BC kiến tập ngành quản trị văn phòng

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG Họ tên: Chu Thị Bích Duyên BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG K8 HỆ CHÍNH QUY KHĨA HỌC: 2013 - 2016 Tên quan: Phòng Lao động - Thƣơng binh Xã hội Huyện Hạ Lang, tỉnh Cao Bằng Địa chỉ: Thị trấn Thanh Nhật, huyện Hạ Lang, tỉnh Cao Bằng Cán hƣớng dẫn nghiệp vụ quan: Nông Văn Tuân Giảng viên hƣớng dẫn: ThS Nguyễn Mạnh Cƣờng HÀ NỘI - 2015 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng MỤC LỤC A LỜI NĨI ĐẦU B TỔNG QUÁT SƠ LƢỢC VỀ HUYỆN HẠ LANG .7 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Điều kiện tự nhiên, xã hội huyện Hạ Lang Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÕNG CỦA UBND HUYỆN HẠ LANG 10 I Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Hạ Lang 10 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Hạ Lang 10 Cơ cấu tổ chức, Chức năng, quyền hạn Phòng, Ban UBND huyện Hạ Lang 11 2.1 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang 11 2.2 Chức năng, quyền hạn phòng ban UBND huyện Hạ Lang 12 II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động cơng tác hành văn phòng Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội 15 Tổ chức hoạt động Văn phòng 15 1.1 Chức năng, nhiệm vụ Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội .15 1.1.1 Chức 15 1.1.2 Nhiệm vụ 16 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội .19 1.2 Nhân văn phòng phân cơng nhiệm vụ .19 1.2.1 Nhân .19 Chu Thị Bích Duyên Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng 1.2.2 Nhiệm vụ cụ thể cán bộ, công chức 19 1.3 Các văn quản lý công tác văn thƣ – lƣu trữ .22 Tìm hiểu tình hình soạn thảo ban hành văn quan 24 2.1 Bảng thống kê văn ban hành từ năm 2005 đến 2015 25 2.2 Thể thức kỹ thuật trình bày văn .25 2.3 Quy trình soạn thảo văn quan 27 Công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng quan .31 3.1 Trang thiết bị Văn phòng……………………………………………………… 31 3.2 Bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc Văn phòng…………… 32 3.2.1 Sơ đồ………………………………………………………………………… 33 3.2.2 Nhận xét……………………………………………………………………….33 3.3 Phần mềm sử dụng cơng tác Văn phòng Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội huyện Hạ Lang………………………………………………………35 3.3.1 Các phần mềm sử dụng công tác văn phòng……………………………35 3.3.2 Lợi ích phần mềm tài mang lại…………………………………… 37 Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ………………………………….38 I Ƣu điểm, nhƣợc điểm công tác hành văn phòng Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội huyện Hạ Lang…………………………………………… 38 Ƣu điểm……………………………………………………………………………38 Hạn chế…………………………………………………………………………….40 II Những giải pháp để phát huy ƣu điểm khắc phục hạn chế……… 41 KẾT LUẬN………………………………………………………………………… 44 Chu Thị Bích Duyên Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phần III PHỤ LỤC………………………………………………………………… 46 A LỜI NÓI ĐẦU Việt Nam đƣờng hội nhập kinh tế giới tạo nhiều hội thuận lợi nhƣ thách thức đòi hỏi không ngừng đổi lĩnh vực nhằm nâng cao ƣu khả cạnh tranh Để tận dụng cách triệt để hội công tác điều hành quản lý xã hội lĩnh vực đòi hỏi phải nâng cao lực, hiệu máy lãnh đạo môi trƣờng cạnh tranh động cải cách hiệu quả, xã hội ngày phát triển kéo theo phát triển đa dạng ngành nghề, ngƣời buộc phải có vốn kiến thức, lực nghiệp vụ chun mơn đáp ứng đƣợc đòi hỏi xã hội Từ yêu cầu cấp bách xã hội, thích ứng với mơi trƣờng cơng nghệ thời đại thơng tin khiến Văn phòng trở thành phận quan trọng thiếu quan, tổ chức Do vậy, Văn phòng phải có ý thức trƣớc bƣớc so với đơn vị khác nhiệm vụ đổi Văn phòng Để làm đƣợc điều bên cạnh nỗ lực quan cần phải có quan tâm đầu tƣ Đảng Nhà nƣớc giúp cho Văn phòng phát huy hết tiềm mạnh Với phƣơng châm “Học đơi với hành”, “Lý luận gắn liền với thực tiễn’’ công tác Đào tạo Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung Khoa Quản trị văn phòng nói riêng: lấy lý luận làm sở, làm điểm tựa cho hoạt động thực tiễn ngƣợc lại từ kiến thức đƣợc trang bị nhà trƣờng, cập nhật mới, bổ sung làm phong phú thêm kho tàng lý luận nhằm đáp ứng u cầu cơng tác văn phòng ngày cao phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan tổ chức Xuất phát từ thực tế vào chức năng, nhiệm vụ đào tạo Nhà trƣờng, khoa Quản trị văn phòng thực kế hoạch “ Kiến tập ngành” cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng năm thứ hai quan, tổ chức doanh nghiệp nhằm nâng cao kiến thức, áp dụng lý luận vào thực tiễn để có phƣơng pháp kỹ làm Chu Thị Bích Dun Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng việc tốt đồng thời sinh viên tiếp cận với môi trƣờng làm việc thực tế, vận dụng kiến thức lý thuyết đƣợc học trƣờng đƣa vào áp dụng thực tiễn quan qua nhằm nâng cao kỹ giao tiếp bổ sung kiến thức phục vụ kỹ nghiệp vụ nhƣ: kỹ thuật soạn thảo văn bản, thực khâu nghiệp vụ văn thƣ, đón tiếp khách đến quan, hậu cần… Chƣơng trình kiến tập ngành nghề khoảng thời gian cần thiết để khép kín quy trình đào tạo cán thực hành – có lý luận Nhà trƣờng mà nhờ sinh viên có sở làm sáng tỏ lý thuyết học, rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng, bƣớc đầu làm quen với công việc, trực tiếp vận dụng kiến thức học vào thực tiễn, có kinh nghiệm vững vàng cơng tác Qua dịp để chúng em tập dƣợt, rèn luyện đạo đức, tác phong nghề nghiệp cán văn phòng tƣơng lai khơng xa Đƣợc giới thiệu Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội nhƣ đƣợc đồng ý tiếp nhận Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng, thời gian kiến tập Phòng em đƣợc tiếp cận, mở mang với môi trƣờng làm việc thực tế quan mà đƣợc rèn luyện khâu nghiệp vụ Văn phòng, có thêm kiến thức nghề nghiệp nhƣ cách ứng xử văn hóa giao tiếp Hành Nhà nƣớc Thêm vào hƣớng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình đầy trách nhiệm cơ, phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội với tinh thần ham học hỏi cố gắng, nỗ lực em rút nhiều học kinh nghiệm quý báu cho thân nhƣ trang bị thêm kiến thức thực tế cho chun ngành Quản trị văn phòng mình, thật trở thành hành trang cho em vững bƣớc đƣờng nghiệp sau đồng thời sở, tiền đề dẫn đƣờng cho việc thực mục tiêu đƣợc hoạch định tƣơng lai Trong thời gian kiến tập em tiếp thu đƣợc thêm nhiều kiến thức thực tiễn làm phong phú thêm kiến thức đƣợc tiếp thu ngày ngồi học giảng đƣờng Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội Nay em viết báo cáo gửi Chu Thị Bích Duyên Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Khoa Kính mong nhận đƣợc giúp đỡ, bổ sung thầy cô giáo để báo cáo em đƣợc hoàn thiện đồng thời để làm sở, tảng phục vụ cho báo cáo Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng – Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội hƣớng dẫn giúp đỡ; cảm ơn Chính quyền Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang, tỉnh Cao Bằng; Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội cung cấp thông tin cần thiết cho em để hoàn thành báo cáo đợt kiến tập Sau em xin trình bày “ Báo cáo kiến tập Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội huyện Hạ Lang” Báo cáo gồm: 03 phần: Phần I: Khảo sát cơng tác Văn phòng quan kiến tập Phần II: Kết Luận Kiến nghị Phần III: Phụ Lục Do lƣợng kiến thức lý thuyết tích lũy năm học hạn chế, nhận thức chƣa đủ, báo cáo sản phẩm đầu tay sinh viên năm thứ hai chƣa có nhiều kinh nghiệm, nhiều thiếu sót, khuyết điểm Vì kính mong Q thầy, giáo Khoa Quản trị văn phòng Trƣờng Đại học Nội vụ giúp em đóng góp ý kiến, khuyết điểm, hạn chế báo cáo để em rút kinh nghiệm, khắc phục đƣợc hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Chu Thị Bích Dun Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng B TỔNG QUÁT SƠ LƢỢC VỀ HUYỆN HẠ LANG 1.1 Lịch sử hình thành: Địa danh Hạ Lang có từ xa xƣa Đời Hùng Đức (1407 – 1497) phủ Cao Bằng gồm châu: Thái Nguyên, Lộng Nguyên, Thƣợng Nguyên, Hạ Lang Đời Gia Long (1802 – 1820), đơn vị hành thuộc thị trấn Cao Bằng gồm châu là: Thạch Lâm, Quảng Uyên, Thƣợng Lang Hạ Lang có tổng, 24 xã thơn tổng châu Hạ Lang gồm: + Tổng Điều Lƣơng có xã trại, chợ + Tổng Tuyển Đằng có 05 xã + Tổng Lệnh Cấm có 06 xã + Tổng Vĩnh Thọ có 07 xã Thời dân Pháp cai trị, Châu Hạ Lang có hai tổng: Tổng Phong Đằng Tổng Lệnh Cấm Sau cách mạng tháng tám năm 1945, Tổng Phong Đằng thuộc Châu Thƣợng Lang sáp nhập vào châu Hạ Lang Các đơn vị hành đƣợc gọi theo tên gọi huyện, xã Châu Hạ Lang đổi thành huyện Hạ Lang từ năm 1954 Nhà nƣớc ta có điều chỉnh chia tách sáp nhập đơn vị hành xã huyện Hạ Lang sáp nhập vào huyện Trùng Khánh xã sáp nhập vào huyện Quảng Hòa Đến ngày 01 tháng năm 1981 huyện Hạ Lang đƣợc tái lập từ xã nhập vào hai huyện Quảng Hòa Trùng Khánh theo Quyết định số 44-HĐBT, ngày 01 tháng năm 1981 Hội Đồng Bộ trƣởng (nay Chính phủ) 1.2 Điều kiện tự nhiên kinh tế xã hội huyện Hạ Lang * Điều kiện tự nhiên: Hạ Lang huyện miền núi nằm phía Đơng tỉnh Cao Bằng, cách trung tâm thành phố Cao Bằng 72 km, có tọa độ địa lý: từ 22 034’11’’ đến 22051’00’’ vĩ Chu Thị Bích Duyên Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Bắc; Từ 106050’00’ đến 1060 50’25’’ kinh Đơng Ba mặt phía Bắc, Đơng, Nam giáp với tỉnh Quảng Tây, Trung Quốc có chung đƣờng biên giới dài 76 km, phía Tây giáp với huyện Trùng Khánh, huyện Quảng Uyên huyện Phục Hòa Cơ cấu hành huyện Hạ Lang gồm thị trấn 13 đơn vị hành cấp xã là: thị trấn Thanh Nhật, xã An Lạc, Việt Chu, Quang Long, Cô ngân, Thái Đức, Thị Hoa, Đức Quang, Vinh Quý, Kim Loan, Thắng Lợi, Đồng Loan, Lý Quốc, Minh Long Với tổng diện tích tự nhiên 363,35 km2 dân số có khoảng 26.000.000 ngƣời Với vị trí địa lý nằm phía phía Bắc Tổ quốc tiếp giáp với Trung Quốc đƣờng biên giới dài có 01 cửa Quốc tế, 01 cửa Quốc gia cửa tiểu ngạch khác nên thuận lợi việc giao lƣu mua bán trao đổi hàng hóa phát triển kinh tế xã hội, dịch vụ du lịch Hạ Lang huyện miền núi địa hình phức tạp, thấp dần từ Tây sang Đơng, núi cao, hiểm trở, chia cắt mạnh, có nhiều nếp gãy khổng lồ ( từ – 10 km) tạo nên khe sâu, hang động, đèo dốc Hầu hết xã, thị trấn địa bàn huyện vừa có núi đá, vừa có núi đất vừa có thung lũng tƣơng đối phẳng Với đặc điểm có nhiều núi đá gây khó khăn cho việc lại xây dựng kết cấu hạ tầng, gây trở ngại cho công tác điều tra khảo sát, thăm dò phát triển kinh tế; vùng có đồi núi đất tạo điều kiện cho đất phát triển vùng đồi, núi thấp địa hình lƣợn sóng, phần lớn bị chia cắt mạnh, có tốc độ lớn, hạn chế đến việc sử dụng đất sản xuất đất nơng nghiệp Hạ Lang chịu ảnh hƣởng khí hậu nhiệt đới gió mùa Nhiệt độ lúc cao 36 0C, thấp 00C Có lƣợng mƣa trung bình hàng năm 1400 đến 1600mm Chịu ảnh hƣởng khí hậu nhiệt đới gió mùa, khí hậu mùa quanh năm: Xn, Hạ, Thu, Đông nhƣng nằm sâu lục địa nên ranh giới mùa không rõ rệt tạo thành mùa mƣa mùa khô Mùa mƣa kéo dài từ tháng đến tháng năm, mùa mƣa kéo dài từ tháng 10 năm trƣớc đến tháng năm sau, chịu ảnh hƣởng gió mùa đơng bắc Chu Thị Bích Dun Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng * Điều kiện kinh tế xã hội: Kinh tế Hạ Lang phát triển chậm, tốc độ tăng trƣởng chậm GDP tốc độ chuyển dịch cấu kinh tế theo hƣớng Cơng nghiệp hóa – đại hóa nói chung chƣa đƣợc, sở hạ tầng lại khó khăn Đồng thời phần lớn ngƣời dân nơng thơn xuất phát từ nghề nơng, trình độ, tác phong tập quán làm việc, khó đáp ứng u cầu phát triển q trình cơng nghiệp – đại hóa Về dân số nguồn nhân lực: Năm 2012 dân số tồn huyện Hạ Lang có 25.434 ngƣời, gồm dân tộc sinh sống, chủ yếu sống theo quần cƣ theo xóm, 14 xã, thị trấn Gồm dân tộc Tày chiếm 46,43%, dân tộc Nùng chiếm 0,098%, dân tộc kinh chiếm 0,098% Trong nữ chiếm 12.735 ngƣời, chiếm 50,07% so với số dân, dân số khu vực nông thôn 17,439 chiếm 68,56%, thị trấn 1.812 chiếm 7,1% so với tổng dân số toàn huyện Về giáo dục: Hiện địa bàn huyện có 02 trƣờng THPT, 01 trung tâm giáo dục thƣờng xun, xã có trƣờng THCS, trƣờng tiểu học trƣờng mầm non Về y tế: trang thiết bị y tế đƣợc trang bị đầy đủ sở khám chữa bệnh đầy đủ, đội ngũ cán đƣợc đào tạo quy, đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh Các sách ngƣời có cơng, ngƣời nghèo vấn đề xóa đói giảm nghèo, giải vấn đề việc làm cấp quyền huyện Hạ Lang đƣợc tổ chức thực giải góp phần ổn định xã hội Chu Thị Bích Dun Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phần I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHÕNG CỦA UBND HUYỆN HẠ LANG I Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Hạ Lang Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Hạ Lang UBND huyện Hạ Lang quan hành Nhà nƣớc địa phƣơng hoạt động theo Luật tổ chức HĐND UBND UBND huyện có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sau: * Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân (HĐND) bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nƣớc địa phƣơng, chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nƣớc cấp Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nƣớc cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm đảm bảo thực chủ trƣơng, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Ủy ban nhân dân thực chức quản lý Nhà nƣớc địa phƣơng, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy Hành nhà nƣớc từ Trung ƣơng tới sở * Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Hạ Lang thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề đƣợc quy định Điều 124 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân vấn đề quan trọng khác mà Pháp luật quy định thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân huyện định Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Hạ Lang đƣợc thể lĩnh Chu Thị Bích Dun 10 Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Ƣu điểm, nhƣợc điểm cơng tác hành văn phòng Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội huyện Hạ Lang Đƣợc quan tâm đạo, quản lý Lãnh đạo quan tinh thần làm việc đầy trách nhiệm tất cán công chức, viên chức, nhân viên làm việc văn phòng nên cơng tác văn phòng có bƣớc tiến ngày đƣợc nâng cao Khơng có cơng tác văn thƣ đƣợc tiến hành cách nhanh chóng, xác, khoa học, nguyên tắc mà khâu thủ tục hành chính; thái độ làm việc nhƣ cử trình độ chun mơn nghiệp vụ văn phòng dần đƣợc cải thiện theo hƣớng tích cực Bên cạnh đó, phận văn phòng thực chức tham mƣu tổng hợp cung cấp thông tin chun mơn phục vụ kịp thời cho hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo, đồng thời văn phòng phải ln trƣớc ln dẫn đầu việc tham mƣu giúp việc cho lãnh đạo quan Trong thời gian kiến tập Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội huyện Hạ Lang, em thấy cơng tác văn phòng cần thiết quan trọng khơng thể thiếu đóng góp phần lớn định đến hiệu suất, chất lƣợng việc giải công việc quan, với hiểu biết sinh viên năm thứ hai, em xin mạnh dạn đƣa số nhận xét công tác hành văn phòng Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội, huyện Hạ Lang nhƣ sau: Ƣu điểm Cơng tác Hành văn phòng quan đƣợc thực tƣơng đối tốt, tuân thủ quy chế, quy trình quan Nhà nƣớc đem lại nhiều lợi ích cho quan Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội thực tốt công tác xây dựng kế hoạch công tác thƣờng kỳ: Trong q trình lập kế hoạch có phối hợp cán công chức, nhân viên văn phòng lãnh đạo văn phòng Ln có Chu Thị Bích Duyên 38 Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng xem xét, kiểm tra, theo dõi, thƣờng xun cơng tác văn phòng giúp cho việc xây dựng kế hoạch đƣợc xác, đảm bảo đƣờng lối sách, chủ trƣơng Đảng Nhà nƣớc cấp Các chƣơng trình đƣợc thơng báo rộng rãi giúp cho lãnh đạo phòng, phận nắm bắt đƣợc thơng tin cách nhanh chóng, chủ động điều chỉnh công việc Trong công tác đạo điều hành cơng việc: Cơng tác văn phòng ln nhận đƣợc quan tâm cấp lãnh đạo quan đặc biệt lãnh đạo văn phòng ln ln chủ động thƣờng xuyên, xử lý giải vấn đề cách nhạy bén, nhiều biện pháp cách có hiệu theo quy định Pháp luật Lãnh đạo ngƣời tạo động lực cho nhân viên làm việc đồng thời ln có trách nhiệm hƣớng dẫn, đôn đốc nhân viên cách tận tình, đạt hiệu cao Trong cơng tác kiểm tra, kiểm sốt cơng việc: Trong việc thực công việc quan lãnh đạo cán cơng chức, nhân viên văn phòng ln thƣờng xuyên kiểm tra, kiểm soát nhằm phát kịp thời tránh đƣợc sai sót, hạn chế đề xuất giải pháp để điều chỉnh, bổ sung đƣa vào để thực kế hoạch công tác quan Trong công tác Quản trị nguồn thông tin: thơng tin quan phận hành văn phòng tiếp nhận quản lý, xử lý thơng tin cung cấp cho lãnh đạo, soạn thảo văn tham mƣu theo quy định Nhà Nƣớc Trong việc đại hóa cơng tác văn phòng: Các trang thiết bị văn phòng ln khơng ngừng đƣợc đổi ngày hoàn thiện Đồng thời ngƣời không ngừng đổi thông qua việc bồi dƣỡng, đào tạo cán qua trƣờng lớp để tận dụng tối đa, phát huy hết hiệu trang thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin quan góp phần tăng suất, chất lƣợng hiệu công việc Trong việc xây dựng, đào tạo đội ngũ nhân lực văn phòng: Cán bộ, cơng chức nhân viên làm việc văn phòng ngƣời đƣợc đào tạo qua trƣờng lớp Chu Thị Bích Dun 39 Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng trình độ chun mơn định, họ ngƣời khơng có trình độ chun mơn mà ngƣời có tƣ cách, phẩm chất đạo đức tốt, ln ngƣời có tinh thần trách nhiệm, đầy nhiệt huyết với cơng việc hồn thành nhiệm vụ đƣợc giao Ngồi cán cơng chức, nhân viên làm việc văn phòng thƣờng xuyên đƣợc tham gia các lớp: Tập huấn, học hỏi chuyên môn nghiệp vụ hàng năm để kịp thời thay đổi theo xu đổi thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa từ bổ sung kiến thức, tƣ vận dụng vào cơng việc thực tế Ngồi ra, cơng tác hành văn phòng hƣớng vào mục tiêu thực tốt quy chế Nhà nƣớc văn thƣ lƣu trữ quan, quy chế quy định Nhà nƣớc tài – kế tốn, đảm bảo sở vật chất cho văn phòng nhằm cung cấp dịch vụ tốt để phục vụ ngƣời dân đến trao đổi công việc nhƣ thực nhiệm vụ công tác quan, đơn vị khác đồng thời góp phần bé nhỏ hƣớng đến việc thực tốt “ tiếp công dân chế cửa” UBND huyện Hạ Lang nhằm phục vụ nhiệt tình, hƣớng dẫn đầy đủ để thực việc giải công việc quan cách nhanh chóng xác qua nâng cao chất lƣợng tạo uy tín quan Hạn chế Bên cạnh ƣu điểm cần phát huy đó, Cơng tác hành văn phòng số tồn tại, hạn chế cần phải khắc phục nhƣ: - Phong cách làm việc Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội có số chƣa chủ động làm việc, lúng túng nhiệm vụ cụ thể khơng đƣợc phân cơng cụ thể lãnh đạo phòng - Tác phong làm việc cán bộ, công chức nhân viên phòng thiếu tính khoa học, Số chƣa thực nghiêm túc quy chế làm việc ví dụ: Làm việc riêng, nói chuyện điện thoại làm việc, ngủ giờ, hay muộn sớm phổ biến - Nhiều trang thiết bị dùng lâu, cũ chƣa đƣợc tu sửa đổi gây nhiều Chu Thị Bích Dun 40 Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng khó khăn,giãn đoạn việc giải cơng việc - Phòng chƣa ứng dụng phƣơng tiện công nghệ thông tin cách triệt để, chƣa sử dụng nhiều phần mềm để hỗ trợ giải công việc - Trong công tác văn thƣ: việc thu thập bảo quản hồ sơ tài liệu chƣa đƣợc thực đồng Nhiều cán coi nhẹ tầm quan trọng công tác văn thƣ, ví dụ việc đóng dấu phòng lãnh đạo phòng trực tiếp đóng dấu vào văn khơng giao cho cán làm hành văn phòng (văn thƣ) quan; Cơ quan chƣa ban hành văn đạo, hƣớng dẫn công tác văn thƣ lƣu trữ dẫn đến việc thực khâu nghiệp vụ chƣa tốt - Trong công tác văn hóa cơng sở: Chƣa đáp ứng Đặc biệt cơng chức, nhân viên làm việc văn phòng mặc trang phục không phù hợp với phong cách công sở quan (mặc áo khơng có cổ, quần bò, dép lê, khơng sơ vin), nội quan chƣa có đồn kết phận quan - Trong hoạt động văn phòng tình trạng coi nhẹ thơng tin văn bản, việc quản lý kết việc giải không đáp ứng; - Đội ngũ cán bộ, nhân viên văn phòng thiếu kiến thức ngoại ngữ, số khơng sử dụng thành thạo máy tính II Những giải pháp để phát huy ƣu điểm khắc phục hạn chế Để nâng cao hiệu cơng tác hành văn phòng UBND huyện Hạ Lang nói chung Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội nói riêng nhằm đáp ứng yêu cầu, bắt kịp thời kỳ đổi công nghiệp hóa, đại hóa việc bùng nổ thơng tin nƣớc ta Cơng tác hành văn phòng phải ln đổi đầu, góp phần tăng xuất, chất lƣợng hiệu công việc nhƣ xây dựng văn phòng hoạt động hiệu quan, tổ chức Bởi vậy, muốn phát huy ƣu điểm khắc phục hạn chế tối đa nhƣợc cơng tác văn phòng phải có giải pháp định Qua trình tìm hiểu, dựa sở lý luận thực tiễn với kinh nghiệm ỏi Chu Thị Bích Dun 41 Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng sinh viên năm thứ hai em xin đƣa số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn phòng UBND huyện Hạ Lang nhƣ Phòng Lao động – Thƣơng binh xã hội huyện Hạ Lang tham khảo để xây dựng lề lối, tạo điều kiện phát huy vai trò to lớn cơng tác văn phòng xây dựng máy làm việc ngày tốt phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo, đạo hoạt động UBND góp phần ổn định trị, phát triển kinh tế, xã hội, đảm bảo an ninh quốc phòng địa bàn huyện Về tổ chức: Trong hoạt động quản lý phải khẳng định đƣợc chức năng, nhiệm vụ phòng từ xây dựng cấu máy hợp lý nội phòng với năm, thời kỳ, xây dựng mô tả công việc hợp lý phản ánh đúng, cụ thể nhiệm vụ, quyền hạn thành viên làm việc phận Đặc biệt phòng, ban thực chức năng, nhiệm vụ UBND huyện tổ chức phận làm cơng tác hành văn phòng để làm cơng tác nghiệp vụ văn phòng thực chức tham mƣu lĩnh vực chuyên môn mình, thực nghiệp vụ cơng tác văn thƣ hay quản lý bảo quản sở vật chất phòng Về Thể chế: Thể chế hóa chức năng, nhiệm vụ cụ thể phòng cụ thể hóa mơ tả cơng việc phận văn phòng; Xây dựng thực quy chế làm việc phòng, quy định quan cách nghiêm túc chặt chẽ theo quy định Nhà nƣớc Về Trang thiết bị: Thƣờng xuyên đổi tu sửa bố trí thêm trang thiết bị đảm bảo sở vật chất cho văn phòng hoạt động việc nghiên cứu soạn thảo quản lý văn bản; cải thiện điều kiện vật chất làm việc cho cán bộ, cơng chức văn phòng điều kiện quan trọng để đảm bảo cho cán bộ, nhân viên văn phòng làm việc hiệu Về ngƣời: Thực nguyên tắc “Đúng ngƣời, việc” cho cán bộ, công chức nhân viên văn phòng đồng thời tăng cƣờng cán văn phòng có chun mơn cao Ví dụ nhƣ xếp, bố trí nhân văn phòng phải vào trình độ Chu Thị Bích Dun 42 Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng chun mơn, ngƣời có chun mơn văn thƣ bố trí phận văn thƣ chẳng hạn Ngồi việc trình độ chun mơn ngƣời làm việc văn phòng phải ln ln đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng thực nghiệp vụ khác hỗ trợ thực nghiệp vụ chun mơn theo chƣơng trình đào tạo Nhà nƣớc qua nâng cao trình độ hiểu biết lực đại hóa cơng tác văn phòng cho đội ngũ cán bộ, nhân viên quan Đặc biệt lãnh đạo phòng khơng nâng cao trình độ hiểu biết mà khơng ngừng hồn thiện thân đặc biệt phong cách lãnh đạo, phẩm chất đạo đức q trình cơng tác Và quan ln có sách thi đua khen thƣởng cán công chức làm việc văn phòng Về tổ chức điều hành cơng việc: Tất công việc quan đƣợc tổ chức, điều hành thực theo kế hoạch đề đồng thời tổ chức thực phải thƣờng xuyên tăng cƣờng kiểm tra, giám sát Trong trình kiểm tra tất công việc phải đƣợc quán triệt nguyên tắc toàn diện, khách quan, cụ thể, nhanh chóng, xác đồng thời ln đổi cách điều hành công việc điều hành họp cho phù hợp đạt hiệu cao nhất; xây dựng mơ hình mẫu quy trình chuẩn cho trình điều hành hoạt động văn phòng Việc đổi cơng tác văn phòng có vai trò quan trọng đất nƣớc cơng đổi mới, thay đổi tồn diện theo hƣớng cơng nghiệp hóa, đại hóa văn phòng quan nhà nƣớc đƣợc quan tâm, trọng mức cơng tác văn phòng đóng vai trò quan trọng góp phần giải cơng việc cách nhanh chóng xác Các yếu tố “ Trang thiết bị văn phòng”, “Con ngƣời làm việc văn phòng” “ Phƣơng pháp kỹ nghiệp vụ” cần phải đƣợc phối hợp, tập trung, thống với nhau, có mối hệ hữu mắt xích với Ba yếu tố điều kiện cần phải có để xây dựng đảm bảo cho văn phòng hoạt động hiệu Chu Thị Bích Duyên 43 Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng KẾT LUẬN Cơng tác văn phòng nhiệm vụ khơng thể thiếu quan tổ chức cơng cụ quan trọng để sinh viên vận dụng kiến thức học vào thực tế rèn luyện kỹ cho thân Đồng thời giúp sinh viên có nhận thức ban đầu ngành, nghề theo học theo đuổi sau Vì sinh viên phải đƣợc thực hành luyện tập thƣờng xuyên Thực hành thục nghiệp vụ q trình dài phải đƣợc rèn luyện từ năm để sinh viên để có đƣợc định hƣớng cho hoạt động văn phòng sau Thơng qua q trình kiến tập Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội huyện Hạ Lang đƣợc quan sát khối lƣợng cơng việc Phòng thực hiện, nhƣ trực tiếp tham gia vào khâu guồng máy hành quan Đối với báo cáo kiến tập thân em kết khoảng thời gian bổ ích để em so sánh, đối chiếu kiến thức lý luận thực tiễn để tìm hiểu cơng tác hành văn phòng quan qua tiếp thu đƣợc kiến thức nhƣ kỹ cho thân ngồi ghế giảng đƣờng thấy đƣợc lý luận thực tế có điểm khác biệt định, nhƣng phải đảm bảo dựa sở lý luận định Trong q trình kiến tập Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội huyện Hạ Lang, tỉnh Cao Bằng với thời gian 04 tuần khơng nhiều nhƣng khơng phải sinh viên năm thứ hai nhƣ chúng em cần thiết nhƣng chƣa phải điều kiện đủ để chúng em chiêm nghiệm hết kiến thức mà học Tuy vậy, thời gian kiến tập khoảng thời gian quan trọng bổ ích với thân em, giúp em củng cố lại kiến thức mình, đồng thời vận dụng đƣợc kiến thức học vào thực tế Qua em học hỏi đƣợc kinh nghiệm thực tế, giúp em nhìn nhận cơng tác văn phòng đƣợc bao qt, tồn diện hơn, học hỏi đƣợc kinh nghiệm việc giao tiếp, ứng xử công sở Thời gian kiến tập giúp thân em tự tin hơn, mạnh dạn cách ứng xử, giao tiếp với ngƣời quan, đối tƣợng đến Chu Thị Bích Dun 44 Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng liên hệ công tác bƣớc đầu làm quen với cơng việc tổ chức quyền nhà nƣớc Lý thuyết mà em đƣợc học phần nhỏ bé so với thực tế, thời gian đƣợc kiến tập với công việc đƣợc tiếp cận trực tiếp làm tảng, tiền đề để sau trƣờng làm sở phục vụ tốt quan quản lý nhà nƣớc quyền hay hệ thống tổ chức trị, định trình độ học vấn kỹ năng, chuyên môn nghiệp vụ để áp dụng điều học vào thực tế sau Qua đợt kiến tập em hiểu biết sâu sắc thêm chức nhiệm vụ quyền hạn phòng Lao động - Thƣơng binh Xã hội cấp huyện, tầm quan trọng công tác văn phòng tổ chức, qua em nhận thức đƣợc cần phải cố gắng nhiều tin tƣởng vào lựa chọn chuyên ngành chọn Chƣơng trình kiến tập Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội thật khoảng thời gian bổ ích có ý nghĩa thân em nói riêng sinh viên năm thứ hai nói chung Em xin chân thành cảm ơn Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội huyện Hạ Lang, cảm ơn cô, chú, bác tiếp nhận nhiệt tình hƣớng dẫn, bảo giúp đỡ em trình kiến tập, em xin cảm ơn thầy cô giáo Khoa Quản trị văn phòng tận tình bảo dõi theo em q trình hồn thành báo cáo kiến tập Em xin hứa với hƣớng dẫn dạy tận tình thầy cơ, em ln cố gắng, nỗ lực trở thành công chức gƣơng mẫu tƣơng lai Em xin chân thành cảm ơn./ Hạ Lang, ngày 06 tháng năm 2015 Sinh viên Chu Thị Bích Duyên Chu Thị Bích Duyên 45 Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phần III PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Hạ Lang Chủ tịch UBND huyện Đ/c Hà Đức Nhàn Khối Nội PCT khối kinh tế Đ/c Hà Thị Danh PCT Khối VHXH Đ/c Hoàng Minh Nhất P.Nội vụ P.Tài chính- Kế Hoạch P VH - TT P.Tƣ pháp P.Công thƣơng P GD & ĐT Ban QLDA P LĐ – TB & XH Thanh tra P NN & PT NT P Tài nguyên MT P Y tế P Dân tộc VP.HĐNDUBND TT DS-GD-TE Chu Thị Bích Dun 46 Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 02: Sơ đồ cấu tổ chức Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội TRƢỞNG PHÕNG P.TRƢỞNG PHÕNG Bộ phận LĐVL XDGN Bộ phận Tệ nạn Xã hội Chu Thị Bích Duyên Bộ phận Bảo trợ Xã hội 47 Bộ phận sách ngƣời có cơng Văn phòng – Tài Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 03: Bảng thống kê Số nhân Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội TT Họ tên Bộ phận Chu Văn Đạt Trƣởng phòng Chu Văn Phú Phó Trƣởng phòng Hồng Văn Dƣơng Tài – Kế tốn Nơng Văn Tn Văn phòng (Văn thƣ lƣu trữ, thủ quỹ) Đàm Văn Tòng Lao động, việc làm, phòng chống TNXH Đinh Việt Thiện Chính sách ngƣời có cơng Phạm Minh Loan Cơng tác Bảo trợ xã hội Chu Thị Bích Duyên 48 Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 04: Bảng thống kê số lƣợng văn ban hành Phòng Thƣơng binh Xã hội từ năm 2005 đến 2015 TT Tên loại văn ban hành Quyết định tham mƣu UBND tham mƣu Kế hoạch Của phòng Tham mƣu Cơng văn Của phòng Tham mƣu Hƣớng dẫn Của phòng Tham mƣu Quy chế Của phòng Số lƣợng Năm Năm Năm 2009 2010 2011 Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Năm 2008 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 111 106 135 121 153 168 178 189 199 208 216 18 20 21 26 30 50 39 41 44 45 47 10 13 12 18 21 19 23 21 25 11 10 13 16 15 13 11 11 10 13 11 10 13 13 67 56 78 75 65 88 77 79 71 68 85 23 21 27 38 54 55 66 68 56 70 51 10 11 16 15 11 11 14 15 18 15 17 18 11 Chƣơng trình 20 23 19 25 27 22 21 17 22 27 20 Tờ trình 23 21 15 28 30 27 33 32 38 33 29 Thông báo 7 10 11 9 Báo cáo 39 45 46 56 64 77 74 78 89 95 112 10 Đề án tham mƣu Của phòng Giấy mời Tham mƣu 15 16 18 19 21 34 32 28 29 34 32 7 10 12 15 9 13 15 18 22 21 25 27 24 26 12 Giấy chứng nhận 11 13 15 16 18 21 24 27 25 31 28 13 Phiếu chuyển 8 7 10 13 15 17 19 14 Hợp đồng 12 14 16 18 20 23 25 24 23 15 Tổng cộng 386 400 461 502 575 670 685 717 731 773 776 11 Chu Thị Bích Duyên 49 Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phụ lục 05: Sơ đồ bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội huyện Hạ Lang 15 16 5a 5b 9b 10 7a 8a a 11 8b 7b 9a 12b 17 12a 7c 13 14 18 19 Ghi chú: Cửa vào 8a,b,c Hộp đựng thƣớc bút 15 Chậu cảnh Máy phô tô 9a,b Điện thoại bàn 16 Bình nƣớc Tủ đựng hồ sơ, tài liệu 10 Giá đựng văn vừa ban hành 17 Máy vi tính Lịch cơng việc 11.Giá đựng văn bản, tài liệu 18 Máy in ghế ngồi 12a,b Ghế ngồi 19 Máy scan Bàn tiếp khách 13 Kệ đựng văn tài liệu 7a,b,c Bàn làm việc 14 Cửa sổ Chu Thị Bích Duyên 50 Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng Phụ Lục 06 : Sơ đồ bố trí Trang thiết bị văn phòng cách khoa học 16 15 5b 5a 9b 8b 8b 10 11 7b 7a 12a 12b 18 7c 13 Chu Thị Bích Duyên 14 51 Lớp Quản trị Văn phòng K8 17 19 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Chu Thị Bích Duyên Khoa Quản trị Văn phòng 52 Lớp Quản trị Văn phòng K8 ... tháng, năm ban hành văn bản, nhân Chu Thị Bích Duyên 30 Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng đóng dấu văn bản) - Phát hành văn bản: Chuyển văn đến đối tƣợng... Dun 25 Lớp Quản trị Văn phòng K8 Trường ĐH Nội vụ Hà Nội Khoa Quản trị Văn phòng hiến, hợp pháp, phản ánh chức năng, nhiệm vụ quyền hạn quan Các hình thức văn mà phòng ban hành chủ yếu văn hành... kiến tập Sau em xin trình bày “ Báo cáo kiến tập Phòng Lao động – Thƣơng binh Xã hội huyện Hạ Lang” Báo cáo gồm: 03 phần: Phần I: Khảo sát cơng tác Văn phòng quan kiến tập Phần II: Kết Luận Kiến