3.1 Những trang thiết bị văn phòng sử dụng phổ biến trong văn phòng cơ quan
Văn phòng cơ quan được bố trí ở tầng 2 khu nhà 5 tầng, gồm 5 phòng riêng biệt: Các phòng của Chánh Văn phòng, phó Chánh Văn phòng, CB Văn phòng, và phòng văn thư được sắp xếp xen kẽ nhau để dễ dàng cho việc trao đổi thông tin, làm việc hiệu quả.
Tùy vào tính chất công việc và sự phân công nhiện vụ mà mỗi phòng làm việc được trang bị một số trang thiết bị như sau: 9 máy vi tính, 1 máy photocopy, 5 máy in, 2 máy fax, 6 máy điện thoại, 5 máy điều hòa,….Ngoài ra các phòng làm việc còn có bàn ghế uống nước để tiếp khách khi trao đổi công việc.
Điện thoại là phương tiện kĩ thuật không thể thiếu trong bất kì cơ quan nào, dùng để liên lạc, trao đổi thông tin giữa các cá nhân, đơn vị.
Máy photocopy dùng để phô tô tài liệu, tạo bản sao, có thể dùng bất cứ lúc nào trong công việc văn phòng.
Máy fax là bộ phận xử lý văn bản có thể truyền thông bằng cách trao đổi văn bản đã in tới bộ phận xử lý văn bản khác qua máy Computer và máy sao chụp, hữu ích cho việc trao đổi tài liệu.
Máy in dùng để in tài liệu, đây cũng là một trong những trang thiết bị hữu dụng trong cơ quan.
Máy tính dùng để cung cấp, tìm kiếm thông tin, trao đổi thông tin qua mạng, là phương tiện cung cấp tiện nghi và xử lí văn bản nhanh nhất…
Ngoài ra, Văn phòng huyện còn được trang bị các loại trang thiết bị khác như: bàn, ghế, các loại tủ đựng hồ sơ…và các trang thiết bị khác phục vụ ch hoạt động của cơ quan. Các trang thiết bị được bố trí một cách hợp lí tạo điều kiện thuận lợi cho công việc.
3.2 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Văn phòng: (phụ lục 05). việc của Văn phòng: (phụ lục 05).
3.3 Nhận xét về ưu, nhược điểm về việc bố trí, sắp xếp trang thiết bị:
Cách bố trí trang thiết bị trong phòng làm việc của một cơ quan cơ quan là sự cần thiết, nó thể hiện sự khoa học của một phòng làm việc. Sau đây là một số ưu, nhược điểm về cách bố trí trang thiết bị của văn phòng UBND huyệ Kinh Môn:
Ưu điểm:
Các trang thiết bị đều được trang bị đầy đủ tạo điều kiện tốt nhất cho cán bộ làm việc.
Vị trí sắp xếp các trang thiết bị, phương tiện của phòng hợp lí và khoa học, thuận lợi cho việc thực hiện công việc một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác.
Hầu hết các trang thiết bị vẫn sử dụng tốt, không làm ảnh hưởng tới công việc, và do có sự bố trí hợp lý nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi giữa nhân viên với lãnh đạo, nhân viên với nhân viên…
Ngoài các trang thiết bị như máy in, photocopy, máy fax, máy tính…thì trong phòng làm việc còn có bộ bàn ghế tiếp khách, các tủ đựng tài liệu, các trang thiết bị hữu dụng khác giúp cho phòng làm việc tiện nghi hơn rất nhiều.
Trong phòng còn bố trí các cây xanh tạo khoảng không gian thoải mái, thư giãn khi làm việc…
Mặc dù hầu hết các trang thiết bị đều sử dụng tốt thì bên cạnh đó vẫn còn có máy gặp một vài sự cố gây cản trở cho công việc, đạt hiệu quả không như mong muốn.
Vẫn còn phòng làm việc do việc bố trí chưa thực sự khoa học, và tài liệu sắp xếp không đúng nơi quy định nên ảnh hưởng tới việc tìm kiếm văn bản…
Cách khắc phục:
Các trang thiết bị phải được bố trí thực sự khoa học thì mới tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện các công việc của Lãnh đạo và cán bộ văn phòng.
Bố trí thiết bị phù hợp, dễ nhìn, dễ sử dụng.
Kiểm tra các loại máy móc hoạt động cho tốt và bố trí hợp lí.
Trang bị thêm các phương tiện hữu dụng phục vụ trong công việc như máy điều hòa, hệ thống chiếu sáng…
3.4 Các phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan
Hiện nay việc ứng dụng phần mềm trong công tác văn phòng của UBND huyện còn rất hạn chế. Hầu hết các thủ tục hành chính của cơ quan đều được thự hiện bằng phương pháp thủ công.
Bên cạnh đó, do có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, máy tính, phương tiện hiện đại, cơ quan cúng đã sử dụng phần mềm Microsoft Office. Đây là một công cụ soạn thảo văn bản rất phổ biến. Các phần mềm khác thì vẫn còn rất hạn chế và chưa đưa vào sử dụng.
PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ