Công tác văn thư lưu trữ tại UBND xã yên nhân, huyện thường xuân, tỉnh thanh hóa

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THANH HÓA TRƯỜNG ĐẠI HỌC VHTT&DL THANH HÓA * BÁO CÁO THỰC TẾ NGHỀ NGHIỆP I Đề tài: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ XÃ YÊN NHÂN, HUYỆN THƯỜNG XUÂN, TỈNH THANH HÓA Sinh viên: Lớp: Khoa: GV hướng dẫn: Vi Xuân Thắng Đại học LT QLNN Thường Xuân Luật & QLNN TS Lê Thị Thảo THANH HÓA, 6/2017 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 công tác công văn, giấy tờ, Người rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "tài liệu lưu trữ tài sản qúy báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu công tác quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn tầm quan trọng công tác lưu trữ xã hội nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg Ngày truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm "Ngày Lưu trữ Việt Nam" Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức trách nhiệm thực thuộc tất cá nhân quan, tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ không người, công tác có từ vài năm trở lại công việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải nhìn nhận lại Như biết, công tác văn thư bao gồm nội dung như: Quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý, sử dụng dấu, phát hành văn trách nhiệm người làm văn thư; việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải công việc… Như để thấy rằng, tất cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên quan, tổ chức tham gia thực nội dung công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc giao để khẳng định công tác văn thư riêng người làm văn thư Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ công việc vụ, giấy tờ, không quan trọng nên không người đánh giá người làm công tác văn thư, lưu trữ mà họ người hy sinh thầm lặng Chúng ta nhìn vào kết A, kết B nhiều người mà quên để đạt kết đó, có phần đóng góp không nhỏ người làm văn thư, lưu trữ Để văn đến chuyển giao thời gian, văn phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… người làm công tác nổ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài không áp lực, khổ cực Thế nhưng, đóng góp họ lại chưa ghi nhận xứng đáng người thiệt thòi quan, tổ chức, khen thưởng ít, khiển trách nhiều Hơn nữa, không người, công việc giao giải xong hết trách nhiệm mà chưa ý thức phải lập hồ sơ, quản lý văn bản, tài liệu hình thành không nghĩ tài liệu hôm có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu tài liệu Hiện nay, không tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức chất đống, bỏ bao tải, thùng cattong… Nếu cần cù, đóng góp người làm lưu trữ kiếm tìm thông tin từ đống tài liệu liệu tài liệu có trở nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực có ý nghĩa đưa phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi chứa đựng tiềm thông tin khứ thông tin dự báo, có độ xác cao có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua thời kỳ hệ trước, mà hệ sau hiểu lịch sử hào hùng dân tộc, khó khăn, hy sinh, mát mà dân dân ta trải qua Ngày nay, không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn tài liệu thuộc quan, tổ chức người kế cận tìm hiểu lịch sử hình thành, đóng góp to lớn quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng giai đoạn phát triển đất nước nói chung Có thể, theo phát triển khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn điện tử lưu hành, văn phòng không giấy hình thành… công việc phận văn thư, lưu trữ giảm tải không mà người làm văn thư, lưu trữ vai trò, vị trí quan, tổ chức tất văn đi, đến hình thức phải tập trung đầu mối phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử quản lý thống phận lưu trữ Qua để chung ta thấy rằng, văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức công việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức không người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, đơn vị, cần chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ công tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư, lưu trữ Chính lý trên, lựa chọn đề tài "Công tác văn thư, lưu trữ UBND xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân, tỉnh Thanh Hóa" làm đề tài báo cáo thực tập Mục đích nghiên cứu - Nghiên cứu hoạt động văn thư lưu trữ xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân tỉnh Thanh Hóa - Đánh giá thực trạng đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn thư lưu trữ xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân tỉnh Thanh Hóa Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu hoạt động văn thư lưu trữ xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân tỉnh Thanh Hóa với cấu tổ chức hoạt động Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp quan sát thực tế - Phương pháp nghiên cứu tài liệu, văn - Phương pháp vấn Phạm vi nghiên cứu Công tác văn thư lưu trữu xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân tỉnh Thanh Hóa giai đoạn Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo, nội dung báo cáo gồm có phần chính: Chương 1: Giới thiệu khái quát UBND xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân, tỉnh Thanh Hóa Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ UBND xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân, tỉnh Thanh Hóa Chương 3: Những giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn thư lưu trữ xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân, tỉnh Thanh Hóa CHƯƠNG GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN NHÂN, HUYỆN THƯỜNG XUÂN, TỈNH THANH HÓA 1.1 Khái quát chung xã Yên Nhân, huyện Thường Xuân 1.1.1 Đặc điểm tự nhiên 1.1.1.1 Vị trí địa lý Yên Nhân xã thuộc vùng cao, vùng sâu, vùng xa huyện Thường Xuân, cách thị trấn Thường Xuân 50km phía Bắc cách Trung tâm thành phố Thanh Hóa 120km Phía Nam giáp huyện Quế Phong, tỉnh Nghệ An; Phía Tây giáp xã Bát Mọt; Phía Đông giáp xã Lương Sơn; Phía Bắc giáp huyện Lang Chánh 1.1.1.2 Diện tích tựnhiên Xã có tổng diện tích tự nhiên 19.094,63 ha, đó: - Đất sản xuất nông nghiệp: 239,37 chiếm 1,25 % - Đất sản xuất lâm nghiệp : 17.607,93 chiếm 92,21% - Đất nuôi trồng thủy sản: 5,26 chiếm 0,03 % - Đất phi nông nghiệp: 350,17 chiếm 1,25 % - Đất chưa sử dụng: 891,9 chiếm 4,67 % 1.1.1.3 Đặc điểmđịa hình, khí hậu Đặc thù địa hình xã Yên Nhân vùng núi cao, liên kết với tạo thành dãy núi liên hoàn, với độ cao khác tạo nên địa hình đa dạng phức tạp Độ cao trung bình từ 300 – 800 m, độ dốc lớn trung bình từ 25o đến 35o có nơi > 35o Địa hình bị chia cắt sông, suối hợp thủy thành vùng riêng biệt có hình lòng chảo nghiêng theo hai hướng tây tây bắc Yên Nhân nằm khu vực nhiệt đới gió mùa, chịu ảnh hưởng lớn vùng núi cao, nhiệt độ cao với mùa chính: Mùa hè khí hậu nóng, đặc biệt xuất gió phơn tây nam vào đầu mùa hạ (cuối tháng đến tháng có tới 20 – 30 ngày gió tây thổi) Mùa đông lạnh giá, khô hanh sương muối Xen kẽ mùa chính, khí hậu chuyển tiếp từ hè sang đông mùa thu ngắn thường có bão lụt, mưa tập trung gây lũ cục bộ, lũ ống lũ quét gây tổn hại đến sản xuất công trình xây dựng Giữa đông sang hè mùa xuân không rõ rệt, khí hậu ẩm ướt có sương mù mưa phùn * Nhiệt độ, không khí: Qua theo dõi nhiều năm trạm thủy văn Bái Thượng Đài khí tượng Thanh Hóa cho thấy tổng nhiệt độ năm từ 8.000oC – 8.600oC - Nhiệt độ trung bình năm từ 23oC – 24oC - Nhiệt độ cao năm từ 37oC – 41oC (tháng – 8) - Nhiệt độ thấp nhiều năm từ 1oC – 3oC (tháng – tháng 12) * Độ ẩm không khí: - Độ ẩm thấp xảy thường vào tháng tháng 12 (khô hanh) tháng – (gió tây khô nóng) - Độ ẩm trung bình năm từ 85% - 86% - Độ ẩm trung bình cao từ 90% - 91% - Độ ẩm trung bình thấp từ 75% - 80% * Độ bốc hơi: - Lượng bốc hàng năm trung bình 788 mm - Lượng bốc trung bình cao 900 mm - Lượng bốc trung bình thấp 60 mm Bốc nhiều vào tháng 05 đến tháng (thời kỳ nóng) Bốc nhỏ vào tháng 12 đến tháng năm sau * Gió bão: Có hướng gió - Gió mùa Đông Bắc từ tháng 10 – năm sau, gió mùa Đông Nam từ tháng đến tháng xen kẽ có gió mùa tây khô nóng (tháng – 7) - Bão: Mỗi năm xã Yên Nhân có vài bão qua, tập trung vào tháng 8, 9, 10 Sau bão thường mưa lớn hay lũ ống, lũ quét phá hỏng nhiều sở vật chất, công trình gây tổn hại nhiều đến sản xuất nói chung sản xuất nông nghiệp nói riêng * Mưa: Tổng lượng mưa (1600 – 2000 mm) phân bố không thường tập trung 60 – 80% lượng mưa vào tháng – 10 Mưa tiểu mãn vào tháng đầu kỳ tháng , kỳ mưa lũ tháng – 10 gây lũ lụt kéo dài đời sống nhân dân gặp nhiều khó khăn sinh hoạt sản xuất Các tháng mưa từ tháng 12 đến tháng năm sau dễ gây khô hạn, số công nghiệp vùng đồi dễ bị hạn dễ gây nguy cháy rừng 1.1.2 Tài nguyên a Thuỷvăn, nguồn nước: + nguồn nước mặt: Trong vùng có nhiều suối nhỏ hợp thủy như: Suối Hón Căng, Suối Hón Mít, Suối Hón Ken, suối hón Meo, Suối hón Hăn, Suối hón Tá, Suối Hón Xuân, Suối hón Ngựa, suối hón Ngoi… Nguồn tài nguyên thiên nhiên nước khai thác sử dụng phục vụ sản suất nông nghiệp đời sống sinh hoạt việc xây dựng hồ đập chưa nước Đến đưa vào khai thác, sử dụng hồ đập nước nhỏ suối hợp thủy lấy nước tưới cho lúa hoa màu, giữ ẩm cho đất Nguồn nước ngầm: Xã có nguồn nước ngầm phong phú, thuộc hai dạng nước ngầm lỗ hổng tầng trầm tích nước tầng chứa khe nứt Các kết thăm cho thấy nước ngầm phân bố khắp khu vực xã Tại thung lũng, tầng phân bố nước độ sâu khoảng m , sâu – m b Tài nguyên rừng Rừng Yên Nhân đa dạng, phong phú thành phần loài Tổng diện tích đất lâm nghiệp có rừng 19.610,93 Trong rừng sản xuất 5362,39 ha, rừng phòng hộ 3910 ha, rừng đặc dụng 8338,10 Những năm gần đây, thực dự án 327, 661 147 đến rừng trồng sản xuất đạt 680 Cây trồng chủ yếu loại luồng, keo, xoan c Tài nguyênđất đai Theo tài liệu FAO – UNESCO năm 2000, đất Yên Nhân có nhóm 17 loại đất: - Nhóm 1: Nhóm đất xám - Acrisols (AC) chiếm 89,84%, phân bố núi cao, chủ yếu để phát triển lâm nghiệp - Nhóm 2: Nhóm đất phù sa - Fluvisols (Fl) chiếm 2,05% phân bố ven khe suối - Nhóm 3: Nhóm đất đỏ - Ferrlsols (FR) chiếm 3,15%, phân bố vùng đồi thấp Nhóm 4: Nhóm đất đỏ tầng mỏng – Leptosols (LP) chiếm 4,96% phân bố khu vực có độ dốc thấp 1.1.3 Nhân lực Xã Yên Nhân có thôn với 1.098 hộ, 4.850 nhân Gồm dân tộc anh em sinh sống Trong dân tộc Thái chiếm 97,7%, dân tộc Kinh Mường chiếm 2,3% Số người độ tuổi lao động có khả lao động 2240 người, tỷ lệ lao động qua đào tạo chuyên môn kỹ thuật đạt tỷ lệ 17,4%.Tổng số người độ tuổi lao động có việc làm 1867 người Trong đó: + Lao động lĩnh vực nông, lâm nghiệp thuỷ sản: 1995 người, chiếm tỷ lệ 70% + Lao động lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp xây dựng: 245 người, chiếm tỷ lệ 30% ( Lao động làm việc nước ngoài: 17) 1.1.4 Đánh giá tiềm xã + Vị trí địa lý có tỉnh lộ Tây Thanh Hóa qua thuận lợi cho giao lưu hàng hóa, đời sống văn hoá tinh thần phát triển kinh tế đa ngành nghề nông nghiệp, tiểu thủ công nghiệp Trong nông nghiệp chăn nuôi mạnh xã nuôi gia súc, gia cầm + Nguồn lao động dồi + Là huyện vùng núi cao, đặc thù thụ hưởng nhiều chế sách Chính phủ + Tiềm đất đai đa dạng, diện tích lớn, thuận lợi cho phát triển lâm nghiệp phát triển kinh tế trang trại nông lâm kết hợp; + Yên Nhân có tình hình trị xã hội ổn định, quốc phòng đảm bảo, điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế – Xã hội + Nhân dân có truyền thống cần cù lao động, ham học hỏi sáng tạo sản xuất kinh doanh Đội ngũ cán có trình độ, tận tụy với công việc nhân dân tin cậy 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Xuân Bái Chính quyền cấp xã quan hành địa phương Quản lý địa phương theo Hiến pháp, Pháp luật văn quan nhà nước cấp 1.2.1 Chức Ủy ban nhân dân Ủy ban nhân dân cấp xã Hội đồng nhân dân cấp xã bầu, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp Pháp luật, văn quan nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương biện pháp phát triển kinh tế-xã hội thực sách khác địa phương Ủy ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy Hành Nhà nước từ Trung ương tới sở 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Ủy ban nhân dân xã Xuân Bái 1.2.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế Ủy ban nhân dân xã thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND cấp thông qua để trình UBND huyện phê duyệt; tổ chức thực kế hoạch đó; - Lập dự toán thu ngân sách Nhà nước địa bàn; dự toán thu; chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán ngân sách địa phương trình HĐND cấp định báo cáo UBND, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan Nhà nước cấp việc quản lý ngân sách Nhà nước địa bàn xã, thị trấn báo cáo ngân sách Nhà nước theo quy định Pháp luật; - Quản lý sử dụng hợp lý, có hiệu quỹ đất để lại phục vụ nhu cầu công ích địa phương; xây dựng quản lý công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định pháp luật; - Huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng công trình kết cấu hạ tầng xã, thị trấn nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát đảm bảo sử dụng mục đích, chế độ theo quy định pháp luật 1.2.2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi tiểu thủ công nghiệp - Tổ chức hướng dẫn thực chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng trừ bệnh dịch trồng vật nuôi; - Tổ chức xây dựng công trình thủy lợi nhỏ; thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng địa phương; - Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước địa bàn theo quy định pháp luật; - Tổ chức, hướng dẫn việc triển khai ngành nghề truyền thống địa 10 luật Nhà nước, phản ánh nguyện vọng nhân dân phạm vi đối tượng, mặt công tác thời điểm định + Về mặt pháp lý: Nội dung văn pháp lý phù hợp với thực tiễn sống, ủy quyền cụ thể hóa văn cấp trên, văn ban hành thẩm quyền + Về mặt kinh tế: Các nội dung, ý tưởng văn mang tính khả thi, phù hợp với quy định pháp luật, thẩm quyền hiệu lực pháp lý + Mang tính khoa học: Nội dung, ý tưởng văn rõ ràng, xác diễn đạt ý theo trình tự lôgic, ý trước sở ý sau, ý sau nhằm phát triển minh họa cho ý trước + Mang tính đại chúng: Người đọc nội dung văn dễ hiểu, dễ kiểm tra + Mang tính khuôn mẫu: Kỹ thuật soạn thảo văn trình bày theo thông tư liên tịch sô 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn + Kết cấu nội dung văn bản: Cách xếp tổ chức phần, ý liên kết chặt chẽ với kết cấu chủ đề, bố cục, diễn đạt nội dung - Kỹ thuật trình bày thể thức văn bản: * Ưu điểm: - Cách sử dụng ngôn từ văn hành mang tính hành vụ Thể quyền lực ý chí Nhà nước, đồng thời thể chức giao tiếp - Ngôn ngữ hành mang tính khách quan, xác, mạch lạc, lịch sự, tính khuôn mẫu rõ ràng đầy đủ, diễn tả dứt khoát * Nhược điểm: - Sử dụng phong cách ngôn ngữ, kỹ thuật dùng từ chưa xác, chưa trang trọng, xúc tích - Diễn đạt ý dài khó hiểu Kỹ thuật soạn thảo văn có ý nghĩa quan trọng chất lượng văn Nếu trình độ kỹ thuật soạn thảo văn cao, văn làm phản ánh đầy đủ đường lối, sách Đảng, Nhà nước mà giúp ích cho văn làm dễ hiểu, dễ thi hành ngược lại trình độ soạn thảo văn thấp không phản ánh đầy đủ chủ trương đường lối Đảng, Nhà nước, hiệu lực văn thấp, chí gây tổn thất cho xã hội 2.2 Tổ chức quản lý giải văn 22 2.2.1 Mô tả bước quy trình tổ chức quản lý giải văn quan; nhận xét ưu, nhược điểm - Trình ký văn bản: Do Văn thư lãnh đạo văn phòng, cán chuyên trách thực phải thông qua Văn thư để thuận tiện cho việc theo dõi - Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày: Theo quy định điểm b, Khoản 4, Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội Vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn - Đóng dấu văn bản: Theo quy định Khoản 2,3,4; Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định công tác Văn thư Đăng ký văn vào sổ theo quy định quan văn Nhà nước Chuyển giao, ban hành bước cuối việc giải văn * Ưu điểm: Công tác soạn thảo phân công rõ ràng cho cá nhân phụ trách lĩnh vực cụ thể Do vậy, người soạn thảo nắm chức năng, nhiệm vụ lĩnh vực hoạt động mình, tránh tình trạng sai lệch nội dung văn bản, nội dung không bám sát công việc cần soạn thảo; Chuyên viên nắm kỹ thuật soạn thảo văn bản, văn có độ xác cao; Chuyên viên văn phòng trình văn kiểm tra thể thức, nội dung văn Như theo dõi, giải công việc nhanh bám sát công việc Nếu cần thiết thuyết trình trực tiếp vấn đề quan trọng Khi văn chưa đạt yêu cầu, thủ trưởng xử lý cách truyền miệng trực tiếp cho chuyên viên để chỉnh sửa kịp thời * Nhược điểm: Do chuyên viên soạn thảo văn nên việc kiểm tra thể thức, nội dung văn phải qua lại bước nhiều thời gian tiến độ giải công việc Chuyên viên trình ký văn gây khó khăn cho cán văn thư không tập chung thống văn ban hành Tất loại văn đăng ký chung sổ gây khó khăn cho việc kiểm tra số lượng loại văn phát hành, đồng thời thiếu khoa học lôgic Việc đăng ký bên sổ văn thư chưa đầy đủ Do tra tìm văn nhiều thời gian tính xác không cao 23 Văn thư không lập sổ chuyển giao văn sổ chuyển giao bưu điện nên cá nhân, tổ chức nhận văn bản, khó khăn cho việc kiểm soát số lượng văn phát hành Như vậy, tổ chức giải văn đòi hỏi tất phận có phân công rõ ràng, tổ chức khâu phải đầy đủ chặt chẽ Lãnh đạo cần đôn đốc theo dõi đạo kịp thời hạn chế nêu 2.2.2 Mô tả bước quy trình tổ chức quản lý giải văn đến Văn đến quan qua nhiều đường: Qua bưu điện hay gửi trực tiếp phải qua phận văn thư Khi văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến vào sổ phần mềm quản lý văn máy tính để đăng ký văn đến Văn chuyển tới người xó thẩm quyền giải quyết, Văn thư tiến hành sao, nhân văn đến, chuyển đến quan đơn vị, cá nhân, cuối giải theo dõi việc giải văn đến Việc tiếp nhận giải văn đến thực theo quy trình Các văn đến phải qua văn thư UBND để đăng ký vào sổ quản lý cách thống Việc xử lý giải văn đến lãnh đạo Văn phòng đạo thực nhanh chóng, xác đảm bảo hoạt động chung UBND không làm ảnh hưởng đến công việc đơn vị có liên quan * Ưu điểm: Tất văn đến tập chung phận Văn thư nhằm hạn chế tình trạng văn đến nhầm lẫn sai sót khâu tiếp nhận văn Văn thư đóng dấu đến vào văn theo quy định Văn thư đăng ký đầy đủ số ký hiệu, ngày tháng, năm tên loại, nội dung trích yếu văn vào sổ đăng ký văn đến Khi tra tìm văn nhanh xác Do số lượng văn mật ít, nên tất văn mật đăng ký chung vào đăng ký văn thường, nhiên có ghi thêm chữ “mật hỏa tốc” vảo phần ghi Văn thư ghi ý kiến xử lý văn vào sổ riêng nên tra tìm văn biết đơn vị chịu trách nhiệm giải văn bản, chối bỏ công việc Chuyển giao văn đến giống chuyển giao văn Có ba 24 cách chuyển giao văn Văn lưu theo cấp, đơn vị để tra tìm văn nhanh chóng xác * Nhược điểm: Có số văn sau trình Lãnh đạo lấy số, ngày tháng văn đến, khó theo dõi số lượng văn đến, văn bị mát thất lạc Việc xử lý, giải văn đến chưa cao, chậm chạp nhiều thời gian Cần phải khắc phục 2.2.3 Nhận xét việc lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Công tác lập hồ sơ khâu cuối cùng, có vị trí quan trọng trình giải công việc, mắt xích gắn liền công tác văn thư công tác lưu trữ Quy trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ UBND xã Yên Nhân thực theo Nghị định 110/NĐ-CP Chính phủ Em có số nhận xét ưu, nhược điểm trình lập hồ sơ hành giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan sau: * Ưu điểm: - Danh mục hồ sơ cán lập nên độ xác cao, nắm chắc, theo sát công việc giải năm - Thu thập, bổ sung tài liệu vào hồ sơ để dễ theo dõi, giải công việc - Sắp xếp tài liệu, văn chặt chẽ, giải công việc nhanh chóng; - Việc biên mục hồ sơ phục vụ cho việc tra tìm tài liệu kịp thời - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt lâu dài quan - Cán văn thư cán bộ, công chức quan quản lý tài liệu chặt chẽ, giữ gìn bí mật quan * Nhược điểm: - Cán văn thư không lập Danh mục hồ sơ nên không tổng hợp theo dõi chặt chẽ công việc quan - Chưa xem trọng việc lập hồ sơ cần thiết công tác thu thập, xếp tài liệu tồn đọng, số văn giấy tờ lộn xộn - Hồ sơ sau năm nộp vào lưu trữ biên mục chưa đầy đủ Chưa thống kê hồ sơ Mục lục hồ sơ nộp lưu Lập hồ sơ khâu cuối công tác văn thư, tiền đề công tác 25 lưu trữ Lập hồ sơ tốt góp phần vào việc đánh giá kết trình giải công việc quan Khi lập xong hồ sơ công việc coi giải xong 2.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu UBND xã Yên Nhân - Tổ chức quản lý sử dụng dấu VP UBND xã Yên Nhân quy định sau: + Cán Văn Phòng có trách nhiệm bảo quản dấu VP UBND xã Yên Nhân Tránh để người trách nhiệm, nhiệm vụ sử dụng dấu tùy tiện Khi cán Văn thư vắng phải có người thay quản lý sử dụng dấu theo đạo lãnh đạo Văn phòng phải có biên giao nhận dấu + Cán Văn phòng có nhiệm vụ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan + Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền + Những văn quan ban hành phải đóng dấu quan + Những văn phòng, đơn vị khác soạn thảo phạm vi quyền hạn giao phải đóng dấu phòng đơn vị - Quy định đóng dấu: + Dấu đóng văn phải rõ ràng, chiều, ngắn, mực dấu quy định + Dấu đóng trùm 1/3 chữ ký phía bên trái Trường hợp đóng dấu nhầm không rõ ràng không đóng trùm lên dấu cũ mà phải in, ký lại văn đóng dấu lại + Khi đóng dấu phụ lục kèm theo văn trang phụ lục đóng dấu treo góc bên trái trùm lên phần tên quan Đối với văn có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai + Không đóng dấu khống lên văn - Các loại dấu quan; + Dấu tròn: Dấu quan, dấu Ban chấp hành Công đoàn UBND giao cho phụ trách + Dấu tên quan chủ quản tên quan trực thuộc: + Dấu chức danh: CHỦ TỊCH, PHÓ CHỦ TỊCH + Dấu đích danh: Lộc Văn Cờ, Vi Văn Thiết + Ngoài có dấu đến, dấu khẩn, dấu mật, tuyệt mật, dấu hỏa tốc 2.4 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ đánh giá 26 ưu, nhược điểm nội dung: 2.4.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; * Ưu điểm: Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm đảm bảo đưa vào kho lưu trữ tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử để bảo quản phục vụ yêu cầu, nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu độc giả Là trình thực biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu hình thành phần tài liệu thuộc phông lưu trữ quan Chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo quyền hạn phạm vi quy định Là quan hành Nhà nước, hàng năm HĐND-UBND xã Yên Nhân khoảng 1000 văn ban hành Tất lưu lại nộp vào kho lưu trữ quan Tuy nhiên số lượng nộp vào lưu trữ quan chưa đầy đủ, nhiều tập lưu thiếu - Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ gồm có nội dung bản: + Xác định nguồn thu thập, bổ sung + Xác định thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu + Phân chia nguồn tài liệu + Thực thủ tục giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ quan - Theo thông tư số: 40/1998/TT-TBTCCBCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 quy định việc tổ chức kho lưu trữ địa phương xã có Lưu trữ xã, có nhiệm vụ thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu xã văn phòng UBND xã trực tiếp quản lý Thực theo quy định thông tư số 40/1998/TT-TBTCCBCCP, UBND xã Yên Nhân thành lập kho lưu trữ riêng - UBND xã thường xuyên theo dõi chặt chẽ việc nộp tài liệu vào lưu trữ đơn vị, nguồn tài liệu chủ yếu quan trọng nhất, nguồn tài liệu Văn phòng, nguồn Ban công an, nguồn văn phòng Đảng ủy… - Tất tài liệu nộp vào lưu trữ xã lập thành hồ sơ để đảm bảo giá trị tài liệu thuận tiện việc tra tìm sử dụng - Tài liệu giải xong để lại đơn vị năm sau tiến hành nộp vào lưu trữ - Tài liệu đưa vào lưu trữ tài liệu lựa chọn kỹ càng, xếp, thống kê biên mục bên trong, biên mục bên cách xác xác định rõ thời hạn bảo quản - Việc nộp lưu tài liệu phải đơn vị trực tiếp giao nộp kho lưu trữ Cán lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ cho đơn vị nộp tài 27 liệu - Cán lưu trữ phải phối hợp với đơn vị để lựa chọn tài liệu có giá trị để nộp vào lưu trữ UBND, trường hợp đơn vị muốn sử dụng tiếp tài liệu phải làm thủ tục mượn tài liệu, sử dụng xong phải trả lại - Khi giao nhận phải nhận hồ sơ đối chiếu với mục lục hồ sơ giao nhận tài liệu phải có biên giao nhận sau kết thúc công việc hai bên kí vào biên bản, đồng thời phải đăng ký vào sổ thống kê, ghi vào sổ nhập tài liệu lưu trữ để tránh thất thoát, nhầm lẫn * Nhược điểm: Còn thiếu kinh nghiệm công tác lưu trữ nên khâu thu thập xử lý tài liệu lưu trữ cán làm công tác lưu trữ lúng túng Trong việc phối hợp với đơn vị chưa chặt chẽ nên thời gian nộp tài liệu chậm so với quy định đề 2.4.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu việc tổ chức khai thác tài liệu phông theo phương án phân loại quan trọng Đây khâu quan trọng ngành Lưu trữ, bước chuyển tài liệu từ nguồn trở thành tài liệu lưu trữ Có thể nói có tài liệu chỉnh lý coi kho lưu trữ Công việc đòi hỏi người thực phải có kiến thức chuyên môn, đào tạo có kinh nghiệm nghề nghiệp đảm bảo yêu cầu Là khâu quan trọng ngành nên tiến hành cẩn thận, kỹ thuật xác Với phông tài liệu UBND xã Yên Nhân xử lý nhiều tài liệu lưu trữ đặc biệt tài liệu quan cấp Và Xã hoàn thành tài liệu đơn vị thuộc nguồn nộp lưu UBND xã Công tác chỉnh lý sơ thực khâu cuối công tác Văn thư Đến phận Lưu trữ, cán lưu trữ dựa vào đặc điểm, yêu cầu, nhiệm vụ mà chỉnh sửa lại phân loại chỉnh lý từ đầu Theo phương án áp dụng chỉnh lý tài liệu chọn là: Thời gian-Mặt hoạt động * Quy trình chỉnh lý tiến hành theo bước sau: - Phân loại tài liệu + Phân loại tài liệu HĐND UBND thành nhóm lớn riêng + Phân chia tài liệu theo nhóm nhỏ theo năm + Chia tài liệu thành nhóm nhỏ theo tên loại văn - Lập hồ sơ: Là công việc quan trọng chỉnh lý tài liệu Sau xếp loại 28 văn thành tập tiến hành kiểm tra lại lần Những văn không thuộc phông chỉnh lý Kết thúc công việc nhóm nhỏ hồ sơ Các văn hồ sơ xếp theo thứ tự ngày tháng văn từ nhỏ đến lớn Trường hợp hồ sơ mà có nhiều văn bản, dày phải phân chia thành tập cho phù hợp - Biên mục hồ sơ: + Đánh số tờ + Viết mục lục văn + Viết chứng từ kết thúc + Viết bìa hồ sơ - Đánh số hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhãn cặp, hộp - Xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ Xác định tầm quan trọng giá trị tài liệu lưu trữ nên việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ UBND xã Yên Nhân tiến hành năm lần Từ việc chỉnh lý tài liệu phát tài liệu phông lưu trữ bị thiếu thu thập bổ sung vào đầy đủ 2.4.3 Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để đảm bảo an toàn cho tài liệu lưu trữ kéo dài tuổi thọ nhằm phục vụ cho công tác nghiên cứu tài liệu khác Việc bảo quản tài liệu lưu trữ công việc quan trọng để tránh cho tài liệu hư hỏng, mát,… để phục vụ nghiên cứu tra tìm cần thiết, bảo vệ chống côn trùng Tài liệu lưu trữ UBND xã Yên Nhân bảo quản kho lưu trữ Ngoài UBND xã lưu giữ hồ sơ, tài liệu cán công chức thuộc UBND xã để thuận lợi cho việc quản lý 2.4.4 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ trình cung cấp thông tin từ tài liệu lưu trữ cho quan tổ chức, cá nhân phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử giải nhiệm vụ hành Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ công tác quan trọng mục tiêu cuối công tác lưu trữ nhằm biến thông tin cũ thành tư liệu bổ ích để phục vụ yêu cầu nghiên cứu phát triển kinh tế, khoa học, kỹ thuật lịch sử Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu ban Chủ tịch quan tâm, trọng nhằm phục vụ cho độc giả giới thiệu tài liệu lưu trữ; giúp nhà nghiên cứu sinh, hoàn thành đề tài, công trình khoa học, thực tập sinh sinh viên thực tập 29 hoàn thành luận án, luận văn tốt nghiệp Cơ quan giải sách quyền lợi cho đơn vị, cung cấp thông tin để họ thực tốt nhiệm vụ, kế hoạch ban hành… Các hình thức sử dụng tài liệu: Sử dụng tài liệu phòng đọc, công bố, giới thiệu tài liệu, cấp chứng thực lưu trữ Văn phòng sử dụng tài liệu quản lý nhiều loại sổ như: Sổ đăng ký văn đi, sổ đăng ký văn đến, sổ giao nhận tài liệu… Trong thời gian này, UBND xã tiếp nhận 102 công văn giấp giới thiệu quan khác, cá nhân có nhu cầu nghiên cứu tài liệu, phục vụ 450 độc giả, giải 203 phiếu yêu cầu, chứng thực 8896 trang tài liệu * Ưu điểm: - Nhìn cách tổng thể, UBND xã Yên Nhân thực tốt công tác Lưu trữ từ khâu thu thập, bổ sung đến tổ chức, sử dụng tài liệu phục vụ tốt cho hoạt động quan từ thành lập đến - Điều cho thấy quan tâm mức, kịp thời Đảng, ban Chủ tịch cố gắng, tinh thần trách nhiệm hoàn thành tốt công việc, nhiệm vụ cán bộ, nhân viên thuộc phòng, ban chức công tác Lưu trữ không quan mà thực tốt chủ trương, sách Nhà nước ta * Nhược điểm: - Phương tiện vận chuyển lại hạn chế, nhân không đồng đều, số công cụ dụng cụ cũ, không phù hợp với điều kiện cần có - Hầu hết phông chỉnh lý lập hồ sơ, nhiên để tra cứu gặp khó khăn, số phông chưa chỉnh lý 30 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng UBND xã Yên Nhân Công tác Hành văn phòng Văn phòng UBND xã Yên Nhân vào hoạt động có nề nếp Một phần quan tâm, đạo Lãnh đạo phần cố gắng, nỗ lực toàn thể cán bộ, chức, viên chức quan nhận thức trách nhiệm Hơn 01 tháng thực tập UBND, nhận giúp đỡ tận tình cán bộ, nhân viên văn phòng nỗ lực thân, em hoàn thành đợt thực tập thu kết bước đầu tốt Qua thời gian thực tập em tiếp xúc, làm quen với nhiều công việc thuộc chuyên môn Kết thu đợt thực tập hành trang bổ ích cho em trường Sau nhận xét riêng e ưu điểm, nhược điểm công tác Hành Văn phòng: *Ưu điểm: Công tác hành văn phòng hoạt động quan trọng lãnh đạo phòng trọng Công tác Hành Văn phòng bao gồm nghiệp vụ thủ tục hành liên quan đến hoạt động quan công tác văn thư lưu trữ Tại UBND, văn phòng phận quan trọng, có giá trị pháp luật cao, vậy, lãnh đạo văn phòng quan tâm đến vấn đề Hàng năm, UBND xã tổ chức lớp tập huấn soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, cải cách hành tin để nâng cao nghiệp vụ cho chuyên viên - Về công tác quản lý nhân sự: + Lãnh đạo phân công rõ trách nhiệm cho phận, cá nhân quan phù hợp với yêu cầu công việc + Lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, rà soát toàn công việc quan, + Cán bộ, công chức đào tạo chuyên môn nghiệp vụ + Lãnh đạo quan tâm, động viên cán bộ, công chức, viên chức quan 31 - Về công tác văn phòng: + Công tác tham mưu tổng hợp xây dựng chương trình công tác, tổ chức Hội nghị, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo,… Đã chuyên viên đảm nhiệm làm theo quy chế làm việc văn phòng, biết cách xử lý tình xảy + Phòng trang bị số sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công việc quan hoạt động - Về công tác Văn thư-Lưu trữ: + Các công tác tổ chức quản lý giải văn đi, văn đến, tập hồ sơ thực tương đối đầy đủ theo quy định Nhà nước + Các quy trình soạn thảo văn phận chuyên viên soạn thảo có kỹ kinh nghiệm + Cán Văn thư đào tạo chuyên ngành, thành thạo công việc + Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ Đóng dấu văn phát hành nhanh chóng, xác, không tượng tồn đọng văn chưa đóng dấu văn đóng dấu khống + Lập hồ sơ tồn đọng, theo quy trình lập hồ sơ Nhà nước đề + Sắp xếp công việc có nề nếp, ý thức quan hoàn thành tốt nhiệm vụ + Thực theo đạo Nhà nước, UBND huyện, UBND xã công tác lưu trữ *Nhược điểm: - Về công tác quản lý nhân sự: Do lãnh đạo thường xuyên họp, công tác nên công tác kiểm tra, theo dõi công việc hạn chế Vì nên số công việc chưa giải theo thời hạn - Về công tác Văn phòng: + Cách bố trí phòng làm việc thiếu khoa học 32 + Các trang thiết bị, sở vật chất phục vụ giải công việc phận thiếu, đặc biệt phận văn thư thiếu như: Máy tính máy Scan + Công tác tổ chức Hội nghị, hội thảo, họp chậm - Công tác Văn thư- Lưu trữ: + Các văn chuyển giao chưa ghi vào sổ chuyển giao văn + Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ chậm + Khi chỉnh lý tài liệu xong số hồ sơ chưa lập mục lục văn Do khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu gặp nhiều khó khăn + Công cụ tra tìm tài liệu thiếu nhiều Kinh phí dành cho lưu trữ hạn chế, phương tiện để bảo quản tài liệu thiếu: máy hút bụi, điều hòa, chống ẩm, quạt thông gió… II Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược diểm Hiện nhu cầu công việc ngày đòi hỏi cao hơn, Để phát huy tốt ưu điểm tìm cách khắc phục số nhược điểm Lãnh đạo với cán bộ, công chức phòng Nội vụ tiến hành rà soát đề giải pháp phù hợp để nâng cao hiệu Công tác Hành Văn phòng quan Điểm yếu văn phòng nước ta hoạt động văn phòng mang nặng tính bị động: chức phục vụ hậu cần công việc giấy tờ vụ lấn át chức chủ động xử lý thông tin Vậy để khắc phục số hạn chế tồn đọng công tác Hành Văn phòng UBND, em xin đóng góp số ý kiến công tác Hành Văn phòng UBND sau: - Cần bố trí, xếp phòng làm việc cách khoa học - Trang bị thêm trang thiết bị, sở vật chất khoa học đại phục vụ tốt cho công việc Phòng như: Phần mềm tra cứu in, phần mềm tra cứu văn quy phạm pháp luật, máy hút bụi, máy điều hòa, máy hủy tài liệu… - Tăng cường kiểm tra, thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở đơn vị có liên quan giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ quan Phục vụ cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu lưu trữ - Tăng cường tuyên truyền ý thức cho nhân viên quan tinh 33 thần làm việc tầm quan trọng công tác hành văn phòng để hoàn thành tốt công việc giao Trên đề xuất em, em hy vọng với đề xuất góp phần khắc phục hạn chế phát huy ưu điểm UBND xã 34 PHỤ LỤC Một số hình ảnh hoạt động phong trào Đoàn Thanh niên xã Yên Nhân Tổ chức đốt lửa trại năm 2015 Hỗ trợ tu sửa đường liên xã 35 Dọn dẹp vệ sinh môi trường 36 ... 1: Giới thiệu khái quát UBND xã Yên Nhân, huyện Thư ng Xuân, tỉnh Thanh Hóa Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ UBND xã Yên Nhân, huyện Thư ng Xuân, tỉnh Thanh Hóa Chương 3: Những giải... văn thư lưu trữ xã Yên Nhân, huyện Thư ng Xuân, tỉnh Thanh Hóa CHƯƠNG GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN NHÂN, HUYỆN THƯỜNG XUÂN, TỈNH THANH HÓA 1.1 Khái quát chung xã Yên Nhân, huyện. .. động văn thư lưu trữ xã Yên Nhân, huyện Thư ng Xuân tỉnh Thanh Hóa - Đánh giá thực trạng đề xuất giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn thư lưu trữ xã Yên Nhân, huyện Thư ng Xuân tỉnh Thanh Hóa