Tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

Tổ chức hoạt động của văn phòng

Xây dựng chương trình công tác tháng: Là cụ thể hóa chương trình công tác quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việc cần bổ sung, điều chỉnh trong tháng chậm nhất và 25 hàng tháng, văn phòng trình Tổng giám đốc phê duyệt chương trình công tác tháng của Công ty, gửi các phòng ban được biết để triển khai thực hiện. Chương trình công tác quý: Là cụ thể hóa chương trình công tác năm được quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnh cần giải quyết trong quý chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, văn phòng có trách nhiệm trình Tông giám đốc phê duyệt chương trình công tác quý sau của công ty, gửi các phòng ban biết và triển khai thực hiện.

Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng

- Chủ trì việc xây dựng điều lệ và tổ chức hoạt động của Công ty, các quy chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiện toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý trong công tác tổ chức và hoạt động của Công ty. - Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định pháp luật của phòng ban trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.

Mô tả phân công nhiệm vụ, vị trí văn phòng

- Xây dựng Điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quy chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiện toàn, phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và đơn vi trực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợp với nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý trong công tác tổ chức và hoạt động Công ty. Xây dựng các đoàn thể vững mạnh, quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công tác sản xuất kinh doanh của đơn vị.Công ty; Định kỳ kiểm tra việc đánh giá và vận dụng các quy định pháp luật này của phòng ban trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.

Tổ chức và điều hành công tác văn thư

Thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công tác văn thư của cán bộ văn thư tham mưu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo quy chế công tác văn thư lưu trữ. Lónh đạo thường xuyên cử cán bộ nhân viên đi học lớp tập huấn về công tác văn thư cho các cán bộ nhân viên.

Mô hình tổ chức công tác văn thư

Tất cả các văn bản do Công ty soạn thảo và ban hành đều được. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của công ty.

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty

Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của Công ty. Để đảm bảo mọi văn bản của Văn phòng được thực hiện nghiêm túc, đầy đủ và có tính khả thi, đúng quy định có tính hiệu quả cao.

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 1. Quy trình xử lý văn bản đi

Văn bản sẽ được cho vao phong bì theo quy định về kích cỡ va thể thức, ghi số văn bản, cơ quan, tổ chức tiếp nhận mức độ mật, khẩn…và chuyển phát trực tiếp, do giao liên cơ quan, tổ chức thực hiện bằng fax, qua mạng … công tác này do nhân viên trong văn phòng đảm nhận. Sau khi đóng dấu, ghi ngày đến số đến và tiến hành phân loại tài liệu thì Văn thu chuyển qua công tác đăng ký văn bản đến bằng máy tính, đảm bảo đầy đủ thông tin như : Lãnh đạo xử lý ; Nơi gửi văn bản, khu vực gửi văn bản; loại văn bản, số ký hiệu, ngày tháng năm ký, nhận, đính kèm văn bản nếu có.

Quản lý và sử dụng con dấu

Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Việc chỉnh lý trong lưu trữ đối với loại tài liệu đã được lập hồ sơ hiện hành đảm bảo sự đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ, tài liệu phản ánh đúng nội dung, quá trình giải quyết công việc, thời hạn bảo quản được xác định sát với giá trị tài liệu, tiết kiệm được thời gian, lao động và kinh phí cho việc chỉnh sửa, hoàn thiện, hệ thống hoá và làm công cụ tra cứu hồ sơ. Đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ hiện hành, việc chỉnh lý gặp nhiều khó khăn trong công tác khôi phục, lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ… Có tình trạng hồ sơ lập trong chỉnh lý không được hoàn chỉnh và khó đảm bảo chất lượng do tài liệu trong hồ sơ không đầy đủ, việc định thời hạn bảo quản chưa được dự kiến trước…Việc tổ chức chỉnh lý thường tốn nhiều công sức, thời gian, kinh phí.

ĐẦU TƯ DỰ ÁN BẤT ĐỘNG SẢN

ĐẦU TƯ DỰ ÁN THUỶ ĐIỆN

ĐẦU TƯ VỀ LĨNH VỰC KINH TẾ

ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH

• Đề xuất kiến nghị

Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn (đơn vị tổ chức hoặc mặt hoạt động), bắt đầu từ số 01, cuối mỗi đề mục cũng để một số dòng trống để ghi bổ sung những hồ sơ phát sinh. a) Tổ chức xây dựng danh mục hồ sơ Thực hiện theo trình tự như sau:. + Các đơn vị trong cơ quan, tổ chức dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị. mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của cán bộ văn thư, lưu trữ. + Văn phòng tổng hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị thành dự thảo danh mục hồ sơ chung của công ty, tiến hành bổ sung chỉnh sửa nếu cần thiết. + Hoàn chỉnh dự thảo, trình Tổngn Giám đốc, tổ chức duyệt ban hành. Lưu ý: Danh mục hồ sơ cần ban hành vào đầu năm b) Tổ chức thực hiện. Trong khi đó, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xử lý văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ trong công tác văn thư, quản lý tra tìm tài liệu lưu trữ chưa được khai thác tối đa để vừa tạo điề kiện quản lý được thông tin phục vụ cho quản lý vừa tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản ngày càng gia tăng, để nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả công việc.

Phạm vi áp dụng và đối tượng điều chỉnh

Tổ chức công tác văn thư và lưu trữ của Công ty CPĐT Intracom

Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ 1. Trưởng phòng tổ chức chịu trách nhiệm chỉ đạo chung về công tác

Cán bộ chuyên trách công tác lưu trữ có trách nhiệm giúp phó văn phòng tổng hợp phụ trách công tác văn thư lưu trữ, hướng dẫn nghiệp vụ, thu thập, quản lý đầy đủ các hồ sơ, tài liệu của Văn phòng, xây dựng các công cụ tra cứu để phục vụ khai thác có hiệu quả. Cỏn bộ cụng chức, viờn chức cơ quan trong quỏ trỡnh theo dừi giải quyết các công việc được giao, phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo quy định.

Nhiệm vụ của Văn thư cơ quan vào lưu trữ cơ quan 1. Bộ phận văn thư chuyên trách có nhiệm vụ

Phó văn phòng tổng hợp phụ trách công tác văn thư lưu trữ có trách nhiệm tham mưu giúp trưởng phòng triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản về công tác văn thư và lưu trữ.

Kinh phí cho hoạt động văn thư và lưu trữ

Bảo vệ bí mật trong công tác văn thư và lưu trữ

Thể thức và kỹ thuật soạn thảo văn bản

Trường hợp văn bản chưa đạt yêu cầu về nội dung hoặc hình thức, lãnh đạo yêu cầu chuyên viên chỉnh sửa theo ý kiến chỉ đạo trước khi ban hành.

Chuyển văn bản cho văn thư để ban hành, vào sổ, ban hành văn bản, lưu hồ sơ

Ký và sao văn bản

Xem xét, phân loại

Văn bản ở bì có dấu mức độ “mật”, “tuyệt mật”, “tối mật” thì văn thư chỉ vào sổ theo dừi và chuyển cho người cú trỏch nhiệm. Văn bản “khẩn”, “thượng khẩn” và “hoả tốc” thỡ ghi vào sổ theo dừi và chuyển ngay cho lãnh đạo Văn phòng.

Trưởng phòng xem xét và phân phối xử lý văn bản 1. Lãnh đạo Văn phòng xem xét và phân phối xử lý văn bản

Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ký hiệu và ngày tháng của văn bản (do cán bộ văn thư chuyên trách thực hiện). Cán bộ Văn thư chuyên trách đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).

Chuyển phát văn bản đi

Số lượng văn bản cần gửi đến nơi nhận do người soạn thảo quy định.

Lưu hồ sơ

Nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến được thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại văn bản số

Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Đóng dấu

Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu từ các Phòng, chuyên viên và cá nhân vào lưu trữ cơ quan. Phối hợp với các Phòng, chuyên viên và cá nhân chuẩn bị những hồ sơ tài liệu giao nộp, chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận.

Chỉnh lý hồ sơ tài liệu

Xác định giá trị tài liệu

Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

Bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành

Thực hiện các biện pháp phòng chống cháy, nổ, thiên tai, phòng gian, bảo mật, chống côn trùng, nắm mốc đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Cán bộ lưu trữ hiện hành có trách nhiệm thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ, xây dựng các khâu nghiệp vụ khoa học lưu trữ, để phục vụ, khai thác hồ sơ tài liệu có hiệu quả.

Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 1. Việc khai thác sử dụng tài liệu tại lưu trữ hiện hành được thực hiện

Chánh Văn phòng là người đứng đầu cơ quan trong việc chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ. Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện để bảo quản tài liệu lưu trữ.

Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

Văn phòng Công ty CPĐT Intracom các phòng chuyên môn, các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển khai thực hiện về công tác văn thư và lưu trữ theo Quy chế này. Trong quá trình thực hiện có vấn đề phát sinh, vướng mắc cần kịp thời báo cáo lãnh đạo văn phòng giải quyết.

Hiệu lực văn bản

- Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị cá nhân nhận văn bản trong trường hợp chuyển giao văn bản cho cơ quan tổ chức hoặc đơn vị cá nhân khác. Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền.