Công tác xây dựng kế hoạch tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5 6. Giả thuyết nghiên cứu 5 7. Phương pháp nghiên cứu 6 8. Cấu trúc dự kiến của đề tài 7 B. PHẦN NỘI DUNG 8 Chương 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 8 1.1. Cơ sở lý luận về công tác xây dựng kế hoạch trong hoạt động quản trị văn phòng 8 1.1.1. Khái niệm về quản trị, văn phòng và quản trị văn phòng 8 1.1.2. Khái niệm kế hoạch và lập kế hoạch 12 1.1.3. Bản chất, mục đích và ý nghĩa của công tác lập kế hoạch 14 1.1.4. Phân loại kế hoạch 15 1.1.5. Các yêu cầu, nguyên tắc và căn cứ khi xây dựng kế hoạch 17 1.1.6. Quy trình chung của công tác xây dựng kế hoạch 20 1.1.7. Các nội dung trong công tác xây dựng kế hoạch 25 1.2. Cơ sở thực tiễn công tác xây dựng kế hoạch tại một số cơ quan, tổ chức 27 1.2.1. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Tư pháp 27 1.2.2. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Kế hoạch và Đầu tư 29 1.2.3. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Tài chính 31 1.2.4. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Nội vụ 32 1.3. Cơ sở pháp lý 34 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 36 2.1. Lịch sử hình thành Bộ Khoa học và Công nghệ và Văn phòng Bộ KHCN 36 2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ 36 2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 40 2.2. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ KHCN 45 2.2.1. Trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của Bộ 47 2.2.2. Trong công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị 56 2.2.3. Trong công tác tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan 61 2.2.4. Trong nội dung quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan 62 2.3. Vai trò chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc hậu cần của Văn phòng Bộ trong xây dựng chương trình, kế hoạch. 63 2.4. Đánh giá hoạt động xây dựng kế hoạch hoạt động của Văn phòng Bộ KHCN 65 2.4.1. Ưu điểm 65 2.4.2. Hạn chế 67 Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VÀ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHCN 70 C. KẾT LUẬN 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 PHỤ LỤC

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1.Lý do chọn đề tài 1

2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Giả thuyết nghiên cứu 5

7 Phương pháp nghiên cứu 6

8 Cấu trúc dự kiến của đề tài 7

B PHẦN NỘI DUNG 8

Chương 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 8

1.1 Cơ sở lý luận về công tác xây dựng kế hoạch trong hoạt động quản trị văn phòng 8

1.1.1 Khái niệm về quản trị, văn phòng và quản trị văn phòng 8

1.1.2 Khái niệm kế hoạch và lập kế hoạch 12

1.1.3 Bản chất, mục đích và ý nghĩa của công tác lập kế hoạch 14

1.1.4 Phân loại kế hoạch 15

1.1.5 Các yêu cầu, nguyên tắc và căn cứ khi xây dựng kế hoạch 17

1.1.6 Quy trình chung của công tác xây dựng kế hoạch 20

1.1.7 Các nội dung trong công tác xây dựng kế hoạch 25

1.2 Cơ sở thực tiễn công tác xây dựng kế hoạch tại một số cơ quan, tổ chức 27

1.2.1 Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Tư pháp 27

1.2.2 Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Kế hoạch và Đầu tư 29

1.2.3 Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Tài chính 31

1.2.4 Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Nội vụ 32

1.3 Cơ sở pháp lý 34

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 36

2.1 Lịch sử hình thành Bộ Khoa học và Công nghệ và Văn phòng BộKH&CN 362.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của BộKhoa học và Công nghệ 362.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vănphòng Bộ Khoa học và Công nghệ 402.2 Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ KH&CN 452.2.1 Trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳcủa Bộ 472.2.2 Trong công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị 562.2.3 Trong công tác tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan 612.2.4 Trong nội dung quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiệnlàm việc của cơ quan 622.3 Vai trò chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc hậu cần của Vănphòng Bộ trong xây dựng chương trình, kế hoạch 632.4 Đánh giá hoạt động xây dựng kế hoạch hoạt động của Văn phòng

Bộ KH&CN 652.4.1 Ưu điểm 652.4.2 Hạn chế 67

Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VÀ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÒNG BỘ KH&CN 70

C KẾT LUẬN 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 PHỤ LỤC

LỜI MỞ ĐẦU

Là sinh viên năm cuối trải qua quá trình học tập trên giảng đường cùngvới thời gian đi kiến tập, thực tập khảo sát thực tế được làm bài khóa luận tốtnghiệp với tôi là một cơ hội lớn cũng như một thách thức cho bản thân

Tôi nhận ra rằng việc lập kế hoạch đối với mỗi cơ quan, tổ chức làdoanh nghiệp hay cơ quan nhà nước đều có vai trò rất quan trọng Có một câunói về công tác xây dựng kế hoạch mà bản thân tôi thấy rất tâm đắc rằng:

“Một nhà quản trị mà không lập kế hoạch trong quá trình hoạt động thì cũng

có nghĩa là nhà quản trị đó đang chuẩn bị lập một kế hoạch để thất bại ” và tôicũng nhận thấy rằng không chỉ các nhà quản trị, cơ quan tổ chức nhà nướchay doanh nghiệp phải lập kế hoạch mà đối với bất kỳ cá nhân nào trong cuộcsống của mình cũng đều có một kế hoạch riêng cho bản thân trong thực tạicũng như trong tương lai

Đối với Bộ Khoa học và Công nghệ (Bộ KH&CN) cũng vậy, là một cơquan của Chính phủ, thực hiện các chức năng quản lý nhà nước về khoa học

và công nghệ, bao gồm: hoạt động khoa học và công nghệ; phát triển tiềm lựckhoa học và công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; nănglượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý nhà nước các dịch vụcông trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý theo quy định của pháp luật Với nhiềulĩnh vực hoạt động như vậy ta có thể thấy rằng chức năng lập kế hoạch là mộttrong số các chức năng quản lý, nhằm đảm bảo cho các thành viên của tổchức biết rõ nhiệm vụ của đơn vị hoặc cá nhân mình để đạt được mục tiêu củatập thể Lập kế hoạch là quyết định trước xem phải làm cái gì?, làm như thếnào?, khi nào làm? và ai sẽ làm cái đó?

Để công tác xây dựng kế hoạch cho Bộ KH&CN được thực hiện mộtcách có hiệu quả thì Văn phòng Bộ KH&CN có một vị trí quan trọng giữ vaitrò chủ chốt Với các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo quy định tại

Điều 01 và 02 Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ KH&CN banhành kèm theo Quyết định số 886/QĐ-BKHCN, ngày 22/4/2013 của Bộtrưởng Bộ KH&CN thì Văn phòng Bộ thực hiện chức năng tham mưu tổnghợp về chương trình, kế hoạch công tác phục vụ các hoạt động của Bộ; giúp

Bộ trưởng điều phối, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộthực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ; thực hiện lập báo cáo định

kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện công tác của Bộ…Qua những thông tintrên có thể thấy rằng những nội dung liên quan đến công tác xây dựng, thựchiện kế hoạch của Bộ KH&CN là một trong những chức năng nhiệm vụ màVăn phòng Bộ KH&CN có trách nhiệm thực hiện

Qua đây tôi xin được gửi lời cảm ơn đến các cán bộ tại Bộ KH&CN đãtạo điều kiện trong quá trình khảo sát, tìm hiểu thực trạng công tác xây dựng

kế hoạch tại Bộ cũng như các thầy, cô giáo tại trường Đại học Nội Vụ Hà Nộinói chung và các thầy giáo, cô giáo Khoa Quản trị văn phòng nói riêng đãquan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn truyền tải kiến thức trong suốt 4 năm học Đặcbiệt tôi xin được cảm ơn thầy Nguyễn Phú Thành, Chánh Văn phòng Đảng –Đoàn thể Bộ KH&CN là giảng viên hướng dẫn khóa luận tốt nghiệp, đãhướng dẫn, quan tâm và cho tôi những lời khuyên, những bài học kinhnghiệm hữu ích để tôi được hiểu nhiều hơn về công tác lập kế hoạch cũng nhưcông tác văn phòng

Trong đề tài này của tôi không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót vìvậy, tôi rất mong nhận được sự góp ý, hướng dẫn của các thầy, cô giáo giúptôi bổ sung thêm những thông tin để bài khóa luận được hoàn chỉnh

Tôi xin chân thành cảm ơn./

Sinh viên

Lê Thị Luận

A PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2013 của Chínhphủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoahọc và Công nghệ Bộ Khoa học và Công nghệ là một cơ quan của Chính phủ,thực hiện chức năng quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ, bao gồm:hoạt động khoa học và công nghệ; phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ;

sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; năng lượng nguyên tử, an toànbức xạ và hạt nhân; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc

Bộ quản lý theo quy định của pháp luật

Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ là đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học

và Công nghệ, có chức năng giúp việc điều hành bộ máy hoạt động của lãnhđạo, thông tin đến các đơn vị trong Bộ những nội dung chỉ đạo của lãnh đạo,đồng thời đề nghị các đơn vị thực hiện công việc đúng tiến độ, thời gian vàđảm bảo chất lượng; tham mưu tổng hợp giúp lãnh đạo thu thập, xử lý cácthông tin, ban hành các quyết định quản lý phù hợp với tình hình thực tiễn củađơn vị, của ngành Chức năng tham mưu thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thểnhư: Xây dựng các chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnhđạo của cơ quan, kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục, thể thức của vănbản… Và chức năng hậu cần nhằm đảm bảo về cơ sở vật chất trang thiết bịphục vụ cho cơ quan thực hiện nhiệm vụ có hiệu quả cụ thể như: Tổ chức hộihọp, hội thảo, các chuyến công tác cho lãnh đạo và các đơn vị phòng nghiệp

vụ, quản lý tài sản, phương tiện phục vụ công tác…

Trong thời gian kiến tập và thực tập tại Bộ KH&CN được tiếp xúc, tìmhiểu một số hoạt động và quá trình tổ chức làm việc, qua đó có thể thấy rằngtại Bộ KH&CN công tác tổ chức và hoạt động tại Bộ được thực hiện một cách

có bài bản, logic việc thực hiện theo chủ chương, đường lối cùng những

nguyên tắc đã đề ra đã đem lại những thành quả cao trong hoạt động của Bộ.

Để có được như vậy thì Văn phòng Bộ là một trong những đơn vị không thểthiếu trong việc tạo nên kết quả đó Qua đây chức năng của văn phòng ngàycàng được thể hiện rõ nét hơn và đặc biệt đó là nhờ công tác xây dựng kếhoạch hoạt động đó là nội dung đầu tiên không thể thiếu trong chức năng củahoạt động quản trị văn phòng

Qua quá trình tiếp xúc thực tiễn của một cơ quan cấp Bộ về quản lýhành chính nhà nước cũng như trên cơ sở lý thuyết được học tôi nhận thấycông tác xây dựng kế hoạch là một hoạt động được thực hiện thường xuyên,đóng vai trò rất quan trọng đối với mỗi cơ quan, tổ chức, vì vậy tôi mongmuốn tìm hiểu rõ hơn và đi sâu vào những vấn đề có liên quan đến chức năngcủa văn phòng và liên quan đến phần lý thuyết về lập kế hoạch đã được học

trên giảng đường nên tôi lựa chọn đề tài “Công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” làm đề tài nghiên cứu cho bài khóa

luận tốt nghiệp của mình

Trong thực tế quá trình xây dựng, tổ chức và thực hiện kế hoạch tại BộKH&CN vẫn gặp phải những hạn chế nhất định Bài khóa luận này đưa ramột số nội dung về thực trạng, nhận xét, đánh giá và đề xuất một số ý kiếnnhằm góp ý, nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác xây dựng kế hoạchtại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ Trong đề tài này sẽ làm rõ về haichức năng của Văn phòng Bộ KH&CN mà cụ thể đó là công tác xây dựng kếhoạch của Văn phòng Bộ

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Một số bài nghiên cứu trong nước như:

- Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch năm học ở trường tiểu học số

2 Hoàn Lão, Bố Trạch, Quảng Bình;

1 Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách tại xí nghiệp ô tôV75;

2 Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch sản xuất tại nhà máy số 2Công ty cổ phần thiết bị bưu điện;

3 Hoàn thiện công tác lập kế hoạch của Công ty Cổ phần ô tô vận tải

Hà Tây;

Những đề tài trên có nội dung thực hiện chủ yếu tại các doanh nghiệp,

cơ quan có quy mô nhỏ, nội dung của các đề tài cũng đã nêu lên được các lýthuyết có liên quan đến lập kế hoạch, các giải pháp trong đề tài thường tậptrung vào năng lực, trình độ cán bộ, phương pháp tổ chức và áp dụng côngnghệ, kỹ thuật Tuy nhiên do tính chất công việc khác biệt của các cơ quan tổchức này nên trong phần nội dung của mỗi đề tài đều có sự khác biệt

Đã có bài viết với nội dung bao quát hơn đề cập đến việc lập kế hoạchcủa các cơ quan hành chính nhà nước đó là bài viết “Tính chất, vị trí của chứcnăng lập kế hoạch và kiểm tra trong quản trị hành chính văn phòng” của Thạc

sỹ Trần Thanh Tùng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Tuynhiên bài viết này mới chỉ tập trung vào phần cơ sở lý luận, những nội dung

có liên quan đến về lập kế hoạch như khái niệm, mục đích, bản chất hay yêucầu của một kế hoạch và chưa nêu ra những thực trạng của các cơ quan, tổchức hiện nay

4Cuốn sách “Những vấn đề cốt yếu của quản lý” của nhóm tác giảHarold Koontz, Cyril Odonnell, Heinz Weihrich Trong cuốn sách này đã đềcập đến chức năng lập kế hoạch là một trong những chức năng mà các nhàquản lý phải thực hiện, cũng như đã giải thích các nội dung về bản chất, mụcđích, các loại kế hoạch, cách làm cho một kế hoạch có hiệu quả trong thực tế.Tuy nhiên, một số nội dung có sự khác biệt so với lý thuyết được học tại

trường và nội dung có hướng tới việc lập kế hoạch của các doanh nghiệp, ít cóliên quan đến công tác lập kế hoạch của văn phòng cơ quan nhà nước

5 Bài báo cáo thực tập của sinh viên Nguyễn Thị Vân Anh và ĐồngThị Huệ tại Bộ KH&CN, trong nội dung của hai bài báo cáo này chỉ nêu kháiquát về thời gian lập kế hoạch và trách nhiệm lập kế hoạch của các đơn vịtrong Bộ, Văn phòng Bộ mà chưa đi sâu vào tìm hiểu đến tất cả những nộidung về lập kế hoạch do Văn phòng Bộ thực hiện

Qua thời gian thực tế tìm hiểu tại Bộ KH&CN, cơ quan quản lý hànhchính nhà nước, với sự kế thừa và đi sâu vào tìm hiểu công tác xây dựng kế

hoạch nên tôi lựa chọn đề tài “Công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng

Bộ Khoa học và Công nghệ” làm đề tài nghiên cứu của mình.

3 Mục tiêu nghiên cứu

Mục tiêu chung:

Thứ nhất, đề tài này nhằm tìm hiểu những cơ sở khoa học về công tácxây dựng kế hoạch, khái niệm, vai trò, ý nghĩa và cách phân loại công tác xâydựng kế hoạch

Thứ hai, tập trung nghiên cứu, tìm hiểu, khảo sát thực tiễn đưa ra thựctrạng công tác xây dựng kế hoạch trong các nội dung hoạt động của Vănphòng Bộ KH&CN, qua đó nhằm so sánh, đối chiếu giữa hệ thống lý luận vớithực tiễn qua các năm hoạt động từ đó đưa ra đánh giá, nhận xét và tìm hiểunguyên nhân

Thứ ba, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượngcông tác xây dựng kế hoạch

Mục tiêu cụ thể:

Đi sâu vào tìm hiểu về công tác xây dựng kế hoạch trong các nội dung sau:

- Tìm hiểu công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường

kỳ của Bộ và Văn phòng Bộ KH&CN

- Công tác xây dựng kế hoạch cho hội họp, hội nghị của Bộ và Lãnhđạo Bộ KH&CN.

- Công tác xây dựng kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạoBộ

- Công tác xây dựng kế hoạch trong nội dung đảm bảo cơ sở vật chất,trang thiết bị văn phòng, phương tiện làm việc cho cơ quan

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và cơ sở pháp lý về công tác

xây dựng kế hoạch trong hoạt động văn phòng

- Khảo sát thực tế công tác xây dựng kế hoạch trong hoạt động văn

phòng tại Văn phòng Bộ KH&CN từ đó đưa ra những đánh giá và nhận xét,nguyên nhân về công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ

- Từ thực trạng đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả

và chất lượng công tác xây dựng kế hoạch

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là công tác xây dựng kế hoạch

tại Văn phòng Bộ KH&CN

- Phạm vi nghiên cứu:

Về thời gian,tập trung tìm hiểu và khai thác thông tin, đánh giá, so sánh

đối tượng trong khoảng thời gian từ năm 2014 cho đến nay

Về không gian, phạm vi không gian nghiên cứu của đề tài này nằm

trong khuôn khổ công tác tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch công tácthường kỳ của cơ quan và của Văn phòng Bộ KH&CN; trong việc xây dựng

kế hoạch tổ chức cho các cuộc họp của cơ quan và lãnh đạo cơ quan; cácchuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan; trang thiết bị, cơ sở vật chất,phương tiện làm việc của cơ quan

6 Giả thuyết nghiên cứu

Đề tài đặt ra các giả thuyết như sau:

- Thực hiện tốt và hiệu quả công tác xây dựng kế hoạch cũng là thựchiện tốt chức năng của văn phòng

- Nếu công tác xây dựng kế hoạch nếu được đầu tư, quan tâm đúng mứcthì việc thực hiện mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức hay việc thực hiệnchương trình, chính sách của Đảng và Nhà nước có hiệu quả cũng là điềuđương nhiên

7 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng một số phương pháp sau:

- Phương pháp quan sát trực tiếp: phương pháp này được sử dụng trongquá trình kiến tập và thực tập tại Bộ KH&CN, quan sát để có thể thấy đượccách làm, cách tổ chức, xắp xếp của các cán bộ văn phòng trong quá trìnhthực hiện từ đó triển khai thành các nội dung trong phần thực trạng của đề tài

- Phương pháp thu thập thông tin, tài liệu, ghi chép: trong quá trìnhkhảo sát thực tế và viết bài việc thu thập thông tin, tài liệu và ghi chép là côngviệc không thể thiếu, đó là cơ sở để nội dung bài khóa luận được chính xác,các thông tin thu thập được, ghi chép được sẽ được khai thác tối đa trong bàiviết

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh: từ những thông tin thuđược tiến hành chọn lọc, phân tích để đưa ra cái nhìn thực tế về việc xây dựng

kế hoạch tại Bộ KH&CN từ đó có thể so sánh với các tổ chức khác về côngtác lập kế hoạch

- Phương pháp phỏng vấn: phương pháp này được sử dụng để thu thậpcác thông tin trực tiếp từ các cán bộ trong Văn phòng tham gia xây dựng kếhoạch hay có thể hỏi những điều còn vướng mắc bằng những câu hỏi liênquan đến nội dung khóa luận

6 Phương pháp nghiên cứu lý luận: phương pháp này được sửdụng để nghiên cứu tìm hiểu những lý thuyết về lập kế hoạch làm cơ sở choviệc trình bày, so sánh với thực tiễn trong phần thực trạng của công tác lập kếhoạch tại Văn phòng Bộ KH&CN.

- Phương pháp đánh giá, nhận xét: từ những cơ sở khoa học, thực trạngcủa công tác lập kế hoạch tại Văn phòng Bộ KH&CN, sử dụng phương phápnày để đưa ra những kết luận, đánh giá, nhận xét thực trạng công tác lập kếhoạch và so sánh với cơ sở khoa học hay nói cách khác để thấy được sự khácnhau giữa những lý thuyết và thực tế công tác lập kế hoạch tại Văn phòng Bộ

8 Cấu trúc dự kiến của đề tài

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận thì phần nội dung khóa luận baogồm 3 chương như sau:

Chương 1: Cơ sở khoa học khoa học về công tác xây dựng kế hoạchtrong hoạt động quản trị văn phòng

Chương 2: Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch trong hoạt động vănphòng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

Chương 3: Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả và chấtlượng công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ KH&CN

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG

KẾ HOẠCH TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

1 Cơ sở lý luận về công tác xây dựng kế hoạch trong hoạt động quản trị văn phòng

2 Khái niệm về quản trị, văn phòng và quản trị văn phòng

3 Khái niệm về quản trị

Hiện nay có rất nhiều khái niệm khác nhau về quản trị:

- Quản trị là hoạt động quản lý và điều hành hoạt động của một cơquan, tổ chức, đơn vị;

- Quản trị là quá trình hoàn thành công việc thông qua người khác;

- Quản trị là hoạch định, xây dựng kế hoạch, tổ chức, bố trí nhân sự,kiểm soát công việc hoặc con người nhằm đạt được mục tiêu đề ra;

- Quản trị là quá trình hoạt động phối hợp công việc giữa các thành viêntrong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung đã định ra của tổ chức

- Theo Mary Parker Follet “Quản trị là nghệ thuật khiến cho công việcđược thực hiện thông qua người khác” Theo Robert Kreinen “Quản trị là tiếnhành làm việc với con người thông qua con người nhằm đạt được mục tiêucủa tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi” Theo Harold Koontz “Quảntrị là nhằm tạo lập và duy trì một môi trường nội bộ thuận lợi nhất, trong đócác cá nhân làm việc theo nhóm để đạt được một hiệu xuất cao nhất nhằmhoàn thành mục tiêu chung của tổ chức” [ 23; ]

- Theo Nguyễn Hải Sản: “Quản trị là quá trình làm việc với con người

và thông qua con người để thực hiện những mục tiêu của tổ chức trong mộtmôi trường luôn biến động”[10;8]

- Theo H.L Sisk: “Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên thôngqua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt được cácmục tiêu đã đề ra [4;14].

- Quản trị là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra cácnguồn lực và hoạt động của tổ chức nhằm đạt được mục đích của tổ chức vớikết quả và hiệu quả cao trong điều kiện môi trường biến động [14;10]

Từ những khái niệm trên ta có thể hiểu khái niệm quản trị theo mộtcách khái quát như sau:

Quản trị là quá trình tác động có tổ chức, có định hướng và có mục đíchcủa chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm sử dụng có hiệu quả nhất cácđiều kiện và cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đề ra của tổ chức

4 Khái niệm văn phòng

Khái niệm văn phòng được hiểu theo nhiều phương diện khác nhau:

- Theo phương diện là địa điểm làm việc: Văn phòng được hiểu là địađiểm làm việc của một cơ quan, tổ chức (22; )

- Văn phòng theo nghĩa hẹp là nơi làm việc của một cơ quan, theo nghĩarộng đó là bộ máy giúp việc của cơ quan [11;13] và là một bộ phận trong cơquan, tổ chức để thực hiện chức năng theo yêu cầu của nhà quản trị cơ quan,

tổ chức đó [12; ]

- “Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, lànơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất chocác hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức” [2;8]

- Theo phương diện chức năng: Văn phòng được hiểu là một bộ phậnthực hiện các chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc hậu cần

Từ những thông tin trên ta có thể hiểu văn phòng là một bộ phận cấuthành, nằm trong một cơ quan, tổ chức thực hiện các chức năng về tham mưutổng hợp và giúp việc hậu cần; Văn phòng còn là nơi thực hiện các hoạt động

tiếp khách, thu nhận và xử lý các thông tin quản lý phục vụ cho lãnh đạotrong công tác quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Tùy theo quy mô và cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức mà văn phòng

có các tên gọi khác nhau ví dụ như các có quy mô lớn như Quốc hội, Chínhphủ, các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, các cơ quan, tổchức ở Trung ương đều đặt tên bộ phận làm những nhiệm vụ trên là vănphòng ví dụ như Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng BộCông Thương… Đối với các cơ quan địa phương và các cơ quan, tổ chứckhác như các Sở, ban ngành, các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp tùy theochức năng, nhiệm vụ đã được quy định trong các văn bản thành lập hay tùytheo quy mô tổ chức để thành lập một bộ phận giúp việc thực hiện chức năngquản trị văn phòng với tên gọi là Văn phòng hoặc phòng Hành chính – Nhân

sự, phòng Hành chính - Tổng hợp, Hành chính – Tổ chức…

Chức năng của văn phòng:

Văn phòng có hai chức năng chính đó là chức năng tham mưu tổng hợp

và chức năng giúp việc hậu cần

- Thứ nhất, chức năng tham mưu tổng hợp:

"Tham mưu” là tư vấn, giúp góp ý kiến có tính chất chỉ đạo; “ Tổnghợp” là thống kê, xử lý, tổng hợp nhiều vấn đề [22; ] Tham mưu tổng hợpnhằm mục đích phục vụ lãnh đạo cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý,điều hành và thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Ngườiquản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạtđộng của họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lýphải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải ra quyếtđịnh chính xác kịp thời mọi vấn đề Điều đó, vượt quá khả năng hiện thực củacác nhà quản lý Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản

lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp [4;9] Tham mưu là hoạt động trợgiúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý,điều hành để đạt hiệu quả cao nhất Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơquan, tổ chức có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủthể quản lý Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường do văn phòng thựchiện chức năng tham mưu tổng hợp và các chức năng, nhiệm vụ được quyđịnh trong những văn bản là quy chế, quyết định Căn cứ vào những quy định,những công việc được đặt ra các đơn vị chức năng thuộc văn phòng sẽ đượcthành lập và đảm nhiệm thực hiện Để có ý kiến tham mưu văn phòng phảitổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, xử lý và quản lý sửdụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định.

Giữa chức năng tham mưu của văn phòng và các đơn vị khác trong một

cơ quan, tổ chức có sự khác biệt với nhau đó là tham mưu quản lý, điều hành

và tham mưu chuyên ngành

Mối quan hệ của chức năng tham mưu tổng hợp: chức năng này luôn điliền, hỗ trợ lẫn nhau, hoạt động tổng hợp là cơ sở để tiến hành hoạt động thammưu và tham mưu chỉ đạt được kết quả tốt khi hoạt động tổng hợp được thựchiện chính xác, kịp thời, đầy đủ

- Thứ hai, chức năng giúp việc hậu cần:

“ Hậu cần” là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế,môi trường và những yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức[22; ]

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vậtchất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng là bộ phận xâydựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp, quản lý các phương tiện thiết bịdụng cụ đó để bảo đảm quản lý và sử dụng có hiệu quả và các hoạt động

mang tính chất phục vụ như công tác lễ tân, y tế Đó là chức năng hậu cầncủa văn phòng [4;10]

5 Khái niệm quản trị văn phòng

Từ những thông tin trên ta có thể rút ra được khái niệm quản trị vănphòng như sau:

Quản trị văn phòng là một lĩnh vực thuộc khoa học quản trị nói chung

có liên quan đến hoạt động lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo - điều hành, kiểmtra và phối hợp các công việc của văn phòng nhằm xử lý thông tin phục vụhoạt động quản lý của cơ quan, hướng tới mục tiêu chung của tổ chức

6 Khái niệm kế hoạch và lập kế hoạch

7 Khái niệm kế hoạch

Có nhiều khái niệm về kế hoạch như sau:

- Kế hoạch là một văn bản trong đó thể hiện các mục tiêu và các giảipháp hệ thống, cụ thể với các hình thức, trình tự, thời hạn nhất định nhằm xácđịnh phương hướng, nhiệm vụ, biện pháp và sử dụng hiệu quả tối đa cácnguồn lực, tài nguyên của cơ quan, đơn vị để đạt được mục tiêu

- Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếptheo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra [ 26; ]

- Kế hoạch có thể là các chương trình hành động hoặc bất kì danhsách, sơ đồ, bảng biểu được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, chia thànhcác giai đoạn, các bước thời gian thực hiện, có phân bổ nguồn lực, ấn địnhnhững mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp, sự chuẩn bị, triển khai thực hiệnnhằm đạt được một mục tiêu, chỉ tiêu đã được đề ra Thông thường kế hoạchđược hiểu như là một khoảng thời gian cho những dự định sẽ hành động vàthông qua đó để đạt được mục tiêu [25; ]

- Kế hoạch có thể được thực hiện một cách chính thức hoặc khôngchính thức, bằng văn bản, văn kiện hoặc bất thành văn, công khai minh bạch

hoặc bí mật (đối với các kế hoạch tác chiến, tình báo, chính trị, đối ngoại haytội phạm, gây án, hãm hại, trả thù hoặc một phần trong kế hoạch kinh doanh,làm ăn, tài chính …) [25; ].

8 Khái niệm lập kế hoạch

Các khái niệm về lập kế hoạch:

- Lập kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu cần đạt được củađơn vị và lựa chọn những phương án hoạt động trong tương lai cho toàn bộhoặc từng bộ phận của đơn vị nhằm đạt được mục tiêu đó trong từng thời giannhất định

- Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý

là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Lập kế hoạch là chức năng rấtquan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mụctiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác địnhđược các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra

- Khi đứng trên góc độ ra quyết định thì: lập kế hoạch là một loại raquyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mongmuốn cho tổ chức của họ

- Theo Steiner nhà nghiên cứu văn học thì : Lập kế hoạch là một quátrình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, cácchính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định Lập kế hoạch chophép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kỳ mới của việc thiếtlập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa [27; ]

- “Theo Fayol lập kế hoạch là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong hoạtđộng quản lý và kế hoạch phải được xây dựng trên cơ sở những tài nguyên vậtchất của cơ quan và mục tiêu phải nằm trong chiến lược phát triển nội tại, làtrách nhiệm mà cơ quan, đơn vị buộc phải thực hiện Fayool cho rằng “Vạch

kế hoạch tức là tìm kiếm tương lai, xây dựng kế hoạch hành động”[21;66-67],

”[13;209-210]

- Kế hoạch là một loại chương trình công tác, là phương án tổ chức cáccông việc trong quá trình hoạt động của cơ quan, công sở [19;257-258] Nhưvậy, có thể nói rằng lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựachọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó Lập kế hoạch nhằm xácđịnh mục tiêu cần phải đạt được là cái gì? và phương tiện để đạt được cácmục tiêu đó như thế nào? Tức là lập kế hoạch bao gồm việc xác định rõ cácmục tiêu cần đạt được, xây dựng một chiến lược tổng thể để đạt được các mụctiêu đã đặt ra và việc triển khai một hệ thống các kế hoạch để thống nhất vàphối hợp các hoạt động

8.1 Bản chất, mục đích và ý nghĩa của công tác lập kế hoạch

8.1.1.1 Bản chất, mục đích của lập kế hoạch

Lập kế hoạch là vấn đề cơ bản nhất trong chức năng của người quản trị.Bởi nó gắn liền với việc lựa chọn chương trình hoạt động cho tương lai, làphương tiện tiếp cận hợp lý để đạt tới mục tiêu định trước Lập kế hoạch làquyết định trước xem phải làm gì? Làm như thế nào? Khi nào làm? Và ai làmcái đó? Kế hoạch là cây cầu bắc qua khoảng trống thiết lập môi trường để các

cá nhân đi đến mục tiêu chung Ở mỗi một cấp, vị trí quản trị yêu cầu tínhchất và phạm vi của lập kế hoạch là khác nhau [20;85-86]

Lập kế hoạch giúp nhà quản trị lãnh đạo, điều hành hoạt động của cơquan, đơn vị thuận lợi hơn;

Lập kế hoạch giúp xác định kết quả cuối cùng của công việc cần đạtđược;

Trong mỗi cơ quan, tổ chức có thể có nhiều chương trình, kế hoạch docác bộ phận khác nhau xây dựng Vì vậy, văn phòng là nơi tổng hợp các

chương trình, kế hoạch công tác để tạo thành một hệ thống hoàn chỉnh nhằmđạt mục tiêu của cơ quan, tổ chức.

Lập kế hoạch là cơ sở phân công công việc, nhiệm vụ cho cá nhân, bộphận trong cơ quan, đơn vị để thực hiện công việc hướng tới mục tiêu, tránhtình trạng chồng chéo, sai chức năng, nhiệm vụ; tạo sự phối hợp giữa các cánhân, đơn vị;

Lập kế hoạch nhằm xác định và duy trì các biện pháp kiểm tra, giám sát

để đạt được mục đích;

Lập kế hoạch giúp cho các cơ quan, tổ chức ứng phó với sự bất định vàthay đổi của tương lai, giúp cho hoạt động của tổ chức tập trung vào các mụctiêu đặt ra, tạo khả năng tác nghiệp…[1;100]

Lập kế hoạch hướng tới đảm bảo khai thác tối ưu, chi phí thấp nhất cácnguồn lực của cơ quan, đơn vị để đạt được mục tiêu hoạt động

8.1.1.2 Ý nghĩa của lập kế hoạch

Lập kế hoạch giúp các cơ quan, tổ chức, đơn vị, văn phòng ứng phó với

sự bất ổn trong tương lai, nhận diện được thời cơ và triển khai các chươngtrình hành động, nâng cao hiệu quả hoạt động;

Lập kế hoạch công tác tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà lãnh đạo vănphòng, lãnh đạo đơn vị, lãnh đạo cơ quan trong công tác lãnh đạo, quản lý vàđiều hành;

Lập kế hoạch sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra hoạt động củacác cơ quan, đơn vị, văn phòng;

Lập kế hoạch sẽ tạo khả năng tiết kiệm cho các cơ quan, tổ chức, vănphòng;

Tạo phong cách làm việc khoa học, hiện đại và có hiệu quả cao

9 Phân loại kế hoạch

9.1.1.1 Phân loại theo tiêu chí thời gian

Theo tiêu chí thời gian kế hoạch được chia thành ba loại:

- Kế hoạch dài hạn: là kế hoạch mà nội dung xác định mục tiêu, dự toánnhững điều kiện trong tương lai có ảnh hưởng tới ngành, cơ quan, đơn vịtrong khoảng thời gian dài từ 5 năm trở lên, có thể là kế hoạch trong 5 năm,

10 năm hay 20 năm và thời gian có thể kéo dài hơn nữa do những nhà quản lýcấp cao lập mang tính tập trung cao và linh hoạt;

- Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm nhằmphác thảo các chính sách, chương tình trung hạn để thực hiện các mục tiêuđược lập trong kế hoạch do các nhà quản trị cấp trung gian lập;

- Kế hoạch ngắn hạn: là loại kế hoạch mà nó thể hiện các mục tiêu vàđảm bảo đạt được kết quả trong khoảng thời gian ngắn dưới 1 năm thường làtuần, tháng, quý

9.1.1.2 Phân loại theo tính chất hoạt động của công việc

Theo tính chất hoạt động ta có thể chia thành ba loại sau:

- Kế hoạch chiến lược: là một kế hoạch lớn của một đơn vị tổ chức Nóxác định mục tiêu cơ bản, lâu dài có tầm ảnh hưởng tới sự phát triển của cơquan, tổ chức và các phương án tối ưu nhất để thực hiện và đạt được mục tiêu

đó các kế hoạch này thường có tên như Kế hoạch chiến lược phát triển giaiđoạn 2015 – 2030…;

- Kế hoạch chiến thuật: là kết quả triển khai kế hoạch chiến lược, ítmang tính tập trung hơn và ít uyển chuyển hơn

- Kế hoạch tác nghiệp: là kế hoạch chi tiết cho thời gian ngắn, do cácnhà quản trị điều hành xây dựng và ít có sự thay đổi

9.1.1.3 Phân loại theo lĩnh vực hoạt động

Theo lĩnh vực hoạt động kế hoạch được chia thành:

- Kế hoạch hoạt động của cơ quan

- Kế hoạch công tác của lãnh đạo

- Kế hoạch hoạt động của văn phòng.

9.1.1.4 Phân loại theo chủ thể thực hiện

Theo phương diện này kế hoạch được chia thành hai loại như sau:

- Kế hoạch cá nhân: là kế hoạch của từng người, được lập riêng theolịch trình, các kế hoạch này thường là ngắn hạn, theo hàng ngày, hàng tuầnhoặc hàng tháng;

- Kế hoạch tập thể: là kế hoạch được xây dựng cho một cơ quan hayđơn vị, bộ phận cụ thể trong đó các cá nhân có sự phối hợp với nhau theo hệthống nhất định

9.1.1.5 Phân loại theo tính chất thường xuyên hoặc không thường xuyên của kế hoạch

Theo tính chất này thì kế hoạch được chia thành hai loại:

- Kế hoạch thường kỳ;

- Kế hoạch không thường kỳ

10 Các yêu cầu, nguyên tắc và căn cứ khi xây dựng kế hoạch 10.1.1.1.Yêu cầu khi xây dựng kế hoạch

Kết quả của lập kế hoạch là một văn bản mà nó thể hiện được rõ ràngcác mục đích cuối cùng đạt được công việc, làm rõ danh mục những côngviệc dự kiến, người chịu trách nhiệm và thời gian hoàn thành;

Nội dung của kế hoạch phải thể hiện được những căn cứ xây dựng; đảmbảo thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị vàvăn phòng;

Trong kế hoạch các công việc phải được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên,những công việc mang tính chất quan trọng và cấp thiết xếp ở thứ tự trướctiên và tính quan trọng giảm dần theo nội dung của kế hoạch;

Các kế hoạch lập ra phải phù hợp với kế hoạch công tác của lãnh đạo,

cơ quan cấp trên, cơ quan có liên quan trong hệ thống kế hoạch công tác củavăn phòng;

Phải đảm bảo tính khả thi, thống nhất linh hoạt giữa các mục tiêu, biệnpháp và thời gian thực hiện

10.1.1.2.Nguyên tắc xây dựng kế hoạch

Nguyên tắc về cấu trúc bao gồm:

- Nguyên tắc thống nhất: nguyên tắc này không cho phép tồn tại mâuthuẫn hay xung đột về cấu trúc và nội dung thông tin trong kế hoạch Nguyêntắc này yêu cầu tuân thủ các quy định trong kỹ thuật xây dựng, thống nhất vềngôn ngữ và mục tiêu;

- Nguyên tắc khả thi: khả năng đảm bảo cho kế hoạch được thực hiện

đã trở thành nguyên tắc bắt buộc trong kỹ thuật xây dựng kế hoạch Do đó kếhoạch khi xây dựng cần thể hiện được những điều kiện cần thiết để thực hiện,tính hợp pháp, nhiệm vụ, chế độ và trách nhiệm của từng bộ phận tham giathực hiện, ý nghĩa sau khi kế hoạch được thực hiện

- Nguyên tắc định hướng: kế hoạch là một trong những phương tiện đểnhà quản lý thực hiện điều hành và quản lý Vì vậy định hướng và xác địnhmục tiêu trở thành nguyên tắc chi phối toàn bộ hoạt động xây dựng kế hoạch

- Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc này đặt ra một số yêu cầu về kỹthuật xây dựng mà bản chất là giải quyết mối liên hệ logic giữa các thông tin

và biện pháp tổ chức chúng nhằm đảm bảo sự thống nhất trong cấu trúc nộidung từng phần và lựa chọn một hình thức thể hiện chung cho toàn bộ kếhoạch

Nguyên tắc trong kỹ thuật bao gồm 4 nguyên tắc[7; ]:

- Nguyên tắc không trùng lặp: nguyên tắc này đòi hỏi sự thống nhấttrong phân công trách nhiệm giữa các phòng ban, xác định rõ ràng các căn cứ

hỗ trợ và các nhiệm vụ trong mối quan hệ tổng thể với các mục tiêu chung sẽtránh được sự trùng lặp trong nội dung kế hoạch, tránh tình trạng xung đột vềthẩm quyền, sự chồng chéo trong biện pháp tổ chức, thực hiện;

- Nguyên tắc ưu tiên: đây là nguyên tắc nhằm xác định tính chất và tầmquan trọng, ảnh hưởng của nó đến tổ chức, vì vậy người xây dựng kế hoạchcần phải có các thông tin cần thiết trước khi tiến hành phân tích, đánh giá đểlựa chọn một giải pháp tốt nhất

- Nguyên tắc dự phòng: đây là nguyên tắc đảm bảo cho kế hoạch đượcthực hiện, nguyên tắc này được triển khai ở tất cả các nội dung của kế hoạchnhư về nhân sự, thời gian, địa điểm, nhân sự…Nguyên tắc này được áp dụngkhi nhà quản lý thấy cần có sự điều chỉnh nhằm làm cho kế hoạch được thựchiện hiệu quả hơn

- Nguyên tắc điều chỉnh lịch: nguyên tắc này nên hạn chế đối với các kếhoạch khi xây dựng vì nó có thể thay đổi toàn bộ cơ cấu của kế hoạch

10.1.1.3.Các căn cứ khi xây dựng kế hoạch

Khi thực hiện lập kế hoạch các căn cứ sau được sử dụng:

- Căn cứ vào chỉ tiêu, chủ trương, đường lối và chính sách pháp luật củaĐảng, Nhà nước tương ứng với các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơquan, đơn vị, văn phòng;

- Căn cứ vào chương trình, kế hoạch và ý kiến chỉ đạo của cấp trên;

- Căn cứ vào kết quả công tác của năm trước và các kế hoạch hàng nămcủa cơ quan, đơn vị;

- Căn cứ vào đề nghị của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức;

- Căn cứ vào bản đăng ký công việc của các đơn vị trong tổ chức;

- Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, vănphòng;

- Căn cứ vào tình hình thực tế các công việc trong cơ quan, tổ chức, vănphòng;

- Căn cứ vào thực tế nguồn tài chính, cơ sở vật chất của cơ quan, tổchức, văn phòng;

- Căn cứ vào tình hình nhân sự, kinh nghiệm hoạt động của cơ quan, tổchức và các cá nhân, nhân viên văn phòng;

- Căn cứ vào tình hình biến động thực tế của cơ quan trong môi trườngkinh tế xã hội có ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, đơn vị và văn phòngnhư thế nào

11 Quy trình chung của công tác xây dựng kế hoạch

Việc xây dựng chương trình kế hoạch là một công việc có vai trò quantrọng trong hoạt động của văn phòng, đây là công việc đầu tiên làm nền tảng,

cơ sở tồn tại cho các cơ quan, tổ chức Bởi bất kỳ tổ chức nào cũng dựa trênmục tiêu của nó, nội dung, định hướng của nó

11.1.1.1.Theo kinh nghiệm của các nước phát triển

Theo kinh nghiệm của các nước phát triển hay các nhà khoa học về lập

kế hoạch khi lập kế hoạch cần áp dụng một số nguyên tắc hay nói cách khác

là trả lời các câu hỏi theo nguyên tắc 5W-1H-2C-5M, nguyên tắc SMART và

sử dụng ma trận SWOT làm công cụ hỗ trợ để đem lại hiệu quả cao, dự đoánphương pháp, mục đích của tổ chức trong tương lai và làm giảm thiểu mức rủi

ro mà tổ chức có thể gặp phải

Thứ nhất, nguyên tắc 5W-1H-2C-5M trong đó: 5W là Why, What,When, Where, Who; 1H là How; 2C là Check và Control; 5M là Man,Money, Mechine, Material, Method Phương pháp này được áp dụng phổ biếntại Nhật Bản điều này mang lại cho các hoạt động được áp dụng ở Nhật và đãđem lại rất nhiều hiệu quả, có thể nhìn vào sự phát triển Nhật để nhìn thấymột phần vai trò của nguyên tắc này

- Why là câu hỏi về xác định mục tiêu, yêu cầu của công việc Các yêucầu, mục tiêu của công việc được xác định nó giúp bạn luôn hướng trọng tâmcác công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng: khi phải làm mộtcông việc, điều đầu tiên mà bạn phải quan tâm là “Tại sao bạn phải làm côngviệc này?”, “Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?”, “Hậuquả nếu bạn không thực hiện chúng?”;

- What là câu hỏi xác định nội dung công việc “ Nội dung công việc đó

là gì?” ở câu hỏi này bạn cần chỉ ra các bước để thực hiện công việc đượcgiao;

- Where bao gồm các câu hỏi “Công việc đó thực hiện tại đâu?”, “Kiểm tra tại bộ phận nào? ”, và “Kiểm tra ở giai đoạn nào? ”;

- When bao gồm các câu hỏi “Công việc đó thực hiện khi nào? ”, “ Khinào thì giao?”, “Khi nào kết thúc?”;

- Who có các câu hỏi “Ai là người làm việc đó?”, “Ai là người kiểmtra?”, “Ai là người hỗ trợ?”, và “Ai là người chịu trách nhiệm?”;

- How gồm các câu hỏi “ Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì, cách thứcthực hiện?”, “ tiêu chuẩn cho các công việc là gì?”, “ Nếu có máy móc thìcách thức vận hành như thế nào?”;

- Control gồm các câu hỏi “ Công việc đó có đặc tính gì?”, “ Làm thếnào để đo lường đặc tính đó?”, “ Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thếnào?” và “ Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu?”;

- Check có các câu hỏi “ Có những công việc nào cần kiểm tra?”, “ Tầnxuất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên

và bao lâu một lần?”, “Ai tiến hành kiểm tra?”, “ Những điểm kiểm tra nào làtrọng yếu?”;

- Man bao gồm câu hỏi “Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủtrình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp?”, “Ai hỗ trợ?”,

“Ai kiểm tra?”, “Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để

- Method: Xác định các phương pháp làm việc ?

- Mechine: Xác định các máy móc thiết bị, công nghệ cần thiết để sửdụng ?

Nguyên tắc 5W-1H-2C-5M giúp cho người lập kế hoạch căn cứ vàocác câu hỏi và câu trả lời xác định được những khó khăn có thể gặp phải trongquá trình lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch, giúp phân công công việc mộtcách hợp lý, có hiệu quả

Thứ hai, nguyên tắc SMART bao gồm:

- S (Specific) : Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu

- M (Measurable) : Đo đếm được

- A (Achievable) : Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình

- R (Realistic) : Thực tế, không viển vông

- T (Time bound): Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra

Nguyên tắc SMART: nguyên tắc này đặt ra các yêu cầu cho người lập

kế hoạch Nếu thực hiện đúng và đủ theo nguyên tắc này thì kết quả thực tếkhi thực hiện kế hoạch có tính khả thi cao vì nó không còn mang tính địnhtính mà mang tính định lượng, bởi vì là định lượng nên người quản lý có thểđiều chỉnh được công việc, kiểm soát được công việc và ngược lại

Thứ ba, ma trận SWOT:

- Strengths (Điểm mạnh): xác định điểm mạnh của tổ chức;

- Weaknesses (Điểm yếu): xác định điểm yếu của tổ chức;

- Oportunities (Cơ hội): xác định cơ hội cho tổ chức;

- Threats (Rủi ro): xác định rủi ro có thể gặp phải cho tổ chức

Mô hình phân tích SWOT là kết quả của một cuộc khảo sát trên 500công ty có doanh thu cao nhất do tạp chí Fortune bình chọn và được tiến hànhtại Viện Nghiên cứu Standford trong thập niên 60-70, nhằm mục đích tìm ranguyên nhân vì sao nhiều công ty thất bại trong việc thực hiện kế hoạch.SWOT được Urick và Orr quảng bá tại Anh quốc và Hoa Kỳ như một dạngbài tập cho tất cả mọi người

Ma trận SWOT là một công cụ hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch có hiệuquả hơn khi đưa vào thực tế thực hiện, giúp các nhà quản lý xác định đượcthuận lợi và khó khăn cho tổ chức

Các bước lập kế hoạch [1;103-108] bao gồm:

Bước 1: Nhận thức cơ hội;

Bước 2: Thiết lập các mục tiêu;

Bước 3: Phát triển các tiền đề;

Bước 4: Xác định các phương án lựa chọn;

Bước 5: Đánh giá các phương án lựa chọn;

Bước 6: Lựa chọn các phương án;

Bước 7: Xây dựng các kế hoạch phụ trợ (phương án, giải pháp hỗ trợ);Bước 8: Lượng hóa các kế hoạch bằng việc lập ngân quỹ (dự kiếnnguồn kinh phí)

Như vậy, đối với các nước phát triển khi xây dựng kế hoạch thì các quytrình thực hiện đã được rút gọn trở thành các tiêu chí rất cụ thể, tạo điều kiệnthuận lợi cho người xây dựng kế hoạch dễ nhớ, dễ học, dễ vận dụng và hiệuquả mang lại là những lợi ích to lớn cho các cơ quan là doanh nghiệp tại cácnước như Nhật bản, Anh, Mỹ…mà doanh nghiệp chính là động cơ chính thúcđẩy sự phát triển của đất nước

11.1.1.2.Theo một số tài liệu chính thống về công tác xây dựng kế hoạch

Theo một số tài liệu được giảng dạy tại trường về công tác xây dựng kếhoạch thì quy trình xây dựng gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin, tài liệu: thông tin tài liệuđược thu thập từ các nguồn khác nhau có thể từ các đơn vị trong cơ quan, tổchức hoặc từ bên ngoài Sau khi thu thập đơn vị chủ trì xây dựng kế hoạchthực hiện xử lý, chọn lọc các thông tin phù hợp đưa vào kế hoạch Bước nàygiúp cho các thông tin trong kế hoạch được đầy đủ, chính xác, phù hợp vớithực tiễn tuy nhiên để thực hiện bước này lại tốn khá nhiều thời gian

Bước 2: Xác định mục tiêu, yêu cầu: Cần phải xác định cụ thể, chínhxác và phù hợp với nội dung của kế hoạch Bước này giúp cho cơ quan, tổchức trong quá trình thực hiện các công việc trong kế hoạch theo đúng quytrình, không bị chệch hướng so với ban đầu đã dự định

Bước 3: Phân tích nguồn lực: xác định sự hỗ trợ từ cấp trên (chủtrương, chính sách, quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước); phân tích khảnăng của cơ quan về nhân lực và vật lực: tổ chức về thời gian, kinh phí, conngười, phương tiện, cơ sở vật chất, trang thiết bị; phân tích các yếu tố kháchquan khác: điều kiện kinh tế, văn hóa xã hội, môi trường Việc phân tíchnguồn lực đảm bảo cho quá trình thực hiện kế hoạch không bị gián đoạn vàtốn nhiều thời gian…

Bước 4: Xây dựng hệ thống các hoạt động để thực hiện mục tiêu Hệthống các công việc hay hoạt động chính là phương tiện giúp cho cơ quan, tổchức đạt được mục tiêu đề ra

Bước 5: Dự thảo kế hoạch và lấy ý kiến dự thảo Một kế hoạch nếu đượcxây dựng lặp đi lặp lại nhiều lần bằng cách lấy ý kiến đóng góp, sửa đổi phùhợp từ các cá nhân, đơn vị thì hiệu quả đem lại có tính khả thi và hiệu quả cao

Bước 6: Hoàn thiện kế hoạch, trình ký Việc trình ký văn bản nhằm tínhhợp pháp và hợp lý cho kế hoạch.

Bước 7: Làm thủ tục ban hành và đưa vào thực hiện

Hình thức của kế hoạch theo cách trình bày thông thường gồm ba phầnchính sau đây:

- Phần mở đầu:

Trình bày khái quát những vấn đề được xác định là cơ sở khoa họccho việc xây dựng chương trình, kế hoạch

Trình bày khái quát những thuận lợi và khó khăn

Nêu rõ các căn cứ pháp lý cho việc xây dựng chương trình, kế hoạch

Trình bày mục đích và yêu cầu của lập kế hoạch

- Phần nội dung:

Nêu rõ mục tiêu, nhiệm vụ của kế hoạch và biện pháp thực hiện

Các điều kiện, phương tiện thực hiện

Các đối tượng được phân công thực hiện

Trình tự, thời gian triển khai, tổ chức thực hiện… Các biện pháp đảmbảo thực hiện, chế độ trách nhiệm

Thời gian kiểm tra, đánh giá, sơ kết, tổng kết Các hình thức khenthưởng, kỷ luật

- Phần kết luận:

Trình bày triển vọng của việc thực hiện kế hoạch

Nêu các đề xuất, kiến nghị

Xác định các cá nhân, đơn vị chủ trì và thực hiện kế hoạch

12 Các nội dung trong công tác xây dựng kế hoạch

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ:

Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của một cơ quan tổchức là việc thiết lập những mục tiêu cơ bản dựa trên cơ sở hoạt động của cơ quan

và xác định phương pháp, cách thức nhằm xác định phương hướng, biện pháp đểthực hiện mục tiêu đó trong thời gian quy định Chương trình, kế hoạch công tác

là phương tiện giúp các nhà lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức thực hiện công tácquản lý, điều hành, kiểm tra hoạt động của cơ quan mà họ quản lý…

- Xây dựng kế hoạch cho việc tổ chức hội họp:

Hội họp là một trong những phương tiện để nhà quản lý thực hiện việcđiều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan Mục đích của việc tổ chức hộinghị nhằm tổng kết, đánh giá công việc, thông báo các nhiệm vụ cần triểnkhai; đảm bảo quyền làm chủ của nhân viên trong cơ quan đối với nhiệm vụchung; xây dựng tinh thần đoàn kết…Vì vậy việc lập kế hoạch, xác định mụctiêu và phương hướng cho hoạt động tổ chức hội nghị của một cơ quan làcông việc có vai trò rất quan trọng Kết quả của các hội nghị có thành công,hiệu quả hay không một phần phụ thuộc vào kế hoạch tổ chức hội nghị Kếhoạch hội nghị là một loại văn bản có tính định hướng, trình bày tất cả nhữngvấn đề liên quan đến việc tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan, tổ chức

- Xây dựng kế hoạch cho chuyến đi công tác của lãnh đạo:

Các chuyến đi công tác của lãnh đạo bao giờ cũng gắn với chức năng,nhiệm vụ của cơ quan cho dù là chuyến đi để giải quyết công việc cụ thể haythiết lập mối quan hệ Do đó việc xác định mục đích chính xác nó sẽ giúp cácchuyến đi công tác của Lãnh đạo được chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiếtcũng như phương án hỗ trợ để đảm bảo cho sự thành công của chuyến đi Kếhoạch cho các chuyến đi công tác của Lãnh đạo là một loại văn bản dùng đểtrình bày một cách có hệ thống những công việc hay các cá nhân, đơn vị liênquan đến chuyến đi công tác Kế hoạch đó là cơ sở để đánh giá kết quả củachuyến đi

- Xây dựng kế hoạch cho hoạt động quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị:

Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị là một trong những hoạt động củaVăn phòng và cũng là một chức năng mà Văn phòng phải thực hiện Hoạtđộng này nhằm cung cấp nguồn thiết bị, máy móc, cơ sở vật chất… cho cáchoạt động của cơ quan, tổ chức và đảm bảo hoạt động của nó để không làmảnh hưởng đến tiến độ, quá trình giải quyết công việc Quản lý về trang thiết

bị, cơ sở vật chất không chỉ đơn thuần là thực hiện việc quản lý chung mà nócần phải thực hiện hoạt động xây dựng kế hoạch để làm sao cho cơ sở vậtchất, trang thiết bị được sử dụng đúng mục đích, có hiệu quả, thực hiện cáchoạt động mua mới, cung cấp, bảo quản, nâng cấp, sửa chữa…

13 Cơ sở thực tiễn công tác xây dựng kế hoạch tại một số cơ quan, tổ chức

Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về thực tế nội dung công tác xây dựng

kế hoạch tại một số cơ quan, tổ chức cấp Bộ:

14 Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Tư pháp

Nội dung xây dựng kế hoạch công tác tại Bộ tư pháp [9;9] được thựchiện như sau: Đối với kế hoạch công tác năm: chậm nhất vào 30/10 hàng nămcác đơn vị trực thuộc Bộ Tư pháp gửi Văn phòng Bộ danh mục các đề án,Văn phòng tổng hợp dự kiến chương trình công tác năm sau của Bộ và gửicác đơn vị liên quan xin ý kiến Sau 1 tuần làm việc đơn vị có trách nhiệmtham gia ý kiến và gửi lại Văn phòng ý kiến của đơn vị, Văn phòng thực hiệntổng hợp trình Bộ trưởng xem xét vào phiên họp thường kỳ cuối năm Sau khitrình Bộ trưởng phê duyệt, ký ban hành Văn phòng tiến hành gửi chương trìnhcông tác đến các đơn vị thuộc Bộ để tiến hành thực hiện

Đối với chương trình công tác quý Văn phòng Bộ dựa vào chương trìnhcông tác năm, những quy định thực hiện trong từng quý, những công việc bổxung, điều chỉnh theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo từ đó Văn phòng thực hiệntổng hợp, xây dựng chương trình công tác cho quý sau

Chương trình công tác tháng: dựa vào chương trình công tác quý vànhững công việc bổ xung Văn phòng thực hiện tổng hợp và phân chia theotừng lĩnh vực trình Bộ trưởng phê duyệt.

Lịch công tác tuần thể hiện những công việc mà Lãnh đạo Bộ phải giảiquyết trong tuần, Văn phòng xây dựng dựa vào kế hoạch công tác tháng và ýkiến chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ

Tại Bộ Tư pháp việc xây dựng kế hoạch công tác được quy định trongQuy chế ban hành kèm theo Quyết định số 1165/QĐ-BTP ngày 21 tháng 5năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp

Liên quan đến kế hoạch công tác của Văn phòng Bộ Tư pháp bao gồmquyết định phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng; kếhoạch công tác năm của Văn phòng Bộ, phụ lục chi tiết kế hoạch công tác

năm của Văn phòng Bộ (phụ lục số 01).

Dưới đây hình ảnh phần mềm phục vụ xây dựng kế hoạch công tác của

Hình a: Nhập lịch công tác

Chức năng Nhập lịch công tác cho phép người dùng cập nhật lịch công táccủa Cơ quan, lịch công tác của Phòng ban (Phòng người dùng trực thuộc) và cậpnhập lịch cho các thành viên khác…tuỳ thuộc vào quyền người sử dụng được cấp.Người dùng không được cấp quyền cập nhật những loại lịch này chỉ có thể nhậplịch công tác cho chính mình và xem lịch công tác của Cơ quan và các phòng bankhác mà không có quyền cập nhật, thay đổi hoặc chỉnh sửa

Phần hướng dẫn dưới đây sẽ hướng dẫn người dùng cách cập nhật lịchcông tác cho Cơ quan

Chú thích các nút tiện ích:

: Cho phép quay lại lịch công tác các tuần trước

: Hiển thị lịch công tác của tuần hiện tại

: Cho phép lựa chọn lịch công tác kế tiếp tuần hiện tại đang chọn.: Cho phép mở giao diện cập nhật lịch công tác mới

: Cho phép chỉnh sửa lịch công tác của tuần đang chọn

: Cho phép xoá lịch của tuần hiện tại đang chọn

: Cho phép hiển thị toàn màn hình lịch công tác của tuần đang chọn

15 Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Quyết định số 468/QĐ-BKH ngày 10/04/2009 của Bộ trưởng Bộ Kếhoạch và Đầu tư quy định Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan giúp

Bộ trưởng thực hiện chức năng tổng hợp, điều phối các hoạt động của các đơn

vị thuộc Bộ theo chương trình, kế hoạch làm việc của Bộ; quản lý công tác kếhoạch - tài chính của Bộ Kế hoạch và Đầu tư và thực hiện công tác hànhchính, quản trị đối với các hoạt động của cơ quan Bộ

Hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Bộ Kế hoạch

và Đầu tư [5;9-10] được thực hiện như sau:

Bước 1: Xây dựng dự thảo chương trình công tác: xác định căn cứ đểxây dựng dựng dự thảo chương trình công tác của Bộ là các báo cáo thực hiện

kế hoạch quý, năm, Nghị quyết của Đảng, Nhà nước, ý kiến chỉ đạo của Lãnhđạo Bộ Từ căn cứ trên các đơn vị xây dựng chương trình công tác của đơn vịmình gửi về Văn phòng Bộ trước ngày 30/10 hàng năm Văn phòng thực hiệnxác định các trường hợp bổ xung

Bước 2: Tổng hợp: sau khi các chương trình công tác của các đơn vịđược gửi về Văn phòng Bộ, Phòng Kế hoạch –Tổng hợp là đầu mối tiếp nhận

và tổng hợp các kế hoạch này thành kế hoạch thực hiện chung của Bộ sau đótrình Lãnh đạo Văn phòng xem xét, trình Lãnh đạo Bộ ký duyệt và gửi trìnhChính phủ

Bước 3: Phê duyệt: Chương trình công tác năm của Bộ được trình lênThủ tướng Chính phủ thông qua Văn phòng Chính phủ phê duyệt Văn phòngChính phủ xem xét và yêu cầu điều chỉnh nếu cần thiết sau đó trình Thủtướng Chính phủ phê duyệt

Bước 4: Lập chương trình công tác cụ thể: Trên cơ sở chương trìnhcông tác đã được phê duyệt Văn phòng Bộ lập chương trình công tác cụ thểtrình Lãnh đạo Bộ phê duyệt chính thức

Bước 5: Phát hành: Văn phòng Bộ phát hành chương trình công tác đếncác đơn vị trực thuộc Bộ để triển khai.

Bước 6: Theo dõi: Văn phòng thực hiện đôn đốc các đơn vị nộp báocáo theo các tiêu chí đã thông qua theo chương trình định kỳ; tập hợp số liệulàm báo cáo tuần, tháng, quý, 6 tháng và năm về tình hình thực hiện chươngtrình công tác; tập hợp các ý kiến, kiến nghị của các đơn vị trong quá trìnhthực hiện chương trình công tác

Bước 7: Tổng hợp kết quả: Cán bộ theo dõi chương trình là đầu mối tậphợp kết quả thực hiện theo chương trình khi đã hoàn thành của các đơn vị

16 Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Tài chính

Văn phòng Bộ Tài chính là đơn vị thuộc Bộ Tài chính, có chức năngtham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính chỉ đạo, điều phối, theo dõi, đôn đốccác tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện quy chế làm việc, các chương trình, kếhoạch công tác của Bộ; tổ chức quản lý công tác hành chính, lưu trữ, thư viện;công tác báo chí tuyên truyền và đoàn xe của Bộ Tài chính

Tại Bộ tài chính kế hoạch công tác [6;27-28] được Phòng Tổng hợptiến hành xây dựng bao gồm lịch công tác tuần, tháng, quý cho Lãnh đạo Bộ

và các hoạt động lớn của các đơn vị trong Bộ

Quy trình xây dựng chương trình công tác được thực hiện như sau: thuthập; phân tích; xử lý thông tin; xây dựng chương trình, kế hoạch; tổ chứcgiám sát việc thực hiện chương trình, kế hoạch

Đối với lịch công tác tuần của Lãnh đạo Bộ được đăng lên Website của Bộ.Ngoài ra, Văn phòng có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị liên quan

tổ chức thực hiện và giải quyết công việc đã đề ra theo kế hoạch, đảm bảothực hiện đúng tiến độ và kịp thời phát hiện sai sót để kịp thời khắc phục

Qua nội dung trên ta có thể nhận thấy rằng kế hoạch hoạt động là nộidung mà mỗi cơ quan, đơn vị đều phải xây dựng, thực hiện và theo chức năng

Văn phòng các cơ quan là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong xây dựng và tổchức thực hiện Tuy nhiên, mỗi một cơ quan, tổ chức nói chung và BộKH&CN nói riêng lại có hoạt động trong những lĩnh vực khác nhau và thực tếkhông có văn bản quy phạm pháp luật nào quy định đầy đủ về công tác xâydựng kế hoạch hoạt động tại cho các cơ quan, tổ chức đặc biệt là các cơ quancấp Bộ Vì thế khi xây dựng kế hoạch của mỗi cơ quan, tổ chức không có sựđồng đều và sẽ có những phương pháp, cách thức thực hiện riêng chỉ giốngnhau về khung kế hoạch và các yêu cầu về thể thức trình bày kế hoạch.

17 Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Nội vụ

Điều 15, chương V, VI Quy chế làm việc Bộ Nội vụ quy định, đề cậpđến việc lập và thực hiện kế hoạch công tác, tổ chức các hội nghị, hội họp, tổchức chuyến đi công tác: Các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ có tráchnhiệm gửi Văn phòng Bộ dự kiến kế hoạch công tác năm, quý, tháng của đơn

vị mình theo yêu cầu của Bộ để tổng hợp báo cáo Bộ trưởng xem xét, quyếtđịnh; Bộ trưởng và các Thứ trưởng có kế hoạch công tác tuần, được gửi đếncác cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ để các cơ quan, đơn vị chuẩn bịnội dung làm việc Khi có sự thay đổi kế hoạch công tác tuần của Bộ trưởng,Thứ trưởng, Thư ký Bộ trưởng, chuyên viên giúp việc Thứ trưởng có tráchnhiệm kịp thời báo cáo Văn phòng Bộ để cập nhật thông tin trên mạng máytính của Bộ và thông báo cho các đối tượng có liên quan để biết; Chậm nhấtchiều thứ năm hàng tuần, các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ gửi đăng

ký nội dung cần làm việc trong tuần sau với Bộ trưởng, Thứ trưởng về Vănphòng Bộ (Phòng Tổng hợp-Thư ký) để sắp xếp lịch làm việc của Bộ trưởng,Thứ trưởng Trường hợp có công việc đột xuất thì người đứng đầu cơ quan,đơn vị thông báo cho Văn phòng Bộ bố trí thời gian để Bộ trưởng, Thứ trưởnglàm việc; căn cứ chương trình công tác của Bộ và chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn được giao, các cơ quan, đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch

công tác của cơ quan, đơn vị và tổ chức thực hiện Người đứng đầu các cơquan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, kiểmtra và tạo điều kiện để cơ quan, đơn vị hoàn thành chương trình, kế hoạch côngtác; trường hợp xét thấy không có khả năng hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ

kế hoạch và chất lượng, người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm báo cáoThứ trưởng phụ trách và Bộ trưởng để được chỉ đạo xử lý, đồng thời thông báocho Văn phòng Bộ biết để phối hợp báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách

Hình b: Quy chế làm việc Bộ Nội vụ quy định lập và thực hiện

kế hoạch công tác, tổ chức hội nghị…

Hình c: Lịch làm việc của Lãnh đạo Bộ Nội vụ trên cổng thông tin điện tử Bộ

Như vậy, về thực tiễn so sánh với phần cơ sở lý luận có thể thấy rằng:cách xây dựng kế hoạch của các cơ quan, tổ chức nước ngoài có sự gọn nhẹhơn, dễ thực hiện hơn so với thực tiễn trong nước Thực tế trong nước côngtác xây dựng kế hoạch có ưu điểm là việc thực hiện cũng dễ dàng, dành mạchtuy nhiên khi kế hoạch được triển khai thực hiện còn bị chi phối, phụ thuộcvào nguồn ngân sách, trình độ, kinh nghiệm của nhân lực…dẫn đến việc khókhăn trong quá trình triển khai và thực hiện kế hoạch so với dự kiến

18 Cơ sở pháp lý

Để thực hiện được công tác xây dựng kế hoạch trong thực tiễn cần có

cơ sở pháp lý để công tác này được đảm bảo, duy trì thực hiện Cơ sở pháp lý

là hệ thống các văn bản quy định cho chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị vàcác nội dung liên quan đến công tác xây dựng kế hoạch bao gồm các văn bảnquy định của pháp luật như:

Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chínhphủ và quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơquan ngang Bộ, Văn phòng các cơ quan Bộ trong nội dung Nghị định côngtác xây dựng kế hoạch được quy định là một trong những chức năng quantrọng mà Văn phòng các Bộ phải xây dựng, thực hiện…

Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 của Thủ tướng Chínhphủ ban hành Quy định chế độ hội họp trong hoạt động của các cơ quan hànhchính nhà nước trong đó có quy định về công tác lập kế hoạch cho tổ chức hộinghị, hội họp của các cơ quan hành chính nhà nước

Các văn bản là quy chế làm việc của Bộ Tư pháp, Bộ Kế hoạch và Đầu

tư, Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ quy định cho công tác xây dựng kế hoạch vềtrách nhiệm, thời gian, quy trình…

Quyết định số 459/QĐ-BTP ngày 26/02/2014 của Bộ trưởng Bộ Tư

phòng Bộ Tư pháp và Quyết định số 28/QĐ-BTP ngày 7/01/2015 sửa đổi, bổ

sung một số điều của Quyết định số 459/QĐ-BTP ngày 26 tháng 02 năm 2014của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ

cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Tư pháp

Quyết định số 1089/QĐ-BTP ngày 21/5/2014 của Bộ trưởng Bộ Tàichính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vănphòng Bộ Tài chính

Quyết định số 468/QĐ-BKH ngày 10/04/2009 của Bộ trưởng Bộ Kếhoạch và Đầu tư quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Quyết định số 136/QĐ-BNV ngày 22/02/2013 của Bộ trưởng Bộ Nội

vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Vănphòng Bộ Nội vụ

Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính của Bộ Nội vụ

Như vậy, lập kế hoạch cho quá trình tổ chức và hoạt động là công việcthường xuyên phải thực hiện ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào Lập kế hoạch làmột trong những công việc nằm trong chức năng của bộ phận văn phòng cơquan, khi xây dựng kế hoạch cần hiểu được bản chất và đảm bảo thực hiện cácyêu cầu, nguyên tắc, căn cứ cũng như quy trình thực hiện để khi kế hoạch đượcđưa vào tổ chức, thực hiện đem lại hiệu quả cao Ngoài ra nội dung trên có đưa

ra những thực trạng công tác lập kế hoạch tại một số cơ quan cấp Bộ khác từ đó

có thể thấy được giữa lý luận và thực tiễn có những điểm tương đồng nhau vềquy trình, các mục đích, ý nghĩa của công tác xây dựng kế hoạch…Tuy nhiênthực tiễn so với lý luận nước ngoài có giống nhau về nội dung các quy trìnhnhưng lại khác nhau ở thời điểm, thời gian thực hiện hoặc với các tài liệu chínhthống cũng có nội dung tương tự nhưng do thực tiễn của các cơ quan, tổ chứcyêu cầu công tác lập kế hoạch có những điểm phức tạp, phải phụ thuộc vào

nhiều yếu tố khác nhau nên các quy trình thực hiện được trình bày theo cáchkhác hay rút gọn hơn để phù hợp, hợp lý với điều kiện của tổ chức.

Cơ sở khoa học là một phần quan trọng làm sáng tỏ những vấn đề cóliên quan đến xây dựng kế hoạch, là cơ sở để so sánh giữa lý luận với thựctiễn công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ KH&CN