Đánh giá hoạt động công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

Tổ chức và hoạt động của Văn phòng

- Xây dựng, bổ sung Điều lệ tổ chức hoạt động của Công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợp với nhiệm vụ SXKD, đề xuất điều chỉnh những bất hợp lý trong công tác tổ chức trình lãnh đạo xem xét và phê duyệt phù hợp Điều lệ hoạt động của Công ty;. Trưởng phòng điều hành mọi hoạt động của Văn phòng trên cơ sở Quy chế làm việc của Công ty, Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng, các quy định pháp luật về cán bộ, công chức và viên chức và quy định về tổ chức hoạt động của các đơn vị trực thuộc Văn phòng.

Nhận xét về hoạt động Tổ chức và điều hành Văn phòng của Công ty

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Hàng tuần, bảo vệ lập báo cáo nhập xuất tài sản trong công ty chuyển Tổ trưởng bảo vệ kiểm tra, sau đó báo cáo cho TP HC. - Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CNV đưa xe vào đúng vị trí khi khách CNV dừng xe trước công ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khi khách – CNV lấy lại xe, giúp khách CNV chuyển xe từ chỗ để xe ra ngoài. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cơ cấu tổ chức của Văn phòng có 4 bộ phận đảm nhiệm các nhiệm vụ của mình, giữa các bộ phận có sự tương tác, hỗ trợ lẫn nhau để thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ mà Văn phòng được giao.

- Lãnh đạo Văn phòng điều hành theo phong cách lãnh đạo tự do Cho nhân viên tự do tuyệt đối để hoàn thành kết quả, chính vì vậy nhân viên cấp dưới không hề áp lực với công việc mà luôn hoàn thành nhiệm vụ trước thời hạn và đạt kết quả cao. - Lãnh đạo thường xuyên kiểm tra, thanh tra giám sát các công việc đã giao cho cấp dưới hoặc báo cáo công việc hàng ngày để kịp thời phát hiện những sai phạm.

Nhận xét

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Các khâu nghiệp vụ được tập trung tại một bộ phận riêng biệt, thống nhất nên mang lại hiệu quả công việc cao, chất lượng tốt. - Việc cán bộ, nhân viên làm việc quản lí theo mô hình tập trung, thống nhất thực hiện nghiệp vụ vì vậy không có sự sáng tạo, tìm ra những cái mới trong công tác văn thư. - Mô hình tổ chức văn thư tập trung nên có lúc công việc tập trung nhiều dẫn đến ứ đọng, nhân viên làm nhanh để kịp tiến độ đôi khi dẫn đến sai sót và nhầm lẫn trong công việc.

Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của công ty

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của công ty

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nhìn chung các văn bản do công ty ban hành đều đảm bảo các thành phần thể thức được quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. • Các văn bản được ban hành có đầy đủ 09 thành phần cơ bản theo đúng thông tư hướng dẫn. • Về cơ bản các văn bản do công ty ban hành đã đảm bảo tính khoa học, tính thẩm mĩ và tính pháp lý chân thực.

Việc trình bày như vậy là sai so với quy định, vì Công văn là loại văn bản không có tên loại nên việc trình bày ký hiệu CV của công văn như vậy là sai thể thức ( PHỤ LỤC 4 ). Các bước trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan rất chặt chẽ, đảm bảo các yêu cầu đề ra và đúng quy trình.

Quy trình quản lý và giải quyết văn bản

• Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. - Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng , tình trạng bì, kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

- Dấu “Đến” được đúng rừ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản. - Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng.

Nhược điểm

Hiện tại công ty chưa có Quy chế về Văn thư- Lưu trữ chính vì vậy gây khó khăn cho việc quản lý văn bản bởi nếu không có một quy chế nhất định thì việc quản lý dễ bị lỏng lẻo và không đảm bải quy trình. Công tác kiểm tra về thể thức văn bản còn chưa cập nhật các quy định mới của Nhà nước về thể thức văn bản. Hiện tại công ty chỉ có một nhân viên phụ trách mảng Văn thư và còn kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, trong khi đó khối lượng văn bản cần xử lý tương đối nhiều nên đôi khi công việc chưa được giải quyết nhanh chóng, kịp thời.

Công ty chưa có kho lưu trữ nên gặp nhiều khó khăn trong quá trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Cơ sở vật chất tương đối đầy đủ nhưng không đồng bộ, hệ thống máy phô tô thường xuyên hỏng hoác gây khó khắn cho việc nhân bản và sao lưu văn bản.