Công tác văn phòng của văn phòng huyện ủy huyện nghĩa hưng (1)

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Đóng góp đề tài Cấu trúc đề tài Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƢNG 1.1 Cơ sở lý luận cơng tác văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng 1.2Vai trò ơng tác văn phòng 1.3 Khái quát chung Văn phòng Huyện Ủy Huyện Nghĩa Hưng 1.3.1.Văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 1.4.Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 1.4.1 Chức năng: 1.4.2 Nhiệm vụ: Chƣơng THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƢNG 2.1 Công tác tổ chức cán 2.2 Công tác tham mưu tổng hợp 2.3 Công tác thông tin tổng hợp thực báo cáo 2.4 Công tác hậu cần 2.5 Công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan 2.6 Công tác văn thư , lưu trữ 10 2.7 Công tác tổ chức hội nghị, hội thảo 15 2.8 Tìm cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 16 Chƣơng ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƢNG 17 3.1Đánh giá chung thực trạng công tác văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 17 3.2 Những mặt hạn chế cơng tác văn phòng văn phòng Huyện ủy 18 3.3 Giải pháp hồn thiện cơng tác văn phòng Văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 19 3.3.1 Công tác tổ chức cán 19 3.3.2 Công tác tham mưu tổng hợp 20 3.3.3Công tác thông tin tổng hợp thực báo cáo 21 3.3.4 Công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan công tác hậu cần 22 3.3.5 Công tác văn thư lưu trữ văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 23 KẾT LUẬN 25 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong ki XXI văn phòng có vai trò vơ quan trọng quan tổ chức Ngày không khối nhà nước mà khối doanh nghiệp tư nhân văn phòng đóng vai trò khơng thể thiếu quan Văn phòng quan hành nhà nước đơn vị có chức tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức điều hành công việc, đồng thời trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo Văn phòng chủ yếu tham mưu mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo lãnh đạo, nói cách khác, tổ chức làm việc giúp lãnh đạo văn phòng phận phục vụ trực tiếp hoạt động hàng ngày tổ chức làm việc lãnh đạo, hội nghị, chuyến công tác, hoạt động chuyên môn đơn vị, phận; chuẩn bị điều kiện, phương tiện bảo đảm công tác quan, tổ chức nói chung Tất điều kết hợp với kiến thức học với chuyên ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội khẳng định ý nghĩa khoa học thực tiền mà làm luận chứng cho chủ đề đề tài nghiên cứu:” Cơng tác văn phòng văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hƣng” Đề tài đưa nhằm mục đích phân tích cơng tác văn phòng Văn phòng Huyện ủy Huyện nghĩa hưng, ưu nhược điểm, mặt hạn chế tồn quan Ngồi đưa đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác văn phòng Văn phòng Huyện ủy Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác văn phòng Phạm vi nghiên cứu: Cơng tác văn phòng văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng Phƣơng pháp nghiên cứu Phương pháp sử dụng đề tài : phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp thống kê, phương pháp so sánh … Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu sở lí luận thực tiễn cơng tác văn phòng Nêu thực trạng tồn tại văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng Đánh giá đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng Đóng góp đề tài Bài nghiên cứu phân tích thực trạng cơng tác văn phòng văn phòng Huyện ủy Các giải pháp đưa đề tài sử dụng để giải hồn thiện cơng tác văn phòng Cấu trúc đề tài Chƣơng Cơ sở lý luận công tác văn phòng giới thiệu khái quát văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng Chƣơng Thực trạng cơng tác văn phòng văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng Chƣơng Giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng Chƣơng CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƢNG 1.1 Cơ sở lý luận cơng tác văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Khái niệm văn phòng: Văn phòng nơi tiếp nhận, xử lí thơng tin, tham mưu,tổng hợp đảm bảo mặt hậu cần phục vụ hoạt động quan, trực tiếp thực hoạt động hành quan Có loại hình văn phòng: Văn phòng quan nhà nước: Văn phòng Chính Phủ, Văn phòng Quốc Hội,… Văn phòng tổ chức trị, xã hội: Văn phòng quan Đảng, văn phòng Đồn niên, Văn phòng Hội phụ nữ Văn phòng doanh nghiệp : Văn phòng cơng ty, văn phòng nhà máy, văn phòng xí nghiệp 1.2Vai trò ơng tác văn phòng Văn phòng Huyện ủy máy điều hành tổng hợp cấp ủy, nhớ Thường Vụ, Thường trực Huyện Ủy, máy điều hành tổng hợp cấp ủy nơi cung cấp nguồn thông tin xây dựng chương trình kế hoạch, lịch làm việc Thường vụ, Thường trực cấp Ủy Văn phòng làm việc tốt, có nề nếp khóa học cơng việc vào hoạt động thông suốt, quản lý công sở chặt chẽ cơng việc quan Đảng có xuất chất lượng hiệu cao Văn phòng mặt quan Đảng, nơi giao tiếp quan Đảng với quan khác, nơi đón tiếp cán bộ, Đảng viên nhân dân đến kiến nghị trình bày nguyện vọng với Đảng Do văn phòng phải tổ chức cách khoa học văn minh lịch sự, làm tốt cơng tác văn phòng góp phần quan trọng vào hiệu cơng việc tồn quan 1.3 Khái quát chung Văn phòng Huyện Ủy Huyện Nghĩa Hƣng 1.3.1.Văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hƣng Tên quan:Văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hƣng Trụ sở: Thị trấn Liễu Đề, Huyện Nghĩa Hƣng, Tỉnh Nam Định 1.3.2.Cơ cấu tổ chức Văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hƣng Cơ cấu tổ chức văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng bao gồm: Chánh văn phòng phó Chánh văn phòng Bộ phận văn thư lưu trữ Bộ phận kế toán Cán quản trị mạng Tạp vụ Cơ cấu tổ chức Văn phòng huyện ủy Chánh văn phòng Phó chánh văn phòng tổng hợp Kế tốn Quản trị mạng Phó chánh văn phòng Hành Văn thư lưu trữ Tạp vụ Lái xe Nhân viên dọn vệ sinh 1.4.Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hƣng Văn phòng Huyện ủy phận tham mưu, giúp việc trực tiếp Thường trực, Ban Thường vụ, Ban chấp hành Đảng Huyện, đặt quản lý, đạo trực tiếp Thường trực Huyện ủy 1.4.1 Chức năng: Văn phòng Huyện uỷ quan thuộc hệ thống Ban Đảng Huyện uỷ, có chức giúp Huyện uỷ, trực tiếp Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ Ban Chấp hành Đảng Huyện tổ chức điều hành công việc lãnh đạo huyện uỷ; Đồng thời Văn phòng huyện uỷ trung tâm thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo huyện uỷ 1.4.2 Nhiệm vụ: Văn phòng Huyện Ủy Huyện ủy đơn vị nghiên cứu đề xuất chương trình cơng tác Huyện uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện Ủy đồng thời sơ kết, tổng kết công tác Văn phòng Huyện uỷ Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát,phối hợp bồi dưỡng nghiệp vụ cơng tác văn phòng, cơng tác tài cơng nghệ thơng tin cho cấp uỷ sở quan đảng trực thuộc Huyện uỷ Kiểm tra, giám sát việc thu, nộp sử dụng đảng phí tổ chức sở đảng Theo dõi, đôn đốc tổ chức đảng, cấp uỷ trực thuộc Huyện uỷ thực chế độ thông tin, báo cáo theo quy định Thẩm định, thẩm tra đề án, văn quan, tổ chức trước trình Huyện uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ về: Yêu cầu, phạm vi, quy trình, thẩm quyền ban hành thể thức văn Chủ trì phối hợp với quan liên quan thẩm định nội dung đề án, văn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội Thường trực, Ban Thường vụ Huyện uỷ giao trước trình Huyện uỷ, Ban Thường vụ Huyện uỷ Phối hợp ban Đảng, quan, tổ chức liên quan sơ kết, tổng kết công tác Huyện uỷ Các quan liên quan xây dựng, tổ chức thực hiện, sơ kết, tổng kết sửa đổi, bổ sung Quy chế làm việc Huyện uỷ, Ban Thường vụ Huyện uỷ Các quan liên quan xây dựng theo dõi việc thực chủ trương, chế độ, nguyên tắc quản lý tài chính, tài sản Huyện uỷ; nắm tình hình khối nội chính, báo cáo kịp thời Thường trực Huyện uỷ, Ban Thường vụ Huyện uỷ Các ban đảng, cấp uỷ trực thuộc quan, tổ chức liên quan tham mưu giúp Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ đạo kiểm tra, giám sát, sơ kết, tổng kết việc thực nghị quyết, định, thị, quy định, quy chế cấp uỷ cấp Huyện uỷ công tác xây dựng Đảng, kinh tế xã hội, quốc phòng an ninh, nội Thực mốt số nhiệm vụ Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ giao, đầu mối giúp Thường trực Huyện uỷ xử lý công việc ngày; phối hợp, điều hoà hoạt động quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ phục vụ lãnh đạo, đạo Huyện uỷ Tổ chức phục vụ hội nghị, họp Huyện uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ; phối hợp phục vụ hội nghị, họp ban đảng, quan thuộc Huyện uỷ; tham gia tổ chức phục vụ Đại hội đại biểu Đảng huyện Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, đạo Thường trực Huyện uỷ, Ban thường vụ Huyện uỷ; cung cấp thông tin cho cấp uỷ sở, quan, tổ chức huyện theo quy định Theo dõi, đôn đốc cấp uỷ sở, quan, tổ chức có liên quan huyện thực chế độ thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất Tiếp nhận, phát hành quản lý tài liệu, văn đến Tiếp nhận xử lý đơn, thư gửi đến Huyện uỷ; tham mưu, theo dõi, đôn đốc việc giải số đơn, thư Thường trực Huyện uỷ giao; phối hợp với quan chức tổ chức tiếp cơng dân Tổng hợp tình hình thực nghị quyết, định, thị, quy định, quy chế cấp uỷ Huyện uỷ; hoạt động cấp uỷ, quan đảng, Mặt trận Tổ quốc đồn thể trị - xã hội cấp huyện để báo cáo với Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ Quản lý tài liệu lưu trữ quan Huyện uỷ Văn phòng Huyện uỷ; giúp Thường trực Huyện uỷ đạo trực tiếp hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ công thư, lưu trữ quan đảng, Mặt trận Tổ quốc đồn thể trị - xã hội cấp huyện sở theo quy định Luật Lưu trữ năm 2011, quy định Ban Bí thư, Tỉnh uỷ hướng dẫn Văn phòng Trung ương Đảng Tổ chức triển khai, ứng dụng quản lý công nghệ thông tin quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ tổ chức sở đảng trực thuộc; thực công tác yếu theo quy định Là chủ sở hữu tài sản Huyện uỷ theo uỷ quyền Ban Thường vụ Huyện uỷ Bảo đảm điều kiện vật chất, tài phục vụ hoạt động Huyện uỷ, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ quan tham mưu, giúp việc Huyện uỷ theo phân công, phân cấp Thực nhiệm vụ khác Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ giao Chƣơng THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƢNG 2.1 Công tác tổ chức cán Mỗi phận văn phòng phân cơng cơng việc cho phòng ban Khơng chồng chéo, đảm bảo tính qn cơng việc Các cơng việc Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng, phòng văn thư, quản trị mạng, phòng kế tốn, tạp vụ… phân cơng cụ thể nâng cao xuất hiệu công việc cơng việc cụ thể lãnh đạo giao phó 2.2 Công tác tham mƣu tổng hợp Xác định rõ vai trò tầm quan trọng cơng tác tham mưu - tổng hợp, Văn phòng ln coi trọng khơng ngừng nỗ lực, cố gắng thực tốt chức tham mưu - tổng hợp giúp Thường trực Huyện ủy thực quyền định quyền giám sát, giúp Huyện ủy tổ chức, điều hành, lãnh đạo, đạo quan triển khai thực tốt nhiệm vụ tất lĩnh vực đời sống xã hội Với phương châm“Kịp thời, xác, khoa học chu đáo”, Văn phòng thực nhiều biện pháp nhằm đổi nhằm nâng cao chất lượng công tác Trong tập trung đổi nâng cao chất lượng xây dựng chương trình cơng tác, chế độ thơng tin báo cáo; ứng dụng công nghệ thông tin; đổi lề lối làm việc, nâng cao chất lượng đội ngũ … 2.3 Công tác thông tin tổng hợp thực báo cáo Công tác thông tin tổng hợp thực báo cáo Văn phòng Huyện ủy đặt lên hàng đầu Sự kịp thời nhanh chóng xác thơng tin lên quan cấp góp phần giải cơng việc gấp công việc cần báo cáo tiến hành cách nhanh chóng Ngồi việc thực báo cáo thường xuyên giúp Ban Thường Vụ Huyện Ủy nắm vững tình hình trọng Huyện Các sách đề góp phần cao uy tín Đảng nhân dân Huyện nhận, ban hành văn đảm bảo thể loại, thẩm quyền thể thức văn Đảng Chuyển công văn đi, công văn đến địa Văn quản lý máy văn giấy Các dấu quan: Huyện ủy Nghĩa Hưng, chi ủy Văn phòng, dấu Cơng đồn… dấu chức danh: Bí thư, Phó bí thư Thường trực, Chánh Văn phòng, Phó chánh Văn phòng, Thường vụ Huyện ủy- Trưởng Ban tổ chức…được quản lý theo chế độ bảo mật, đảm bảokhông để xảy dấu… Quy trình soạn thảo văn phận văn thư văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng Thể thức văn quan * Tiêu đề” Đảng cộng sản Việt Nam” Tiêu đề” Đảng cộng sản Việt Nam” thành phần thể thức xác định văn Đảng Tiêu đề trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu; phía có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn Đường kẻ có độ dài độ dài tiêu đề * Tên quan ban hành văn Tên quan ban hành văn thành phần thể thức xác định tác giả văn Văn đại hội Đảng cấp ghi tên quan ban hành văn đại hội đảng cấp đó; ghi rõ đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đảng viên lần thứ thời gian nhiệm kỳ Các văn chia thành: Văn Đại hội toàn quốc, văn đại hội cấp tỉnh, thành phố đảng trực thuộc trung ương, văn cấp huyện, văn cấp sở Văn tổ chức, quan đảng lập theo định cấp ủy ghi tên quan ban hành văn tên cấp ủy mà quan trực thuộc *.Số ký hiệu văn Số văn số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho loại văn Nhiệm kỳ cấp ủy tính từ ngày liền kề au ngày bế mạc đại hội đảng lần 11 đến hết ngày bế mạc đại hội đảng lần Văn liên quan ban hành số văn ghi theo loại văn quan chủ trì ban hành văn Ký hiệu văn gồm nhóm chữ viết tắt tên thể loại văn tên quan ban hành văn Số ký hiệu văn đại hội đảng cấp đánh liên tục từ số 01 cho tất loại văn kể từ ngày khai mạc đến hết ngày bế mạc đại hội với ký hiệu là: số…/ ĐH Số ký hiệu văn ban đạo, tiểu ban, hội đồng, đồn kiểm tra, tổ cơng tác… cấp ủy đánh liên tục từ 01 cho tất loại văn ban đạo, tiểu ban, hội đồng theo nhiệm kỳ cấp ủy, ký hiệu tên viết tắt ban đạo, tiểu ban, hội đồng (BCĐ, TB, HĐ)… Thể loại định quy định ban hành độc lập quan đánh chung hệ thống số- ký hiệu * Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn Địa điểm ban hành văn tên thành phố, thị xã tỉnh lỵ mà quan ban hành văn có trụ sở Những địa danh hành mang tên người, địa danh âm tiết, địa danh theo số thứ tự trước tên người, tên riêng âm tiết, số thứ tự ghi thêm cấp hành địa điểm ban hành văn thành phố, huyện, quận, thị xã, phường, thị trấn Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày ký thức văn Ngày 10 tháng phải ghi thêm số đằng trước viết đầy đủ không dùng dấu chấm(.), dấu ngang nối(-), dấu gạch chéo(/) để thay từ ngày, tháng, năm phần thể thức văn Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày trang đầu, phía phải, tiêu đề văn *Tên loại văn trích yếu nội dung văn Tên loại văn trình bày giữa; trích yếu nội dung văn 12 trình bày tên loại * Phần nội dung văn Phần nội dung văn trình bày phần tên loại trích yếu nội dung Phần nội dung văn trình bày phần tên loại trích yếu nội dung * Chữ ký, thể thức đề ký dấu quan ban hành Chữ ký thể trách nhiệm thẩm quyền người ký văn ban hành Văn phải ghi đúng, đủ chức vụ bầu bổ nhiệm họ tên người ký Người ký khơng dùng bút chì, mực mầu đỏ màu nhạt, mực dễ phai để ký văn thức Văn quan lãnh đạo Đảng: đại hội đảng, cấp ủy, ủy ban kiểm tra, đảng đoàn, ban cán đảng cấp ghi thể thức để ký T/M Dấu quan ban hành văn xác nhận pháp nhân, thẩm quyền quanban hành văn Dấu đóng văn phải chiều, ngắn, rõ ràng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Mực dấu có mầu đỏ tươi theo quy đình Bộ Cơng an Thể thức đề ký dấu quan ban hành trình bày bên phải, phần nội dung văn quan chủ trì ban hành văn trình bày vị trí bên trái * Nơi nhận văn Nơi nhận văn ghi tên quan cá nhân nhận văn với mục đích để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành…vv nơi lưu, nơi nhận trình bày góc trái phần nội dùng văn Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý phía dưới” tên loại trích yếu nội dung văn bản” Văn quan trực thuộc Đảng nhà nước dùng dấu quan Nhà nước thể thức văn trình bày theo quy định quan nhà 13 nước có thẩm quyền *u cầu kỹ thuật trình bày văn Đối với văn Đảng cần phải yêu cầu kỹ thuật sau: Văn đánh máy in giấy trắng có kích thước 210x297 mm( khổ giấy A4) sai số cho phép +_ 0,2 Vùng trình bày văn sau: Căn mép trang giấy : 25mm Căn mép trang giấy : 25mm Căn mép trái trang giấy : 35mm Căn mép phải trang giấy :15mm Mặt sau in mặt: Căn mép trang giấy : 25 mm Căn mép trang giấy :25 mm Căn mép trái trang giấy :15 mm Căn mép phải trang giấy : 35 mm Văn có nhiều trang trang thứ hai phải đáng số trang chữ số Ả Rập cách mép trang giấy 10 mm cách hai mép phải, trái phần có chữ Những văn có hai phụ lục trở lên phải ghi số thứ tự phụ lục chữ số Ả Rập Đối với cấp ủy, tổ chức quan Đảng có sử dụng máy tính để chế văn font, cỡ, kiểu chữ thống dùng mã ký tự chữ Việt theo Tiêu chuẩn TCVN 6909 : 2001 (bộ mã TCVN 6909 : 2001) theo quy định nhà nước Công tác lƣu trữ: Tài liệu Văn kiện Đảng đánh máy vào máy lên phông Một số tài 14 liệu tồn đọng tiếp tục chỉnh lý Tài liệu máy giấy phục vụ đấp ứng kịp thời cho công tác khai thác tài liệu huyện Kho lưu trữ có giá để cặp tài liệu lưu trữ, hàng ngày kiểm tra, bảo quản phòng chống mốc mọt Khi có nhu cầu khai thác tài liệu phép mượn, ký nhận u cầu hồn trả Cơng tác đạo hướng dẫn nghiệp vụ: hàng năm tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng cơng văn u cầu Tổ chức Cộng sản Đảng tự kiểm tra, đánh giá cơng tác hành Huyện ủy tổ chức kiểm tra, khảo sát số đơn vị để đánh giá chung Cơng tác hành văn phòng huyện xử dụng phần mềm Lotu Notes quản lý, xử lý văn văn thư như: Chương trình xử lý công văn, gửi nhận văn bản, xử lý đơn thư, thư tín điện tử mạng thơng tin diện rộng Đảng… Kết lên phông tài liệu văn kiện Đảng, cập nhật máy bảo quản giấy kho Ứng dụng phần mềm quản lý, xử lý văn bản, xử lý đơn thư, thư tín điện tử… đạt hiệu cao vấn đề giải văn 2.7 Công tác tổ chức hội nghị, hội thảo Văn phòng Huyện ủy có trách nhiệm chuẩn bị cho hội nghị, hội thảo chuẩn bị diễn Các bước cần tiến hành chuẩn bị hội nghị, hội thảo Văn phòng chuẩn bị trang thiết bị văn phòng như: Ánh sáng, âm thanh, đèn chiếu, máy tính Chuẩn bị nước, hoa giấy tờ có liên quan buổi họp Lên danh sách khách mời thành viên có mặt buổi họp Với bước chuẩn bị tỉ mỉ từ trang thiết bị văn phòng đến tài liệu có liên quan cơng tác chuẩn bị họp hội nghị, hội thảo Văn phòng 15 Huyện ủy đánh giá cao 2.8 Tìm công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng quan Trong thời đại đại hóa trang thiết bị sử dụng phổ biến khơng doanh nghiệp mà quan nhà nước Văn phòng Huyện ủy trang bị hệ thống máy móc phục vụ cho công tác quản lý ban hành văn máy in, máy photo sử dụng cách hợp lý, giúp cho việc ban hành văn thuận lợi Tất phòng cung cấp hệ thống máy tính, tiện lợi việc trao đổi thơng tin, quản lý nhân quan, đặc biệt phòng văn thư sử dụng máy tính để lưu trữ loại văn bản, việc quản lý văn đi, đến, thay cho việc phải lưu tay Trong phòng có tủ đựng tài liệu lưu giữ văn giấy tờ tiện cho việc lấy cần thiết Ngồi phòng ban trang bị hệ thống điều hòa phục vụ cho làm việc suất, đạt hiệu cao 16 Chƣơng ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƢNG 3.1Đánh giá chung thực trạng công tác văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hƣng 3.1.1Về phần mềm sử dụng Văn phòng Các phần mềm sử dụng cơng tác văn phòng: Phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý tài Phần mềm quản lý văn sử dụng gần 10 năm dùng để đăng ký văn đến, văn Phần mềm quản lý tài dùng để quản lý tồn tài sản văn phòng, quản lý việc thu, chi Đảng phí, ngân sách Đảng Hiệu phần mềm quản lý văn tra cứu nhanh, khơng chồng chéo, xác Các phần mềm sử dụng thiếu phục vụ cho công tác quản lý, quản lý tài liệu văn bản, giúp việc lưu tay việc lưu tay, tránh nhầm lẫn Hiệu phần mềm quản lý tài giúp cho việc quản lý thu, chi ngân sách nhanh chóng, xác Ngồi ra, phần mềm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý chung cho quan, khơng bị nhầm lẫn Văn phòng Huyện ủy quan thuộc Huyện ủy giúp Huyện ủy xây dựng chế, chương trình làm việc Ban Thường vụ, Thường trực huyện theo dõi việc thực quy chế, chương trình làm việc cơng tác hành văn phòng thực nghiêm túc mang lại hiệu cao 3.1.2 Về công tác tổ chức, cán : Huyện ủy Nghĩa Hưng có kho lưu trữ từ năm 1982 phục vụ cho công tác lưu trữ tài liệu huyện Do huyện bố trí đồng chí chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ với mức phụ cấp nghề ưu đãi hàng tháng 0,2( theo quy định Trung ương) 3.1.3 Công tác văn thƣ: Đã thực hướng dẫn Tổ chức Cộng sản Đảng huyện tiếp nhận, ban hành văn đảm bảo thể loại, thẩm quyền thể thức 17 văn Đảng Chuyển công văn đi, công văn đến địa Văn quản lý máy văn giấy Các dấu quan: Huyện ủy Nghĩa Hưng, chi ủy Văn phòng, dấu Cơng đồn… dấu chức danh: Bí thư, Phó bí thư Thường trực, Chánh Văn phòng, Phó chánh Văn phòng, Thường vụ Huyện ủy- Trưởng Ban tổ chức…được quản lý theo chế độ bảo mật, đảm bảokhông để xảy dấu… Công tác lưu trữ: Tài liệu Văn kiện Đảng đánh máy vào máy lên phông Một số tài liệu tồn đọng tiếp tục chỉnh lý Tài liệu máy giấy phục vụ đấp ứng kịp thời cho công tác khai thác tài liệu huyện Kho lưu trữ có giá để cặp tài liệu lưu trữ, hàng ngày kiểm tra, bảo quản phòng chống mốc mọt Khi có nhu cầu khai thác tài liệu phép mượn, ký nhận u cầu hồn trả Cơng tác đạo hướng dẫn nghiệp vụ: hàng năm tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng cơng văn u cầu Tổ chức Cộng sản Đảng tự kiểm tra, đánh giá cơng tác hành Huyện ủy tổ chức kiểm tra, khảo sát số đơn vị để đánh giá chung Cơng tác hành văn phòng huyện xử dụng phần mềm Lotu Notes quản lý, xử lý văn văn thư như: Chương trình xử lý công văn, gửi nhận văn bản, xử lý đơn thư, thư tín điện tử mạng thơng tin diện rộng Đảng… Kết lên phông tài liệu văn kiện Đảng, cập nhật máy bảo quản giấy kho Ứng dụng phần mềm quản lý, xử lý văn bản, xử lý đơn thư, thư tín điện tử… đạt hiệu cao vấn đề giải văn 3.2 Những mặt hạn chế cơng tác văn phòng văn phòng Huyện ủy Ngồi số ưu điểm cơng tác tổ chức cán văn phòng nói Văn phòng Huyện ủy số hạn chế riêng biệt như: Một số 18 phận văn phòng chưa phân cơng cơng việc cụ thể cán Quản trị mạng chưa có phân cơng rõ ràng , không đảm bảo công việc giao Công tác văn thƣ cần sửa đổi số nội dung ban hành văn bản: Về phông chữ: Cơ quan lãnh đạo Huyện ủy Nghĩa Hưng Do trình thay đổi địa điểm trụ sở làm việc năm trước thời gian, chất lượng giấy in không tốt nên số tài liệu lưu trữ giấy khơng rõ, chữ bị mờ khó đọc Huyện chưa tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho sở trực thuộc Đảng huyện, chưa thực chế độ kiểm tra, định kỳ đột xuất Tài liệu văn kiện Đảng cũ, mờ nên q trình đánh máy lại sai sót, số tài liệu thiếu chưa bổ sung hết Nhiều văn chưa kịp xử lý văn đến nhiều Làm chậm trình giải văn Nhiều tài liệu phải giữ lâu năm chưa cho vào kho Ở sở: Chưa trabị máy vi tính, chưa nối mạng với huyện chưa tập huấn nghiệp vụ Tuy số tổ chức Cộng sản Đảng tự trang bị máy vi tính chủ yếu để đánh văn 3.3 Giải pháp hồn thiện cơng tác văn phòng Văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hƣng 3.3.1 Công tác tổ chức cán Trong thời đại công tác tổ chức cán cần phải coi trọng Sự phân công công việc cần hợp lý để phận đảm đương cơng việc phân công giao Cần tổ chức lớp giảng dạy kĩ năng, bổ sung hoàn thiện kiến thức cho cán cơng nhân viên chức văn phòng Huyện ủy Phát triển lực làm việc Cán cao cấp nâng cao khả thực công việc thực tế họ Giúp cán cấp cao phát triển để đáp ứng nhu cầu nhân lực tương lai tổ chức Giảm thời gian học tập, làm quen với công việc Cán cấp cao 19 thuyên chuyển, đề bạt, thay đổi nhiệm vụ đảm bảo cho họ có đầy đủ khả làm việc cách nhanh chóng tiết kiệm Đào tạo phát triển nhiệm vụ quan trọng tổ chức Nó khơng nâng cao lực công tác cho CBCC mà đáp ứng yêu cầu nhân lực tương lai tổ chức ĐTBD CBCC thực nhiệm vụ lấp đầy khoảng trống bên điều đạt được, có với bên yêu cầu cho thứ cần tương lai, thứ mà cần phải có theo chuẩn mực 3.3.2 Cơng tác tham mƣu tổng hợp Công tác tham mưu - tổng hợp văn phòng Huyện ủy thời gian qua hạn chế: Cơng tác báo cáo, tổng hợp có lúc chậm tiến độ, chất lượng chưa đảm bảo (b o c o c n c un c un số l ệu c p ản ản c as tv t ct a t ốn n ất); công tác phục vụ thiếu kinh nghiệm; xử lý tình có lúc thiếu linh hoạt Nguyễn nhân do: lực lượng chuyên viên làm công tác tham mưu - tổng hợp thiếu khối lượng cơng việc hàng năm phát sinh nhiều, số nhiệm vụ đột xuất, bị động… áp lực cán công chức Văn phòng thực nhiệm vụ giao Cơng chức làm cơng tác Văn phòng lực hạn chế, thiếu kinh nghiệm, khả phân tích, dự báo, xử lý thông tin chưa tốt; chưa thật nỗ lực tự học, tự nghiên cứu nhiệm vụ giao Từ số nguyên nhân Văn phòng Huyện ủy cần khắc phục số vấn đề sau à, Người làm cơng tác văn phòng cần tích cực tham gia học tập, cập nhật kịp thời thị, nghị Đảng văn luật; không ngừng tự học tập, tự rèn thông qua bạn bè, đồng nghiệp kênh thông tin nhằm nâng cao trình độ lý luận trị, chun mơn nghiệp vụ, nắm vững chủ trương, nội dung quy định pháp luật à, Thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc phải tự xây dựng chương trình làm việc (năm, quý, tháng hàng tuần) riêng đảm bảo tuân thủ quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, phát vấn 20 đề nảy sinh, đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật; làm tốt công tác phối hợp với quan phòng, ban tỉnh huyện công tác tham mưu tổng hợp Nghiêm túc thực chế độ thông tin báo cáo cách nhanh chóng, đầy đủ xác Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác để nâng cao chất lượng công tác tham mưu, tổng hợp Xây dựng, củng cố tổ chức, máy Văn phòng đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định theo hướng chun mơn hóa Ln chuyển cơng chức Văn phòng ln đảm bảo tính kế thừa, ổn định, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao Có chế tạo điều kiện cho cán bộ, công chức học tập nâng cao trình độ lý luận trị, quản lý Nhà nước, chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ tình hình áu à, Tăng cường đầu tư sở vật chất để đại hóa cơng sở; ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác quản lý điều hành; đẩy mạnh cải cách hành chính, thực tốt chế độ cơng chức, công vụ 3.3.3Công tác thông tin tổng hợp thực báo cáo Để nân cao c ất l ợn p n Huyện ủy tron tìn t ện số vấn đề n ệu côn t c t ôn t n b o c o văn ìn m c c p n ban tron văn p n cần sau: Một là: Các phòng ban phải nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác thông tin, báo cáo, trách nhiệm việc tổ chức thực công việc Huyện ủy Phân công cụ thể cán thực nhiệm vụ công tác thông tin, báo cáo Hai là: Thông tin, báo cáo khách quan, trung thực, có số liệu minh họa Đồng thời kịp thời phản ánh ý kiến, kiến nghị nhân dân, công nhân, viên chức, lao động mặt họat động Huyện ủy, giúp công tác đạo, điều hành Huyện ủy ngày hiệu Ba là: Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán làm cơng tác tổng hợp phòng ban, bố trí, tạo điều kiện cho cán bộ, 21 chuyên viên làm công tác văn phòng nghiên cứu, nắm tình hình thực tế sở tham khảo Báo cáo cấp Bốn là: Công tác thông tin, báo cáo tiêu để đánh giá công tác thi đua, khen thưởng xây dựng văn phòng Huyện ủy Năm là: Tiếp tục tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin việc gửi, nhận thông tin, báo cáo, tài liệu qua hòm thư điện tử; thống huyện, ngành địa Email để nhận thơng tin,văn từ quan có liên quan 3.3.4 Công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan công tác hậu cần Công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan công tác hậu cần phục vụ cấp uỷ chức quan trọng văn phòng cấp uỷ, ảnh hưởng khơng nhỏ đến chất lượng hoạt động lãnh đạo điều hành cấp uỷ hình ảnh, thương hiệu địa phương hoạt động đối ngoại cấp uỷ Trong công tác tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo cơng tác hậu cần phục vụ; văn phòng cấp uỷ cần thực tốt số nhiệm vụ chủ yếu sau: Cần bảo đảm phương tiện, điều kiện vật chất; bố trí phòng họp, hình thức, nghi lễ theo quy định phiên họp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ cấp uỷ; buổi họp giao ban, làm việc, tiếp khách đồng chí Thường trực cấp uỷ Bảo đảm điều kiện phương tiện lại, phục vụ làm việc đồng chí Thường trực cấp uỷ; lãnh đạo quan tham mưu giúp việc cấp uỷ Lập kế hoạch, tổ chức việc mua sắm vật tư, thiết bị văn phòng phẩm phục vụ làm việc cán bộ, công chức quan Phục vụ đón, tiếp, bảo đảm ăn, nghỉ khách đến làm việc với cấp uỷ theo quy định Tham mưu đề xuất tổ chức thực biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí quan 22 Quản lý toàn tài sản quan, bao gồm: trụ sở làm việc, phương tiện lại tài sản khác từ hình thành, đưa vào sử dụng, biến động tăng, giảm, sửa chữa lý tài sản Quản lý xe theo quy định, có trách nhiệm bảo quản giữ gìn xe sạch, đẹp, bảo đảm an toàn tuyệt đối đưa xe vào sử dụng, phục vụ với chất lượng cao Có trách nhiệm lập kế hoạch tổ chức kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ ô tô đảm bảo sử dụng tiết kiệm, có hiệu Sử dụng xe mục đích, tiết kiệm nguyên nhiên liệu Tham mưu phương án huy động, bố trí xe phục vụ đồn cơng tác lớn có yêu cầu Tham mưu đề xuất lập kế hoạch tổ chức hoạt động chào mừng ngày lễ tết, dịp kỷ niệm năm Bảo đảm môi trường, cảnh quan, vệ sinh nơi làm việc khu vực trụ sở quan: thực công tác vệ sinh điều kiện làm việc phòng làm việc Thường trực cấp uỷ, Lãnh đạo quan; phòng họp, phòng tiếp khách nhà khách; kiểm tra, giám sát công việc lao động hợp đồng làm vệ sinh khuôn viên trụ sở quan công tác vệ sinh đơn vị trực thuộc Văn phòng Bảo đảm an ninh, an toàn tuyệt đối khu vực trụ sở quan: xây dựng phương án, kế hoạch biện pháp bảo vệ quan; tổ chức quản lý hướng dẫn thực quy chế, quy định quan cho lực lượng cảnh sát bảo vệ mục tiêu Trong quy trình, kế hoạch cần quy định rõ bước thực (bước chuẩn bị, tổ chức thực công việc kết thúc công việc), bước cần phân công rõ người chịu trách nhiệm thực hiện, yêu cầu chất lượng thời gian hoàn thành công việc 3.3.5 Công tác văn thƣ lƣu trữ văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hƣng Thực trạng công tác văn thư Công tác văn thư lĩnh vực hoạt động thiếu hoạt động quản lý tất quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều 23 hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức Với vai trò vậy, cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Trong thời gian qua, công tác văn thư phạm vi văn phòng Huyện đạt kết định bên cạnh vấn đề chưa thể giải Căn tình hình văn phòng Huyện ủy hồn thiện công tác văn thư số giải pháp thiết thực sau: Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư tăng cường trách nhiệm phòng ban cơng tác văn thư văn phòng Huyện ủy Kiện tồn tổ chức máy bố trí đủ biên chế làm cơng tác văn thư văn phòng, cơng việc phù hợp với nội dung như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; bảo quản sử dụng dấu quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng ừng dụng công nghệ vào công tác văn thư để nâng cao suất chất lượng, hiệu công việc 24 KẾT LUẬN Văn phòng đóng vai trò quan trọng tất loại hình quản lí Văn phòng sở, tiền đề giúp đỡ lãnh đạo phòng ban xử lí cơng việc nhằm nâng cao chất lượng hiệu công việc Qua thời gian tìm hiểu, trực tiếp tham gia cơng việc văn phòng văn phòng huyện uỷ Huyện Nghĩa Hưng, so sánh với kiến thức thầy cô giảng dạy ghế nhà trường em thấy kiến thức học không áp dụng hồn tồn 100%, có khác biệt cách thức làm việc số giai đoạn nhìn chung đảm bảo mục đích mục tiêu cơng việc đề thực tế kiến thức khác biệt q lớn Cũng thơng qua hội tìm hiểu cơng tác hoạt động văn phòng em có hội thử sức mơi trường chun nghiệp hơn, thách thức Vì thời gian ngắn nên tìm hiểu đề tài em hạn chế Rất mong thầy bạn xem xét góp ý kiến để đề tài em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! 25 ... phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng Chƣơng Thực trạng cơng tác văn phòng văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng Chƣơng Giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng Chƣơng... CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HUYỆN ỦY HUYỆN NGHĨA HƢNG 17 3.1Đánh giá chung thực trạng cơng tác văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng 17 3.2 Những mặt hạn chế cơng tác văn phòng văn phòng Huyện. .. thiện cơng tác văn phòng Văn phòng Huyện ủy Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác văn phòng Phạm vi nghiên cứu: Cơng tác văn phòng văn phòng Huyện ủy Huyện Nghĩa Hưng Phƣơng