Báo cáo thực tập hành chính văn phòng tại Phòng Quản lý đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

KHẢO SÁT CễNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHềNG PHềNG TẠI QUẢN LÝ ĐÀO TẠO

• Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
• Khảo sát về công tác văn thư
• Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung

Phòng Quản lý đào tạo là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năng tham mưu cho Hiệu trưởng trong việc xây dựng chiến lược phát triển đào tạo của Trường; quản lý, tổ chức đào tạo, triển khai thực hiện công tác tuyển sinh; công tác khảo thí và đảm bảo chất lượng theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành. Phó Trưởng phòng do Hiệu trưởng bổ nhiệm, có nhiệm vụ giúp việc cho Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Lãnh đạo nhà trường, chịu sự quản lý trực tiếp của Trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về những việc được phân công và giải quyết một số công việc khi được sự ủy nhiệm của Trưởng phòng. Thông tư 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Trường mới đổi tên thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên vẫn chưa có thêm được nhiều văn bản mới nào quy định về soan thảo và ban hành văn bản.

Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Công tác Văn thư – Lưu trữ

Công tác tham mưu tổng hợp như xây dựng chương trình công tác, tổ chức hội nhị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo….đã được chuyên viên đảm nhệm và làm đúng theo quy chế làm việc của Nhà trường, biết cách sử lý các tình huống. Tác phong làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiện nghiêm túc giờ giấc của cơ quan, nội quy, quy định của cơ quan, thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Tuy đã được đàu tư vào một số trang thiết bị hiện đại, nhưng thực tế cho thấy một số phương tiện máy móc đã cũ, hư hỏng và cong thiếu ở một số phòng ban.

Các trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ giải quyết công việc ở các bộ phận đặc biệt là bộ phận Văn thư còn thiếu như: máy tính, máy scan hay bị hỏng, lỗi mạng, tốc độ xử lý chưa cao. Công tác văn thư được thực hiện khoa học và được xem là bộ mặt của cơ quan, vì vậy luôn luôn cần được sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời tạo điều kiện cho cán bộ tham gia các lớp tập huấn nhiệp vụ nâng cao trình độ chuyên môn. Các công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đị, văn bản đến, lập hồ sơ đã được nâng cao hơn, có chất lượng, và thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước.

Với cách làm mới này các văn bản được sử lý chính xác hơn, tìm kiếm văn bản dẽ dàng và thuận tiện, không mất nhiều thời gian chuyển giao văn bản, tiết kiệm kinh phí. Sắp xếp công việc có nề nếp, khoa học, ý thức được trách nhiệm và có phương pháp giải quyết công việc logic, các cán bộ nhân viên luôn hoàn thành nhiệm vụ.

Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm

- Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực hiện chặt chẽ hơn, tránh tình trạng chồng chéo văn bản. - Thận trọng và giữ bí mật trong phát ngôn và quản lý tài liệu, công văn, giấy tờ. - Kiểm tra thường xuên việc áp dụng hiệu quả văn bản của văn bản của Đảng và Nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.

- Cần quan tâm phát triển dồng đều đến tất các lĩnh vực của Văn phòng để tạo nên sự phát triển chung cho toàn Trường. - Phổ biến và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Hành chính Văn phòng. Tạo điều kiện thuận lợi phục vụ các hoạt động khác của cơ quan, xây dựng mạng lưới điện tử cho phù hợp với sự phát triển của Văn phòng.

Đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác và đầy đủ.

HOẠT ĐỘNG GIẢNG DẠY 1. Hệ chính quy

• Hệ vừa làm vừa học 1. Ưu điểm

- Số lượng sinh viên đi muộn, không đeo thẻ, sử dụng điện thoại trong giừo học giảm (10 SV). - Lớp học liên thông buổi tối giờ học không đảm bảo, phòng học không mở đúng giờ, số lượng sinh viên ít (ngày 17/5 lớp thầy Kiên vào học muộn vì cửa phòng khóa, cả lớp có 3 sinh viên). - Đa số sinh viên các lớp thực hiện đúng theo quy định về thời gian ra, vào lớp và quy định đeo thẻ;.

- Giờ nghỉ giải lao giữa các giờ tín chỉ, ca học tín chỉ chưa đồng nhất ( lớp học, lớp ra chơi).

TỔ CHỨC THI 1. Thi kết thúc học phần

- Quán triệt cán bộ, giảng viên thực hiện nghiêm công tác coi thi nhằm đảm bảo chất lượng cho kỳ thi. - Các phòng chức năng phối hợp thực hiện việc mở cửa phòng học đúng giờ theo thời khóa biểu. Trên đây là báo cáo kết quả thực hiện công tác Thanh tra, giám sát thực hiện hoạt động giảng dạy, Tổ Thanh tra rất mong được sự quan tâm của Ban Giám hiệu và các đơn vị thuộc và trực thuộc của Trường.

NHẬT KÝ THỰC TẬP Ngành Hành chính văn phòng K17 Họ và tên sinh viên: Bùi Hạnh Thúy. - Nhập danh sách học lại của hệ đại học, cao đẳng - Phân loại, sắp xếp bảng điểm của các lớp. - Sắp xếp giấy thi, giấy nháp phục vụ thi cử - Nhập sổ đăng ký văn bản đi, đến.

- Làm danh sách hồ sơ sinh viên xét điều kiện tốt nghiệp - Xin số, dấu quyết định văn bản.