MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3. Mục đích nghiên cứu 1 4. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn của đề tài 2 5. Phương Pháp nghiên cứu 2 6. Cấu trúc đề tài 2 Chương 1.MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN TIÊN DU 3 1.1. Một số vấn đề lý luận về công tác Văn thưLưu trữ tài liệu 3 1.1.1. Khái niệm công tác Văn thư – Lưu trữ 3 1.1.2. Mục đích công tác Văn thư – Lưu trữ 3 1.1.3. Vị trí công tác Văn thư – Lưu trữ 4 1.1.4. Ý nghĩa công tác Văn thư – Lưu trữ 4 1.1.5. Mối quan hệ giữa công tác Văn thư và công tác Lưu trữ 4 1.2.Khái quát chung về UBND huyện Tiên Du 5 Chương 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠIUBND HUYỆN TIÊN DU 11 2.1. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của ủy ban nhân dân huyện Tiên Du 11 2.1.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ do UBND huyện Tiên Du ban hành. 11 2.1.2. Công tác xây dựng Chương trình Kế hoạch công tác 12 2.1.3. Công tác chỉ đạo về công tác Văn thư của UBND huyện Tiên Du 12 2.1.4. Soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.2. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Tiên Du 16 2.2.2. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 20 2.3. Công tác Lưu trữ 20 2.3.1.Công tác tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ tại UBND huyện Tiên Du 20 2.3.2. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan 20 2.3.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 21 2.3.4. Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định 21 2.3.5. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 21 2.3.6. Tình hình bảo quản tài liệu 21 2.3.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 21 2.4 Đánh giá chung 22 2.4.1. Ưu điểm 22 2.4.2. Tồn tại 22 Chương 3:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN TIÊN DU 24 3.1. Giải pháp về nhân sự 24 3.2. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư – Lưu Trữ 25 3.3. Xây dựng kho Lưu trữ theo hướng hiện đại hóa 25 3.4. Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động Lưu trữ 25 KẾT LUẬN 27 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập trường đến nay, nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ quý Thầy Cơ, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, xin chân thành cám ơn TS Lê Thị Hiền – Khoa Văn hóa thơng tin xã hội tận tình hướng dẫn chúng tơi qua buổi học lớp Nếu khơng có lời hướng dẫn, dạy bảo tơi nghĩ tiểu luận tơi khó hồn thiện Một lần nữa, tơi xin chân thành cảm ơn cô Bài tiểu luận thực khoảng thời gian gần tuần Bước đầu vào thực tế tơi hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do vậy, khơng tránh khỏi thiếu sót điều chắn, tơi mong nhận ý kiến đóng góp q báu để kiến thức lĩnh vực ngày hồn thiện Tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành cô tạo điều kiện cho tơi để hồn thành tốt tiểu luận Tôi xin chân thành cảm ơn! Tiên Du , ngày 10 tháng 04 năm 2017 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu khoa học đề tài ”Công tác Văn thư – Lưu trữ tài liệu UBND huyện Tiên Du” công trình nghiên cứu riêng Tơi hướng dẫn TS Lê Thị Hiền Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức trước Nếu có sai trái tơi xin chịu hồn toàn trách nhiệm Tiên Du , ngày 10 tháng 04 năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt UBND HĐND CNTT Tên cụm từ viế tắt Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Công nghệ thông tin MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư - Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác Văn thư- Lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại công tác nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” nhằm giúp cán văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Là sinh viên chuyên ngành khoa Văn thư - Lưu trữ việc nghiên cứu cơng tác Văn Thư - Lưu trữ cần thiết , giúp ích cho tơi học tập cơng việc sau Với lí tơi chọn đề tài:" Công tác Văn thư-Lưu trữ tài liệu UBND huyện Tiên Du – Bắc Ninh" Lịch sử nghiên cứu vấn đề Để thực đề tài thực tế UBND huyện Tiên Du – Bắc Ninh để tìm hiểu lấy thông tin thông qua văn xã đơng chí lãnh đạo, phận chun mơn giúp cho tơi có số liệu xác thuận lợi Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu, thu thập thơng tin cơng tác Văn thư – Lưu trữ tài liệu để đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn Thư – Lưu trữ UBND xã Tràng Xá sát thực Kiểm chứng lại kiến thức trường củng cố kiến thức học Đối tượng nghiên cứu giới hạn đề tài Đối tượng nghiên cứu: Công tác Văn thư - Lưu trữ tài liệu UBND huyện Tiên Du – Bắc Ninh Phạm vi nghiên cứu : UBND huyện Tiên Du Thời gian : 2015-2017 Phương Pháp nghiên cứu Bài tiểu luận sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp quan sát - Phương pháp điều tra, khảo sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp so sánh Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm 03 chương: Chương Một số vấn đề công tác Văn Thư - Lưu trữ tài liệu UBND huyện Tiên Du – Bắc Ninh Chương Thực trạng công tác Văn thư -Lưu trữ tài liệu UBND huyện Tiên Du – Bắc Ninh Chương Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn thư -Lưu trữ tài liệu UBND huyện Tiên Du – Bắc Ninh Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN TIÊN DU 1.1 Một số vấn đề lý luận công tác Văn thư-Lưu trữ tài liệu 1.1.1 Khái niệm công tác Văn thư – Lưu trữ Trong năm gần đây, công tác Văn thư - Lưu trữ chiếm vị trí quan trọng hoạt động cải cách hành quốc gia để đáp ứng phát triển nhanh chóng đất nước Chính vậy, hệ thống văn quy phạm phát luật Văn thưLưu trữ quan tâm Bởi cơng tác văn thư có liên quan đến hoạt động quản lý từ việc đề chủ trương, sách xây dựng chương chình kế hoạch việc phản ánh tình hình nêu ý kiến lên cấp giải nhằm nâng cao chất lượng, hệ thống quản lý, đòi hỏi người cán phải nâng cao lực chuyên môn nghiệp vụ Tài liệu lưu trữ tài liệu có giá trị lưu lai, giữ lại để đáp ứng cầu khai thác thông tin khứ phục vụ đời sống xã hội Vậy khái niệm công tác Văn thư: (Công tác văn thư tất cơng việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ, thảo văn (đối với tài liệu đi) từ tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan) Khái niện công tác Lưu trữ: “ Công tác lưu trữ lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu Lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Công tác Lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ xã hội Vì vậy, cơng tác Lưu trữ mắt xích khơng thể thiếu hoạt động máy Nhà nước” 1.1.2 Mục đích cơng tác Văn thư – Lưu trữ Công tác Văn thư – Lưu trữ mục đích nhằn lưu trữ hướng tới việc phục vụ nhu cầu khác đời sống xã hội thông qua việc khai thác thông tin khứ có tài liệu lưu trữ Hướng tới việc phục vụ lợi ích đáng xã hội người Công tác lưu trữ tổ chức tốt giúp quan, tổ chức lưu trữ đầy đủ cung cấp kịp thời thông tin cần thiết cho lãnh dạo cán q trình thực cơng việc 1.1.3 Vị trí cơng tác Văn thư – Lưu trữ Cơng tác văn thư thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị – xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị – xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phòng 1.1.4 Ý nghĩa cơng tác Văn thư – Lưu trữ Công tác Văn thư - Lưu trữ có ý nghĩa to lớn tất hoạt động xã hội hoạt động trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lồi người.Tài liệu lưu trữ có tác dụng nghiên cứu lịch sử quan, phản ánh kinh nghiệm, thành tựu, nguồn tư liệu xây dựng phòng truyền thống Làm hồ sơ, tổng kết, xây dựng chương trình kế hoặc, thực nhiệm vụ, có tác dụng bảo mật, phòng gian 1.1.5 Mối quan hệ công tác Văn thư công tác Lưu trữ Nguồn tài liệu chủ yếu vô tận bổ sung cho kho lưu trữ tài liệu văn thư Làm tốt công tác văn thư có giữ lại đầy đủ tài liệu để bổ sung cho kho tài liệu Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, thể loại văn bản, giải xong lập hồ sơ đầy đủ nộp vào kho tài liệu tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu phục vụ khai thác Công tác lập hồ sơ khâu văn thư làm tốt kho lưu trữ tránh tình trạng nhận từ văn thư bó, gói tài liệu chưa chỉnh lý, khơng công khôi phục lập lại hồ sơ “ Lập hồ sơ tốt từ khâu văn thư phục vụ tốt cho mục đích hành mục đích tương lai” Cơng tác lưu trữ làm tốt phát vấn đề cần chấn chỉnh công tác văn thư 1.2.Khái quát chung UBND huyện Tiên Du A Chức năng: Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở B Nhiệm vụ: I Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn II Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật III Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân 10 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Đăng ký văn Làm thủ tục gửi văn Lưu văn 2.2.2 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Đối với cơng văn đến phận văn phòng khơng lập hồ sơ Các văn đến sau đăng ký vào sổ chuyển tới đơn vị hay cá nhân giải văn Các đơn vị chịu trách nhiệm lập hồ sơ lưu hồ sơ Đối công văn cán văn phòng xếp thành loại văn như: Quyết định, Chỉ thị, Báo cáo, Công văn đăng ký vào sổ lưu phận văn phòng Tuy nhiên việc lập hồ sơ lưu hồ sơ UBND chưa thực quy định, có phận khơng lập hồ sơ, tài liệu sau giải xong tình trạng tài liệu rời lẻ, chí có văn ban hành khơng lưu trữ theo quy định dẫn đến thất thoát văn quan 2.3 Công tác Lưu trữ 2.3.1.Công tác tổ chức đạo công tác lưu trữ UBND huyện Tiên Du UBND huyện Tiên Du quan hành Nhà nước địa phương, lĩnh vực liên quan đến nhiều văn bản, giấy tờ tài liệu Trong q trình hoạt động, UBND có nhiều tài liệu hình thành, khối tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ huyện 25 UBND huyện Tiên Du khơng thành lập phòng, tổ phận lưu trữ riêng mà công tác lưu trữ văn bản, hồ sơ giao cho cán văn phòng UBND Tuy nhiên công việc kiêm nhiệm cán chuyên trách ảnh hưởng nhiều đến công tác bảo quản phục vụ nghiên cứu sử dụng tài liệu quan Ví dụ có đợt kiểm tra, tranh tra cấp lĩnh vực việc cung cấp tài liệu theo yêu cầu đoàn kiểm tra khơng đầy đủ tài liệu hình thành 2.3.2 Thành phần, nội dung khối lượng tài liệu bảo quản lưu trữ quan UBND huyện Tiên Du quan hành nhà nước địa phương, trình hoạt động hình thành loại hình tài liệu như: tài liệu hành chính, tài liệu nghe nhìn, tài liệu khoa học kỹ thuật Trong loại hình tài liệu tài liệu hành (tài liệu giấy) chiếm số lượng nhiều phản ánh chức nhiệm vụ quan hành nhà nước Ví dụ: Quyết định, Tờ trình, Kế hoạch loại tài liệu khác chiếm số lượng 2.3.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu Tài liệu UBND huyện Tiên Du phân loại, lập hồ sơ theo phương án (Thời gian – Mặt hoạt động) 2.3.4 Giao nộp tài liệu vào Trung tâm kho lưu trữ cố định Theo quy định Thông tư số 14/2011/TT-BNV, ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ “Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn” tài liệu hình thành trình hoạt động xã lưu lưu trữ cấp xã Tuy nhiên UBND huyện Tiên Du chưa có kho lưu trữ tài liệu khơng tiến hành việc giao nộp tài liệu theo quy định 2.3.5 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu Qua khảo sát thực tế, nhận thấy công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ UBND huyện Tiên Du chưa có phòng đọc, chưa xây dựng công cụ tra cứu khoa học chưa phát huy hiệu tài liệu lưu trữ quan 26 2.3.6 Tình hình bảo quản tài liệu Hiện UBND huyện Tiên Du chưa có kho Lưu trữ tài liệu riêng, tài liệu quan đựng cặp ba dây bảo quản tủ phòng làm việc phận chun mơn Do chưa có kho lưu trữ tài liệu nên biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu chưa áp dụng từ dẫn đến tài liệu dễ bị mối mọt hư hỏng 2.3.7 Tình hình ứng dụng tin học vào cơng tác lưu trữ Trong q trình giải cơng việc UBND xã, văn soạn thảo lưu máy vi tính phận chuyên mơn Riêng phận Kế tốn, Tư pháp có sử dụng phần mềm kế toán phần mềm đăng ký hộ tịch 27 2.4 Đánh giá chung 2.4.1 Ưu điểm Việc đăng ký văn UBND huyện Tiên Du cán văn thư đăng ký sổ đăng ký văn Qua khảo sát thấy UBND huyện Tiên Du vào số lượng ban hành văn năm mà lập thành loại sổ Các loại sổ lập theo năm, năm dùng riêng, số thứ tự đánh từ ngày đến ngày cuối năm Việc đăng ký văn tiến hành thường xuyên theo ngày Công việc đăng ký văn UBND huyện Tiên Du đăng ký vào sổ xác đủ thể thức tạo điều kiện thuận lợi cho công việc giải nhanh chóng Tất văn đến quan tập trung vào đầu mối thống phận văn phòng, tất khâu quản lý văn đến tiếp nhận, bóc bì văn đến, giải theo dõi, giải văn thực tương đối tốt theo quy định Nhà nước Tất văn đến đăng ký sổ đăng ký văn đến Hiện nay, UBND huyện Tiên Du lập thành loại sổ là: - Sổ đăng ký văn đến văn thường - Sổ đăng ký văn đến văn mật Nhìn chung cơng tác đăng ký văn đến sổ UBND huyện Tiên Du tiến hành tốt theo quy định Nhà nước Các văn đến đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm sau UBND huyện Tiên Du có quan tâm đạo công tác Văn thư – Lưu trữ mức độ hạn chế: cử cán đào tạo, bồi dưỡng trình độ chun mơn cho cán thơng qua hội nghị tổng kết tập huấn công tác Văn thư – Lưu trữ cấp tổ chức 2.4.2 Tồn Tuy nhiên việc đăng ký văn UBND huyện Tiên Du tồn số hạn chế gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu thời gian tốn cơng sức 28 cần thiết Việc lưu văn chưa khoa học, có văn ban hành khơng có lưu văn thư Việc đăng ký văn vào sổ theo quy định cán văn thư UBND huyện Tiên Du cán văn phòng giao nhiệm vụ phận chuyên môn soạn thảo xong khác tự đăng ký vào sổ cơng văn Bên cạnh cán văn thư chưa lập sổ chuyển giao văn gây khó khăn cho việc quản lý văn Tuy nhiên công tác đăng ký văn đến UBND huyện Tiên Du số hạn chế là: chưa lập sổ theo dõi giải văn đến mà nhắc nhở chưa làm tốt công tác quản lý văn bản, tổ chức giải văn chưa sát Trong công tác văn thư tồn văn – tài liệu hình thành trình hoạt động quan chưa lập hồ sơ theo quy định Toàn tài liệu tình trạng bó gói, gây khó khăn lớn cho cơng tác quản lý, khai thác sử dụng tài liệu Cấp xã khơng có cán chun trách văn thư mà cán văn phòng kiêm nhiệm, cơng việc nhiều chưa tham mưu thực tốt công tác văn thư cho quan Theo quy định nhà nước UBND xã khơng có cán chun trách làm công tác lưu trữ mà công việc cán văn phòng đảm nhiệm Vì mà cơng tác Lưu trữ UBND huyện Tiên Du nhiều hạn chế Chưa xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ, chưa xây kho lưu trữ, tài liệu bị phân tán nằm rải rác phận chun mơn Tồn tài liệu chưa tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu Vì tài liệu tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu * Tiểu kết: Trên tồn hoạt động cơng tác Văn thư – Lưu trữ tài liệu UBND huyện Tiên Du Tôi nhận thấy UBND huyện Tiên Du làm tốt chức năng, nhiệm vụ Nhìn chung đã thực theo quy định công tác Văn thưu – Lưu trữ giúp quan giải cơng việc nhanh chóng thuận lợi công tác tra cứu tài liệu Chương 3: 29 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN TIÊN DU Nội dung chương nêu mặt đạt mặt chưa đạt công tác Văn thư – Lưu trữ nguyên nhân yếu kén chưa làm Hy vọng chương biện pháp, kiến nghị mà nêu nhằm hồn thiện cơng tác Văn thư – Lưu trữ tài liệu giúp ích cho UBND huyện Tiên Du đổi đạt hiệu cao công tác Trong năm vừa qua công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện UBND xã, thị trấn quan tâm triển khai thực có hiệu quả, góp phần tích cực cơng tác đạo, điều hành phát triển kinh tế - xã hội địa phương Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt tồn số khó khăn là: kinh phí đầu tư cho cơng tác văn thư lưu trữ hạn chế, hầu hết xã, thị trấn chưa có kho lưu trữ chuyên dụng riêng, nhiều đơn vị chưa quan tâm mức đến công tác văn thư lưu trữ, xem nhẹ giá trị lưu trữ hồ sơ, tài liệu; cán làm công tác văn thư, lưu trữ xã, thị trấn chưa có chun mơn, nghiệp vụ, chưa qua lớp đào tạo bồi dưỡng kỹ nghiệp vụ nên q trình xử lý cơng việc gặp nhiều khó khăn 3.1 Giải pháp nhân - Cần bố trí cán làm cơng tác lưu trữ chuyên trách, đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ theo quy định pháp luật - Tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ quy định pháp luật, văn hướng dẫn công tác lưu trữ cán lưu trữ hồ sơ Quyết liệt đạo, hướng dẫn thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, đại, hiệu - Cán cần nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc biệt thông tin kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời văn thực chuyên môn nghiệp vụ trường ; Tìm hiểu, nắm rõ thơng tin hoạt động nhà trường; Phải động sáng tạo công việc, mạnh dạn, thẳng thắn công tác tham mưu với cấp ; Phối hợp tốt với tổ chức đơn vị đoàn thể, tổ chuyên môn hoạt động trường 30 - Bố trí, xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc Chỗ làm việc là: “Thế giới riêng” nhân viên văn phòng nói chung nhân viên văn thư nói riêng Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú môi trường điều kiện làm việc cách thuận tiện hiệu quả, nhanh chóng nhất, đáp ứng u cầu giải cơng việc liên hồn, đảm bảo tính dây truyền, khoa học 3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư – Lưu Trữ Công nghệ thông tin (CNTT) ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng CNTT công tác văn thư – Lưu trữ nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, từ thủ cơng sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể tính khoa học, tính đại giải công việc - Lập hồ sơ điện tử, tạo tiền đề tiến tới triển khai số hóa văn bản, tài liệu lưu trữ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, phục vụ hoạt động khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ nhanh chóng, hiệu quả, kịp thời - Mẫu hóa văn hành nhằm hạn chế sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy định rõ trình tự loại văn lưu trữ theo quy định 3.3 Xây dựng kho Lưu trữ theo hướng đại hóa Cơng tác lưu trữ: Bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ thực nghiệp vụ công tác lưu trữ như: thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan để quản lý tập trung, thống tài liệu lưu trữ, phục vụ cho hoạt động lâu dài 3.4 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động Lưu trữ Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán Văn thư – Lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phận chuyên môn, cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác Văn thư- Lưu trữ vào hoạt động có nề nếp, hiệu 31 Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác Văn thư – Lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục, xử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cuả cán Tóm lại, số kiến nghị dựa sở đánh giá trực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ UBND huyện Tiên Du mà nêu Chương nhằm góp phần hồn thiện cơng tác Văn thư – Lưu trữ UBND huyện Tiên Du Tơi hy vọng ý kiến đóng góp xem xét để công tác Văn thư – Lưu trữ ngày hoàn thiện KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế UBND huyện Tiên Du nhận thấy 32 văn bản, giấy tờ cơng cụ đắc lực cơng tác quản lý điều hành Do cơng tác lưu trữ có vị trí quan trọng khơng thể thiếu cơng tác điều hành quản lý hoạt động công ty Công tác thực tốt tạo điều kiện trợ giúp việc định đắn, xác, kịp thời với điều kiện thực tế UBND Để đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời văn bản, giấy tờ cần quan tâm đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ cách linh hoạt khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh điều kiện quan Cán làm công tác lưu trữ cần phải tự học hỏi, trau dồi kiến thức, chun mơn nghiệp vụ cho thân để hồn thành tốt cơng việc giao.Từ kiến thức trang bị ghế nhà trường , giúp đỡ nhiệt tình giúp cho nhóm tơi có sở tảng cho việc nắm vững kiến thức học trường 33 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ tổ chức máy UBND huyện Tiên Du Tài Kế hoạch Nơng – lâm nghiệp Phó chủ tịch phụ trách kinh tế Khoa học cơng nghệ Địa – xây dựng Cơng tác tư pháp, cải cách hành Văn phòng HĐND & UBND Chủ tịch UBND xã Công an – Quân Công tác dạy nghề Y Tế Phó chủ tịch phụ trách văn xã Công tác lao động thương binh xã hội Cơng tác văn hóa- thơng tin, thể dục, thể thao Vay vốn phát triển sản xuất, xố đói giảm nghèo Công tác Giáo dục Phụ lục 2: Phương án phân loại tài liệu Phông lưu trữ UBND huyện Tiên Du – Tỉnh Bắc Ninh (Phương án: Thời gian - Mặt hoạt động) Thời gian Năm 2013 Mặt hoạt động 1.Kinh tế 1.1.Tài - Hồ sơ dự tốn thu, chi ngân sách huyện Tiên Du năm 2013 - Hồ sơ toán thu, chi ngân sách huyện Tiên Du năm 2013 1.2 Sản xuất nông nghiệp - Hồ sơ sản xuất Lúa vụ Xuân huyện Tiên Du năm 2013 - Hồ sơ sản xuất Ngô vụ Xuân huyện Tiên Du năm 2013 - Hồ sơ sản xuất Lúa vụ Hè thu huyện Tiên Du năm 2013 - Hồ sơ sản xuất Ngô vụ Hè thu huyện Tiên Du năm 2013 - Hồ sơ trồng lâm nghiệp huyện Tiên Du năm 2013 1.3 Tài nguyên môi trường – Xây dựng 2.1.Đất đai - Hồ sơ cấp Giấy CNQSD đất cho nhân dân huyện Tiên Du năm 2013 - Hồ sơ cấp đổi Giấy CNQSD đất cho nhân dân huyện Tiên Du năm 2013 - 2.2 Xây dựng - Hồ sơ xây dựng Nhà văn hoá huyện Tiên Du, năm 2013 - Hồ sơ xây kê mương nội đồng xóm Lò Gạch, xã Hiên Vân năm 2013 - Văn hoá xã hội 3.1 Nếp sống văn hoá - Hồ sơ bình xét danh hiệu gia đình văn hố, làng văn hoá huyện Tiên Du năm 2013 3.2 Thể thao - Hồ sơ Đại hội thể dục thể thao huyện Tiên Du lần thứ III năm 2013 3.3 Lao động thương binh xã hội - Hồ sơ bình xét hộ nghèo, hộ cận nghèo huyện Tiên Du năm 2013 - Hồ sơ chi trả trợ cấp xã hội cho đối tượng bảo trợ xã hội huyện Tiên Du năm 2013 Giáo dục - Hồ sơ phổ cập giáo dục tiểu học địa bàn xã Tràng Xá năm 2013 - Hồ sơ phổ cập giáo dục THCS địa bàn huyện Tiên Du năm 2013 An ninh – Quốc phòng 5.1 Trật tự an tồn xã hội - Hồ sơ đảm bảo trật tự an tồn giao thơng huyện Tiên Du năm 2013 - 5.2 Dân quân – tự vệ - Hồ sơ huấn luyện Dân quân tự vệ huyện Tiên Du năm 2013 - 38 39 ... ĐỀ LÝ LUẬN CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TÀI LIỆU VÀ KHÁI QUÁT VỀ UBND HUYỆN TIÊN DU 1.1 Một số vấn đề lý luận công tác Văn thư- Lưu trữ tài liệu 1.1.1 Khái niệm công tác Văn thư – Lưu trữ Trong năm... TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TÀI LIỆU TẠI UBND HUYỆN TIÊN DU 2.1 Tìm hiểu cơng tác văn thư, lưu trữ ủy ban nhân dân huyện Tiên Du 2.1.1 Hệ thống hóa văn quản lí cơng tác văn thư, lưu trữ UBND. .. có số liệu xác thuận lợi Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu, thu thập thơng tin công tác Văn thư – Lưu trữ tài liệu để đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác Văn Thư – Lưu trữ UBND xã Tràng Xá sát