2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tình hình nghiên cứu trong nước: Công tác tổ chức hội nghị tại các cơ quan, tổ chức đã được rất nhiều tác giả nghiên cứu, nhóm nghiên cứu được chia làm hai nguồn chính: một là các giáo trình, lý luận về công tác tổ chức hội nghị tại cơ quan, tổ chức; hai là các đề tài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại một cơ quan, đơn vị cụ thể. Đầu tiên các sách, giáo trình nghiên cứu lý luận tổ chức hội nghị tại các cơ quan, tổ chức có một số giáo trình tiêu biểu như: Trần Hoàng – Nguyễn Hữu Thời, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, Hà Nội, 1989. Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Văn phòng hiện đại và Nghiệp vụ hành chính Văn phòng, Nxb thành phố Hồ Chí Minh, 1996. Hoàng Giang, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nxb Văn hóa Thông tin, hà Nội, 2009. Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu Duy, Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại, Nxb Lao động, Thành phố Hồ Chí Minh, 2009. PGS.TS. Vũ Thị Phụng, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2010. Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2009. Cùng với đó là các Công trình nghiên cứu, Báo cáo, Luận văn nghiên cứu về tổ chức hội nghị như: Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức Hội nghị ở Tổng cục Thuế – Trần Thị Vân Anh – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội họp cụ thể ở các cơ quan, tổ chức – Nguyễn Thị Bích Hằng – Liên thông TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một số loại hình Hội họp tại phòng Thông tin khoa học Quân sự Trường Học viện Kỹ thuật Quân sự – Hoàng Thị Phương – TKVK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội nghị ở UBND – HĐND huyện Như Thanh – Nguyễn Thị Thoa – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài: Quy trình tổ chức Hội nghị trong cơ quan, tổ chức – Trần Thị Thanh Hoài – Liên thông TKVPK2 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Đề tài: Tìm hiểu công tác tổ chức Hội thảo tại Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội – Ngô Thi Lệ – TKVPK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. 3. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung: Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức hội nghị, đề tài nhằm nghiên cứu thực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ. Mục tiêu cụ thể: Làm rõ Cơ sở lý luận về công tác Hội nghị trong cơ quan, tổ chức; Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ; Đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện về công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.
Trang 1PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài
Ở bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải có một bộ phận, đơn
vị chuyên lo về công tác thu thập, xử lý, truyền đạt các thông tin trong cơ quan về các nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất cũng như an ninh, an toàn cho toàn cơ quan, đơn vị bộ phận đó được gọi là Văn phòng.Văn phòng có hai chức năng chính đó là chức năng tham mưu, giúp việc
và chức năng đảm bảo hậu cần.Những nhiệm vụ cơ bản trong hoạt động của Văn phòng như: Xây dựng và tổ chức chương trình; Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin; Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng; Xây dựng và củng cố bộ máy Văn phòng; Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại; Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của Văn
phòng… Trong các nhiệm vụ trên thì công tác tổ chức Hội nghị có vai tròquan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức
Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Hội nghị là một trongnhững hoạt động thực tiễn diễn ra thường xuyên trong môi trường làmviệc, bởi lẽ đây là một trong những kênh trao đổi thông tin trực tiếp trongviệc truyền đạt và kiểm soát công việc Nếu một cơ quan, đơn vị, có hoạtđộng tổ chức, điều hành và tham gia một cuộc Hội nghị hiệu quả, thì các
cá nhân trong cơ quan sẽ nắm bắt thông tin và xử lý thông tin nhanhchóng Đồng thời khi tổ chức Hội nghị không chỉ nhằm mục đích giảiquyết công việc mà còn là nơi trao đổi, học hỏi, tiếp thu để tìm ra các giảipháp tốt nhất cho mọi vấn đề Tăng cường thiết lập các mối quan hệ mở
Sau khi được học lý thuyết về nghiệp vụ thư ký văn phòng và các kỹ năngquản trị văn phòng, em muốn được nghiên cứu và tìm hiểu về công tác tổ chứchội nghị của một Văn phòng/Phòng Hành chính của một cơ quan Để hiểu sâuhơn về công tác tổ chức Hội nghị nhằm khẳng định lý thuyết và so sánh thực
tiễn, em đã lựa chọn đề tài “Tìm hiểu công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” mong rằng những thông tin em mang đến
sẽ giúp cho các sinh viên chuyên ngành quản trị Văn phòng và bạn đọc hiểu rõhơn về công tác tổ chức Hội nghị trong cơ quan, tổ chức nói chung và Bộ Khoahọc và Công nghệ nói riêng
Trang 22 Lịch sử nghiên cứu vấn đề
- Tình hình nghiên cứu trong nước:
Công tác tổ chức hội nghị tại các cơ quan, tổ chức đã được rất nhiều tácgiả nghiên cứu, nhóm nghiên cứu được chia làm hai nguồn chính: một là cácgiáo trình, lý luận về công tác tổ chức hội nghị tại cơ quan, tổ chức; hai là các đềtài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại một cơ quan, đơn vị cụthể
Đầu tiên các sách, giáo trình nghiên cứu lý luận tổ chức hội nghị tại các
cơ quan, tổ chức có một số giáo trình tiêu biểu như:
- Trần Hoàng – Nguyễn Hữu Thời, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký, Hà Nội, 1989.
- Phạm Hưng, Lê Văn In, Nghiêm Kỳ Hồng, Văn phòng hiện đại và Nghiệp vụ hành chính Văn phòng, Nxb thành phố Hồ Chí Minh, 1996.
- Hoàng Giang, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nxb Văn hóa Thông tin, hà
Nội, 2009
- Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành, Bùi Hữu
Duy, Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại, Nxb Lao động, Thành phố Hồ Chí
Minh, 2009
- PGS.TS Vũ Thị Phụng, Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà
Nội, 2010
- Trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội, Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Hà Nội, 2009.
Cùng với đó là các Công trình nghiên cứu, Báo cáo, Luận văn nghiên cứu
về tổ chức hội nghị như:
- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức Hội nghị ở Tổng cục Thuế – Trần
Thị Vân Anh – TKVPK2 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội họp cụ thể ở các
cơ quan, tổ chức – Nguyễn Thị Bích Hằng – Liên thông TKVPK2 – Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội
- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một số loại hình Hội họp tại phòng Thông tin khoa học Quân sự Trường Học viện Kỹ thuật Quân sự – Hoàng Thị
Phương – TKVK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đề tài: Tìm hiểu Quy trình tổ chức một loại hình Hội nghị ở UBND – HĐND huyện Như Thanh – Nguyễn Thị Thoa – TKVPK2 – Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội
Trang 3- Đề tài: Quy trình tổ chức Hội nghị trong cơ quan, tổ chức – Trần Thị
Thanh Hoài – Liên thông TKVPK2 - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đề tài: Tìm hiểu công tác tổ chức Hội thảo tại Trường Cao đẳng Nội vụ
Hà Nội – Ngô Thi Lệ – TKVPK3 – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
3 Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu chung: Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức hội nghị, đề tài
nhằm nghiên cứu thực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác
tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ
Mục tiêu cụ thể:
- Làm rõ Cơ sở lý luận về công tác Hội nghị trong cơ quan, tổ chức;
- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng BộKhoa học và Công nghệ;
- Đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện về công tác tổ chức Hội nghị củaVăn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ
4 Nhiệm vụ nghiên cứu
- Cơ sở lý luận về công tác Hội nghị
- Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học vàCông nghệ
- Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức Hội nghị của Vănphòng Bộ Khoa học và Công nghệ
5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoahọc và Công nghệ
Phạm vi nghiên cứu:
Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoahoạc và Công nghệ
Trang 4- Về không gian: Công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học
và Công nghệ;
-Về thời gian: Nghiên cứu công tác tổ chức Hội nghị của Văn phòng BộKhoa học và Công nghệ từ năm 2012 – 2015
6 Giả thuyết nghiên cứu
Công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đãrất tốt vì đã ứng dụng tin học
7 Phương pháp nghiên cứu
-Phương pháp thống kê điều tra khảo sát
- Phương pháp so sánh-Phương pháp mô tả
- Phương pháp phân tích, đánh giá, tổng hợp
- Phương pháp phỏng vấn
8 Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo thì nội dung chínhcủa đề tài bao gồm những phần sau:
Chương 1 Cơ sở lý luận về tổ chức hội nghị
Chương này cho thấy những lý luận chung về hội nghị và nêu nên nhữngnội dung, quy trình của công tác tổ chức hội nghị
Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoahọc và Công nghệ
Chương này trình bày về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và các loạihội nghị do văn phòng tổ chức.Thông qua khảo sát công tác tổ chức hội nghị tạiVăn phòng Bộ, đánh giá những ưu điển, hạn chế và tìm ra nguyên nhân của hạnchế đo
Chương 3 Đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hội
Trang 5nghị tại Văn phòng Bộ
Trong chương này, em xin mạnh dạn đề xuất một số kiến nghị nhằm hoànthiện công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng bộ trong đó nổi lên các giải phánhư: giải pháp thể chế, giải pháp về công nghệ, giải pháp về nhận thức
PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI
NGHỊ 1.1 Khái niệm hội nghị
Hội nghị là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ, tạo điều kiện để mọi người lao động tham gia vào hoạt động quản lý của cơ quan, tổchức Đồng thời đây cũng là hình thức nhằm thông báo, trao đổi bàn bạc, thảo luận để tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm Vậy hội nghị là gì? Giữ Hội nghị và hội họp có gì khác nhau
Hội nghị là cuộc hộp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các nghị quyết hoặc các quyết định.1
Họp là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếpthực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết các
11Trang 149 Giáo trình quản trị văn phòng do của trường đại học kinh tế quốc dân TS, Nguyễn Thành
Độ chủ biên
Trang 6công việc thuộc chức năng, thẩm quyền của cơ quan mình theo quy định của pháp luật2.
Hội họp là sự tập hợp ở một nơi để làm việc, hoặc tìm ra cách làm việc chung
Quan điểm trên, đã tìm thấy một điểm thông nhất giữa khái niệm hội nghị và hộihọp đó là sự tập hợp của nhiều người ở một nơi để thực hiện một mục đích đã đặt ra Chỉ khác nhau ở chỗ là kết thúc hội nghị sẽ đưa ra các nghị quyết hoặc các quyết định còn hội họp thì không Như vậy có thể suy ra rằng khái niệm hộihọp hiểu theo cách đơn giản đó là hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn bạc, traođổi, đánh giá, hoặc cung cấp thông tin về một vấn đề nào đó, vấn đề này có thể được thồng nhất hoặc không thống nhất sau mỗi lần hội họp Còn hội nghị thì nghĩa của nó chặt chẽ hơn, ở đây ta có thể hiểu hội nghị cũng là việc tập hợp mọi người lại một nơi để bàn bạc, thảo luận thống nhất một vấn đề gì đó, mà kếtquả cuối cùng của một hội nghị là bản nghị quyết hoặc quyết định được thông qua
một số quan niệm còn thống nhất hội nghị và hội họp như:
1.2 Vai trò, ý nghĩa của tổ chức hội nghị
- Khi cơ quan, tổ chức mở các cuộc Hội nghị như “ Hội nghị tổng kết năm, Hộinghị sơ kết sáu tháng đầu năm ” sẽ giúp thủ trưởng cơ quan đánh giá được tìnhhình hoạt động của cơ quan trong một năm, để từ đó phát huy những ưu điểm,khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong quá trình hoạt động Sau đó cùngnhau bàn bạc tìm ra phương án giải quyết để tháo gỡ những khó khăn, vướngmắc và đưa ra phương hướng hoạt động cho năm tới
- Tổ chức Hội nghị là cơ hội để các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan giao lưu,học hỏi lẫn nhau trong quá trình làm việc, nâng cao tinh thần đoàn kết trong nội
bộ cơ quan, luôn đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu
- Hội nghị là nơi các thành viên trong cơ quan và ngoài cơ quan trao đổi, đónggóp ý về một vấn đề nào đó, giúp cơ quan có được nhiều phương án hoạt động
và sau đó sẽ cùng nhau thống nhất một phương án tối ưu nhất cho hoạt động của
cơ quan, tổ chức Giúp cho hoạt động của cơ quan, tổ chức được ổn định và bền
phủ Ban hành quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.
Trang 71.3 Phân loại tổ chức hội nghị
Có nhiều căn cứ khác nhau để phân loại hội nghị trong đó điền hình có một số căn cứ phổ biến sau:
Căn cứ vào tình chất và mục đích của hội nghị thì có thể phân thành:
+ Hội nghị phát triển: thông qua hội nghị để phổ biến cho mọi người các chủ trương, chính sách, đường lối, các chương trình kế hoạch hành động nhằm nâng cao trình độ nhận thức và tạo tiền đề cho việc thực hiện các chủ trương, đường lối và chính sách đó
+ Hội nghị trao đổi thông tin: quản trị viên các cấp hoặc cùng cấp tham dự
để trao đổi tin tức, tình hình hoạt động của các bộ phận, đơn vị trong tổ chức
+Hội nghị mở rộng dân chủ: tạo điều kiện cho mọi người phát biểu ý kiến
về các chủ trương, chính sách mới, cách thức tiến hành nhằm giúp lãnh đạo có thông tin cao và hành động thống nhất trước khi triển khai
+ Hội nghị bàn bạc, giải quyết vấn đề:
- Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể đểthống nhất ra một quyết định tập thể Ví dụ như hội nghị đề xuất hình thức và mức độ khen thưởng hay kỷ luật đối với một cá nhân, đơn vị hoặc hội nghị bànbạc thảo luận cách tháo gỡ khó khăn về giải quyết tình trạng vỡ ống nước tại Thành phố Hà Nội chẳng hạn
- Tập thể thảo luận một hoặc một số vấn đề cụ thể nhưng không quyết định mà là thủ trưởng căn cứ vào đó để đưa ra quyết định Ví dụ như Hội nghị ban bạc thảo luận các vấn đề công tác
Căn cứ vào các khâu của quá trình quản lý
+ Hội nghị bàn bạc ra quyết định
+ Hội nghị phổ biến, triển khai: quyết định ban hành cần được phổ biến,
tổ chức thực hiện Loại hội nghị này nhằm phổ biến quán triệt, tư tưởng, quan điểm chủ trương, chính sách, giải pháp đã trình bày trong các trong quyết định đến các đối tượng (tùy phạm vi và nội dung của quyết định) Mặt khác thông qua cuộc họp để bàn bạc, xây dựng chương trình, kế hoạch biện pháp thực hiện các quyết định Ví dụ như hội nghị tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ năm 2015 Trong hội nghị tổng kết công tác năm Lãnh đạo cơ quan, tổ chức phổ biến, hay thông báo những kết quả đã đạt được trong năm cũ và tiến hành triển khai nhiệm vụ công tác năm mới
Trang 8+ Hội nghị kiểm tra đôn đốc: trong quá trình triển khai quyết định có thể xảy ra các tình huống: các đơn vị triển khai thực hiện tốt, có nhiều sáng kiến, biện pháp sáng tạo, thực hiện tốt các quyết định, ngược lại cũng có những đơn vịthực hiện chưa tốt các quyết định do chưa hiểu đúng tinh thần, hoặc chưa tích cực sáng tạo trong tổ chức thực hiện Chính vì vậy cần phải tổ chức những hội nghị để triển kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các quyết định quản lý của cơ quan Ví dụ như các hội nghị sơ kết, hội nghị đánh giá công tác ứng dụng tin họctrong công tác hành chính.
+ Hội nghị sơ kết, tổng kết: mỗi quyết định, chương trình kế hoạch đều cómục tiêu, chỉ tiêu rõ ràng và thời gian cụ thể Vì vậy, cần tổ chức hội nghị sơ kết
để đánh giá việc thực hiện quyết định trao đổi kinh nghiệm hay uốn nắn các lệchlạc để tiếp tục thực hiện quyết định tốt hơn ở giai đoạn sau Ví dụ hội nghị sơ kết công tác thanh tra 6 tháng đầu năm 2014
Căn cứ vào hình thức tổ chức
+ Hội nghị không chính thức: do yêu cầu bí mật hoặc những lý do tế nhị các bên gặp nhau, bàn bạc nhưng không muốn để cho nhiều người biết, hội nghịđược tổ chức nhưng không chính thức công bố Cũng có khi một tổ chức muốn họp nội bộ để bàn riêng một số vấn đề gọi là hội nghị kín Ví dụ như các cuộc họp giao ban, các cuộc họp của Lãnh đạo Bộ…
+ Hội nghị chính thức, công khai: đây là những hội nghị do các đơn vị, những người có trách nhiệm đứng ra tổ chức một cách công khai theo đúng chương trình kế hoạch
Còn theo Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 5 năm 2006 của Thủ tướng Chính phủ thì hội họp trong cơ quan nhà nước bao gồm các loại sau:
Họp tham mưu, tư vấn là cuộc họp để thủ trưởng cơ quan hànhchính nhà nước nghe các ý kiến đề xuất và kiến nghị của thủ trưởng các cơ quan,đơn vị cấp dưới, của các chuyên gia, nhà khoa học nhằm có đủ thông tin, cóthêm các cơ sở, căn cứ trước khi ra quyết định theo chức năng, thẩm quyền
Họp làm việc là cuộc họp của cấp trên với thủ trưởng cơ quan, đơn
vị cấp dưới để giải quyết những công việc có tính chất quan trọng vượt quá thẩmquyền của cấp dưới hoặc để kiểm tra trực tiếp tại chỗ về tình hình thực hiện cácnhiệm vụ công tác của cấp dưới
Họp chuyên môn là cuộc họp để trao đổi, thảo luận những vấn đềthuộc về chuyên môn kỹ thuật, nghiệp vụ nhằm xây dựng và hoàn thiện các dự
án, đề án
Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, đơn vị hành chínhnhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ýkiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên
Trang 9Họp tập huấn, triển khai (Hội nghị tập huấn, triển khai) là cuộc họp
để quán triệt, thống nhất nhận thức và hành động về nội dung và tinh thần cácchủ trương, chính sách lớn, quan trọng của Đảng và Nhà nước về quản lý, điềuhành hoạt động kinh tế - xã hội
Họp tổng kết (Hội nghị tổng kết) hàng năm là cuộc họp để kiểmđiểm, đánh giá tình hình và kết quả thực hiện nhiệm vụ công tác hàng năm vàbàn phương hướng nhiệm vụ công tác cho năm tới của cơ quan, đơn vị hànhchính nhà nước
Họp sơ kết hoặc tổng kết (Hội nghị sơ kết hoặc tổng kết) chuyên đề
là cuộc họp để đánh giá tình hình triển khai và kết quả thực hiện một chủ trương,chính sách quan trọng
1.4 Quy trình tổ chức hội nghị
1.4.1 Quy trình tổ chức các cuộc họp bình thường, không nghi thức
Các cuộc họp nội bộ, bình thường không nghi thức như các cuộc các cuộchọp giao ban, các cuộc họp giải quyết vấn đề, các cuộc họp thông báo,… các cuộc họp này do các cấp quản trị trong cơ quan triều tập và chủ trì
Đối với các cuộc họp bình thường không nghi thức thì việc tiến hành tổ chức hộinghị cũng tương đối dễ dàng đối với các cán bộ, nhân viên của các đơn vị Các công việc cần phải làm để tổ chức một hội nghị không nghi thức bao gồm:
- Đăng ký phòng họp: Thông thường các cuộc họp được tổ chức tại Văn phòng của các cấp quản trị hoặc tại phòng họp chung của cơ quan, tổ chức Thư ký phải đăng ký phòng họp với bộ phận được giao nhiệm vụquản lý phòng họp để chuẩn bị phòng họp gọn gàng, sạch sẽ
- Thông báo cho người tham dự cuộc họp Mời những người tham dự thông qua lịch công tác, điện thoại, thông báo trực tiếp, giấy mời, Fax hoặc email
- Chuẩn bị tài liệu: Đôi khi cuộc họp cần nhiều phương tiện hỗ trợ, thư
ký cần chuẩn bị:
+ Tài liệu phát tại chỗ
Chuẩn bị công cụ nghe nhìn: Dụng cụ nghe nhìn máy chiếu ( overhad projector, video, bảng viết, sơ đồ)
- Chuẩn bị nước giải khát: Phục vụ trà, nước suối nếu cuộc họp ngắn gọn Đối với các cuộc họp dài, thư ký phải linh hoạt theo sự chỉ đạo của cấp trên hoặc giờ giải lao mới phục vụ nước giải khát, hoặc để trênbàn sẵn cho người tham dự
- Ghi biên bản: Thông thường, các cuộc họp không cần nghi thức, biên bản chỉ cần ghi ý chính và tóm tắt
- Theo dõi: Sau cuộc họp thường các cấp quản trị yêu cầu thư ký soạn thảo bản tóm tắt trích từ biên bản, đôi khi còn gửi cho các thành viên tham dự Thư ký giữ lại bản chính để lưu Theo dõi việc thực hiện các quyết định cuộc họp
1.4.2 Hoạch định và tổ chức các cuộc họp theo nghi thức.
Trang 10Bước 4: Lập Danh sách khách mời
Bước 8: Chuẩn
bị ghi biên bản Hội nghi
Bước 7 : Chuẩn bị thời gian Hội nghị
Bước 6: Chuẩn
bị địa điểm Hội nghị
Bước 5 : Soạn thảo thử mời
viên đều phải bị ràng buộc tuân theo
Quy trình tổ chức Hội nghị tại cơ quan, tổ chức thường có 3 giai đoạn nhưsau:
Giai đoạn 1: Giai đoạn chuẩn bị
Sơ đồ các bước trong giai đoạn chuẩn bị Hội nghị
Bước 1: Xác định mục đích, yêu cầu tổ chức Hội nghị
- Mục đích: Là cái cơ quan, tổ chức hướng tới khi tổ chức Hội nghị Mỗi một Hội nghị khi tổ chức đều có nhiều mục đích khác nhau, tuy nhiên khi
tổ chức hội nghị cơ quan thường hướng tới các mục đích sau: Tổng kết,
đánh giá công việc, thông báo các nhiệm vụ cần triển khai, đảm bảo
quyền làm chủ của nhân viên trong cơ quan đối với nhiệm vụ chung, xây dựng tinh thần đoàn kết
- Yêu cầu: Mỗi cuộc họp có thể kết hợp giải quyết nhiều nội dung, sử
dụng nhiều hình thức, cách thức tiến hành phù hợp với tính chất, yêu cầu của từng vấn đề và hoàn cảnh cụ thể để tiết kiệm thời gian, đảm bảo chất
Trang 11lượng và giải quyết công việc Việc phát biểu, trao đổi ý kiến tại cuộc họpphải tập chung vào những vấn đề đang còn những ý kiến khác nhau, đề xuất biện pháp xử lý Ý kiến kết luận của người chủ trì cuộc họp phải rõ ràng, cụ thể, thể hiện đầy đủ tính chất, nội dung và yêu cầu của cuộc họp.
Bước 2: Lập kế hoạch Hội nghị
Tùy theo tính chất, quy mô, mục đích mà cơ quan, tổ chức đặt ra khi tổ chức hội nghị việc lập kế hoạch hội nghị có thể được hoặc không được tiến hành hoặc phải có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng
Kế hoạch: là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra
Kế hoạch Hội nghị là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức hội nghị
Kế hoạch Hội nghị bao gồm các nội dung cơ bản sau:
+ Tên Hội nghị
+ Thời gian Hội nghị
+ Địa điểm Hội nghị
+ Thành phần Hội nghị
+ Nội dung Hội nghị
Bước 3: Xây dựng chương trình nghị sự Hội nghị
Chương trình nghị sự Hội nghị là một văn bản trình bày lịch trình công việc sẽ được tiến hành tại Hội nghị
Khi xây dựng chương trình nghị sự cán bộ chuyên môn phải xây dựng
Trang 12Hai chương trình nghị sự về cơ bản đều phải trình bày các nội dung thông tin sau:
+ Trình tự vấn đề trình bày (cột số thứ tự)
+ Nội dung vấn đề
+ Thời gian thực hiện từng vấn đề
Bước 4: Lập danh sách khách mời
Bao gồm khách mời và những người có trách nhiệm, nghĩa vụ phải dự hộinghị Khi lập danh sách khách mời nên chia theo cơ cấu và ở từng nhóm nên sắp xếp đại biểu, khách mời theo vị trí và chức vụ Điều này sẽ tạo điều kiện đảm bảo các nghi thức khi gửi giấy mời cũng như hoạt động củaBan lễ tân khi đăng ký danh sách đại biểu và bộ phận điều hành khi chào đón đại biểu đến tham dự hội nghị
Danh sách khách mời bao gồm các nội dung sau:
+ Số thứ tự
+ Họ và tên
+ Chức vụ
Trang 13+ Đơn vị.
+ Địa chỉ liên hệ
+ Số điện thoại/email
Bước 5: Soạn thảo giấy mời
Khái niệm: Giấy mời là một văn bản gửi đến để mời một cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia một sự kiện, vấn đề nào đó Bao gồm chi tiết về thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện đó
Tùy thuộc vào vị trí của từng đại biểu, tính chất của mối quan hệ và các nghi thức phải tuân thủ sẽ có nhiều mẫu giấy mời khác nhau Sự trang trọng của giấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại biểu về thái
độ, sự tôn trọng của cơ quan hay quy mô của chính Hội nghị Thư ký sẽ làngười trực tiếp soạn thảo giấy mời
Giấy mời cần đảm bảo các nội dung sau:
+ Tên cơ quan, đơn vị, cá nhân mời
Bước 6: Chuẩn bị địa điểm tổ chức Hội nghị
Việc lựa chọn địa điểm cho các Hội nghị được căn cứ vào tính chất, mục đích của Hội nghị, căn cứ vào số lượng và đặc điểm, vị trí của người tham
Trang 14dự, căn cứ vào điều kiện của cơ quan, tổ chức Địa điểm tổ chức Hội nghị
có thể là ở trong cơ quan và ngoài cơ quan
Ngoài địa điểm tổ chức hội nghị thì Ban tổ chức cần chuẩn bị thêm một địa điểm để dành cho đại biểu, khách mời trước khi vào tham gia Hội nghịnhư khu vực để xe, khu vực vệ sinh, khu vực ăn uống, khu vực nghỉ giải lao
Khi đã lựa chọn được địa điểm tổ chức hội nghị thì Ban tổ chức phối hợp với các cán bộ, phòng, ban, đơn vị chuẩn bị hệ thống như âm thanh, ánh sáng…để có phương án dự phòng
Sau khi đã chuẩn bị toàn bộ hệ thống và trang thiết bị tại hội trường thì Ban tổ chức cần kiểm lại toàn bộ các hệ thống và trang thiết bị một lần nữa để đảm bảo an toàn trong quá trình Hội nghị diễn ra
Bước 7: Chuẩn bị thời gian Hội nghị
Thời gian chi tiết của Hội nghị đã được xác định tại chương trình nghị sự, tuy nhiên để đảm bảo thành công Hội nghị cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Không tổ chức hội nghị vào thời điểm mà một số đại biểu chủ chốt không tham dự được
- Thời gian dự phòng trước và sau Hội nghị
- Thời gian dự phòng khi thực hiện từng nội dung hoặc khi chuyển tiếp các phần trong chương trình nghị sự
Bước 8: Chuẩn bị ghi biên bản Hội nghị
Biên bản: là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra
Biên bản Hội nghị: là văn bản ghi lại những diễn biến của Hội nghị, là
Trang 15Bước 1: Đón
tiếp đại biểu
Bước 2:
Điểm danh đại biểu
Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao và giờ đọc báo cáo tham luận
Bước 4: Ghi biên bản Hội nghị
bằng chứng để chứng minh cho các sự kiện xảy ra trong Hội nghị
Công việc ghi biên bản tại Hội nghị được giao cho một cá nhân hoặc do Thư ký Văn phòng trực tiếp đảm nhiệm
Để chuẩn bị tốt cho việc ghi biên bản tại Hội nghị thì Phòng Hành chính Tổng hợp cần thực hiện các công việc sau:
- Xin ý kiến lãnh đạo về hình thức ghi biên bản Hội nghị để giao cho Thư
ký Hội nghị thực hiện tại Hội nghị
- Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của Thư ký Hội nghị
- Chuẩn bị các phương tiện phục vụ hoặc hỗ trợ kỹ thuật ghi biên bản như máy tính, máy ghi âm, máy ảnh, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản
- Ngoài ra cần chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho kỹ thuật ghi biên bản Hội nghị
Bước 9: Chuẩn bị kinh phí tổ chức Hội nghị
Căn cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức, đơn vị chủ trì lập một bản dự trù kinh phí các khoản chi tiêu cho Hội nghị như kinh phí trang trí hội trường (cờ, hoa, băng rô, maket…), kinh phí đi lại cho đại biểu, kinh phí khen thưởng…Sau khi hoàn thành trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét và phê duyệt nguồn kinh phí để tiến hành việc tổ chức Hội nghị
Giai đoạn 2: Giai đoạn tiến hành Hội nghị
Sơ đồ các bước tiến hành Hội nghị
Trang 16Bước 1: Đón tiếp đại biểu.
Đón tiếp đại biểu là hoạt động đầu tiên diễn ra trong buổi hội nghị của cơ quan, tổ chức Đây là giai đoạn đầu tiên có khả năng giúp cơ quan thể hiện sự thiện chí của mình đến với các đại biểu, khách mời đến tham dự Hội nghị
Tuỳ theo số lượng, trình độ và vị trí của từng đại biểu, thì Ban tổ chức có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc đón tiếp đại biểu
+ Đối với Hội nghị có quy mô nhỏ thì việc đón tiếp có thể được tiếp hành đối với từng đại biểu Việc đón tiếp đại biểu sẽ giao cho một cá nhân hay một nhóm người trong cơ quan đảm nhiệm
+ Đối với Hội nghị có quy mô lớn có thể sử dụng băng rô, cờ hoa, khẩu hiệu chào mừng hoặc thông qua diễn văn khai mạc của người dẫn chương trình
Đón tiếp đại biểu đòi hỏi cần phải chu đáo và thận trọng trong từng cử chỉ, tránh ảnh hưởng đến hình ảnh của cơ quan
Bước 2: Điểm danh đại biểu
Việc điểm danh đại biểu giúp cho Ban tổ chức xác định được chính xác sốlượng đại biểu chính thức đến tham dự hội nghị Điều này còn liên quan tới giá trị của các Hội nghị
Hình thức điểm danh đại biểu trong Hội nghị:
+ Sơ đồ vị trí chỗ ngồi
Trang 17+ Thẻ đại biểu.
+ Đăng ký của trưởng đoàn đại biểu tại ban lễ tân
+ Một phiếu đăng ký có mặt bao gồm các nội dung sau: Họ và tên, đơn vị công tác, chức vụ, thời gian…Ngoài ra có thể thêm một vài ghi chú để đạibiểu biết như thời gian nộp lại phiếu, các thông tin góp ý từ phía đại biểu
Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo tham luận cho đại biểu đọc tham luận
Để đảm bảo giữ đúng giờ giải lao trong quá trình hội nghị diễn ra thì Ban
tổ chức nên công khai chương trình nghị sự Hội nghị để gửi cho các đại biểu có liên quan Trong trường hợp chương trình nghị sự có sự thay đổi thì Ban tổ chức phải báo cáo kịp thời cho các đối tượng có liên quan
Giờ giải lao không chỉ giảm căng thẳng của Hội nghị mà còn là bước chuyển tiếp nội dung giữa các chương trình chính vì vầy việc duy trì giờ giải lao là rất cần thiết
Bước 4: Ghi biên bản Hội nghị
Người được giao nhiệm vụ ghi biên bản tại hội nghị không nhất thiết là Thư ký Văn phòng Thư ký Hội nghị có thể là cán bộ, nhân viên của cơ quan, tổ chức
Các yêu cầu đối với việc ghi biên bản:
+ Đúng kỹ thuật
+ Đúng thể thức
+ Phải đảm bảo tính chính xác, trung thực người ghi biên bản phải phản ánh các thông tin, các sự kiện một cách chính xác, không được hư cấu và làm sai lệch nội dung
Trang 18Bước 3: Lập hồ
sơ hội nghị
Bước 6: Rút kinh nghiệm tổ chức Hội nghị
Bước 5 : Thông báo và triển khai kết quả Hội nghị
Bước 4: Lưu
hồ sơ Hội nghị
Bước 7: Viết
thư cảm ơn
+ Phải có trọng tâm, trọng điểm người ghi biên bản cần xác định những nội dung nào không cần thiết, thông thường các biên bản thường ghi biên cần tóm tắt nội dung chính
Việc ghi biên bản cần tuân thủ các thủ tục sau:
+ Sau khi ghi xong biên bản phải thông qua lãnh đạo, việc thông qua này cũng phải được ghi vào biên bản
+ Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các đối tượng cơ bản có liên quan
+ Trường hợp phải gửi biên bản đến một cơ quan khác khi cần thiết thì phải được thủ trưởng cơ quan ghi xác nhận và đóng dấu Ngoài ra phải gửi kèm theo một công văn Nếu biên bản có nhiều trang phải đóng dấu giáo lai
Biên bản Hội nghị phải gồm các nội dung chính sau đây:
+ Người chủ trì và danh sách những người tham dự có mặt tại hội nghị
Giai đoạn 3: Giai đoạn kết thúc Hội nghị
Sơ đồ các bước tiến hành sau khi Hội nghị kết thúc
Trang 19Khi Hội nghị kết thúc cần tiến hành thực hiện các công việc sau:
+ Ban tổ chức phối hợp các phòng ban chức năng giải quyết các giấy tờ, thủ tục liên quan tới kỹ thuật tổ chức Hội nghị
+ Tiến hành thu thập các văn bản hình thành trong quá trình tổ chức hội nghị để phục vụ công tác lập hồ sơ Hội nghị
+ Lập hồ sơ Hội nghị, bao gồm toàn bộ văn bản giấy tờ hình thành trong quá trình tổ chức hội nghị như biên bản Hội nghị, các báo cáo, diễn văn khai mạc, bế mạc…
+ Lưu hồ sơ Hội nghị
+ Giúp lãnh đạo thông báo và triển khai kết luận của Hội nghị
+ Tổ chức họp rút kinh nghiệm sau Hội nghị
Trang 20CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
2.1 Giới thiệu khái quát về Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ
Tại Điều 1 của Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ đã quy định rất rõ về vị trí và chức năng của Văn phòng Bộ như sau:
“Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ (sau đây gọi tắt là Văn phòng Bộ) là đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học Công nghệ, thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ hoạt động của Bộ,
Bộ trưởng; điều phối, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế làm việc của Bộ; thực hiện công tác hành chính, vănthư, lưu trữ, lễ tân, quản trị, an ninh bảo vệ,quân sự, y tế, tài chính, đầu tư xây dựng, quản lý cơ sở vật chất-kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động đảm bảo
phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Cơ quan Bộ
Văn phòng Bộ có con dấu riêng, được mở tài khoản kho bạc Nhà nước, ngân hàng để hoạt động và giao dịch theo quy định của pháp luật.”
Như vậy ở đây ta có thể nhận thấy các vị trí cũng như chứ năng của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã đảm bảo đầy đủ các chức năng chính của văn phòng như đã được hạc tại các lý luận về văn phòng trong các giáo trình đã được học Đó chính là các chức năng về tham mưu tổng hợp ( thể hiện trong các công việc như: thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp về chương trình, kế hoạch công tác và phục vụ hoạt động của Bộ, Bộ trưởng; điều phối, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chương trình kế hoạch công tác của Bộ; theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế làm việc của Bộ; thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ ) và đảm bảo hậu cần (thể hiện trong các công việc như thực hiện công tác lễ tân, quản trị, an ninh bảo vệ,quân sự, y tế, tài chính, đầu tư xây dựng, quản lý cơ sở vật chất-kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ chohoạt động của Cơ quan Bộ)
Trang 21b Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ
Trong Điều 2, Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng đã quy định cụ thểcác nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng như sau:
- Tham mưu cho Bộ trưởng trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động
của Bộ; xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của
Bộ và Lãnh đạo Bộ; tiếp nhận thẩm tra và chụi trách nhiệm về thủ tục, thể thức các văn bản, hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ; theo dõi, đôn đốc việc thi hành các quyết định, chỉ thị, kết luận và các nhiệ vụ được Lãnh đạo Bộ giao cho các đơn vị thuộc Bộ; làm đầu mối quan hệ công tác với Bộ, ngành trung ương, địa phương và các cơ quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ theo sự phân công của Bộ trưởng
- Xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành Quy chế làm việc và các quy định nội bộ
khác của Bộ và theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế sau khi được ban hành
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ; quản lý và chỉ đạo nghiệp vụ
công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ; tiếp nhận, chuyển giao, luân chuyển công văn đi,đến bao gồm cả văn bản mật theo quy định và quản lý việc sử dụng con dấu của Bộ và Văn phòng Bộ; hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu, thu thập, chỉnh lý, xác đinh giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; định kỳ nộp tài liệu lưu trữ theoquy định của pháp luật
- Là đầu mối cung cấp thông tin cho các phương tiện truyền thông đại chúng,
các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và phân công của Bộ trưởng
- Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán
bộ, công chức, viên chức và người lao động của cơ quan Bộ; cán bộ, công chức, viên chức của Bộ đã nghỉ hưu theo phân cấp quản lý của cán bộ; thực hiện thăm hỏi, thăm viếng, tang lễ theo phân cấp chỉ đạo của Bộ trưởng
- Quản lý kinh phí hoạt động của cơ quan Bộ; lập dự toán và tổ chức thực hiện
dự toán, quyết toán thu chi ngân sách của cơ quan Bộ theo quy định; quản lý các nguồn kinh phí khác khi được Bộ trưởng giao
- Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện, trang thiết bị và điều
kiện làm việc của Lãnh đạo Bộ và Cơ quan Bộ
- Chủ trì quản lý đầu tư xây dựng đối với các đơn vị trực thuộc Bộ; hướng dẫn
các đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng kế hoạch đầu tư dựng nguồn vốn từ ngân sách nhà nước và các nguồn vốn khác trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; tổng hợp, bố trí và thông báo vốn cho các dự án đầu tư xây dựng theo kế hoạch năm; thực hiện các dự án đầu tư xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn của bộ theo quy định của pháp luật
- Thực hiện công tác lễ tân và hậu cần phục vụ các hội nghị, Hội nghị làm việc
của Bộ; công tác lễ tân hậu cần phục vụ các đoàn khách trong nước và quốc tế
Trang 22đến làm việc tại Bộ và công tác hậu cần phục vụ cho các đoàn công tác của bộ.
- Chủ trì tổ chức công tác quân sự - quốc phòng, phòng chống lụt bão, phòng
chống cháy nổ, đảm bảo an ninh, an toàn trật tự, vệ sinh, an toàn lao động; bảo vệ và chăm sóc sức khỏe cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Bộ; phòng chống ma túy và các tệ nạn xã hội tại cơ quan Bộ
- Kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ.
- Quản lý cán bộ, tài sản, tài liệu của văn phòng Bộ theo phân cấp của bộ và
quy định của pháp luật
- Thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Bộ trưởng giao
a Cơ cấu tổ chức (phụ lục)
Theo Điều 3, 4 của Quy chế Tổ chức và hoạt động của Văn phòng có quy định về cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ, em đã khái quát lại như sau
Chánh văn phòng Bộ: người đứng đầu Văn phòng Bộ, là người lãnh đạo
và điều hành mọi hoạt động của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ về toàn bộ hoạt động của Văn phòng
Các Phó Chánh văn phòng Bộ (03 người ) giúp Chánh văn phòng trong việc lãnh đạo công tác của Văn phòng Bộ; được quyết định những vấn đề thuộc phạm vi, nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng
về công việc được giao
Về tổ chức bộ máy của Văn phòng có thể phân thành hai nhóm thực hiện hai chức năng chính của Văn phòng ta có:
Nhóm đơn vị thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp bao gồm: Phòng Hành chính-Tổ chức; Phòng Tổng hợp; Phòng Lưu trữ;
Nhóm đơn vị thực hiện chức năng đảm bảo cơ sở vật chất, an ninh gồm: Phòng Tài vụ; Phòng Quản trị-Y tế; Phòng Quản lý đầu tư xây dựng; Phòng Lễ tân; Phòng Quản lý xe; Ban chỉ huy Quân sự Bộ
Như vậy Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ đã thực hiện đầy đủ các chức năng chính của một văn phòng nói chung Chính vì vậy các nhiệm vụ của Văn phòng cũng được cụ thể hóa và đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng chính Về cơ cấu tổ chức của Văn phòng cũng được tổ chức theo chức năng
Trang 23chuyên môn, tức là gồm các phòng thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, đảm bảo chức năng của văn phòng được thực hiện một cách đầy đủ và tốt nhất.
2.2 Các loại hội nghị do Văn phòng tổ chức
Trong hoạt động của các cơ quan, công sở việc tổ chức và điều hành cóhiệu quả các Hội nghị, hội nghị có vai trò rất quan trọng Bộ Khoa học và Côngnghệ là cơ quan quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ trong phạm vi cảnước nên việc tổ chức hội nghị được diễn ra thường xuyên dưới nhiều hình thức
và quy mô khác nhau, thành phần tham dự có cả trong nước và quốc tế Chính vìvậy Văn phòng Bộ cần thực hiện tốt các khâu tổ chức hội nghị sao cho khoa học
và hợp lý để mang lại hiệu quả cao nhất khi tiến hành
Văn phòng Bộ là đơn vị thực hiện chức năng giúp việc hậu cần cho Bộ,chính vì vậy hầu như tất cả các cuộc họp, các hội nghị của Bộ, Văn phòng đềuđứng ra tổ chức công tác hậu cần ( do Phòng Lễ tân thuộc Văn phòng Bộ quản
lý và thực hiện) Chính vì vậy, Văn phòng mới có thể thống kê và báo cáo lãnhđạo bộ đầy đủ số lượng cuộc họp và hội nghị của cơ quan, của từng đơn vị trongtừng năm
Theo thống kê tại Phòng Lễ tân, thuộc Văn phòng Bộ thì từ năm 2012 đến
2015 số lượng các cuộc họp và hội nghị mà Phòng đã tham gia vào công tácchuẩn bị tổ chức hội nghị như sau:
Trang 24Các cuộc họp Các hội nghị Các hội thảo Tiếp khách Loại khác 0
Như vậy nhìn vào bảng số liệu trên ta có thể thấy được số lượng các cuộc
họp, hội nghị, hội thảo, tiếp khách của Bộ là rất lớn và được duy trì ở mức ổn
định qua các năm
Số lượng các cuộc họp duy trì ở mức ổn định ( trên 700 cuộc/năm) và
chiếm tỷ trọng cao nhất trên 50 % Số lượng cuộc họp của Bộ tăng đều qua các
năm, năm 2012 là 748 đến năm 2013 là 756 tăng 8 cuộc họp và năm 2013 là 756
đến năm 2014 là 780 tức là tăng 14 cuộc họp Năm 2015 so với năm 2014 tăng
10 cuộc (từ 770 cuộc họp đến 780 cuộc họp) Như vậy số lượng cuộc họp năm
2013 lên 2014 là tăng nhanh và mạnh nhất 14 cuộc Sở dĩ có sự tăng mạnh như
vậy vì năm 2013, các cơ quan đơn vị của Bộ đã và đang trong quá trình ổn định
tổ chức (vì năm 2012 Bộ chuyển từ trụ sở cũ (39 Trần Hưng Đạo) về trụ sở mới
(113 Trần Duy Hưng)) việc xây dựng mới các văn bản quy định về chế độ làm
việc cũng như công tác của cơ quan, đơn vị Chính vì vậy mà số lượng các cuộc
họp trong năm 2014 tăng nhanh như vậy Còn các năm sau (2014, 2015), thì
Chình phủ có chỉ đạo cho Bộ tiến hành xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế
có liên quan, thuộc Lĩnh vực quản lý của Bộ, chính vì vậy Lãnh đạo Bộ, và các
đơn vị có liên quan phải thường xuyên tổ chức các cuộc họp để bàn bạc, giải
quyết công việc
Số lượng các cuộc hội nghị, của Bộ cũng tăng đều qua các năm cụ thể: từ
năm 2012 đến năm 2013 tăng 24 hội nghị ( từ 169 hội nghị lên 180 hội nghị), từ
năm 2013 đến 2014 tăng 17 hội nghị (từ 180 hội nghị đến 197 hội nghị), từ năm
2014 đến 2015 tăng 8 hội nghị (từ 197 hội nghị đến 208 hội nghị)
Các cuộc hội thảo cũng được tăng đều qua các năm cụ thể từ năm 2012 đến
2013 tăng 38 hội thảo (từ 138 hội thảo lên 176 hội thảo); từ năm 2013 đến 2014
tăng 32 hội thảo (từ 176 hội thảo lên 208 hội thảo ); từ năm 2014 đến 2015 tăng
32 hội thảo (từ 208 hội thảo đến 234 hội thảo)
Trang 25Các cuộc tiếp khách của Bộ cũng tăng đều qua các năm từ năm 2012 đến
2013 tăng 52 cuộc tiếp khách; từ năm 2013 đến 2014 tăng 182 cuôc tiếp khách;
từ năm 2014 đến 2015 tăng 15 cuộc tiếp khách
Các loại hình hội họp khác cũng có sự gia tăng nhẹ: năm 2012 đến 2013tăng 02 cuộc hội họp; từ năm 2013 đến 2014 giảm 04 cuộc hội họp; từ năm 2014đến năm 2015 tăng 6 cuộc;
Sở dĩ tất cả các loại hình hội nghị ở Bộ đều có sự tăng qua các năm vìnhững nguyên nhân sau đây:
+ Trong giai đoaạn này nước ta đang tiến ành đàm phán cá hiệp định kinh
tế và tiếp thu sự chuyển giao công nghệ của các nước phát triển trên thế giới,nên việc soạn thảo các văn bản mới, mang tính chất giao dịch quốc tế cũng nhưviệc tiến hành đón tiếp các phái đoàn của các nước khác sang nước ta chuyểngiao công nghệ, Bộ Khoa học và Công nghệ là cơ quan quản lý nhà nước đàungành về khoa học và công nghệ lên việc đón tiếp đoan ngoại giao về khoa họccông nghệ cũng như họp bàn để soạn thảo các văn bản giao dịch quốc tế là việcđương nhiên
+ Cũng trong giai đoạn này Bộ có chiến lược xây dựng và hoàn thiện hệthống thể chế quy định về khoa học và công nghệ chặt chẽ nhất để có thể đónđầu những cơ hội từ các hiệp định kinh tế mà Việt Nam đã, đang và sẽ là thànhviên như ASEAN, TTP
Theo Điều 43 của Quy chế làm việc Quy chế làm việc của Bộ thì hiện nay
Bộ Khoa học và Công nghệ phải tiến hành những loại hội nghị sau:
1 Các cuộc hộp do Lãnh đạo Bộ chủ trì
- Hội nghị Lãnh đạo Bộ thường kỳ;
- Hội nghị giao Ban Bộ hàng tuần, hàng tháng và tổng kết công tác năm củaBộ;
- Hội nghị giao ban vùng, giao ban khối
- Lãnh đạo Bộ Hội nghị, làm việc với Lãnh đạo cơ quan Trung ương và cáctỉnh thành phố trực thuộc Trung ương tại Trụ sở Bộ;
- Lãnh đạo Bộ Hội nghị, làm việc với Lãnh đạo địa phương và các đơn vịtrong ngành tại địa phương cơ sở;
- Các Hội nghị khác để giải quyết công việc
2 Các Hội nghị do thủ trưởng các Ban Tổ chức
- Các đơn vị thuộc Bộ tổ chức các Hội nghị do lãnh đạo Ban Tổ chức đểgiải quyết công việc chuyên môn và các công việc khác the chức năng, nhiệm vụcủa mỗi dơn vị được quy định
- Lãnh đạo các đơn vị có thể chủ trì các Hội nghị, làm việc với đại diện các
cơ quan theo ủy quyền của Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách theo quy định tạiQuy chế làm việc của Bộ
Trang 26Trong phạm vi thẩm quyền của Văn phòng Bộ đã đươc quy đinh tại Quy chế tổchức và hoạt động của Văn phòng thì hiện nay Văn phòng phải tổ chức các loạihội nghị sau đây:
- Hội nghị toàn ngành;
- Hội nghị chuyên đề;
- Hội nghị tổng kết năm;
- Hội nghị cán bộ chủ chốt;
- Các loại hội nghị khác khi được Lãnh đạo Bộ phân công tổ chức hoặc phối hợp
tổ chức với các đơn vị khác thuộc Bộ
Trong quá trình khảo sát tại Phòng Lễ tân em có thống kê được số lượng gầnchính xác các hội nghị do Văn phòng tổ chức qua các năm 2012-2015 như sau:
Nội dung Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Trang 27Nhìn vào bảng số liệu trên ta có thể nhận thấy số liệu các hội nghị do Văn phòng
tổ chức qua cá năm không có biến động nhiều Hội nghị cán bộ chủ chốt của Bộhàng năm chỉ được tổ chức 1 lần, nên số lượng hội nghị này qua các năm không
có sự biến động
Hội nghị toàn ngành, đây là hội nghị do Văn phòng tổ chức phối hợp với cácđơn vị khác trong cơ quan Bộ, nên số lượng hội nghị qua các năm cũng có sựbiến động nhẹ như trong hai năm đầu (năm 2012, năm 2013) dều duy trì là 2 hộinghị, nhưng riêng đến năm 2014 số lượng hội nghị này lại giảm xuống còn 1 hộinghị/năm và đến năm 2015 số lượng hội nghị này lại tăng lên con số 3 hội nghị/năm Sở dĩ hội nghị này có sự biến động như vậy vì, hai năm đàu là hai năm bắtđầu triển khai thực hiện kế hoạch chiến lược phát triển khoa học công nghệ 2010– 2015, nội dung công việc đang triển khai còn rất nhiều mà nội dung kế hoạchlại tương đối phức tạp nên số lượng hội nghị được tăng lên 2 hội nghị/năm, mộthội nghị để triển khai nội dung ở các cơ quan trung ương, một hội nghị triểnkhai ở các cơ quan chuyên trách ở địa phương Đến năm 2014 khi kế hoạchđang triển khai, năm này chủ yếu là đánh giá sơ bộ kết quả đã đạt được và chưađạt được trong kế hoạch chiến lược và đề ra phương hướng, nhiệm vụ công táctrong năm mới, nội dung tương đối đơn giản nên hội nghị được tổ chức 1lần/năm Đến năm 2015 là năm tổng kết kê hoạch chiến lược giai đoạn đầu vàtriển khai kế hoạch trong giai đoạn tiếp theo 2016 – 2020, nên nội dung hội nghịtương đối dài và phức tạp nên tổ chức thành 3 hội nghị/năm
Hội nghị tập huần công tác phục vụ công việc cũng được Lãnh đạo Bộ quan tâm
và chú ý nên số lượng các hội nghị tập huấn cũng đi theo chiều tăng lên qua cácnăm năm 2012 là 5 hội nghị tập huần,năm 2013 là 7, năm 2014 là 6, năm 2015
là 8
Các Hội nghị tổng kết công tác năm của Bộ, hội nghị tổng kết công tác năm củaVăn phòng, Hội nghị tổng kết việc thực hiện một chủ trương chính sách nàođó… cũng được Lãnh đạo Bộ quan tâm lên số lượng hội nghị tổng kết có sựtăng từ năm 2012 là 3 hội nghị, năm 2013 là 2 hội nghị, năm 2014 và năm 2015
là 5 hội nghị
Bên cạnh các hội nghị đã được quy định rõ trong danh mục hội nghị hàng nămcủa Bộ, Văn phòng Bộ còn phải phối hợp với các đơn vị có liên quan để tổ chứccác hội nghị của Lãnh đạo Bộ có liên quan đến nhiệm vụ của Văn phòng đãđược quy định trong Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ Sốlượng các hội nghi này cũng có sự biến động qua từng năm: năm 2012 là hộinghị; năm 2013 là hội nghị; năm 2014 là hội nghị; năm 2015 là hội nghị
Như vậy căn cứ vào bảng số liệu này, chúng ta có thể thấy được số lượng cáchội nghị do Văn phòng tổ chức trong từng năm là rất lớn Nếu đem so sánh vớibảng số liệu thống kê các loại hội nghị, hội họp của Bộ ta có thể tính ra được cơ
Trang 28cấu hội nghị của Văn phòng chiếm bao nhiêu phần trăm trong cơ cấu tổ chức hộinghị của toàn Bộ
2.3 Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị tại Văn phòng Bộ Khoa học
và Công nghệ
2.3.1 Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị
Có một lý thuyết chung ở Mỹ cho rằng: “Cứ mỗi giờ sự kiện đòi hỏi phảimất từ 5 đến 10 giờ lập kế hoạch tổ chức” Từ lý thuyết trên có thể suy ra trungbình một Hội nghị kéo dài từ 2 đến 3 giờ đồng hồ thì thời gian lập kế hoạch tổchức sự kiện sẽ phải mất từ 20 đến 30 giờ lập kế hoạch Như vậy nếu Hội nghịnào cũng mất thời gian cho việc lập kế hoạch thì sẽ tốn rất nhiều thời gian vàcông sức, vậy cho nên công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng Bộ đã có mộtnguyên tắc đã được quy định sẵn Đó là tùy theo tính chất, tầm vóc, quy mô vàmục đích mà Lãnh đạo Bộ và Lãnh đạo Bộ đặt ra khi tổ chức hội nghị mà việclập kế hoạch tổ chức Hội nghị có thể được hoặc không được tiến hành
Các Hội nghị mang tính chất thường xuyên mà thành phần, địa điểm vàthời gian tổ chức hội nghị đã được chuẩn hóa bằng các quy định của nhà nướchay đã được quy định trong quy chế của Bộ thì việc lập kế hoạch tổ chức hộinghị là không bắt buộc Đấy là những Hội nghị như Hội nghị giao ban tuần,tháng, năm và các Hội nghị thường niên của Bộ và Văn phòng Bộ
Điều 51 Quy chế Bộ Khoa học và Công nghệ có quy định về Giao bantuần, tháng và tổng kết công tác năm của Bộ như sau:
“1 Hội nghị giao ban tuần của Bộ được tiến hành vào sáng thứ hai hàngtuần; giao ban tháng được tiến hành vào sáng thứ hai của tuần cuối cùng trongtháng; hội nghị tổng kết công tác năm của Bộ được tiến hành vào sáng thứ haicủa tuần đầu tháng một năm sau, trừ khi có quyết định khác cảu Bộ trưởng
Trang 292 Thành phần giao ban tuần, tháng và tổng kết công tác năm của Bộ do Bộtrưởng quyết định.
3 Thủ trưởng các đơn vị trong thành phần giao ban tuần, tháng, tổng kếtcông tác năm hoặc được mời tham dự giao ban có trách nhiệm tham dự đầy đủcác Hội nghị; trường hợp vắng mặt có thể ủy quyền cho cấp phó tham dự, đồngthời phải thông báo với Chánh Văn phòng Bộ để báo cáo Bộ trưởng.”
Như vậy những hội nghị giao ban tuần, tháng, quý, thậm chí là các hội nghịtổng kết công tác năm của Bộ đã được quy định sẵn trong Quy chế làm việc của
Bộ, nên việc lập kế hoạch tổ chức những hội nghị này không phải là một yêucầu bắt buộc Các vấn đề có liên quan đến công tác tổ chức hội nghị như thờigian, thành phần của các Hội nghị này đã được quy định, Chánh Văn phòng cónhiệm vụ tổ chức triển khai các quy định này đến các đơn vị thuộc Văn phòng
để thực hiện đúng các quy định này Ví dụ trong các hội nghị giao ban tuần đượcdiễn ra vào sáng thứ hai, thì ngày làm việc cuối cùng của tuần trước, các chuyênviên của Phòng Tổng hợp sẽ xin ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng về thành phầncũng như địa điểm tổ chức của Hội nghị giao ban của sáng thứ 2 tuần sau, vàtiến hành lập danh sách, thông báo cho những cán bộ đó biết và thực hiện.Thông thường địa điểm tổ chức hội nghị giao ban tuần được tổ chức tại Hộitrường 110.Trước khi cuộc họp giao ban diễn ra, thì cán bộ phòng lễ tân phảiđến sớm để chuẩn bị nước giải khát, và kê lại bàn ghế, sắp xếp vị trí chỗ ngồicủa từng đại biểu theo sơ đồ đã được quy định Với các công việc cũng như cácbước chuẩn bị đơn giản các hội nghị có quy mô nhỏ và mang tính chất thườngxuyên như hội nghị giao ban đã được chuẩn bị xong và có thể tiến hành đượcluôn
Còn những Hội nghị có quy mô lớn, có tính nghi thức thì công tác lập kếhoạch lại là một việc làm bắt buộc Các Hội nghị đó bao gồm các Hội nghị do
Bộ trưởng và các Thứ trưởng chủ trì, các Hội nghị xử lý công việc thườngxuyên, các Hội nghị giao ban vùng, giao ban khối, Lãnh đạo Bộ Hội nghị làmviệc với Lãnh đạo đơn vị, địa phương Hay có thể nói một cách đơn giản là việclập kế hoạch tổ chức hội nghị chỉ được diễn ra khi các hội nghị đó có ý nghĩa tolớn đối với hoạt động của cơ quan Ví dự như hội nghị “Tập huấn về xây dựng
và ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn thư, lưu trữ”, hay hộinghị “Tổng kết công tác năm 2014 và triển khai phương hướng và nhiệm vụnăm 2015”, đây chỉ là hai trong những hội nghị mà việc lập kế hoạch tổ chức sựkiện là bắt buộc
Việc lập kế hoạch tổ chức Hội nghị có tính chính thức không hề đơn giản
mà vô cùng phức tạp và nhiều bước Để hoàn thiện và cho ra sản phẩm cuốicùng là một bản kế hoạch hoàn chỉnh thông thường cán bộ, chuyên viên PhòngTổng hợp phải trải qua các bước sau:
Trang 30Bước 1: Chủ trương
Lãnh đạo Bộ ra chủ trương tổ chức hội nghị hoặc thủ trưởng các đơn vị
đề xuất Lãnh đạo Bộ quyết định tổ chức hội nghị Lãnh đạo Bộ căn cứ vào kế
hoạch công tác năm của cơ quan và sự chỉ đạo của Chính phủ ra chủ trương tổ
chức hội nghị Ví dụ như hội nghị gặp mặt các nhà sáng chế không chuyên
nghiệp được tổ chức năm 2015 là một chủ trương mới và có ý nghĩa rất lớn đối
với hoạt động khoa học và công nghệ nước nhà trong những năm tới, của Thủ
tướng Chính phủ cho Bộ Khoa học và Công nghệ
Việc tổ chức hội nghị này cũng có thể là do đề xuất từ thủ trưởng các đơn
vị thuộc Bộ Ví dụ như căn cứ vào tình hình thực hiện công tác văn thư lưu trữ
thực tế tại Bộ và các chính sách của nhà nước, Chánh Văn phòng Bộ đã đề xuất
với Bộ trưởng tổ chức Hội nghị tập huấn ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác văn thư, lưu trữ đối với các cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm,
các cán bộ trong các đơn vị thuộc Bộ
Như vậy Lãnh đạo Bộ và thủ trưởng các đơn vị căn cứ vào tình hình thực
tế và kế hoạch công tác năm của Bộ, của đơn vị sẽ đề ra chủ trương tổ chức hội
nghị Những hội nghị của Lãnh đạo Bộ thường có quy mô lớn, nên sẽ được giao
cho một Ban Tổ chức hội nghị và một số đơn vị sẽ tham gia phối hợp để tổ
chức thành công hội nghị Thường thì Văn phòng Bộ sẽ tham gia vào khâu
Xây dựng tờ trìnhlập kế hoạch tổchức hội nghị
xét và phê duyệt
Thành lập Ban tổ chứcHội nghị/ Phân côngcông việc
Gửi kế hoạch đã đượcduyệt cho các đơn vịliên quan
Trang 31chuẩn bị hậu cần cho tổ chức hội nghị
Bước 2: Xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức Hội nghị
Đơn vị được phân công chủ trì tổ chức hội nghị làm tờ trình lãnh đạo Bộ
về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm và kinh phí để tổ chức hội nghị,phân công nhiệm vụ cho các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung và phục vụ hộinghị
Trường hợp Văn phòng Bộ được phân công chủ trì, Phòng Tổng hợp xaydựng tờ trình Chánh Văn phòng căn cứ vào mục tiêu hội nghị mà phân côngcho cán bộ, công chức làm tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị Cán bộ được phâncông phụ trách làm tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị phải là những người cótrình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm công tác trong việc lập và tổ chức hộinghị Bởi lẽ Kế hoạch tổ chức Hội nghị là một văn bản có tính định hướng trìnhbày những vấn đề có liên quan đến việc tổ chức Hội nghị Do đó khi Lập kếhoạch tổ chức hội nghị phải đảm bảo một số yêu cầu nội dung cơ bản sau:
- Thể thức văn bản: Phải đáp ứng các yêu cầu về thể thức cũng như kỹthuật trình bày văn bản đã được quy định trong Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011, cũng như những quy định đươc quyđịnh trong quy chế công tác văn thư lưu trữ của Bộ (Ban hành kèmtheo Quyết định số 4148/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 12 năm 2013)
- Tính khả thi khi triển khai: Nội dung các vấn đề trong kế hoạch đề cậpđến có thể thực hiện trong thực tế hay không? Có phù hợp với thực tếhay không, có phải điều chỉnh nội dung nào không?
- Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch: Cán bộ chuyên mônlập kế hoạch hội nghị phải dự tính được các khoảng thời gian thực hiệncông việc một cách tương đối chính xác để chuẩn bị tổ chức thực hiện
kế hoạch Ví dụ như thời gian hợp lý nhất để tổ chức hội nghị là khinào? thời gian để tổ chức chuẩn bị cho hội nghị là bao lâu? thời gian
để chuẩn bị các nội dung cho hội nghị? Những ai sẽ tham gia vào quá
Trang 32trình chuẩn bị tổ chức hội nghị?
- Các thông tin cơ bản trong kế hoạch
Ngoài phần mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức Hội nghị, kế hoạch tổchức hội nghị thông thường sẽ đề cập đến những nội dung sau:
+ Tên Hội nghị: Phải đảm bảo gắn liền với các mục tiêu, nội dung củaviệc tổ chức Hội nghị Để khi bất kỳ một cán bộ đọc lên cán bộ đó cũng
có thể phần nào đoán được nội dung, cũng như có thể hiểu được mục đíchcủa hội nghị này là gì Ví dụ như “Hội nghị tổng kết công tác năm 2014
và triển khai phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2015” thì khi ngheđến tên của hội nghị thôi thì các cán bộ cũng có thể đoán ra được là mụcđích của hội nghị này là tổng kết công tác năm cũ và triển khai phươnghướng nhiệm vụ công tác năm mới “Hội nghị cán bộ chủ chốt Bộ Khoahọc và Công nghệ năm 2015” thì khi nghe đến tên hội nghị, các cán bộ cóthể phần nào đoán được thành phần tham dự hội nghị này là các cán bộ
“nguồn” của cơ quan, các thủ trưởng đơn vị, phòng ban; nội dung của hộinghị này cũng là những vấn đề mang ý nghĩa chiến lược đối với việc pháttriển khoa học và công nghệ ttrong tương lai
+ Thời gian tổ chức Hội nghị: Thời gian tổ chức hội nghị đã hợp lý chưa?
Có phù hợp với hoàn cảnh và tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị haykhông? Ví dụ thời gian tổ chức hội nghị tổng kết năm là vào sáng thứ haicủa tuần đầu tháng một năm sau (khoản 1, Điều 51 Quy chế làm việc củaBộ) Như vậy thời gian này là phù hợp với tình hình của cơ quan, khi năm
cũ vừa kết thúc, thì sẽ tiến hành tổng kết công tác năm cũ và tiến hànhtriển khai công tác năm mới để định hướng cho hoạt động của cơ quantrong năm mới
+ Địa điểm tổ chức hội nghị: Tùy thuộc vào quy mô, tính chất của Hộinghị mà cán bộ lập kế hoạch hội nghị sẽ xin ý kiến chỉ đạo cảu Lãnh đạo
Bộ hoặc Chánh Văn phòng về địa điểm tổ chức hội nghị Hội nghị được
Trang 33tổ chức ở trong hay ngoài cơ quan? Nếu tổ chức trong cơ quan thì Hộinghị được tổ chức tại Hội trường nào? Thiết kế của hội trường có phù hợpvới quy mô, tính chất của cuộc họp hay không? Ví dụ như hội nghị cán bộchủ chốt Bộ khoa học và công nghệ năm 2015, có số lượng đại biểu,khách mời lên tới 300 người Mà hội trường ở Bộ chỉ có sức chứa đến 200người, chính vì vậy cán bộ lập kế hoạch tổ chức hội nghị đã xin ý kiếnchỉ đạo của Lãnh đạo Bộ và tham mưu về địa điểm tổ chức hội nghị ngoài
cơ quan cho Lãnh đạo Bộ tham khảo và quyết định, Sau khi lãnh đạo Bộquyết định tổ chức hội nghị ngoài cơ quan, cán bộ lập kế hoạch ấn địnhđịa điểm tổ chức hội nghị trong kế hoạch Nhưng đối với Hội nghị tổngkết công tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ công tácnăm 2015 thì số lượng đại biểu tham dự khoảng 150 người, thì Hội trườngcủa Bộ hoàn toàn có đủ sức chứa, chính vì vậy mà cán bộ lập kế hoạch sẽ
ấn định địa điểm tổ chức hội nghị tại Hội trường lớn tầng 2 của Bộ để tiếnhành hội nghị
+ Thành phần hội nghị gồm những ai? Ai có thể tham gia hội nghị? Sốlượng ? Cán bộ lập kế hoạch tổ chức hội nghị căn cứ vào ý kiến chỉ đạocủa Lãnh đạo Bộ và các kế hoạch tổ chức hội nghị của những năm trước
để xác định đầy đủ số lượng, thành phần tham gia hội nghị Ví dụ như hộinghị cán bộ chủ chốt của Bộ năm 2015 thì thành phần tham dự hội nghịgồm có Lãnh đạo Bộ, thủ trưởng các đơn vị, phòng ban thuộc Bộ CònHội nghị cán bộ công chức, viên chức Bộ Khoa học và Công nghệ thìthành phần hội nghị là tất cả thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ, các trưởng, phóphòng ban thuộc Bộ Tùy thuộc vào quy mô, tính chất, nội dung của hộinghị mà số lượng, thành phần đại biểu tham dự hội nghị là khác nhau
+ Nội dung chính của hội nghị: Những hoạt động nào sẽ diễn ra trong Hộinghị? Nội dung chính là gì? Nội dung phụ là gì? Sắp xếp thứ tự nội dungtheo trình tự hợp lý Nội dung của hội nghị được thể hiện trong chươngtrình nghị sự hội nghị Trong bản kế hoạch này thì chỉ nêu nội dung chính
Trang 34của hội nghị mà không liệt kê chi tiết các hoạt động trong hội nghị Ví dụhội nghị tổng kế năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ 2015 thìnội dung hội nghị là lắng nghe các báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụcông tác năm 2014 và triển khai phương hướng nhiệm vụ năm 2015 Cònnội dung chi tiết và trình tự đọc các báo cáo được quy định trong chươngtrình nghị sự hội nghị Như vậy phần nội dung hội nghị trong kế hoạch chỉnêu ra các hoạt động chính của hội nghị mà không cụ thể, chi tiết
+ Kinh phí tổ chức hội nghị: được lấy từ nguồn ngân sách của Bộ hay lấy
từ ngân sách của đơn vị Dự toán tổng số các nguồn chi cho tổ chức hộinghị thành một số tiền phù hợp với hội nghị để xin ý kiến của Lãnh đạo
Bộ
+ Phân công tổ chức thực hiện: Ai là người chịu trách nhiệm toàn bộ sựkiện? Nhiệm vụ của từng cá nhân, đơn vị trước, trong và sau khi tổ chứchội nghị nghị là gì? Việc phối hợp giữa các đơn vị trong việc chuẩn bịhội nghị như thế nào?
Khi cán bộ được giao nhiệm vụ lập kế hoạch tổ chức hội nghị xác địnhđược nội dung các vấn đề trên thì sẽ tiến hành kiểm soát lại nội dungthông tin trong bản kế hoạch và đem tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị đitrình ký Trước khi trình ký thì cán bộ chuyên môn mang tờ trình kếhoạch tổ chức hội nghị này trình Chánh Văn phòng xem xét lại nội dung
kế hoạch và cho ý kiến chỉ đạo vào phần nội dung của kế hoạch sao chophù hợp trước khi đi trình ký Cán bộ chuyên môn tiếp thhu những ý kiếnchỉ đạo của Chánh Văn phòng và tiến hành sửa lại nội dung kế hoạchđúng như chỉ đạo của Chánh Văn phòng ròi mang văn bản đi trình kýLãnh đạo Bộ
Bước 3: Xem xét và phê duyệt tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị
Việc phê duyệt chủ trương kế hoạch tổ chức hội nghị đã được quy định tại
Trang 35Điều 45 Quy chế làm việc của Bộ như sau:
“1 Bộ trưởng quyết định các Hội nghị sau:
- Hội nghị toàn ngành (trường hợp phải xin ý kiến của Thủ tướng Chínhphủ thì thực hiện theo quy chế làm việc của Chính phủ);
- Hội nghị chuyên đề, tập huấn (thuộc lĩnh vực Bộ chủ trì);
- Hội nghị vùng;
- Hội nghị Lãnh đạo Bộ thường kỳ;
- Hội nghị giao ban Bộ hàng tuần, hàng tháng và tổng kết công tác hàngnăm của Bộ;
- Lãnh đạo Bộ làm việc với Lãnh đạo các cơ quan Trung ương, các tỉnh,thành phố trực thuộc Trung ương;
- Các Hội nghị khác để giải quyết công việc
2 Thứ trưởng quyết định chủ trương các Hội nghị thuộc lĩnh vực Thứtrưởng được phân công phụ trách bao gồm:
- Hội nghị giao ban khối
- Hội nghị, làm việc với các đơn vị, địa phương;
- Hội nghị chuyên đề tập huấn
- Các Hội nghị khác để giải quyết công việc do Thứ trưởng chủ trì”
Cán bộ lập kế hoạch căn cứ vào Điều 45 Quy chế làm việc của Bộ đểtrình ký theo đúng thẩm quyền được phân công phụ trách Ví dụ Hội nghịchiế lược định hướng phát triển khoa học và công nghệ trong giai đoạn
2016 – 2020, tầm nhìn đến 2030 thì Bộ trưởng là người trực tiếp xem xét
và phê duyệt kế hoạch này Nhưng đối với kế hoạch Hội nghị và làm việcvới các địa phương Đồng bằng Sông Hồng về ứng dụng tiến bộ khoa họccông nghệ sản xuất giống lúa mới thì lại do Thứ trưởng phụ trách lĩnh vựcphê duyệt
Bước 4: Gửi tờ trình đã được phê duyệt cho các đơn vị liên quan
Trang 36Sau khi Lãnh đạo Bộ phê duyệt kế hoạch tổ chức hội nghị, cán bộ phụtrách soạn thảo sẽ mang bản kế hoạch tổ chức hội nghị xuống Phòng Hành chính
để làm các thủ tục để ban hành văn bản và nhân bản kế hoạch theo số lượng cáccác đơn vị tham gia vào quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị để các đơn vị thựchiện cho đúng với tiến độ mà kế hoạch đã đề ra Việc gửi kế hoạch tổ chức hộinghị cho các đơn vị liên quan phải diễn ra trước ngày tổ chức hội nghị ít nhất là
15 ngày làm việc so với tổ chức hội nghị để các đơn vị làm căn cứ thực hiện
Bước 5: Thành lập Ban Tổ chức/ Phân công công việc
Việc thành lập Ban tổ chức Hội nghị không phải là một yêu cầu bắt buộcđối với tất cả các hội nghị Tuỳ theo tính chất, nội dung và quy mô của hội nghị
mà việc thành lập ban tổ chức hội nghị có thể được hoặc không được chính thức(trên văn bản) Đối với các hội nghỉ có quy mô nhỏ và mang tính chất thườngxuyên thì Chánh Văn phòng Bộ, sẽ có công văn phân công công việc cho cácđơn vị có liên quan đến hội nghị (đã xác định trong kế hoạch tổ chức hội nghị)
để thực hiện theo đúng như tiến độ đã được quy định rõ trong công văn và kếhoạch
Đối với các hội nghị lớn, Chánh Văn phòng sẽ cử cán bộ soạn thảo quyếtđịnh thành lập ban tổ chức và các ban, tiểu ban giúp việc tổ chức hội nghị Việcthành lập ban tổ chức hội nghị thường đi liền với việc phân công công việc phục
vụ tổ chức hội nghị Thông thường cơ cấu tổ chức của một hội nghị bao gồm cácthành phần sau:
- Bộ trưởng/Thứ trưởng - Trưởng Ban, phụ trách quản lý, chỉ đạo toàn
bộ các công việc tổ chức hội nghị;
- Chánh Văn phòng, - Phó ban, chỉ đạo thực hiện chuẩn bị nội dung hộinghị, cũng như công tác hậu cần của hội nghị;
- Thủ trưởng các đơn vị có liên quan đến hội nghị, - Thành viên, thamgia phối hợp với Văn phòng trong tổ chức hội nghị
Trang 37Ban tổ chức hội nghị họp và phân công nhiệm vụ cho các đơn vị thànhviên Sau khi có quyết định thành lập Ban tổ chức hội nghị, Trưởng ban tổchức và các thành viên trong ban tổ chức tiến hành Hội nghị, triển khai nộidung kế hoạch và tiến hành phân công công việc cho các đơn vị Các côngviệc được phân công theo đúng chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị nhằm đảmbảo rằng các công việc được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả nhất
Ví dụ như Hội nghị cán bộ chủ chốt của Bộ Khoa học và Công nghệ năm
2015, được tổ chức tại Ninh Bình, Văn phòng là Ban Tổ chức tổ chức Hộinghị, Chánh Văn phòng có quyết định thành lập Ban tổ chức Hội nghị và cácban giúp việc gồm:
Trưởng ban Tổ chức Bộ trưởng Nguyễn Quân - Phụ trách toàn bộ côngviệc
Phó ban Tổ chức Chánh Văn phòng – Bùi Thế Duy - triển khai công việc
để các đơn vị thực hiện Công việc được phân công theo chức năng, nhiệm vụcủa các ban và tiểu ban
Trưởng phòng Tổng hợp – Thành viên – Tổng hợp các báo cáo, đề xuấtcác giải pháp, ý tưởng, nội dung mới
Trưởng phòng Lễ tân – Thành viên – Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị,đảm bảo về nơi ăn ngủ của đại biểu
Trưởng phòng Hành chính – Thành viên – Lập danh sách đại biểu, viết vàgửi giấy mời
Trưởng phòng Quản lý Xe – Thành viên – Đảm bảo phương tiện đưa đóncán bộ, khách mời đến dự hội nghị
Trưởng phòng Quản trị Y tế - Thành viên - Tham gia, hỗ trợ và Chăm sócsức khỏe cho các đại biểu
Trang 38Trưởng phòng Quản trị - Thành viên - Phối hợp với phòng Lễ tân trongchuẩn bị địa điểm Hội nghị, chuẩn bị đầy đủ các phương tiện hỗ trợ hội nghị
Trưởng Phòng Tài vụ - Thành viên - Lập dự toán các nguồn chi phục vụhội nghị, tổng hợp và trình Chánh Văn phòng xem xét, phê duyệt
Trưởng các đơn vị nhận nhiệm vụ và triển khai thực hiện tại đơn vị mìnhsao cho đảm bảo đúng thời gian và tiến độ kế hoạch để hội nghị được diễn rathành công Nhiệm vụ của các đơn vị có liên quan mật thiết đến nhau, yêu cầutrưởng các đơn vị phải phối hợp với nhau trong quá trình thực hiện tránh tìnhtrạng đợi nhiệm vụ này xong thì mới thực hiện nhiệm vụ kia thì lúc đấy nộidung công việc sau sẽ không hoàn thành theo đúng mục tiêu ban đầu đã đề ra
Ví dụ công tác tổ chức đưa đón đại biểu của Phòng quản lý và điều hành xe cóliên quan đến số lượng đại biểu tham dự hội nghị do phòng Hành chính thựchiện, rồi sau khi đưa đại biểu đến nơi thì lại liên quan đến công tác đảm bảochỗ ăn nghỉ của đại biểu do phòng Lễ tân thực hiện Do vậy để làm tốt nhiệm
vụ của mình, các đơn vị phải phối hợp với nhau để linh hoặt và chủ động hơntrong thực hiện nhiệm vụ
- Sau khi đã phân công nhiệm vụ cho các đơn vị, Ban tổ chức hội nghị
có trách nhiệm chỉ đạo và kiểm tra quá trình thực hiện công việc của cácđơn vị có liên quan Để kịp thời xử lý các tình huống phát sinh, xin ý kiếnchỉ đạo của Lãnh đạo Bộ nếu vượt quá khả năng cho phép Việc này đảmbảo rằng các khâu trong quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị được thựchiện chính xác
Ví dụ trong quá trình chuẩn bị nội dung hội nghị cán bộ chủ chốt năm 2016 của
Bộ Khoa học và Công nghệ, Phòng Tổng hợp, sau khi đã tổng hợp xong tất cảcác nội dung có liên quan đến Hội nghị thì Trưởng phòng Tổng hợp có đề xuấtvới Chánh Văn phòng Bộ cho thêm nội dung về Hiệp định TTP vào trong Hộinghị Đây là một vấn đề rất mới, chưa từng xảy ra trong bất kỳ Hội nghị cán bộchủ chốt nào của Bộ trước đây Đây là việc mà Chánh Văn phòng không có đủ
Trang 39thẩm quyền để quyết định, chính vì vậy Chánh Văn phòng Bộ phải đề xuất lên
Bộ trưởng để quyết định Sau khi lắng nghe ý kiến trình bày của các chuyên viênphòng Tổng hợp, Bộ trưởng đã đồng ý cho triển khai thêm nội dung này tronghội nghị cán bộ chủ chốt lần này Sở dĩ Phòng Tổng hợp đề xuất cho thêm nộidung về hiệp định TTP vào hội nghị, vì căn cứ vào tình hình thực tế của nước tahiện nay, nước ta đã ký kết rất nhiều hiệp định kinh tế với các nước trên thế giới
Là một cán bộ quản lý khoa học và công nghệ mà không nhận thức được nhữngthời cơ cũng như thách thức trong nền kinh tế tương lai thì không định hướngphát triển cho khoa học công nghệ chính xác được, chính vì vậy, nội dung này
đã được đề cập đến trong hội nghị và nhận được sự đánh giá cao của các đạibiểu tham dự hội nghị
2.3.2 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị
2.3.2.1 Chuẩn bị nội dung hội nghị
Sau khi đã thành lập Ban Tổ chức và phân công công việc cho các đơn vị,phòng ban thì các đơn vị tiến hành công tác chuẩn bị cho hội nghị.Ví dụ như cácHội nghị do Văn phòng Bộ chủ trì thì tất cả các báo cáo, các tài liệu chuẩn bị vềnội dung của hội nghị đều do Phòng Tổng hợp tổng hợp và trình Lãnh đạo Bộ.Còn đối với các hội nghị do các đơn vị chuyên môn của Bộ tổ chức thì đơn vị sẽ
tự chuẩn bị nội dung hội nghị và trình lên Lãnh đạo Bộ phụ trách để duyệt vềnội dung
“Khoản 2 Điều 46 Quy chế làm việc của Bộ có quy định về việc chuẩn bịnội dung hội nghị như sau:
a Đối với hội nghị ngành, vùng Văn phòng Bộ thông báo cho các đơn vị liên quan viết các báo cáo chính, báo cáo tóm tắt và các tài liệu chuẩn bị Ban Tổchức nội dung được phân công dự thảo và trình bộ trưởng, thứ trưởng phụ trách các lĩnh vực duyệt báo cáo và các tài liệu cần thiết khác Thủ trưởng đơn vị đượcphân công có trách nhiệm kiểm tra kỹ về nội dung, hình thức các báo cáo, tài liệu trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký duyệt
b Thời gian trình Lãnh đạo Bộ duyệt
- Báo cáo chính phải gửi Văn phòng Bộ trước hội nghị ít nhất 05 ngày làmviệc để kịp hoàn tất các thủ tục trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt
- Các báo cáo chuyên đề cần Lãnh đạo Bộ phụ trách lĩnh vực duyệt phảigửi trước ngày Hội nghị ít nhất 02 ngày làm việc
Trang 40c Văn phòng Bộ có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị dự thảo báo cáo và trìnhLãnh đạo Bộ đúng thời gian quy định; kịp thời báo cáo Lãnh đạo Bộ giải quyếtnhững vấn đề vượt quá khả năng và quyền hạn của đơn vị.
d Đối với các hội nghị chuyên đề tập huấn công tác chuyên môn chỉ đề cậpđến một nội dung theo chuyên ngành thì Ban Tổ chức chuẩn bị nội dung theo
Việc chuẩn bị nội dung Hội nghị được giao trực tiếp cho các Ban Tổ chức hộinghị hoặc được giao cho các đơn vị có liên quan đến nội dung hội nghị để chuẩn
bị và trình Lãnh đạo bộ duyệt Ví dụ như hội nghị tổng kết công tác năm 2014
và triển khai phương hướng nhiệm vụ công tác năm 2015 thì việc chuẩn bị nộidung báo cáo được giao cho tất cả các đơn vị thuộc Bộ chuẩn bị và sau đó đượcgửi cho Phòng Tổng hợp để tổng hợp và trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt
Sau khi nội dung các báo cáo, tài liệu phục vụ cho việc tổ chức hội nghị đã đượcLãnh đạo Bộ phê duyệt, đơn vị soạn thảo báo cáo mang nội dung báo cáo xuốngPhòng Hành chính – Tổ chức để thực hiện việc in ấn tài liệu phục vụ hội nghị.Cán bộ soạn thảo báo cáo căn cứ vào danh sách khách mời và thành phần tham
dự Hội nghị để tiến hành in ấn tài liệu sao cho phù hợp Việc in ấn tài liệu phục
vụ hội nghị phải được hoàn thành trước 02 ngày làm việc đối với các hội nghịđược diễn ra tại trụ sở Bộ, và trước 06 ngày đối với các hội nghị được tổ chức ởngoài trụ sở Bộ so với các hội nghị được diễn ra
Ngoài ra Ban Tổ chức hội nghị phải chú ý đến các bài phát biểu, các bàidiễn thuyết và soạn thảo thông báo kết luận của hội nghị
Bên cạnh việc chuẩn bị các báo cáo tại Hội nghị các cán bộ còn phảichuẩn bị văn phòng phẩm phục vụ hội nghị như: túi, cặp đựng tài liệu, bút, giấy,thẻ hội nghị Căn cứ vào quy mô, tính chất của hội nghị để chuẩn bị văn phòngphẩm cho phù hợp Ví dụ như các hội nghị tổng kết, hội nghị sơ kết thì PhòngTổng hợp phải chuẩn bị các cặp tài liệu để đụng tài liệu và chương trình nghị sự.Còn đối vơi hội nghị như hội nghị tập huấn thì các cán bộ Phòng Tổng hợpkhông chỉ chuẩn bị nội dung hội nghị mà phải chuẩn bị giấy, bút, thẻ hội nghịcho các đại biểu đến tham dự hội nghị Hoặc các cán bộ Phòng Tổng hợp có thể
đề xuất với các đại biểu tham dự hội nghị mang theo bút để ghi chép
Trong quá trình khảo sát tại Bộ, em có tiến hành phỏng vấn chị Hoàn cán bộ phòng Tổng hợp về chuẩn bị các nội dung hội nghị thì chị có trả lời: Hầu