MỤC LỤC Trang LỜI CẢM ƠN NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN LỜI NÓI ĐẦU 1 Phần một: QUÁT VỀ UBND XÃ LAI UYÊN 3 I KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ 3 II VỊ TRÍ PHÁP LÝ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND XÃ LAI UYÊN 4 1. Vị trí pháp lý 4 2. Chức năng, nhiệm vụ 4 3. Tổ chức bộ máy 4 III TÌNH HÌNH CÁN BỘ, CÔNG CHỨC CỦA UBND XÃ LAI UYÊN 4 1. Cán bộ chuyên trách 4 2. Công chức 4 3. Cán bộ không chuyên trách 5 IV NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND XÃ LAI UYÊN 5 1. Nhiệm vụ cụ thể của UBND xã Lai Uyên 6 2. Những nhiệm vụ khác 10 V THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ TẠI UBND XÃ LAI UYÊN 10 1. Về ưu điểm 10 2. Về nhược điểm 24 VI CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ LAI UYÊN 25 1. Chức năng 25 2. Nhiệm vụ, quyền hạn 25 3. Tổ chức 26 Phần hai: TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ LAI UYÊN 27 I HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN THƯ 27 1. Chức năng, nhiệm vụ của văn thư 27 2. Lề lối làm việc của cán bộ Văn thư – Lưu trữ 27 3. Các trang thiết bị trong văn phòng 28 II THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ LAI UYÊN 28 1. Những nét chung về nghiệp vụ công tác Văn thư của Văn phòng UBND xã Lai Uyên 28 2. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 34 3. Công tác chỉnh lý tài liệu 35 4. Công tác giao nộp tài liệu 35 Phần ba: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ LAI UYÊN 36 I MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ LAI UYÊN 36 1. Nhận xét 37 2. Kiến nghị 38 III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CƠ QUAN 38 Phần bốn: KẾT LUẬN 39
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH DƯƠNG TRƯỜNG TRUNG CẤP KINH TẾ - CÔNG NGHỆ ĐÔNG NAM KHOA KINH TẾ - - BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài: CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ LAI UYÊN, HUYỆN BẾN CÁT, TỈNH BÌNH DƯƠNG GVHD: Ths Phan Thanh Bằng HSTT: Nguyễn Thị Kim Ngọc Lớp: Quản trị Văn phịng MSHS: Đ02VPCS009 BÌNH DƯƠNG - 2011 MỤC LỤC Trang LỜI CẢM ƠN NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN LỜI NÓI ĐẦU Phần một: QUÁT VỀ UBND XÃ LAI UYÊN I/ KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ II/ VỊ TRÍ PHÁP LÝ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UBND XÃ LAI UYÊN Vị trí pháp lý Chức năng, nhiệm vụ .4 Tổ chức máy .4 III/ TÌNH HÌNH CÁN BỘ, CƠNG CHỨC CỦA UBND XÃ LAI UN Cán chuyên trách Công chức Cán không chuyên trách IV/ NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UBND XÃ LAI UYÊN Nhiệm vụ cụ thể UBND xã Lai Uyên Những nhiệm vụ khác 10 V/ THỰC TRẠNG THỰC HIỆN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ TẠI UBND XÃ LAI UYÊN 10 Về ưu điểm 10 Về nhược điểm 24 VI/ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ LAI UYÊN 25 Chức 25 Nhiệm vụ, quyền hạn 25 Tổ chức 26 Phần hai: TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UBND XÃ LAI UYÊN 27 I/ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN THƯ 27 Chức năng, nhiệm vụ văn thư .27 Lề lối làm việc cán Văn thư – Lưu trữ 27 Các trang thiết bị văn phòng 28 II/ THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ LAI UYÊN 28 Những nét chung nghiệp vụ cơng tác Văn thư Văn phịng UBND xã Lai Uyên 28 Công tác quản lý sử dụng dấu 34 Công tác chỉnh lý tài liệu .35 Công tác giao nộp tài liệu 35 Phần ba: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND XÃ LAI UYÊN .36 I/ MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ LAI UYÊN 36 Nhận xét .37 Kiến nghị 38 III/ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CƠ QUAN 38 Phần bốn: KẾT LUẬN .39 LỜI CẢM ƠN “Cha mẹ cho em hình hài Thầy cô cho em kiến thức” Thầy, cô người cho em kiến thức dạy cho em tư cách làm người Công ơn luôn mãi khắc sâu người chúng em, đời đời không quên, chúng em ghi nhớ cơng lao to lớn Em xin chân thành gửi lời cảm ơn đến thầy, cô trường Trung cấp Kinh tế Công nghệ Đông Nam không ngại vất vất vả truyền đạt tất kiến thức kinh nghiệm cho chúng em Hơn em biết ơn thầy Phan Thanh Bằng giáo viên hướng dẫn em hết thời gian thực tập Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo, đến cán Văn phòng anh, chị làm việc Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên tạo điều kiện giúp đỡ em trình thực tập Nhờ quan tâm , giúp đỡ tận tình sâu sắc quan em gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Những hơm em học từ thầy, cô, từ trường hành trang vững để chúng em vững bước lên, hướng ngày mai tươi sáng Em xin chân thành cảm ơn ! NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Lai Un, ngày…….tháng….năm 2011 CHỦ TỊCH LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác Văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Thông tin yếu tố góp phần lớn việc hoạt động quản lý Nhà nước, thông tin lưu giữ nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc phiến đá, gỗ, để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày truyền kinh nghiệm cho hệ sau Hoạt động quản lý nhà nước thông tin trước hiểu theo khái niệm nôm na cơng việc mang tính chung chung cơng việc sổ sách, giấy tờ Ngày nay, xã hội ngày phát triển bước chiếm vị trí quan trọng xã hội công việc sổ sách, giấy tờ hiểu cụ thể tên công tác Văn thư Công tác Văn thư ngày khẳng định vị trí quan trọng hoạt động quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Cơng tác Văn thư có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Cơng tác quản lý Nhà nước địi hỏi phải có đầy đủ thơng tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu xác thông tin văn Công tác Văn thư làm tốt góp phần giải cơng việc nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước Công tác Văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan Công tác Văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ Theo kế hoạch nhà trường quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cán Văn phịng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên nơi thực tập Đặc biệt anh Võ Việt Sang cán Văn thư – Lưu trữ xã, tơi có tuần tìm hiểu kỹ nội dung cơng tác nghiệp vụ Văn thư Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây dựng ban hành văn bản; quản lý giải văn – đến; quản lý sử dụng dấu; lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ quan Được giúp đỡ, hướng dẫn cán quan với vốn kiến thức trang bị trường định chọn đề tài “Công tác Văn thư Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Lai Un” Lý tơi chọn đề tài tơi thấy hay Vì làm tốt cơng tác Văn thư làm tốt công tác Lưu trữ Phần KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN I/ KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ - Tên đơn vị: Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên - Địa trụ sở: ấp Xà Mách – xã Lai Uyên – huyện Bến Cát – tỉnh Bình Dương - Xã Lai Uyên cách trung tâm hành huyện Bến Cát 07 km phía Bắc, có nhiều xã giáp ranh sau : + Đông Nam giáp xã Tân Hưng + Đông Bắc giáp xã Tân Long huyện Phú Giáo + Tây giáp xã Cây Trường + Tây Nam giáp xã Long Nguyên + Nam giáp xã Lai Hưng + Bắc giáp xã Trừ Văn Thố Xã Lai Un có diện tích đất tự nhiên 8.865,73 chia làm ấp, dân số 2.720 hộ với 17.592 nhân Xã Lai Un có diện tích đất rộng dân cư đông, đồng thời địa bàn trọng điểm huyện Bến Cát, tiếp giáp nhiều xã huyện khác, có 17km đường Quốc lộ 13 nhiều giao lộ lớn thông thương với huyện, tỉnh khác Xã Lai Uyên nơi có sức thu hút nhân dân lao động tỉnh thành nước đến làm ăn lập nghiệp lâu dài Đời sống nhân dân địa phương phần lớn sản xuất nông nghiệp, làm công nhân số hoạt động thương mại dịch vụ Về công nghiệp Uỷ ban nhân dân tỉnh quy hoạch khu công nghiệp đô thị Bàu Bàng với diện tích 2.166 giai đoạn thực cơng tác xây dựng có 13 doanh nghiệp đầu tư sản xuất với tổng số vốn 1.200 tỷ đồng II/ VỊ TRÍ PHÁP LÝ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN Vị trí pháp lý : Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên Hội đồng nhân dân xã Lai Uyên bầu ra, quan chấp hành Hội đồng nhân dân xã, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân xã quan nhà nước cấp Chức năng, nhiệm vụ : - Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân xã nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn xã Lai Uyên - Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Tổ chức máy: - Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên gồm Chủ tịch, Phó Chủ tịch 02 ủy viên (Trưởng công an Xã đội trưởng ) - Thường trực Uỷ ban nhân dân gồm 03 thành viên (Chủ tịch 02 Phó chủ tịch) III/ TÌNH HÌNH CÁN BỘ, CƠNG CHỨC CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI CHỦ TỊCH UYÊN Cán chun trách: Phó Chủ tịch văn - hố xã hội Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Lai Uyên Chủ tịch, Cơng chức: Phó Chủ tịch kinh tế - Trưởng công an, Xã đội trưởng, cán Văn phịng – Thống kê, cán Địa – Xây dựng – Nông thôn môi trường, cán Tư pháp – Hộ tịch, cán Tài – Kế tốn, cán Xố Văn hố thơng tin – Thể Lao thể thao – Thương binh xã hội Văn dục đói hố Gia động Địa Giao Đài Tài Cán đình chun trách: khơng thương giảm thơng Thơng truyền nghèo Xây - tin vụ - Thi đua binh thưởng,thanhđình Trẻ em, Giảm nghèo việc làm, xây thư Nội khen Gia Văn Kế trẻ XH dựng dựng toán Lưu trữ, Tiếp dân - Giải khiếu nại tố cáo – Tôn giáo, Truyền MT em * Sơ đồ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân xã Lai Uyên: Xã đội Nội vụ VP UBND Tư pháp Công an IV/ NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN - Quản lý Nhà nước địa phương lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ cơng nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hố, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước đất đai nguồn tài nguyên thiên nhiên nhiên khác, quản lý việc thực tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá - Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan Nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân công dân địa phương - Đảm bảo an ninh trị, trật tự, an tồn xã hội; thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng quốc phịng tồn dân; thực chế độ Nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần chỗ, nhiệm vụ động viên, sách hậu phương quân đội sách lực lượng vũ trang nhân dân địa phương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương - Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn xã hội khác - Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũ viên chức Nhà nước cán cấp xã, bảo hiểm xã hội theo phân cấp Chính phủ - Tổ chức đạo công tác thi hành án địa phương theo quy định pháp luật - Tổ chức, thực việc thu, chi ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời loại thuế khoản thu khác địa phương Nhiệm vụ cụ thể Ủy ban nhân dân xã Lai Uyên 1.1- Trong lĩnh vực kinh tế: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt tổ chức thực - Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên lập dự toán ngân sách Nhà nước địa bàn xã, dự toán thu – chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình, dự tốn điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập tốn ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp - Uỷ ban nhân dân xã tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan Nhà nước cấp việc quản lý ngân sách Nhà nước địa bàn xã báo cáo quan cấp theo quy định pháp luật Nhà nước - Quản lý sử dụng hợp lý có hiệu nguồn ngân sách địa phương để phục vụ nhu cầu cơng ích, xây dựng quản lý cơng trình cơng cộng, đường giao thông nông thôn, trụ sở, trường học, trạm y tế, cơng trình điện, nước theo quy định pháp luật - Thường xuyên huy động đóng góp tổ chức, cá nhân để đầu tư, xây dựng cơng trình kết cấu hạ tầng xã, nguyên tắt dân chủ, tự nguyện Việc quản lý khoản đóng góp phải cơng khai, có kiểm tra, đảm bảo sử dụng mục đích, chế độ 1.2- Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội thi hành pháp luật: - Tổ chức tuyên truyền, giáo dục, xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng, xã chiến đấu khu vực phòng thủ địa phương - Thực biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh trật tự, thực biện pháp phòng ngừa phòng chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương - Quản lý hộ khẩu, tổ chức việc đăng ký tạm trú, tạm vắng, quản lý việc lại người nước địa phương 1.3- Trong lĩnh vực nông – lâm – ngư nghiệp, thuỷ lợi, tiểu thủ công nghiệp: - Tổ chức hướng dẫn thực chương trình, đề án khuyến khích phát triển ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật để phát triển sản xuất hướng dẫn nông dân chuyển đổi cấu kinh tế, trồng, vật nuôi sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung phòng trừ dịch bệnh với trồng vật ni - Tổ chức việc xây dựng cơng trình thuỷ lợi nhỏ, thực việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng, phòng chống khắc phục hậu thiên tai, bão lụt, ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng địa phương - Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước địa bàn theo quy định pháp luật - Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác phát triển ngành nghề truyền thống địa phương tổ chức ứng dụng tiến khoa học công nghệ để phát triển ngành, nghề 1.4- Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: - Tổ chức việc thực xây dựng, tu sửa đường giao thông nông thôn xã theo phân cấp - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà riêng lẻ, điểm dân cư nông thôn theo quy định pháp luật, kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng xử lý hành vi vi phạm pháp luật theo thẩm quyền luật định - Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý hành vi xâm phạm đường giao thơng cơng trình sở hạ tầng khác địa phương theo quy định pháp luật - Huy động đóng góp tự nguyện nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống, cơng trình theo quy định pháp luật - Cơng tác tuần tra, kiểm tra hành chính: Cơng an xã kết hợp với Đội Dân phịng lực lượng dân quân tuần tra, kiểm tra hành chính, phát 111 trường hợp không đăng ký tạm trú, phạt số tiền 10.760.000 đồng - Kiểm tra kiểm sốt an tồn giao thơng lập biên 69 trường hợp vi phạm an tồn giao thơng, phạt 05 trường hợp số tiền 1.550.000 đồng, 64 trường hợp lập hồ sơ xử lý - Phối hợp cảng sát I công an huyện Bến Cát kiểm tra công tác đăng ký tạm trú, phịng cháy chữa cháy cơng ty TNHH RK, công ty ARDA - Phối hợp phịng cảnh sát mơi trường cơng an tỉnh Bình Dương kiểm tra 02 hộ thu mua mũ ấp Bàu Bàng, lập biên nhắc nhỡ - Tiếp tục công tác phát động phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc : Công an xã tham mưu cho họp dân phát động phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc Nội dung tuyên truyền pháp luật phổ biến phương thức hoạt động bọn tội phạm để nhân dân cảnh giác, tuyên truyền Luật Cư trú, Nghị số 32/2007/NQ-CP Về nhược điểm: - Do địa bàn xã Lai Uyên rộng, dân cư đơng khơng tập trung, có nhiều điểm tiếp giáp với nhiều địa phương khác, nhiều cụm dân cư xa xôi, hẻo lánh, dự án khu Công nghiệp & Đô thị Bàu Bàng triển khai thực nhiều doanh nghiệp đầu tư sản xuất, kinh doanh rãi rác, thu hút nhiều lao động từ nơi khác đến Trong đó, khơng lao động thuộc diện di dân tự nên việc quản lý nhân – hộ khẩu, quản lý đối tượng nhiều bất lợi, từ đối tượng xấu có điều kiện hoạt động như: trộm, cắp, cướp giật, đánh gây trật tự xã hội Mặt khác, dân cư xã có 70% dân số dân từ tỉnh, thành khác đến lập nghiệp làm ăn nên có nhiều phong tục tập qn khơng giống - Từ đó, quan hệ xã hội, quan hệ xóm làng thường không tránh khỏi mâu thuẩn, tranh chấp gây đồn kết, trật tự xóm làng dẫn đến vi phạm pháp luật Mặt khác, ảnh hưởng từ biến động giá trị sử dụng đất đai nguyên nhân gây mâu thuẩn tranh chấp, khiếu nại, tố cáo - Về đội ngũ cán theo với định biên so với yêu cầu nhiệm vụ thực tế địa phương trở ngại, khó khăn định Các ngành chun mơn, nghiệp vụ giúp việc cho quyền xã phận trực tiếp va chạm thực tế công việc với nhân dân lại định cán bộ, khơng chức danh phải hoạt động kiêm nhiệm nhiều công việc nên ảnh hưởng đến chất lượng, kết hoạt động Bên cạnh cịn có số cán chưa nhiệt tình công tác VI/ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN Chức năng: - Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Lai Uyên phận chuyên môn Ủy ban nhân dân xã, máy tham mưu giúp việc phục vụ trực tiếp cho hoạt động hàng ngày điều kiện sở vật chất cho nhiệm vụ công tác Ủy ban nhân dân xã - Văn phòng Ủy ban nhân dân xã phận tham mưu, tổng hợp phối hợp phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành Ủy ban nhân dân xã; giúp Ủy ban nhân dân xã thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực kinh tế, văn hóa, xã hội, thi đua khen thưởng, dân tộc tôn giáo, an ninh quốc phòng Nhiệm vụ, quyền hạn: - Quản lý thống việc ban hành văn Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã đảm bảo chủ trương, đường lối Đảng quy định Pháp luật Nhà nước - Xây dựng chương trình làm việc Ủy ban nhân dân xã, giúp lãnh đạo theo dõi, đôn đốc ngành, cán chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã thực chương trình cơng tác - Theo dõi ngành cán chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân việc chuẩn bị đề án (bao gồm dự thảo văn quy phạm pháp luật, dự án Kinh tế - Xã hội, Văn hóa, Y tế, Giáo dục, An ninh – Quốc phòng dự án khác) tham gia ý kiến nội dung, hình thức thể thức quy trình soạn thảo đề án - Thẩm tra đề án chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân, trình Ủy ban nhân dân xã định để Ủy ban nhân dân xã trình cấp có thẩm quyền định Trong trường hợp đề án chưa đảm bảo yêu cầu nội dung, hình thức, thể thức trình tự theo quy định pháp luật, quy chế Ủy ban nhân dân xã quy định, Văn phòng đề nghị ngành, cán chun mơn bổ sung, hồn chỉnh - Tổ chức thực mối quan hệ làm việc Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân với Hội đồng nhân dân, với Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc đoàn thể, ngành, cán trực thuộc Ủy ban nhân dân xã - Phối hợp với Thanh tra nhân dân giúp Ủy ban nhân dân xã việc tổ chức giải đơn khiếu nại, tố cáo công dân theo quy định pháp luật - Tổ chức việc công bố, truyền đạt quy định Pháp luật, Nghị Hội đồng nhân dân, Quyết định, Chỉ thị Ủy ban nhân dân tỉnh cấp đến ngành, cán chuyên môn Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã theo dõi, đôn đốc, kiểm tra ngành, cán chun mơn việc thực văn - Tổ chức phục vụ hoạt động kỳ họp Hội đồng nhân dân, phiên họp Ủy ban nhân dân xã, họp làm việc Chủ tịch - Giúp Ủy ban nhân dân xã tổ chức quản lý Nhà nước đảm bảo điều kiện phục vụ, lễ tân cho lãnh đạo xã đón tiếp đoàn khách đến thăm, làm việc địa phương theo quy định Nhà nước Tổ chức - Văn phịng Ủy ban nhân dân xã gồm 02 cơng chức Văn phòng – Thống kê 01 cán Văn thư – Lưu trữ Phần hai TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN I/ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN THƯ Chức năng, nhiệm vụ Văn thư: Văn thư thuộc văn phịng Ủy ban nhân dân xã có chức tham mưu, tổng hợp cho Ủy ban nhân dân xã Chịu đạo quản lý trực tiếp thường trực Ủy ban nhân dân xã, đồng thời chịu đạo mặt nghiệp vụ cán Văn phòng - Thống kê Cán Văn thư – Lưu trữ có trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn mình: - Quản lý cơng văn đi, đến, bảo quản sử dụng dấu quan, hồ sơ lưu trữ - Phân loại công văn đến trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn Đăng ký công văn, văn vào sổ - Cán Văn thư – Lưu trữ phải xem xét lần cuối nội dung thể thức văn đóng dấu ban hành Sau thủ tục hồn thành xong, tiến hành chuyển giao văn bản, đóng gói công văn, trực tiếp gửi bưu điện cho quan, đơn vị theo nơi nhận Giúp Thường trực Ủy ban nhân dân xã quản lý tổ chức thực công tác Văn thư – Lưu trữ quan Công tác soạn thảo văn bản, ban hành văn theo quy định Lề lối làm việc cán Văn thư – Lưu trữ: Văn phòng Ủy ban nhân dân xã làm việc theo chế độ thủ trưởng mà người đạo chung Cán Văn phòng – Thống kê nên văn thư chịu đạo trực tiếp Sau văn hồn tất, cán Văn thư – Lưu trữ vào thành phần nơi nhận số lượng văn để gửi nhanh chóng, kịp thời, số lượng Các trang thiết bị văn phòng: Trong trình làm việc, yếu tố khơng thể thiếu để phục vụ hoạt động quan trang thiết bị văn phòng Văn phòng trang bị đầy đủ góp phần nâng cao hiệu công việc, phục vụ công tác cho cán Văn phòng Ủy ban nhân dân xã trang bị đầy đủ máy móc, thiết bị như: máy vi tính, máy in, máy photocoppy, mạng Internet, điện thoại II/ THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN Công tác Văn thư hoạt động để đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan Trong văn phịng, cơng tác Văn thư nội dung quan trọng chiếm phần lớn hoạt động văn phịng, quan, đơn vị nói chung văn phịng Ủy ban nhân dân xã nói riêng Ủy ban nhân dân xã có cán Văn thư – Lưu trữ làm nhiệm vụ quản lý văn – đến quan Cán có chun mơn nghiệp vụ, kinh nghiệm lâu năm nên thành thạo q trình giải cơng việc Những nét chung nghiệp vụ công tác Văn thư Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Lai Uyên: Công văn giấy tờ phương tiện quan trọng chủ yếu để tiến hành tổ chức hoạt động quan Nhà nước, Đảng coi mặt quan đồng thời nguồn tư liệu xác thực quý giá cho việc nghiên cứu trị, kinh tế - xã hội, lịch sử, văn hóa… Thực tốt công tác quản lý công văn yếu tố có tính định đến hiệu cơng tác quan Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết khách quan công tác quản lý công văn, Ủy ban nhân dân xã có quy định chế độ tiếp nhận, xử lý, phân phối, giải theo dõi giải cơng việc, quy trình soạn thảo văn bản, đến khâu quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, bảo quản hồ sơ Trong nghiệp vụ Văn thư nội dung gồm có: - Công tác xây dựng ban hành văn bản; - Công tác quản lý giải văn đến; - Công tác quản lý văn đi; - Công tác quản lý sử dụng dấu; - Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Trong trình sâu vào thực tế tìm hiểu cơng tác văn thư Ủy ban nhân dân xã Lai Uyên, nhìn chung văn xã với quy định Nhà nước Cụ thể sau: 1.1- Công tác xây dựng ban hành văn bản: Để đảm bảo văn văn phòng Ủy ban nhân dân xã thực nghiêm túc, đầy đủ có tính khả thi, quy định có tính hiệu cao Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Lai Uyên xây dựng quy trình soạn thảo gồm bước: Bước Chuẩn bị mục đích nội dung văn bản, tên loại văn thu thập xử lý thông tin Bước Xây dựng thảo Bước Duyệt văn Bước Xử lý kỹ thuật mặt hành Bước Triển khai văn Quy trình xây dựng soạn thảo văn khâu quan trọng hoạt động quản lý quan Đòi hỏi cán Văn thư – Lưu trữ quan phải có trình độ hiểu biết sâu rộng trình độ chun mơn nghiệp vụ cao việc ban hành văn quan có chất lượng hiệu Thực tế, thấy văn thư Ủy ban nhân dân xã Lai Uyên làm tốt khâu kiểm tra chất lượng văn bản, ban hành văn nhanh chóng, kịp thời 1.2- Quy trình quản lý giải văn đến Văn đến tất văn từ quan, đơn vị, cá nhân bên gửi đến quan qua nhiều đường khác nhau: trực tiếp cán họp mang qua đường bưu điện… Quy trình tiếp nhận giải văn đến UBND xã tuân theo trình tự quy định rõ ràng cụ thể Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ cơng tác Văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110 /2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư, Quyết định số 66/2009/QĐ-UBND ngày 18/9/2009 UBND tỉnh Bình Dương ban hành quy định cơng tác Văn thư địa bàn tỉnh, Quyết định số 03/2009/QĐ-UBND ngày 03/8/2009 UBND huyện Bến Cát ban hành quy chế công tác Văn thư Lưu trữ huyện Bến Cát, Quyết định số 23/2009/QĐ-UBND ngày 17/11/2009 UBND xã Lai Uyên việc ban hành quy chế công tác Văn thư xã Lai Uyên gồm bước sau: - Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản; - Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến; - Đăng ký văn đến; - Trình văn đến; - Chuyển giao văn đến; * Mẫu dấu đến Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên: 30 mm 50 mm UBND XÃ LAI UYÊN Số: ĐẾN Ngày: Chuyển: * Mẫu sổ đăng ký văn đến Uỷ ban nhân dân xã Lai Un: • Bìa sổ: ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: …… Từ ngày … đến ngày .… Từ số … đến số … Quyển số: …… • Phần đăng ký văn đến: Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung (1) (2) (3) (4) (5) (6) Đơn vị người nhận (7) Ký nhận Ghi (8) (9) Thực tế công tác quản lý giải văn đến văn phòng Ủy ban nhân dân xã Lai Uyên thực theo quy định Nhà nước nhiều hạn chế khơng có sổ theo dõi giải văn đến nên khơng biết tiến độ thực Việc chuyển giao văn cán Văn thư – Lưu trữ gửi đến ban ngành, đồn thể lại khơng có sổ ký nhận văn bị cán Văn thư – Lưu trữ lại phải chịu trách nhiệm 1.3- Chuyển giao văn đến: Tất văn quan làm gửi tới đối tượng liên quan phải thực nguyên tắc chuyển giao, kịp thời, xác đối tượng Văn có loại: loại gửi nội Uỷ ban nhân dân xã loại gửi cho quan cấp trên, quan có liên quan Nếu chuyển giao nội khơng cần làm bì, cịn chuyển giao qua bưu điện phải có bì riêng * Mẫu bì: UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN Ấp Xà Mách, xã Lai Uyên, huyện Bến Cát, tỉnh Bình Dương Điện thoại: 0650 3562804 – Fax: 0650 3551209 Kính gửi:………………… ……… ……………………………………… ……………………………………… Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên có mẫu sổ theo quy định Nhà nước đề Tuy nhiên, thiếu sổ chuyển giao văn nội nên việc thống kê số lượng văn gửi cho ban ngành, đoàn thể năm cịn gặp nhiều khó khăn Mỗi văn quan làm để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý giữ gốc để lưu Bản lưu dùng để làm pháp lý phục vụ cho việc tra tìm cần thiết Các văn lưu văn gốc xếp theo số, ký hiệu Văn lưu Uỷ ban nhân dân xã cán Văn thư – Lưu trữ xếp gọn gàng khoa học nên thuận lợi cho việc tra tìm văn Văn lưu Uỷ ban nhân dân xã xếp theo tên loại văn bản: tập văn tương ứng với tên loại cụ thể Văn có số nhỏ, ban hành sớm xếp trước Văn có số lớn, ngày ban hành muộn xếp sau Tại văn phịng Uỷ ban nhân dân xã, tập lưu hình thành vào cuối năm, cán Văn thư – Lưu trữ đưa văn lưu vào tờ bìa hồ sơ, đánh số tờ, viết mục lục viết bìa tập lưu Tập lưu văn cán Văn thư – Lưu trữ xếp theo trật tự định sau đưa vào cặp, hộp xếp lên giá kho lưu trữ 1.4- Công tác quản lý văn đi: Văn tất văn bản, giấy tờ quan làm để quản lý công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan gửi đến đối tượng có liên quan Trình tự quản lý văn văn thư văn phòng UBND xã tuân thủ theo quy định Chính phủ, tỉnh, huyện Quy chế UBND xã hướng dẫn cụ thể chi tiết nghiệp vụ quản lý văn Công văn số 425/VTLTNN-NVTW Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ngày 18/7/2005 Quy trình quản lý văn gồm bước sau: - Kiểm tra thể thức; - Trình ký văn bản; - Ghi số, ngày tháng văn bản; - Đóng dấu văn bản; - Chuyển phát văn theo dõi việc chuyển phát văn - Sắp xếp bảo quản sử dụng văn lưu Nhìn trình nghiệp vụ tổ chức quản lý văn Ủy ban nhân dân xã Lai Uyên cán Văn thư – Lưu trữ thực cách chặt chẽ, nghiêm túc theo quy định nhà nước đề Tuy nhiên, cịn số thiếu sót nhỏ thể thức văn tin thiếu sót nhanh chóng khắc phục để công tác quản lý văn tốt hơn, hiệu * Mẫu sổ đăng ký văn Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên: • Bìa sổ: ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: …… Từ ngày … đến ngày .… Từ số … đến số … Quyển số: …… • Phần đăng ký văn đi: Số, ký Ngày Tên loại trích hiệu tháng yếu nội dung văn văn văn (1) (2) (3) Người ký (4) Nơi nhận văn (5) Đơn vị, người nhận lưu (6) Số lượng (7) Ghi (8) Công tác quản lý sử dụng dấu: Việc quản lý sử dụng dấu quan thực theo Nghị định số 58/2001/NĐ–CP ngày 29/9/200 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu Uỷ ban nhân dân xã xã Lai Uyên cán Văn thư – Lưu trữ quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt, có tủ bảo quản riêng Đảm bảo cho việc dấu đóng khơng bị đóng tràn lan, tránh tình trạng văn không thẩm quyền Các loại dấu: dấu quan Uỷ ban nhân dân xã, dấu tên, dấu chức danh, dấu công văn đến… Công tác chỉnh lý tài liệu: Chỉnh lý khoa học tài liệu biện pháp kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ công tác Lưu trữ như: Lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung tài liệu để nhằm tổ chức khoa học, tài liệu phông, loại tài liệu hết giá trị , bảo quản tài liệu quan trọng Tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên công tác chỉnh lý khoa học tài liệu quan tâm, Uỷ ban nhân dân xã Lai Un xã có phơng lưu trữ riêng Hiện nay, khối tài liệu Lưu trữ quan, cịn số tình trạng bó gói, lộn xộn Cơ quan lập hồ sơ đơn vị bảo quản cho số tài liệu, có bảng thời hạn bảo quản quy định Cục Văn thư –Lưu trữ Đây tình trạng chung phổ biến tất quan, khơng riêng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên Để công tác chỉnh lý quan nói chung Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên nói riêng tổ chức quy định quan quản lý Lưu trữ cấp cần có sách cụ thể quan tâm nhằm khuyến khích quan làm tốt cơng tác Đặc biệt việc đầu tư kinh phí Công tác giao nộp tài liệu: Công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ quan công tác mà sau năm làm việc ban ngành, đồn thể phải lập hồ sơ cơng việc làm xong, để đưa vào Lưu trữ Lưu trữ quan, tạo nguồn nộp lưu cho Lưu trữ lịch sử sau năm sau Đây hình thức thu thập tài liệu Lưu trữ, nhằm Lưu trữ tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài Đây công việc thường xuyên mà cán văn phịng làm giải cơng việc quản lý Việc lập hồ sơ hành Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên nhìn chung quy trình Cục Văn thư Lưu trữ Tuy nhiên, số ban ngành chưa lập hồ sơ, tài liệu cịn lộn xộn, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu để nộp lưu trữ Việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan thực vào cuối năm Phần ba MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN Công tác Văn thư công việc thiếu hoạt động quan Nội dung công tác Văn thư gồm nhiều công việc liên quan đến nhiều người, nhiều phận Nhìn chung cơng tác Văn thư Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên vào nề nếp có thành tích tốt Do cán Văn thư – Lưu trữ phải kiêm nhiệm nhiều công việc nên việc tập trung cho cơng tác Văn thư cịn gặp nhiều hạn chế Là sinh viên vừa học vừa làm nên thời gian thực tập gặp nhiều thuận lợi, với giúp đỡ bác, cô, chú, anh chị quan đặc biệt anh Sang người trực tiếp hướng dẫn, bảo thời gian tiếp cận thực tế để hiểu sâu công tác Văn thư Giữa việc học lý thuyết trường áp dụng vào thực tế để sau không cịn bỡ ngỡ bước vào cơng việc với học hỏi tuần thực tập quan nỗ lực thân, đạt kết I/ MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN Công tác Văn thư công việc thường xuyên liên tục Đây công việc đào tạo theo chuyên ngành nên thân tơi cố gắng hồn thành tốt nghiệp vụ Đồng thời mạnh dạn đưa ý kiến thân để góp ý với quan cho công tác Văn thư đạt kết cao Qua tuần thực tập làm việc Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên, thân thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực tế cần thiết thực tế với học cịn nhiều khác nên đợt thực tập rèn luyện, học hỏi rút kinh nghiệm cho thiếu sót q trình học tập hiểu rõ nghiệp vụ thực tế Cơng tác Văn thư Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên đạt nhiều thành tích tốt, bên cạnh cịn nhiều điểm yếu cần khắc phục để cơng tác văn thư quan đạt kết tốt Nhận xét: Qua khảo sát thực tế, kết hợp vận dụng lý thuyết học tơi có số nhận xét cơng tác Văn thư Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên sau: - Công tác soạn thảo văn Uỷ ban nhân dân xã thực tương đối tốt, văn ban hành quy trình, thủ tục ban hành văn Các văn có đầy đủ yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin văn bảo đảm an tồn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc - Tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên công tác quản lý văn tổ chức tốt quy định Nhà nước, công tác quản lý văn tổ chức tốt tất khâu đánh máy, in văn bản, trình ký, cơng tác đóng dấu Việc đăng ký văn Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên cán Văn thư – Lưu trữ đăng ký sổ đăng ký văn - Tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên tất văn đến tập trung vào đầu mối thống cán Văn thư – Lưu trữ, tất khâu quản lý văn đến tiếp nhận, bóc bì văn đến, giải theo dõi, giải văn thực tương đối tốt theo quy định Nhà nước + Nhìn chung cơng tác đăng ký văn đến sổ Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên tiến hành tốt theo quy định Nhà nước Các văn đến đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm sau - Công tác quản lý sử dụng dấu tiến hành tốt, dấu cán Văn thư – Lưu trữ bảo quản chặt chẽ, cẩn thận, lau chùi đặt vào ngăn tủ sau sử dụng xong Dấu đóng lên văn có đầy đủ thơng tin chữ ký hợp lệ Dấu đóng lên phần ba chữ ký bên trái Kiến nghị: Qua khảo sát thực tế nhận thấy để làm tốt công tác Văn th Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên cần làm tốt số công việc sau: - Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã cần quan tâm sát đến công tác Văn thư – Lưu trữ quan Tổ chức đưa cán tập huấn cấp trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chun mơn cho cán Văn thư – Lưu trữ - Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã cần đôn đốc, kiểm tra thường xuyên ban, ngành lập hồ sơ công việc giải xong đưa vào Lưu trữ, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ - Kho lưu trữ xã cần trang bị thiết bị bảo quản tài liệu như: cặp, hộp, giá đựng tài liệu, quạt thơng gió, bình PCCC biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu xử lý kịp thời tình xẩy với tài liệu - Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác Văn thư – lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời , bí mật đại đáp ứng nhu cầu đoi hỏi ngày cao III/ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CƠ QUAN Cuộc sống học hỏi, hiểu biết khám phá không ngừng nên thân cố gắng mang nhiều kiến thức trang bị trường để bước vào thực tế, phục vụ cho công việc thân góp số ý kiến để cơng tác Văn thư quan hoàn thiện Bên cạnh đổi mà quan đạt Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên cịn việc cần thay đổi Tơi xin đưa số ý kiến thân qua đợt thực tập rút kinh nghiệm cho thân góp thêm chút ý kiến vào quan - Kính mong quan thời gian tới đầu tư mua sắm trang thiết bị phù hợp tủ đựng tài liệu máy tính phục vụ cho cơng tác Văn thư - Và giá để đặt loại dấu quan loại dấu chức danh, dấu tên để thuận tiện việc đóng dấu nhằm tránh nhầm lẫn lúc phải đóng loại dấu - Cần sử dụng sổ chuyển giao văn đi, văn đến nội để tránh tình trạng khơng có ký nhận văn văn bị thất lạc nhằm gây khó khăn việc tìm kiếm chịu trách nhiệm với văn thất lạc - Do cán Văn thư – Lưu trữ phải kiêm nhiệm nhiều việc khác nên công tác Văn thư cịn gặp nhiều khó khăn Vì vậy, cần có phân cơng cho cán cơng việc cụ thể chức để gánh bớt phần việc cán Văn thư – Lưu trữ Phần bốn KẾT LUẬN Thực tập tốt nghiệp khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường Tất trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp Có thể nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực tiễn Bộ Giáo dục Đào tạo Thực phương châm trên, trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam tổ chức đợt thực tập tuần cho học sinh ngành Quản trị Văn phòng, Ngoại thương, Kế toán doanh nghiệp… Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên, thực đợt thực tập với chuyên ngành Quản trị Văn phòng Tuy thời gian thực tập khơng nhiều thực có ý nghĩa thân tơi, giúp tơi trưởng thành nhiều Đó hội cho tơi bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn cụ thể hố phần lý thuyết học Có thể nói đợt thực tập giúp hiểu sâu chuyên nghành mình, từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước quan Cơng tác Văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Nhà nước nói chung Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên nói riêng Qua tuần thực tập (từ ngày 23/5 đến ngày 23/7/2011) Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên, khoảng thời gian không dài đủ để vào thực tế để tìm hiểu sâu hơn, hiểu rõ chuyên ngành chọn Qua thời gian thực tập Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên, quan tâm, giúp đỡ, bảo tận tình cán văn phịng với nhiệt tình cơng việc Tơi học hỏi nhiều điều, vào thực tế tìm hiểu sâu chuyên ngành đặc biệt chuyên đề mà chọn Tất khâu công tác Văn thư cán Văn thư – Lưu trữ văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên làm tốt từ việc quản lý văn – đến việc quản lý sử dụng dấu thực theo nghiệp vụ cán Văn thư – Lưu trữ trang bị đầy đủ kiến thức kinh nghiệm làm việc lâu năm Qua trình thực tập giúp tơi trưởng thành nhiều, vận dụng kiến thức học áp dụng vào thực tế khơng phải khó khơng đơn giản, cần nhanh nhạy, khéo léo biết lựa chọn thứ cho phù hợp với cơng việc Trong q trình thực tập, khơng tránh tránh khỏi sai sót, tơi có gặp phải sai sót q trình làm việc cán quan tâm, bảo tận tình để tơi biết lỗi mắc phải để sửa sai Đó thử thách đầu tiên, va chạm công việc bước vào thực tế Và tin rằng, lần mắc lỗi làm cho thân trưởng thành hơn, vững bước tự tin công việc./ ... trang thiết bị văn phòng 28 II/ THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ LAI UYÊN 28 Những nét chung nghiệp vụ công tác Văn thư Văn phòng UBND xã Lai Uyên ... 02 công chức Văn phòng – Thống kê 01 cán Văn thư – Lưu trữ Phần hai TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN I/ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN THƯ Chức năng, nhiệm vụ Văn thư: Văn. .. 18/9/2009 UBND tỉnh Bình Dương ban hành quy định công tác Văn thư địa bàn tỉnh, Quyết định số 03/2009/QĐ -UBND ngày 03/8/2009 UBND huyện Bến Cát ban hành quy chế công tác Văn thư Lưu trữ huyện Bến Cát,