Công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội vụ quận tây hồ

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 3 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ. 3 1.1.1.Lịch sử hình thành : 3 1.1.2.Chức năng : 3 1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn: 4 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ 5 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ. 6 1.2.1.Chức năng : 6 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn : 7 1.2.3 Cơ cấu tổ chức : 9 Chương 2 : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 10 2.1. Hoạt động quản lý 10 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác Văn thư Lưu trữ. 10 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức 10 2.1.3.Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong hoạt động văn thư lưu trữ của cơ quan. 10 2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư, lưu trữ. 11 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 11 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 12 2.2.2. Quản lý văn bản đi 13 2.2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến. 15 2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu 17 2.2.5. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 18 2.2.6.Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18 2.2.7.Xác định giá trị tài liệu 19 2.2.8. Chỉnh lý tài liệu 19 2.2.9. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 21 2.2.10. Bảo quản tài liệu lưu trữ 22 2.2.11. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 24 CHƯƠNG 3. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND QUẬN TÂY HỒ VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 25 3.1.Những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được. 25 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ. 25 3.3. Một số khuyến nghị 26 3.3.1. Đối với Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ 26 3.3.2. Đối với bộ môn Văn thư Lưu trữ, khoa , trường. 27 PHẦN KẾT LUẬN 28 PHẦN PHỤ LỤC  

MỤC LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 1.1.1.Lịch sử hình thành : 1.1.2.Chức : 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn: .4 1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND Quận Tây Hồ .5 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng Nội Vụ 1.2.1.Chức : 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn : 1.2.3 Cơ cấu tổ chức : Chương : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác Văn thư - Lưu trữ 10 2.1.2 Quản lý phông lưu trữ quan, tổ chức 10 2.1.3.Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN hoạt động văn thư lưu trữ quan 10 2.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động văn thư, lưu trữ 11 2.1.5 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư- lưu trữ quan, tổ chức .11 2.2 Hoạt động nghiệp vụ .12 2.2.1.Công tác soạn thảo ban hành văn 12 2.2.2 Quản lý văn 13 2.2.3 Quản lý giải văn đến 15 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu 17 2.2.5 Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 18 2.2.6.Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18 2.2.7.Xác định giá trị tài liệu 19 2.2.8 Chỉnh lý tài liệu .19 2.2.9 Thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 21 2.2.10 Bảo quản tài liệu lưu trữ 22 2.2.11 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 24 CHƯƠNG BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND QUẬN TÂY HỒ VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 25 3.1.Những công việc làm thời gian thực tập kết đạt 25 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ 25 3.3 Một số khuyến nghị 26 3.3.1 Đối với Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ 26 3.3.2 Đối với môn Văn thư - Lưu trữ, khoa , trường 27 PHẦN KẾT LUẬN 28 PHẦN PHỤ LỤC BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT UBND Uỷ ban nhân dân HĐND LĐTB&XH Hội đồng nhân dân Lao động Thương binh Xã hội VHTT&TDTT Văn hóa thơng tin Thể dục thể thao GD&ĐT Phòng Giao dục Đào tạo KHCN Khoa học công nghệ PHẦN MỞ ĐẦU Văn thư – Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành nhà nước Trong quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ ln quan tâm cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn bản, tài liệu Ngày nay,cùng với phát triển khoa học công nghệ,mối lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Làm tốt cơng tác công văn giấy tờ đảm bảo cung cấp thơng tin giải cơng việc nhanh chóng,chính xác đảm bảo bí mật cho quan Với vai trò quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ trương, sách ngày đại cơng tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý nhà nước quan Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ Đảng Nhà nước yêu cầu nay, kết hợp với chương trình đào tạo ngành Lưu trữ với đợt thực tập thực tế Phòng Nội Vụ - UBND quận Tây Hồ Em chọn đề tài "Cơng tác Văn thư - Lưu trữ Phòng Nội Vụ quận Tây Hồ" Được quan tâm giới thiệu thầy cô giúp đỡ nhà trường, tiếp nhận kiến tập Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ từ ngày10 /12/2016 đến ngày 10/02/2017 Tuy thời gian thực tập không nhiều giúp làm quen với môi trường tác phong làm việc, quan hệ ứng xử, giao tiếp đồng thời có cách nhìn nhận đầy đủ tồn diện vai trò tầm quan trọng ngành Lưu trữ học Dưới bảo tận tình chị Lê Thị Thùy– cán Văn thư- lưu trữ Phòng Nội vụ UBND quận Tây Hồ, qua thời gian thực tập học tập,tìm hiểu tìm hiểu làm công việc : đăng ký văn đến, văn đi, chuyển giao văn bản, đăng ký văn vào phần mềm quản lý văn , tra tìm hồ sơ tài liệu phục vụ cán cơng chức Phòng,… Để có đợt thực tập kinh nghiệm, học bổ ích thời gian qua, trước hết xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy cô Ban giám hiệu nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ đặc biệt thầy cô: Phạm Thị Hồng Quyên,thầy Trần Văn Quang, cô Trịnh Thị Kim Oanh, cô Chu Thị Hậu, cô Trần Thị Loan,cô Phạm Thị Hạnh, người trực tiếp giảng dạy học nghiệp vụ Đồng thời xin gửi lời cảm ơn chân thành đến anh, chị Phòng Nội vụ UBND quận Tây Hồ tạo điều kiện tốt hướng dẫn bảo tơi q trình tơi kiến tập Trong thời gian thực tập, cố gắng nỗ lực thời gian hạn chế kiến thức chưa đủ sâu nên tơi nhiều thiếu sót, tơi mong nhận góp ý thầy cán đơn vị để tơi hồn thiện vốn kiến thức Tơi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Hằng CHƯƠNG GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 1.1.1.Lịch sử hình thành : Tây Hồ vùng đất có bề dày lịch sử, ln gắn liền với phát triển Thăng Long – Hà Nội Trải qua trình dựng nước giữ nước, hệ nhân dân vùng Tây Hồ ln mang truyền thống yêu nước, anh dũng chống giặc ngoại xâm, cần cù sáng tạo lao động xây dựng truyền thống văn hóa mang đậm sắc quê hương Quận Tây Hồ có Hồ Tây – thắng cảnh tiếng Thủ đô Hà Nội, nơi hội tụ nhiều di tích lịch sử văn hóa có giá trị Nhân dân quận Tây Hồ có truyền thống lịch sử văn hóa, có nhiều kinh nghiệm kỹ thuật trồng hoa, cảnh, nuôi cá cảnh nghề truyền thống với nghệ nhân có trình độ cao… Để đáp ứng với yêu cầu xây dựng, phát triển Thủ giai đoạn mới, ngày 28/10/1995, Chính phủ Nghị định số 69/CP thành lập quận Tây Hồ thuộc Thành phố Hà Nội sở xã huyện Từ Liêm phường thuộc quận Ba Đình: Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ, Quảng An, Nhật Tân, Phú Thượng, Xuân La, Tứ Liên 1.1.2.Chức : UBND quận Tây Hồ HĐND cấp bầu ra, quan hành HĐND, quan Hành Nhà nước cấp địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp cụ thể sau: - Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa-xã hội, giáo dục, y tế dịch vụ - Tăng cườn bảo đảm an ninh trị, trật tự an toàn xã hội, xây dựng lực lượng vũ trang, lực lượng quốc phòng tồn dân - Tun truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra thi hành pháp luật - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân - Công tác thi hành án, giải đơn thư khiếu nại Ngoài ra, UBND quận Tây Hồ thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy Hành Nhà nước từ Trung ương đến sở, đại diện cho ý chí , nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn: - UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành thực nhiệm vụ, Chương trình cơng tác tuần, tháng, q, năm đề ra, quản lý đạo, hướng dẫn Phường hoạt động quản lý Nhà nước UBND quận Tây Hồ thực nhiệm vụ Theo Luật Tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 cụ thể là: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh, quốc phòng, Quốc phòng dài hạn hàng năm Quận Xây dựng kế hoạch đầu tư xây dựng cơng trình trọng điểm Quận trình HĐND cấp thông qua, định, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Xây dựng chương trình, cơng tác hàng năm UBND Quận, biện pháp thực Nghị Quyết HĐND Quận Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc phòng, Thơng qua báo cáo UBND quận trước trình HĐND quận - Xây dựng quy chế làm việc UBND quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể, cá nhân UBND quận trực tiếp quản lý - Kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật Khiếu nại tố cáo - Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND quận hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND quận 1.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND Quận Tây Hồ Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch; 03 Phó chủ tịch Uỷ viên, theo nhiệm kỳ 2011-2016: - Chủ tịch: Đỗ Anh Tuấn - Phó chủ tịch: Nguyễn Lê Hồng, Nguyễn Đình Khu, Phạm Xn Tài - Uỷ viên: Nguyễn Anh Tuấn (Trưởng Công an), Nguyễn Văn Kha (Chỉ huy trưởng Ban huy quân sự), Lê Trung Đức (Chánh Văn phòng HĐND&UBND), Nguyễn Thanh Tịnh (Trưởng phòng Nội vụ), Phan Tuấn Ngọc (Chánh Thanh tra) Chủ tịch UBND người đứng đầu quan phụ trách chung, người lãnh đạo điều hành toàn diện mặt hoạt động UBND quận Chỉ đạo điều hành đôn đốc kiểm tra hoạt động thành viên cấp dưới, phòng ban trực thuộc quận Chủ tịch UBND người phải chịu trách nhiệm nhân nhiệm vụ, quyền hạn thuộc thẩm quyền đồng thời thành viên quan chịu trách nhiệm hoạt động chung UBND quận Chủ tịch UBND quận chịu trách nhiệm toàn diện lĩnh vực công tác UBND quận trược Thành uỷ, HĐND, UBND Thành phố Hà Nội, Quận ủy, HĐND quận Chủ tịch UBND quận ủy quyền cho Phó chủ tịch UBND quận đạo, giải công việc cụ thể thuộc lĩnh vực Chủ tich UBND quận trực tiếp giải Phó chủ tịch gồm 03 người giúp việc cho chủ tịch phân công lãnh đạo số lĩnh vực công tác đạo điều hành số phòng ban chun mơn quận: - 01 Phó chủ tịch phụ trách kinh tế: Chịu trách nhiệm quản lý hướng dẫn đơn vị phòng ban bao gồm văn phòng HĐND&UBND quận, phòng kinh tế, phòng tài chính-kế hoạch phòng thống kê thực chức nhiệm vụ trợ giúp cho Chủ tịch UBND - 01 Phó chủ tịch phụ trách địa chính, xây dựng: Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý đơn vị phòng ban phòng LĐTB&XH, phòng VHTT&TDTT, phòng Y tế, phòng GD&ĐT - Khối nội chính: Phụ trách chịu trách nhiệm quản lý phận đơn vị, phòng ban lại quan phòng Nội vụ, phòng Tư pháp, phòng Thanh tra quận UBND quận Tây Hồ gồm 13 phòng ban chun mơn: Văn phòng HĐND&UBND Phòng Thống kê Phòng Thanh tra quận Phòng LĐTB&XH Phòng VHTT&TDTT Phòng Y tế Phòng GD&ĐT Phòng Tư pháp Phòng Kinh tế 10 Phòng Tài chính- kế hoạch 11 Phòng Tài ngun mơi trường 12 Phòng Nội vụ 13 Phòng quản lý thị Ngồi ra, quận có hội nhưu: Hội chữ thập đỏ, Hội người cao tuổi, Hội nông dân, đội bao gồm: Đội quản lý thị trường, Đội tra, Đội thi hành án Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND quận giúp việc cho UBND quận thực chức quản lý Nhà nước cấp quận thực hiẹn theo quy định pháp luật góp phần đảm bảo thống quản lý ngành lưc lượng cơng tác địa phương 1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Phòng Nội Vụ 1.2.1.Chức : Phòng Nội Vụ quan chuyên môn thuộc UBND quận Có chức tham mưu, giúp UBND quận thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực : Tổ chức máy;biên chế công chức cấu ngạch công chức quan, tổ chức hành nhà nước; cấu viên chưc theo chức danh nghề nghiệp số lượng người làm đơn vị nghiệp công lập; tiền lương cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng quan, tổ chức hành chính, đơn vị nghiệp cơng lập; cách hành chính, quyền địa phương, địa giới hành chính; cán cơng chức phường người hoạt động không chuyên trách phường; hội, tổ chức phi phủ; văn thư lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng; công tác niên 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn : Trình UBND, Chủ tịch UBND quận ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành nhà nước thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao Tổ chức thực văn pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục, theo dõi, thi hành pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao Về tổ chức máy : Tham mưu, giúp UBND quận trình cấp có thẩm quyền định việc thành lập, sáp nhập, chia tách, giải thể quan chuyên môn thuộc UBND; tham mưu, giúp UBND quận việc trình UBND Thành phố định thành lập, tổ chức lại, giải thể đơn vị nghiệp công lập thuộc UBND quận theo quy định luật chuyên nghành; thẩm định đề án thành lập, giải thể đơn vị nghiệp thuộc thẩm quyền định UBND Thành phố;… Về quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc đơn vị nghiệp công lập Quản lý vị trí việc làm, cấu chức danh cơng chức, viên chức: Trình UBND quận ban hành văn đạo, hướng dẫn quan, tổ chức, đơn vị thuộc UBND quận quản lý xây dựng đề án vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức; giúp UBND quận đôn đốc, theo dõi, tổng hợp việc xây dựng đề án vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức đề án điều chỉnh vị trí việc làm, cấu chức danh công chức, viên chức quan, tổ chức, đơn vị thuộc thẩm quyền quản lý UBND quận để trình UBNDThành phố thẩm định;… Cơng cụ tra tìm tài liệu tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần nội dung tài liệu kho lưu trữ, dẫn địa tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh chóng.mục lục hồ sơ, mục lục văn gồm file cứng file mềm cơng cụ tra tìm chủ yếu kho lưu trữ Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ Việc thống kê tài liệu lưu trữ UBND quận Tây Hồ nói chung Phòng Nội Vụ nói riêng chưa tiến hành theo quy định nhà nước, việc thống kê chưa theo biểu mẫu quy định nhà nước mà thực thống kê số liệu cần thiết phục vụ cho lập báo cáo công tác lưu trữ theo năm Do chưa thực công tác thống kê nên UBND quận Tây Hồ chưa có báo cáo thống kê chi tiết theo biểu mẫu nhà nước hàng năm có báo cáo kết cơng tác văn thư lưu trữ Phòng Nội Vụ lập Ví dụ: Báo cáo số 15/BC-UBND ngày 19/01/2016 UBND quận Tây Hồ tổng kết công tác năm 2015 phương hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2016 Việc lập báo cáo kết công tác văn thư lưu trữ kết tồn cơng tác văn thư lưu trữ để có phương hướng xây dựng hồn thiện cơng tác lưu trữ ngày tốt Nhìn chung cơng tác thống kê xây dựng cơng cụ tra tìm Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ thực hiện, hệ thống công cụ tra cứu Việc xây dựng Mục lục hồ sơ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thống kê tài liệu lưu trữ việc quản lý tra tìm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện Hiện kho lưu trữ Phòng Nội Vụ quận Tây Hồ triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Đây điều kiện thuận lợi để bước đưa cơng tác lưu trữ Phòng ngày hồn thiện 2.2.10 Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng biện pháp khao học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu 22 Bảo quản tài liệu khâu quan trọng công tác lưu trữ, góp phần loại trừ nguy gây hư hỏng tài liệu, tài liệu tiết lộ thơng tin, bảo đảm tồn vẹn phơng lưu trữ, phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác sử dụng, phát huy giá trị tài liệu, thúc đẩy công tác lưu trữ phát triển Nắm rõ điều nên UBND quận Tây Hồ nói chng Phòng Nội Vụ nói riêng áp dụng biện pháp khoa học kỹ thuật vào công tác bảo quản tài liệu 2.2.10.1.Về phòng kho Hiện Phòng Nội Vụ quận Tây Hồ có kho lưu trữ bố trí tầng trụ sở làm việc UBND quận với diện tích 25 m vng Do khơng phải kho chuyên dụng nên kho lưu trữ Phòng Nội Vụ không đảm bảo thông số kỹ thuật, diện tích cửa sổ lớn ( với cửa sổ) so với quy định, tiêu chuẩn cho phép diện tích cửa sổ chiếm 1/10 diện tích tường để hạn chế ánh sáng – nguyên nhân gây hư hại tài liệu cửa sổ khơng bố trí rèm 2.2.10.2 Trang thiết bị bảo quản Phòng Nội vụ quận Tây Hồ trang bị đầy đủ thiết bị để bảo quản tài liệu như: Gía, cặp, bìa ba dây, hộp đựng tài liệu, đặc biệt UBND quận trang bị cho phòng kho quan máy điều hòa để trì nhiệt độ thích hợp cho tài liệu, có hệ thống báo cháy bình chữa cháy để phòng trường hợp xảy cháy nổ gây hư hại tới tài liệu lưu trữ 2.2.10.3 Áp dụng biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu: Để công tác bảo quản tài liệu tốt, việc trang bị sở vật chất việc áp dụng biện phápkỹ thuật vào bảo quản tài liệu lưu trữ cần thiết Hiện nay, Phòng Nội Vụ quận Tây Hồ áp dụng biện pháp sau:  Biện pháp chống bụi, nấm mốc: Tài liệu bị bụi, nấm mốc xâm hại làm cho tài liệu chóng bị rách, giấy chóng bị mủn làm hưu hại tài liệu Vì toàn tài liệu đưa vào kho vệ sinh sẽ, phun thuốc khử trùng, khử nấm mốc, sử dụng máy điều hòa để khống chế nhiệt độ, độ ẩm thích hợp khơng cho nấm mốc có điều kiện phát triển  Biện pháp chống trùng, động vật gây hại tài liệu: côn trùng, động vật gây hại tài liệu gồm có: bọ ba đi, mối, gián, chuột,…đây loại gây 23 hại nguy hiểm bị xâm hại chúng cắn át phá hủy tài liệu cách nhanh chóng nhưu chuột gặm, mối xông Để không cho loại trùng, động vật gây hại từ cọn địa điểm đặt kho, UBND quận Tây Hồ Phòng Nội Vụ chọn địa điểm tầng nơi cách xa mặt đất để tránh mối mọt chuột  Biện pháp khống chế nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng: Hiện kho trang bị điều hòa nhiệt độ, nhiên chưa có hệ thống rèm để tránh ánh sáng tác động tới tài liệu  Nhận xét: Nhìn chung cơng tác bảo quản tài liệu thực tương đối tốt, tài liệu kho bảo quản an tồn khơng bị nấm mốc, mối mọt chuột bọ gây hại, có số tài liệu bị ố vàng việc lưu giữ lâu 2.2.11 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quy trình tổ chức khai thác thơng tin tài liệu lưu trữ, phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử yêu cầ nghiên cứu giải nhiệm vụ hành quan, tổ chức cá nhân Do Phòng quản lý cơng tác cán bộ, quản lý hồ sơ cán công chức tồn quận nên hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài kho lưu trữ Phòng Nội vụ chủ yếu cho cá nhân, đơn vị thuộc quản lý Phòng Nội Vụ mượn hồ sơ cán bộ, công chức phục vụ cán chun mơn Phòng q trình gairi cơng việc hành Việc cho mượn tài liệu thực chặt chẽ, giao nhận tài liệu phải có biên giao nhận tài liệu ( Mẫu biên – Phụ lục 02) tránh tượng tài liệu Nhìn chung cơng tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phòng Nội Vụ thực tương đối tốt, góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ kho nói riêng vai trò cơng tác lưu trữ nói chung 24 CHƯƠNG BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI PHÒNG NỘI VỤ UBND QUẬN TÂY HỒ VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 3.1.Những công việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong trình thực tập Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ, tơi anh chị Phòng hướng dẫn tạo điều kiện cho thực công việc cán Văn thư – Lưu trữ thực Điều giúp tơi có kinh nghiệm làm việc để sau trường chúng tơi vận dụng vào cơng việc Tại đây, làm quen với công việc cụ thể sau: - Quan sát, học hỏi thái độ, cử tiếp khách anh chị văn phòng - Biết sử dụng loại máy móc văn phòng : máy photocopy, máy in, … - Đóng dấu văn - Đăng ký văn đi, văn đến vào sổ, chuyển giao văn đến, lưu văn - Cập nhật liệu văn phần mềm quản lý văn - Sắp xếp lại văn hồ sở tài liệu - Thu thập, bổ sung văn bản, tài liệu cho vào hồ sơ - Đánh số tờ, viết mục lục văn - … 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng cơng tác lưu trữ Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ Trải qua thời gian kiến tập Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ, tơi xin đóng góp số ý kiến giải pháp vào cơng tác văn thư lưu trữ Phòng mong điều góp phần nhỏ bé giúp cho công việc hoạt động quan thuận lợi hiệu ngày cao Nâng cáo nhận thức cán lãnh đạo phòng cơng tác văn thư lưu trữ quan tâm lãnh đạo yếu tố vô quan trọng định trực tiếp tới cách thức tổ chức hoạt động công tác văn thư lưu trữ Phòng Nội vụ 25 Tham mưu cho UBND quận xây dựng lại quy chế công tác văn thư lưu trữ UBND quận cho phù hợp với điều kiện thực tiễn tạo hành lang pháp lí cho việc thực Cán làm cơng tác văn thư phải có trách nhiệm việc quản lí lưu giữ tài liệu văn quan trọng quan cẩn thận, trước chuyển vào lưu trữ quan cán văn thư phải thường xuyên kiểm tra tài liệu lưu giữ thuộc trách nhiệm quản lí đơn vị Về khâu nghiệp vụ lưu trữ cần tiến hành rà soát lại xem khâu thực tốt, khâu chưa thực tốt bế tắc đâu để sớm có biện pháp khắc phục Hàng năm tổ chức kiểm tra thực công tác cán văn thư lưu trữ để đưa kinh nghiệm thiếu sót để từ đưa giải pháp phù hợp 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ Đối với cán chuyên môn sau giải xong công việc phải lập hồ sơ cơng việc mà làm theo quy định Điều 23 Nghị định 110/NĐ-CP ban hành ngày 08 tháng năm 2004 Trong nhiều năm qua, công tác văn thư lưu trữ UBND quận Tây Hồ nói chung Phòng Nội Vụ nói riêng chưa trọng mức đến việc lập hồ sơ, dẫn đến tình trạnh cán chun mơn khơng lập hồ sơ cơng việc làm Vì vậy, UBND quận Tây Hồ cần phải ban hành quy chế cụ thể bắt buộc cán công chức quan phải lập hồ sơ công việc làm Có chế độ sách khen thưởng kỉ luật rõ ràng cán làm lưu trữ để họ thấy quyền lợi trách nhiệm hoạt động xây dựng hồn thiện cơng tác lưu trữ đơn vị Để khâu nghiệp vụ lưu trữ thực tốt việc nâng cao lực chuyên môn nhận thức cho cán lưu trữ việc làm cần thiết: Hàng năm Phòng Nội Vụ nên cử cán làm cơng tác văn thư lưu trữ kiêm nhiệm bồi dưỡng nghiệp vụ theo chương trình đào tạo nhà nước để đảm 26 nhiệm công tác văn thư lưu trữ đơn vị nay, cán làm công tác văn thư lưu trưc đơn cán không chuyên môn văn thư lưu trữ Trang bị hệ thống rèm cửa sổ kho lưu trữ Phòng để hạn chế tác động ánh sáng đến tài liệu Trang bị thêm giá để tài liệu kho lưu trữ phòng để đưa tài liệu từ năm trước lưu giữ tủ đựng tài liệu phòng văn thư tủ đựng tài liệu tương đối chật chứa nhiều tài liệu Đưa quy định việc cán chuyên môn phải lập hồ sơ cơng việc làm Trang bị thêm trang thiết bị phục vụ bảo quản tài liệu lưu trữ như: máy hút bụi, máy thơng gió,… 3.3.2 Đối với môn Văn thư - Lưu trữ, khoa , trường Đề nghị khoa văn thư lưu trữ nhà trường tổ chức nhiều chương trình thực tập, kiến tập cho sinh viên để sinh viên có hội tiếp xú với môi trường thực tế, vận dụng kiến thức đào tạo nhà trường vào công việc, giúp cho sinh viên mạnh dạn cơng việc, tích lũy nhiều kinh nghiêm phục vụ cho công việc sau trường; Mong nhà trường đào tạo chuyên sâu cho sinh viên việc sử dụng trang thiết bị văn phòng, cho sinh viên thực hành nhiều trang thiết bị để trường sinh viên sử dụng tốt trang thiết bị Rất mong Nhà trường xem xét! 27 PHẦN KẾT LUẬN Với khoảng thời gian hai tháng thực tập Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ không dàn trình để tơi đem kiến thức mà học trường áp dụng vào thực tế Đây khoảng thời gian làm quen với cơng việc, củng cố kiến thức, tích lũy kinh nghiệm để áp dụng vào công việc thực tế sau Trong thời gian thực tập Phòng nộ Vụ quận Tây Hồ, nhận hướng dẫn thầy cô giáo khoa Văn thư – Lưu trữ giúp đỡ, bảo nhiệt tình anh chị Phòng Nội Vụ đặc biệt chị LêThị Thùy- cán văn thư lưu trữ Phòng, người trực tiếp hướng dẫn tơi thực báo cáo thực tập Qua đây, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô, anh chị Phòng Nội Vụ giúp tơi có hội tiếp cận với công việc thực tế, cho vận dụng kiến thức học vào thực tiễn giúp nắm vững kỹ nghiệp vụ, củng cố kiến thức học tạo tiền đề cho vững tự tin sau trường Trên báo cáo kết q trình nghiên cứu tìm hiểu cơng tác văn thư lưu trữ Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ Mặc dù có nhiều cố gắng với kinh nghiệm thân hạn chế cộng với lối hành văn nhiều yếu điểm nên báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót Tơi mong nhận ý kiến đóng góp bổ sung thầy giáo, cô giáo để báo cáo tơi đầy đủ hồn thiện 28 PHẦN PHỤ LỤC Bảng phương án phân loại tài liệu phơng lưu trữ Phòng Nội Vụ chỉnh lý theo phương án “ Thời gian – Mặt hoạt động” PHÒNG NỘI VỤ Theo phương án phân loại “ THỜI GIAN – MẶT HOẠT ĐỘNG” Bước 1: Toàn tài liệu phân nhóm lớn ( theo năm ) sau: Năm 1996 Năm 1997 ………… 20 Năm 2015 Bước 2: Phân loại tài liệu từ nhóm lớn thành nhóm vừa, bước tài liệu nhóm phân mặt hoạt động Bước 3: Sau tài liệu phân mặt hoạt động , mặt hoạt động tài liệu phân thành nhóm lớn (vấn đề), nhóm nhỏ nhóm nhỏ cuối tương đương với hồ sơ hay đơn vị bảo quản Cụ thể: Năm 1996 1.1 Vân đề chung - Các văn Đảng, Nhà nước, UBND Thành phố Hà Nội, Sở Nội Vụ 1.2 Công tác xây dựng quyền 1.2.1 Bầu cử Hội đồng nhân dân  Tài liệu việc rút bớt lại số đại biểu dơn vị bầu cử  Tài liệu việc thành lập hội đồng, ban bầu cử hội đồng nhân dân  Tài liệu tiến độ công tác bầu cử  Phê chuẩn số đơn vị bầu cử 1.2.2 Địa giới hành  Tài liệu quy hoạch quận Tây Hồ  Tài liệu triển khai thực quản lý mốc địa giới hành  Xây dựng đề án thí điểm dịch vụ, đề án cơng 1.2.3 Cải cách hành  Tài liệu việc thực cải cách hành  Tài liệu việc kiểm kê tài sản, bàn giao tài sản 1.3 Tổ chức máy 1.3.1 Thành lập, sáp nhập, giải thể  Tài liệu việc thành lập Ban Quản lý chợ  Tài liệu việc thành lập kiện tồn Ban nghiệp tiến phụ nữ  Tài liệu việc sáp nhập quan, đơn vị địa bàn quận Tây Hồ 1.3.2 Quy chế làm việc  Tài liệu việc phê duyệt kết bầu cử bổ sung cán UBND phường  Tài liệu việc xây dựng phương án xếp tổ chức máy tinh giảm biên chế quan hành nghiệp 1.4 Công tác tổ chức cán 1.4.1 Chế độ, biên chế, lương  Tài liệu chế độ sách cán chuyên trách xã phường tham gia kháng chiến chống Pháp  Tài liệu việc trợ cấpđối với cán xã phưỡng nghỉ việc  Tài liệu việc thực hện chế độ phụ cấp, trợ cấp cho cán nhân viên người có cơng với cách mạng  Tài liêu biên chế giáo dục, tra giáo dục xây dựng biên chế nghiệp giáo dục đào tạo  Phê duyệt đề án khoán biên chế tinh giảm biên chế  Xu hướng nâng lương cho cán viên chức quận Tây Hồ  Tài liệu việc điều chỉnh mức lương thực cải cách tiền lương  Tài liệu thực chế độ tiền lương mới, chuyể xếp lương cũ sang lương 1.4.2 Thi tuyển nâng ngạch, bồi dưỡng cán  Tài liệu việc xét nâng ngạch từ cán lên chuyên viên, từ chuyên viên lên chuyên viên xét tuyển cán chuyên mơn, kế tốn trưởng  Tài liệu tổ chức lớp tâp huấn phục vụ cho công tác bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân  Tài liệu việc mở lớp đào tạo bồi dưỡng cán công chức xã phường thị trấn quản lý kinh phí đào tạo cán cơng chức Nhà  1.4.3   nước Tài liệu việc mở lớp bồ dưỡng kiến thức hội nhập kinh tế Bổ sung hợp đồng lao động Tài liệu việc xét tuyển giáo viên tiểu học trung học sở Tài liệu việc xin ký bổ sung hợp đồng lao độngvà đề nghị cho phép ký thêm hợp đồng lao động 1.4.4 Tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, nghỉ hưu  Tài liệu việc thuyên chuyển, tiếp nhận cán  Tài liệu việc điều động công tác cán bổ sung, bổ nhiệm cán  Tài liệu phân công công tác cán  Tài liệu việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức châp hành viên 1.4.5 Cán nghỉ việc riêng, kỷ luật cán bộ, cán xin nước  Tài liệu việc cán xin nghỉ việc tham quan, du lịch, chữa bệnh, cán nghỉ việc riêng  Tài liệu việc cử cán tham quan, học tạp nước  1.4.6   nước Tài liệu việc kỷ luật cán Thanh tra, kiểm tra công tác tổ chức Tài liệu công tác tra hàng năm Tài liệu việc tra kết luận tra vụ việc khiếu nại, tố cáo  Tài liệu việc tra vụ việc lớn quận thực  Tài liệu công tác tra đạo quận  Tài liệu hoạt động tra, kiểm tra Năm 2007 ( Như năm 2006) …………… Năm 2015 ( Như năm 2006) PHỤ LỤC I Kho lưu trữ Phòng Nội Vụ UBND quận Tây Hồ PHỤ LỤC II Mẫu bìa sổ đăng ký cơng văn đến SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Năm : Quyển số: PHỤ LỤC III Trang sổ dăng ký văn đến SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN Năm : Từ ngày .Đến ngày Từ số Đến số Quyển số: Phần đăng ký văn đến: Ngày Số đến Tác giả đến Số Ngày Tên loại Đơn vị Ký ký tháng trích yếu nội hiệu dung người nhận Ghi nhận PHỤ LỤC IV Mẫu bìa sổ đăng ký văn SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm : Quyển số: ... THƯ – LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác Văn thư - Lưu trữ Công tác lưu trữ UBND quận Tây Hồ nói chung Phòng. .. thực tế Phòng Nội Vụ - UBND quận Tây Hồ Em chọn đề tài "Công tác Văn thư - Lưu trữ Phòng Nội Vụ quận Tây Hồ" Được quan tâm giới thiệu thầy cô giúp đỡ nhà trường, tiếp nhận kiến tập Phòng Nội Vụ UBND... UBND quận lãnh đạo Phòng Nội Vụ, Văn phòng HĐND UBND quận, cơng chức làm công tác văn thư – lưu trữ tham gia đầy đủ lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ UBND Thành phố Hà Nội, Chi Cục văn thư lưu