việc, giao tiếp ứng xử, bài trícông sở…Tất cả các đơn vị thuộc Bộ đều thực hiện nghiêm túc Quy chế;

Một số đơn vị thuộc Bộ Ban hành Quy chế Văn hóa công sở riêng dựa trênQuyết định 129/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ để triển khai thực hiện trongcán bộ, công chức, viên chức cơ quan và được niêm yết công khai tại trụ sở cơquan, tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để cán bộ, công chức,viên chức và nhândân biết thực hiện và giám sát Thực hiện quy chế văn hoá công sở đã trở thànhtiêu chí trong nội dung thi đua của mỗi tập thể và cá nhân cán bộ, công chức, viênchức từng cơ quan đơn vị trong thời gian qua;

Về trang phục: Bộ đã thực hiện tốt, đảm bảo sự gọn gàng, lịch sự; các ngày

Lễ cán bộ công chức, viên chức mặc lễ phục theo đúng quy định;

Việc đeo thẻ của cán bộ công chức, viên chức đã dần đi vào nề nếp, đeo thẻkhi thực hiện nhiệm vụ;

Giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức, viên chức khi thi hành công vụgần đây được Bộ, Lãnh đạo các đơn vị và bản thân cán bộ, công chức, viên chứcquan tâm hơn và trở thành một trong những nội dung tiêu chuẩn rất quan trọngtrong rèn luyện của người cán bộ, công chức, viên chức hiện nay; đại bộ phận cán

bộ, công chức, viên chức có giao tiếp, ứng xử đúng mực với nhân dân khi giaodịch hành chính, với đồng nghiệp khi trao đổi, hợp tác làm việc, văn hoá giao tiếpkhi sử dụng điện thoại có chuyển biến tích cực;

Việc treo Quốc huy và Quốc kì của Bộ thực hiện đúng theo quy định;

Việc bài trí khuôn viên công sở như gắn biển tên cơ quan, biển tên phònglàm việc; biển tên, chức danh cán bộ, công chức, viên chức tại phòng làm việc củatừng cá nhân, đơn vị thuộc Bộ được bài trí khá gọn gàng, hợp lý Nơi để phươngtiện giao thông của Bộ được quy định cụ thể và có biển chỉ dẫn cho khách đến liên

hệ công tác; Bộ có tầng hầm để xe của Cán bộ, công chức và có chỗ để xe riêngcho khách, Có bảo vệ trông coi đảm bảo an toan khi đến liên hệ công tác tại cơquan

Nhược điểm:

Còn một số ít cán bộ, công chức còn chưa thực hiện đúng quy chế như: vẫn còn tình trạng hút thuốc, hay vẫn còn tình trạng nấu ăn trong phòng làm việc Đây

là những việc làm cần phải quán triệt để đảm bảo văn hóa công sở trong cơ quan

1.6 Ưu điểm, nhược điểm mô hình tổ chức bộ máy của Vụ Công chức Viên chức.

-Sơ đồ tổ chức bộ máy Vụ Công chức – Viên chức:

Ưu điểm:

- Vụ Công chức – Viên chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, lãnh đạo,

thống nhất Quyền lực cao nhất là Vụ trưởng, giúp Việc cho Vụ trưởng là các Phó

Vụ tưởng, giúp việc cho các Phó Vụ trưởng là các chuyên viên Việc phân côngnày rất hợp lý, giúp cho hoạt động công việc được hoạt động một cách nhịp nhàng,khoa học;

- Việc sắp xếp việc làm trong Vụ cũng rất khoa học thuận tiện trong xử lí,trao đổi công việc;

- Việc chỉ đạo và làm việc thống nhất, đạt hiệu quả cao trong công việc;

- Cấp trên và cấp dưới có mối quan hệ qua lại mật thiết với nhau Khi Lãnhđạo điều hành công việc thì cấp dưới chấp hành nghiêm chỉnh Đây là điều cầnthiết trong quan hệ công việc;

Nhược điểm:

Trong Vụ Công chức - Viên chức có Phòng Quản lý công tác hồ sơ cán bộ,công chức, chế độ làm việc của Vụ và Phòng là chế độ chuyên viên kết hợp vớichế độ thủ trưởng Vụ quản lý về chuyên môn và hành chính trên cơ sở chức năng,

Vụ trưởng

Phó Vụ trưởng Phó Vụ trưởng Phó Vụ trưởng

Nhóm Chuyên viên Nhóm Chuyên viên Nhóm Chuyên viên

Phòng Quản lý công tác hồ sơ cán bộ, công chức

nhiệm vụ, quyền hạn và kế hoạch công tác hàng năm được Bộ trưởng giao và kếhoạch công tác hàng năm của Vụ đối với từng công chức trong Vụ Phòng quản lýtrực tiếp về chuyên môn và hành chính đối với các công chức trong Phòng; Trưởngphòng có ý kiến đối với các văn bản soạn thảo trước khi công chức trình Vụtrưởng Tuy nhiên, trong thực tế giải quyết công việc đôi khi có sự không hoàntoàn thống nhất về sự chỉ đạo giữa Lãnh đạo Vụ và Lãnh đạo Phòng Bởi vì cónhững công việc Lãnh đạo Vụ đã phân công trực tiếp cho chuyên viên của Phòngđược thể hiện cụ thể trong Bảng phân công nhiệm vụ Vì vậy, những phần côngviệc này chuyên viên không phải báo cáo qua Lãnh đạo Phòng Đây được coi làmột bất cập trong quá trình hoạt động của đơn vị.

2 Về công tác văn thư.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Công tác văn thư baogồm các nội dung sau: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết vănbản; quản lý và sử dụng con dấu

2.1 Tổ chức công tác văn thư.

Hệ thống văn thư tại Văn phòng Bộ được tổ chức theo mô hình văn thưthống nhất để phù hợp với điều kiện thực tế, Bộ Nội vụ có phòng Hành chính -Văn thư lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ thực hiện các công việc có liên quan đếncông tác văn thư do Chánh văn phòng giao Các đơn vị trực thuộc Bộ có bộ phậnvăn thư và tuỳ theo khả năng biên chế, các đơn vị bố trí cán bộ làm công tác Vănthư chuyên trách hoặc kiêm nhiệm

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản.

2.2.1 Các quy định của cơ quan về soạn thảo và ban hành văn bản.

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ được thực hiện theo Thông

tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

2.2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Bộ Nội vụ:

Bước Tên công việc Nội dung Thực hiện

1 Đặt tên loại văn bản - Xác định mục đích, ý nghĩa

và nội dung của VB;

- Đối tượng của VB

5 Kiểm tra và hoàn

chỉnh văn bản - Kiểm tra văn phong, chính

vụ soạn văn bản

6 Trình ký văn bản - Hoàn chỉnh cả nội dung và

hình thức văn bản;

- Trưởng các đơn

vị được giaonhiệm vụ soạnvăn bản

- Lãnh đạo Bộ kývăn bản

7 Đóng dấu - Đóng dấu và ghi ngày,

tháng, năm; Số và ký hiệuvăn bản;

- Nơi nhận;

- Đăng ký vào sổ

Văn thư của Bộ

8 Phát hành và lưu

văn bản - Gửi bằng văn bản cho đối

tượng trực tiếp thực hiện;

- Gửi qua trang Web;

- Lưu tại đơn vị soạn thảo vàvăn thư của Bộ

- Văn thư của Bộ

- Viên chức phụtrách văn thư củađơn vị soạn thảo

2.2.3 Nhận xét ưu, nhược điểm về các nội dung:

Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quytrình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản

- Về thẩm quyền ban hành: Văn bản do Bộ Nội vụ và các đơn vị thuộc, trựcthuộc bộ được ban hành đúng thẩm quyền cả về mặt hình thức và nội dung Bộ Nội

vụ ban hành 2 hình thức văn bản: VBQPPL và VBHC có tên loại Nội dung vănbản có liên quan đến giải quyết các công việc, để thực hiện chức năng nhiệm vụđược quy định

- Về thể thức và kĩ thuật trình bày:

+ Ưu điểm: Các văn bản được ban hành theo đúng thể thức và kỹ thuật trình

bày được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 15/01/2011 của Bộ Nội

vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

+ Nhược điểm: Vẫn còn 1 số ít cá nhân, đơn vị khi soạn thảo văn bản chưatuân theo đúng quy định Có văn bản còn sai về thể thức như yếu tố tên cơ quanban hành văn bản, thể thức đề ký văn bản, trình bày chưa đẹp

- Về quy trình soạn thảo văn bản:

+ Ưu điểm: Thực hiện theo quy trình 07 bước trong soạn thảo văn bản: xácđịnh mục đích, nội dung vấn đề cần ra văn bản; xác định tên loại văn bản;thu thập và xử lý thông tin; xây dựng đề cương và viết bản thảo; duyệt bảnthảo; nhân bản văn bản; làm thủ tục phát hành

+ Nhược điểm: Đôi khi còn bỏ một trong các bước quy trình

- Về kĩ thuật soạn thảo văn bản: Được thực hiện tốt khi soạn thảo đảm bảocho văn bản khi ban hành có đầy đủ mục đích, trình bày rõ ràng, ngắn gọn

và dễ hiểu Đặc biệt, đó là những văn bản ban hành đúng thẩm quyền, hợphiến, hợp pháp

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của Văn phòng Bộ:

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Bộ hay các đơn vị đều được quản lý tậptrung, thống nhất tại văn thư Bộ hay văn thư các đơn vị Việc quản lý văn bản tại

Bộ và đơn vị được thực hiện theo quy định tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW

của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, ngày 18 tháng 7 năm 2005 về Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

2.3.1 Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của văn phòng Bộ; nhận xét ưu, nhược điểm.

Văn bản do Bộ (hoặc các đơn vị thuộc Bộ) ban hành được đăng ký tại Bộ phậnvăn thư của Bộ (hoặc các đơn vị thuộc Bộ) gọi tắt là công văn "Đi"

+ Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của văn phòng Bộ

Số "Đi" của công văn được đánh liên tục theo thứ tự từ số 01 cho công vănđầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của công văn cuối cùngcủa ngày làm việc cuối năm Hệ thống sổ sách để đăng ký công văn "Đi" đượcdùng thống nhất theo mẫu sổ đăng ký công văn "Đi" của Cục Lưu trữ nhà nước đãban hành

Tất cả văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngaytrong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo Việc chuyển phát văn bản do bộphận văn thư trực tiếp thực hiện Đối với cơ quan ở xa gửi theo đường bưu điện.Trong trường hợp khẩn cấp, cần phải chuyển phát trực tiếp, Văn phòng Bộ bố trí

xe ô tô, bộ phận văn thư phối hợp với đơn vị soạn thảo văn bản cùng giải quyết.Những văn bản có độ mật hoặc có yếu tố mật đều được tuân thủ theo đúng quyđịnh là không được Fax hay gửi qua mạng

Ngoài sổ đăng ký công văn đi thông thường còn có các loại sổ: Sổ Quyếtđịnh văn bản QPPL của Bộ và Văn phòng ban hành, Sổ sao y bản chính

+ Nhược điểm:

Việc tổ chức quản lý và giải quyết công văn đi tại Bộ Nội vụ được thực hiệntốt nên gần như không sảy ra sai sót, công văn được giải quyết kịp thời, đảm bảochất lượng công việc

2.3.2 Sơ đồ hoá quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến; nhận xét

ưu, nhược điểm

+ Sơ đồ hoá quy trình tổ chức và giải quyết văn bản đến (Xem phụ lục 6)

- Nhận xét ưu, nhược điểm:

+ Ưu điểm:

Văn bản do Bộ (hoặc các đơn vị thuộc Bộ) nhận được từ các nơi khácgửi đến qua đường văn thư gọi tắt là công văn đến Quản lý văn bản đến của cơquan là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, quản

lý và giải quyết văn bản tốt đảm bảo cho việc thực hiện công việc một cách nhanhchóng, kịp thời, hiệu quả Việc chuyển giao văn bản đến ở Bộ đảm bảo đượcnguyên tắc: Nhanh chóng, chính xác, kịp thời, thống nhất

Công văn đến của Bộ Nội vụ được tổ chức quản lý và giải quyết như sau:

a) Tiếp nhận:

Văn bản đến từ nhiều nguồn khác nhau Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếpnhận tất cả các loại văn bản, báo chí, tạp chí, bưu phẩm gửi đến Bộ, ký nhận vớinhân viên bưu điện, trả lại những văn bản gửi không đúng địa chỉ và ký nhận Tiếpnhận những văn bản chuyển qua máy Fax

b) Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:

Sau khi tiếp nhận văn bản văn thư Bộ đã kiểm tra số lượng văn bản và phânloại thành hai loại: Loại bóc bì và loại không bóc bì

- Loại bóc bì: Những văn bản gửi đến Bộ và các đơn vị thuộc Bộ

- Loại không bóc bì (chuyển trực tiếp) là những văn bản gửi đích danh,những văn bản có dấu chỉ mức độ mật (A-B-C); văn bản gửi cho Ban cán sự,Thanh tra, Đảng uỷ, Công đoàn, Đoàn thanh niên.

c) Đóng dấu đến:

Sau khi đã tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản thì văn thư thực hiện việcđóng dấu đến: ghi những thông tin trên dấu đến (số đến, ngày đến), với những vănbản có nội dung thông báo (chữ ký, con dấu của cơ quan) văn thư chỉ ghi ngàytháng văn bản mà không ghi số đến văn bản

d) Đăng ký văn bản đến vào sổ:

Được thực hiện một cách thống nhất chặt chẽ khoa học theo đúng quy định.Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến đối với tất cả các loại vănbản được bóc bì Không chỉ vào sổ văn bản đến, văn bản đi theo cách truyền thống

mà bộ phận văn thư thuộc Văn phòng bộ còn áp dụng chương trình quản lý vănbản đến và văn bản đi ở trên máy vi tính thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm vănbản rất hiệu quả

Với những văn bản mật vào hệ thống sổ riêng “Sổ đăng ký văn bản Mật”

f) Chuyển giao văn bản:

- Chuyển giao văn bản ở cơ quan Bộ đã thực hiện được nguyên tắc: Nhanhchóng, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ, thống nhất;

- Sau khi có ý kiến của CVP, văn thư có trách nhiệm ghi ý kiến xử lý vào “Sổđăng ký văn bản đến” để quản lý thống nhất theo quy trình

- Chuyển giao văn bản: Có sổ chuyển giao văn bản, và khi các đơn vị hoặc

cá nhân nhận văn bản, đều phải ký nhận vào sổ này nhằm đảm bảo tính liên tục khitheo dõi, xử lý văn bản đến

g) Theo dõi, đôn đốc, giải quyết văn bản đến:

Việc giải quyết văn bản được thực hiện nghiêm túc, công việc đạt chất lượngcao Trường hợp văn bản đến cần sự phối hợp giải quyết của nhiều đơn vị, lãnhđạo cho ý kiến vào “Phiếu giải quyết văn bản đến” để các đơn vị có liên quan phốihợp giải quyết, theo nguyên tắc: Đơn vị nào ghi trước là đơn vị chủ trì Đơn vị nàoghi sau là đơn vị phối hợp

2.3.3 Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ

cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm.

Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quátrình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phươngpháp nhất định Sau khi hồ sơ đã được lập, hết thời hạn bảo quản, lưu giữ tại đơn vịthì được nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định

+ Sơ đồ quy trình lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

(Xem phụ lục 7).

- Nhận xét ưu, nhược điểm:

+ Ưu điểm:

Công tác lập hồ sơ công việc của Bộ và các đơn vị trực thuộc được lãnh đạo

Bộ quan tâm Bộ đã tổ chức các lớp bồi dưỡng, đào tạo về công tác lập hồ sơ côngviệc cho cán bộ, chuyên viên trong Bộ Vì vậy, có đơn vị đã tổ chức thực hiện tốtchế độ lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Khốilượng tài liệu đã được lập hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan tăng lên hàng năm Ngoài

ra, công tác lập hồ sơ của Bộ và các đơn vị thuộc Bộ còn có những ưu điểm sau:

- Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thựchiện theo quy định tại Quy chế “Công tác văn thư và lưu trữ”

- Trong quá trình lập hồ sơ, tuân thủ trình tự các bước trong quy trình.

- Khi công việc kết thúc, sau khi hoàn thiện hồ sơ, người lập nộp cho cán bộvăn thư chuyên trách và được thống nhất quản lý Sau 1 năm, kể từ khi công việckết thúc, cán bộ văn thư thống kê hồ sơ đã hết thời hạn để tại đơn vị và nộp vàokho lưu trữ theo quy định

- Bộ đã triển khai lập hồ sơ công việc trên môi trường mạng và bước đầu thuđược những kết quả tốt

+ Nhược điểm:

Tình trạng phổ biến hiện nay là cán bộ công chức các đơn vị chưa lập hồ sơcông việc, để tài liệu rời lẻ ở dạng bó gói giao nộp vào lưu trữ, thậm chí cất giữtrong tủ tài liệu nhiều năm không giao nộp Điều này gây khó khăn cho việc chỉnh

lý, sắp xếp lại hồ sơ, tài liệu và xác định giá trị tài liệu Do đó, đã gây không ít khókhăn trở ngại cho hoạt động quản lý công tác lưu trữ của cơ quan Đây chính là hạnchế lớn trong công tác văn thư của Bộ Nội vụ

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Qua thực tế, việc quản lý và sử dụng con dấu tại văn thư Bộ được thực hiện

tốt và tuân theo quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm

2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu và Nghị định số

31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng4 năm 2009 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CPngày 24/8/2001.

2.4.1 Quản lý con dấu.

- Văn phòng Bộ có trách nhiệm quản lý con dấu của Bộ và dấu của Vănphòng Bộ Con dấu của các đơn vị thuộc Bộ, đơn vị trực tiếp quản lý

- Thủ trưởng đơn vị và cán bộ văn thư được giao quản lý con dấu chịu tráchnhiệm trước pháp luật việc quản lý và sử dụng con dấu

2.4.2 Sử dụng con dấu.

- Cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc việc bảo quản và sử dụng con dấu,dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm quyềncủa người ký văn bản

- Việc đóng dấu được tuân theo đúng quy định của pháp luật; chưa xảy ratrường hợp nào đóng dấu nhầm, đóng dấu sai quy định Kể cả đóng dấu các phụlục, dấu giáp lai

- Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không bảo quản bản lưu ở văn thư(trường hợp đóng dấu các hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu và các loại giấychứng nhận ) thì cán bộ văn thư có sổ theo dõi riêng

- Không có trường hợp nào đóng dấu khống chỉ

Cán bộ văn thư Bộ được đào tạo, có tinh thần trách nhiệm với công việc,cùng với kinh nghiệm công tác nên thực hiện việc đóng dấu đúng các quy định củapháp luật Dấu được giữ gìn và thường xuyên được vệ sinh đảm bảo sạch sẽ, không

bị nhoè khi đóng dấu

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

- Ưu điểm:

Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ vào phông lưu trữ Bộ Nội vụ đượcthực hiện tốt Thành phần tài liệu thu thập được rất đa dạng và phong phú, ngoàitài liệu hành chính còn có tài liệu khoa học và kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn

- Nhược điểm:

Tài liệu thu về trong tình trạng bó gói và sau đó Văn phòng Bộ đã tổ chứcchỉnh lý, có lựa chọn, thống kê Tuy nhiên, công tác này vẫn còn tồn tại là chưa thuđược dứt điểm toàn bộ tài liệu đã đến hạn giao nộp từ các nguồn nộp lưu

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

- Ưu điểm:

Sau khi đã tiến hành thu thập tài liệu, cán bộ lưu trữ đã tiến hành chỉnh lýtài liệu theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ Nghiệp vụ chỉnh lý được thực hiệntheo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

Trong quá trình chỉnh lý tài liệu, đã tuân theo đầy đủ những nguyên tắcchỉnh lý Tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt; khi phân loại

và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyếtcông việc; tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được hoạt động của đơn vị hình thànhtài liệu

Lưu trữ Bộ đã ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác chỉnh lý tài liệu,

đó là chương trình “Quản lý và chỉnh lý tài liệu lưu trữ trên máy tính Chương trìnhnày được xây dựng và có sự bổ sung, nâng cấp qua các năm để dần hoàn thiện hơn

So với việc chỉnh lý theo phương pháp truyền thống thì chỉnh lý tài liệu có sự trợgiúp của máy tính đã đem lại rất nhiều lợi ích: Không những giảm bớt một số khâutrong quy trình mà việc chỉnh lý tài liệu cũng nhanh hơn, giảm thời gian, công sứccho cán bộ; không bỏ sót tài liệu; giúp in được tiêu đề và mục lục hồ sơ luôn; tiếtkiệm được kho tàng, phương tiện cần thiết cho việc chỉnh lý; dựa trên cơ sở dữ liệugiúp cán bộ lưu trữ và bạn đọc tra tìm tài liệu được dễ dàng, nhanh chóng

- Nhược điểm:

Chỉnh lý tài liệu trong các lưu trữ hiện hành là một hoạt động nghiệp vụthường xuyên của cán bộ lưu trữ Tuy nhiên, hoạt động nghiệp vụ này ngày càngtrở nên khó khăn hơn do khối lượng tài liệu nộp vào lưu trữ hàng năm ngày càngtăng, đặc biệt là những tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ được giao nộp vào lưu trữ hiệnhành dưới dạng tài liệu bó gói Văn phòng Bộ đã phải đầu tư không ít kinh phí,mỗi năm chi hàng trăm triệu đồng cho công tác khôi phục hồ sơ và chỉnh lý tàiliệu Đây chính là một trong những khó khăn trong công tác lưu trữ của Bộ Nội vụ

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Ưu điểm:

Sau khi tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành hồ sơ vào đưa vào kho lưu trữ thìcông tác bảo quản tài liệu cũng là vấn đề đáng quan tâm trong lưu trữ bởi nó quyếtđịnh sự an toàn, giá trị tài liệu phục vụ cho khai thác và sử dụng Công tác bảoquản tài liệu lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy định của pháp luật vềlưu trữ Tài liệu lưu trữ được bảo vệ và bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ.Kho lưu trữ của Bộ được đặt nơi cao ráo, thông thoáng Thực hiện tốt các biệnpháp phòng chống cháy nổ, bảo mật đối với tài liệu lưu trữ

Các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ đã quan tâm đến việc cải tạo sửa chữa khotàng và đầu tư trang thiết bị cho công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu Các trangthiết bị cần thiết cho công tác bảo quản như: máy hút bụi, hút ẩm, máy điều hoà, quạtthông gió, giá, cặp, hộp được trang bị đầy đủ Hàng tháng, cán bộ lưu trữ thực hiệnnghiêm túc các chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu theo hướng dẫn của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước Ngoài ra, chế độ vệ sinh kho tàng và tài liệu ở Bộ và cácđơn vị trực thuộc Bộ cũng được thực hiện thường xuyên

- Nhược điểm:

Tài liệu đã chỉnh lý hàng năm lên tới hàng trăm mét giá nhưng do điều kiệnTrụ sở cơ quan chật hẹp nên diện tích kho lưu trữ của lưu trữ cơ quan Bộ cònkhiêm tốn Tình trạng này dẫn đến tài liệu sắp xếp chưa chuẩn (khoảng cách giá

kệ, số lượng hộp) Phòng đọc nhỏ, phòng làm việc của cán bộ, chuyên viên làmcông tác lưu trữ cũng phải tận dụng để chứa một khối tài liệu lớn được tra cứuthường xuyên

3.4 Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Ưu điểm:

Trong những năm gần đây, Lưu trữ Bộ và lưu trữ các đơn vị trực thuộc đãphục vụ kịp thời, có hiệu quả cho hoạt động của cơ quan cũng như yêu cầu khaithác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong xã hội Số lượng người khai thác tài liệu và số

lượng hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ ngày càng tăng, hình thức sử dụng tài liệu ngàycàng đa dạng, phong phú Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu như: Phòng đọcphục vụ tại chỗ, cho mượn về phòng làm việc, sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài chocác cơ quan thông tin đại chúng.

- Nhược điểm:

Hạn chế hiện nay trong công tác sử dụng tài liệu lưu trữ là phần lớn tài liệulưu trữ ở các đơn vị trực thuộc chưa được lập cơ sở dữ liệu để quản lý và tra tìm,công cụ tra cứu chủ yếu vẫn là mục lục hồ sơ Nguồn tài liệu lưu trữ phong phúvẫn chưa được khai thác triệt để, chưa phát huy hết giá trị, vai trò và tầm quantrong của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức cũng như toàn xã hội

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ

QUAN

1 Xác định hệ thống văn bản và mẫu hóa một số văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ Nội vụ:

1.1 Văn bản do Bộ Nội vụ ban hành bao gồm các loại văn bản sau:

- Thông tư; - Quy hoạch; - Giấy đi đường;

- Thông tư liên tịch; - Điều lệ; - Giấy chứng nhận;

- Quyết định; - Quy chế; - Công điện;

- Công văn; - Quy định; - Phiếu gửi;

- Thông báo; - Đề án; - Chương trình;

- Báo cáo; - Thông cáo; - Giấy ủy quyền;

- Biên bản; - Hợp đồng; - Giấy nghỉ phép

- Tờ trình; - Giấy giới thiệu;

- Kế hoạch; -Giấy mời;

1.2 Mẫu hóa một số văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của BộNội vụ:

chú

1 Thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ nâng bậc

lương thường xuyên và nâng bậc lương trước

thời hạn đối với cán bộ, công chức, viên chức và

người lao động

Mẫu 1 phụ lục 8

2 Quyết định bổ nhiệm ngạch CVCC Mẫu 2 phụ lục 8

3 Quyết định cử cán bộ đi học ở nước ngoài Mẫu 3 phụ lục 8

4 Công văn v/v chỉnh trang đô thị phục vụ kỷ

niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội

Mẫu 4 phụ lục 8

5 Thông báo kết luận giao ban công tác tuần cơ

quan Bộ

Mẫu 5 phụ lục 8

7 Biên bản bàn giao tài sản của Bộ Nội vụ Mẫu 7 phụ lục 8

8 Tờ trình về việc bố trí, sử dụng và chính sách

đối với cán bộ lãnh đạo trong doanh nghiệp nhà

nước khi thực hiện cổ phần hoákhông được cử

làm đại diện phần vốn nhà nước ở công ty cổ