tác hành chính văn phòng của UBND huyện Kinh Môn
Trong thời gian kiến tập tại UBND huyện Kinh Môn em đã học hỏi được rất nhiều điều, thấy được công tác văn phòng trong cơ quan có vai trò rất quan trọng. Qua tìm hiếu và qua thời gian kiến tập em xin đưa ra một số nhận xét về công tác hành chính của cơ quan như sau:
Về công tác văn phòng. Ưu điểm:
Văn phòng UBND huyện Kinh Môn nhìn chung rất khoa học, hiệu quả công việc tốt. Các cán bộ đều được phân công nhiệm vụ một cách cụ thể, chi tiết.
Để nâng cao trình độ chuyên môn cho các cán bộ, nhân viên trong phòng, cơ quan đã tổ chức cử các cán bộ đi học tại các trương lớp có uy tín trong nước, đào tạo cán bộ giỏi, nâng cao trình độ chính trị, ý thức công việc của mỗi cá nhân trong cơ quan và có bằng cấp, chứng chi học về ngành đó. Khi có nhân viên mới thì những người có kinh nghiệm kèm cặp, giúp đỡ họ giúp họ thích nghi được với môi trường cũng như công việc trong văn phòng.
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước.
Văn phòng làm tốt công tác tham mưu cho Lãnh đạo về các vấn đề của cơ quan, trong việc thu thập, xử lý thông tin và làm tốt công tác hậu cần.
Văn phòng cũng thực hiện rất tốt việc tiếp dân, xử lý các đơn thư, khiếu nại, tố cáo của nhân dân đáp ứng lòng mong mỏi của họ.
Các trang thiết bị trong văn phòng rất đầy đủ, hiện đại, bố trí tương đối khoa học giúp cán bộ làm việc được hiệu quả hơn.
Mối quan hệ giữa Lãnh đạo và nhân viên rất hòa đồng, không gò bó, áp đặt. Văn phõng cũng thường xuyên thay đổi cách làm việc mới nhằm tạo không khí, môi trường mới giúp cho cán bộ, nhân viên văn phòng làm việc được hiệu quả hơn.
Nhược điểm:
Bên cạnh những ưu điểm thì Văn phòng cũng vẫn còn tồn tại một số nhược điểm sau:
Một số cá nhân chưa thực sự tích cực trong công việc, đôi khi vẫn còn có những thời gian trống, chỉ khi nào có Lãnh đạo đi kiểm tra mới thực sự làm việc nghiêm túc.
Vẫn còn hạn chế nhỏ về việc chậm trễ trong công việc, không hoàn thành đúng chỉ tiêu, thời hạn được giao.
Các phần mềm chưa được đưa vào áp dụng nhiều nên vẫn còn gặp rất nhiều khó khăn, chủ yếu là sử dụng phương pháp thủ công.
Đặc biệt vẫn còn hiện tượng hút thuốc lá trong giờ hành chính và trong phòng làm việc…
Về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. Ưu điểm:
Cán bộ văn thư, lưu trữ đều là những người có trình độ chuyên môn cao nên công tác văn thư cũng được đảm bảo tốt, thực hiện một cách đầy đủ, chính xác.
Các loại văn bản được sắp xếp một cách tương đối khoa học nên dễ dàng cho việc tìm kiếm tài liệu.
Công tác văn thư lưu trữ được giải quyết một cách nhanh chóng, kịp thời cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết khi được đáp ứng. Bảo mật tốt những tài liệu quan trọng đảm bảo không bị lộ ra ngoài làm ảnh hưởng tới cơ quan.
Cán bộ văn thư, lưu trữ đều thực hiện đầy đủ trong quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản.
Phòng làm việc của cán bộ văn thư, lưu trữ khoa học, có đầy đủ trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công việc…
Nhược điểm:
Một số khâu nghiệp vụ làm chưa tốt như công tác lập hồ sơ chưa đảm bảo yêu cầu, tài liệu sắp xếp có chỗ vẫn bị nhầm, ảnh hưởng tới hoạt động tìm kiếm của cán bộ khi cần thiết.
Việc lưu văn bản chưa được thống nhất nên một số giấy tờ còn bị thất lạc,không tìm thấy…
Chưa có phần mềm nào hỗ trợ chô công tác văn thư lưu trữ vì vậy vẫn phải sử dụng phương pháp thủ công là chủ yếu…