MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂNỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ BỈM SƠN 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn 3 1. Chức năng, nhiệm vụ 3 1.1. Chức năng 3 1.2 Nhiệm vụ, qyền hạn 3 1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế 3 1.2.2. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, thông tin, thể dục thể thao, xã hội và đời sống 4 1.2.3. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường 4 1.2.4. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, chật tự an toàn xã hội 5 1.2.5. Về công tác quản lý đất đai quy hoạch 5 3. Cơ cấu tổ chức 5 II. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của văn phòng Hội đồng nhân dânỦy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn 6 1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6 1.1 . Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 7 1.2. Việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng 7 1.2.1 Lãnh đạo văn phòng 7 1.2.2. Nhân viên văn phòng 8 1.3 Danh mục các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban hành. 9 1.3.1. Nguyên nhân 9 1.3.2. Nhận xét 10 2. Tìm hiểu tình hình soạn thảo văn bản của cơ quan 11 2.1. Các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây được căn cứ theo Sổ đăng ký công văn đi như sau: 11 2.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với các quy định hiện hành 12 2.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn 13 3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng 15 3.1. Những trang thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến trong văn phòng 15 3.2. Sơ đồ cách bố trí, cánh sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Nhận xét những ưu điểm và hạn chế. Vẽ sơ đồ cách bố trí hợp lý hơn 16 3.2.1. Sơ đồ cách bố trí, cách sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 16 3.2.2. Nhận xét những ưu điểm và hạn chế 16 3.2.3. Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc hợp lý hơn 17 3.3. Tên các loại phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan. Nhận xét bước đầu mà những hiệu quả mang lại. 17 PHẦN II. KIẾN NGHỊ KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 18 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng 18 II. Đề xuất 20 KẾT LUẬN 22 PHÂN III: PHỤ LỤC 24
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LƯƠNG THỊ HIÊN
BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K13A HỆ CHÍNH QUY
KHÓA HỌC (2013 - 2016)
Tên cơ quan: HĐND - UBND THỊ XÃ BỈM SƠN
Địa chỉ: Phường Ba Đình - Thị xã Bỉm Sơn - Tỉnh Thanh Hóa
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Tới
Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Mạnh Cường
HÀ NỘI - 2015
Trang 2MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU 1
PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN-ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ BỈM SƠN 3
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn 3
1 Chức năng, nhiệm vụ 3
1.1 Chức năng 3
1.2 Nhiệm vụ, qyền hạn 3
1.2.1 Trong lĩnh vực kinh tế 3
1.2.2 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, thông tin, thể dục thể thao, xã hội và đời sống 4
1.2.3 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường 4
1.2.4 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, chật tự an toàn xã hội 5
1.2.5 Về công tác quản lý đất đai quy hoạch 5
3 Cơ cấu tổ chức 5
II Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của văn phòng Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn 6
1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 6
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng 6
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 7
1.2 Việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng 7
1.2.1 Lãnh đạo văn phòng 7
1.2.2 Nhân viên văn phòng 8
1.3 Danh mục các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan ban hành 9
1.3.1 Nguyên nhân 9
Trang 31.3.2 Nhận xét 10
2 Tìm hiểu tình hình soạn thảo văn bản của cơ quan 11
2.1 Các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây được căn cứ theo Sổ đăng ký công văn đi như sau: 11
2.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của cơ quan so với các quy định hiện hành 12
2.3 Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn 13
3 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng 15
3.1 Những trang thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến trong văn phòng 15
3.2 Sơ đồ cách bố trí, cánh sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Nhận xét những ưu điểm và hạn chế Vẽ sơ đồ cách bố trí hợp lý hơn 16
3.2.1 Sơ đồ cách bố trí, cách sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng 16
3.2.2 Nhận xét những ưu điểm và hạn chế 16
3.2.3 Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc hợp lý hơn 17
3.3 Tên các loại phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan Nhận xét bước đầu mà những hiệu quả mang lại 17
PHẦN II KIẾN NGHỊ KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 18
I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng 18
II Đề xuất 20
KẾT LUẬN 22
PHÂN III: PHỤ LỤC 24
Trang 4LỜI NÓI ĐẦU
Trước tình hình đất nước đang ngày một đổi mới, trong những năm gần đâycùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật công nội nghệ xã hội không nghừng đilên và phát triển công tác văn phòng có một vị trí quan trọng trong hoạt động thammưu, tổng hợp giúp việc cho lãnh đạo và đang ngày càng khẳng định được vị thế và
và vai trò của mình trong việc thực hiện hiệu quả lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức
Ngày quản trị văn phòng là ngành đòi hỏi một vốn kiến thức sâu rộng, và dù đãđược đào tạo cơ bản về chuyên môn nghiệp vụ, nhưng chúng ta vẫn hay nói “trăm taykhông bằng tay quen” Những kiến thức đã học ở trường, sách vở chỉ là một phần đểsinh viên hiểu biết thêmvề nghành nghề mà mình đang theo học Vì thế mỗi sinh viênphải biết hoà mình vào vào xã hội, vào công việc để tích lũy thêm kinh nghiệm thựctiễn trong công việc của người cán bộ trong tương lai
Nhằm nâng cao chất lượng đào tạo và để sinh viên có thể nắm vững được kiếnthức, nghiệp vụ chuyên môn của ngành nghề mà mình đang theo học Trường đại họcNội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên năm 2 đi kiến tập nhằm củng cố kiến thức vànâng cao trình độ chuyên môn và làm quen với thực tế công việc
Được sự đồng ý của Nhà trường và Khoa quản trị văn phòng em đã có điềukiện đến kiến tập tại Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn Trong thời gian kiến tập em đãnhận được sự giúp đỡ tận tình của cán bộ trong cơ quan và các thầy cô giáo bộ môntrong trường đã giúp em nâng cao năng lực công tác và vận dụng những kiến thứctrên ghế nhà trường vào thực tế công việc của người cán bộ văn phòng trong tươnglai
Nội dung bài báo cáo của em gồm 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác văn phòng của ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn Phần II: Kết luận và để xuất kiến nghị
Phần II: Phụ lục
Trang 5Dù đã có nhiều cố gắng nhưng việc áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việccòn nhiều bỡ ngỡ và thời gian kiến tập thì có hạn vì vậy khi hoàn thành bài báo cáonày không thể tránh khỏi những thiếu xót Nên em rất mong được sự giúp đỡ và góp ýcủa thầy cô giáo để bài báo cáo của em hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Bỉm Sơn, ngày 11 tháng 05 năm 2015
Sinh viên
Lương Thị Hiên
Trang 6PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN
DÂN-ỦY BAN NHÂN DÂN THỊ XÃ BỈM SƠN
I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn
1 Chức năng, nhiệm vụ
1.1 Chức năng
Ủy ban nhân dân (UBND) do Hội đồng nhân dân (HĐND) bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cung cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương góp phần sự chỉ đạo, quản lý, thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương đến cơ sở
Trang 7- Dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách và phân bổ ngân sách thị xã; phê chuẩn quyế toán ngân sách trong trường hợp cần thiết; giám sát việc thực hiện ngân sách đã được Hội đồng nhân dân quyết định;
- Quy hoạch, kế hoạch phát triển mạng lưới giao thông, thủy lợi và biện pháp bảo vệ đê điều, công trình thủy lợi, bảo vệ rừng;
- Biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phi, chống tham nhũng, chống buôn lậu và gian lận thương mại
1.2.2 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa, thông tin, thể dục thể thao, xã hội và đời sống
- Các biện pháp và điều kiện cần thiết để xây dựng và phát triển mạng lưới giáodục mầm non, giáo dục trung học phổ thông trên địa bàn theo quy hoạch chung;
- Đảm bảo cơ sở vật chất, điều kiện để phát triển sự nghiệp văn hóa, thông tin, thể dục thể thao của thị xã;
- Giữ gìn, bảo quản, trùng tu và phát huy giá trị các công trình văn hóa, nghệ thuật, di tích lịch sử-văn hóa và danh lam thắng cảnh;
- Phòng chống, tệ nạn xã hội ở địa phương;
- Bảo vệ, chăm sóc sức khỏe nhân dân, phòng dịch bệnh, chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa, bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hóa gia đình;
- Thực hiện chính sách ưu đãi đối với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, những người và gia đình có công với nước; thực hiện chính sách bảo hộ lao động, bảohiểm xã hội, cứu trợ xã hội, xóa đói giảm nghèo
1.2.3 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
- Ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ, phát huy sáng kiến cải tiến kỹ thuật đểphát triển sản xuất kinh doanh và cuộc sống của nhân dân thị xã;
Trang 8- Quản lý và sử dụng đất đai rừng núi, sông, hồ, nguồn nước, tài nguyên trong lòng đất;
- Bảo vệ và cải thiện môi trường; phòng chống và khắc phục hậu quả thiên tai bảo lụt;
- Thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất lượng sản phẩm, ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương, bảo vệ lợi ích của người tiêu dùng
1.2.4 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, chật tự an toàn xã hội
- Thực hiện nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân và quốc phòng toàn dân, bảo đảm thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự, xây dựng lực lượng dự bị động viên, thực hiện nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, chính sách hậu phương quan đội và chính sách đối với các lực lượng vũ trang nhân dân;
- Thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự, an toàn xã hội; biện pháp đấu tranh phòng chống tội phạm và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương
1.2.5 Về công tác quản lý đất đai quy hoạch
- Thông qua quy hoạch tổng thể về xây dựng và phát triển của thị xã trên cơ sở quy hoạch chung của tỉnh để trình Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp phê duyệt;
- Xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật đô thị của thị xã;
- Bảo đảm trật tự công cộng giao thông, phòng chống cháy nổ và bảo vệ môi trường, cảnh quan đô thị của thị xã thành phố thuộc tỉnh;
- Quản lý dân cư đô thị và tổ chức đời sống nhân dân trên địa bàn
3 Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn (phụ lục 1)
Trang 9II Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của văn phòng Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn
1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng
Chức năng
Văn phòng Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND) thị xã Bỉm Sơn là cơ quan chuyên môn thuộc UBND thị xã có chức năng tham mưu, tổng hợp của UBND về hoạt động của UBND; tham mưu, tổng hợp giúp UBND thị xã về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo điều hành của Chủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND và các
cơ quan nhà nước trên địa bàn thị xã, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND thị xã
- Giúp thường trực HĐND, Chủ tịch UBND thị xã hướng dẫn HĐND và
UBND các xã, phường trên địa bàn thực hiện chương trình kế hoạch công tác của HĐND, UBND, Thương trực HĐND, Chủ tịch UBND thị xã;
- Tham mưu giúp UBND thị xã quản lý nhà nước về cồng tác dân tộc, thực hiệnmột số chính sách về dân tộc trên địa bàn;
Trang 10- Giúp UBND thị xã chỉ đạo thực hiện công tác cải cách hành chính theo lĩnh vực công tác, trực tiếp phụ trách Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo cơ chế
“một cửa” và “một cửa liên thông”;
- Chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND và UBND thị xã quản lý công tácvăn thư, lưu trư hồ sơ tài liệu của HĐND và UBND thị xã, công tác hành chính, quản trị; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND thị xã;
- Giúp Thường trực HĐND và UBND thị xã báo cáo tình hình thực hiện nhiệm
vụ của địa phương với Thị ủy, HĐND và UBND tỉnh Thanh Hóa;
- Tổng hợp báo cáo tình hinhg thực hiện nhiệm vụ về công tác của văn phòng với HĐND và UBND thị xã;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chủ tịch HĐND-UBND thị xã giao
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của văn phòng
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (phụ lục 2)
1.2 Việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong văn phòng
Trong cơ quan để có thể hoạt động tốt thì phải quản lý và phân công công một cách hợp lý và cụ thể:
1.2.1 Lãnh đạo văn phòng
- Lãnh đạo văn phòng phụ trách công tác văn phòng chung và chịu trách nhiệm
tham mưu, tổng hợp ban hành các loại văn bản phục vụ cho Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân
- Có trách nhiệm tổ chức đôn đốc thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng đồng thời thực hiện các nhiệm vụ:
+ Thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân thị xã ký các văn bản thông báo tình hình chủ trương của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thị xã;
Trang 11+ Ký giấy mời, giấy họp triệu tập các hội nghị do Ủy ban nhân dân thị xã chủ trì;
+ Duyệt bản thảo các công văn quyết định, chị thị và các văn bản quan trọng khác trước khi trình ký lãnh đạo cấp trên phê duyệt;
+ Chỉ đạo công chức tham mưu, soạn thảo các văn bản nghiệp vụ theo từng vị trí làm việc;
+ Thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức theo quy định củanhà nước và của cơ quan;
+ Chiu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động của văn phòng
1.2.2 Nhân viên văn phòng
a Nhân viên phụ trách công tác văn thư
- Văn thư có trách nhiêm soạn thảo văn bản, thu thập thông tin, xử lý thông tin
và kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
- Ghi sổ ngày tháng năm văn bản, đang ký văn bản, nhân bản văn bản, đóng dấu cơ quan và chỉ mức độ mật khẩn của cơ quan,…
- Lập các loại hồ sơ, nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan;
- Chấp hành thời gian, kỷ luật lao động, thực hiện các chế độ sinh hoạt, hội nghị,… và đặc biệt bảo vệ bí mật thư tín, con dấu;
- Văn thư chịu trách nhiệm giư gìn, sử dụng con dấu đúng nguyên tắc, phải tự mình đóng dấu vào văn bản nghiêm cấm đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ chưa rõ nội dung, khi nghỉ việc phải bàn giao con dấu cho người coa trách nhiệm
b Nhân viên phụ trách lưu trữ
- Công tác lưu trữ có trách nhiệp thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, phân loại tài liệu;
Trang 12- Công chức được phân công phụ trách nhiệm vụ thu thập, hoàn trỉnh và bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân thị xã một cách khoa học;
- Thực hiện nghiêm túc chế độ lưu trữ bảo quản hồ sơ tài liệu;
- Thực hiện các cuộc điều tra và báo cáo thống kê theo chương trình công tác của chi cục thống kê thị xã và cung cấp số liệu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của Ủy ban nhân dân;
- Thống kê dân số, lao động, tình hình việc làm, ngành nghề và sản xuất trên địa bàn
1.3 Danh mục các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ do cơ quan
ban hành (Hiện tại cơ quan chưa có văn bản quy định về Quản lý công tác văn thư
lưu trữ).
1.3.1 Nguyên nhân
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế chính trị
Công tác văn thư là được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Bởi vậy, ban hành văn bản quy định quản lý về công tác văn thư-lưu trữ là vấn đề quan trọng và yêu cầu cao tính
rõ ràng, hợp lý, đảm bảo tính pháp lý và phù hợp với nền hành chính nước ta Vì vậy một cán bộ văn phòng làm công việc văn thư đòi hỏi phải có nghiệp vụ và chuyên môn
Tất cả các văn bản tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi cũng như các văn bản đến mà cơ quan khác gửi đến để chỉ đạo, thực hiện chức năng, nhiệm vụ và liên hệ công vệc đều phải thông qua văn phòng cơ quan
Do vậy cơ quan chưa ban hành được các văn bản quản lý về công tác văn thư
Trang 131.3.2 Nhận xét
a Thuận lợi
Nhìn chung hình thức tổ chức văn thư tập trung ở văn phòng Ủy ban nhân dânthị xã Bỉm Sơn là hợp lý vì nó cho phép giảm bớt chi phí cho việc thực hiện các vănthư cải tiến tổ chức lao động của người làm công tác văn thư và trong một số trườnghợp tạo điều kiện cho việc chuyên môn hóa đảm bảo sự thống nhất trong chỉ đạo về tổchức nghiệp vụ
Tuy cơ quan chưa có văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ nhưng cơquan đã triển khai thực hiện theo các văn bản quy định về quản lý công tác văn thư-lưu trữ của các cơ quan cấp trên của Cục văn thư, lưu trữ, các Nghị định của Chínhphủ, Bộ, Ban ngành như:
- Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư
- Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc Sửa đổi
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2014của Chính phủ về công tác văn thư
- Tuy chưa có văn bản quy định rõ ràng nhưng Cơ quan đã ban hành các vănbản hướng dẫn nghiệp vụ và quản lý về Văn thư-lưu trư
- Hàng năm Cơ quan tiến hành thu hồi các văn bản ở các phòng, ban, ngành vềnộp lưu tại văn phòng ủy ban Văn phòng có trách nhiệm thống kê, tổng hợp, xâydựng các phông lưu trữ phù hợp theo quy định của Pháp luật để phân loại hồ sơ vàtiến hành nộp lưu
Vì vậy đã đạt được những kết quả tốt trong việc thực hiện những nhiệm vụcông tác văn thư-lưu trữ
b Khó khăn
Với mô hình tổ chức văn thư ở Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơn vẫn còn tồn tạimột số hạn chế: Công tác nộp bản lưu còn chậm trễ, vì cán bộ văn thư còn phải kiêm
Trang 14nhiệm các công việc khác và số lượng công việc cũng tương đối nhiều Nên việc tồntại những hạn chế là không tránh khỏi.
Điều kiện cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư còn kém, chưa có kholưu trữ nên tài liệu được để ở tủ đựng hồ sơ, tài liệu lưu trư dẫn đến tốn diện tích,không gian làm việc bị thu hẹp…
Công tác đào tạo bồi dưỡng chuyên môn cho cán bộ làm đội ngũ văn thư-lưutrư còn chưa đầy đủ Đây có thể là nguyên nhân dẫn đến hạn chế của công tác vănthư-lưu trữ
Do vầy cơ quan chưa ban hành được các loại văn bản quản lý về công tác vănthư-lưu trữ
2 Tìm hiểu tình hình soạn thảo văn bản của cơ quan
2.1 Các hình thức văn bản hành chính và số lượng ban hành trong 10 năm trở lại đây được căn cứ theo Sổ đăng ký công văn đi như sau:
Bảng thống kê các văn bản ban hành chính và số lượng bản căn cứ Sổ đăng ký công văn đi
NĂM 2008
NĂM 2009
NĂM 2010
NĂM 2011
NĂM 2012
NĂM 2013
NĂM 2014
Trang 15Để có thể thực hiện công tác soạn thảo văn để cho cơ quan ban hành văn bảnđạt được hiệu quả cao thì văn phòng phải thực hiện đúng theo quy trình, thể thức và
kỹ thuật trình bày tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Trong quá trình kiến tập tại văn phòng Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân thị
xã Bỉm sơn em đã được tiếp xúc với nhiều văn bản do cơ quan ban hành Nhìn chungcác văn bản do cơ quan ban hành đều tuân thủ và thực hiện theo Thông tư số:01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bỉm Sơnđều đảm bảo yêu cầu của Thông tư 01/2011/TT-BNV bao gồm 9 thành phần thể thứcbắt buộc và các yếu tố thể thức kèm theo, tuân thủ về cỡ chữ, phông chữ, kiểu chữ
- Thể thức:
+ Quốc hiệu
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
+ Số ký hiệu của văn bản
+ Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản
+ Nội dung văn bản
+ Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
+ Dấu của cơ quan tổ chức