Công tác xây dựng kế hoạch tại văn phòng bộ khoa học và công nghệ

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 4 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 5 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5 6. Giả thuyết nghiên cứu 5 7. Phương pháp nghiên cứu 6 8. Cấu trúc dự kiến của đề tài 7 B. PHẦN NỘI DUNG 8 Chương 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 8 1.1. Cơ sở lý luận về công tác xây dựng kế hoạch trong hoạt động quản trị văn phòng 8 1.1.1. Khái niệm về quản trị, văn phòng và quản trị văn phòng 8 1.1.2. Khái niệm kế hoạch và lập kế hoạch 12 1.1.3. Bản chất, mục đích và ý nghĩa của công tác lập kế hoạch 14 1.1.4. Phân loại kế hoạch 15 1.1.5. Các yêu cầu, nguyên tắc và căn cứ khi xây dựng kế hoạch 17 1.1.6. Quy trình chung của công tác xây dựng kế hoạch 20 1.1.7. Các nội dung trong công tác xây dựng kế hoạch 25 1.2. Cơ sở thực tiễn công tác xây dựng kế hoạch tại một số cơ quan, tổ chức 27 1.2.1. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Tư pháp 27 1.2.2. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Kế hoạch và Đầu tư 29 1.2.3. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Tài chính 31 1.2.4. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Nội vụ 32 1.3. Cơ sở pháp lý 34 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 36 2.1. Lịch sử hình thành Bộ Khoa học và Công nghệ và Văn phòng Bộ KHCN 36 2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ 36 2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ 40 2.2. Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch tại Văn phòng Bộ KHCN 45 2.2.1. Trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của Bộ 47 2.2.2. Trong công tác tổ chức cuộc họp, hội nghị 56 2.2.3. Trong công tác tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan 61 2.2.4. Trong nội dung quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan 62 2.3. Vai trò chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc hậu cần của Văn phòng Bộ trong xây dựng chương trình, kế hoạch. 63 2.4. Đánh giá hoạt động xây dựng kế hoạch hoạt động của Văn phòng Bộ KHCN 65 2.4.1. Ưu điểm 65 2.4.2. Hạn chế 67 Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VÀ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHCN 70 C. KẾT LUẬN 74 TÀI LIỆU THAM KHẢO 77 PHỤ LỤC

Khóa luận tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU A PHẦN MỞ ĐẦU .1 1.Lý chọn đề tài 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề 3.Mục tiêu nghiên cứu .4 4.Nhiệm vụ nghiên cứu 5.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 6.Giả thuyết nghiên cứu 7.Phương pháp nghiên cứu 8.Cấu trúc dự kiến đề tài B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ CÔNG TÁC XÂY DỰNG .8 KẾ HOẠCH TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 1.Cơ sở lý luận công tác xây dựng kế hoạch hoạt động quản trị văn phòng 2.Khái niệm quản trị, văn phòng quản trị văn phòng 6.Khái niệm kế hoạch lập kế hoạch 12 8.1.Bản chất, mục đích ý nghĩa công tác lập kế hoạch 14 9.Phân loại kế hoạch 15 10.Các yêu cầu, nguyên tắc xây dựng kế hoạch .17 11.Quy trình chung công tác xây dựng kế hoạch 20 12.Các nội dung công tác xây dựng kế hoạch 25 13.Cơ sở thực tiễn công tác xây dựng kế hoạch số quan, tổ chức 27 13.1.Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Tư pháp 27 14.Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Kế hoạch Đầu tư 29 Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 15.Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Tài .31 16.Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ Nội vụ 32 17.Cơ sở pháp lý 34 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH 37 TẠI VĂN PHÒNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ 37 2.Lịch sử hình thành Bộ Khoa học Công nghệ Văn phòng Bộ KH&CN 37 3.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Khoa học Công nghệ 37 4.Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ 42 5.Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Văn phòng Bộ KH&CN .47 6.Trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ Bộ 49 7.Trong công tác tổ chức họp, hội nghị 59 8.Trong công tác tổ chức chuyến công tác lãnh đạo quan .64 9.Trong nội dung quản lý sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc quan 65 10 Vai trò chức tham mưu tổng hợp, giúp việc hậu cần Văn phòng Bộ xây dựng chương trình, kế hoạch 66 11.Đánh giá hoạt động xây dựng kế hoạch hoạt động Văn phòng Bộ KH&CN 68 12 Ưu điểm 68 13.Hạn chế .71 Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO .73 HIỆU QUẢ VÀ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÒNG BỘ KH&CN .73 Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C KẾT LUẬN .77 TÀI LIỆU THAM KHẢO 80 PHỤ LỤC .1 Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà LỜI MỞ ĐẦU Là sinh viên năm cuối trải qua trình học tập giảng đường với thời gian kiến tập, thực tập khảo sát thực tế làm khóa luận tốt nghiệp với hội lớn thách thức cho thân Tôi nhận việc lập kế hoạch quan, tổ chức doanh nghiệp hay quan nhà nước có vai trò quan trọng Có câu nói công tác xây dựng kế hoạch mà thân thấy tâm đắc rằng: “Một nhà quản trị mà không lập kế hoạch trình hoạt động có nghĩa nhà quản trị chuẩn bị lập kế hoạch để thất bại ” nhận thấy không nhà quản trị, quan tổ chức nhà nước hay doanh nghiệp phải lập kế hoạch mà cá nhân sống có kế hoạch riêng cho thân thực tương lai Đối với Bộ Khoa học Công nghệ (Bộ KH&CN) vậy, quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước khoa học công nghệ, bao gồm: hoạt động khoa học công nghệ; phát triển tiềm lực khoa học công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; lượng nguyên tử, an toàn xạ hạt nhân; quản lý nhà nước dịch vụ công lĩnh vực thuộc Bộ quản lý theo quy định pháp luật Với nhiều lĩnh vực hoạt động ta thấy chức lập kế hoạch số chức quản lý, nhằm đảm bảo cho thành viên tổ chức biết rõ nhiệm vụ đơn vị cá nhân để đạt mục tiêu tập thể Lập kế hoạch định trước xem phải làm gì?, làm nào?, làm? làm đó? Để công tác xây dựng kế hoạch cho Bộ KH&CN thực cách có hiệu Văn phòng Bộ KH&CN có vị trí quan trọng giữ vai trò chủ chốt Với chức năng, nhiệm vụ quyền hạn theo quy định Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Điều 01 02 Quy chế tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ KH&CN ban hành kèm theo Quyết định số 886/QĐ-BKHCN, ngày 22/4/2013 Bộ trưởng Bộ KH&CN Văn phòng Bộ thực chức tham mưu tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác phục vụ hoạt động Bộ; giúp Bộ trưởng điều phối, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực chương trình, kế hoạch công tác Bộ; thực lập báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực công tác Bộ…Qua thông tin thấy nội dung liên quan đến công tác xây dựng, thực kế hoạch Bộ KH&CN chức nhiệm vụ mà Văn phòng Bộ KH&CN có trách nhiệm thực Qua xin gửi lời cảm ơn đến cán Bộ KH&CN tạo điều kiện trình khảo sát, tìm hiểu thực trạng công tác xây dựng kế hoạch Bộ thầy, cô giáo trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung thầy giáo, cô giáo Khoa Quản trị văn phòng nói riêng quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn truyền tải kiến thức suốt năm học Đặc biệt xin cảm ơn thầy Nguyễn Phú Thành, Chánh Văn phòng Đảng – Đoàn thể Bộ KH&CN giảng viên hướng dẫn khóa luận tốt nghiệp, hướng dẫn, quan tâm cho lời khuyên, học kinh nghiệm hữu ích để hiểu nhiều công tác lập kế hoạch công tác văn phòng Trong đề tài không tránh khỏi hạn chế thiếu sót vậy, mong nhận góp ý, hướng dẫn thầy, cô giáo giúp bổ sung thêm thông tin để khóa luận hoàn chỉnh Tôi xin chân thành cảm ơn./ Sinh viên Lê Thị Luận Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2013 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ Khoa học Công nghệ Bộ Khoa học Công nghệ quan Chính phủ, thực chức quản lý nhà nước khoa học công nghệ, bao gồm: hoạt động khoa học công nghệ; phát triển tiềm lực khoa học công nghệ; sở hữu trí tuệ; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; lượng nguyên tử, an toàn xạ hạt nhân; quản lý nhà nước dịch vụ công lĩnh vực thuộc Bộ quản lý theo quy định pháp luật Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học Công nghệ, có chức giúp việc điều hành máy hoạt động lãnh đạo, thông tin đến đơn vị Bộ nội dung đạo lãnh đạo, đồng thời đề nghị đơn vị thực công việc tiến độ, thời gian đảm bảo chất lượng; tham mưu tổng hợp giúp lãnh đạo thu thập, xử lý thông tin, ban hành định quản lý phù hợp với tình hình thực tiễn đơn vị, ngành Chức tham mưu thể nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng chương trình công tác, thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo quan, kiểm tra chịu trách nhiệm thủ tục, thể thức văn bản… Và chức hậu cần nhằm đảm bảo sở vật chất trang thiết bị phục vụ cho quan thực nhiệm vụ có hiệu cụ thể như: Tổ chức hội họp, hội thảo, chuyến công tác cho lãnh đạo đơn vị phòng nghiệp vụ, quản lý tài sản, phương tiện phục vụ công tác… Trong thời gian kiến tập thực tập Bộ KH&CN tiếp xúc, tìm hiểu số hoạt động trình tổ chức làm việc, qua thấy Bộ KH&CN công tác tổ chức hoạt động Bộ thực cách có bản, logic việc thực theo chủ chương, đường lối Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nguyên tắc đề đem lại thành cao hoạt động Bộ Để có Văn phòng Bộ đơn vị thiếu việc tạo nên kết Qua chức văn phòng ngày thể rõ nét đặc biệt nhờ công tác xây dựng kế hoạch hoạt động nội dung thiếu chức hoạt động quản trị văn phòng Qua trình tiếp xúc thực tiễn quan cấp Bộ quản lý hành nhà nước sở lý thuyết học nhận thấy công tác xây dựng kế hoạch hoạt động thực thường xuyên, đóng vai trò quan trọng quan, tổ chức, mong muốn tìm hiểu rõ sâu vào vấn đề có liên quan đến chức văn phòng liên quan đến phần lý thuyết lập kế hoạch học giảng đường nên lựa chọn đề tài “Công tác xây dựng kế hoạch Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ” làm đề tài nghiên cứu cho khóa luận tốt nghiệp Trong thực tế trình xây dựng, tổ chức thực kế hoạch Bộ KH&CN gặp phải hạn chế định Bài khóa luận đưa số nội dung thực trạng, nhận xét, đánh giá đề xuất số ý kiến nhằm góp ý, nâng cao chất lượng, hiệu công tác xây dựng kế hoạch Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ Trong đề tài làm rõ hai chức Văn phòng Bộ KH&CN mà cụ thể công tác xây dựng kế hoạch Văn phòng Bộ Lịch sử nghiên cứu vấn đề Một số nghiên cứu nước như: - Thực trạng công tác xây dựng kế hoạch năm học trường tiểu học số Hoàn Lão, Bố Trạch, Quảng Bình; Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch ngân sách xí nghiệp ô tô V75; - Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch sản xuất nhà máy số Công ty cổ phần thiết bị bưu điện; - Hoàn thiện công tác lập kế hoạch Công ty Cổ phần ô tô vận tải Hà Tây; Những đề tài có nội dung thực chủ yếu doanh nghiệp, quan có quy mô nhỏ, nội dung đề tài nêu lên lý thuyết có liên quan đến lập kế hoạch, giải pháp đề tài thường tập trung vào lực, trình độ cán bộ, phương pháp tổ chức áp dụng công nghệ, kỹ thuật Tuy nhiên tính chất công việc khác biệt quan tổ chức nên phần nội dung đề tài có khác biệt Đã có viết với nội dung bao quát đề cập đến việc lập kế hoạch quan hành nhà nước viết “Tính chất, vị trí chức lập kế hoạch kiểm tra quản trị hành văn phòng” Thạc sỹ Trần Thanh Tùng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn Tuy nhiên viết tập trung vào phần sở lý luận, nội dung có liên quan đến lập kế hoạch khái niệm, mục đích, chất hay yêu cầu kế hoạch chưa nêu thực trạng quan, tổ chức - Cuốn sách “Những vấn đề cốt yếu quản lý” nhóm tác giả Harold Koontz, Cyril Odonnell, Heinz Weihrich Trong sách đề cập đến chức lập kế hoạch chức mà nhà quản lý phải thực hiện, giải thích nội dung chất, mục đích, loại kế hoạch, cách làm cho kế hoạch có hiệu thực tế Tuy nhiên, số nội dung có khác biệt so với lý thuyết học Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trường nội dung có hướng tới việc lập kế hoạch doanh nghiệp, có liên quan đến công tác lập kế hoạch văn phòng quan nhà nước - Bài báo cáo thực tập sinh viên Nguyễn Thị Vân Anh Đồng Thị Huệ Bộ KH&CN, nội dung hai báo cáo nêu khái quát thời gian lập kế hoạch trách nhiệm lập kế hoạch đơn vị Bộ, Văn phòng Bộ mà chưa sâu vào tìm hiểu đến tất nội dung lập kế hoạch Văn phòng Bộ thực Qua thời gian thực tế tìm hiểu Bộ KH&CN, quan quản lý hành nhà nước, với kế thừa sâu vào tìm hiểu công tác xây dựng kế hoạch nên lựa chọn đề tài “Công tác xây dựng kế hoạch Văn phòng Bộ Khoa học Công nghệ” làm đề tài nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung: Thứ nhất, đề tài nhằm tìm hiểu sở khoa học công tác xây dựng kế hoạch, khái niệm, vai trò, ý nghĩa cách phân loại công tác xây dựng kế hoạch Thứ hai, tập trung nghiên cứu, tìm hiểu, khảo sát thực tiễn đưa thực trạng công tác xây dựng kế hoạch nội dung hoạt động Văn phòng Bộ KH&CN, qua nhằm so sánh, đối chiếu hệ thống lý luận với thực tiễn qua năm hoạt động từ đưa đánh giá, nhận xét tìm hiểu nguyên nhân Thứ ba, đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác xây dựng kế hoạch Mục tiêu cụ thể: Đi sâu vào tìm hiểu công tác xây dựng kế hoạch nội dung sau: - Tìm hiểu công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ Bộ Văn phòng Bộ KH&CN Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Công tác xây dựng kế hoạch cho hội họp, hội nghị Bộ Lãnh đạo Bộ KH&CN - Công tác xây dựng kế hoạch tổ chức chuyến công tác cho Lãnh đạo Bộ - Công tác xây dựng kế hoạch nội dung đảm bảo sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, phương tiện làm việc cho quan Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu sở lý luận, sở thực tiễn sở pháp lý công tác xây dựng kế hoạch hoạt động văn phòng - Khảo sát thực tế công tác xây dựng kế hoạch hoạt động văn phòng Văn phòng Bộ KH&CN từ đưa đánh giá nhận xét, nguyên nhân công tác xây dựng kế hoạch Văn phòng Bộ - Từ thực trạng đưa giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu chất lượng công tác xây dựng kế hoạch Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu khóa luận công tác xây dựng kế hoạch Văn phòng Bộ KH&CN - Phạm vi nghiên cứu: Về thời gian,tập trung tìm hiểu khai thác thông tin, đánh giá, so sánh đối tượng khoảng thời gian từ năm 2014 Về không gian, phạm vi không gian nghiên cứu đề tài nằm khuôn khổ công tác tổ chức, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ quan Văn phòng Bộ KH&CN; việc xây dựng kế hoạch tổ chức cho họp quan lãnh đạo quan; chuyến công tác lãnh đạo quan; trang thiết bị, sở vật chất, phương tiện làm việc quan Giả thuyết nghiên cứu Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng kế hoạch cho công tác quản trị thiết bị, sở vật chất tập trung vào việc đảm bảo điều kiện nhu cầu cho trình làm việc Lãnh đạo Bộ đơn vị Bộ Quá trình tổ chức thực kế hoạch Văn phòng Bộ quản lý, giám sát chặt chẽ quan sát văn bản, kịp thời điều chỉnh, khắc phục xảy cố Văn phòng Bộ nhận quan tâm, đạo Lãnh đạo Bộ công tác xây dựng kế hoạch nói riêng Trong trình xây dựng thực kế hoạch gặp nhiều khó khăn nội Văn phòng Bộ có đoàn kết Hàng năm Văn phòng Bộ thường tổ chức mời giảng viên đến hướng dẫn lớp học bồi dưỡng xây dựng kế hoạch nhằm nâng cao lực chuyên môn kỹ xây dựng kế hoạch cán bộ, công chức Văn phòng Bộ Cán tham gia xây dựng kế hoạch người có nhiều năm kinh nghiệm việc lập kế hoạch, có tinh thần, trách nhiệm cao Nội dung lập kế hoạch vấn đề quan trọng đưa vào họp để bàn bạc thống nội dung Như nói trên, việc xây dựng kế hoạch công tác quan tâm nhiều thực từ sớm theo cách chủ động Việc lập báo cáo thường kỳ công tác cán Văn phòng thực theo yêu cầu, quy định Đối với kế hoạch cho việc tổ chức chuyến công tác hay tổ chức hội nghị, hội họp Văn phòng Bộ thực tốt, đảm bảo chuyến diễn theo lịch trình, hội nghị, hội họp Bộ, Văn phòng Bộ tổ chức theo dự kiến gặp sai sót Đối với Văn phòng Bộ việc thực chức năng: Văn phòng Bộ thực đưa công việc mang tính chất vụ tách khỏi chức Sinh viên: Lê Thị Luận 70 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Văn phòng trở thành dịch vụ giảm bớt gánh nặng chức Văn phòng 13 Hạn chế Do việc ảnh hưởng chế quản lý nay, tương lai bất định nên việc đặt kế hoạch cụ thể từ đầu năm thường bị thay đổi, công tác triển khai thực kế hoạch Văn phòng Bộ rơi vào bị động Nguồn lực Văn phòng Bộ chưa đồng Nguồn nhân lực theo trình độ chuyên môn, kinh nghiệm thiếu Nguồn lực tài hạn chế dẫn đến việc sử dụng ngân sách cho nội dung kế hoạch không thực được, làm lệch định hướng ban đầu xây dựng kế hoạch Do tác động từ hoạt động quan, tổ chức khác nằm bên kế hoạch, phải thường xuyên giải công việc nằm dự kiến Văn phòng phải điều chỉnh lại hoạt động cho phù hợp với kế hoạch, nguồn kinh phí đặt từ trước dẫn đến việc tốn nhiều thời gian ảnh hưởng đến trình thực giải công việc Việc phổ biến kế hoạch, hướng dẫn xây dựng kế hoạch chưa thể hệ thống cổng thông tin điện tử Bộ dẫn đến cá nhân, tổ chức muốn tìm hiểu không nhận thông tin phản hồi Sự phối hợp hoạt động văn phòng Bộ đơn vị khác chưa nhịp nhàng, nghiêm túc xảy tình trạng đùn đẩy trách nhiệm Sự phân công công việc đạo phối hợp chưa hợp lý, công việc có đơn vị thực có công việc đùn đẩy, thiếu trách nhiệm dẫn đến không thống nhất, gián đoạn hay chồng chéo công việc với Việc xây dựng kế hoạch Văn phòng Bộ chưa trọng, nội dung chưa thể rõ ràng, thực tế công việc, nhiệm vụ theo chức Văn phòng diễn nhiên, qua vấn số Sinh viên: Lê Thị Luận 71 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cán có trách nhiệm Văn phòng công tác xây dựng kế hoạch chưa thể nhiệm vụ cụ thể văn việc xây dựng kế hoạch không diễn đặn… Việc tạo phương tiện hỗ trợ xây dựng kế hoạch có tiến công nghệ thông tin mức độ tiến chưa cao Nguyên nhân dẫn đến hạn chế ảnh hưởng chế quản lý, hạn chế nguồn vật lực, cán bộ, công chức chưa nhận thức tác động kế hoạch đới với việc thực công việc thói quen, lề lối làm việc phương pháp xây dựng, thực hiện, trình xây dựng thực công việc Như vậy, nội dung đưa thực trạng vấn đề công tác xây dựng kế hoạch Văn phòng Bộ KH&CN bao gồm nội dung xây dựng kế hoạch công tác thường kỳ Bộ, kế hoạch tổ chức hội nghị, hội họp, chuyến công tác Lãnh đạo Bộ, quản lý sở vật chất, trang thiết bị Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt được, tồn hạn chế trình tổ chức xây dựng kế hoạch Từ kết thu để đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác lập kế hoạch Văn phòng Bộ KH&CN Sinh viên: Lê Thị Luận 72 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chương 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VÀ CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG KẾ HOẠCH TẠI VĂN PHÒNG BỘ KH&CN Để hoạt động Văn phòng quan, tổ chức thực thông suốt có hiệu kế hoạch nội dung thiếu không quan tổ chức nói chung Bộ KH&CN, Văn phòng Bộ nói riêng Qua việc tìm hiểu thực trạng so sánh, đánh giá nghiên cứu xin đề xuất số ý kiến sau: Nhóm giải pháp thể chế Cụ thể hóa sách, chủ trương Đảng, Nhà nước công tác đạo, điều hành để xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn hướng dẫn, quy định, quy chế công tác xây dựng kế hoạch hoạt động cho quan nhà nước đặc biệt quan cấp Bộ giúp cho việc xây dựng có hiệu quả, thực dễ dàng Việc xây dựng kế hoạch phải thực thống từ Trung ương xuống Bộ, ngành cần có văn hướng dẫn để thống mô hình chung cho quan, tổ chức Hướng dẫn, tạo điều kiện cho Văn phòng quan có thống nhất, thuận lợi… quy trình xây dựng hay tổng hợp kế hoạch, thuận lợi cho công tác tra, kiểm tra đánh giá kết Nhóm giải pháp tập trung vào nguồn lực Về nhân lực: nguồn nhân lực hay nói cách khác cán bộ, công chức quan, tổ chức đóng vai trò làm trung tâm, định trình tổ chức thực công việc Vì vậy, cần tăng cường mở lớp tập huấn đào tạo nâng cao trình độ, kỹ đội ngũ cán nói chung đặc biệt cán giao xây dựng kế hoạch, triển khai thực kế hoạch Sinh viên: Lê Thị Luận 73 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nâng cao trình độ, nhận thức, trách nhiệm, kỹ xây dựng kế hoạch để nội dung kế hoạch đạt chuẩn, kết theo dự định mong muốn Khi trình độ, kỹ nâng cao, nhận thức trách nhiệm thay đổi dẫn đến lập kế hoạch hiệu hơn, giảm thiểu mức rủi ro kế hoạch Trong trình thực công việc cần phải phân công công việc quy định trách nhiệm cho người cách cách rõ ràng văn tránh tình trạng đùn đẩy công việc trách nhiệm Bản thân cá nhân, đơn vị tham gia xây dựng kế hoạch nói chung cần trau dồi kiến thức, phải luôn cập nhật, bổ xung lý luận công tác xây dựng kế hoạch, nâng cao tinh thần tự học, tự rèn luyện, bồi dưỡng nghiệp vụ tin học, ứng dụng phần mềm tin học cho công tác xây dựng kế hoạch, xác định rõ tầm quan trọng ứng dụng công nghệ hoạt động xây dựng kế hoạch quan Hiệu công tác lập kế hoạch nói riêng phụ thuộc vào cá nhân, đơn vị quan Điều chỉnh hợp lý mối quan hệ phối hợp đơn vị để tạo cho kết thực kế hoạch nâng cao Sự phối hợp đơn vị điều kiện giúp cho việc giải công việc thuận lợi, phối hợp ăn ý hiệu đem lại cao Tương lai dự kiến, bất định, chưa chắn nên kế hoạch thường xuyên bị phá vỡ chế quản lý hay chế thị trường Vì vậy, cán cần nâng cao vai trò trách nhiệm trình làm việc nói chung xây dựng kế hoạch nói riêng Các cá nhân, đơn vị cần có nhận thức đắn hiểu rõ vai trò tầm quan trọng kế hoạch trì tồn quan Về nguồn vốn đầu tư: Cần trọng đầu tư xây dựng, tăng cường đầu tư ngân sách nhà nước đảm bảo cho việc triển khai thực kế hoạch tốt Sinh viên: Lê Thị Luận 74 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Từ việc đầu tư ngân sách nhà nước phù hợp nhằm mục đích cung cấp đầy đủ trang thiết bị, sở vật chất để cán có đầy đủ điều kiện thực công việc cách tốt Kết kế hoạch đề phụ thuộc vào trình thực làm việc cán bộ, đơn vị Vì trình thực công việc trang thiết bị, sở vật chất có ảnh hưởng không nhỏ đến tâm lý, thái độ trách nhiệm người làm việc Trang thiết bị tốt dẫn đến làm việc có hiệu cao, tốn thời gian; sở vật chất đáp ứng yêu cầu dẫn đến tâm lý thoải mái, trách nhiệm làm việc cao hiệu công việc tốt Nhóm giải pháp tra, kiểm tra Tăng cường công tác tra, kiểm tra, giám sát đơn vị, cá nhân lập báo cáo công tác xây dựng kế hoạch Xác định rõ vai trò nhiệm vụ cá nhân, đơn vị xây dựng thực kế hoạch Công tác kiểm tra, giám sát giúp Lãnh đạo Bộ nắm bắt trình thực cá nhân, đơn vị Bộ kết thực để điều chỉnh sách, phương pháp thực cho phù hợp để đem lại hiệu cao Khi thực công tác tra, giám sát cần tiến hành đột xuất, nhận biết ưu điểm, hạn chế mà đơn vị gặp phải để điều chỉnh kịp thời Giải pháp công nghệ thông tin Trong nội dung đề xuất nhóm giải pháp báo cáo không tập trung vào việc đề xuất phần mềm cụ thể mà đề xuất Bộ xây dựng phần mềm làm công cụ hỗ trợ, đảm đảm bảo thống việc thực toàn Bộ máy; đầu tư cho việc ứng dụng công nghệ thông tin tránh tình trạng ứng dụng rời lẻ Ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho trình truyền đạt thông tin quản lý thực nhanh chóng Lãnh đạo Bộ với cá nhân, đơn vị quan, tổ chức, làm cho cán Văn phòng vừa giỏi công tác xây dựng kế hoạch nói riêng giỏi công nghệ thông tin Sinh viên: Lê Thị Luận 75 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Nội Giải pháp thi đua khen thưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Cần có chế thi đua khen thưởng phù hợp việc: hàng năm kết thúc công việc, báo cáo kết thực kế hoạch hay nói cách khác cá nhân, đơn vị thực hiện, hoàn thành tốt công tác xây dựng kế hoạch quan, tổ chức cần có chế độ khen thưởng phù hợp nhằm khích lệ, động viên tinh thần cán bộ, công chức làm cho họ cảm thấy công sức, cống hiến mà họ bỏ quan, nhà nước công nhận Từ đơn vị, cá nhân có động lực để làm việc, ý thức trách nhiệm nâng cao dẫn đến công tác xây dựng, triển khai thực kế hoạch nói riêng trình tổ chức giải công việc nói chung thực hiệu quả, xác Đối với giải pháp nêu báo cáo hy vọng giải pháp thực thực tiễn nhằm nâng cao hiệu công tác xây dựng kế hoạch Văn phòng Bộ KH&CN Sinh viên: Lê Thị Luận 76 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà C KẾT LUẬN Hiện nay, thời kỳ bước vào kinh tế hội nhập phát triển yêu cầu với quan, tổ chức Nhà nước hay doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích cho tổ chức Nếu tổ chức, quan mà không xác định rõ mục đích hoạt động tổ chức bị tụt lùi lại phía sau đường hội nhập phá sản Tuy nhiên, quan hành nhà nước không xây dựng mục đích hoạt động không thực chủ trương, sách Đảng, Nhà nước, Chính phủ giao cho không hoàn thành nhiệm vụ, trách nhiệm quan nhà nước Từ nhận thấy rằng, kế hoạch tảng quản trị, kế hoạch văn hóa, phương tiện để thực mục đích, mục tiêu hoạt động quan, tổ chức Qua thời gian khảo sát thực tế tìm hiểu công tác xây dựng kế hoạch Bộ KH&CN, sở lý luận đưa đề tài cung cấp thông tin thực tiễn công tác xây dựng kế hoạch quan cấp Bộ thuộc Chính phủ, từ nhận thấy thực tiễn công tác xây dựng kế hoạch, xác định mục đích cho quan, tổ chức có phức tạp so với việc đọc thực hành lý luận, để làm công việc đòi hỏi cán có trình độ chuyên môn, nhiều kinh nghiệm… trình xây dựng, thực loại kế hoạch cần phải thực theo nguyên tắc, yêu cầu hay thực tiễn công việc khác quan, tổ chức đề Giữa thực trạng lý luận công tác xây dựng kế hoạch có điểm tương đồng khái niệm, yêu cầu, mục đích…tuy nhiên, trình lập thực kế hoạch mà Văn phòng Bộ xây dựng có điểm khác biệt, nhiều điểm phức tạp so với lý thuyết học cần phải bắt tay vào thực tế thấy hết ví dụ xây dựng bảng kế hoạch công tác năm ví dụ kẻ bảng tổng hợp bảng thể Sinh viên: Lê Thị Luận 77 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thời gian năm, quý, tháng, tuần mức độ quan trọng công việc không phù hợp, vào thực tiễn cách trình bày công việc phải thực năm cần phải thể cách đơn giản nhất, rõ ràng mặt thời gian ngày, tháng tháng nào…mà dễ hiểu, dễ làm, hiệu công việc cao, xây dựng kế hoạch phức tạp tốn nhiều thời gian mà thay vào làm kế hoạch đầy đủ nội dung, phù hợp, đơn giản mà tiết kiệm thời gian để tập trung vào thực nội dung công việc khác Xây dựng kế hoạch hoạt động nội dung phức tạp, việc học lý thuyết qua giáo trình thực chưa đủ xây dựng kế hoạch cần phải nhận thức hiểu sâu vấn đề liên quan đến nội dung Mọi công việc đưa vào nội dung kế hoạch yêu cầu đơn vị, tổ chức thực cách nghiêm túc, đầy đủ nhằm đạt mục tiêu, mục đích đề quan, tổ chức Vì vậy, báo cáo xin đề xuất số ý kiến nhằm nâng cao kết công tác học tập cho sinh viên Khoa, Trường sau: cần có kế hoạch học tập rõ ràng, phổ biến cho cho sinh viên kỳ học, việc giúp cho sinh viên bố trí xếp thời gian học tập làm việc phù hợp, hiệu quả, trở thành ví dụ hay phương pháp giảng dạy cho sinh viên; tiết học giảng đường cần tăng cường buổi học thực hành nên bổ xung, cập nhật thêm lý luận, kiến thức thực tế công tác xây dựng kế hoạch tổ chức tọa đàm cách mời cán quan nhà nước, doanh nghiệp có kinh nghiệm đến nhằm trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm giúp sinh viên so sánh, nắm bắt lý thuyết với thực tiễn, học hỏi nhiều điều có hội tìm hiểu quan, tổ chức; học thực hành không nên thực theo khuôn mẫu cần có nhiều chủ đề để sinh viên lựa chọn, xây dựng, tìm hiểu sáng tạo bên cạnh buổi học lý thuyết việc phân Sinh viên: Lê Thị Luận 78 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tích, làm rõ lý thuyết giảng viên lấy ví dụ thực tiễn trường quan, tổ chức, từ giúp sinh viên hiểu rõ kế hoạch công tác quan kế hoạch công tác ngành quan, tổ chức; quan nhà nước với quan doanh nghiệp… Đối với sinh viên lý thuyết học giảng đường, cần tìm hiểu trau dồi thêm kiến thức, học hỏi thêm từ thực tiễn trình kiến tập, thực tập…để hệ thống lý thuyết thực tiễn khớp với nhằm nâng cao kỹ năng, nhận thức phục vụ cho công tác học tập làm việc sau Từ sở lý luận nội dung khảo sát thực tế thấy công tác xây dựng kế hoạch chức quan trọng quan tổ chức nói chung Văn phòng Bộ KH&CN nói riêng, chưa có văn quy phạm pháp luật nhà nước quy định vấn đề quan, tổ chức đặc biệt quan cấp Bộ việc lập kế hoạch hoạt động công việc thiếu Đây chức mà nhà quản trị phải xây dựng thực Qua kế hoạch lập, giúp nhà quản trị xác định chế quản lý, xác định loại hình, phương pháp để điều hành, tổ chức hoạt động quan để bước tiến tới mục đích hay nói cách khác lập kế hoạch giúp cho nhà quản trị nhận thức, thực thi công việc cách chủ động có trật tự, có định hướng Đối với Bộ, Văn phòng Bộ KH&CN nói riêng việc xây dựng kế hoạch có vị trí vai trò quan trọng, công việc thường xuyên phải thực giúp cho trình giải công việc Bộ, Văn phòng Bộ diễn thuận lợi, hiệu mà tiết kiệm thời gian, công sức chi phí Hà Nội, ngày tháng năm 2016 Người thực Sinh viên: Lê Thị Luận 79 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà SV Lê Thị Luận TÀI LIỆU THAM KHẢO Harold Koontz, Cyril O’donnell, Heinz Weihrich, Những vấn đề cốt yếu quản lý; Hồ Ngọc Cẩn (2003), Cẩm nang tổ chức hành văn phòng, NXB Tài chính, Hà Nội; Cao Xuân Đỗ dịch (1996), Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội; Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng,NXB Đại học Kinh tế Quốc dân; Đặng Thị Luyến, Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bộ Kế hoạch Đầu tư, Quản trị Văn phòng K1B ; Hồ Thị Ánh Nguyệt, Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bộ Tài Chính, CĐ LT Thư ký Văn phòng K1; Vũ Thị Phụng (2003), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng; Nguyễn Tấn Phước (1998), Quản trị học – Những vấn đề bản, NXB Đồng Nai; Nguyễn Văn Quân, Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bộ Tư pháp, CĐ VPK1A; 10 Nguyễn Hải Sản (2003), Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội; 11 Vương Hoàng Tuấn (2000), Kỹ Nghiệp vụ văn phòng, NXB trẻ, TP.HCM; 12 Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật; Sinh viên: Lê Thị Luận 80 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 13 Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phòng, NXB Giao thông Vận tải, Hà Nội, 2010; 14 Giáo trình Quản trị học, Khoa học quản lý-Trường Đại học Kinh tế Quốc dân (2002), NXB Tài chính, Hà Nội; 15 Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2013 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ KH&CN (website Bộ); 16 Quản trị văn phòng lý luận thực tiễn (kỷ yếu hội thảo), NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, 2005; 17 Quy chế làm việc Bộ KH&CN; 18 Quy chế tổ chức hoạt động đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ 19 Tài liệu bồi dưỡng quản lý hành nhà nước (chương trình chuyên viên chính), Hành nhà nước Công nghệ hành chính, NXB Giáo dục, 2005; 20 Tài liệu bồi dưỡng quản lý hành nhà nước (chương trình chuyên viên cao cấp), Hành nhà nước Công nghệ hành chính, NXB Khoa học Kỹ thuật, 2011; 21 Tinh hoa quản lý, NXB Lao động Xã hội, Hà Nội , 2003; 22 Từ điển Bách khoa Việt Nam, NXB từ điển Bách khoa, 2005; 23 http://www.thuvienonline.com.vn/download/giao-trinh-mon-hoc- quan-tri-hoc-106054.html; 24 http://www.thuvienonline.com.vn/download/giao-trinh-quan-tri- hoc-118317.html; 25 https://vi.wikipedia.org/wiki/K%E1%BA%BF_ho%E1%BA %A1ch; 26 http://www.wikiwand.com/vi/K%E1%BA%BF_ho%E1%BA %A1ch; Sinh viên: Lê Thị Luận 81 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 27 http://www.zun.vn/tai-lieu/de-tai-mot-so-giai-phap-nham-hoanthien-qua-trinh-lap-ke-hoach-5-nam-cua-cong-ty-co-phan-dau-tu-phat-triendo-thi-va-khu-11074/; 28 http://www.tailieudoc.net/d8675-mot-so-bien-phap-nham-hoanthien-cong-tac-lap-ke-hoach-o-cong-ty-kim-khi-ha-noi-92-trang.html; Sinh viên: Lê Thị Luận 82 Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Nội Trường Đại học Nội vụ Hà PHỤ LỤC Quyết định phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác Văn phòng Bộ Tư pháp; kế hoạch công tác năm phụ lục chi tiết kế hoạch công tác năm Văn phòng Bộ Tư pháp; Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26/02/2013 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Bộ KH&CN; Quyết định 3198/QĐ-BKHCN ngày 10/111/2015 Bộ trưởng Bộ KH&CN ban hành quy định việc phân công công tác Bộ trưởng Thứ trưởng Bộ KH&CN thông báo số 4308/TB-BKHCN ngày 10/11/2015 thông báo phân công công tác Bộ trưởng thứ trưởng Bộ KH&CN; Quy chế tổ chức hoạt động Văn phòng Bộ KH&CN ban hành kèm theo Quyết định số 886/QĐ-BKHCN ngày 22/4/2013 Bộ trưởng Bộ KH&CN; Hướng dẫn xây dựng kế hoạch dự toán ngân sách nhà nước Bộ kH&CN 2017; Công văn ban hành kế hoạch công tác năm 2015 kế hoạch công tác năm 2016 Bộ KH&CN; Báo cáo tháng 2/2016 Bộ KH&CN Lịch công tác tuần Lãnh đạo Bộ KH&CN từ ngày 18 đến 23 tháng 01 năm 2016; Kết luận giao ban tuần Bộ KH&CN ngày 18 tháng 01 năm 2016; 10 Báo cáo tuần từ 04 đến 08/4/2016 tháng 03/2016, năm 2015 Văn phòng Bộ; 11 Công văn ban hành mẫu báo cáo tuần, tháng đơn vị thuộc Bộ; 12 Mẫu báo cáo tuần, tháng đơn vị thuộc Bộ; Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A Khóa luận tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 13 Quyết định 114/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ hội họp hoạt động quan hành nhà nước Sinh viên: Lê Thị Luận Lớp: Quản trị Văn phòng K1A