Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó là công tác Văn thư - lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương,đường lối của Đảng, quản lý và điều
Trang 1LỜI MỞ ĐẦU
Trong xu thế toàn cầu hoá kinh tế đang tác động mạnh mẽ tới hoạt độngchính trị, văn hoá, xã hội ở từng cơ sở, từng vùng miền của mỗi quốc gia Thôngtin trong nền kinh tế hiện đại đã kịp thời đáp ứng để mỗi cơ sở, tổ chức hoạt độngsáng tạo nhằm đạt được chất lượng, hiệu quả cao trong quá trình CNH, HĐH đấtnước Như vậy một trong các vấn đề bức xúc mà mà từng loại hình cơ sở: Cơquan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, các đơn vị lực lượng vũ trang phải giảiquyết là nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng, công tác thông tin ở đơn vịmình Việc củng cố hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắclực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xãhội Nền kinh tế Việt Nam đang phát triển từng bước hội nhập nền kinh tế trithức, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của các cơ quan, đơn vị đểbảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý
Để có thể thu nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong điều kiệnhiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ hiệnđại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về nghiệp vụ vănphòng cho mỗi cán bộ nhân viên của văn phòng
Một trong những nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó
là công tác Văn thư - lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương,đường lối của Đảng, quản lý và điều hành của Nhà nước Các văn bản hình thànhtrong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của mỗi ngành, các đơn vị trongnghành và là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của mỗi ngành, các cơquan đạt hiệu quả cao
Qua thực tiễn công tác văn phòng Đảng ủy xã Hà Ninh em đã chọn đề tài
"Cơ cấu tổ chức và hoạt động bộ phận văn thư lưu trữ tại đảng ủy xã Hà Ninh Huyện Hà Trung"
-Đây là một đề tài mà từ trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu.Song đối với Văn phòng Đảng ủy xã Hà Ninh với những hoạt động mang tínhchất đặc thù của mình thì chưa có ai đề cập đến Hiện nay công tác Văn thư - lưu
Trang 2trữ trong văn phòng Văn phòng Đảng ủy xã Hà Ninh vẫn còn tồn tại những điểmbất cập, những bất cập này vừa do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quanmang lại
Nghiên cứu về công tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng Đảng ủy xã HàNinh nhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại Văn phòng Đảng ủy xã Hà Ninh vàđưa ra một số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tácVăn thư - lưu trữ tại Cơ quan cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt độngchung
Do tính chất là một đề tài nghiên cứu, ứng dụng vào thực tiễn cho nêntrong đề tài này, ngoài việc quan sát thực tế quá trình hoạt động của Văn phòngĐảng ủy xã Hà Ninh, các mặt hoạt động của văn phòng, em còn sử dụng cácphương pháp nghiên cứu sau:
Phương pháp tổng hợp và thống kê
Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận bằng các số liệu
Phương pháp quan sát thực tế quá trình hoạt động của Cơ quan
Từ đó đem so sánh lý luận đã được học với thực tiễn và đưa ra một số đềxuất với hy vọng nó sẽ là tài liệu tham khảo của Văn phòng Đảng ủy xã
PHẦN I MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1 Khái niệm công tác văn phòng
Công tác văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dunghoạt động của một tổ chức Xem xét theo quan điểm hệ thống thì: ở đầu vào baogồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ hoạtđộng thông tin kinh tế, chính trị xã hội, hành chính, mỗi cơ quan v.v¼Theo cácphương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động củađơn vị Còn ở đầu ra thì công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyềntải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầucủa lãnh đạo Toàn bộ những hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bướccông tác tổ chức điều hành trong đơn vị, giúp lãnh đạo ra những quyết định chính
Trang 3xác có hiệu quả cao nhất cho đơn vị
2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
2.1 Chức năng văn phòng
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan bởi vậy nó tồn tại như bất kỳmột thực thể nào, thông qua mối quan hệ đặc trưng với mỗi cơ quan mà nó tồntại Hay nói cách khác văn phòng cũng có những lý do tồn tại độc lập tương đốinhư các tổ chức, các đơn vị khác cả về phương diện tự nhiên và phương diện xãhội Theo khái niệm về văn phòng thì văn phòng có 3 chức năng cơ bản sau đây:
Chức năng tham mưu
Chức năng tổng hợp
Chức năng hậu cần
2.2 Nhiệm vụ của công tác văn phòng
a Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị
b Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn
g Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng
h áp dụng các tiến bộ khoa học - kỹ thuật để luôn đổi mới và hoàn thiệncác nghiệp vụ văn phòng và toàn bộ hoạt động của tổ chức
II LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
1 Công tác văn thư
1.1 Khái niệm công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ chocông tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xãhội,các đợn vị vũ trang Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và banhành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt độngcủa cơ quan Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết
Trang 4yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả
1.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư
a Nội dung của công tác văn thư
Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tácquản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5nội dung cơ bản sau:
Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến
Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi
Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan
Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan
Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Tiếp nhận giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan
nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắt là "Văn bản đến"
Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theonguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư, bộphận này có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng,chính xác, giữ bí mật
Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 5 bướcsau:
Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản
Bước 2: Bóc bì văn bản
Bước 3: Ghi số đến và ngày đến vào văn bản
Bước 4: Vào sổ và chuyển giao văn bản đến
Bước 5: Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến, văn bản đượcvào sổ theo mẫu sau
Sốvăn
bản đến Ngày đến
Nơi gửi văn bản
Số ký hiệu văn bản
Ngày tháng văn bản
Trích yếu nội dung văn bản
Ghi chú
Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài
liệu do cơ quan đơn vị gửi đi chung là "văn bản đi"
Trang 5Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Cácvăn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phậnvăn thư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và cótrách nhiệm gửi đi Thủ tục quản lý gửi văn bản đi bao gồm 6 bước sau:
Bước 1: Đánh máy, in văn bản
Bước 2: Ký và đóng dấu văn bản
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Bước 4: Chuyển giao văn bản đi
Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi
Bước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản
Mẫu sổ chuyển văn bản qua bưu điện hoặc đến các cơ quan
Số lượng văn bản
Ngày tháng văn bản
Trích yếu nội dung văn bản Ghi chú
Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật trong cơ quan
Đối với những văn bản "mật", "tối mật", "tuyệt mật" chỉ có thủ trưởng cơ quanhoặc người được uỷ quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn bản
Văn bản có dấu "khẩn", "thượng khẩn", "hoả tốc" thì phải đóng dấu vào vănbản và cả phong bì văn bản Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ đượcđánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, trong ghi đầy đủ số,
ký hiệu, nơi nhận và đóng dấu "mật", "tối mật", "tuyệt mật" lên phong bì trong rồichuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì ngoài Phong bì ngoài chỉ ghinơi gửi, nơi nhận, và số phiếu chuyển, không đóng dấu chỉ mức độ "mật" Sau đócác văn bản được chuyển đi theo thủ tục như các văn bản bình thường
Tổ chức quản lý các tài liệu, hồ sơ trong cơ quan
Công tác lập hồ sơ là một khâu quan trọng, là khâu cuối cùng của công tácvăn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cầnthiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan, đơn vị được chủ độngkhoa học và thuận tiện
Trang 6Lập danh mục hồ sơ: Được tiến hành theo 6 bước
Bước 1: Xác định danh mục hồ sơ
Bước 2: Xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn đềhoặc theo đơn vị, tổ chức
Bước 3: Dự kiến các tiêu đề hồ sơ
Bước 4: Quy định ký hiệu hồ sơ
Bước 5: Quy định người lập hồ sơ
Bước 6: Thời hạn bảo quản hồ sơ
Mở hồ sơ: Đầu năm, cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ
sơ cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ
Căn cứ vào đặc trưng của văn bản tài liệu để chia thành các hồ sơ: Cácđặc trưng cơ bản để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, thời gian
Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ
Chỉ được đóng dấu vào văn bản giấy tờ khi đã có chữ ký hợp lệ, khôngđược đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõtên người và việc cụ thể
Những tài liệu gửi kèm theo văn bản như đề án, chương trình, dự thảo,báo cáo ¼ cần đóng dấu vào góc trái ở phía trên trang Dấu đóng trùm khoảng 1/4 mặtdấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy của tài liệu
Việc sử dụng các loại dấu ở cơ quan
Trong các cơ quan thường có 2 loại dấu: Dấu quốc huy và dấu ghi chữ vănphòng
Hai loại dấu này đóng như sau:
Trang 7Đối với văn bản thuộc quyền hạn của thủ trưởng thì thủ trưởng hoặc cấpphó ký thay hoặc người được quyền ký thừa lệnh thủ trưởng thì đóng dấu quốchuy
Dấu ghi "mật" và "khẩn" thì phải đóng dấu đúng với loại văn bản đó và phải
do thủ trưởng cơ quan, người được uỷ quyền quyết định Dấu "mật" phải đượcđóng vào trước khi ký chính thức Ngoài ra còn sử dụng con dấu đề chữ khẩn cấpnhư "hoả tốc", "thượng khẩn" theo quy định với từng loại văn bản
Các cơ quan còn có: Dấu chức vụ, dấu tên người, dấu chữ ký Căn cứ vào
đó đóng dấu theo đúng Nhà nước quy định về việc quản lý các loại con dấu Của
cơ quan ghi trong Nghị định 56 của HĐCP
Người giữ con dấu vì lý do nào đó mà vắng mặt phải bàn giao con dấu chongười khác do thủ trưởng cơ quan chỉ định Ngày nghỉ lễ, chủ nhật phải cho condấu vào hòm, tủ khoá chắc chắn
Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ, không được tuỳ tiện mang condấu theo người Con dấu của cơ quan tổ chức phải được lại cho người có tráchnhiệm, có trình độ chuyên môn về văn thư để bảo quản và phải chịu trách nhiệmtrước pháp luật về việc giữ và đóng dấu
b Nhiệm vụ của công tác văn thư
Nhận và bóc bì văn bản đến
Đóng dấu văn bản đến, ghi số, vào sổ đăng ký
Phân loại và trình lãnh đạo
Chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tài liệu
Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày phát hành)
Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơ quan
Cấp giấy giới thiệu, sử dụng và bảo quản dấu cơ quan
1.3 Tổ chức công tác văn thư
Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn đề sau:
a Biên chế công tác văn thư
Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu
Trang 8tố chủ yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư
và số lượng văn bản, tài liệu cơ quan Trong đó bao gồm văn bản đi, văn bản đến,văn bản nội bộ
Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc bốtrí cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chấtlượnghoạt động của cơ quan Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bốtrí những công việc khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồsơ¼ Các cán bộ có trình độ thấp hơn thì đảm nhận những công việc đơn giản như: Vào
sổ văn bản, viết phong bì
Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ vănhoá, phải có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự và giữ
bí mật trong công việc
b.Hình thức tổ chức công tác văn thư
Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bảnđến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theomột hình thức phù hợp Các hình thức này bao gồm:
Hình thức văn thư tập trung: Hình thức này thường được áp dụng ở các cơ
quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ít phức tạp, số lượng văn bản ít
Hình thức văn thư phân tán: Hình thức này được áp dụng ở các cơ quan,
đơn vị, tổ chức có cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi, đến có nhiều cơ sở ở cách xanhau
Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một số
khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn bảnđược tổ chức chung ở một nơi Còn khâu nghiệp vụ khác như: theo dõi giảiquyết văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ Hìnhthức văn thư hỗn hợp thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệ thống hànhpháp và quản lý hành chính Nhà nước
1.4 Yêu cầu của công tác văn thư
Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêucầu sau:
Trang 9Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn
Phải đảm bảo tính chính xác cao
Mức độ bí mật của văn bản
Sử dụng trang thiết bị hiện đại
1.5 Vị trí ý nghĩa của công tác văn thư
a Vị trí của công tác văn thư
Công tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọngtrong hoạt động của cơ quan Như vậy công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếpđến chất lượng quản lý của cơ quan
Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các loạivăn bản và sử dụng chúng để làm phương tiện hoạt động của cơ quan Vì vậyviệc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sởnhững quy định chung của Nhà nước là công tác quan trọng và có tính tất yếu gắn
liền với hoạt động của cơ quan
b ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụnhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung Thông tin phục
vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tinchủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung có thểxếp công tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý màvăn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tinmang tính pháp lý của Nhà nước
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơquan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chấtlượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những viphạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của
cơ quan Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạtđộng của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó
nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá
Trang 102 Công tác lưu trữ
2.1 Khái niệm
Lưu trữ là khâu cuối cùng của qúa trình xử lý thông tin bằng văn bản Tất
cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những
hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc
2.2 Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưu trữ
a Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ sau:
Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu
Đánh giá tài liệu
Thống kê tài liệu
Bảo quản tài liệu
Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
b.Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ
Tập trung tài liệu không để phân tán ở từng cán bộ nhân viên, mà phải tậptrung vào các kho lưu trữ để quản lý thống nhất theo quy định của Nhà nước
Quản lý tài liệu lưu trữ phải dựa trên nguyên tắc tập trung thống nhất vàcũng chỉ quản lý theo nguyên tắc này tài liệu lưu trữ mới phát huy tốt nhất tácdụng của nó
c Nội dung của công tác lưu trữ
Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
Bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưu trữcủa cơ quan theo nguyên tắc quản lý thông nhất
Sau khi thu thập bổ sung dùng các biện pháp nghiệp vụ để phân loại tài