Cơ cấu tổ chức và hoạt động bộ phận văn thư lưu trữ tại đảng ủy xã hà ninh huyện hà trung, tỉnh thanh hóa

LỜI MỞ ĐẦU Trong xu tồn cầu hố kinh tế tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị, văn hoá, xã hội sở, vùng miền quốc gia Thông tin kinh tế đại kịp thời đáp ứng để sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt chất lượng, hiệu cao trình CNH, HĐH đất nước Như vấn đề xúc mà mà loại hình sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, đơn vị lực lượng vũ trang phải giải nâng cao chất lượng hoạt động văn phịng, cơng tác thơng tin đơn vị Việc củng cố hồn thiện tổ chức hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho quản lý trở thành nhu cầu thiết xã hội Nền kinh tế Việt Nam phát triển bước hội nhập kinh tế tri thức, công tác văn phòng nhiệm vụ then chốt quan, đơn vị để bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thơng tin có chất lượng cho q trình quản lý Để thu nhận, xử lý, quản lý sử dụng thông tin tốt điều kiện nay, đơn vị sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ văn phòng cho cán nhân viên văn phòng Một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng văn phịng công tác Văn thư - lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thơng tin chủ trương, đường lối Đảng, quản lý điều hành Nhà nước Các văn hình thành cơng tác lãnh đạo, đạo hoạt động ngành, đơn vị nghành phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động ngành, quan đạt hiệu cao Qua thực tiễn công tác văn phòng Đảng ủy xã Hà Ninh em chọn đề tài "Cơ cấu tổ chức hoạt động phận văn thư lưu trữ đảng ủy xã Hà Ninh Huyện Hà Trung" Đây đề tài mà từ trước tới có nhiều cơng trình nghiên cứu Song Văn phòng Đảng ủy xã Hà Ninh với hoạt động mang tính chất đặc thù chưa có đề cập đến Hiện cơng tác Văn thư - lưu trữ văn phịng Văn phòng Đảng ủy xã Hà Ninh tồn điểm bất cập, bất cập vừa ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại Nghiên cứu công tác Văn thư - Lưu trữ Văn phòng Đảng ủy xã Hà Ninh nhằm đánh giá thực trạng hoạt động Văn phòng Đảng ủy xã Hà Ninh đưa số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn thư - lưu trữ Cơ quan cho phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động chung Do tính chất đề tài nghiên cứu, ứng dụng vào thực tiễn đề tài này, việc quan sát thực tế trình hoạt động Văn phịng Đảng ủy xã Hà Ninh, mặt hoạt động văn phòng, em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp tổng hợp thống kê Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận số liệu Phương pháp quan sát thực tế trình hoạt động Cơ quan Từ đem so sánh lý luận học với thực tiễn đưa số đề xuất với hy vọng tài liệu tham khảo Văn phòng Đảng ủy xã PHẦN I MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Khái niệm cơng tác văn phịng Cơng tác văn phịng thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động tổ chức Xem xét theo quan điểm hệ thống thì: đầu vào bao gồm hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng tồn hoạt động thơng tin kinh tế, trị xã hội, hành chính, quan v.vTheo phương án sử dụng khác nhằm thu kết tối ưu hoạt động đơn vị Cịn đầu cơng tác văn phòng hoạt động phân phối, truyền tải, thu xử lý thông tin phản hồi nội bên đơn vị theo yêu cầu lãnh đạo Tồn hoạt động góp phần hồn thiện bước cơng tác tổ chức điều hành đơn vị, giúp lãnh đạo định xác có hiệu cao cho đơn vị Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 2.1 Chức văn phòng Văn phòng thực thể tồn khách quan tồn thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trưng với quan mà tồn Hay nói cách khác văn phịng có lý tồn độc lập tương đối tổ chức, đơn vị khác phương diện tự nhiên phương diện xã hội Theo khái niệm văn phịng văn phịng có chức sau đây: Chức tham mưu Chức tổng hợp Chức hậu cần 2.2 Nhiệm vụ cơng tác văn phịng a Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan, đơn vị b Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch hoạt động quan đơn vị c Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin d Trợ giúp văn e Bảo đảm yếu tố vật chất, tài cho hoạt động quan, đơn vị f Củng cố tổ chức máy văn phịng g Duy trì hoạt động thường nhật văn phòng h áp dụng tiến khoa học - kỹ thuật để ln đổi hồn thiện nghiệp vụ văn phịng tồn hoạt động tổ chức II LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Công tác văn thư 1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội,các đợn vị vũ trang Là toàn công việc xây dựng văn ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan Các văn hình thành cơng tác văn thư phương tiện thiết yếu cho hoạt động quan đạt hiệu 1.2 Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư a Nội dung công tác văn thư Nội dung công tác văn thư công tác liên quan đến công tác quản lý giải văn quan, đơn vị thường bao gồm nội dung sau: Tiếp nhận giải văn đến Tổ chức giải quản lý văn Tổ chức quản lý văn mật quan Tổ chức quản lý tài liệu hồ sơ quan Tổ chức quản lý sử dụng dấu Tiếp nhận giải văn đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà quan nhận từ nơi khác gửi đến gọi tắt "Văn đến" Công tác tổ chức, giải quản lý văn đến thực theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến quan phải qua phận văn thư, phận có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống yêu cầu xử lý nhanh chóng, xác, giữ bí mật Việc tổ chức, tiếp nhận giải văn đến thực theo bước sau: Bước 1: Sơ phân loại văn Bước 2: Bóc bì văn Bước 3: Ghi số đến ngày đến vào văn Bước 4: Vào sổ chuyển giao văn đến Bước 5: Giải theo dõi việc giải văn đến, văn vào sổ theo mẫu sau Sốvăn đến Ngày đến Nơi gửi văn Số ký hiệu Ngày tháng Trích yếu nội dung văn văn văn Ghi Tổ chức quản lý giải văn đi: Tất văn giấy tờ, tài liệu quan đơn vị gửi chung "văn đi" Việc tổ chức quản lý văn thực theo nguyên tắc: Các văn giấy tờ quan, đơn vị để gửi thiết phải qua phận văn thư, cán văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu có trách nhiệm gửi Thủ tục quản lý gửi văn bao gồm bước sau: Bước 1: Đánh máy, in văn Bước 2: Ký đóng dấu văn Bước 3: Đăng ký văn Bước 4: Chuyển giao văn Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải văn Bước 6: Sắp xếp lưu văn Mẫu sổ chuyển văn qua bưu điện đến quan Ngày Số ký hiệu Nơi nhận Số lượng tháng văn văn văn Ngày tháng Trích yếu nội dung văn văn Ghi Tổ chức quản lý giải văn mật quan Đối với văn "mật", "tối mật", "tuyệt mật" có thủ trưởng quan người uỷ quyền bóc văn trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn Văn có dấu "khẩn", "thượng khẩn", "hoả tốc" phải đóng dấu vào văn phong bì văn Riêng văn mật, tối mật, tuyệt mật đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận đóng dấu "mật", "tối mật", "tuyệt mật" lên phong bì chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển phong bì ngồi Phong bì ngồi ghi nơi gửi, nơi nhận, số phiếu chuyển, khơng đóng dấu mức độ "mật" Sau văn chuyển theo thủ tục văn bình thường Tổ chức quản lý tài liệu, hồ sơ quan Công tác lập hồ sơ khâu quan trọng, khâu cuối công tác văn thư khâu lề công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ có ý nghĩa cần thiết cho việc phân loại xếp tài liệu quan, đơn vị chủ động khoa học thuận tiện Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo bước Bước 1: Xác định danh mục hồ sơ Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, phân loại theo vấn đề theo đơn vị, tổ chức Bước 3: Dự kiến tiêu đề hồ sơ Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ Bước 5: Quy định người lập hồ sơ Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ Mở hồ sơ: Đầu năm, cán giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần viết bìa hồ sơ gọi mở hồ sơ Căn vào đặc trưng văn tài liệu để chia thành hồ sơ: Các đặc trưng để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, thời gian Sắp xếp tài liệu hồ sơ Biên mục hồ sơ Đóng Tổ chức sử dụng dấu Nguyên tắc đóng dấu: Người giữ dấu phải tự tay đóng vào văn bản, khơng cho mượn Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký, dấu đóng phải rõ ràng ngay ngắn Chỉ đóng dấu vào văn giấy tờ có chữ ký hợp lệ, khơng đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ tên người việc cụ thể Những tài liệu gửi kèm theo văn đề án, chương trình, dự thảo, báo cáo cần đóng dấu vào góc trái phía trang Dấu đóng trùm khoảng 1/4 mặt dấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy tài liệu Việc sử dụng loại dấu quan Trong quan thường có loại dấu: Dấu quốc huy dấu ghi chữ văn phòng Hai loại dấu đóng sau: Đối với văn thuộc quyền hạn thủ trưởng thủ trưởng cấp phó ký thay người quyền ký thừa lệnh thủ trưởng đóng dấu quốc huy Dấu ghi "mật" "khẩn" phải đóng dấu với loại văn phải thủ trưởng quan, người uỷ quyền định Dấu "mật" phải đóng vào trước ký thức Ngồi cịn sử dụng dấu đề chữ khẩn cấp "hoả tốc", "thượng khẩn" theo quy định với loại văn Các quan cịn có: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký Căn vào đóng dấu theo Nhà nước quy định việc quản lý loại dấu Của quan ghi Nghị định 56 HĐCP Người giữ dấu lý mà vắng mặt phải bàn giao dấu cho người khác thủ trưởng quan định Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải cho dấu vào hịm, tủ khố chắn Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, khơng tuỳ tiện mang dấu theo người Con dấu quan tổ chức phải lại cho người có trách nhiệm, có trình độ chuyên môn văn thư để bảo quản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật việc giữ đóng dấu b Nhiệm vụ cơng tác văn thư Nhận bóc bì văn đến Đóng dấu văn đến, ghi số, vào sổ đăng ký Phân loại trình lãnh đạo Chuyển giao theo dõi việc giải văn đến Đánh máy, rà soát văn bản, in văn tài liệu Gửi văn (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành) Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ nội quan Cấp giấy giới thiệu, sử dụng bảo quản dấu quan 1.3 Tổ chức công tác văn thư Khi xem xét tổ chức công tác văn thư nghiên cứu vấn đề sau: a Biên chế cơng tác văn thư Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào yếu tố chủ yếu: Cơ cấu tổ chức quan, khối lượng công việc công tác văn thư số lượng văn bản, tài liệu quan Trong bao gồm văn đi, văn đến, văn nội Trong cơng tác văn thư ngồi việc xây dựng cấu tổ chức hợp lý, việc bố trí cán có ý nghĩa lớn việc nâng cao suất chất lượnghoạt động quan Những cán có trình độ cao, có lực bố trí cơng việc khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, đọc sốt văn bản, lập hồ sơ Các cán có trình độ thấp đảm nhận cơng việc đơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phong bì Nhân viên văn thư ngồi u cầu trình độ chun mơn, trình độ văn hố, phải có phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch giữ bí mật cơng việc b.Hình thức tổ chức công tác văn thư Tuỳ thuộc vào cấu tổ chức quan, số lượng văn đi, văn đến chức năng, nhiệm vụ quan để tổ chức cơng tác văn thư theo hình thức phù hợp Các hình thức bao gồm: Hình thức văn thư tập trung: Hình thức thường áp dụng quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cấu tổ chức phức tạp, số lượng văn Hình thức văn thư phân tán: Hình thức áp dụng quan, đơn vị, tổ chức có cấu phức tạp, nhiều văn đi, đến có nhiều sở cách xa Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây hình thức tổ chức mà có số khâu nghiệp vụ chủ yếu công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn tổ chức chung nơi Còn khâu nghiệp vụ khác như: theo dõi giải văn bản, lưu văn thực phận, đơn vị nhỏ Hình thức văn thư hỗn hợp thường áp dụng quan hệ thống hành pháp quản lý hành Nhà nước 1.4 Yêu cầu cơng tác văn thư Trong q trình thực nội dung cần phải đảm bảo yêu cầu sau: Nhanh chóng, kịp thời, kỳ hạn Phải đảm bảo tính xác cao Mức độ bí mật văn Sử dụng trang thiết bị đại 1.5 Vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư a Vị trí cơng tác văn thư Công tác văn thư gắn liền với máy quản lý nội dung quan trọng hoạt động quan Như cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý quan Trong trình hoạt động quan Nhà nước việc soạn thảo loại văn sử dụng chúng để làm phương tiện hoạt động quan Vì việc tổ chức quản lý loại văn phương pháp khoa học sở quy định chung Nhà nước công tác quan trọng có tính tất yếu gắn liền với hoạt động quan b ý nghĩa công tác văn thư Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan đơn vị nói chung Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin văn Về mặt nội dung xếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Nhà nước Thực tốt cơng tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, vừa nâng cao suất vừa đảm bảo chất lượng, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế vi phạm việc sử dụng văn giấy tờ để làm trái pháp luật Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thơng tin hoạt động quan Nội dung văn phản ánh hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan, bên cạnh chứng quan trọng có vi phạm xảy q trình hoạt động Cơng tác văn thư nề nếp lưu giữ toàn hồ sơ tài liệu văn tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ quan Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt giấy tờ vơ dụng, tiết kiệm công sức tiền cho quan Đồng thời cơng tác giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài Công tác lưu trữ 2.1 Khái niệm Lưu trữ khâu cuối qúa trình xử lý thơng tin văn Tất văn đến qua xử lý, lưu văn (bản chính) hồ sơ, tài liệu liên quan phải chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc 2.2 Nhiệm vụ nội dung công tác lưu trữ a Công tác lưu trữ gồm nhiệm vụ sau: Thu thập, xử lý, phân loại xếp tài liệu Đánh giá tài liệu Thống kê tài liệu Bảo quản tài liệu Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu b.Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ Tập trung tài liệu không để phân tán cán nhân viên, mà phải tập trung vào kho lưu trữ để quản lý thống theo quy định Nhà nước Quản lý tài liệu lưu trữ phải dựa nguyên tắc tập trung thống quản lý theo nguyên tắc tài liệu lưu trữ phát huy tốt tác dụng c Nội dung công tác lưu trữ Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm thu thập tài liệu lưu trữ quan theo nguyên tắc quản lý thông Sau thu thập bổ sung dùng biện pháp nghiệp vụ để phân loại tài liệu lưu trữ Bổ sung tài liệu công tác nghiên cứu biện pháp để giao nộp cách có chủ động hợp lý khoa học tài liệu Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ Công tác chỉnh lý tài liệu khâu nghiệp vụ tài liệu lưu trữ 10 hệ thống hố theo phương pháp thích hợp cố định trật tự xếp phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hồn chỉnh sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ Phần II: Thực trạng Quản lý văn Văn phòng Đảng ủy Xã Hà Ninh I Khái quát chung Đảng ủy Xã Hà Ninh Hà Ninh 25 đơn vị hành xã trực thuộc huyện Hà Trung Đây vùng đất có vị trí thuận lợi, kề sát trung tâm huyện lỵ Và cách thành Phố Thanh Hóa 25Km phía bắc xung quanh, phía đơng giap xã Hà Lâm Hà Thái, phía tây giáp xã Hà Đơng Hà Tân, phía nam giáp xã Hà Phong thị trấn Hà Trung cịn phía bắc giáp xã Hà Bình Ở địa bàn xã Hà Ninh có Quốc lộ 1A, Quốc lộ 217 đường sắt xun việt chạy qua Ngồi cịn có đường tỉnh lộ Nga Sơn, Kim Sơn - Phát Diệm (Ninh Bình).vì từ Hà Ninh lưu thơng, liên lạc dễ dàng, nhanh chóng với vùng miền gần, xa nước tỉnh Hiện ,tồn xã có tổng diện tích đát đai 638,4 (trong có 201,63 đât canh tác 326,31 đát đồi núi, 30,59 đát thổ cư, cịn lại đất khác) Dân số tính đến năm 2016 xã có 1.127 hộ với 4.383 (trong có 18 hộ, 58 nhân theo đạo thiên chúa giáo) phân bố tập trung vùng đồng chân núi (vùng đòng làng Đa Qủa - chia làm thôn 1,2,3 làng Ninh Thơn- gọi thơn ,vùng chân núi có làng: Phú Nham gọi thôn 5, Nghè Đỏ, Đường Cát, Đông Ninh, Tây Ninh) Mật độ dân số trung bình xã đạt 533 người/ km2 Về điều kiện tự nhiên, đặc điểm bật dễ nhận thấy Hà Ninh , vùng lòng chảo gần trung tâm huyện - nơi mà trước mệnh danh vùng đồng chiêm trũng chịu cảnh (chiêm khê, mùa thối) Tuy xã đồng diện tích núi đồi lại chiếm 50,38% so với tổng diện tích tồn xã (với 329 ,19 ha) chạy theo hướng tây bắc đến đông nam núi đồi Hà Ninh lại liên tục đứt quãng cao thấp khơng làm cho địa hình đồng ruộng Hà Ninh bị lồi lõm, chia cắt, manh núm, khác Và địa hình trũng thấp, có 11 đồi núi vây bọc, án ngữ nên mùa mưa việc tiêu nước khó khăn Tuy nhiên, sau trình cải tạo bền bỉ người, đến vùng đất Hà Ninh thực trở thành nơi đày tiềm để phát triển trồng trọt, chăn nuôi, thủy sản trồng rừng cách hiệu Trải qua trường kỳ lịch sử, từ hết hệ đến hệ khác, người Hà Ninh hun đúc cho nhiều truyền thống tốt đẹp mà bật truyền thống đoàn kết, cần cù, động lao động sản suất truyền thống văn hóa ,phong phú giàu sắc bên cạnh người Hà Ninh có truyền thống yêu nước cách mạng bật thực tiễn lịch sử chứng minh đóng góp đáng kể người Hà Ninh nghiệp dựng nước giữ nước dân tộc ,điển hình thời kỳ cách mạng dân tộc dân chủ (1930-1945), thời kỳ kháng chiến chống Pháp, chống Mỹ xây dựng chủ nghĩa xã hội đến Từ ngày tách riêng thành xã có tên gọi Hà Ninh(vào năm 1954) ,cũng với 63 năm (6 thập kỷ) mà địa bước trải qua khó khăn thử thách để lên đấ nước ,không dễ chút nhờ có lãnh đạo Đảng Nhà nước, với quan tâm Tỉnh ,của Huyện cố gắng nỗ lực phấn đấu liên tục tất Đảng nhân dân xã mà Hà Ninh có đứng vị ngày hôm Từ tháng năm 1954, từ Chi với tổ Đảng phát triển thành Đảng xã (vào năm 1962) nay, Hà Ninh có 13 chi trực thuộc (gồm chi nông thôn chi quan) với số lượng 241 Đảng viên nhân cốt đầu tầu góp phần định vào thành cơng địa phương, từ năm 1954 đến nay, tổ chức đảng Hà Ninh lãnh đạo đạo hệ thống quyền ,đồn thể, mặt trận nhân dân xã bước thự thành công nhiệm vụ trị - kinh tế - xã hội qua thời kỳ cụ thể đặc biệt từ ngày thực cơng đổi mới, cơng nghiệp hóa - đại hóa nơng nghiệp nơng thơn nay, nhờ chung lịng tồn thể cán bộ, đảng viên nhân dân dân xã, sáng suốt, động, tự tin tích cực đảng ủy, mà Hà Ninh không ngừng tiến rõ rệt từ địa phương thiếu đói quanh năm nghèo sở hạ tầng xã hội, đến Hà Ninh phấn đấu 12 trở thành xã có tiềm lực kinh tế - văn - hóa - xã hội an ninh quốc phòng, vững vàng huyện Cụ thể lĩnh vực: Thành tựu nông - lâm - thủy sản: tổng sản lượng lương thực năm 2014 2.502 đến năm 2016 đạt 3.031 bình quân lương thực đầu người tăng, năm 2014 la 395 kg đến năm 2016 tăng lên 510kg Thành tựu quan trọng cho phát triển kinh tế nông nghiệp trọng mở lớp tập huấn kỹ thuật cho lao động nông nghiệp, chuyển giao giống lúa, thay giống lúa suất thấp giống lúa suất cao lúa thiên ưu 808 ,nhị ưu Cơ sở vật chất tăng cường: xây dựng tương đối hoàn chỉnh hệ thống kênh tưới, nâng cáp tuyến giao thông nội đồng Về lâm nghiệp: đôi với viêc chăm sóc bảo vệ rừng, giao 11ha khu vực đồng mủng cho hai hộ sản xuất kinh doanh theo mơ hình trang trại Về chăn ni: năm trở lại dịch cúm gia cầm diễn biến phức tạp ảnh hưởng tới việc chăn nuôi hộ dân cư đàn gia cầm giảm, đàn lợn không tăng nhiều hộ dân tích cực chuyển sang chăn nuôi dê, nhiều hộ nuôi nhỏ lẻ từ vài chục con, năm 2014 có đàn nhiều từ 200 đến 500 Thành tựu công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp - xây dựng : Trong nhiệm kỳ, công nghiệp - tiểu thủ công nghiệp, xây dựng có tốc độ tăng nhanh, tổng giá trị năm 20146 so với năm 2016 tăng 2,4 lần, tổng giá trị năm 2014 1,4 tỷ đồng đến năm 2016 lên 4,1 tỷ đồng Các cơng trình phục vụ sản sản xuất dân sinh hoàn mục tiêu Hoạt động dịch vụ - thương mại chuển biến mạnh ngành nghề xây sát, vận tải ,may mặc sửa chữa xe đạp xe máy dịch vụ thương mại không ngừng tăng mặt hàng, cửa hàng hoạt động dịch vụ - thương mại tạo động lực cho kinh tế phát triển hoạt động tài chính, tín dụng: có nhiều đổi theo hướng tích cực, thực tốt quy chế dân chủ nên huy động tốt sức đóng góp nhân dân Về văn hóa xã hội: Đảng Hà Ninh trọng đến nhiệm vụ văn hóa , 13 chuẩn hóa lĩnh vực giá dục, y tế, văn hóa, thể dục, thể thao giải việc làm, xuất lao động, tạo bước chuyển biến rõ rệt lĩnh vưc văn hóa -xã hội Trên lĩnh vực giáo dục: đảng ủy xã đảng ủy xã có nhiều cố gắng tích cực nhằm ổn định trường lớp sở tăng cường sở vật chất,trang thiết bị dạy học, chất lượng giáo dục toàn diện nâng cao, Hà Ninh có 100% cán giáo viên đạt trình độ chuẩn chuẩn ngày tăng số học sinh giỏi cấp năm tăng nhiều Cơng tác bảo vệ, chăm sóc sức khỏe nhân dân dân số - kế hoạch hóa gia đình, có nhiều tiến rõ rệt Cụ thể việc thực cơng tác y tế dự phịng có tác dụng phát hiện, xử lý, ngăn chặn kịp thời hiệu loại dịch bệnh riêng trang thiết bị sở vật chất trình độ khám chũa bệnh đội ngũ cán y tế nâng lên nên đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh chăm sóc sức khỏe ban đầu cho nhân dân xã góp phần giảm tải cho bệnh viện tuyến trên, chất lượng xóm chuẩn quốc gia y tế đượ giữ vững, 100% thôn có nhân viên y tế, tỉ lệ dùng nước hợp vệ sinh 98%, 99% nhà vệ sinh đạt quy định Cơng tác văn hóa - thơng tin: có nhiều chuyển biến tích cực, đặc biệt tập trung xây dựng đời sống văn hóa sở mà chủ yếu xây dựng làng văn hóa gia đình văn hóa thơng tin tun truyền, đa dạng hình thức tuyên truyền, hệ thống truyền thanh, hay hội nghị, thi pano hiệu tuyên truyền kịp thời chủ trương sách đảng nhà nước tới nhân dân Đảng xã Hà Ninh mà nòng cốt Ban Chấp hành Đảng lãnh đạo nhân dân xã hoàn tành tốt nhiệm vụ trọng tâm phát triển kinh tế, đồng thời phát huy chức lãnh đạo toàn diện, đảng tổ chức lãnh đạo nhân dân xã dẫn tới mặt hoạt động Văn hóa - Xã hội, quốc phòng - an ninh dành thành tựu cụ thể Hệ thống trị xã xây dựng vững mạnh Đảng nắm vững nhiệm vụ then chốt xây dưng Đảng vững mạnh, nâng cao 14 lực lãnh đạo sức chiến đấu đảng , nâng cao chất lượng Đảng viên, đặc biệt đấu tranh có hiệu chống tham nhũng chủ nghĩa cá nhân, hội tệ tham nhũng, bệnh bè phái giữ gìn đồn kết Đảng bộ, đồng thuận nhân dân Từ thực tiễn trình lãnh đạo phong trào cách mạng Đảng bộ, để lại học bổ ích nghiệp cơng nghiêp hóa, đại hóa q hương là; Đảng quán triệt nhận thức sâu sắc quan điểm đảng cấp vận dụng linh hoạt vào tình hình thực tế địa phương, đề được, bước cách làm để động viên nhân dân nhân dân thực có hiệu ln chăm lo, bồi dưỡng khối đại đồn kết tạo đồng thuận cao nội đảng phát huy quyền dân chủ nhân dân thực tốt quy chế dân chủ tăng cường khối đại đoàn kết tồn dân củng cố xây dựng hệ thống trị bước nâng cao đời sống nhân dân đội ngũ cán đảng yếu tố định phát triển phong trào, Đảng quan tâm đến đội ngũ cán đảm bảo từ xuống có lực, biết chủ động khiêm tốn học hỏi khơng ngại gian khó, khơng tư lợi cá nhân nhân dân tin tưởng Xây dựng củng cố tổ chức sở Đảng luôn phát huy vai trò hạt nhân lãnh đạo để không ngừng nâng cao sức chiến đấu lực lãnh đạo đảng, nâng cao lực điều hành quyền, tăng cường phối hợp hệ thống trị, giữ vững chế Đảng lãnh đạo Cơ cấu tổ chức văn phòng đảng ủy xã Hà Ninh có 01 đồng chí bán chun trách, với 13 đồng chí ủy viên ban chấp hành, 03 đồng chí thường vụ, tổ chức bầu lại theo nhiệm kỳ đại hội năm lần II Tình hình tiếp nhận xử lý, ban hành quản lý văn văn phòng đảng ủy xã ; Văn đến quản lý văn đến: 15 Hàng năm, văn phòng đảng ủy tiếp nhận xử lý văn đến gồm văn Huyện ủy; UBND; quan, ban nghành đồn thể, phịng ban chun mơn Việc tiếp nhận văn văn thư trực tiếp làm có sổ theo dõi văn bản, vào số cơng văn đến trình Bí thư xử lý Trên sở nội dung văn mà đảng ủy đạo nhân gửi cho chi trực thuộc 2.Văn việc xử lý, quản lý văn : Đảng ủy xã hàng năm ban hành hàng trăm văn văn gửi chi , văn quan hệ đến công tác đơn vị; văn đạo đơn vị trực thuộc văn phòng đảng ủy xã giao việc soạn thảo ban hành văn cho cán phụ trách mảng công việc giao, sau soạn thảo, trình lãnh đạo, vào số văn gửi sở III Đánh giá ưu khuyết điểm, nguyên nhân: 1.Về tình hình tiếp nhận xử lý văn bản: Việc quản lý văn đến văn phòng dảng ủy xã năm qua thực theo quy trình nêu có ưu khuyết điểm sau: Về ưu điểm: Trách nhiệm bí thư xã việc quản lý xử lý văn đến đề cao Mọi văn phải qua xử lý mặt Dảng ủy xã nắm tất nguồn thông tin, diễn biến q trình tổ chức thực cơng việc ngày, mặt khác đạo kịp thời sát thực tế sát với yêu cầu văn sở Cán văn thư người giúp việc cho bí thư xã quản lý giải văn có sổ theo dõi việc nhận gửi văn đầy đủ kể văn thuộc loại bảo đảm Bưu điện thuận lợi cho việc tra cứu, tìm kiếm văn có u cầu Về nhược điểm tồn : Văn tập trung cho bí thư xử lý khơng uỷ quyền cho Phó bí thư xử lý cụ thể loại văn có lúc Bí thư cơng tác vắng việc xử lý văn bị chậm 16 Trách nhiệm quản lý xử lý văn văn phòng đảng ủy xã chưa chặt chẽ cịn nhiều thiếu sót cần phải quan tâm khắc phục Về soạn thảo, ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo văn quản lý văn có ưu khuyết điểm sau: Về ưu: Giao cho đồng chí cán quan soạn thảo ban hành văn nên nội dung văn ban hành kịp thời để đạo quản lý giải công việc pháp luật quy định Bộ phận văn thư giảm bớt khối lượng công việc tương đối lớn để thực nhiệm vụ khác Về khuyết điểm tồn : Các đồng chí cán soạn thảo văn trình Bí thư ký, văn thư đóng dấu nhân bản, gửi không kiểm tra thể thức văn Cán văn thư - hành kiêm nghiệm, nên trình độ cịn hạn chế, chưa nắm thể thức văn bản, công tác quản lý dấu, đóng dấu quản lý cịn chưa chặt chẽ IV Một số học công tác quản lý văn Đảng ủy xã Hà Ninh Phải có nhận thức đắn tầm quan trọng văn quản lý Nhà nước công tác quản lý văn Trên sở nhận thức đắn mà xác định trách nhiệm cho cá nhân công chức công tác văn thư Phân định rõ chế độ trách nhiệm việc xử lý quản lý văn Trước hết trách nhiệm Thủ trưởng quan cán công chức Xây dựng quy chế hoạt động công tác văn thư quan Có quy chế tăng cường chế độ trách nhiệm, chống việc làm tùy tiện, thiếu khoa học Phần III : Một số giải pháp để nâng cao chất lượng văn quản lý văn đảng ủy xã Hà Ninh 17 I Một số giải pháp: Từ số vấn đề Lý luận văn quản lý văn nói chung, văn quản lý Nhà nước nói riêng thực trạng tình hình văn cơng tác quản lý văn đảng ủy xã năm qua, ưu, khuyết điểm, nguyên nhân học ta nêu lên số biện pháp để nâng cao chất lượng quản lý văn đảng ủy xã sau: 1.Giáo dục cho cán công chức làm công tác văn thư công tác xử l ý giải văn giúp bí thư xã có nhận thức tốt tầm quan trọng văn quản lý văn trình thực chức nhiệm vụ đảng ủy Phải quy định chế độ trách nhiệm tăng cường chế độ trách nhiệm cán công chức làm công tác văn thư xử lý giải văn Đó là: Trách nhiệm biw thư xã việc quản lý giải văn đi, đến quan; Trách nhiệm cán văn thư việc giúp bí thư xã, làm cơng tác quản lý giải văn II Xây dựng quy chế hoạt động văn thư cho đảng ủy xã Để việc giải quyết, ban hành quản lý văn tốt cần phải có quy chế hoạt động văn thư Quy chế hoạt động văn thư quan cần tập trung vào vấn đề sau: Đề nguyên tắc chung tổ chức hoạt động văn thư dảng ủy, quy định cụ thể trách nhiệm Thực đạo hoạt động văn thư, xác định rõ mối quan hệ phận văn thư chuyên trách Quy định cụ thể nội dung công việc tác nghiệp văn thư: soạn thảo, quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu, lập nộp hồ sơ Việc xây dựng quy chế hoạt động công tác văn thư đưa công tác vào nề nếp, khoa học, tránh việc làm tuỳ tiện cơng tác xử lý ban hành quản lý văn tốt Kết luận chung 18 Quản lý văn hành Nhà nước công tác văn thư lưu trữ yếu tố quan trọng hoạt động quản lý quan Nhà nước nhu cầu thông tin ngày nhiều, đa dạng biến đổi yêu cầu khơng thể thiếu Vai trị phục vụ, trao đổi thông tin văn quản lý Nhà nước nhằm đảm bảo cho phận, đơn vị quan Nhà nước cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, để tạo điều kiện cho quan hoạt động có hiệu Trong bối cảnh tồn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế, vai trò Quản lý Nhà nước văn công tác văn thư lưu trữ đảng ủy xã ngày tăng lên có ý nghĩa lớn q tình trao đổi truyền đạt thơng tin nhằm thực tốt nhiệm vụ trị - xã hội - xung kích niên Cuối xin chân thành cảm ơn thầy cô Đại Học Văn Hóa Thể Thao & Du Lịch Thanh Hóa Và Khoa Quản Lí Nhà Nước trang bị cho kiến thức Quản lý Nhà nước lĩnh vực Quản lý Nhà Nước văn công tác văn thư lưu trữ, để tơi có điều kiện tìm hiểu thêm cơng việc làm./ MỤCLỤC TT NỘI DUNG PHẦN I: LỜI MỞ ĐẦU LÝ LUẬN CHUNGVỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Khái niệm cơng tác văn phịng 19 TRANG 2 Chức nhiệm vụ văn phòng 2.1 Chức văn phòng 2.2 Nhiệm vụ văn phòng 3 II LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Công tác văn thư 1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.2 Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư 1.3 Tổ chức công tác văn thư 1.4 Yêu cầu công tác văn thư 1.5 Vị trí ý nghĩa cơng tác văn thư Công tác lưu trữ 2.1 Khái niệm công tác lưu trữ 2.2 Nội dung nhiệm vụ công tác lưu trữ PHẦN II Thực trạng quản lý văn Đảng ủy xã Hà Ninh 10 10 10 I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐẢNG ỦY XÃ HÀ NINH II TÌNH HÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ĐẢNG ỦY 11 16 Văn đến quản lý văn đến Văn việc xử lý, quản lý văn 16 16 16 16 17 17 III ĐÁNH GIÁ ƯU KHUYẾT ĐIỂM, NGUYÊN NHÂN Về tình hình tiếp nhận xử lý văn Về soạn thảo, ban hành văn IV MỘT SỐ BÀI HỌC TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN Ở ĐẢNG ỦY XÃ PHẦN III MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VĂN BẢN ĐI VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN Ở ĐẢNG ỦY XÃ I MỘT SỐ GIẢI PHÁP II XÂY DỰNG QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ CHO CƠ QUAN 20 17 18 18 ... tác Văn thư - Lưu trữ Văn phòng Đảng ủy xã Hà Ninh nhằm đánh giá thực trạng hoạt động Văn phòng Đảng ủy xã Hà Ninh đưa số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn thư - lưu. .. phòng Đảng ủy Xã Hà Ninh I Khái quát chung Đảng ủy Xã Hà Ninh Hà Ninh 25 đơn vị hành xã trực thuộc huyện Hà Trung Đây vùng đất có vị trí thuận lợi, kề sát trung tâm huyện lỵ Và cách thành Phố Thanh. .. quản lý văn Đảng ủy xã Hà Ninh 10 10 10 I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ĐẢNG ỦY XÃ HÀ NINH II TÌNH HÌNH TIẾP NHẬN, XỬ LÝ, BAN HÀNH VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ĐẢNG ỦY 11 16 Văn đến quản lý văn đến Văn việc xử