Công tác văn phòng của văn phòng huyện ủy huyện nghĩa hưng (1)

văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị,

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

3 Phương pháp nghiên cứu 1

4 Mục tiêu nghiên cứu 2

5 Đóng góp của đề tài 2

6 Cấu trúc của đề tài 2

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƯNG 3

1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn phòng 3

1.1.1 Khái niệm về văn phòng 3

1.2Vai trò của ông tác văn phòng 3

1.3 Khái quát chung về Văn phòng Huyện Ủy Huyện Nghĩa Hưng 3

1.3.1.Văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 3

1.4.Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 4

1.4.1 Chức năng: 4

1.4.2 Nhiệm vụ: 5

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƯNG 8

2.1 Công tác tổ chức cán bộ 8

2.2 Công tác tham mưu tổng hợp 8

2.3 Công tác thông tin tổng hợp và thực hiện báo cáo 8

2.4 Công tác hậu cần 9

2.5 Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan 9

2.6 Công tác văn thư , lưu trữ 10

2.7 Công tác tổ chức hội nghị, hội thảo 15 2.8 Tìm về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 16

Chương 3 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG

TÁC VĂN PHÒNG CỦA HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƯNG 17

3.1Đánh giá chung về thực trạng của công tác văn phòng của Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 17

3.2 Những mặt còn hạn chế trong công tác văn phòng của văn phòng Huyện ủy 18

3.3 Giải pháp hoàn thiện công tác văn phòng của Văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 19

3.3.1 Công tác tổ chức cán bộ 19

3.3.2 Công tác tham mưu tổng hợp 20

3.3.3Công tác thông tin tổng hợp và thực hiện báo cáo 21

3.3.4 Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan và công tác hậu cần 22

3.3.5 Công tác văn thư lưu trữ của văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 23 KẾT LUẬN 25

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong thế ki XXI hiện nay văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng đối với mọi cơ quan tổ chức Ngày nay không chỉ trong khối nhà nước mà khối các doanh nghiệp tư nhân văn phòng cũng đóng vai trò không thể thiếu đối với các

cơ quan

Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng chủ yếu tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức sự làm việc giúp lãnh đạo văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày như tổ chức các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động chuyên môn của các đơn vị, bộ phận; chuẩn bị các điều kiện, phương tiện bảo đảm công tác của cơ quan, tổ chức nói chung

Tất cả những điều trên kết hợp với các kiến thức đã được học cùng với chuyên ngành Quản trị văn phòng tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội không những khẳng định ý nghĩa khoa học thực tiền mà còn làm luận chứng cho chủ đề

của đề tài nghiên cứu:” Công tác văn phòng của văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng”

Đề tài được đưa ra nhằm mục đích phân tích công tác văn phòng tại Văn phòng Huyện ủy Huyện nghĩa hưng, những ưu nhược điểm, những mặt hạn chế còn tồn tại trong cơ quan Ngoài ra đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện hơn công tác văn phòng tại Văn phòng Huyện ủy

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn phòng

Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn phòng của văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng

3 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp chính sử dụng trong đề tài : phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh …

4 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu cơ sở lí luận và thực tiễn về công tác văn phòng

Nêu được thực trạng còn tồn tại tại văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng

Đánh giá và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác tại văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng

5 Đóng góp của đề tài

Bài nghiên cứu đã phân tích được thực trạng công tác văn phòng của văn phòng Huyện ủy Các giải pháp đưa ra của đề tài có thể sử dụng để giải quyết và hoàn thiện hơn trong công tác văn phòng

6 Cấu trúc của đề tài

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác văn phòng và giới thiệu khái quát về

văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng

Chương 2 Thực trạng công tác văn phòng tại văn phòng Huyện ủy

Huyện Nghĩa Hưng

Chương 3 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác của văn phòng

Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ

VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƯNG 1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn phòng

1.1.1 Khái niệm về văn phòng

Khái niệm về văn phòng: Văn phòng là nơi tiếp nhận, xử lí thông tin, tham mưu,tổng hợp và đảm bảo về mặt hậu cần phục vụ hoạt động của cơ quan, trực tiếp thực hiện hoạt động hành chính của cơ quan

1.2Vai trò của ông tác văn phòng

Văn phòng Huyện ủy là bộ máy điều hành tổng hợp của cấp ủy, là bộ nhớ của Thường Vụ, Thường trực Huyện Ủy, là bộ máy điều hành tổng hợp của cấp

ủy là nơi cung cấp các nguồn thông tin và xây dựng chương trình kế hoạch, lịch làm việc của Thường vụ, Thường trực cấp Ủy

Văn phòng làm việc tốt, có nề nếp khóa học thì công việc đi vào hoạt động thông suốt, quản lý công sở chặt chẽ công việc của cơ quan Đảng có năng xuất chất lượng hiệu quả cao

Văn phòng là bộ mặt của cơ quan Đảng, là nơi giao tiếp giữa cơ quan Đảng với cơ quan khác, nơi đón tiếp cán bộ, Đảng viên và nhân dân đến kiến nghị và trình bày nguyện vọng với Đảng Do đó văn phòng phải được tổ chức một cách khoa học văn minh lịch sự, làm tốt công tác văn phòng góp phần quan trọng vào hiệu quả công việc của toàn cơ quan

1.3 Khái quát chung về Văn phòng Huyện Ủy Huyện Nghĩa Hưng 1.3.1.Văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng

Tên cơ quan:Văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hƣng

Trụ sở: Thị trấn Liễu Đề, Huyện Nghĩa Hƣng, Tỉnh Nam Định

1.3.2.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hƣng

Cơ cấu tổ chức của văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng bao gồm: Chánh văn phòng

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng huyện ủy

1.4.Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hƣng

Văn phòng Huyện ủy là bộ phận tham mưu, giúp việc trực tiếp Thường trực, Ban Thường vụ, Ban chấp hành Đảng bộ Huyện, đặt dưới sự quản lý, chỉ đạo trực tiếp của Thường trực Huyện ủy

Kế

toán

Quản trị mạng

Văn thư lưu trữ

Tạp vụ Lái xe Nhân

viên dọn vệ sinh

uỷ, có chức năng giúp Huyện uỷ, trực tiếp là Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ và Ban Chấp hành Đảng bộ Huyện tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của huyện uỷ; Đồng thời Văn phòng huyện uỷ là trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ sự lãnh đạo của huyện uỷ

1.4.2 Nhiệm vụ:

Văn phòng Huyện Ủy Huyện ủy là đơn vị nghiên cứu đề xuất chương trình công tác của Huyện uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện Ủy đồng thời

sơ kết, tổng kết công tác Văn phòng Huyện uỷ

Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát,phối hợp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác

văn phòng, công tác tài chính và công nghệ thông tin cho cấp uỷ cơ sở và các cơ

quan đảng trực thuộc Huyện uỷ

Kiểm tra, giám sát việc thu, nộp và sử dụng đảng phí ở các tổ chức cơ sở đảng

Theo dõi, đôn đốc các tổ chức đảng, các cấp uỷ trực thuộc Huyện uỷ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định

Thẩm định, thẩm tra đề án, văn bản của các cơ quan, tổ chức trước khi

trình Huyện uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ về: Yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành thể thức văn bản

Chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan thẩm định nội dung đề án, văn bản thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính khi được Thường trực, Ban Thường vụ Huyện uỷ giao trước khi trình Huyện uỷ, Ban Thường vụ Huyện uỷ

Phối hợp các ban Đảng, cơ quan, tổ chức liên quan sơ kết, tổng kết về

công tác Huyện uỷ

Các cơ quan liên quan xây dựng, tổ chức thực hiện, sơ kết, tổng kết và sửa đổi,

bổ sung Quy chế làm việc của Huyện uỷ, Ban Thường vụ Huyện uỷ

Các cơ quan liên quan xây dựng theo dõi việc thực hiện chủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản của Huyện uỷ; nắm tình hình trong khối nội chính, báo cáo kịp thời Thường trực Huyện uỷ, Ban Thường vụ Huyện uỷ

Các ban đảng, cấp uỷ trực thuộc và các cơ quan, tổ chức liên quan tham mưu giúp Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ chỉ đạo kiểm tra, giám sát, sơ

kết, tổng kết việc thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế của cấp uỷ cấp trên và của Huyện uỷ về công tác xây dựng Đảng, kinh tế -

xã hội, quốc phòng an ninh, nội chính

Thực hiện mốt số nhiệm vụ do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ giao, là đầu mối giúp Thường trực Huyện uỷ xử lý công việc hằng ngày; phối hợp, điều hoà hoạt động của các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ phục

vụ lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện uỷ

Tổ chức phục vụ các hội nghị, cuộc họp của Huyện uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ; phối hợp phục vụ các hội nghị, cuộc họp của các ban đảng, cơ quan thuộc Huyện uỷ; tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu Đảng

bộ huyện

Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của Thường trực Huyện uỷ, Ban thường vụ Huyện uỷ; cung cấp thông tin cho các cấp uỷ cơ sở,

cơ quan, tổ chức ở huyện theo quy định

Theo dõi, đôn đốc các cấp uỷ cơ sở, cơ quan, tổ chức có liên quan ở huyện thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất

Tiếp nhận, phát hành và quản lý các tài liệu, văn bản đến và đi

Tiếp nhận và xử lý đơn, thư gửi đến Huyện uỷ; tham mưu, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết một số đơn, thư được Thường trực Huyện uỷ giao; phối hợp với các cơ quan chức năng tổ chức tiếp công dân

Tổng hợp tình hình thực hiện các nghị quyết, quyết định, chỉ thị, quy định, quy chế của cấp uỷ trên và của Huyện uỷ; hoạt động của các cấp uỷ, cơ quan đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội cấp huyện để báo cáo với Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ

Quản lý tài liệu lưu trữ cơ quan của Huyện uỷ và của Văn phòng Huyện uỷ; giúp Thường trực Huyện uỷ chỉ đạo và trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra nghiệp

vụ công thư, lưu trữ của cơ quan đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị - xã hội ở cấp huyện và cơ sở theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011, các quy định của Ban Bí thư, của Tỉnh uỷ và hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng Tổ chức triển khai, ứng dụng và quản lý công nghệ thông tin trong các cơ

quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ và tổ chức cơ sở đảng trực thuộc; thực hiện công tác cơ yếu theo quy định

Là chủ sở hữu tài sản của Huyện uỷ theo sự uỷ quyền của Ban Thường vụ Huyện uỷ Bảo đảm điều kiện vật chất, tài chính phục vụ hoạt động của Huyện

uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ và các cơ quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ theo phân công, phân cấp

Thực hiện nhiệm vụ khác do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ giao

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN

ỦY HUYỆN NGHĨA HƯNG 2.1 Công tác tổ chức cán bộ

Mỗi bộ phận trong văn phòng đều được phân công công việc cho từng phòng ban Không chồng chéo, đảm bảo tính nhất quán trong công việc Các công việc của Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng, phòng văn thư, quản trị mạng, phòng kế toán, tạp vụ… được phân công cụ thể nâng cao năng xuất hiệu quả công việc trong từng công việc cụ thể được lãnh đạo giao phó

2.2 Công tác tham mưu tổng hợp

Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu - tổng hợp, Văn phòng luôn coi trọng và không ngừng nỗ lực, cố gắng thực hiện tốt chức năng tham mưu - tổng hợp giúp Thường trực Huyện ủy thực hiện quyền quyết định và quyền giám sát, giúp Huyện ủy tổ chức, điều hành, lãnh đạo, chỉ đạo các cơ quan triển khai thực hiện tốt nhiệm vụ trên tất cả các lĩnh vực của đời

sống xã hội Với phương châm“Kịp thời, chính xác, khoa học và chu đáo”,

Văn phòng đã thực hiện nhiều biện pháp nhằm đổi mới nhằm nâng cao chất lượng công tác Trong đó tập trung đổi mới và nâng cao chất lượng xây dựng chương trình công tác, chế độ thông tin báo cáo; ứng dụng công nghệ thông tin; đổi mới lề lối làm việc, nâng cao chất lượng đội ngũ …

2.3 Công tác thông tin tổng hợp và thực hiện báo cáo

Công tác thông tin tổng hợp và thực hiện báo cáo của Văn phòng Huyện

ủy luôn được đặt lên hàng đầu Sự kịp thời nhanh chóng chính xác và thông tin lên cơ quan cấp trên góp phần giải quyết các công việc gấp và các công việc cần báo cáo được tiến hành một cách nhanh chóng

Ngoài ra việc thực hiện báo cáo thường xuyên giúp Ban Thường Vụ Huyện Ủy nắm vững tình hình trọng Huyện Các chính sách đề ra góp phần năng cao uy tín của Đảng đối với nhân dân trong Huyện

2.4 Công tác hậu cần

Văn phòng Huyện ủy là bộ phận không thể tách rời và là bộ phận bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị thông qua các công việc như lập kế hoạch nhu cấu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng

Ngoài ra Văn phòng bảo vệ trật tự, an toàn trong cơ quan, văn phòng phối hợp với Công đoàn chăm lo sức khỏe, đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ công nhân viên

2.5 Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan

Công tác lập kế hoạch cho chuyến đi được tiến hành qua các bước sau

Bưới 1:Phác thảo chuyến đi:

Mục đích của chuyến đi

Các nơi đến

Thời gian đi, thời gian đến

Điểm khởi hành, các điểm dừng

Phương tiện giao thông ưa thích

Tiện nghi ưa thích

Điều kiện đi lại trong quá trình chuyến đi

Bưới 2:Lập hồ sơ chuyến đi:

Bước 3:Dự toán chi phí cho chuyến đi

Lập danh sách những người lãnh đạo sẽ tiếp kiến của mỗi cuộc tiếp kiến

hay làm việc, lập danh sách những cơ quan, cá nhân có đóng góp cho công ty cần thăm viếng (nên gởi thư thông báo cho họ về sự thăm viếng này) Ngoài ra, nên liên hệ các cơ quan, cá nhân có uy tín đối với phía đối tác

Bước 4:Xem xét các chính sách của cơ quan:

Ai có thẩm quyền cho đi công tác

Tiêu chuẩn cán bộ khi công tác

Thủ tục tiến hành chuyến đi

Thủ tục và tạm ứng chi phí và quyết toán

Bước 5: Những thứ cần đặt và chuẩn bị trước:

Phương tiện giao thông: căn cứ nơi đến, điều kiện giao thông, những ưa thích cá nhân, để đặt trước Khách sạn: đăng ký (số lượng phòng, vị trí phòng, đăng ký đảm bảo), xác nhận việc đăng ký Đặt phòng cho cuộc họp lớn (nếu cần) và bữa ăn tại khách sạn (nếu muốn)

Bước 6: Soạn thảo lịch trình chuyến đi:

Các địa điểm trong chuyến đi

Ngày, giờ dự kiến tại mỗi địa điểm

Các kế hoạch khác trong chuyến đi

Lịch trình được gởi cho các nơi liên quan cần thiết

Bước 7 Kiểm tra lần cuối trước chuyến đi:

Lập danh sách những thứ cần kiểm tra

Công tác chuẩn bị cho Lãnh đạo đi công tác của Văn phòng Huyện ủy được đánh giá cao khi phân tích được các công việc cần tiến hành khi chuẩn bị

có kế hoạch đi công tác của các cấp Lãnh đạo cấp trên

2.6 Công tác văn thư , lưu trữ

Công tác văn thư:

Đã thực hiện và hướng dẫn các Tổ chức Cộng sản Đảng trong huyện tiếp

nhận, ban hành các văn bản đảm bảo đúng về thể loại, thẩm quyền và thể thức văn bản của Đảng Chuyển công văn đi, công văn đến đúng địa chỉ

Văn bản được quản lý trên máy và bằng văn bản giấy Các dấu của cơ quan: Huyện ủy Nghĩa Hưng, chi ủy Văn phòng, dấu Công đoàn… và các dấu chức danh: Bí thư, Phó bí thư Thường trực, Chánh Văn phòng, Phó chánh Văn phòng, Thường vụ Huyện ủy- Trưởng Ban tổ chức…được quản lý theo chế độ bảo mật, đảm bảokhông để xảy ra mất dấu…

Quy trình soạn thảo văn bản bộ phận văn thư của văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng

Thể thức của văn bản cơ quan

* Tiêu đề” Đảng cộng sản Việt Nam”

Tiêu đề” Đảng cộng sản Việt Nam” là thành phần thể thức xác định văn bản của Đảng Tiêu đề được trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu; phía dưới

có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề

* Tên cơ quan ban hành văn bản

Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản Văn bản của đại hội Đảng các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản là đại hội đảng bộ cấp đó; ghi rõ đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đảng viên lần thứ mấy hoặc thời gian của nhiệm kỳ

Các văn bản được chia thành: Văn bản của Đại hội toàn quốc, văn bản của đại hội cấp tỉnh, thành phố và đảng bộ trực thuộc trung ương, văn bản cấp huyện, văn bản cấp cơ sở

Văn bản của các tổ chức, cơ quan đảng được lập theo quyết định của cấp

ủy ghi tên cơ quan ban hành văn bản và tên cấp ủy mà cơ quan đó trực thuộc

*.Số và ký hiệu văn bản

Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản Nhiệm kỳ cấp ủy được tính từ ngày liền kề au ngày bế mạc đại hội đảng bộ lần