MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i MỤC LỤC ii DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ vi DANH MỤC CÁC HÌNH MINH HỌA vii DANH MỤC CÁC HÌNH MINH HỌA vii DANH MỤC BẢNG viii DANH MỤC BẢNG viii LỜI NÓI ĐẦU 1 CHƯƠNG I: CÁC VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 3 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 3 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu 3 1.1.2. Yêu cầu quản lí NVL trong quá trình sản xuất 3 1.1.3. Nhiệm vụ của kế toán trong việc quản lí, sử dụng NVL trong các DN 4 1.2. Phân loại NVL và đánh giá NVL 4 1.2.1. Phân loại NVL 4 1.2.2. Đánh giá NVL 7 1.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 11 1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng 11 1.3.2. Các sổ kế toán chi tiết NVL 12 1.3.3. Các phương pháp kế toán chi tiết NVL. 12 1.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu 15 1.4.1. Hạch toán tổng hợp NVL trong DN kế toán HTK theo phương pháp KKTX 15 1.4.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kì 18 1.5. Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán NVL 20 1.5.1. Hình thức Nhật kí – Sổ cái 20 1.5.2. Hình thức Nhật kí chung 21 1.5.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 22 1.5.4. Hình thức kế toán Nhật kí – Chứng từ 22 1.5.5. Hình thức kế toán trên máy vi tính 23 1.6. Trình bày thông tin về kế toán NVL trên Báo cáo tài chính 24 1.6.1. Báo cáo tài chính 25 1.6.2. Báo cáo quản trị 26 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NVL TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ XÂY LẮP HÒA BÌNH 27 2.1. Tổng quan về công ty CP ĐTPT Hạ tầng và Xây Lắp Hòa Bình 27 2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty 27 2.1.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất 27 2.1.3.Đặc điểm tổ chức Bộ máy quản lý 30 2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty 32 2.2. Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty CP ĐTPT Hạ tầng và Xây lắp Hòa Bình 36 2.2.1 Đặc điểm sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty 36 2.2.2 Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại công ty 38 2.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty 41 2.2.4 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty 42 2.2.5 Kế toán tổng hợp NVL,CCDC 54 CHƯƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ XÂY LẮP HÒA BÌNH 77 3.1 Nhận xét thực trạng kế toán NVL, CCDC tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Hạ tầng và Xây lắp Hòa Bình 77 3.1.1 Ưu điểm 77 3.1.2 Những hạn chế còn tồn tại 79 3.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 81 3.3 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán NVL, CCDC Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Hạ tầng và Xây lắp Hòa Bình 82 KẾT LUẬN 92 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 93
Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS Đặng Thế Hưng i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả nêu trong luận văn tốt nghiệp là trung thực, xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập Tác giả luận văn tốt nghiệp (Ký và ghi rõ họ tên) Vũ Anh Tú Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp ii GVHD: ThS Đặng Thế Hưng MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT vii DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ viii DANH MỤC CÁC HÌNH MINH HỌA x DANH MỤC BẢNG xi LỜI NÓI ĐẦU 1 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 3 1.1.1 Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu .3 Khái niệm: nguyên vật liệu( NVL) là đối tượng lao động, là tài sản ngắn hạn, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể của sản phẩm 3 1.1.2 Yêu cầu quản lí NVL trong quá trình sản xuất 3 1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán trong việc quản lí, sử dụng NVL trong các DN 4 1.2 Phân loại NVL và đánh giá NVL 4 1.2.1 Phân loại NVL .4 1.2.1.1 Sự cần thiết phải phân loại NVL .4 1.2.1.2 Các cách phân loại NVL 5 Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp iii GVHD: ThS Đặng Thế Hưng 1.2.2 Đánh giá NVL 6 1.2.2.1 Nguyên tắc đánh giá NVL 6 1.2.2.2 Đánh giá NVL 7 1.3 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu 10 1.3.1 Chứng từ kế toán sử dụng 10 1.3.2 Các sổ kế toán chi tiết NVL 11 1.3.3 Các phương pháp kế toán chi tiết NVL 11 1.4 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu .14 1.4.1 Hạch toán tổng hợp NVL trong DN kế toán HTK theo phương pháp KKTX 14 1.4.1.1 Đặc điểm phương pháp 14 1.4.1.2 Tài khoản sử dụng 14 1.4.1.3 Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu .15 1.4.2 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kì 17 1.4.2.1 Đặc điểm phương pháp 17 1.4.2.2 Tài khoản sử dụng 17 1.4.2.3 Trình tự hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu 17 Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp iv GVHD: ThS Đặng Thế Hưng .17 1.5 Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong kế toán NVL .18 1.5.1 Hình thức Nhật kí – Sổ cái 18 1.5.2 Hình thức Nhật kí chung 19 1.5.3 Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 20 1.5.4 Hình thức kế toán Nhật kí – Chứng từ 21 1.5.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính 21 1.6 Trình bày thông tin về kế toán NVL trên Báo cáo tài chính 22 1.6.1 Báo cáo tài chính 22 1.6.2 Báo cáo quản trị 23 2.1 Tổng quan về công ty CP ĐTPT Hạ tầng và Xây Lắp Hòa Bình 25 2.1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty 25 2.1.2.Đặc điểm tổ chức sản xuất 25 2.1.2.1.Đặc điểm tổ chức sản xuất 25 2.1.2.2.Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất 26 2.1.3.Đặc điểm tổ chức Bộ máy quản lý .28 2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty 30 Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp v GVHD: ThS Đặng Thế Hưng 2.1.4.1.Đặc điểm tổ chức Bộ máy Kế toán 30 2.1.4.2 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Công ty 32 2.1.4.3.Các chính sách, chế độ kế toán áp dụng tại đơn vị 33 2.2 Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty CP ĐTPT Hạ tầng và Xây lắp Hòa Bình 34 2.2.1 Đặc điểm sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty 34 2.2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu 34 2.2.1.2 Phân loại nguyên vật liệu .35 2.2.2 Đặc điểm quản lý nguyên vật liệu tại công ty 36 2.2.3 Đánh giá nguyên vật liệu tại công ty 39 2.2.3.2 Tính giá thực tế xuất kho 39 2.2.4 Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty .40 2.2.4.1 Chứng từ và thủ tục nhập kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 40 2.2.4.2Chứng từ và thủ tục xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 41 2.2.4.3 Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 42 2.2.5 Kế toán tổng hợp NVL,CCDC 52 Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp vi GVHD: ThS Đặng Thế Hưng 2.2.5.1 Tài khoản sử dụng 52 2.2.5.2 Sổ sách kế toán sử dụng 52 2.2.5.3 Quy trình ghi sổ kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 53 2.2.5.4 Kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ 58 CHƯƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ XÂY LẮP HÒA BÌNH 75 3.1 Nhận xét thực trạng kế toán NVL, CCDC tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Hạ tầng và Xây lắp Hòa Bình 75 3.1.1 Ưu điểm 75 3.1.2 Những hạn chế còn tồn tại 77 3.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ .79 3.3 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán NVL, CCDC Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Hạ tầng và Xây lắp Hòa Bình 80 89 KẾT LUẬN 90 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 90 Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp vii GVHD: ThS Đặng Thế Hưng DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT NVL TSLĐ DN HTK GTGT TK KKTX KKĐK CL NKC BCH SXKD QĐ NK NVL DT ĐTPT Sinh viên: Vũ Anh Tú Nguyên vật liệu Tài sản lưu động Doanh nghiệp Hàng tồn kho Giá trị gia tăng Tài khoản Kê khai thường xuyên Kiểm kê định kì Chênh lệch Nhật kí chung Ban chấp hành Sản xuất kinh doanh Quyết định Nhập kho nguyên vật liệu Doanh thu Đầu tư Phát triển Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp viii GVHD: ThS Đặng Thế Hưng DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Kế toán chi tiết HTK theo phương pháp ghi thẻ song song 12 Sơ đồ 1.2: Kế toán chi tiết HTK theo phương pháp sổ số dư .13 Sơ đồ 1.3: Kế toán chi tiết HTK theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 14 Sơ đồ 1.5: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL trong DN hạch toán theo PP KKĐK 18 Sơ đồ 1.6: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật kí – Sổ cái 19 Sơ đồ 1.7: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật kí chung .19 Sơ đồ 1.8: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ 20 Sơ đồ 1.9: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật kí chứng từ 21 Sơ đồ 1.10: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính 22 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ quy trình ký kết hợp đồng 27 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ quy trình công nghệ 27 Sơ đồ 2.3 Bộ máy tổ chức của công ty 28 Sơ đồ 2.4 Bộ máy tổ chức phòng kế toán 31 Sơ đồ 2.5 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán trên máy tính 32 Sơ đồ 2.6 Sơ đồ thủ tục nhập kho vật tư 40 Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp ix GVHD: ThS Đặng Thế Hưng Sơ đồ 2.7 Sơ đồ thủ tục xuất kho vật tư .41 Sơ đồ 2.8 Kế toán chi tiết NVL,CCDC theo phương pháp Thẻ song song tại công ty 43 Sơ đồ 2.9 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán nguyên vật liệu 53 Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp x GVHD: ThS Đặng Thế Hưng DANH MỤC CÁC HÌNH MINH HỌA Hình 2.1 Màn hình phần mềm kế toán Sông Đà 32 Hình 2.2 Danh sách kho vật tư, hàng hóa .37 Hình 2.3 Hệ thống danh điểm vật tư, hàng hóa năm 2014 38 Hình 2.4 Màn hình sổ chi tiết NVL,CCDC 50 Hình 2.5 Màn hình nhập chứng từ Nhập kho NVL 55 Hình 2.6 Màn hình nhập chứng từ Xuất kho NVL .57 Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp - 77 GVHD: ThS Đặng Thế Hưng Thứ ba: Số hiệu chứng từ không được đánh ngay khi lập phiếu mà được đánh số khi kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán Chính vì thế trên các phiếu nhập kho, xuất kho không có số hiệu chứng từ Ngày, tháng ghi trên chứng từ không được kế toán nhập vào phần mềm, hầu như các phiếu nhập, xuất trên phần mềm đều có ngày tháng ghi sổ trùng với ngày tháng chứng từ Vì thế khi xem sổ sách sẽ không biết chính xác ngày nhập, xuất là ngày nào, khiến cho việc theo dõi, kiểm tra chứng từ, sổ sách gặp khó khăn - Thứ tư là việc theo dõi và quản lý NVL, CCDC còn chưa sử dụng thẻ kho: Mặc dù công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để tiến hành kế toán chi tiết Mỗi kho công trình đều có thủ kho chịu trách nhiệm bảo quản số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, nhưng lại không theo dõi trên thẻ kho Việc thủ kho không tiến hành ghi thẻ kho khiến cho việc đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho rất khó khăn Do không có thẻ kho nên việc kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo định kỳ 6 tháng một lần cũng không có tác dụng vì không phản ánh được số chênh lệch thừa, thiếu giữa số tồn kho thực tế và số tồn kho ghi trên thẻ kho - Thứ năm là việc công ty không lập biên bản kiểm nghiệp vật tư: Sau mỗi lần nhập kho vật tư thì công ty không lập ban kiểm nghiêm và biên bản kiểm nghiệp vật tư Mặc dù trong quá trình thu mua vật tư, lãnh đạo công ty đã đề ra những biện pháp kiểm tra chặt chẽ về mặt chất lượng như lấy mẫu về thử nghiệm trước nếu đạt tiêu chuẩn thì mới tiến hành thu mua, đồng thời ký kết hợp đồng chặt chẽ với nhà cung cấp Nhưng có lúc cũng không thể tránh khỏi sai sót như có một số hàng sai tiêu chuẩn vì một số lý do nào đó mà bên nhà cung cấp cũng không biết Công ty sau khi xuất kho vật tư mới phát hiện thì sẽ mất thời gian đổi hàng làm ngừng việc sản xuất và gây thiệt hại cho công ty - Thứ sáu: Công ty có tiến hành kiểm kê hàng tồn kho, song việc kiểm kê không đạt hiệu quả Không phản ánh được số lượng NVL, CCDC thừa thiếu so Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp 78 GVHD: ThS Đặng Thế Hưng với sổ sách Việc quản lý không chặt chẽ sẽ làm ảnh hưởng đến chức năng kiểm tra giám sát quá trình thi công của kế toán Có thể làm thất thoát NVL, CCDC mà không phát hiện ra Hoặc xảy ra tình trạng dùng bừa bãi, không tiết kiệm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình xây dựng - Thứ bảy về Tài khoản sử dụng: NVL được sử dụng thi công các công trình xây dựng có rất nhiều loại nhưng công ty không mở chi tiết tài khoản cấp hai cho tài khoản 152 mà theo dõi chung Việc chỉ theo dõi trên tài khoản cấp một như vậy mà chưa chi tiết được từng loại nguyên vật liệu chính, phụ sẽ rất khó khăn cho việc quản lý và kiểm tra 3.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Trong điều kiện kinh doanh của nền kinh tế thị trường như hiện nay để đứng vững và không ngừng phát triển là một vấn đề hết sức khó khăn đối với mỗi doanh nghiệp Kế toán với vai trò là công cụ quan trọng để quản lý kinh tế - tài chính ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cũng phải được thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới để giúp cho doanh nghiệp quản lý được tốt hơn mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Kế toán NVL, CCDC nằm trong hệ thống kế toán, vì vậy việc tổ chức nâng cao hoàn hiện kế toán NVL, CCDC chính là góp phần nhằm hoàn thiện công tác kế toán của toàn doanh nghiệp Kế toán NVL, CCDC không chỉ đơn thuần giúp cho các đơn vị theo dõi chặt chẽ cả về số lượng, chủng loại vật liệu nhập vào, xuất ra để thi công mà quan trọng hơn là thông qua công tác Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực hiện, quản lý cung cấp sử dụng từ khâu thu mua đến khâu sử dụng sao cho có hiệu quả nhất, tránh hao hụt lãng phí làm thiệt hại đến tài sản của Công ty Đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu không ngừng phấn đấu tiết kiện chi phí, hạ giá thành sản phẩm tăng tích luỹ, tăng tốc độ chu chuyển vốn kinh doanh, tạo điều kiện cho Công ty đứng vững và phát triển trong cơ chế cạnh tranh gay gắt của thị trường Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp 79 GVHD: ThS Đặng Thế Hưng Hơn nữa nếu hạch toán tốt sẽ cung cấp thông tin kinh tế tài chính chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ cho các nhà quản lý từ đó đề ra những quyết định đúng đắn phù hợp nhất Việc hoàn thiện kế toán NVL, CCDC cần phải được hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán sao cho đơn giản, thuận tiện nhất nhưng vẫn đúng với quy định hiện hành của nhà nước về chuẩn mực kế toán 3.3 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán NVL, CCDC Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Hạ tầng và Xây lắp Hòa Bình Với mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé công sức của mình vào việc hoàn thiện kế toán NVL,CCDC Làm cho kế toán trở thành công cụ quản lý kinh tế có hiệu quả, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp với thực tế, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp ĐTPT Hạ tầng và Xây Lắp Hòa Bình • Kiến nghị thứ nhất: Về việc luân chuyển chậm chứng từ nhập, xuất kho Phòng kế toán nên quy thời gian từ 5 đến 10 ngày tuỳ theo điều kiện mà nhân viên các đội công trình thi công phải chuyển chứng từ gốc về cho phòng kế toán Việc chậm hoàn chứng từ gốc về sẽ phải có hình phạt rõ ràng Quy định rõ ai là người chịu trách nhiệm hoàn chứng từ về phòng kế toán tại công ty, nếu không hoàn thành đúng quy định có thể bị phạt tiền trừ trực tiếp vào lương Hoặc có thể tạm ngừng cấp kinh phí thi công đối với những đội không thể hoàn đúng tiến độ chứng từ về phòng kế toán Kế toán có thể lập Sổ quản lý chứng từ nhập, xuất kho NVL, CCDC để tiện theo dõi quản lý chứng từ, giảm khả năng mất mát chứng từ khi đưa từ công trình lên công ty Sổ quản lý chứng từ sẽ được các bên ký giao, nhận xác nhận các bên liên quan đã giao, nhận được chứng từ Người giữ sổ quản lý chứng từ sẽ là kế toán công trình (Anh Trần Ngọc Quỳnh) Khi Thủ kho giao Phiếu Nhập, xuất kho (liên 2) cho kế toán công trình sẽ được ghi rõ ngày giao phiếu và thủ kho ký nhận đã giao, kế toán công trình ký nhận vào sổ quản lý Khi chứng từ nhập kho, xuất kho được chuyển lên phòng kế toán, kế toán công trình cũng ghi rõ ngày giao chứng từ và ký giao, phòng kế toán ký nhận Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp 80 GVHD: ThS Đặng Thế Hưng Công ty có thể quy định số ngày giao chậm không vượt quá 5 ngày ở mỗi bước giao chứng từ Nếu bước nào chậm vượt quá quy định thì người chịu trách nhiệm giao chứng từ ở bước đó sẽ bị phạt tiền Mức phạt có thể là 50.000 đ/ ngày chậm Cuối tháng, phòng kế toán căn cứ vào sổ quản lý cộng số ngày nộp chậm vượt quá quy định của từng người để tính số tiền nộp phạt và trừ trực tiếp vào lương Thủ kho: Anh Phạm Quốc Tuấn chịu trách nhiệm giao chứng từ cho kế toán công trình Anh Tuấn nếu giao chậm so với ngày chứng từ vượt quá quy định sẽ bị phạt tiền, cuối tháng trừ vào lương Kế toán công trình: Anh Trần Ngọc Quỳnh, chịu trách nhiệm giao chứng từ cho kế toán xây lắp chị Bùi Quỳnh Hương Nếu giao chậm so với ngày Thủ kho đã giao chứng từ cũng sẽ bị phạt trừ vào lương Có thể nhờ người khác gửi chứng từ lên phòng kế toán cho chị Bùi Quỳnh Hương, nhưng nếu người đó giao chậm vượt quá quy định thì anh Quỳnh cũng sẽ bị phạt tiền, cuối tháng trừ vào lương Ví dụ về tình hình giao nhận chứng từ phiếu nhập, xuất kho của công trình mở rộng QL1 Bình Định tháng 1 năm 2014 được phản ánh như Bảng 3.2 dưới đây Cột ghi chú sẽ phản ánh số ngày nộp chậm vượt quá quy định, ký hiệu là: số x Như vậy theo như bảng thì số ngày nộp chậm vượt quá của hai người chịu trách nhiệm giao chứng từ là: Anh Tuấn: 7 ngày - Số tiền nộp phạt sẽ là : 7 x 50.000 = 350.000 đ Anh Quỳnh: 3 ngày - Số tiền nộp phạt sẽ là: 3 x 50.000 = 150.000 đ Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS Đặng Thế Hưng 81 Bảng 3.1 Sổ quản lý chứng từ nhập, xuất kho NVL SỔ QUẢN LÝ CHỨNG TỪ NHẬP, XUẤT KHO NVL, CCDC Kho: Công trình mở rộng QL1 Bình Định Tháng 1 năm 2015 STT A 1 2 3 4 Tổng Số hiệu Ngày chứng từ CT 1 PNT12/01; 02;03;04 PNT12/05; 06;07;08;09 PNT12/10; 11;12;13… PXT12/01; 02;03;04… Ngày giao Chênh kế toán lệch Thủ kho Kế toán Ngày Chênh Kế toán Kế toán (ký giao) công giao lệch công xây lắp Ghi chú Tuấn Quỳnh F G 2 3 4 B C 5 6 D E 4/1 7/1 3 Tuấn Quỳnh 12/1 5 Quỳnh Hương 5/1 9/1 4 Tuấn Quỳnh 16/1 7 Quỳnh Hương 6/1 15/1 9 Tuấn Quỳnh 16/1 1 Quỳnh Hương 4x 7/1 15/1 8 Tuấn Quỳnh 21/1 6 Quỳnh Hương 3x 7x Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 2x 1x 3x Luận văn tốt nghiệp 82 GVHD: ThS Đặng Thế Hưng • Kiến nghị thứ hai: Về hình thức kế toán chi tiết NVL - Về việc ghi số phiếu nhập kho xuất kho: Khi lập phiếu nhập kho, xuất kho thủ kho nên ghi số hiệu chứng từ trực tiếp lên phiếu nhập, xuất kho để tiện cho kế toán xây lắp nhập chứng từ vào phần mềm Số hiệu chứng từ có thể được đánh theo từng tháng và bắt đầu từ số 001 Ví dụ phiếu nhập kho ngày 1 tháng 1 có thể được ký hiệu như sau : PNK01/001 (PNK01 là phiếu nhập kho tháng 1, 001 số phiếu nhập kho) Phiếu xuất kho có thể được ký hiệu là PXK01/001 (PXK01 là phiếu xuất kho tháng 1, số phiếu là 001) Như vậy khi chuyển chứng từ lên phòng kế toán, kế toán căn cứ vào số phiếu đã được ghi trên phiếu nhập kho, xuất kho để nhập vào phần mềm Việc làm này sẽ đảm bảo được chính xác thứ tự nhập, xuất các lô NVL, CCDC theo đúng thực tế - Về việc ghi ngày tháng chứng từ vào sổ sách: Đối với kế toán xây lắp, khi nhập phiếu nhập kho xuất kho nên nhập đúng số ngày được ghi trên chứng từ, tránh trường hợp ngày nhập chứng từ và ngày chứng từ luôn trùng nhau Việc nhập chính xác số liệu sẽ giúp cho kế toán có thể quản lý tốt hơn tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ công tác thi công Việc sử dụng NVL, CCDC có đúng với kế hoạch không, có hợp lý không - Về việc ghi thẻ kho Để tiến hành kế toán chi tiết, công ty đã áp dụng phương pháp thẻ song song, tuy nhiên thủ kho lại không ghi thẻ kho, mà thường kiểm kê để đối chiếu với sổ chi tiết Điều này sẽ khiến cho việc đối chiếu số liệu không chính xác Chính vì thế công ty cần phải yêu cầu thủ kho ghi thẻ kho để việc theo dõi quản lý NVL, CCDC sẽ đạt hiệu quả hơn Mẫu thẻ kho công ty có thể sử dụng theo mẫu số S12-DN (ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20-3-2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS Đặng Thế Hưng 83 Ví dụ về tình hình nhập, xuất kho Dây thép 1 ly tại kho công trình Bình Định, Thủ kho có thể ghi thẻ kho như sau: Công ty CP ĐTPT Hạ tầng và (Mẫu số S12-DN Xây Lắp Hòa Bình Ban hành theo quyết định số Kho: Công trình Bình Định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) THẺ KHO Ngày lập thẻ kho: 01/12/2014, Tờ số: 1 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Dây thép 1 ly Đơn vị tính: Kg Mã số: VT11 S TT NT A Số Hiệu CT Nhập Xuất B C D 1 17/12/14 PNT12 /02 2 31/12/14 3 4 5 6 7 31/12/14 31/12/14 PNT12 /21 PNT12 /22 31/12/14 31/12/14 31/12/14 CTHTT 12/132 Diễn Giải E Tồn đầu kỳ Hoàn tạm ưng mua đinh, thép PXT12 Hạch toán xuất vật /15 tư tháng 12 Hạch toán nhập kho dây thép Hạch toán nhập kho dây thép PXT12 Hạch toán xuất vật /06 tư thép 1 ly Hạch toán nhập kho đinh thép PXT12 Hạch toán xuất vật /13 tư tháng 12 Cộng PS Ngày NX Số Lượng Nhâp Xuất Tồn 1 2 3 F 17/12/14 300 31/12/14 G 300 300 0 31/12/14 400 400 50 450 31/12/14 31/12/14 450 0 31/12/14 300 300 31/12/14 Tồn cuối kỳ 1050 300 1050 0 0 - Sổ này có …trang, đánh số từ trang 01 đến trang… - ngày mở sổ:… Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp 84 GVHD: ThS Đặng Thế Hưng • Kiến nghị thứ ba: Về việc kiểm nghiệm vật tư Để chất lượng, số lượng vật tư nhập kho được đảm bảo phục vụ cho công tác thi công công trình của Công ty Vật liệu trước khi nhập kho phải được kiểm tra để xác định được số lượng, chất lượng, quy cách của vật liệu Cơ sở để kiểm tra là các phiếu nhập kho, trong quá trình nhập kho nếu phát hiện thấy vật liệu không đảm bảo về số lượng, chất lượng, quy cách Thì Ban kiểm nghiệm phải lập biên bản xác nhận có đảm bảo hay không Trường hợp vật liệu nhập đã đảm bảo số lượng, chất lượng, quy cách thì cũng phải lập biên bản kiểm nghiệm để xác định Công ty có thể sử dụng mẫu Biên bản kiểm nghiệm vật tư theo mẫu số 03-VT được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC Ví dụ: Ngày 12/12/2014 khi nhập lô nguyên vật liệu Đinh, Dây thép 1 ly do anh Trần Ngọc Quỳnh chịu trách nhiệm thu mua, căn cứ vào hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT số 0066334 của công ty cổ phần Vật liệu Xây Dựng Hà Lan, kho công trình mở rộng QL1 Bình Định tiến hành lập ban kiểm nghiệm vật tư để kiểm tra chất lượng vật tư trước khi nhập kho Tình hình kiểm nghiệm vật tư sẽ được phản ánh lên Biên bản kiểm nghiệm vật tư, nếu không đúng quy cách sản phẩm sẽ phải yêu cầu bên cung cấp đổi lại hàng Nếu đã đúng với quy cách sản phẩm thì tiến hành lập biên bản bàn giao vật tư với bên cung cấp vật tư Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp GVHD: ThS Đặng Thế Hưng 85 Bảng 3.2 Biên bản kiểm nghiệm vật tư BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ Ngày 12 tháng 12 năm 2014 - Căn cứ HĐ GTGT số …… ngày… tháng …năm …… của Công ty …… - Ban kiểm nghiệm vật tư gồm: 1 Ông: Hoàng Văn Cương - Chức Vụ: T.P Cung ứng vật tư - Trưởng ban 2 Ông: Nguyễn Hoàng Hiệp - Chức vụ: Chỉ huy trưởng - Ủy viên 3 Ông: Phạm Quốc Tuấn - Chức Vụ: Thủ Kho - Ủy viên Đã kiểm nghiệm vật tư do anh Trần Ngọc Quỳnh mua về : STT Tên, nhãn hiệu, quy cách Mã số Phương thức Đơn vị Số lượng Kết quả kiểm nghiệm Số lượng Số lượng đúng không đúng quy cách, quy cách, phẩm chất phẩm chất A 1 2 3 4 5 6 B Dây thép buộc Đinh C D 1 Kg Kg 2 400 600 3 4 F 400 600 Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Anh Trần Ngọc Quỳnh đã mua về số Dây thép buộc, Đinh của công ty …… bán cho công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Hạ tầng và Xây Lắp Hòa Bình đủ tiêu chuẩn nhập kho, không mất mát thiếu hụt Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Nguyễn Hoàng Hiệp Sinh viên: Vũ Anh Tú Phạm Quốc Tuấn Hoàng Văn Cương Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp 86 GVHD: ThS Đặng Thế Hưng • Kiến nghị thứ tư: Về việc kiểm kê hàng tồn Do công ty không sử dụng thẻ kho, việc luân chuyển chậm chứng từ nhập xuất kho, việc không ghi số hiệu chứng từ khi nhập kho, không ghi chính xác ngày chứng từ vào phần mềm kế toán nên việc kiểm kê hàng tồn kho của công ty không đạt hiệu quả vì không có số liệu chính xác để so sánh Khi công ty đã khắc phục được những hạn chế trên thì công ty nên tiếp tục tiến hành kiểm kê hàng tồn kho nhưng phản ánh một cách chính xác số lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thừa thiếu so với sổ sách Việc thừa thiếu phải có giải pháp cụ thể để giải quyết Trách nhiệm quản lý kho vật tư là của thủ kho vì thế nếu để mất mát vật tư thì thủ kho phải chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu không tìm ra được nguyên nhân mất mát Việc kiểm kê thừa, thiếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong kho phải được phản ánh lên biên bản kiểm kê và ghi vào sổ sách kế toán Đối với Biên bản kiểm nghiệm vật tư, thì công ty có thể sử dụng mẫu biên bản đang dùng nhưng kèm theo một Bản kết luận của ban kiểm kê vật tư Bản kết luận này sẽ tổng hợp lại những vật tư nào thừa, thiếu so vớ sổ sách Ghi đầy đủ nguyên nhân, hoặc chưa rõ nguyên nhân Căn cứ vào bản kết luận của ban kiểm nghiệm vật tư, kế toán sẽ hạch toán tình hình thực tế kiểm kê vào sổ sách Ví dụ về tình hình kiểm kê ngày 25 tháng 12 năm 2014, sau khi kiểm kê giả sử ban kiểm kê phát hiện mất 1 máy khoan đục nguyên nhân do anh A làm hỏng sợ phát hiện nên đã mang về nhà, thừa 2 máy uốn thép chưa rõ nguyên nhân Sau khi tiến hành kiểm kê ban kiểm kê lập biên bản kiểm kê và bản kết luận của ban kiểm kê như bảng 3.4 dưới đây Về việc xử lý trên phòng kế toán, thì kế toán xây lắp sẽ phản ánh vào sổ sách kế toán: Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp 87 GVHD: ThS Đặng Thế Hưng - Đối với việc mất 1 máy khoan đục đã rõ nguyên nhân, kế toán làm bút toán định khoản như sau: Nợ TK 138 (1381) – tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 153 (máy khoan đục) – CCDC Sau đó khi có quyết định xử lý, căn cứ vào quyết định kế toán ghi: Nợ TK 111,1388,334 giá trị phải bồi thường Có TK 1381 - Đối với việc thừa 2 máy uốn thép chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 153 – CCDC Có TK 338 (3381) – tài sản thừa chờ giải quyết Sau khi tìm ra được nguyên nhân, có quyết định xử lý: Nợ TK 338 (3381) Có TK liên quan Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp 88 GVHD: ThS Đặng Thế Hưng Bảng 3.3 Bản kết luận của ban kiểm kê vật tư BẢN KẾT LUẬN CỦA BAN KIỂM KÊ VẬT TƯ Thời điểm kiểm kê: 8h ngày 25 tháng 12 năm 2014 Ban kiểm kê gồm: Ông: Nguyễn Hoàng Hiệp – Chức vụ: Chỉ huy trưởng Ông: Hoàng Văn Cương – Chức vụ: phòng cung ứng vật tư Ông: Phạm Quốc Tuấn – Chức vụ: Thủ Kho Ông: Trần Ngọc Quỳnh – Kế toán công trình Ông: Đào Trọng Hiếu – Phòng KT-KH Kết luận về việc kiểm kê: Sau khi tiến hành kiểm kê, ban kiểm nghiệm vật tư đã phát hiện được tình hình vật tư thừa, thiếu như sau: STT Tài sản, CCDC, NVL 1 Máy khoan đục 2 3 4 5 Máy uốn thép Đv Cái Cái Số lượng Thừa Thiếu 1 Do anh A (công nhân xây 2 dựng) làm hỏng rồi đem về nhà Chưa rõ nguyên nhân Yêu cầu: - Lập quyết định xử lý: việc anh A làm hỏng 1 máy khoan đục - Đề nghị Thủ kho tiến hành xem xét nguyên nhân thừa 2 máy uốn thép để kịp thời đưa ra các biện pháp xử lý ( Ban Kiểm nghiệm vật tư ký xác nhận) Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp 89 GVHD: ThS Đặng Thế Hưng KẾT LUẬN Hạch toán kế toán là một công cụ phục vụ đắc lực cho công tác quản lý của doanh nghiệp Nó thật sự cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay khi nước ta đã gia nhập “WTO” bước sang một giai đoạn mới Trong công tác kế toán của doanh nghiệp thì kế toán NVL luôn giữ một vị trí nhất định Việc theo dõi thường xuyên cả về số lượng lẫn giá trị của vật tư giúp cho các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nắm bắt được tình hình biến động của vật tư, từ đó có kế hoạch sử dụng vật tư hợp lý, đảm bảo cả về số lượng và chất lượng cho quá trình sản xuất, đồng thời ngăn ngừa các hiện tượng lãng phí vật liệu, tài sản của doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh Qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần ĐTPT Hạ tầng và Xây Lắp Hòa Bình, em thấy việc tổ chức công tác kế toán NVL luôn được coi trọng Hạch toán NVL giúp ban Giám đốc nắm bắt kịp thời, đầy đủ sự biến động của vật tư, từ đó có những quyết định đúng đắn, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục Trong quá trình tìm hiểu thực tế công tác kế toán NVL em đã đưa ra một số kiến nghị nêu trên giúp hoàn thiện công tác kế toán NVL tại công ty Bên cạnh đó, công ty nên chú trọng hơn trong việc mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, tổ chức đội nghiên cứu nhu cầu của thị trường năng động hơn, nhanh nhẹn hơn để kịp thời nắm bắt những nhu cầu của thị trường Với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Đặng Thế Hưng, nhà trường và các phòng ban, cán bộ phòng kế toán tài chính đã giúp em củng cố thêm nguồn kiến thức về chuyên ngành kế toán cho bản thân mình và giúp em hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài “Kế toán Nguyên vật liệu” Do thời gian và kinh nghiệm thực tế của bản thân có hạn nên trong quá trình tìm hiểu em còn gặp nhiều khó khăn, vướng mắc Mặc dù đã cố gắng rất nhiều nhưng không tránh khỏi những sai sót Vì vậy em rất mong nhận đựơc sự góp ý của các thầy cô giáo để em hoàn thành tốt bài luạn văn của mình Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, tháng 5 năm 2015 Sinh viên DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Vũ Anh Tú Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 Luận văn tốt nghiệp 1 90 GVHD: ThS Đặng Thế Hưng GS.TS Ngô Thế Chi; TS Trương Thị Thủy (2010), “Giáo trình Kế toán Tài chính”, NXB Tài chính 2 PGS.TS Đoàn Xuân Tiên (2009), “Giáo trình Kế toán quản trị doanh nghiệp”, NXB Tài chính 3 “Chuẩn mực kế toán Việt Nam” (2011), NXB Lao động 4 “Chế độ kế toán doanh nghiệp” (2003), NXB Tài chính 5 Các tài liệu tham khảo khác 6 Các tài liệu của Công ty Cổ phần ĐTPT Hạ tầng và Xây lắp Hòa Bình 7 Tạp chí kế toán và luận văn của các khoá trước 8 Các trang web: Webketoan.com Danketoan.com Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20 ... CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ XÂY LẮP HỊA BÌNH 2.1 Tổng quan cơng ty CP ĐTPT Hạ tầng Xây Lắp Hịa Bình 2.1.1.Q trình hình thành phát triển cơng ty Cơng ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Hạ tầng. .. KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU, CƠNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ XÂY LẮP HỊA BÌNH 75 3.1 Nhận xét thực trạng kế tốn NVL, CCDC Cơng ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Hạ tầng Xây. .. ngun vật liệu cơng ty CP ĐTPT Hạ tầng Xây lắp Hịa Bình 2.2.1 Đặc điểm sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ công ty 2.2.1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu Công ty Cổ phần ĐTPT Hạ tầng Xây lắp Hòa Bình