Đang tải... (xem toàn văn)
báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng _ lưu trữ.báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng _ lưu trữ.báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng _ lưu trữ báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng _ lưu trữ. báo cáo thực tập ngành quản trị văn phòng _ lưu trữ
Trường CĐSP Kon Tum MỤC LỤC MỤC LỤC………………………………………………… LỜI CẢM ƠN……………………………………………… LỜI NÓI ĐẦU………………………………………………… TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN………………… \ TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP…………………… BÁO CÁO THỰC TẬP……………………………………………… CHƯƠNG I: PHẦN LÝ THUYẾT …………………………… A.KHÁI QUÁT VỀ NGHÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG_LƯU TRỮ……………………………………………………………………… B.KHÁI QUÁT VỀ HUYỆN ỦY AN LÃO VÀ TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP…………………………………………………… I GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC CƠ QUAN THỰC TẬP………………………… Lịch sử hình thành:………………… 2.Tình hình hoạt động cấu tổ chức, sơ đồ quan: 2.1 Cơ cấu tổ chức 2.2 Tình hình hoạt động 2.3 Sơ đồ quan SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC HUYỆN ỦY AN LÃO II TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum LỜI MỞ ĐẦU Ngày phận văn phòng với đội ngũ nhân viên người quản lí thiếu quan, tổ chức Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực tốt nhiệm vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lí quan thiếu Chúng ta biết hoạt động quản lí nói chung, hoạt động đòi hỏi nhiều lực tư chủ thể quản lí có phận trợ giúp tùy theo quy mô tổ chức mà phận cá nhân Quản lí hành nhà nước hoạt động đặc biệt đời sống xã hội Nó đặc trưng hoạt động chấp hành điều hành quan cấp với quan cấp dưới, cá nhân lãnh đạo với nhân viên nội quan Mỗi quan quản lí hành nhà nước thực chức khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua định hệ thống hành mối quan hệ công tác bên Do máy trợ giúp quan quản lí hành nhà nước yếu tố quan tâm điểm tâm việc nâng cao hiệu hoạt động quan Do thời gian phạm vi tiếp cận công việc giới hạn nên khuôn khổ Báo cáo thực tập; xin đề cập đến hoạt động văn phòng Huyện ủy An Lão chủ yếu từ phương diện nhiệm vụ Văn phòng, đặc biệt công tác văn thư khâu quan trọng hành tổ chức quan, nơi có điều kiện tiếp xúc công việc nhiều nhất; nhằm đặt nhìn tổng quát, khái quát vị trí, chức nhiệm, ý nghĩa hoạt động Văn phòng quan chức Văn phòng nói chung hoạt động quản lí quan hành hính nhà nước Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Đào tạo, thầy cô giáo hướng dẫn Khoa sư phạm – cô chú, anh chị Huyện ủy, Văn Phòng lưu trữ Huyện ủy Huyện An lão tạo điều kiện, giúp đỡ để hoàn thành báo cáo Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN I TÓM TẮT LỊCH SỬ BẢN THÂN Họ tên sinh viên: Đinh Lê Tuấn Anh Ngày tháng năm sinh: 22.02.1992 Quê Quán: An Trung, An Lão, Bình Định Nơi cư trú: TT An Lão, Bình Định Số CMND: 215117827 Số điện thoại: 0966.456.560 Địa liên lạc: TT An Lão, Bình Định II THÔNG TIN KHÁC: Mã số sinh viên: Lớp: Quản Trị Văn Phòng_Lưu Trữ Khóa học: 2010-2013 Số điện thoại: 0966.456.560 Địa liên lạc TT An Lão, Bình Định An Lão, ngày 14 tháng năm 2013 Người báo cáo Đinh Lê Tuấn Anh Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP Tên quan, đơn vị thực tập: Huyện Ủy An Lão • ĐT: • Địa chỉ: TT An Lão, An Lão, Bình Định Thủ trưởng quan, đơn vị: • Bí thư: Đinh Minh Tấn • Phó bí thư : Phạm Văn Nam Các phận quan: • Ban tuyên giáo • Ban tổ chức • Ban kiểm tra • Ban dân vận • Văn phòng Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum BÁO CÁO THỰC TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG_LƯU TRỮ CHƯƠNG I: PHẦN LÝ THUYẾT A.KHÁI QUÁT VỀ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG_LƯU TRỮ Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, máy giúp nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan,tổ chức Quản trị hành văn phòng công tác quan trọng quan nào, ảnh hưởng đến toàn hoạt động quan Công tác thực tốt thúc đẩy tiến nhiều mặt tổ chức ngược lại, thực không hiệu tác động tiêu cực đến trình phát triển Quản trị văn phòng ngành rộng đáp ứng nhu cầu thực tiễn quan, đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức hoạt động quan, đơn vị Để việc quản lý điều hành có hiệu quả, vận dụng kiến thức trình quản lý Quản trị văn phòng phương tiện sử dụng trình tổ chức hoạt động quan, đơn vị Ngoài nhìn vào toàn trình quản lý, từ việc định quản lý tổ chức thực định, việc kiểm tra, điều hành định cho phù hợp với mục tiêu đề Chúng ta thấy hoạt động, khâu không cần đến văn Vì thế, việc nắm rõ hệ thống văn bản, phân loại văn qui định nhà nước thể thức văn giúp cho người soạn thảo lựa chọn loại hình văn phù hợp với mục tiêu việc ban hành đảm bảo văn thực thi Ngoài nhà quản trị phải am hiểu nhiều lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội …và phải am hiểu pháp luật cách thức xếp, tổ chức hội họp điều hành hoạt động văn phòng khâu nghiệp vụ khác từ giúp cho sinh viên hiểu tổng quan ngành học trang bị cho kiến thức nghiệp vụ công tác văn thư, soạn thảo ban hành văn bản, công tác lưu trữ người quản trị Mục đích đợt thực tập ngành Quản trị văn phòng: Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum Thực tập tốt nghiệp có vị trí quan trọng chương trình đào tạo trình độ Cao đẳng ngành Quản trị văn phòng_lưu trữ Đây đợt thực tập khóa học, thực sau xong chương trình lý thuyết - thực hành trường Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn Thông qua nghiên cứu khảo sát thực hành công tác văn thư; soạn thảo ban hành văn bản; công tác lưu trữ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức học, nâng cao lực vận dụng lý luận thực tiễn; rèn luyện kỹ nghề nghiệp; xây dựng phong cách làm việc cán khoa học ngành Quản trị văn phòng Nắm hiểu hoạt động quan, doanh nghiệp tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu tài liệu để chuẩn bị cho tốt nghiệp B KHÁI QUÁT VỀ HUYỆN ỦY AN LÃO VÀ TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP I GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC CƠ QUAN THỰC TẬP: Lịch sử hình thành: An Lão huyện miền núi nằm phía tây bắc tỉnh Bình Định, đông giáp huyện hoài nhơn, nam giáp huyện Vĩnh Thạnh Hoài Ân, tây giáp huyện Vĩnh Thạnh, bắc giáp huyện Ba Tơ Đưc Phổ (tỉnh Quảng Ngãi) An Lão nằm vị trí 14.28 đến 14.40 độ vĩ bắc, 108.20 đến 108.57 độ kinh đông Trước cách mạng tháng tám năm 1945, dân số An Lão có khoảng 5000 người, cuối năm 1954 6000 người, cuối năm 1964 7000 người, năm 1994 tăng lên 24.640 người Bình Định có diện tích tự nhiên 6.039 km², dân số 1.578.900 người, mật độ dân số 261.5 người/km² (số liệu năm 2007)Theo số liệu niên giám thống kê năm 2005, toàn tỉnh có 1.600.400 người, nam (761.000 người) chiếm 48,7%, nữ (801.400 người) chiếm: 51,3% Dân số thành thị (393.000 người) chiếm 25,2%, nông thôn (1.169.400 người) chiếm 74,8%, mật độ dân số 259,4 người/km2 dân số độ tuổi lao động chiếm khoảng (793.687 người) chiếm: 50,8% dân số toàn tỉnh Ngoài dân tộc Kinh Tình hình hoạt động quan thực tập: cấu tổ chức, sơ đồ, tình hình hoạt động: 2.1 Cơ cấu tổ chức: Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum WC Cầu Thang Phó chủ nhiệm ban thư ký Văn phòng ủy Chủ Phó chủ ban thư ký nhiệm ủy nhiệm ban kiểm YBKT tra Hành lang tầng Dân vận Hl Đánh Máy Tầng Hành Lang Tầng ↑ Sân Sân Hành Lang Tầng Lưu Trữ Văn Văn phòng tổ chức nghệ thông tin Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Ban dân Vận Phòng Nghỉ Phó ban tổ chức Trưởng ban tổ chức Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum WC Cầu rhang Hội trường Phòng tổng hợp ↓ Phòng phó chánh văn phòng Cầu thang ↓ Phòng Chánh văn phòng Phòng Khách Bí thư Hành lang tầng Phó bí thư Phòng phó Phó ban Văn phòng Trưởng Văn phòng tuyên giáo ban tuyên ban tuyên Giáo giáo Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum Nó cung cấp tiện nghi toàn diện, cung cấp hệ thống lưu trữ hồ sơ, cung cấp tính, cung cấp module, đồ họa tất kết nối với thứ tư cung cấp tiện nghi xử lý văn Các máy xử lý văn nối với máy in chia làm loại máy in, ma trận máy in dùng bánh xe cưa tất thông tin nội dung công văn hay định đựơc phả chiếu lên giấy, tờ giấy đưa vào máy trang hoàn chỉnh in Ngoài ra, Văn phòng Huyện Ủy trang bị trang thiết bị khác bàn, ghế, tủ … trang thiết bị khác phụ vụ cho hoạt động quan Biên chế văn thư chuyên trách: Do Bí Thư Huyện Ủy định sở biên chế hành Huyện Ủy tỉnh giao Căn chức năng, nhiệm vụ nêu trên, Văn phòng Huyện Ủy hình thành phận công tác có lãnh đạo Văn phòng cán công chức giúp việc theo dõi, thực nhiệm vụ phân công, cụ thể sau: - Tổ chuyên viên nghiên cứu tổng hợp; - Tổ tiếp nhận giao trả kết qủa; - Tổ hành quản trị ( kể văn thư, lưu trữ ); - Thi đua khen thưởng; Hiện cán công chức người lao động Văn phòng Soạn thảo ban hành văn bản: 4.1 Các bước tiến hành soạn thảo ban hành văn bản: Văn phòng Huyện Ủy chủ yếu ban hành văn hành thông thường giải công việc Chính vậy, chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn Văn phòng Huyện Ủy cần thiết quan trọng mặt, đảm bảo tính hợp pháp hợp lý của văn bản, mặt khác điều kiện quan trọng định chất lượng văn Tại Huyện Ủy, chưa có văn quy định cụ thể, chi tiết trình tự, thủ tục ban hành văn quản lý nhà nước, hầu hết văn quản lý nhà nước ban hành chủ yếu dựa quy định pháp luật quan nhà nước cấp Việc quan nhà nước phải xác định trình tự, thủ tục cho việc xây dựng ban hành văn quản lý nhà nước nói chung khó, đặc biệt Văn phòng đơn vị nhỏ Huyện Ủy Tùy theo tính chất, nội dung hiệu lực pháp lý loại văn mà xây dựng quy trình ban hành cho thích hợp Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn hành xây dựng dựa yêu cầu thực tế đặt văn Tuy nhiên khái quát quy trình bao gồm bước sau: Bước 1: Xác định mục đích nội dung vấn đề cần văn hóa Xác định tên loại văn đối tượng văn bản; Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum Bước 2: Xây dựng dự thảo sở thông tin có chọn lọc; hoàn thiện thảo thể thức, ngôn ngữ; Bước 3: Thông qua lãnh đạo; Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn ban hành theo thẩm quyền quy định Quy trình thường áp dụng loại công văn, thông báo, báo cáo, công điện… Cơ quan, đơn vị soạn thảo cần ý số bước quan trọng có ảnh hưởng đến chất lượng văn (giai đoạn xây dựng thông qua đề cương; giai đoạn tham khảo ý kiến đối tượng liên quan) văn đặc biệt Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN (Trên trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm) Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum 20-25 mm 11 5b 5a 9a 10a 12 15-20 mm 10b 30-35 mm 7a 9b 13 7c 7b 14 20-25 mm Ghi chú: Ô số : Thành phần thể thức văn : Quốc hiệu Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum : Tên quan, tổ chức ban hành văn : Số, ký hiệu văn : Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn 5a : Tên loại trích yếu nội dung văn 5b : Trích yếu nội dung công văn hành : Nội dung văn 7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền : Dấu quan, tổ chức 9a, 9b : Nơi nhận 10a : Dấu mức độ mật 10b : Dấu mức độ khẩn 11 : Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành 12 : Chỉ dẫn dự thảo văn 13 : Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành 14 : Địa quan, tổ chức; địa E-Mail; địa Website; số điện thoại, số Telex, số Fax 4.1 Các loại văn quan ban hành: Qua báo cáo tổng kết tình hình thực nhiệm vụ công tác năm 2009, phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2010 Văn phòng, năm 2009 Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo ban hành 3068 Quyết định, 1023 Thông báo,1 53 Báo cáo, 202 Chỉ thị, 2302 giấy mời, 105 phiếu chuyển, 233 tờ trình Công tác soạn thảo trình tự, thể thức theo quy định pháp luật hành 5.Quản lí công văn – đến: Trong thời gian thực tập Văn phòng, cá nhân thực lĩnh nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư quan Các khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư 5.1 Nguyên tắc giải văn đến Tất văn đến phải thông qua vưn thư quan để đăng kí vào sổ cà quản lí thống Sau văn chuyển giáo qua thủ trưởng quan; Khi tiếp nhận chuyển giao văn bàn giao kí nhận rõ ràng Đảm bảo nhanh chong xác, giữ gìn bí mật 5.2 Quá Trình sử lý văn bản: Văn thư nhận đến, Sơ phân loại, bóc bì văn bản, văn có dấy hỏa tốc phải bóc trước Đối chiếu sô, kí hiệu, số lượng văn ghi bì với Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum thành phần tương ứng văn lấy phong bì đối chiếu với phiếu gửi Khi nhận văn văn thư phải kí, trả lại phiếu gửi cho quan gửi văn qua nhân viên bưu điện Sau nhận văn bản, văn thư phải đóng dấu đến, ghi số đến, ngày tháng năm đến văn Dấu phải đóng roc ràng thống vào khoảng trống số kí hiệu, trích yếu 5.3 Công việc vào sổ dăn kí Bao gồm ghi lại thông tin quan cảu văn bản, tài liệu; đòi hỏi không trùng lặp, không bỏ sót, văn đăng kí lần Hình thức để dăng kí quan dùng sổ 5.4 Trình chuyển giao văn bản: Văn thư trình chánh văn phòng sau nhận lại để chuyển đến đối tượng chịu trách nhiệm giải đối tượng phải kí nhận vào sổ chuyển giao văn văn thư Văn chuyền đến ngày phải chuyển giao vào ngày Nếu nhiều người giải quyết, văn phải gửi cho nhiều đơn vị, cá nhân, văn gốc lưu Theo dõi việc giải văn đến: Văn đến lưu lại hồ sơ công việc người thừa hành, người thừa hành thành lập hồ sơ có thông tin phản hồi việc giải văn cho có trách nhiệm theo dõi 5.5 Gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®i: Tất văn quan phải đăng ký vào sổ quản lý văn phận văn thư phải kiểm tra nội dung hình thức trước gửi Trình tự quản lý văn văn thư văn phòng Huyện ủy An Lão tuân thủ theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ ngày 08/4/2008 công tác văn thư hướng dẫn cụ thể chi tiết nghiệp vụ quản lý văn Công văn số 425/VTLTNN-NVTW Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 18/7/2005 Theo đó, văn như: Quyết định, Báo cáo, Biên bản, Thông báo, Công văn, Tờ trình, Kế hoạch, Chỉ thị… Mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa quan, đơn vị hay tổ chức để gửi nội quan phải Chủ tịch, Phó Chủ tịch người có thẩm quyền ký thức, sau phải chuyển qua phận Văn thư đăng ký, đóng dấu Tất công văn phải lấy số riêng cho loại Khi ghi ngày, tháng, năm văn ngày 10 tháng phải thêm số vào phía trước Cụ thể trình tự bước quản lý văn văn phòng Huyện ủy Văn chuyển giao theo nguyên tắc: Văn thư đong dấu sau đăng kí làm thủ tục gửi Chỉ tiếp nhận để phát hành văn đánh máy qui định, thể thức pháp lí Văn phát hàn theo qui định sau: - Ghi số văn - Ghi ngày tháng năm văn theo ngày tháng gửi - Đóng dấu lên văn có chữ kí hợp lệ vào sổ văn Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum - Văn chuyển ngày loại bí mật kèm theo phiếu gửi Mỗi văn phải lưu ( theo qui định hai bản, để lập hồ sơ lưu trữ lưu văn thư để tra tim, văn thường định, thông báo, báo cáo 5.6 Một số mẫu văn - đến: Mẫu sổ đăng ký công văn đến (theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước) Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi Mẫu sổ theo dõi giải văn đến (theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước) Số đến Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn Đơn vị người nhận Thời hạn giải Tiến độ giải Số ký Ghi hiệu văn trả lời Mẫu sổ đăng ký công văn (theo công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước) Ngày Số/ kí Trích Người kí Số tháng hiệu yếu Bản Bản Trang năm 6 Công tác lập hồ sơ: Số Nơi nhận Lưu HS Ghi 10 - Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định - Các văn hình thành hoạt động quan lập thành hồ sơ dựa đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác hình thành trình theo dõi, nhằm mục đích phục vụ cho công việc giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum - Đối với số quan không lập hồ sơ hành văn không dưa vào lưu giữ bảo quản cẩn thận ảnh hưởng lớn đến tình hình hoạt động quan MẪU SỔ LẬP HỒ SƠ CỦA CƠ QUAN STT Tên hồ sơ Ký hiệu Nơi lưu Thời gian lưu Danh mục hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân Sổ theo dõi hồ sơ, tài liệu - Các phòng ban Lâu dài - Các phòng ban Lâu dài Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu Biên tiêu hủy tài liệu - Phòng Lưu trữ Tin học Lâu dài - Phòng Lưu trữ Tin học Lâu dài III Công tác luu trữ Tổ chức đạo công tác lưu trữ quan - Để điều hành quản lý, theo dõi trình hoạt động để đảm bảo tốt tài liệu văn Huyện ủy có phòng kho lưu trữ riêng Mặt dù với điều kiện khó khăn, phòng kho Huyện ủy tổ chức tốt tài liệu lưu trữ phân công cán chuyên trách để việc bảo quản khoa học hiệu quả, cán chuyên trách lưu trữ đào tạo quan bồi dưỡng qua lớp học Đại học lưu trữ nên mặt dù với điều kiện khó khăn thiếu thốn sở vật chất làm tốt nhiệm vụ - Quá trình bảo quản tài liệu văn kiện thực theo Nghị định Chính phủ số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư, người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo thực công tác bảo quản -Hiện quan có phòng lưu trữ phòng nội vụ quản lí, cán bô lưu trữ ó trình độ cao dẳng đại học Với việc bố chí cán luuw trữ chuyên trách nên việc quản lí hồ sơ đưa vào lưu trữ quan quản lí tốt bảo quản tài liệu phục vụ cho nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ Nếu mà không bố trí cán lưu trữ chuyên trách ảnh hưởng lớn đến trình bảo quản sử dụng liệu lưu trữ quan để phục vụ cho trình công tác lãnh đạo Thành phần, nội dung khối lượng tài liệu dược bảo quản quan: - Các loại hình tài liệu quan đưa vào bảo quản chủ yếu văn hình thành trình hoạt động văn quan nhà nước cấp cấp dưởi gửi đến đưa vào bảo quản làm pháp lí để phục vụ cho hoạt động quan Tình hình tổ chức khoa học tài liệu: Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum Các tài liệu kho phân loại theo thờ gian ban hành văn bản, nội dung văn bản, chức cảu văn ; tài liệu kho lập thành hồ sơ hành để tiện cho công tác bảo quản tra tìm tài liệu, tài liệu lưu trữ trữ kho xác định giá trị để để loại bỏ văn hết hiệu lực bảo quản tài liệu có giá trị phục vụ cho công tác điều hành lãnh đạo quan phục vụ công tác nghiên cứu tài liệu có kho Giao nộp tài liệu - Hồ sơ, tài liệu quan giao nộp vào lưu trữ theo qui định nhà nước Qui trình giao nộp hồ sơ quan : Trong trình giao nôp hồ sơ tài liệu, cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ viên phụ trách lưu trữ hành phải tiến hành lập biên giao nhận tài liệu (02 bản), bên giao nhận giữ Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu : Hiện co quan chưa có phòng đọc riêng để tổ chức sử dụng tài liệu ảnh hưởng đến công tác nghiên cứu tài liêu, không gian riêng để nghiên cứu tài liệu Do số lượng cán lưu trữ hạn chế trình độ chuyên môn nên công tác lưu trữ quan chưa có xây dựng công cụ tra cứu khoa học đại mà chủ yếu dùng phương pháp thủ công Do mà cồng tác sử dụng tài liệu lưu trữ quan hạn chế nhiều Tình hình bảo quản tài liệu : Kho chứa tài liệu bố trí nơi thoáng mát đảm bảo cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc tra tìm nghiên cứu tài liệu Trong kho, tài liệu xắp xếp ngăn nắp giá hòm đựng tài liệu, thuận lợi cho việc phân loại tài liệu, thống kê, kiểm tra tổ chức sử dụng tài liệu, với cách tránh yếu tố chuột, bụi ẩm mốc, tác động ánh sáng chiếu vào Do áp dụng phương pháp bảo quản tài liệu nên tài liệu kho không bị hư hại nhiều, số tài liệu quan trọng bảo quản tốt Tình hình ứng dụng CNTT công tác lưu trữ: Hiện việc ứng dụng CNTT công tác lưu trữ văn phong Huyện ủy hạn chế Chưa xây dựng phần mềm dùng để lưu trữ văn –đến, chủ yếu phận văn thư tiếp nhận hay chuyển giao văn dùng phương pháp thủ công để lưu văn nhiều thời gian vào việc Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum CHƯƠNG II PHẦN THỰC HÀNH I HOẠT ĐỘNG THỰC HIỆN VÀ KẾT QUẢ A Thâm nhập thực tế tìm hiểu quan, đơn vị thực tập *Biện pháp tìm hiểu: -Bằng việc quan sát trực tiếp công việc quan kiến tập sau tham gia vào số công việc đơn giản để nắm bắt công việc cách nhanh chóng - Qua trình quan sát để làm quen với công việc Văn phòng Huyện Ủy An Lão ngày phân công thực tập số công việc cán văn thư thực thụ ( Tiếp nhận chuyển giao văn bản, vào sổ văn đến, đóng dấu, thực hành soạn thảo văn bản….) B Nội dung tìm hiểu ngành đào tạo 1.Tìm hiểu cấu, cách tổ chức hoạt động văn phòng Cụ thể tìm hiểu hoạt động Văn phòng Huyện Ủy An Lão + Quan sát học hỏi cách thức tiếp nhận, xử lí văn phận văn thư Ghi nhận trình chuyển giao công văn quan,các mẫu sổ công văn - đến + Sau buổi quan sát rút kinh nghiệm trực tiếp bắt tay vào công việc cụ thể phận văn thư với công việc như: tiếp nhận văn đến, thủ tục giải văn đi, cho số văn công việc photocopy, in ấn văn bản, soạn thảo văn máy tính - Lợi ích công việc này: - Việc thực hành hoạt động củng cố lại mà biết vận dụng lý thuyết học trường vào công việc thực tế văn phòng, giúp học hỏi có thêm kinh nghiệm công tác văn phòng, chức nhiệm vụ văn phòng, giúp trưởng thành nghề nghiệp Giúp giải tình trạng "lý thuyết suông" tiếp cận với thực tế cách dễ dàng - Sau việc thực hành đúc kết kinh nghiệm bổ trợ để hoàn thành tốt đợt thực tập sở để phân đấu trở thành cán văn phòng chuyên nghiệp sau trường trước mắt kỳ thi tốt nghiệp tới - Thực tập giúp nắm thủ tục hành chính, thể chế hành liên quan đến quan - Nắm vững qui trình công vụ quan hành nhà nước - Thực hành kĩ hành với vai trò công chức quan hành nhà nước Tìm hiểu hoạt động quan, đơn vị thực tập (Huyện Ủy An Lão ) - Sau ngày trực tiếp thực tập làm việc cán văn phòng kết hợp với quan sát cách làm việc nhân viên văn phòng, Huyện ủy Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum An Lão giúp có học bổ ích thiết thực, công việc cụ thể như: - Quan sát cách bố trí, trang trí văn phòng cách phân công công việc cho thành viên trrong văn phòng - Quan sát, tìm hiểu mối quan hệ thành viên cấp cấp cấp văn phòng kiến tập - Thực hành cách tiếp nhận văn bản, cách xếp thủ tục giải công văn giấy tờ - Thực hành cách thức vào sổ, lưu chuuyển giao công văn phận văn thư - Quan sát tìm hiểu cách nghe điện thoại, sử dụng loại máy văn phòng như: máy photo, fax, máy in - Quan sát học hỏi thái độ cử tiếp khách cô, văn phòng - Xem loại văn đến quan - Quan sát tham gia vào việc phận văn thư - Học hỏi cách đưa công nghệ thông tin vài quan Kết thu được: -Qua thời gian ngắn tiếp xúc với thực tế với hướng dẫn tận tình cô quan giúp có học vô bổ ích cho thân cụ thể như: + Biết cách lưu văn máy tính,có thể sử dụng tạm loại máy văn phòng như: máy photo, fax, máy in máy in loại công nghệ đại khác + Học hỏi cách xếp văn phòng cách khoa học, đẹp mắt cho cho hiệu làm việc cao + có thêm số kiến thức người quản trị viên văn phòng mà trường chưa học + Được dẫn cách hành văn người làm văn phòng lâu năm + Do tiếp cận trực tiếp với văn nên phần nắm bắt cách thức trình bày loại văn trong quan nhà nước C TỰ ĐÁNH GIÁ - NHẬN XÉT - ĐỀ NGHỊ Tự đánh giá: * Khuyết điểm: - Do đựợc tiếp xúc với lý thuyết trường không tiếp cận với thực tế với môi trường làm việc chuyên nghiệp văn phòng nên gặp phải khó khăn nên có thiếu sót như: + Còn bỡ ngỡ với môi trường làm việc + Kiến thức lí thuyết thực tế công việc không tương đồng nên gay khó khăn công việc + Mấy ngày đầu xa lạ với người quan nên việc học hỏi hạn chế * Ưu điểm Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum - Với tinh thần nổ sinh viên tinh thần ham học hỏi cộng với giúp đỡ tận tình dơn vị giúp vững tin trình học tập kinh nghiệp văn phòng + Tích cực tìm hiểu quan sát hoạt động quan + Chấp hành giấc qui định nội qui quan + Có thái độ tốt, lễ phép với cô quan -Hướng phấn đấu: + Cố gắng học hỏi hoàn thành tốt giao để làm kiến thức giúp cho việc học tập trường cho đợt thực tập tốt nghiệp năm tới thuận lợi dễ dàng đạt hiệu Nhận xét: - Nhìn chung, hình thức văn hành quan phát hành điều với thể thức theo tinh thần Thông tư liên số 55 Bộ Nội Vụ Văn phòng Chính phủ quy định - Tuy nhiên có số vấn đề mà quan chưa làm như: Công tác lập hồ sơ hành, Tình hình tổ chức khoa học tài liệu, Giao nộp tài liệu, tình hình tổ chức sử dụng tài liệu Công tác văn thư Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân tốt: đầy đủ, có thứ tự, ngăn nắp, dễ tìm cần thiết, việc lưu văn Tuy nhiên, phòng bảo quản tạm thời Đề nghị: Trong thời gian thực tập văn phòng Huyên ủy An Lão trực tiếp phận văn thư thu nhiều kiến thức thực tế bổ ích Tôi thấy Văn phòng vị trí quan trọng cấu làm việc ủy ban Chính văn phòng Huyện ủy An Lão cần nâng cao lực hoạt động băng việc bổ sung cán bộ, nhân viên, đại hóa phương tiện làm việc để phát huy tính động, thực tốt chức Một hoạt động Văn phòng quản lí văn Đặc biệt tra cứu tài liệu để thu thập thông tin phục vụ cho việc giải định quản lí khâu quan trọng đòi hỏi xác nhanh chóng Việc xây dựng mang LAN kết nối với mạng công báo cổng phủ điện tử giúp tra cứu văn trở nên nhanh chóng Thuận lợi Khó khăn Thuận lợi: - Được quan tâm hướng dẫn cụ thể giáo viên trường CĐSP Kon Tum quy trình nghiên cứu khảo sát tình hình công tác văn thư; quản trị văn phòng công tác lưu trữ quan, qua thực phương thu thập thông tin từ so sánh đánh giá kiến thức học tới thực tiễn hoạt động Huyện ủy An Lão - Được quan tâm tạo điều kiện tốt cấp lãnh đạo quan, giám sát thường xuyên, dẫn nhiệt tình hỗ trợ tập thể đơn vị có tìm tòi nghiên cứu, để vận dụng kiến thức học từ kết hợp tốt lý thuyết thực hành đúc kết kinh nghiệm cho thân Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum - Các bạn nhóm nêu cao tinh thần trách nhiệm, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau, học hỏi chia kinh nghiệm cho nhau, tâm hoàn thành tốt nhiệm vụ Khó khăn: - Giữa lý thuyết học trường thực tiễn công việc có chênh lệch tạo lúng túng cho thân thực tập tránh khỏi - Cơ sở vật chất, trang thiết bị phương tiện phục vụ cho công tác chưa đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ - Trong thời gian thực tập quan hạn chế nên tiếp cận khoảng thời gian vào học việc làm quen, vào thu thập tài liệu trình độ hạn chế nên bái cáo thiếu sót, mong dược thông cảm đóng góp, dạy để báo cáo đạt kết hoàn thiện đồng thời cẩm nang cho thân, nâng cao trình độ tốt nghiệp trường Kết đạt được: Trong trình nghiên cứu tham gia công việc thực tế quan cung cấp cho kiến thức tổng quát kỹ cần thiết nghành học biết kết nối, so sánh lý thuyết thực hành, học hỏi kinh nghiệm để nâng cao kiến thức cẩm nang quí giá để học tập thi tốt nghiệp sau D.Kết luận: Đợt thực tập giúp nắm nhiều kiến thức thực tế hành nhà nước nói chung, hoạt động thường nhật hoạt động quan cụ thể nói riêng Qua thấy sinh viên hành cần có thái độ tiếp thu nghiêm túc kiến thức học trường trình thực tiễn công việc làm tốt công việc trường, trở thành công chức nhà nước nói chung lĩnh vực hoạt động văn phòng nói riêng Tôi xin gửi lời cảm ơn tối thầy cô khoa Sư phạm – truyền dạy kiến thức phong phú hành văn phòng qua môn học khoa Trên nội dung quan sát, tổng hợp sau đợt thực tập Văn phòng Huyện ủy Một lần xin chân trọng ảm ơn giúp đỡ Huyện ủy, Văn Huyện ủy huyện An Lão tạo điều kiện giúp hoàn thành báo cáo An Lão, ngày tháng năm 2010 Người báo cáo Đinh Lê Tuấn Anh Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum NHẬN XÉT CỦA CỐ VẤN HỌC TẬP Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 ... đợt thực tập báo cáo thực tập Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_ Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum C NỘI DUNG THỰC TẬP I Quá trình khảo sát tình hình thực tập công tác văn. .. trữ người quản trị Mục đích đợt thực tập ngành Quản trị văn phòng: Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_ Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum Thực tập tốt nghiệp có vị trí quan... Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_ Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 - 2013 Trường CĐSP Kon Tum Báo Cáo Thực Tập Ngành Quản trị Văn Phòng_ Lưu trữ MSSV: Khóa 2010 -