Định kỳ 6 tháng một lần công ty có tổ chức kiểm kê hàng tồn kho. Đại diện các phòng ban như Ban chỉ huy công trình, phòng Cung ứng vật tư, phòng Kế Toán – Tài Chính, phòng Kinh Tế - Kế Hoạch và thủ kho sẽ tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại kho công trình. Sau quá trình kiểm kê hàng tồn kho, ban kiểm kê sẽ lập biên bản kiểm kê để xác định số lượng tồn kho, phẩm chất của hàng tồn kho. Tuy nhiên việc kiểm kê tồn kho không xác định được số lượng NVL, CCDC thừa, thiếu so với sổ chi tiết NVL,CCDC và thẻ kho. Việc kiểm kê định kỳ để biết được số lượng tồn kho hiện tại là bao nhiêu. Nếu công trình đã hoàn thành thì số nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ dùng không hết vẫn sử dụng được sẽ được điều chuyển đến kho công trình khác. Việc điều chuyển đến công trình khác không phản ánh nên sổ sách kế toán, mà khi sử dụng cho công trình nào thì lúc đó sẽ tính vào chi phí của công trình đó.
Chứng từ nhập kho, xuất kho về chậm nên có thể tại thời điểm kiểm kê kế toán xây lắp chưa nhập được chứng từ vào phần mềm, sổ kế toán chưa phản ánh được chính xác số liệu thực tế. Bên cạnh đó dưới kho thủ kho lại không tiến hành ghi thẻ kho nên việc kiểm kê không xác định được số lượng NVL, CCDC thừa thiếu, cho nên kế toán coi như không có NVL, CCDC nào thừa thiếu và không phản ánh vào sổ sách kế toán.
Kế toán vào phần kế toán tồng hợp trên màn hình giao diện chính (hình 2.1) để xem sổ sách kế toán tổng hợp. Kế toán có thể xem nhật ký chung, sổ cái theo tháng, hoặc theo ngày tùy theo cách chọn thời gian xem sổ. Phía góc phải bên dưới có các nút chức năng xem, in , trở về. Kế toán nhấn vào nút <<xem>>, phần mềm sẽ hiện ra màn hình nhật ký chung theo đúng khoảng thời gian lựa chọn để kế toán có thể xem trực tiếp trên phần mềm. Cuối tháng, kế toán in sổ nhật ký chung sau đó đóng các chứng từ gốc theo thứ tự ghi trên nhật ký chung để lập thành từng quyển nhật ký chung và lưu giữ.
Bảng 2.2 Trích sổ nhật ký chung tháng 12
Mẫu số S03a – DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC)
NHẬT KÝ CHUNG
Tháng 12 năm 2014
( trích) Đơn vị tính: VNĐ
Bảng 2.3 Trích sổ cái tài khoản 152
Mẫu số S03b – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
152 – Nguyên vật liêu Tháng 12 năm 2014
Đơn vị tính: VNĐ
Bảng 2.4 Trích sổ cái tài khoản 331
Mẫu số S03b – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
331 – Phải trả cho người bán Tháng 12 năm 2014
(Trích) Đơn vị tính: VNĐ
Bảng 2.5 Trích sổ cái tài khoản 621
Mẫu số S03b – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/3/2006 của Bộ Trưởng BTC)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Tháng 12 năm 2014
CHƯƠNG III: MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN HẠ TẦNG VÀ XÂY LẮP HÒA BÌNH 3.1 Nhận xét thực trạng kế toán NVL, CCDC tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Hạ tầng và Xây lắp Hòa Bình
3.1.1 Ưu điểm
- Cùng với sự trưởng thành và phát triển của ngành xây dựng cơ bản, công ty cổ phần Đầu tư Phát triển Hạ tầng và Xây lắp Hòa Bình đã không ngừng lớn mạnh với nhiều thành tích trong công tác quản lý sản xuất cũng như quản lý tài chính. Có được điều này là nhờ vào sự đóng góp to lớn của ban lãnh đạo công ty, các phòng ban và sự nỗ lực của đội ngũ nhân viên công ty, đặc biệt là cán bộ nhân viên phòng Tài chính Kế toán.
- Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán chặt chẽ, với sự phân công công việc của từng nhân viên trong phòng kế toán rất rõ ràng. Việc xem xét, ký duyệt chứng từ được kiểm soát chặt chẽ dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng tuân theo quy định của pháp luật và quy chế quản lý tài chính của công ty. Phần mềm kế toán sử dụng phù hợp với đặc điểm hạch toán của công ty. Nhân viên phòng kế toán làm việc với tinh thần tập trung cao nên đạt được hiệu quả cao, đáp ứng được việc cung cấp đầy đủ thông tin, các báo cáo chính xác cho ban giám đốc công ty, kiểm toán, cơ quan thuế.
- Công ty sử dụng phần mềm kế toán Sông Đà với nhiều tiện ích phù hợp với đặc thù doanh nghiệp xây lắp giúp công tác kế toán tiết kiệm được thời gian, chi phí. Phần mềm có công cụ giúp xây dựng danh mục kho vật tư, danh mục vật tư, hàng hóa... Khi đã xây dựng danh mục kế toán có thể sử dụng mà không cần phải nhập lại nhiều lần. Đặc biệt với thiết kế tự động tính giá xuất
kho, kế toán không cần phải thao tác tính giá sau mỗi lần nhập, xuất mà phần mềm kế toán sẽ tự tính và điền vào luôn.
- Việc tổ chức thu mua vật liệu ở công ty do phòng vật tư đảm nhiệm có nhân viên thu mua rất hoạt bát nhanh nhẹn trong công việc nắm bắt giá cả thị trường cho nên vật liệu luôn được mua với giá cả hợp lý và chất lượng cao. Điều này đã đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh của công ty làm cho tiến độ thi công đạt hiệu quả cao.
- Công ty đã tiến hành cung cấp vật tư cho các công trình theo tiến độ thi công, theo dự toán, tránh lãng phí và mất mát vật tư ở kho công trình.
- Công ty đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán NVL,CCDC nên tại bất kỳ thời điểm nào cũng tính được giá trị nhập, xuất, tồn. Như vậy có điều kiện để quản lý tốt NVL, CCDC và hạch toán chặt chẽ đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán tại công ty.
- Tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
+ Công tác thu NVL, CCDC được công ty thực hiện khá tốt, đảm bảo sự chặt chẽ trong khâu thu mua.
+ Công ty có hệ thống kho dự trữ, hiện công ty có 3 kho theo từng công trình xây dựng, đảm bảo cho việc bảo quản NVL,CCDC và cung cấp kịp thời tiến độ thi công công trình. Việc dự trữ NVL, CCDC đảm bảo cho tiến độ công trình thi công không bị gián đoạn nhưng việc dự trữ có định mức nên cũng không gây ứ đọng vốn lưu động.
+ Công ty đã tiến hành cung cấp vật tư cho các công trình theo tiến độ thi công và theo dự toán, tránh lãng phí và mất mát vật tư ở kho công trình.
- Thủ tục nhập, xuất kho được thể hiện chặt chẽ, có sự kiểm tra giám sát của các bộ phận liên quan, có đầy đủ chứng từ hợp pháp hợp lệ, việc luân chuyển các chứng từ cũng được thực hiện đúng quy định. Tổ chức kế toán vật liệu của Công ty phù hợp với đặc điểm của tổ chức sản xuất.
- Hệ thống tài khoản kế toán công ty sử dụng theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. Phần mềm kế toán Sông Đà được thiết kế in ra hệ thống sổ sách theo đúng mẫu biểu của Nhà nước ban hành phù hợp với điều kiện cụ thể của công ty, đảm bảo theo dõi tình hình nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tính toán phân bổ chính xác kịp thời cho từng đối tượng.
3.1.2 Những hạn chế còn tồn tại
Bên cạnh những ưu điểm cơ bản, trong quá trình quản lý và hạch toán kế toán NVL, CCDC còn một số hạn chế sau:
- Thứ nhất là việc xây dựng sổ danh điểm vật tư còn chưa hợp lý: Do số lượng NVL, CCDC khá nhiều, chủng loại rất đa dạng và phức tạp nên công ty cũng đã tiến hành phân loại NVL, CCDC và xây dựng sổ danh điểm vật tư. Song việc mã hóa vật tư của công ty chưa được hợp lý. Hệ thống danh điểm vật tư hàng hóa của công ty được chia thành 5 nhóm: Công cụ dụng cụ, Coppha, Xà gồ, Máy thi công, Vật tư thép. Trong nhóm vật tư thép lại có cả gạch, đá, đinh, xi măng….. Việc phân chia còn quá lộn xộn rất khó nhớ. Mã hóa vật tư chưa khoa học sẽ gặp khó khăn khi tra cứu từng loại nguyên vật liệu. Công cụ dụng cụ là đồ dùng cho người lao động được mã hóa là BHLĐ và được đánh số từ 01 đến 14, những công cụ còn lại được mã hóa là CCDC và đánh số từ 15 đến 36. Việc mã hóa vật tư chưa dễ nhớ và tiện lợi cho việc cập nhật và tra cứu, gây khó khăn cho việc hạch toán NVL, CCDC.
- Thứ hai là hệ thống chứng từ còn nhiều bất cập: Việc xử lý chứng từ nhập, xuất kho từ công trình để chuyển nên phòng kế toán tại công ty còn rất chậm. Việc luân chuyển chứng từ chậm là do các công trình thường nằm rải rác ở các tỉnh, thành phố khác cách xa công ty như Hòa Bình, Thái Bình, Hải Phòng, Nam Định, Quảng Trị… Việc chậm hoàn thiện chứng từ gửi về phòng kế toán sẽ làm cho khối lượng công việc của phòng kế toán sẽ bận rộn vào cuối tháng và dễ gây nhầm lẫn trong công tác kế toán.
- Thứ ba: Số hiệu chứng từ không được đánh ngay khi lập phiếu mà được đánh số khi kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán. Chính vì thế trên các phiếu nhập kho, xuất kho không có số hiệu chứng từ. Ngày, tháng ghi trên chứng từ không được kế toán nhập vào phần mềm, hầu như các phiếu nhập, xuất trên phần mềm đều có ngày tháng ghi sổ trùng với ngày tháng chứng từ. Vì thế khi xem sổ sách sẽ không biết chính xác ngày nhập, xuất là ngày nào, khiến cho việc theo dõi, kiểm tra chứng từ, sổ sách gặp khó khăn.
- Thứ tư là việc theo dõi và quản lý NVL, CCDC còn chưa sử dụng thẻ kho: Mặc dù công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để tiến hành kế toán chi tiết. Mỗi kho công trình đều có thủ kho chịu trách nhiệm bảo quản số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, nhưng lại không theo dõi trên thẻ kho. Việc thủ kho không tiến hành ghi thẻ kho khiến cho việc đối chiếu số liệu giữa kế toán và thủ kho rất khó khăn. Do không có thẻ kho nên việc kiểm kê nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo định kỳ 6 tháng một lần cũng không có tác dụng vì không phản ánh được số chênh lệch thừa, thiếu giữa số tồn kho thực tế và số tồn kho ghi trên thẻ kho.
- Thứ năm là việc công ty không lập biên bản kiểm nghiệp vật tư: Sau mỗi lần nhập kho vật tư thì công ty không lập ban kiểm nghiêm và biên bản kiểm nghiệp vật tư. Mặc dù trong quá trình thu mua vật tư, lãnh đạo công ty đã đề ra những biện pháp kiểm tra chặt chẽ về mặt chất lượng như lấy mẫu về thử nghiệm trước nếu đạt tiêu chuẩn thì mới tiến hành thu mua, đồng thời ký kết hợp đồng chặt chẽ với nhà cung cấp. Nhưng có lúc cũng không thể tránh khỏi sai sót như có một số hàng sai tiêu chuẩn vì một số lý do nào đó mà bên nhà cung cấp cũng không biết. Công ty sau khi xuất kho vật tư mới phát hiện thì sẽ mất thời gian đổi hàng làm ngừng việc sản xuất và gây thiệt hại cho công ty.
- Thứ sáu: Công ty có tiến hành kiểm kê hàng tồn kho, song việc kiểm kê không đạt hiệu quả. Không phản ánh được số lượng NVL, CCDC thừa thiếu so
với sổ sách. Việc quản lý không chặt chẽ sẽ làm ảnh hưởng đến chức năng kiểm tra giám sát quá trình thi công của kế toán. Có thể làm thất thoát NVL, CCDC mà không phát hiện ra. Hoặc xảy ra tình trạng dùng bừa bãi, không tiết kiệm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ trong quá trình xây dựng.
- Thứ bảy về Tài khoản sử dụng: NVL được sử dụng thi công các công trình xây dựng có rất nhiều loại nhưng công ty không mở chi tiết tài khoản cấp hai cho tài khoản 152 mà theo dõi chung. Việc chỉ theo dõi trên tài khoản cấp một như vậy mà chưa chi tiết được từng loại nguyên vật liệu chính, phụ sẽ rất khó khăn cho việc quản lý và kiểm tra.
3.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
Trong điều kiện kinh doanh của nền kinh tế thị trường như hiện nay để đứng vững và không ngừng phát triển là một vấn đề hết sức khó khăn đối với mỗi doanh nghiệp. Kế toán với vai trò là công cụ quan trọng để quản lý kinh tế - tài chính ở các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh cũng phải được thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới để giúp cho doanh nghiệp quản lý được tốt hơn mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Kế toán NVL, CCDC nằm trong hệ thống kế toán, vì vậy việc tổ chức nâng cao hoàn hiện kế toán NVL, CCDC chính là góp phần nhằm hoàn thiện công tác kế toán của toàn doanh nghiệp.
Kế toán NVL, CCDC không chỉ đơn thuần giúp cho các đơn vị theo dõi chặt chẽ cả về số lượng, chủng loại vật liệu nhập vào, xuất ra để thi công mà quan trọng hơn là thông qua công tác Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thực hiện, quản lý cung cấp sử dụng từ khâu thu mua đến khâu sử dụng sao cho có hiệu quả nhất, tránh hao hụt lãng phí làm thiệt hại đến tài sản của Công ty. Đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vật liệu không ngừng phấn đấu tiết kiện chi phí, hạ giá thành sản phẩm tăng tích luỹ, tăng tốc độ chu chuyển vốn kinh doanh, tạo điều kiện cho Công ty đứng vững và phát triển trong cơ chế cạnh tranh gay gắt của thị trường.
Hơn nữa nếu hạch toán tốt sẽ cung cấp thông tin kinh tế tài chính chính xác, trung thực, kịp thời và đầy đủ cho các nhà quản lý từ đó đề ra những quyết định đúng đắn phù hợp nhất. Việc hoàn thiện kế toán NVL, CCDC cần phải được hoàn thiện hệ thống sổ sách kế toán sao cho đơn giản, thuận tiện nhất nhưng vẫn đúng với quy định hiện hành của nhà nước về chuẩn mực kế toán.
3.3 Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán NVL, CCDC Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Hạ tầng và Xây lắp Hòa Bình Cổ phần Đầu tư Phát triển Hạ tầng và Xây lắp Hòa Bình
Với mong muốn đóng góp một phần nhỏ bé công sức của mình vào việc hoàn thiện kế toán NVL,CCDC. Làm cho kế toán trở thành công cụ quản lý kinh tế có hiệu quả, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời. Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã được học kết hợp với thực tế, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp ĐTPT Hạ tầng và Xây Lắp Hòa Bình.
• Kiến nghị thứ nhất: Về việc luân chuyển chậm chứng từ nhập, xuất kho.
Phòng kế toán nên quy thời gian từ 5 đến 10 ngày tuỳ theo điều kiện mà