Khóa luận: Xây dựng phương án chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông

MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIÊT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu 3 3. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu 3 3.1. Đối tượng 3 3.2. Phạm vi nghiên cứu 3 3.3. Phương pháp nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 4 5. Đóng góp của đề tài 5 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 5 7. Nguồn tài liệu tham khảo 7 8. Bố cục của đề tài 7 NỘI DUNG 10 Chương 1. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG 10 1.1. Cơ sở lý luận của việc chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng 10 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản 10 1.2. Cơ sở pháp lý của việc chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng 15 1.2.1. Văn bản Luật 15 1.2.2. Văn bản dưới Luật 16 1.3. Cơ sở thực tiễn của việc chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng 17 1.3.1. Giá trị của tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng đối với quốc gia 17 1.3.2. Giá trị của tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng đối với cơ quan, tổ chức 18 Tiểu kết chương 1 21 Chương 2. THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY INTRACOM 22 2.1. Khái quát về Công ty INTRACOM và tài liệu lưu trữ các Công trình xây đựng của công ty 22 2.1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty INTRACOM 22 2.1.2. Khối lượng, thành phần, quá trình hình thành, đặc điểm của tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng thuộc Phông lưu trữ Công ty INTRACOM 24 2.2. Thực trạng quản lý khối tài liệu các công trình xây dựng tại Công ty INTRACOM 30 2.2.1. Tổ chức bộ phận thực hiện công tác lưu trữ tại Công ty INTRACOM 30 2.2.2. Văn bản quy định về công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng của Công ty INTRACOM 31 2.3. Thực trạng chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng tại Công ty INTRACOM 31 2.3.1. Thực trạng công tác thu thập và bổ sung tài liệu 32 2.3.2. Thực trạng công tác phân loại giá trị tài liệu 33 2.3.3. Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu 37 2.3.4. Thực trạng xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu 38 2.4. Đánh giá 38 2.4.1. Ưu điểm 38 2.4.2. Hạn chế 39 2.4.3. Nguyên nhân 40 Tiểu kết chương 2 41 Chương 3. XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY INTRACOM 42 3.1. Lựa chọn và xây dựng phương án chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng tại công ty INTRACOM 42 3.1.1. Lựa chọn phương án chỉnh lý 42 3.1.2. Xây dựng phương án chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng tại Công ty INTRACOM 43 3.2. Một số đề xuất về việc xây dưng phương án chỉnh lý khoa học tài liệu xây dựng tại Công ty INTRACOM 54 3.2.1. Nhóm giải pháp tổ chức quản lý 55 3.2.2. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí 58 Tiểu kết chương 3 59 KẾT LUẬN 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 662 PHẦN PHỤ LỤC

Ths Trịnh Thị Kim Oanh đã tận tình hướng dẫn, hỗ trợ em trong suốt thờigian thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp này Nhờ sự chỉ bảo của cô em có thểvận dụng những kiến thức đã học để áp dụng vào thực tiễn hoạt động củadoanh nghiệp Những phương pháp, kinh nghiệm mà cô truyền đạt cho emkhông chỉ giúp bài bài khóa luận tốt nghiệp được hoàn thiện hơn mà còn làhành trang cho công việc thực tế của em sau này Em cũng xin bày tỏ lòngbiết ơn chân thành tới tập thể các thầy cô giảng viên trường Đại học Nội vụ

Hà Nội, những bài giảng bổ ích của các thầy cô đã giúp em tích lũy đượcnhững kiến thức sâu rộng để em hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này vànhững kiến thức ấy còn là những nền tảng cho nghề nghiệp của em trongtương lai

Bên cạnh đó, không thể không nhắc tới sự chỉ đạo của Ban lãnh đạoquý Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông( INTRACOM) cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong Vănphòng đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài khóa luận của mình

Em xin chân thành cảm ơn!Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thanh Thư

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 3

3 Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu 3

3.1 Đối tượng 3

3.2 Phạm vi nghiên cứu 3

3.3 Phương pháp nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Đóng góp của đề tài 5

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 5

7 Nguồn tài liệu tham khảo 7

8 Bố cục của đề tài 7

NỘI DUNG 10

Chương 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG 10

1.1 Cơ sở lý luận của việc chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng 10

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản 10

1.2 Cơ sở pháp lý của việc chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng 15

1.2.1 Văn bản Luật 15

1.2.2 Văn bản dưới Luật 16

1.3 Cơ sở thực tiễn của việc chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng 17

1.3.2 Giá trị của tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng đối với cơ

quan, tổ chức 18

Tiểu kết chương 1 21

Chương 2 THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY INTRACOM 22

2.1 Khái quát về Công ty INTRACOM và tài liệu lưu trữ các Công trình xây đựng của công ty 22

2.1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty INTRACOM 22

2.1.2 Khối lượng, thành phần, quá trình hình thành, đặc điểm của tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng thuộc Phông lưu trữ Công ty INTRACOM 24

2.2 Thực trạng quản lý khối tài liệu các công trình xây dựng tại Công ty INTRACOM 30

2.2.1 Tổ chức bộ phận thực hiện công tác lưu trữ tại Công ty INTRACOM 30

2.2.2 Văn bản quy định về công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng của Công ty INTRACOM 31

2.3 Thực trạng chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng tại Công ty INTRACOM 31

2.3.1 Thực trạng công tác thu thập và bổ sung tài liệu 32

2.3.2 Thực trạng công tác phân loại giá trị tài liệu 33

2.3.3 Thực trạng công tác xác định giá trị tài liệu 37

2.3.4 Thực trạng xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu 38

2.4 Đánh giá 38

2.4.1 Ưu điểm 38

Tiểu kết chương 2 41

Chương 3 XÂY DỰNG PHƯƠNG ÁN CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY INTRACOM 42

3.1 Lựa chọn và xây dựng phương án chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng tại công ty INTRACOM 42

3.1.1 Lựa chọn phương án chỉnh lý 42

3.1.2 Xây dựng phương án chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng tại Công ty INTRACOM 43

3.2 Một số đề xuất về việc xây dưng phương án chỉnh lý khoa học tài liệu xây dựng tại Công ty INTRACOM 54

3.2.1 Nhóm giải pháp tổ chức quản lý 55

3.2.2 Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất, kinh phí 58

Tiểu kết chương 3 59

KẾT LUẬN 60

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 662 PHẦN PHỤ LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong thời kỳ đổi mới, nhất là khi đất nước thực hiện nềnkinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhậpkinh tế quốc tế, các khái niệm doanh nghiệp, doanh nhânngày càng được sử dụng phổ biến trong các lĩnh vực kinhtế Trong thời kỳ này, Đảng và Nhà nước ta luôn chú trọngđến việc hình thành phát triển của các doanh nghiệp và coi đó

là lực lượng chủ lực của phát triển kinh tế - xã hội và hội nhậpkinh tế quốc tế Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc, chủ tịch Hộiđồng thi đua – Khen thưởng Trung ương đã nhận định: “Doanh nghiệp là bộ phận quan trọng tạo ra của cải cho xãhội, tạo việc làm và sự thịnh vượng của quốc gia” tại Lễ phátđộng phong trào thi đua với chủ đề “ Doanh nghiệp Việt Namhội nhập và phát triển” ngày 11 tháng 10 năm 2016, nhân kỷniệm Ngày doanh nhân Việt Nam

Hiện nay, nước ta có gần 600 nghìn doanh nghiệp đanghoạt động Trong quá trình hình thành, hoạt động phát triểncủa các doanh nghiệp số lượng văn bản được hình thành quatừng năm của mỗi doanh nghiệp lên đến hàng trăm, hàngnghìn văn bản Từ hoạt động tổ chức và kinh doanh củadoanh nghiệp đã sản sinh ra hệ thống các văn bản tài liệu baogồm các văn bản hành chính và văn bản chuyên môn phảnánh trực tiếp ngành, lĩnh vực kinh doanh của mỗi doanhnghiệp Đó là những văn bản chứa đựng thông tin về bí mật

kinh doanh, có giá trị đặc biệt quan trọng đối với sự tồn tại,phát triển của mỗi doanh nghiệp và chiếm khối lượng lớntrong mỗi phông lưu trữ doanh nghiệp.

Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin phong phú, đa dạng

có độ tin cậy cao, phản ánh trung thực và toàn diện mọi mặtcủa đời sống xã hội Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạtđộng của các doanh nghiệp vừa có ý nghĩa thực tiễn vừa có ýnghĩa khoa học Về ý nghĩa thực tiễn, tài liệu hình thành từhoạt động của doanh nghiệp chưa nhiều thông tin phục vụcho hoạt động quản lý, kinh doanh và hoạt động thanh trakiểm tra của các cơ quan chức năng nhà nước đối với doanhnghiệp Về ý nghĩa khoa học, qua tài liệu lưu trữ các nhà quảntrị doanh nghiệp Việt Nam học hỏi được những kinh nghiệmtrong quá trình tổ chức điều hành và tiếp cận được các kỹthuật, quy trình công nghệ để phục vụ cho hoạt động sảnxuất kinh doanh Như vậy ta có thể thấy tài liệu lưu trữ doanhnghiệp nói chung có giá trị lớn với nền kinh tế quốc gia Đặcbiệt đối với ngành xây dựng giữ vai trò rất quan trọng trongnền kinh tế quốc dân, quyết định quy mô và trình độ kỹ thuậtcủa xã hội của đất nước, thì tài liệu lưu trữ của lĩnh vực này cógiá trị vô cùng to lớn đối với quốc gia Tuy nhiên, thực tế ởnước ta, tại nhiều cơ quan, đơn vị tổ chức, doanh nghiệp nhậnthức về giá trị của tài liệu lưu trữ còn thấp và chưa quan tâm,chú trọng tới công tác lưu trữ làm giảm đi giá trị của tài liệu

Công ty INTRACOM là một công ty đầu tư xây dựng vớiquy mô lớn có nhiều công trình, dự án góp phần không nhỏ

trong công cuộc phát triển kinh tế nước nhà Khối tài liệu cáccông trình xây dựng tại công ty là khối tài liệu quan trọngphản ảnh quá trình hoạt động chính của công ty nhưng khigiao nộp vào lưu trữ cơ quan tài liệu vẫn trong tình trạng bógói, rời lẻ, lộn xộn Tuy công ty đã hoạt động hơn 10 nămnhưng đến nay tài liệu lưu trữ của công ty nói chung và tàiliệu xây dựng nói riêng chưa được tiến hành chỉnh lý một cáchđúng nghĩa nên việc tiến hành chỉnh lý khoa học khối tài liệucông trình xây dựng của công ty tuy chỉ mang tính giải quyếttình thế nhưng lại vô cùng cấp thiết

Chính vì lý do nêu trên, em đã chọn đề tài: “Xây dựng phương án chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông” Qua đề tài này, em mong sẽ đóng góp một

phần nhỏ những kết quả nghiên cứu đối với công tác chỉnh lýkhoa học tài liệu công trình xây dựng của công ty

2 Mục tiêu nghiên cứu

Việc lựa chọn đề tài này, em hướng đến các mục tiêu cụthể sau đây:

- Một là, hệ thống một số vấn đề lý luận và quy chế pháp

lý về chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng;

- Hai là, đánh giá toàn diện giá trị tài liệu lưu trữ các côngtrình xây dựng, công tác chỉnh lý loại hình tài liệu này tạiCông ty cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và gia thông;

- Ba là, đề xuất một số giải pháp tổng thể và cụ thể nhằmnâng cao hiệu quả công tác chỉnh lý khoa học tài liệu các

3 Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu

3.1 Đối tượng

Để nghiên cứu đề tài này, em xác định đối tượng nghiêncứu là thành phần, nội dung, đặc điểm khối tài liệu lưu trữ cáccông trình xây dựng của Công ty INTRACOM Những quy địnhcủa pháp luật hiện hành và của công ty về công tác lưu trữnói chung và công tác chỉnh lý khoa học tài liệu các công trìnhxây dựng nói riêng Thực trạng về công tác chỉnh lý khoa họctài liệu các công trình xây dựng của công ty

3.2 Phạm vi nghiên cứu

Do khuôn khổ của một đề tài khóa luận tốt nghiệp, đề tàicủa em chỉ tập trung nghiên cứu công tác chỉnh lý khoa họctài liệu các công trình xây dựng của Công ty được hình thành

từ năm 2006 đến năm 2016

3.3 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, ngoài phương pháp luậnchủ nghĩa Mác – Lênin, em đã sử dụng một số phương phápnghiên cứu sau đây:

- Phương pháp điều tra, thăm dò, khảo sát thực tế: Phươngpháp này được áp dụng để khảo sát thành phần, nội dung tàiliệu và thực trạng công tác chỉnh lý khoa học tài liệu các côngtrình xây dựng;

- Phương pháp phần tích, tổng hợp, thống kê Nhữngphương pháp này được áp dụng khi phân tích tình hình thực tếcông tác chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng;

- Phương pháp phỏng vấn những nhân viên tại các phòngban trong Công ty đang phụ trách các dự án, công trình xây

dựng và các nhân viên cùng với lãnh đạo Văn phòng của Công

ty thấy được một cách chính xác nhất tình hình thực tế côngtác lưu trữ, công tác chỉnh lý tài liệu các công trình xây dựngtại đây

- Phương pháp so sánh, đối chiếu giữa lý luận với thực tế,

từ đó rút ra được những ưu điểm và hạn chế trong công tácchỉnh lý tài liệu các công trình xây dựng để đưa ra những giảipháp phù hợp

Ngoài các phương pháp chủ yếu trên em còn sử dụngphương pháp nghiên cứu các nguồn tài liệu tham khảo, cácluận án, luận văn, khóa luận và một số bài viết đăng trên tạpchí Văn thư lưu trữ

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu đã đặt ra, đề tài cần thực hiện cácnhiệm vụ sau

Một là: Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của Công tyINTRACOM, số lượng, thành phần, nội dung của khối tài liệulưu trữ các công trình xây dựng Từ đó, làm rõ ý nghĩa của tàiliệu lưu trữ các công trình xây dựng đối với quốc gia, đối vớiCông ty

Hai là: Nghiên cứu những quy định hiện hành của Nhànước và của Công ty INTRACOM về chỉnh lý tài liệu; nhu cầukhai thác sử dụng tài liệu tại công ty Trên cơ sở đó đưa rađánh giá, tồn tại đồng thời phân tích nguyên nhân dẫn đếnnhững tồn tại đó trong việc chỉnh lý khoa học tài liệu các côngtrình xây dựng

Ba là: nghiên cứu xây dựng phương án chỉnh lý khoa họctài liệu lưu trữ các công trình xây dựng và đề xuất một số giảipháp cụ thể nhằm xây dựng phương án chỉnh lý khoa học tàiliệu lưu trữ các công trình xây dựng phù hợp để nâng cao hiệuquả áp dụng phương án chỉnh lý này vào thực tế tại Công tyINTRACOM.

5 Đóng góp của đề tài

Từ việc nghiên cứu khảo sát tình hình thực tế trong việcchỉnh lý tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng tại Công tyINTRACOM, đề tài đã đánh giá được hiệu quả, hạn chế cũngnhư tìm ra được các nguyên nhân của hoạt động này

Đề tài đề xuất các giải pháp cụ thể giúp Công tyINTRACOM thực công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ các côngtrình xây dựng phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu,đáp ứng như cầu quản lý và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệucác công trình xây dựng của lãnh đạo công ty cũng như cácnhân viên trong công ty

Ngoài ra, công trình nghiên cứu này có thể làm tài liệutham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của sinh viênchuyên ngành Lưu trữ học chưa có điều kiện tiếp cận với thựctế

6 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Em đã tìm hiểu và tổng hợp được một số bài viết trêntạp chí chuyên ngành; đề tài nghiên cứu khoa học các cấp; đềtài khóa luận tốt nghiệp có liên quan đến vấn đề “chỉnh lýkhoa học tài liệu các công trình xây dựng” được bao ham

trong vấn đề “ công tác lưu trữ” và “ công tác chỉnh lý khoahọc tài liệu”

- Một số bài viết, đề tài nghiên cứu, đề tài khóa luận cóliên quan đến “công tác lưu trữ” nói chung và “công tácchỉnh lý khoa học tài liệu” nói riêng:

+ Giáo trình đại học “ Lý luận và thực tiễn công tác lưutrữ” , Vương Đình Quyền chủ biên, Nhà xuất bản đại học vàgiáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990;

+ Nguyễn Xuân Nung (1975);“ Bàn thêm về một số vấn

đề nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ”, số 5/1975;

+ Nguyễn Đăng Khải (2000), “ Kiểm tra chỉnh lý tài liệu ởcác Trung tâm lưu trữ Quốc gia – vấn đề đặt ra và giải pháp”,

số 5/2000

+ Nguyễn Văn Thâm, “ Công tác chỉnh lý khoa học tàiliệu văn kiện của một số phông lưu trữ” Khóa luận tốt nghiệp,tài liệu khoa LTHQTVP, Trường ĐHKHXH&NV;

+ “Giáo trình lý luận và công tác phương pháp công táclưu trữ”, GVC-TS Chu Thị Hậu, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,Nxb.Lao động, 2016

- Một bài viết, công trình nghiên cứu, đề tài khóa luận liên quan đến tài liệu khoa học kĩ thuật, tài liệu các côngtrình xây dựng

+ “Tập bài giảng Lưu trữ tài liệu Khoa học Công nghệ”,PGS.TS Nguyễn Minh Phương chủ biên, Trường Đại học khoahọc xã hội và nhân văn, khoa lưu trữ học và quản trị văn

+ Vũ Thị Phụng (1986), “ Một số kinh nghiệm qua chỉnh

lý tài liệu tại các cơ quan đã giải thể thuộc Bộ Vật tư, số3/1986;

+ Trịnh Thị Kim Oanh, “ Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ

kỹ thuật các công trình thủy lợi của Bộ Nông nghiệp và Pháttriển nông thôn” Khóa luận tốt nghiệp, tài liệu khoa LTHQTVP,Trường ĐHKHXH&NV;

+ “Tập bài giảng Lưu trữ tài liệu Khoa học Công nghệ”,PGS.TS Nguyễn Minh Phương chủ biên, Trường Đại học khoahọc xã hội và nhân văn, khoa lưu trữ học và quản trị vănphòng, Hà Nội, 2005;

+ Nguyễn Hải Yến (2007), “ Chỉnh lý khoa học tài liệuban tài chính – kế toán tổng Công ty Điện lực Việt Nam”, Khóaluận tốt nghiệp, tài liệu khoa LTHQTVP, Trường ĐHKHXH&NV;

+ Hoàng Thị Thanh (2009), “ Chỉnh lý khoa học khối tàiliệu thẩm định đầu tư tại tập đoàn bưu chính viên thông ViệtNam”, Khóa luận tốt nghiệp, tài liệu khoa LTHQTVP, TrườngĐHKHXH&NV

Qua nghiên cứu các công trình khoa học có liên quan,

em thấy chưa có công trình nào nghiên cứu về Chỉnh lý khoahọc tài liệu các công trình xây dựng tại Công ty INTRACOM.Bởi vậy, em đã lựa chọn đề tài: “Xây dựng phương án chỉnh lýkhoa học tài liệu các công trình xây dựng tại Công ty Cổ phầnĐầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông” làm đề tài nghiêncứu của khóa luận tốt nghiệp này

7 Nguồn tài liệu tham khảo

Để thực hiện đề tài này em đã sử dụng các nguồn tài liệusau đây:

- Tài liệu lý luận liên quan đến công tác chỉnh lý khoa họctài liệu;

- Các văn bản quy định của nhà nước về công tác văn thư

- Các quy định của Công ty INTRACOM;

- Website của chính phủ, các cơ quan bộ, cơ quan ngang

Chương 2 Thực trạng chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng tại Công ty INTRACOM

Nội dung chương này giới thiệu khái quát về Công tyINTRACOM Cùng với những khảo sát thực tế, em mô tả thựctrạng công tác chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xâydựng tại Công ty INTRACOM Qua đây, em đánh giá những ưuđiểm, hạn chế, tồn tại và nguyên nhân của những hạn chế đó

đề làm cơ sở đưa ra những giải pháp ở chương 3 của khóaluận tốt nghiệp này

Chương 3 Xây dựng phương án chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng tại Công ty INTRACOM

Từ những kết quả thu được ở chương 1 và chương 2, em

đề xuất xây dựng phương án chỉnh lý khoa học tài liệu cáccông trình xây dựng mới phù hợp với tình hình thực tiễn củacông ty và một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quảchất lượng công tác chỉnh lý khoa học tài liệu các công trìnhxây dựng tại Công ty INTRACOM

Tài liệu các công trình xây dựng của Công ty INTRACOMchủ yếu là các tài liệu chuyên môn nên trong quá trình nghiêncứu em gặp không ít khó khăn nên bài khóa luận tốt nghiệpcủa em không tránh khỏi những khiếm khuyết Do đó em rấtmong nhận được sự chỉ bảo, góp ý từ các thầy, cô giáo để bàikhóa luận tốt nghiệp được hoàn thiện hơn

Em xin trân trọng cảm ơn các thầy, cô giáo Khoa Văn thư– Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các anh chị ban lãnhđạo Công ty INTRACOM đã giúp đỡ, góp ý cho em trong quátrình thực hiện bài khóa luận tốt nghiệp Đặc biệt, em xin bày

tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới Ths Trịnh Thị Kim Oanh làngười trực tiếp hướng dẫn đã giúp em thực hiện đề tài này.

Hà Nội, ngày tháng năm 2017

Sinh viên

Nguyễn Thanh Thư

NỘI DUNG Chương 1

CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC CHỈNH LÝ KHOA HỌC

TÀI LIỆU CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG

1.1 Cơ sở lý luận của việc chỉnh lý khoa học tài liệu các

công trình xây dựng

1.1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1.1 Khái niệm chỉnh lý khoa học

Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam,PGS-TS Dương Văn Khảm chủ biên, nhà xuất bản Văn hóathông tin, Hà Nội, 2011 đã định nghĩa như sau:

“ Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo yêu cầu của khoa học lưu trữ.

Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu không phải là chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà là tổ chức lại tài liệu theo chuẩn mực của khoa học lưu trữ ” (1) Khái niệm này cho thấy

Theo Giáo trình công tác văn thư lưu trữ, PGS-TS DươngVăn Khảm chủ biên, nhà xuất bản Văn hóa thông tin, Hà Nội,

2006, khái niệm chỉnh lý tài liệu được hiểu như sau: “ Chỉnh lý

tài liệu là tổ chức lại tài liệu trong phông lưu trữ theo một phương án phân loại, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu,

1 PGS-TS Dương Văn Khảm, Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, Nxb.Văn hóa thông tin, 2011, tr.92 – 95.

làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản và phục vụ khải thác tài liệu” (2).

Theo Công văn số 283/VTLTNN – NVTW ngày 19 tháng 5năm 2004 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc banhành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính, khái niệm chỉnh

lý tài liệu được định nghĩa như sau: “Chỉnh lý tài liệu là tổ

chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong

đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.”

Theo Luật Lưu trữ năm 2011, chỉnh lý tài liệu được giải

thích: “là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê,

lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.”

Như vậy các định nghĩa nêu trên đều đưa ra khái niệmchỉnh lý khoa học tài liệu thống nhất ở nội hàm là “Tổ chức lạitài liệu theo một phương án khoa học”

1.1.1.2 Khái niệm công trình xây dựng

Từ điển Bách Khoa Việt Nam ( Tập 1) của Hội đồng quốcgia chỉ đạo biên soạn Từ điển Bách Khoa Việt Nam, Nhà xuấtbản Từ điển Bách Khoa, Hà Nội, 2005 đã định nghĩa như sau:

“ Công trình là sản phẩm hoàn chỉnh của một quá trình hoặc của một công việc xây dựng có mục đích Công trình có thể

có các quy mô khác nhau Công trình lớn như thủy điện Hòa

Bình, cầu Thăng Long; công trình nhỏ như một tượng rào, một cái cổng, vv ” (3) Khái niệm này cho thấy để một sản phẩmđược gọi là một công trình thì trước hết sản phẩm đó phảihoàn chỉnh và có mục đích như ngôi nhà được gọi là một côngtrình khi đã hoàn chỉnh đầy đủ về kết cấu như móng, cột,tường, mái và mục đích xây dựng lên để phục vụ cho nhưcầu cư trú, sinh hoạt của người dân Công trình có các quy

mô khác nhau, một công trình được coi là công trình lớn khicông trình đó có tổng kinh phí đầu tư cao, kích thước lớn, cóthiết kế phức tạp, kiến trúc hiện đại như tòa nhà Quốc hộiViệt Nam có diện tích sàn trên 60.000m2, tòa nhà cao 39m,kiến trúc hình vuông, có 3 tầng hầm với sức chưa hơn 500ôtô, cùng đường hầm dài 60m nối với Bộ Ngoại giao là mộttrong 10 công trình nổi bật của đất nước ta Ngược lại mộtcông trình được coi là công trình nhỏ khi công trình đó có chiphí xây dựng thấp, kích thước nhỏ, kiến trúc đơn giản nhưtường trang trí, cổng hàng rào

Theo Wikipedia Bách khoa toàn như mở, khái niệm Công

trình xây dựng được giải thích như sau: “ Công trình xây dựng là sản phẩm được tạo thành bởi sức lao động của con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặt vào công trình, được liên kết định vị với đất, có thể bao gồm phần dưới mặt đất, phần trên mặt đất, phần dưới mặt nước và phần trên mặt nước, được xây dựng theo thiết kế Công trình xây dựng bao gồm công trình xây dựng công cộng, nhà ở, công trình công nghiệp, giao thông, thủy lợi, năng lượng và các công trình

3 Hội đồng quốc gia chỉ đạo biên soạn Từ điển Bách Khoa Việt Nam, Từ điển Bách Khoa Việt Nam ( Tập 1), Nxb Từ điển Bách Khoa, HN, 2005, Tr.741.

khác” (4) Khái niệm này cho thấy sản phẩm được coi là công

trình xây dựng khi đảm bảo đầy đủ các yếu tố như hình thànhbởi sức lao động con người, vật liệu xây dựng, thiết bị lắp đặtvào công trình được liên kết với mặt đất gồm phần dưới đất,trên đất Các công trình xây dựng công cộng, nhà ở, giaothông, thủy lợi được gọi là công trình xây dựng

Hiện nay, tại Việt Nam có nhiều khái niệm về công trìnhnhưng khái niệm phổ biến và được sử dụng chính thức là kháiniệm tại Khoản 2 Điều 5 Chương 1 Những quy định chung củaNghị định số 52/1999/NĐ – CP ngày 08 tháng 07 năm 1999của Chính Phủ về việc ban hành quy chế quan lý đầu tư và

xây dựng: “ Công trình xây dựng là sản phẩm của công nghệ

xây dựng lắp gắn liền với đất (bao gồm cả khoảng không, mặt nước, mặt biển và thềm lục địa) được tạo thành bằng vật liệu xây dựng, thiết bị và lao động

Công trình xây dựng bao gồm một hạng mục hoặc nhiều hạng mục công trình nằm trong dây chuyền công nghệ đồng

bộ, hoàn chỉnh (có tính đến việc hợp tác sản xuất) để sản xuất ra sản phẩm nêu trong dự án)”

1.1.1.3 Khái niệm chỉnh lý khoa học tài liệu các côngtrình xây dựng

Từ khái niệm nêu trên cho thấy chỉnh lý khoa học tài liệucác công trình xây dựng có phạm vi hẹp hơn so với chỉnh lýkhoa học tài liệu Qua đây ta có thể hiểu chỉnh lý khoa học tàiliệu các công trình xây dựng như sau: “ Chỉnh lý khoa học tàiliệu các công trình xây dựng là tổ chức lại tài liệu thuộc các

công trình xây dựng theo một phương án khoa học Trong đótiến hành việc phân loại, xác định giá trị, phục hồi hoặc lậpmới hồ sơ, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu đối với khốitài liệu thuộc các công trình xây dựng” Từ khái niệm này chothấy tài liệu được sản sinh ra từ lúc chuẩn bị đầu tư đến khinghiệm thu của công trình sẽ được tiến hành việc phân loai,xác định giá trị tài liêu, phục hồi lập mới hồi sơ, thống kê, lậpcông cụ tra cứu nhằm phục vụ như cầu khai thác, sử dụngnghiên cứu khối tài liệu đó

1.1.1.4 Nội dung của việc chỉnh lý khoa học tài liệucác công trình xây dựng

Từ ba khái niệm trên, có thể thấy chỉnh lý khoa học tàiliệu các công trình xây dựng là một phần trong chỉnh lý khoahọc tài liệu nói chung nên nội dung của việc chỉnh lý khoa họctài liệu các công trình xây dựng chính là nội dung cụ thể củaviệc chỉnh lý khoa học tài liệu:

- Phân loại tài liệu các công trình xây dựng theo mộtphương án phân loại;

Phân loại tài liệu các công trình xây dựng thường căn cứvào đăc trưng của tài liệu xây dựng theo phương án phân loại

đã lập trước Có hai cách phân loại tài liệu các công trình xâydựng là phân loại theo bộ thiết kế và phân loại theo dâychuyền Mỗi cách phân loại có những ưu điểm, hạn chế khácnhau nhưng phụ thuộc vào tình hình thực tiễn tại cơ quan màchúng ta áp dụng các phân loại hợp lý

- Lập hoặc phục hồi hồ sơ

Sau khi phân loại tài liệu thành từng bộ thiết kế, có baonhiêu bộ thiết kế thì sẽ lập thành bấy nhiêu hồ sơ Hồ sơ tàiliệu các công trình xây dựng là toàn bộ tài liệu có nội dungliên quan công trình xây dựng đó Nội dung chủ yếu của hồ sơ

là đồ án thiết kế của một công trình xây dựng

- Xác định giá trị tài liệu

Lựa chọn những tài liệu cần giữ lại để bảo quản và loạinhưng tài liệu trùng thừa, hết giá trị để tiêu hủy Đây là côngtác quan trọng trong công tác chỉnh lý tài liệu, quyết địnhnhững tài liệu cần bảo quản và những tài liệu hết giá trị cầntiến hành tiêu hủy Muốn xác định chính xác giá trị tài liệu cầnnắm rõ các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu cáccông trình xây dựng

- Thống kê, làm công cụ tra cứu

Thống kê tài liệu nhằm phản ánh số lượng, thành phần củatài liệu Việc thống kê tài liệu các công trình xây dựng phảiphản ánh tính hình tại của từng công trình, số lượng hồ sơ.Sau khi thống kê tài liệu chúng ta tiến hành lập mục lục hồ sơcần giữ lại để bảo quản và xây dựng cơ sở dữ liệu tra tìmthông tin tài liệu lưu trữ;

- Thống kê danh mục tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêuhủy

Tài liệu hết giá trị trong quá trình chỉnh lý phải được tậphợp thành các nhóm và thống kê thành danh mục tài liệu hếtgiá trị theo mẫu, việc thống kê tài liệu hết giá trị cần cận

thận, chính xác tránh trường hợp sai sót tiến hành tiêu hủynhầm tài liêu Sau khi thống kê danh mục tài liệu hết giá trịcần phải được hội đồng xác định gái trị tài liệu của cơ quan, tổchức, cấp có thẩm quyền kiểm tra, thẩm định thì mới tổ chứctiến hành tiêu hủy tài liệu theo đúng quy định của pháp luật

1.2 Cơ sở pháp lý của việc chỉnh lý khoa học tài liệu

các công trình xây dựng

Trong công tác Lưu trữ, vấn đề chỉnh lý tài liệu là mộtvấn đề rất cấp thiết đối với nhiều cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp nhưng trong một khoảng thời gian dài không có vănbản quy định của nhà nước về vấn đề này Trong những nămtrở lại đây vấn đề này đã được quan tâm hơn song vẫn chưađầy đủ nên các văn bản quy định của nhà nước về việc chỉnh

lý khoa học tài liệu còn tương đối hạn chế

1.2.1 Văn bản Luật

Hiện nay tại nước ta chưa có một văn bản Luật nào quyđịnh rõ về việc chỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xâydựng Nên trong quá trình nghiên cứu em sử dụng Luật lưu trữ

2011 và Luật xây dựng 2014 làm căn cứ pháp lý cho bàinghiên cứu này Nên trong quá trình nghiên cứu em sử dụngLuật Lưu trữ 2011 và Luật Xây dựng 2014 làm căn cứ pháp lýcho bài nghiên cứu này

2011 của Quốc hội: Luật Lưu trữ tại Điều 15 Mục 2 Chương II

đã quy định về chỉnh lý tài liệu lưu trữ Tại điều này quy định:

“ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo, tổ

chức chỉnh lý tài liệu thuộc phạm vi quản lý; Tài liệu sau khichỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản: được phân loạitheo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ, được xác định thời hạn bảoquản, hồ sơ hoàn thiện và hệ thống hóa, có mục lục hồ sơ, cơ

sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.”

- Luật xây dựng số 50/2014/QH13 ngày 18 tháng 06 năm

2014 Tại chương VI Luật xây dựng quy định rất rõ ràng, chitiết về các giai đoạn xây dựng một công trình: “ Mục 1 –Chuẩn bị xây dựng công trình; Mục 2 – Thi công xây dựngcông trính; Mục 3 – Giám sát thi công xây dựng, nghiệm thu,bàn giao công trình”

1.2.2 Văn bản dưới Luật

2006 của Bộ xây dựng về hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế,bản vẽ hoàn công công trình xây dựng Thông tư này hướngdẫn chi tiết thời hạn bảo quản, thành phần hồ sơ lưu trữ, nơilưu trữ, hình thức, quy cách hồ sơ lưu trữ và trách nhiệm trongviệc lưu hồ sơ thiết kế và bản vẽ hoàn công công trình xâydựng

- Thông tư số 01/2014/TTLT – BNV – BXD ngày 21 tháng 8năm 2014 của Bộ Nội vụ và Bộ xây dựng về hướng dẫn thànhphần tài liệu dự án, công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữlịch sử Tại thông tư liên tích này đã hướng dẫn rất rõ thànhphần tài liệu các công trình xây dựng nộp lưu vào Lưu trữ lịchsử

- Quyết định số 128/QĐ – VTLTNN ngày 01 tháng 06 năm

2009 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành

quy trình “ chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000.Quyết định này đã quy định rõ từng bước khi tiến hành chỉnh

lý tài liệu giấy và các mẫu văn bản được hình thành trong khichỉnh lý theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2000

2004 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc ban hànhhướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính Tại công văn nàyhướng dẫn chỉ tiết công tác chỉnh lý tài liệu đối với tài liệuhành chính

Các quy định trên chính là căn cứ pháp lý quan trọng đểCông ty INTRACOM tiến hành xây dựng các văn bản quy định

về chỉnh lý khoa học tài liệu nói chung và chỉnh lý khoa họctài liệu các công trình xây dựng nói riêng cho phù hợp với tìnhhình thực tiễn của Công ty

1.3 Cơ sở thực tiễn của việc chỉnh lý khoa học tài liệu

các công trình xây dựng

Để làm rõ hơn về cơ sở thực tiễn của việc chỉnh lý khoahọc tài liệu các công trình xây dựng em nêu ra một số giá trịcủa tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng

Trên thế giới, ngành xây dựng luôn được coi là ngànhkinh tế quan trọng của nền kinh tế quốc dân Ở Việt Namcũng vậy, ngành xây dựng chiếm tỷ trọng khá lớn trong GDP

cả nước Chính vì tầm quan trọng của ngành xây dựng đối vớiđất nước nên tài liệu các công trình xây dựng có giá trị vô

cùng to lớn đối với quốc gia nói chung và đối với cơ quan tổchức nói riêng

1.3.1 Giá trị của tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng

đối với quốc gia

Đất nước ta đang trong quá trình đổi mới, mô hình kinh

tế xã hội cũng có nhiều thay đổi Ngành xây dựng được coi làngành kinh tế chủ chốt trong việc phát triển đất nước, là yếu

tố căn bản phản ánh trình độ khoa học và kinh tế của mộtquốc gia Một đất nước muốn phát triển thì không thể có cơ sở

hạ tầng, công trình công cộng lạc hậu Chính vì vậy, ngànhxây dựng nói chung hay các công trình xây dựng nói riêngluôn được đề cao và có giá trị vô cùng to lớn đối với một quốcgia

Tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng là sản phẩm tinhthần có giá trị về nhiều mặt, thể hiện trình độ văn hóa vănminh của một dân tộc, một quốc gia Tài liệu lưu trữ các côngtrình xây dựng được sản sinh ra trong quá trình hoạt động củacác cơ quan, tổ chức và các nhân làm công tác xây dựng cơbản dùng để ghi chép và phản ánh các thành tựu, tiến bộ vàsáng tạo trong ngành xây dựng của mỗi quốc gia Chính vìvậy để ngành xây dựng ngày một phát triển mạnh mẽ hơn thìviệc lưu trữ tài liệu các công trình xây dựng là một trongnhững yếu tố không thể thiếu

Mức độ phát triển của một xã hội bao hàm cơ sở hạ tầnghiện đại Để thấy để đánh giá được quá trình phát triển củamột quốc gia thì sự phát triển ngành xây dựng là một trongnhững yếu tố đầu tiên Tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng

chứa đựng thông tin phong phú, có độ tin cậy cao, phản ánhmột cách trung thực và toàn diện nhất nên để nghiên cứu sựphát triển của đất nước thì tài liệu lưu trữ các công trình xâydựng là một trong những nguồn tư liệu được lựa chọn khaithác đầu tiên.

Tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng của các doanhnghiệp được khai, sử dụng để phục vụ nghiên cứu phát triểnkinh tế - xã hội Việt Nam Đối với một doanh nghiệp hoạtđộng trong lĩnh vực đầu tư xây dựng thì toàn bộ quá trìnhhoạt động và kết quả thành tựu, các doanh nghiệp đạt đượcđều phản ánh một cách chân thực qua tài liệu của doanhnghiệp đó Những tài liệu đó phản ánh chiến lược, kế hoạchphát triển kinh doanh, thiết kế Bởi lẽ đó khối tài liệu lưutrữ các công trình xây dựng có giá trị đặc biệt trong việcnghiên cứu phát triển kinh tế - xã hội Trong những năm gầnđời đời sống nhân dân ngày càng cao chứng tỏ chính sách đổimới kinh tế của Đảng và Nhà nước đúng đắn Thông qua tàiliệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ các công trình xâydựng nói riêng có thể nghiên cứu đầy đủ, đánh giá tổng kếtnhững thành tựu của Việt Nam trong những năm qua

1.3.2 Giá trị của tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng đối với cơ quan, tổ chức

Trước hết, tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng được

sử dụng để làm căn cứ chính xác để các cơ quan, tổ chức, cánhân tiến hành tư vấn thiết kế, thi công công trình Để thiết

kế công trình mới người tư vấn thiết kế phải tham khảo họchỏi kinh nghiệm những công trình đã có Họ có thể tham khảo

sự tư vấn của những người đi trước có nhiều kinh nghiệmtrong việc thiết kế công trình, nhưng để đưa ra những điềuphù hợp nhất đối với công trình của mình họ sẽ tự tham khảo,nghiên cứu những thiết kế của các công trình trước đó Tàiliệu lưu trữ các công trình xây dựng sẽ là nguồn tư liệu chínhxác và phản ánh đúng nhất về quá trình xây dựng của côngtrình

Thứ hai: Tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng là nguồn

tư liệu quan trọng để các cơ quan, tổ chức sử dụng tổng kếtđúc rút kinh nghiệm, phát huy sáng kiến, cái tiến kỹ thuật,không ngững nâng cao năng suất lao động Mỗi một côngtrình được xây dựng lên đều có những ưu điểm và nhược điểmtrong quá trình xây dựng Khi nghiên cứu tài liệu lưu trữ cáccông trình xây dựng sẽ tìm ra những ưu điểm của nó để kếthừa, phát huy những cái hay, cái tốt đẹp Mặt khác, quanghiên cứu cũng sẽ nhìn ra những nhược điểm của các côngtrình đó có những điều chưa tốt để loại bỏ Từ đó các cơ quan,

tổ chức rút ra những kinh nghiệm để cải tiến kỹ thuật, giúp cócác công trình sau này ngày càng hoạn thiện hơn

Thứ ba: Tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng được chủđầu tư sử dụng để làm căn cứ kiểm tra, giám sát chất lượng,

kỹ thuật thi công công trình Đối với công trình xây dựng khibên tham gia thầu trúng thầu thì không có nghĩa là bên chủđầu tư không được tham gia vào việc kiểm tra, giám sát quátrình và kết quả của công trình Để kiểm tra, giám sát chấtlượng của công trình đó chủ đầu tư cần nghiên cứu tài liệu lưu

trữ các công trình xây dựng để nắm được toàn bộ thông tin,quy trình, tiến độ của bên thi công công trình từ đó phát hiện

ra những sai sót những điều không hợp lý của bên thi công

Thứ tư: Đối với những cơ quan, tổ chức và cá nhân sửdụng công trình xây dựng thì tài liệu lưu trữ các công trìnhxây dựng là công cụ quan trọng để quản lý và khai thác sửdụng công trình đúng với công năng , công suất của nó Ví dụnhư khi xây dựng cây cầu xoay ở Đà Nẵng, cây cầu hoàn thiện

đi vào hoạt động thì chính quyền địa phương tại đó cầnnghiên cứu tài liệu lưu trữ của cây câu để có thể nắm đượccây cầu đó chịu được trọng tải bao nhiêu tấn, cách thức hoạtđộng xoay cầu ra sao, khi nào thì cần xoay cầu như vậy sẽquản lý và khai thác sử dụng công trình đúng với công năng,công suất của nó

Thứ năm: Trong trường hợp cơ quan, tổ chức hoặc người

sử dụng muốn cải tạo, cơi nới công trình thì tài liệu lưu trữ cáccông trình xây dựng có tác dụng vô cùng to lớn Khi đó các cơquan tư vấn thiết kế sử dụng tài liệu lưu trữ của nó để đề xuấtcác phương án thiết kế cải tạo công trình thì lúc này tài liệulưu trữ sẽ giúp cho chủ đầu tư tiết kiệm thời gian kinh phí choviệc điều tra khảo sát công trình, rút ngắn được thời gian thiết

kế, thi công , tiết kiệm được kinh phí Ví dụ như: Câu LongBiên , một chứng nhân lịch sử đã trải qua hàng biết bao thăngtrầm, biến cố lịch sử cùng đất nước Câu Long Biên một câycầu vắt ngang sông Hồng qua “ ba thế kỷ” , trải qua hai cuộcchiến tranh chịu sự tàn phá nặng nề của bom đạn, cây cầu trở

thành dấu tích văn hóa lịch sử của người dân thủ đô, trở thànhbiểu tượng văn hóa quen thuộc của người Hà Nội Trải củahơn 100 năm qua cây cầu cũng đã xuống cấp, nếu như có quánhiều phương tiện giao thông đi lại lên trên với trọng tải lớn

sẽ gây nguy hiểm tới người tham gia giao thông Nhưng cũngkhông thể tháo dỡ cầu nên để gìn giữ nét văn hóa, thành phố

đã tiến hành tu sửa Nhưng khi tu sửa sẽ gặp phải trường hợp

có thể làm mất đi vẻ đẹp cổ kính của cây cầu Vậy nên khitiến hành tu sửa cây cầu cơ quan tư vấn thiết kế cần sử dụngtài liệu lưu trữ của nó để đề xuất phương án hợp lý vừa khôiphục được cây cầu vừa không phá đi nét đẹp vốn có của nó

Cuối cùng tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng là căn

cứ pháp luật có bằng chứng đáng tín cậy để giải quyết cácvấn đề có liên quan đến công trình xây dựng Trong quá trình

sự dụng công trình nếu xảy ra sự cố hư hỏng trước so với tuổithọ quy định thì tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng chính

là bằng chứng tin cậy để quy định trách nhiệm cho những cơquan ,tổ chức hoặc cá nhân có liên quan Trong trường hơpnày khi nghiên cứu tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng sẽphát hiện ra sai sót thuộc về bên thiết kế, bên thi công haybên khảo sát để từ đó làm bằng chứng xét xử công minh ,chính xác

Xuất phát từ những ý nghĩa to lớn của tài liệu lưu trữ cáccông trình xây dựng tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng làtài sản quý giá của Đảng , Nhà nước và của nhân dân Nó cầnđược tổ chức lưu trữ tốt để phát huy giá trị, phục vụ cho quá

trình kinh tế đất nước ngày một phát triển, nâng cao đời sốngcủa nhân dân

Tiểu kết chương 1

Bản chất của chỉnh lý khoa học tài liệu các công trìnhxây dựng chính là tổ chức lại tài liệu thuộc các công trình xâydựng theo một phương án khoa học Trong đó tiến hành việcphân loại, xác định giá trị, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, thống

kê, lập công cụ tra cứu tài liệu đối với khối tài liệu thuộc cáccông trình xây dựng Trong công tác chỉnh lý khoa học tài liệucác công trình xây dựng cần tiến hành các nội dung chínhsau: Phân loại tài liệu các công trình xây dựng theo mộtphương án phân loại; lập hoặc phục hồi hồ sơ; xác định giá trịtài liệu; thống kê, làm công cụ tra cứu; thống kê danh mục tàiliệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy Ngoài ra, để công tácchỉnh lý khoa học tài liệu các công trình xây dựng thì điềuquyết định thành công chính là sự tìm hiểu sâu và rõ ràng quátrình hình thành và ý nghĩa của loại tài liệu đặc thù này Từ đóđưa phương án chỉnh lý phù hợp

Những vấn đề lí luận và cơ sở thực tiễn về tài liệu cáccông trình xây dựng trình bày ở chương 1 là tiền đề quantrọng để triển khai nội dung của các chương tiếp theo củakhóa luận

Chương 2 THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU

CÁC CÔNG TRÌNH XÂY DỰNG TẠI CÔNG TY INTRACOM 2.1 Khái quát về Công ty INTRACOM và tài liệu lưu trữ các Công trình xây đựng của công ty

2.1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty INTRACOM

2.1.1.1 Lịch sử hình thành

Ngày 21/12/2002 Công ty Đầu tư xây dựng hạ tầng vàGiao thông đô thị được thành lập là một doanh nghiệp 100%vốn Nhà nước trực thuộc Tổng Công tyđầu tư phát triển nhà

Hà Nội Năm 2006 Công ty Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giaothông đô thị đã trở thành doanh nghiệp Việt Nam đầu tiênchuyển đổi cổ phần hóa đi vào hoạt động theo mô hình CôngtyCổ phần với định hướng phát triển và đổi tên là Công ty Cổphần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông( INTRACOM)theo Quyết định số: 311/QĐ-UB ngày 17/01/2006 của UBNDthành phố Hà Nội, hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng kýkinh doanh số: 0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT HàNội cấp ngày 23/01/2006 Để đi vào hoạt động như các Công

tyxây dựng khác Công tyđã căn cứ : “Hiến pháp nước Cộng

hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị quyết số 51/2001/QH10 Quốc hội ban hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản của Luật xây dựng cơ bản của Luật xây dựng số 16/2003/QH11”

- Công ty INTRACOM là một doanh nghiệp tư nhân có tưcách pháp nhân, hoạt động theo nguyên tắc kinh tế độc lập.

Có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hành theo quyđịnh của pháp luật, được đăng kí kinh doanh theo luật định,được tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp và Điều lệcủa Công ty cổ phần đã được đại hội đồng cổ đông thông qua

- Tên Công ty: Công ty CP Đầu Tư Xây Dựng Hạ Tầng vàGiao Thông

- Tên giao dịch Quốc tế: Infastructure Investment andTransportations Contruction Joint Stock Company

- Tên viết tắt: INTRACOM

- Trụ sở chính: Lô C2F - Khu công nghiệp nhỏ - Quận Cầugiấy - Hà Nội

- Điện thoại: 04.22403439 Fax: 04.37914112

- Email: intracom@fpt.vn

- Website: www.intracom.com.vn

- Ngày thành lập: 28/01/2001

- Vốn điều lệ: 50.000.000.000 Đồng (Năm mươi tỷ đồng)

- Tổng số cán bộ, công nhân viên: 253 người Trong đó: 3người đạt trình độ thạc sỹ, 143 người là kỹ sư chuyên môn, 42người trình độ cử nhân và 65 người trình độ cao đẳng, trungcấp

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn

Công ty INTRACOM là đơn vị đầu tư xây dựng, kinhdoanh bất động sản hoạt động theo nguyên tắc tập chung ýkiến, đứng đầu là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn

đề hoạt động của công ty Các phòng ban có chức năng tham

mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất từ trênxuống dưới Hoạt động kinh doanh của công chịu sự giám sátkiểm tra của Tổng Công ty đầu tư & phát triển nhà Hà NộiHandico và Nhà nước

Công ty INTRACOM là công ty Cổ phần với định hướng phát triển nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụđối với Nhà nước Công ty INTRACOM có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

- Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty

- Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn

- Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty

- Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,… theo đúng quy định của pháp luật

- Công ty INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh

- Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công

2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty INTRACOM

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty INTRACOM ( Phụ lục

2.1.2 Khối lượng, thành phần, quá trình hình thành, đặc điểm của tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng thuộc Phông lưu trữ Công ty INTRACOM

Công ty INTRACOM làm một công ty có quy mô lớn Dovậy khối lượng tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt độngcủa công ty không chỉ lớn về khối lượng mà còn đa dạng,phong phú về nội dung Công ty INTRACOM với chức năngnhiệm vụ chính là thiết kế, thi công các công trình xây dựngnên tài liệu các công trình xây dựng tại công tychiếm phầnlớn trong khối tài liệu toàn công ty Tài liệu các công trình xâydựng có nhiều thể loại khác nhau tương đối phức tạp mỗi loạitài liệu có những nội dung, đặc điểm khác nhau Muốn quản lýtốt khối tài liệu xây dựng để phục vụ cho công tác khải thác

sử dụng tài liệu chúng ta cần làm tốt các khâu nghiệp vụtrước đó như thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu trên

cơ sở nghiên cứu quá trình hình thành, đặc điểm của từng tài

liệu cụ thể Khối lượng, thành phần tài liệu các công trình xây

dựng

Tại Công ty INTRACOM phần lớn tài liệu được lưu tạicác phòng ban trong công ty Kho lưu trữ Công ty INTRACOMđang bảo quản khoảnh hơn 260 mét giá tài liệu của toàn công

ty giai đoạn 2006 – 2014 Trong đó có khoản hơn 80 mét giátài liệu các công trình xây dựng với thành phần cụ thể nhưsau:

- Tài liệu quy phạm pháp luật: Các văn bản nàythường là các văn bản Luật, nghị định có liên quan đếnquản lý đầu tư xây dựng để làm căn cứ khi công ty tiến hành

thực hiện các công trình xây dựng theo đúng chủ trương,đường lối chính sách của Nhà nước.

- Tại liệu do ban lãnh đạo công ty chỉ đạo về việc xâydựng công trình dưới dạng thông báo, đề án, kế hoạch Những tài liệu này chứa nhiều thông tin bí mật về hoạt độngkinh doanh của Công ty

- Tài liệu do chính phòng ban trực tiếp quản lý côngtrình xây dựng sản sinh ra, bao gồm các loại hợp đồng kinh

tế, biên bản làm việc, công văn trả lời, tờ trình Những tàiliệu này chiếm số lượng lớn nhất trong phông và cũng chứanhiều thông tin quan trọng nhất

- Tài liệu do các cơ quan, tổ chức gửi đến, bao gồmcác loại quyết định, công văn, thông báo để trao đổi về các

dự án do công ty thực hiện với đối tác đầu tư, cơ quan địaphương tại nơi công trình đang xây dựng

Ngoài ra, trong thành phần tài liệu các công trình cóđơn, thư, khiếu nại, tố cáo của cán bộ, công chức, nhân viên,người lao động, của quần chúng nhân dân về các vấn đề liênquan đến quản lý xây dựng công trình đang được thi cônghoặc chuẩn bị đi vào xây dựng

2.1.2.1 Loại hình tài liệu các công trình xây dựng

Tài liệu lưu trữ các công trình xây dựng của Công tyINTRACOM phản

ánh các giai đoạn trong quá trình xây dựng công trình chonên các loại hình tại liệu cũng phong phú đa dạng Tài liệuvăn bản và tài liệu bản vẽ chiếm khối lượng lớn trong khối

quan trọng phản ánh đầy đủ số lượng các dự án mà công ty

đã đầu tư xây dựng từ khi thành lập đến nay Ngoài ra cònmột số lượng nhỏ tài liệu nghe nhìn bao gồm các đĩa CD, cáchình ảnh về công trình, địa hình, địa chất, các sự kiện quantrọng như khởi công các công trình, lễ khánh thành

2.1.2.2 Quá trình hình thành tài liệu các công trình xây

dựng

Qua quá trình hình thành tài liệu ta thấy được mốiquan hệ chặt chẽ giữa các tài liệu với nhau Đối với tài liệucác công trình xây dựng khi nghiên cứu quá trình hình thànhtài liệu chúng ta sẽ thấy được trình tự sản sinh của tài liệutrong quá trình đầu tư, thiết kế, thi công công trình trên cơ

sở đó có thể thấy được sự phát triển của tài liệu trong toàn bộkhối tài liệu các công trình xây dựng

Các công trình xây dựng tại Công ty INTRACOM có quy

mô lớn nên khối lượng tài liệu rất nhiều nhưng tài liệu đượchình thành qua các giai đoạn cơ bản sau:

- Giai đoạn chuẩn bị đầu tư

- Giai đoạn thực hiện đầu tư

- Nghiệm thu và hoàn công

Ở mỗi giai đoạn khác nhau lại có các loại tài liệu khácnhau được hình thành:

 Giai đoạn chuẩn bị đầu tưĐây là giai đoạn tạo tiền đề và quyết định sự thànhcông hay thất bại của hai giai đoạn sau Giai đoạn này cầngiải quyết các công việc như nghiên cứu sự cần thiết phải đầu

tư và quy mô đầu tư Giai đoạn bao gồm các công việc thựchiện trước khi dự án được phê duyệt như: Lập báo cáo đầu tư,xin phép đầu tư, thẩm định, phê duyệt, lập dự án đầu tư Giai đoạn chuẩn bị đầu tư hình thành các giai đoạn sau:

- Tài liệu liên quan đến việc quy hoạch

- Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi

- Báo cáo nghiên cứu khả thi

- Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng

Ở giai đoạn này có 2 loại hình chủ yếu được hànhthành đó là tài liệu văn bản và tài liệu bản vẽ thiết kế sơ bộ.Thiết kế sơ bộ là các tài liệu thể hiện trên thuyết minh và bản

vẽ về quy hoạch, kiến trúc, kết cấu, bố trí hệ thống kỹ thuật

và công nghệ, cụ thể hóa các yếu tố nêu trong nội dung củaBảo cáo nghiên cứu khả thi Như vậy tài liệu văn bản ( báocáo khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi ) và bản vẽ thiết kế

sơ bộ chủ yếu là các văn bản dùng làm cơ sở pháp lý trongquá trình xây dựng

 Giai đoạn đầu tưGiai đoạn thực hiện sau khi dự án được phê duyệt đây làgiai đoạn giữ vai trò quan trọng quyết định quá trình đầu tưgiúp quản lý thời gian, chất lượng công trình, chi phí côngtrình Thực hiện quá trình gồm các công việc như xin giao đấthoặc thuê đất theo quy định của Nhà nước; chuẩn bị mặtbằng xây dựng; chọn tư vấn khảo sát, thiết kế; tổ chức xâylắp, cung ứng thiết bị; xin giấy phép xây dựng; ký kết hợp

các hợp đồng Trong giai đoạn này các tài liệu được hìnhthành chủ yếu là các bản vẽ: Bản vẽ thiết kế, bản vẽ thicông Các bản vẽ ở giai đoạn này được hoàn thiện thêm cácchi tiết mà ở bản vẽ thiết kế sơ bộ chưa hoàn thiện hoặc trongquá trình xây dựng phát sinh.

 Giai đoạn nghiệm thu và hoàn côngGiai đoạn này việc thực hiện đầu tư đã hoàn tất, kết quảphải đảm bảo đáp ứng đúng các yêu cầu trong hợp đồng vềgiá thành thấp, chất lượng tốt, đúng tiến độ Thực hiện giaiđoạn này gồm các công việc như nghiệm thu, bàn giao côngtrình; thực hiện và kết thúc xây dựng công trình; vận hànhcông trình và hướng dẫn sử dụng công trình; bảo hành côngtrình; Trong giai đoạn này sẽ lập biên bản nghiệm thu, nhật

ký công trình

Qua khảo sát thực tế kết hợp với phỏng vấn các nhânviên trong công ty, có thể nhận thấy tài liệu các công trìnhxây dựng được hình thành qua nhiều giai đoạn và nhiều cơquan, tổ chức khác nhau tham gia

2.1.2.3 Đặc điểm của tài liệu lưu trữ các công trình xây

các công trình thủy điện của công ty được xây dựng trên địahình đồi núi không thuận lợi, gặp nhiều khó khăn trong quátrình thi công nên thời gian để hoàn công một nhà máy thủyđiện rất lâu có thể kéo dài từ 5 năm đến 10 năm hoặc có thểhơn Mặt khác đối với dự án ký túc xá của học viện Cảnh sátnhân dân (Cổ Nhuế ) được xây dựng trên địa hình bằngphẳng, giao thông thuận lợi nên thời gian hoàn công ngắn hơntrong vòng 03 năm từ ngày 05 tháng 12 năm 2009 đến ngày

18 tháng 07 năm 2011

- Nội dung của tài liệu liên tục được bổ sung và sửa đổi

Do nhiều yếu tốc mà lúc đầu tài liệu của công trình đưa bắtđầu xây dựng sẽ khác với tài liệu khi công trình đã nghiệm thuxong Ví dụ như: Trong lúc tiến hành thi công nhà máy thủyđiện Pờ Hồ ở tỉnh Lào Cai, thiết bị cơ điện và các dịch vụ kỹthuật nhà máy thủy điện Pờ Hồ do công ty Hữu hạn tập đoànVân Tiễn Hồ Nam thầu nhưng trong quá trình xây dựng công

ty này vi pham hợp đồng nên hợp động chấm dứt Như vậy,

về sau tài liệu liên quan tới công ty Hữu hạn tập đoàn VânTiễn Hồ Nam sẽ có mà thay thế bằng tài liệu liên qua đếncông ty khác

- Tài liệu chưa đựng nhiều thông tin liên qua đến pháttriển kinh tế xã hội ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triểncủa đất nước Công ty INTRACOM trong suốt hơn 10 năm hoạtđộng đã xây dựng lên khoảng 14 công trình với quy mô khácnhau phục cho nhu cầu dân sinh Có thể nói Công tyINTRACOM đã góp một phần không nhỏ vào sự phát triển của