Một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đòi hỏi phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng nhóm, từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng chủng loại và giá trị. Bằng việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Công ty cổ phần ĐTPT Hạ tầng và Xây lắp Hòa Bình sẽ đáp ứng được nhu cầu này. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho cho từng thứ, từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cả về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Công tác hạch toán chi tiết NVL, CCDC tại công ty được tiến hành theo phương pháp thẻ song song. Trình tự hạch toán chi tiết NVL,CCDC được tóm tắt qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.8 Kế toán chi tiết NVL,CCDC theo phương pháp Thẻ song song tại công ty
Chú thích:
Thực tế công tác hạch toán chi tiết NVL, CCDC giữa kho và phòng kế toán được tiến hành như sau:
Tại kho:
Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập xuất NVL, CCDC thủ kho tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đó rồi đối chiếu với số liệu NVL, CCDC nhập, xuất kho để ghi số thực nhập, xuất. Các chứng từ nhập xuất NVL, CCDC sẽ được thủ kho tập hợp lại, định kỳ chuyển lên cho phòng kế toán để kế toán xây lắp (chị Bùi Quỳnh Hương) hạch toán. Thủ kho không tiến hành ghi thẻ kho mà chỉ quản lý trực tiếp trong kho. Chính vì thế cứ lô nào nhập về thường cho xuất vào công trình luôn.
Tại phòng kế toán:
Định kỳ khi kế toán vật tư mang chứng từ nhập, xuất kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về phòng kế toán, kế toán công trình chị Bùi Quỳnh Hương sẽ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, hoàn chỉnh chứng từ rồi nhập chứng
Sinh viên: Vũ Anh Tú Lớp CQ49/21.20
: Nhập hàng ngày : In sổ cuối tháng : Đối chiếu Phiếu Nhập Kho Phiếu Xuất Kho Sổ chi tiết NVL, CCDC Bảng tổng hợp chi tiết NVL, CCDC Kế toán tổng hợp
từ nhập, xuất vào phần mềm kế toán. Phần mềm tự xử lý số liệu vào sổ chi tiết NVL, CCDC theo hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. Vì không có thẻ kho nên cuối tháng kế toán công trình xem sổ chi tiết NVL, CCDC và đối chiếu số lượng nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ so với dự toán mà phòng kinh tế bóc tách. Nếu số lượng nhập không vượt quá dự toán thì phòng kế toán vẫn tiếp tục cấp kinh phí để thu mua nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ về phục vụ thi công công trình. Sau khi tập hợp chứng từ về phòng kế toán, kế toán xây lắp lập chứng từ hạch toán để ghi rõ bộ chứng từ nhập kho NVL, CCDC gồm những chứng từ gì kèm theo, tiện cho việc quản lý, tránh mất mát.
Dưới đây là 1 bộ chứng từ nhập kho nguyên vật liệu tại công trình mở rộng quốc lộ 1 Bình Định.
Đối với phiếu xuất kho kế toán không cần lập chứng từ hạch toán chỉ cần sử dụng trực tiếp phiếp xuất kho để nhập vào phần mềm kế toán.
Khi xem sổ chi tiết NVL, CCDC kế toán vào lựa chọn phần kế toán chi tiết trên giao diện chính của phần mềm (Hình 2.1). Phần mềm hiện ra giao diện Sổ chi tiết vào Báo cáo Quản trị, kế toán lựa chọn menu Vật tư, thành phẩm, nhấn vào nút kho để lựa chọn kho công trình. Lựa chọn khoảng thời gian bằng cách điền vào ô phía trên bên góc phải của giao diện. Sau đó kế toán có thể kích chuột vào nút sổ chi tiết, tài khoản để lựa chọn tài khoản, loại vật tư để lựa chọn loại vật tư. Cuối cùng nhấn nút << Xem>> để xem sổ chi tiết NVL, CCDC.
Kế toán kích chuột vào ô Bảng tồng hợp chi tiết vật liệu, sản phẩm, hàng hóa, sau đó nhấn nút << Xem >> để xem Bảng tổng hợp.
Bảng 2.1 Sổ chi tiết nguyên vật liệu
Mẫu số S10 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HÓA)
Tháng 12 năm 2014
Tài khoản: 152 Tên kho: Kho Bình Định
Tên quy cách nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ, (sản phẩm, hàng hóa):XIMANGPCB40 - Xi măng PCB 40
Đơn vị tính: Kg