IV. Số khấu hao phải trích tháng
3.2.2.Một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác kế tốn tại Cơng ty
Tương ứng với những vấn đề còn tồn tại đã nêu ở trên, em xin đưa ra một số kiến nghị để nhằm hồn thiện những phần cịn vướng mắc đó, để cơng tác kế tốn chi phí giá thành tại cơng ty hợp lý và chính xác hơn.
Kiến nghị thứ nhất
Về vấn đề luân chuyển chứng từ. Đây là vấn đề gặp phải ở hầu hết các công ty xây dựng do địa bàn hoạt động trải rộng của các cơng trình. Chứng từ là bằng chứng chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kế tốn quản lý chi phí và ghi sổ kế tốn cho nên việc luân chuyển chứng từ kịp thời là rất cần thiết. Tuy nhiên, tại cơng ty vì nhiều lý do khách quan và chủ quan mà chứng từ không được tập hợp kịp thời dẫn tới công việc dồn vào cuối tháng, đôi khi việc hạch tốn chi phí sản xuất khơng đảm bảo tính đúng kỳ (Chi phí phát sinh kỳ này nhưng được phản ánh ở kỳ sau). Điều này đã làm ảnh hưởng đến việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo và ảnh hưởng phần nào đến hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Tuy nhiên để khắc phục được tình trạng này không phải là điều đơn giản và dễ thực hiện do đặc thù của ngành. Đa số các cơng trình xây dựng thường phân tán và có thể phải thi cơng ở những vùng đất xa xôi và chưa phát triển cơ sở hạ tầng cho giao thông vận tải hay truyền thông, việc chứng từ phát sinh được tập hợp đến tay nhân viên kế toán ngay để tiến hành ghi sổ kịp thời là điều khó có thể thực thi được. Ta khơng thể địi hỏi mỗi cơng trình phải cử ra một người chỉ thực hiện nhiệm vụ chuyển chứng từ. Để khắc phục ta có thể có sử dụng biện pháp như sau: quy định về thời gian giao nộp chứng từ, quy định rõ ràng chế độ thưởng phạt đối với việc hoàn nhập chứng từ. Đối với những cơng trình lớn thì phịng kế tốn có thể trực tiếp cử nhân viên của phịng tới cơng trình để hỗ trợ trong việc ghi chép, cập nhật chứng từ,... để từ đó tạo điều kiện cho việc hồn chứng từ được kịp thời, đầy đủ theo đúng thời hạn. Tuy nhiên biện pháp này chỉ là về phía doanh nghiệp và khơng giải quyết được triệt để vấn đề này. Theo ý kiến của bản thân em, giải pháp triệt để nhất cho vấn đề này là sử dụng công nghệ truyền thông để hỗ trợ cho việc ghi chép kế toán cho kịp thời. Hiện nay công nghệ thông tin ngày càng phát triển giúp con người có
thể truyền thơng tin ở bất kỳ khoảng cách nào. Ta có thể sử dụng những tiến bộ khoa học kỹ thuật ấy để giúp bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả hơn. Với cách làm này, mỗi một cơng trình sẽ có một người chun đứng ra tập hợp tất cả các chứng từ phát sinh, sau đó nhập vào một bảng kê chứng từ chi tiết. Công việc này chỉ đơn thuần là công việc thống kê các chứng từ phát sinh của cơng trình vào một bảng Excel có mẫu nhất định, tương tự như một Nhật ký. Bảng kê chứng từ này sẽ ghi lại số hiệu chứng từ, ngày tháng, giá trị chi tiết của từng nghiệp vụ phát sinh. Sau đó bảng kê này được chuyển về công ty bằng thư điện tử và kế tốn tại cơng ty có thể dựa vào các thơng tin đó để định khoản và theo dõi cho kịp thời. Khi chứng từ gốc được đưa về đến cơng ty, kế tốn chỉ phải kiểm tra tính chính xác của chứng từ so với bảng kê để có điều chỉnh thích hợp.
Kết cấu của bảng kê này sẽ như sau:
STT
Chứng từ
Nội dung chi tiết của nghiệp vụ Số tiền
Số Ngày
tháng
1 006789 12/3/2009
Mua 150l xăng của Cơng ty xăng dầu ABC, đơn giá 12.000đ/lít, phục vụ cho chạy máy thi công
1.800.000 2
…
Các thông tin được ghi chép ở dạng đầy đủ nhất để kế tốn có thể định khoản được chính xác nhất.
Để tính chính xác được cao hơn nữa, ta có thể quét lại các chứng từ phát sinh để gửi về công ty (sử dụng máy Scan hình ảnh). Tuy nhiên, tất cả những kiến nghị này đều chỉ có thể thực hiện khi cơ sở hạ tầng cho việc truyền thông thực sự được trang bị đầy đủ đến mọi vùng miền của đất nước.
Kiến nghị thứ hai
Về việc tính giá vật tư. Theo quy định hiện nay, nếu doanh nghiệp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, giá thực tế của nguyên vật liệu, cơng cụ dụng cụ mua ngồi được tính theo cơng thức:
Giá thực tế vật tư = Giá mua (khơng có VAT) + Chi phí thu mua _
Chiết khấu, giảm giá (nếu có)
Tuy nhiên, trong q trình hạch tốn ngun vật liệu tại Cơng ty, giá thực tế ngun vật liệu mua ngồi khơng bao gồm chi phí thu mua (chi phí vận chuyển, bốc dỡ...), khơng trừ đi các khoản giảm giá, chiết khấu thương mại được hưởng ngồi hóa đơn.. Việc ghi nhận thiếu phần chi phí mua nguyên vật liệu vào khiến giá trị nguyên vật liệu khơng phản ánh đầu đủ chi phí phải bỏ ra để có được số nguyên vật liệu đó. Do đó khi xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất sẽ làm chi phí nguyên vật liệu để tính giá thành sản phẩm khơng được chính xác. Dẫn đến kết quả kinh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bị sai lệch. Với những lý do đó, kế tốn cần ghi nhận đúng chi phí thực tế bỏ ra để mua vật tư, phản ánh đầy đủ cả chi phí thu mua và các khoản giảm trừ, chiết khấu thương mại được hưởng.
Có thể đưa ra một ví dụ cho việc tính giá vật tư ở đây
Ví dụ: Ngày 12/3/2009, Cơng ty mua 13 tấn xi măng chuyển thẳng đến cơng trình, đơn giá xi măng là 8.000.000đ/tấn, chi phí vận chuyển phải trả cho cơng ty vận tải là 15.000đ/tấn. Do là khách hàng quen nên công ty được người bàn giảm giá 50.000đ/tấn.
Trong trường hợp này, giá thực tế của 130 tấn xi măng mua ngày 12/3/2009 là Giá thực tế = 8.000.000 x13 + 15.000 x 13 - 50.000 x13 = 103.545.000
Kế toán ghi nhận bút tốn
Nợ TK 621 103.545.000
Có TK 111, 112 103.545.000
Kiến nghị thứ ba
Về việc hạch tốn cơng cụ dụng cụ. Tại Cơng ty Xây dựng cơng trình thủy tất cả các cơng cụ dụng cụ xuất dùng cho sản xuất kinh doanh đều được tính hết vào chi phí trong kỳ mà khơng quan tâm cơng cụ dụng cụ có giá trị lớn hay nhỏ. Cách thức hạch toán như vậy là chưa hợp lý, khiến cho chi phí trong kỳ hạch tốn có sự tăng đột ngột nếu cơng cụ dụng cụ xuất dùng có giá trị lớn. Bên cạnh đó, việc hạch tốn như vậy đã tạo ra sự quản lý lỏng lẻo trong việc bảo quản, sử dụng công cụ dụng cụ. Khi cơng trình hồn thành, do các cơng cụ dụng cụ đã phân bổ hết nên kế tốn thường khơng tiến hành thu hồi mặc dù các
cơng cụ đó vẫn cịn sử dụng được, điều này đã gây ra một sự lãng phí lớn, nhất là đối với các cơng cụ dụng cụ có giá trị lớn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Vì vậy, để phù hợp với quy dịnh hiện hành và đảm bảo việc quản lý chặt chẽ, sử dụng, tiết kiệm, hiệu quả cơng cụ dụng cụ thì đối với các cơng cụ dụng cụ có giá trị lớn Công ty nên tiến hành phân bổ cho nhiều kỳ. Số lần phân bổ tuỳ thuộc vào giá trị, mục đích và thời gian sử dụng cơng cụ dụng cụ.
Theo đó, khi xuất dùng cơng cụ dụng cụ có giá trị lớn hoặc thời gian sử dụng lâu dài, kế toán phải ghi nhận
Nợ TK 142, 242 (Tùy thuộc vào thời gian sử dụng dự kiến) Có TK 153
Phân bổ lần đầu vào chi phí Nợ TK 623, 627 (Giá trị phân bổ)
Có TK 142, 242
Khi công cụ dụng cụ báo hỏng, mất, ngừng được sử dụng Nợ TK 623, 627 (Phần giá trị còn lại chủa phân bổ hết)
Có TK 142, 242
Kiến nghị thứ tư
Về việc trích khấu hao TSCĐ tại cơng ty. Hiện tại cơng ty vẫn trích khấu hao các máy móc thiết bị dùng trong quản lý cũng như trong sản xuất theo nguyên tắc tròn tháng. Với biến động về số lượng và giá trị tài sản cố định sử dụng không lớn thì việc tính khấu hao theo cách này chỉ làm ảnh hưởng nhỏ đến chi phí khấu hao phải tính. Tuy nhiên với quy định hiện hành ( theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006) thì việc tính khấu hao như vậy là chưa tuân thủ theo quy định, dẫn đến những sai lệch trong việc tính chi phí giá thành cơng trình xây dựng.
Theo đó, số khấu hao tăng, giảm trong tháng phải tính được tính theo cơng thức
Mức khấu hao tăng trong tháng
= Nguyên giá TSCĐ
Số năm sử
dụng dự kiến 12 x Số ngày thực tế trong tháng Mức khấu hao
giảm =
NG TSCĐ x
Số ngày thực tế trong tháng-Số ngày sử dụng trong tháng
Số năm sử
dụng dự kiến 12 x Số ngày thực tế trong tháng
Ví dụ: Ngày 15/1/2009, cơng ty mua thêm 1 máy thi cơng sử dụng cho cơng trình A có giá là 150.000.000đ, thời gian sử dụng dự kiến là 5 năm.
Số khấu hao phải tính tăng cho tháng 1 là Mức khấu hao tăng tháng 1 = 150.000.000 x 17 5 12 x 31 = 1.370.967
Nếu tính trịn tháng như cũ, số khấu hao trích thêm là = 150.000.000/(5x12)
= 2.500.000đ
Như vậy chi phí máy thi cơng mà cơng trình A phải chịu thêm khi tính khấu hao trịn tháng như vậy là 1.129.033đ. Điều này làm chi phí sản xuất cơng trình được phản ảnh khơng chính xác.
Kiến nghị thứ năm
Về việc hồn thiện hạch tốn các khoản thiệt hại trong sản xuất.Do đặc điểm của ngành xây lắp, hoạt động sản xuất phụ thuộc lớn vào nhiều yếu tố ngoại cảnh như thời tiết, các điều kiện về giao thơng, cấp thốt nước…Do vậy, các thiệt hại phát sinh trong q trình sản xuất là điều khơng thể tránh khỏi. Các thiệt hại phát sinh có thể do những nguyên nhân khách quan như khi trời mưa sẽ phát sinh công việc tát nước, vét bùn; khi thi cơng móng các cơng trình hoặc cung ứng vật tư khơng kịp thời khiến cơng việc phải đình trệ…Và cũng có thể do những ngun nhân chủ quan như làm sai, làm ẩu phải phá đi làm lại. Khi đó chi phí vật tư, nhân cơng và sử dụng máy thi công cũng tăng lên so với dự tốn. Tuy nhiên. tại cơng ty các khoản thiệt hại này lại không được theo dõi và phản ánh đầy đủ. Cụ thể, chi phí vật liệu, nhân cơng, sử dụng máy thi công cho các khoản thiệt hại vẫn được tính vào giá thành cơng trình. Theo quy định thì những khoản thiệt hại này do xảy ra bất thường, không được chấp nhận nên chi phí của chúng khơng được cộng vào chi
phí sản xuất sản phẩm mà thường xem là khoản phí tổn thời kỳ và tuỳ thuộc vào nguyên nhân gây ra để xử lý.
Trường hợp thiệt hại do ngun nhân khách quan thì những chi phí phải bỏ ra để khắc phục thiệt hại được hạch toán vào TK 811 ”chi phí khác”.
Nợ TK 811 (Giá trị những khoản thiệt hại) Có TK 621, 622, 623, 627
Nếu thiệt hại do nguyên nhân chủ quan gây ra thì yêu cầu cá nhân làm sai phải bồi thường vật chất nhằm nâng cao trách nhiệm của cán bộ, công nhân viên tham gia sản xuất. Phần bồi thường có thể trừ lương hoặc địi bằng tiền mặt. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nợ TK 334 (nếu trừ vào lương người gây ra thiệt hại)
Nợ TK 111, 112 ( nếu người gây thiệt hại bồi thường bằng tiền) Có TK 621, 622, 623, 627 (Số thiệt hại)
Kiến nghị thứ sáu
Dự tốn thường khơng sát so với thực tế có thể do một số nguyên nhân sau:
- Sự biến động về giá cả các yếu tố đầu vào so với định mức đơn giá được phép sử dụng khi lập dự toán. Khi những định mức giá các yếu tố đầu vào sử dụng này không sát với thực tế tất yếu sẽ có sự chênh lệch. Ví dụ đơn giá nhân cơng xây dựng trong công tác lập dự tốn cho các cơng trình xây dựng được nhà nước quy định thành nhiều mức tùy thuộc vào địa lý, trình độ nhân cơng. Tuy nhiên hiện nay trên thị trường giá nhân công đã tăng lên rất nhiều so với những quy định do tình trạng lạm phát và suy thối kinh tế trong những năm gần đây. Điều này có thể khiến cơng ty xây dựng gặp khó khăn khi chi phí nhân công thực tế phát sinh sẽ cao nhưng nhà thầu chỉ thanh toán theo phần dự toán đã thống nhất.
- Dự tốn về các định mức hao hụt khơng chính xác. Sự hao hụt có thể xảy ra về khối lượng hoặc đơn giá so với định mức tiêu chuẩn. Dự tốn dựa vào các định mức tiêu chuẩn để tính tốn. Tuy nhiên việc xác định và kiểm sốt sự hao hụt có thể xảy ra là rất khó, địi hỏi phải phân tích kỹ lưỡng về kỹ thuật.
Vậy đâu là biện pháp khắc phục cho tình trạng này. Hiện tại giải pháp duy nhất cho vấn đề đặt ra này là cơng tác kế tốn quản trị của cơng ty phải được đẩy mạnh. Kế toán phải thường xuyên theo dõi những chênh lệch giữa những chi phí phát sinh thực tế so với
phần dự tốn chi phí, những chênh lệch so với định mức khối lượng hay đơn giá đã đặt ra. Sau đó tìm hiểu phân tích ngun nhân của sự chênh lệch, bản chất là do nguyên nhân nào gây nên. Từ đó tìm cách khắc phục khi thực hiện các cơng trình sau. Mặt khác dựa vào những phân tích có được, kế tốn sẽ có những điều chỉnh cần thiết khi xem xét các dự tốn cho những cơng trình sau. Phải phát huy được vai trị của kế toán quản trị trong việc quản lý chi phí và tính giá thành thì cơng tác kế tốn mới thực sự có hiệu quả.
3.2.3. Điều kiện thực hiện
Trên đây là một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả của cơng tác kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Tuy nhiên, để thực hiện được, có một số điều kiện nhất định cần được đảm bảo
Thứ nhất, về phía vĩ mơ, các nhà hoạch định chính sách cần nhanh chóng phát triển cơ sở hạ tầng cho công nghệ truyền thông, để thơng tin được truyền tải nhanh chóng và chính xác nhất. Ta sẽ khơng thể khắc phục được tình trạng chậm luân chuyển chứng từ nếu như khơng có các mạng truyền dẫn thơng tin phát triển rộng khắp. Chứng từ có thể được scan, được lên bảng kê, nhưng khơng thể chuyển về phịng kế tốn của cơng ty thì mọi thứ đều là vơ nghĩa.
Thứ hai, về phía Cơng ty, để giải quyết được những vấn đề tồn tại, cần phải có những điều kiện:
- Về đội ngũ cán bộ nhân viên: phải là những người có trình độ, có khả năng sử dụng, tiếp cận cũng như khai thác các tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin, truyền thông nhuần nhuyễn. Mặt khác phải khơng ngừng học hỏi, tìm hiểu những chính sách chế độ mới nhất của nhà nước, vận dụng linh hoạt vào thực trạng ở công ty. Các văn bản pháp luật, các chuẩn mực hay hay các hướng dẫn thực hiện chế độ kế tốn ln khơng ngừng được hồn thiện. Cán bộ kế tốn phải không ngừng cập nhật những thông tin văn bản mới để thực hiện công tác kế tốn được chính xác và hiệu quả nhất.
- Về chính sách của cơng ty: Tạo điều kiện cho nhân viên học tập, tổ chức các khóa giảng dạy nâng cao kiến thức cho cán bộ kế tốn, cả về trình độ chun môn cũng như việc ứng dụng khoa học kỹ thuật. Kế toán máy cần sớm được áp dụng để giảm bớt công việc cho kế tốn và cũng làm tăng tính chính xác hiệu
quả cho cơng tác kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành, vốn là phần khá phức tạp đối với cơng ty xây lắp. Ngồi ra, cơng ty cần trang bị thêm trang thiết bị cho nhân viên, những thiết bị sẽ rất cần thiết để thực hiện thành cơng được việc hiện đại hóa cơng tác kế tốn. Máy tính xách tay, máy scan có thể sẽ là những trang thiết bị hữu hiệu giúp ích cho việc truyền tải thơng tin kế tốn từ cơng trình về phịng kế tốn được nhanh chóng kịp thời, chính xác.