BCTT quản trị văn phòng tại văn phòng HĐNDUBND huyện hạ lang, tỉnh cao bằng

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng DANH MỤC BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT GIẢI THÍCH 01 UBND Uỷ ban nhân dân 02 HĐND Hội đồng nhân dân 03 TT UBND&HĐND Thƣờng trực ủy ban nhân dân hội đồng nhân dân 04 CT Chủ tịch 05 LĐTB&XH Lao động, thƣơng binh xã hội 06 TT&TH Truyền thồng truyền hình 07 KH&TC Kế hoạch tài 08 GD&DT Giáo dục Đào tạo 09 TN&MT Tài nguyên Môi trƣờng 10 NN&PTNT Nông Nghiệp Phát triển Nông thôn 11 PTDT Phổ thông dân tộc 12 TT DSKHHGĐ Trung tâm dân số kế hoạch hóa gia đình 13 TT GDTX&BDNN Trung tâm giáo dục thƣờng xuyên bồi dƣỡng nghề nghiệp Chu Thị Bích Duyên Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng MỤC LỤC LỜI NĨI ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG CỦA UBND HUYỆN HẠ LANG I, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Hạ Lang 1.1 Chức UBND huyện Hạ Lang 1.1.1 Vị trí địa UBND huyện Hạ Lang 1.1.2 Chức 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.2 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang II Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Hạ Lang 1.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng 1.1.1 Chức 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng 1.3 Bản mơ tả cơng việc vị trí Chánh Văn phòng II Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành Văn phòng HĐND UBND huyện Hạ Lang Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 1.1 Vai trò Văn phòng việc thực chức tham mƣu,tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho toàn quan 1.2 Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chƣơng trình cơng tác thƣờng kỳ UBND huyện Hạ Lang 12 1.3 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức hội nghị (hội thảo) quan 13 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo quan 13 1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai thực văn hóa công sở UBND huyện Hạ Lang 13 1.6 Khảo sát mơ hình tổ chức văn phòng Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang 14 Khảo sát công tác văn thƣ 15 2.1 Mơ hình tổ chức Văn thƣ UBND huyện Hạ Lang, Đánh giá ƣu, nhƣợc điểm 15 2.2 Nhận xét trách nhiệm lãnh đạo Văn phòng việc đạo thực cơng tác Văn thƣ UBND huyện Hạ Lang 16 2.3 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lƣu trữ 18 Chu Thị Bích Duyên Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG CỦA UBND HUYỆN HẠ LANG 20 Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác Tuần, Kế hoạch công tác tháng công tác năm 20 Mẫu hóa văn thuộc thẩm quyền UBND huyện Hạ Lang theo Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ 30 Quy trình tổ chức hội nghị, hội họp UBND huyện Hạ Lang 30 Mơ hình Văn phòng đại UBND huyên Hạ Lang, Nhận xét ƣu, nhƣợc điểm mơ hình văn phòng 30 Đánh giá cấu tổ chức, máy hoạt động Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang, nhận xét 30 PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 33 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang 33 Ƣu điểm 33 Nhƣợc điểm 35 II Đề xuất giải pháp 37 KẾT LUẬN 39 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 PHẦN PHỤ LỤC Chu Thị Bích Duyên Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng LỜI NĨI ĐẦU Trong bối cảnh đất nƣớc ta hội nhập kinh tế giới, ngành lĩnh vực đóng vai trò quan trọng cơng cơng nghiệp hóa - đại hóa đất nƣớc tạo nhiều hội nhƣ thách thức buộc phải không ngừng đổi để đáp ứng yêu cầu xã hội Từ yêu cầu cấp bách, để thích ứng với mơi trƣờng thời đại công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật khiến văn phòng trở thành phận khơng thể thiếu quan, tổ chức Do văn phòng phải có ý thức trƣớc bƣớc so với đơn vị khác nhiệm vụ đổi mới, thực tốt chức đảm bảo cho tồn quan, tổ chức hoạt động phát triển, bắt kịp đƣợc xu chung thời đại Nhằm giúp cho sinh viên Khoa Quản trị văn phòng tƣơng lai áp dụng đƣợc kiến thức, lý thuyết học vào thực tiễn nâng cao nghiệp vụ sau trƣờng làm việc, Sau khóa học, Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên chuyến thực tập quan, tổ chức, doanh nghiệp để có gắn kết lý thuyết thực hành nhằm rút kinh nghiệm phục vụ cho công tác sau Đây không hội cho sinh viên chúng em đƣợc học hỏi, cọ sát thực tế công việc, đƣợc khẳng định lực mà mội trƣờng thuận lợi để chúng em đƣợc trau dồi phẩm chất, đạo đức, rèn luyện tác phong kỷ luật, kỷ cƣơng cán văn phòng thực thụ tạo hành trang cho chúng em thêm tự tin áp dụng kiến thức đƣợc học vào thực tế sau rời ghế Nhà trƣờng Trong trình thực tập Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang, với thời gian thực tập khơng nhiều nhƣng giúp em có nhìn tồn diện, sâu sắc cơng tác quản trị văn phòng nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ, soạn thảo văn bản, giao tiếp nơi công sở… bổ sung thêm kiến thức vô quý báu, trang bị kiến thức cho chuyên ngành Quản trị văn phòng đặc biệt giúp em cảm thấy tin yêu thêm ngành nghề mà lựa chọn Kết thúc khóa thực tập, em học hỏi, thu thập đƣợc nhiều kiến thức thực tiễn làm phong phú thêm kho tàng kiến thức chuyên ngành tiếp thu Chu Thị Bích Duyên Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng Nhà trƣờng Nay em viết báo cáo gửi Khoa Kính mong nhận đƣợc giúp đỡ, bổ sung Quý thầy, cô giáo để báo cáo đƣợc hoàn thiện đồng thời sở phục vụ cho kỳ thi tốt nghiệp tới Em xin chân thành cảm ơn thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng – Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội hƣớng dẫn giúp đỡ; Cảm ơn Chính quyền Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang, tỉnh Cao Bằng; Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang tạo điều kiện thuận lợi cho em suốt trình thực tập cung cấp thơng tin cần thiết cho em để hồn thành báo cáo Do giới hạn thời gian thực tập nhƣ trình độ kiến thức thân, báo cáo khó tránh khỏi thiếu sót hạn chế định, mang tính chủ quan nhận định, đánh giá nhƣ đề xuất giải pháp Em kính mong nhận đƣợc quan tâm, đóng góp, giúp đỡ tạo điều kiện Q thầy, giáo khoa Quản trị Văn phòng – Trƣờng Đại học nội vụ Hà Nội, lãnh đạoVăn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang để báo cáo đƣợc hoàn thiện đạt kết tốt Giúp Em tích lũy thêm kinh nghiệm quý báu học tập nhƣ q trình cơng tác sau Em xin chân thành cảm ơn! Hạ Lang, ngày …tháng năm 2016 Sinh viên Chu Thị Bích Duyên Chu Thị Bích Duyên Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÕNG CỦA UBND HUYỆN HẠ LANG (ảnh: Trụ sở UBND huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng) Thông tin chung UBND huyện Hạ Lang: Địa chỉ: Thị trấn Thanh Nhật, Huyện Hạ Lang, tỉnh Cao Bằng SĐT: : 0263 830 311 Email:ubndhalang@caobang.gov.vn Wedsite:http://halang.caobang.gov.vn I, Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Hạ Lang 1.1 Chức UBND huyện Hạ Lang 1.1.1 Vị trí địa UBND huyện Hạ Lang Hạ Lang huyện miền núi Phía Đơng tỉnh Cao Bằng với diện tích tự nhiên 363,35 km², dân số khoảng 26.000.000 ngƣời Hạ Lang có 13 đơn vị hành cấp xã thị trấn Trung tâm huyện Thị Trấn Thanh Nhật, với dân số 3.569 ngƣời với dân tộc anh em sinh sống ,trong dân tộc tày chiếm đa số Với vị trí phía Bắc Tổ Quốc tiếp giáp với Trung Quốc đƣờng biên giới dài, có 01 cửa Quốc tế, 01 cửa Quốc gia cửa tiểu ngạch khác nên huyện Hạ Lang thuận lợi việc giao lƣu thƣơng mại, trao đổi hàng hóa, phát triển kinh tế xã hội, dịch vụ du lịch huyện Chu Thị Bích Duyên Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng 1.1.2 Chức UBND HĐND bầu quan chấp hành HĐND huyện, Là quan quản lý hành nhà nƣớc địa phƣơng, chịu trách nhiệm tổ chức đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nƣớc cấp Nghị HĐND huyện Đồng thời, đạo hoạt động quan, đơn vị thuộc UBND huyện UBND xã, thị trấn Góp phần đảm bảo thực chủ trƣơng sách, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố an ninh, quốc phòng đảm bảo đạo, quản lý thống máy từ Trung ƣơng tới sở 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn -Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, hàng năm trình HĐND cấp thơng qua tổ chức kiểm tra thực kế hoạch; - Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nƣớc địa bàn huyện, dự toán thu, chi ngân sách phân bổ ngân sách cung cấp thực quyền hạn ngân sách địa phƣơng theo pháp luật; - Tổ chức thực ngân sách địa phƣơng, hƣớng dẫn, kiểm tra nghị HĐND xã, thị trấn việc thực ngân sách địa phƣơng theo quy định; -Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn; - Quản lý Nhà nƣớc công tác giáo dục, văn hóa, thơng tin, thể thao, y tế, khoa học công nghệ, giao thông vận tải……; 1.2 Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang (xem Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Hạ Lang) Căn vào tình hình đặc điểm địa phƣơng tổ chức cấp trên, HĐND&UBND huyện Hạ Lang có cấu tổ chức nhƣ sau: - HĐND quan quyền lực địa phƣơng nhân dân bầu theo nhiệm kỳ 05 năm, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân, chịu trách nhiệm trƣớc nhân dân quan cấp trên; -UBND HĐND bầu ra, quan hành nhà nƣớc địa phƣơng, quan chấp hành HĐND huyện UBND cấp trực tiếp; Cơ cấu tổ chức UBND huyện Hạ Lang bao gồm: Chu Thị Bích Duyên Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng +Thƣờng trực HĐND; +Thƣờng trực UBND: ( gồm: 01 Chủ tịch Phó chủ tịch Trong có 01 Phó Chủ tịch phụ trách Văn hóa – Xã hội, 01 Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế - Tài chính) Các Phòng, ban chun mơn giúp việcUBND gồm: Văn phòng HĐND&UBND; Phòng Nội vụ; Phòng Lao động, Thƣơng binh Xã hội; Phòng Kế hoạch tài chính; Phòng Văn hóa Thơng tin; Phòng y tế; Phòng Tài ngun Và Mơi trƣờng; Phòng Tƣ pháp; Phòng Thanh tra; Phòng Nơng nghiệp phát triển Nơng thơn; Phòng Giáo dục Đào tạo; Phòng kinh tế Hạ tầng; Phòng Tơn giáo dân tộc; Khối đơn vị nội thuộc UBND huyện bao gồm: BCH quân huyện; Công an huyện; Chi cục thuế; Tòa án nhân dân; Viện Kiểm sát nhân dân; Kiểm Lâm Khối đơn vị nghiệp UBND huyện: Trạm khuyến nông, Khuyến lâm; Đài truyền thông truyền hình; Hội chữ thập đỏ; Kho bạc Nhà nƣớc; Trung tâm Dân Số Kế hoạch hóa gia đình; Thống kê; Trung tâm Giáo dục thƣờng xuyên Bồi dƣỡng nghề nghiệp; Trung tâm Bồi dƣỡng trị; Trung tâm Quản lý thị trƣờng; Bệnh viện đa khoa; Trƣờng PTDT Nội trú; Ban Quản lý dự án; Trung tâm y tế dự phòng Mỗi phòng ban, đơn vị chuyên mơn cấu chung có 01 Trƣởng phòng, từ 01 đến 03 Phó Trƣởng phòng nhân viên phận cấu thành phòng, ban, đơn vị chun mơn Khối đơn vị hành thuộc UBND huyện Hạ Lang gồm : Thị trấn Thanh Nhật, 13 đơn vị hành cấp xã :An Lạc, Việt Chu, Quang Long, Cô Ngân, Thái Đức, Thị Hoa, Đức Quang, Vinh Quý, Kim Loan, Thắng Lợi, Đồng Loan, Lý Quốc, Minh Long II Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Hạ Lang 1.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng 1.1.1 Chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang đơn vị chuyên môn Thƣờng trực HĐND&UBND huyện có chức tham mƣu tổng hợp đảm bảo hậu cần phục vụ hoạt động HĐND&UBND huyện Chu Thị Bích Duyên Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn - Xây dựng trình HĐND&UBND Huyện chƣơng trình cơng tác thƣờng kỳ dự thảo báo cáo HĐND&UBND huyện; - Tổ chức kiểm tra, đề án, dự án, báo cáo phòng, ban, ngành, UBND xã, thị trấn trƣớc trình lãnh đạo huyện; - Giúp UBND tổ chức công tác thông tin, xử lý, đề xuất ý kiến để phục vụ việc ban hành văn điều hành HĐND UBND huyện theo thẩm quyền; - Tổ chức theo dõi, đôn đốc việc chấp hành thực kế hoạch văn quan cấp quan chuyên môn thuộc UBND huyện, UBND xã, thị trấn việc triển khai nhiệm vụ trọng tâm UBND huyện; - Tổ chức chuẩn bị nội dung, chƣơng trình kỳ họp, phiên họp HĐND&UBND huyện; phiên họp UBND chủ trì, buổi làm việc, tiếp khách đồng chí lãnh đạo HĐND &UBND huyện; - Giúp HĐND&UBND huyện nắm bắt tình hình hoạt động HĐND&UBND, phòng, ban, ngành đoàn thể; HĐND&UBND xã, thị trấn hoạt động kinh tế- văn hóa, xã hội, an ninh- quốc phòng phạm vi tồn huyện; - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại, giữ mối quan hệ công tác cho quan; - Quản lý tài chính, vật tƣ, kho quỹ, kinh phí đƣợc giao Tham mƣu chi tiêu hành chính, đáp ứng yêu cầu đạo HĐND&UBND huyện; - Tổ chức thực công tác Văn thƣ- Lƣu trữ, công tác quản trị, công tác bảo vệ, đồng thời hƣớng dẫn, kiểm tra, đôn đốc phòng ban, đơn vị việc thực cơng việc trên; - Chăm lo bồi dƣỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cơng nhân viên chức Văn phòng; tham dự ghi chép, hội nghị ban ngành đƣợc đề nghị quan; Tham mƣu cho lãnh đạo UBND huyện việc thực sách Đảng, pháp luật Nhà nƣớc công tác ngoại vụ biên giới; Tham mƣu cho HĐND&UBND xét chọn cá nhân tập thể có thành tích xuất sắc công tác thi đua khen thƣởng; - Thực nhiệm vụ khác Thƣờng trực HĐND, UBND Chủ tịch UBND huyện giao Chu Thị Bích Duyên Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng 1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng (xem Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng) Văn phòng HĐND&UBND huyện có Chánh Văn phòng 01 Phó Chánh văn phòng Chánh Văn phòng: ngƣời đứng đầu văn phòng, chịu trách nhiệm chung, chủ tài khoản, chịu trách nhiệm trƣớc Thƣờng trực HĐND&UBND trƣớc pháp luật tất hoạt động Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang; Phó Chánh văn phòng: Là ngƣời giúp việc cho Chánh văn phòng, đƣợc Chánh văn phòng giao cho phụ trách số mặt cơng tác Văn phòng nhƣ: Công tác tổng hợp, tham mƣu, công tác đảm bảo sở vật chất cho toàn hoạt động quan Thủ trƣởng quan Các phận Văn phòng: a Bộ phận Tổng hợp Là phận giúp Chánh Văn phòng thực cơng tác thơng tin tổng hợp, tham mƣu cho thủ trƣởng, xây dựng lịch công tác tuần, tháng, quý cho quan lịch công tác tuần cho lãnh đạo quan Tổ chức thẩm định đề án, biên soạn văn khác quan cấp giao b Bộ phận Văn thư – Lưu trữ Là mắt xích quan trọng hoạt động Văn phòng Tiếp nhận, chuyển giao kịp thời văn theo điều hành Chánh văn phòng Tổ chức bảo quản tài liệu, dấu theo chế độ bảo mật quy định bảo vệ bí mật Nhà nƣớc Ngồi quản lý, đạo công tác lƣu trữ đơn vị thuộc thẩm quyền thủ trƣởng quan.Và phận trực tiếp làm công tác lƣu trữ quản lý kho lƣu trữ HĐND UBND huyện c Bộ phận Kế toán: Thực chế độ tốn, tốn kịp thời xác theo Luật ngân sách, cập nhật báo cáo chi tiêu hàng ngày quan với lãnh đạo Văn phòng việc lập kinh phí, dự trù kinh phí, thực chế độ báo cáo tài theo quy định Kịp thời phát trƣờng hợp chi sai, chứng từ không hợp lệ trả lại đơn vị Thực nhiệm vụ đột xuất khác lãnh đạo Văn phòng phân cơng d Bộ phận Tiếp dân Chu Thị Bích Duyên Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng + Cán bộ phận In ấn kiêm nhiệm công tác Lƣu trữ quan số lƣợng cơng việc nhiều, nghiệp vụ lƣu trữ phức tạp ảnh hƣởng đến q trình giải cơng việc dẫn đến chất lƣợng công việc không cao =>> Với cách tổ chức máy này, văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang nhiều hạn chế biên chế nhân sự, nghiệp vụ văn phòng chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc, hay theo quy chuẩn văn phòng  Đề xuất Giải pháp: Trên sở tìm hiểu nghiên cứu quan với vốn kiến thức mình, em xin mạnh dạn đƣa số đề xuất giải pháp tổ chức tổ chức máy văn phòng nhƣ cách trí phòng làm việc cách khoa học, hợp lý góp phần nâng cao hiệu suất, chất lƣợng cơng việc hoạt động máy văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang nhƣ sau: + Đổi tên phận In ấn thành quản trị phận đảm nhận công tác in ấn, lƣu, photo công tác quản trị thiết bị tài sản, công tác mua sắm trang thiết bị văn phòng phẩm phục vụ cho tồn hoạt động quan, In ấn quản trị thiết bị có cơng việc đồng với bảo vệ tài sản, liên quan đến thiết bị máy móc tiện lợi dễ dàng cho việc quản lý nhƣ thực nhiệm vụ +Bộ phận Văn thƣ- Lƣu trữ cần thêm tiêu biên chế nhân lƣu trữ, quan nhân viên phận tạp vụ kiêm nhiệm lƣu trữ, nghiệp vụ lƣu trữ nhiều, khối lƣợng cơng việc lớn, phức tạp để công tác lƣu trữ đƣợc thực tốt, ngày vào nề nếp quan phải có chuyên viên lƣu trữ đƣợc đào tạo bản, trình độ chun mơn Chu Thị Bích Dun 32 Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác hành văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang Sau tháng thực tập Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng em có điều kiện đƣợc nghiên cứu khảo sát thực tế chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Hạ Lang Với vốn kiến thức lý luận đƣợc trang bị Nhà trƣờng với vốn hiểu biết mình, em xin mạnh dạn đƣa số nhận xét cơng tác hành văn phòng UBND huyện Hạ Lang nhƣ sau: Hạ Lang huyện miền núi có đời sống kinh tế xã hội gặp nhiều khó khăn, (Là huyện nghèo 63 tỉnh thành nƣớc theo Nghị 30a) việc đầu tƣ chung cho hạ tầng thiếu lạc hậu Tuy UBND huyện nhận thức rõ vai trò, vị trí cơng tác hành văn phòng đóng tầm quan trọng nhƣ cơng phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội địa phƣơng.Đƣợc quan tâm Đảng quan quyền Nhà nƣớc hành văn phòng huyện đƣợc quan tâm đầu tƣ thích đáng Qua q trình khảo sát, Nhìn tổng qt cơng tác Hành văn phòng UBND huyện có nhiều điểm tích cực đƣợc đánh giá cao, hiệu cơng tác hành văn phòng UBND huyện thời gian qua thấy rõ qua mặt cụ thể nhƣ sau: Ưu điểm Thƣờng xuyên Đƣợc quan tâm lãnh đạo HĐND lãnh đạo UBND huyện, Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang đơn vị đầu công tác thi đua quan huyện, Văn phòng ln hồn thành nhiệm vụ đƣợc giao cách nhanh chóng xác tiến độ giải đem lại hiệu công việc; Công tác quản trị văn phòng thực tốt, chức năng, nhiệm vụ, đƣợc thực cách chủ động, Văn phòng HĐND&UBND ln khẳng định đƣợc vai trò, vị trí tham mƣu giúp việc lãnh đạo đƣa định cách xác, phù hợp với sách, chủ trƣơng, đƣờng lối Đảng Nhà nƣớc cấp Các chƣơng trình kế hoạch UBND huyện, Văn phòng Chu Thị Bích Duyên 33 Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng ln chủ động phổ biến rộng rãi đến phòng, ban, đơn vị chuyên môn để nắm bắt thông tin, điều chỉnh triển khai thực kịp thời; Để có hiệu công việc đạt chất lƣợng cao, bên cạnh đội ngũ nhân viên có lực, nhiệt huyết trách nhiệm, khơng thể thiếu hệ thống trang thiết bị phục vụ công việc Hầu hết phận văn phòng đƣợc trang bị đầy đủ trang thiết bị nhƣ: máy tính, máy in, máy fax, v v kết nối mạng internet để thuận tiện cho công việc, thu thập khai thác thông tin; Công tác kiểm tra, kiểm sốt cơng việc đƣợc diễn thƣờng xun, triển khai thực đƣợc phát kịp thời, tránh sai sót, hạn chế đề xuất biện pháp điều chỉnh, bổ sung đƣa vào thực kế hoạch cơng tác năm, từ biện pháp ln chủ động đề xuất phòng ngừa tình bất biến sảy trình thực nhiệm vụ công tác quan; Các nghiệp vụ văn phòng đảm bảo theo quy trình thủ tục, linh hoạt cách thực hiện, số văn nhƣ: Quyết định, thông báo, thị, giấy mời, biên bản, …ln đƣợc mẫu hóa sẵn hệ thống máy tính phục vụ kịp thời cơng việc quan; Q trình cung cấp đảm bảo thơng tin cho lãnh đạo quan đƣợc thực cách nhanh chóng, kịp thời, thơng tin tập trung đầu mối ( Tại phận Tổng hợp) tiếp nhận quản lý, xử lý, chọn lọc tham mƣu cho lãnh đạo đảm bảo theo quy định Nhà nƣớc Pháp luật; Trong công tác quản trị nguồn nhân sự: đƣợc lãnh đạo trọng quan tâm, việc xếp nhân “đúng ngƣời việc” Văn phòng HĐND&UBND huyện góp phần không nhỏ việc khẳng định vị hình ảnh UBND huyện quan khác Song song với cơng tác bồi dƣỡng, đào tạo phát triển nguồn nhân lực quan nhiệm vụ hàng đầu, hàng năm cán làm cơng tác văn phòng đƣợc tham gia lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ kỹ thuật trình bày ban hành văn bản, công tác văn thƣ lƣu trữ, buổi tập huấn quản trị mạng, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng bƣớc đại hóa cơng tác văn phòng bắt kịp đƣợc xu chung thời đại Chu Thị Bích Duyên 34 Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng Sự phối hợp cán công chức nhân viên văn phòng phận tiếp dân tạo thuận lợi việc xây dựng mối quan hệ gần gũi nhân dân với quan hành nhà nƣớc, đội ngũ nhân viên ln có thái độ hòa nhã, lắng nghe, nhiệt tình, trách nhiệm cao cơng việc tạo dựng mối quan hệ khăng khít với nhân dân, từ làm tăng thêm tin yêu nhân dân với Đảng, với quan Nhà nƣớc Bởi công tác thực theo chế cửa địa phƣơng ngày hoàn thiện bƣớc đáp ứng nhu cầu nhân dân Trong ứng dụng tin học vào cơng tác văn phòng có nhiều bƣớc chuyển tích cực, việc áp dụng có hiệu hệ thống phần mềm Microsoft office, phần mềm kế toán MISA SME.NET, hội họp trực tuyến radvision, trang wed www.halang.caobang.gov.vn cổng thơng tin điện tử huyện ngày hồn thiện, đem lại hiệu quả, đặc biệt tin tức cập nhật thƣờng xun… bƣớc chun mơn hóa nghiệp vụ hành huyện nhà Nhược điểm Bên cạnh mặt mạnh, cơng tác hành văn phòng UBND huyện Hạ Lang có tồn tại, hạn chế cần đƣợc khắc phục nhƣ sau: Trong công tác soạn thảo ban hành văn bản: Mặc dù quan thực tốt văn quy định Nhà nƣớc nhƣng việc phổ biến, hƣớng dẫn ứng dụng phòng ban chuyên mơn UBND huyện hiệu chƣa cao Chính văn quan mắc nhiều lỗi thể thức kỹ thuật trình bày chƣa chuẩn theo Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ ban hành hƣớng dẫn soạn thảo văn hành quan hành Nhà nƣớc Trong công tác văn thƣ: Việc quản lý văn quan theo phƣơng pháp đăng ký sổ, chƣa ứng dụng đƣợc phần mềm quản lý văn gây nhiều thời gian việc quản lý tra tìm văn bản, thiếu nhiều loại sổ: chuyển giao văn bản, sổ quản lý văn mật, v.v loại sổ đăng ký văn bản, mẫu dấu đến, chƣa chuẩn so với quy định hành, văn ban hành có chữ ký so với quy định( thiếu chữ ký lãnh đạo văn phòng kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn bản) cơng tác gặp nhiều khó khăn, bất cập Chu Thị Bích Duyên 35 Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng Cơng tác lƣu trữ gặp nhiều vấn đề gây khó khăn việc thực nghiệp vụ lƣu trữ cần đƣợc quan tâm nhƣ: + Cán In ấn quan kiêm nhiệm Lƣu trữ cơng việc giải chậm, số lƣợng tài liệu tích đống chƣa xử lý đƣợc quan thuộc nguồn nộp lƣu vào lƣu trữ huyện chƣa đƣợc giải quyết; + Hồ sơ công việc đơn vị thuộc nguồn nộp lƣu chƣa đƣợc lập, tài liệu nộp tồn dạng bó gói, phân tán gây khó khăn cơng tác chỉnh lý xác định giá trị tài liệu làm gián đoạn q trình thực cơng việc làm giảm hiệu hoạt động quan; + Diện tích kho lƣu trữ eo hẹp, trang thiết bị thiếu: hộp, giá để tài liệu chƣa ứng dụng đƣợc phần mềm quản lý tài liệu lƣu trữ vào quy trình nghiệp vụ lƣu trữ quan Cơng tác hành phục vụ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ đƣợc giao, Nhƣng nhiều lúc chƣa đảm bảo, số cán nhân viên bị động thực nhiệm vụ khơng có kiểm sốt, đơn đốc, hƣớng dẫn lãnh đạo văn phòng Sự phân cơng xếp cơng việc hợp lý phù hợp với trình độ chun mơn, lực kinh nghiệm nghề nghiệp đội ngũ nhân nhƣng tồn số điểm: Chuyên viên văn phòng làm việc trái ngành đào tạo (cử nhân quản trị kinh doanh) điều gây ảnh hƣởng đến công tác tham mƣu tổng hợp quan đặc biệt soạn thảo ban hành văn bản, nhiều thời gian việc bồi dƣỡng đào tạo nghiệp vụ hành văn phòng Về hệ thống sở vật chất, sở hạ tầng: Việc bố trí phận văn phòng tầng 1, Phòng làm việc lãnh đạo văn phòng tầng điều gây khó khăn cho công tác đạo điều hành( phải chạy lại từ tầng xuống tầng giao nhiệm vụ), không kiểm soát đƣợc nhân viên; thiết bị đảm bảo sức khỏe thiếu: máy hút bụi, hút ẩm… Tại quan chƣa xây dựng hệ thống văn bản: quy chế công tác văn thƣ lƣu trữ, quy chế văn hóa cơng sở, nội quy quy chế quản lý sử dụng tài sản quan; Chƣa triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2001 vào hoạt động hành văn phòng Chu Thị Bích Dun 36 Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng II Đề xuất giải pháp Để cơng tác hành văn phòng huyện ngày hồn thiện hoạt động hiệu bắt kịp đƣợc công cải cách hành quốc gia.Phát huy kết đạt đƣợc, khắc phục hạn chế, yếu tồn Em xin đƣa số ý kiến đề xuất nhƣ sau: Phát triển nguồn nhân sự: Nhân mặt quan, yếu tố định đến phát triển quan tổ chức, để đạt đƣợc điều văn phòng cần: +Cơng tác tuyển dụng đội ngũ nhân cần đảm bảo ngành nghề đào tạo, phù hợp u cầu vị trí cơng việc, tiêu chuẩn thực công việc; + Chú trọng công tác phát triển nguồn nhân lực văn phòng để nâng cao lực, phẩm chất, kỹ nghề nghiệp cho cán làm việc văn phòng thông qua việc tổ chức lớp: Tập huấn, bồi dƣỡng nghiệp vụ… + Tăng biên chế văn phòng đảm nhận công tác lƣu trữ quan; +Lãnh đạo văn phòng cần quan tâm tới chế độ, sách cán văn phòng, tạo điều kiện, động lực để họ cống hiến quan: khen thƣởng, Cơ hội học tập, đề bạt thăng tiến… Về sở vật chất: Mặc dù văn phòng trang bị đầy đủ trang thiết bị phục vụ công việc nhƣng thực tế cho thấy UBND huyện cần đầu tƣ bổ sung thêm số thiết bị: máy điều hòa, hút bụi, tủ đựng tài liệu, bàn ghế quy chuẩn hành văn phòng Bên cạnh cần qn triệt cách bố trí phòng làm việc lãnh đạo văn phòng với phận chun mơn để tiện liên hệ nhƣ đạo điều hành nâng cao hoạt động quản lý Về Phương pháp Quản lý: Tăng cƣờng phối hợp, hỗ trợ lẫn thực nhiệm vụ quan nói chung cơng tác văn phòng nói riêng Chú trọng việc Cập nhật tham mƣu ban hành văn công tác văn thƣ lƣu trữ, văn hóa cơng sở, quy trình soạn thảo ban hành văn UBDN huyện, Quy định sử dụng tài sản quan… song song với việc thƣờng xuyên đôn đốc, kiểm tra triển khai thực để đạt hiệu cao Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2001 vào cơng tác hành văn phòng UBND huyện Hạ Lang; Chu Thị Bích Duyên 37 Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng Về Quy trình nghiệp vụ: Đối với công tác văn thƣ : Cần cập nhật cập nhật văn hành nhà nƣớc quy dịnh công tác văn thƣ áp dụng sở văn xây dựng quy định quy chế cơng tác văn thƣ cho quan mình; Cần đặc biệt quan tâm việc quy trình nghiệp vụ văn thƣ nhƣ: kiến nghị thay đổi mẫu dấu đến, loại sổ quản lý văn bản, ứng dụng công thông tin vào công tác văn thƣ đồng thời trọng công tác lập hồ sơ quan cho đảm bảo với quy định hành nhà nƣớc Với công tác lƣu trữ: Do quy trình nghiệp vụ lƣu trữ gồm nhiều khâu, khối lƣợng tài liệu lớn, phức tạp UBND huyện Hạ lang cần bổ sung thêm biên chế nhân có chun mơn, đào tạo để khâu nghiệp vụ đƣợc thực quy định mang hiệu cao; quan cần xây dựng hệ thống tra cứu tài liệu thẻ ứng dụng công nghệ thông tin, trang bị thêm số thiết bị nhƣ: máy hút bụi, hút bụi, đảm bảo bảo quản tài liệu lƣu trữ quan Về thực cải cách hành theo chế cửa: Trong công tác cần trang bị thêm số trang thiết bị sở vật chất đảm bảo tạo thuận lợi trình thực tác nghiệp cán làm phận này; Tích cực cung cấp thêm tài liệu, văn hƣớng dẫn; đồng thời mở thêm lớp bồi dƣỡng cho cán công tác cải cách hành nhằm nâng cao lực thực cơng việc nhƣ kỹ nghiệp vụ cho cán văn phòng Trên số đánh giá nhận xét thân em cơng tác hành văn phòng UBND huyện Hạ Lang qua q trình nghiên cứu, khảo sát, tìm hiểu thực tế cơng việc quan, Do vốn kiến thức thực tiễn hạn chế nên báo cáo đƣa số ƣu điểm cần phát huy, nhƣợc điểm cần khắc phục cách khái quát chƣa phản ánh đƣợc đầy đủ, tồn diện thực trạng cơng tác hành văn phòng UBND huyện Kính mong lãnh đạo văn phòng nhƣ lãnh đạo UBND quan tâm, xem xét đề xuất, kiến nghị việc nâng cao hiệu cơng tác hành văn phòng em trình bày Tuy đề xuất kiến nghị chƣa phải giải pháp tối ƣu nhƣng với UBND huyện lúc biện pháp cần đƣợc quan tâm ƣu tiên giải hàng đầu, Em mong muốn hy vọng góp phần việc nâng cao hiệu cơng tác hành văn phòng q hƣơng Chu Thị Bích Duyên 38 Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng KẾT LUẬN Trong thời đại đất nƣớc đồi toàn diện mặt nhƣ nay, ngành nghề đóng vai trò quan trọng khác nhau, Quản trị văn phòng Mặc dù ngành không trực tiếp sản xuất cải vật chất nhƣng ngành thiếu công phát triển đất nƣớc, góp phần thành cơng chung quan tổ chức Qua q trình thực tập Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang, thực tập sinh, lần em tiếp xúc với môi trƣờng làm việc quan, đƣợc thực nghiệp vụ văn phòng ,mọi thứ mẻ bỡ ngỡ nhƣng với hƣớng dẫn, bảo tận tình cán nhân viên văn phòng, với khơng khí thân mật nơi quan giúp em vững tin thực công việc cách nhạy bén, linh hoạt, rút nhiều học quý giá cho thân Sau 02 tháng thực tập văn phòng có điều kiện nghiên cứu, khảo sát tìm hiểu cơng tác hành văn phòng, nhƣ tổ chức máy văn phòng quan đăc biệt đƣợc tham gia trực tiếp vào guồng hoạt động máy hành nhà nƣớc vận dụng kiến thức đƣợc trang bị nhà trƣờng vào thực tiễn cách linh hoạt, giúp em có nhìn nhận sâu sắc cơng việc chọn, cơng việc khó khăn nhƣng đóng vai trò quan trọng hoạt động điều hành quản lý quan Quá trình thực tập thật khoảng thời gian bổ ích có ý nghĩa thân em, đƣợc rèn luyện phẩm chất, đạo đức ngƣời cán văn phòng thực thụ Bƣớc đầu làm quen với công việc, nghiệp vụ chuyên môn giúp em củng cố thêm vững tin vào ngành nghề chọn, có thêm tự tin, thêm nhiều học kinh nghiệm quý giá tạo hành trang để thân vững bƣớc đƣờng hoạch định tƣơng lai đầy khó khăn thử thách Quá trình thực tập kết thu đƣợc chƣa đáng kể, song bƣớc đánh dấu trƣởng thành thân 03 năm học tập rèn luyện Trƣờng, dấu mốc khởi đầu giúp em học tập tốt ý thức Chu Thị Bích Duyên 39 Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng đƣợc rõ ràng cần phải cố gắng nhiều điều đặc biệt tin tƣởng vào lựa chọn chuyên ngành chọn Với nỗ lực cố gắng khơng ngừng học hỏi, với hƣớng dẫn, giúp đỡ tạo điều kiện Q thầy giáo khoa quản trị văn phòng , tiếp nhận, hƣớng dẫn bảo cán bộ, nhân viên văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang giúp đỡ em hồn thành chƣơng trình thực tập Một lần cho em gửi lời bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc gửi lời cảm ơn chân thành đến anh, chị, cô Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang, Q thầy giáo khoa Quản trị văn phòng – Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội Em xin hứa cố gắng học tập phấn đấu trở thành cán văn phòng gƣơng mẫu tƣơng lai, đem kiến thức đƣợc học cống hiến vào cơng xây dựng q hƣơng đất nƣớc khơng phụ mà thầy, cô dành cho chúng em Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội, ngày 03 tháng 05 năm 2016 Sinh viên Chu Thị Bích Duyên Chu Thị Bích Duyên 40 Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Tổ chức quyền địa phƣơng số 77/2015/QH13 ngày 19 tháng 06 năm 2015; Luật ban hành văn QPPL số 17/2008/QH12 ngày 03 tháng 06 năm 2008 Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Thông tƣ số 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ Hƣớng dẫn trình bày thể thức Kỹ thuật trình bày văn hành chính; Thông tƣ số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ,nộp lƣu hồ sơ, tài liệu lƣu trữ vào lƣu trữ quan; Thông tƣ số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 Bộ Nội vụ hƣớng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thƣ lƣu trữ Quyết định số 129/2007/QĐ-TTG Ngày 02 tháng 08 năm 2007 Thủ tƣớng chình phủ ban hành Quy chế văn hóa cơng sở quan hành nhà nƣớc; Quyết định số 764/QĐ-UBND ngày 05 tháng 11 năm 2006 Về việc ban hành quy chế làm việc UBND huyện Hạ Lang; Quyết định số: 1324/2012/QĐUBND việc quy định chức nhiệm vụ quy chế làm việc Văn phòng HĐND& UBND huyện Hạ Lang; Thông báo số /TB-VP việc phân công nhiệm vụ lần Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang Các tài liệu khác: văn quy phạm pháp luật Nhà nƣớc khác; Sách Giáo trình Quản trị Văn phòng; Giáo trình Văn thƣ, cơng tác lƣu trữ Trƣờng CĐ Nội vụ Hà Nội; Soạn thảo văn hành thầy Ngơ Sỹ Trung; Báo cáo kiến tập thân ghi chép giảng lớp thầy có liên quan Chu Thị Bích Duyên 41 Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng PHẦN PHỤ LỤC Chu Thị Bích Duyên 42 Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Chu Thị Bích Duyên Khoa: Quản trị Văn phòng 43 Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Hạ Lang CHỦ TỊCH CÁC PHÓ CHỦ TỊCH KHỐI CÁC PHÒNG BAN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC KHỐI CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN VĂN PHÕNG HĐND&UBND PHÕNG NỘI VỤ ĐÀI TT & TH PHỊNG THANH TRA TRẠM KHUYẾN NƠNG, LÂM PHÕNG LĐ,TB&XH HỘI CHỮ THẬP ĐỎ PHÕNG KINH TẾ-HẠ TẦNG KHO BẠC NHÀ NƢỚC PHÕNG TƢ PHÁP TT DSKHHGĐ PHÒNG KH& TC THỐNG KÊ PHÕNG GD&ĐT TT GDTX&BDNN PHÕNG DÂN TỘC TT BỒI DƢỠNG CHÍNH TRỊ PHỊNG TN& MT BỆNH VIỆN ĐA KHOA PHỊNG NN &PTNN PHỊNG DÂN TƠC TRƢỜNG PT DT NỘI TRƯ PHÕNG VĂN HĨA-THƠNG TIN TT Y TẾ DỰ PHÕNG PHỊNG Y TÊ Chu Thị Bích Dun 44 Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Khoa: Quản trị Văn phòng Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức máy văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang CHÁNH VĂN PHÕNG PHÓ CHÁNH VĂN PHÕNG TỔNG HỢP VĂN THƢ – LƢU TRỮ KẾ TỐN Chu Thị Bích Dun TẠP VỤ IN ẤN 45 BẢO VỆ LÁI XE TIẾP DÂN Lớp: QTVPK8 Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Chu Thị Bích Dun Khoa: Quản trị Văn phòng 46 Lớp: QTVPK8 ... CHÍNH VĂN PHÕNG CỦA UBND HUYỆN HẠ LANG (ảnh: Trụ sở UBND huyện Hạ Lang tỉnh Cao Bằng) Thông tin chung UBND huyện Hạ Lang: Địa chỉ: Thị trấn Thanh Nhật, Huyện Hạ Lang, tỉnh Cao Bằng SĐT: : 0263 830... thầy, cô giáo khoa Quản trị văn phòng – Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội hƣớng dẫn giúp đỡ; Cảm ơn Chính quyền Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang, tỉnh Cao Bằng; Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang tạo điều... nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Hạ Lang 1.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng 1.1.1 Chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Hạ Lang đơn vị chun mơn Thƣờng trực HĐND&UBND huyện có chức