II/ THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ LAI UYÊN
2. Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ–CP ngày 29/9/200 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của Uỷ ban nhân dân xã xã Lai Uyên được cán bộ Văn thư – Lưu trữ quản lý chặt chẽ, nghiêm ngặt, có tủ bảo quản riêng. Đảm bảo cho việc con dấu đóng không bị đóng tràn lan, tránh được tình trạng văn bản không đúng thẩm quyền.
Các loại dấu: dấu cơ quan Uỷ ban nhân dân xã, dấu tên, dấu chức danh, dấu công văn đến…. 3. Công tác chỉnh lý tài liệu:
Chỉnh lý khoa học tài liệu là biện pháp kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ của công tác Lưu trữ như: Lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung tài liệu... để nhằm tổ chức khoa học, tài liệu của một phông, loại ra những tài liệu hết giá trị , bảo quản những tài liệu quan trọng.
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: ……....
Từ ngày ..….... đến ngày ...…...
Từ số ...…... đến số ...…....
Tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên công tác chỉnh lý khoa học tài liệu cũng được quan tâm, Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên xã đã có phông lưu trữ riêng.
Hiện nay, khối tài liệu được Lưu trữ tại cơ quan, còn một số đang ở trong tình trạng bó gói, lộn xộn. Cơ quan chỉ lập hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản cho một số tài liệu, và cũng có bảng thời hạn bảo quản như quy định của Cục Văn thư –Lưu trữ . Đây là tình trạng chung phổ biến ở tất cả các cơ quan, không riêng gì Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên. Để công tác chỉnh lý ở các cơ quan nói chung và ở Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên nói riêng được tổ chức đúng quy định thì các cơ quan quản lý Lưu trữ cấp trên cần có chính sách cụ thể và quan tâm hơn nữa nhằm khuyến khích các cơ quan làm tốt công tác này. Đặc biệt là việc đầu tư kinh phí.
4. Công tác giao nộp tài liệu:
Công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là công tác mà sau mỗi năm làm việc các ban ngành, đoàn thể phải lập hồ sơ công việc mình đã làm xong, để đưa vào Lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, tạo nguồn nộp lưu cho Lưu trữ lịch sử sau 5 năm sau. Đây là hình thức thu thập tài liệu Lưu trữ, nhằm Lưu trữ những tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài.
Đây cũng là công việc thường xuyên mà cán bộ văn phòng nào cũng làm khi giải quyết công việc do mình quản lý. Việc lập hồ sơ hiện hành tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên nhìn chung là đúng quy trình của Cục Văn thư Lưu trữ. Tuy nhiên, một số ban ngành còn chưa lập hồ sơ, các tài liệu còn lộn xộn, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu để nộp lưu trữ.
Việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện vào cuối năm.
Phần ba
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN
Công tác Văn thư là công việc không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan. Nội dung công tác Văn thư gồm rất nhiều công việc và liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận.
Nhìn chung công tác Văn thư ở Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên đã đi vào nề nếp và có những thành tích tốt. Do cán bộ Văn thư – Lưu trữ phải kiêm nhiệm nhiều công việc nên việc tập trung cho công tác Văn thư vẫn còn gặp nhiều hạn chế.
Là một sinh viên vừa học vừa làm nên thời gian thực tập của tôi cũng gặp rất nhiều thuận lợi, với sự giúp đỡ của các bác, các cô, chú, anh chị ở cơ quan và đặc biệt là anh Sang người trực
tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tôi trong thời gian tiếp cận thực tế để tôi hiểu sâu hơn về công tác Văn thư.
Giữa việc học lý thuyết ở trường và khi áp dụng vào thực tế để sau này sẽ không còn bỡ ngỡ khi bước vào công việc và cùng với sự học hỏi trong 8 tuần thực tập tại cơ quan và nỗ lực của bản thân, tôi cũng đã đạt được những kết quả.
I/ MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VỀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ LAI UYÊN
Công tác Văn thư là công việc thường xuyên và liên tục. Đây là công việc được đào tạo theo chuyên ngành nên bản thân tôi đã rất cố gắng hoàn thành tốt nghiệp vụ. Đồng thời cũng mạnh dạn đưa ra các ý kiến của bản thân để góp ý với cơ quan cho công tác Văn thư đạt kết quả cao hơn.
Qua 8 tuần thực tập và làm việc tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên, bản thân tôi thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực tế là hết sức cần thiết và giữa thực tế với những gì đã được học còn rất nhiều khác nhau nên đợt thực tập chính là sự rèn luyện, học hỏi và rút kinh nghiệm cho sự thiếu sót trong quá trình học tập và hiểu rõ về nghiệp vụ của mình trong thực tế.
Công tác Văn thư tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên đã đạt được nhiều thành tích tốt, bên cạnh đó vẫn còn nhiều điểm yếu kém cần khắc phục để công tác văn thư tại cơ quan đạt được những kết quả tốt hơn nữa.
1. Nhận xét:
Qua khảo sát thực tế, kết hợp vận dụng lý thuyết đã học tôi có một số nhận xét về công tác Văn thư tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên như sau:
- Công tác soạn thảo văn bản tại Uỷ ban nhân dân xã được thực hiện tương đối tốt, các văn bản ban hành đúng quy trình, thủ tục ban hành một văn bản. Các văn bản có đầy đủ các yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin trong văn bản được bảo đảm an toàn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải quyết công việc.
- Tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên công tác quản lý văn bản đi được tổ chức rất tốt đúng quy định của Nhà nước, công tác quản lý văn bản được tổ chức tốt ở tất cả các khâu đánh máy, in văn bản, trình ký, công tác đóng dấu. Việc đăng ký văn bản đi của Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên được cán bộ Văn thư – Lưu trữ đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đi.
- Tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên tất cả các văn bản đến đều được tập trung vào một đầu mối thống nhất đó là cán bộ Văn thư – Lưu trữ, tất cả các khâu của quản lý văn bản đến như tiếp nhận, bóc bì văn bản đến, giải quyết theo dõi, giải quyết văn bản đều được thực hiện tương đối tốt theo đúng quy định của Nhà nước.
+ Nhìn chung công tác đăng ký văn bản đến bằng sổ của Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên được tiến hành khá tốt theo đúng quy định của Nhà nước. Các văn bản đến đều được đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm về sau.
- Công tác quản lý sử dụng con dấu được tiến hành rất tốt, dấu được cán bộ Văn thư – Lưu trữ bảo quản chặt chẽ, cẩn thận, được lau chùi sạch sẽ và được đặt vào ngăn tủ sau khi đã sử dụng xong. Dấu chỉ được đóng lên những văn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ. Dấu đóng lên một phần ba chữ ký về bên trái.
2. Kiến nghị:
Qua khảo sát thực tế tôi nhận thấy để làm tốt công tác Văn th ở Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên cần làm tốt một số công việc sau:
- Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã cần quan tâm sát sao hơn nữa đến công tác Văn thư – Lưu trữ cơ quan. Tổ chức đưa cán bộ đi tập huấn ở cấp trên chú trọng đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán bộ Văn thư – Lưu trữ.
- Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã cần đôn đốc, kiểm tra thường xuyên các ban, ngành lập hồ sơ khi công việc được giải quyết xong đưa vào Lưu trữ, tạo điều kiện làm tốt công tác Lưu trữ.
- Kho lưu trữ xã cần được trang bị các thiết bị bảo quản tài liệu như: cặp, hộp, giá đựng tài liệu, quạt thông gió, bình PCCC và các biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu và xử lý kịp thời mọi tình huống xẩy ra với tài liệu.
- Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác Văn thư – lưu trữ nhiều hơn để công tác này được tiến hành nhanh chóng, chính xác, kịp thời , bí mật và hiện đại đáp ứng được nhu cầu đoi hỏi ngày càng cao.
III/ MỘT SỐ KIẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CƠ QUAN
Cuộc sống là những học hỏi, hiểu biết và khám phá không ngừng nên bản thân tôi cũng đã và đang cố gắng mang nhiều kiến thức được trang bị ở trường để bước vào thực tế, phục vụ cho công việc của bản thân và góp một số ý kiến để công tác Văn thư của cơ quan được hoàn thiện hơn.
Bên cạnh những đổi mới mà cơ quan đã đạt được thì Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên cũng còn những việc đang và cần thay đổi. Tôi cũng xin đưa ra một số ý kiến của bản thân mình qua đợt thực tập đã rút ra những kinh nghiệm cho bản thân mình và góp thêm chút ý kiến vào cơ quan.
- Kính mong cơ quan mình trong thời gian tới đầu tư mua sắm trang thiết bị phù hợp như tủ đựng tài liệu và máy tính phục vụ cho công tác Văn thư.
- Và một giá để đặt các loại con dấu cơ quan cùng các loại dấu chức danh, dấu tên để thuận tiện hơn trong việc đóng dấu nhằm tránh sự nhầm lẫn khi một lúc phải đóng mấy loại con dấu
- Cần sử dụng sổ chuyển giao văn bản đi, văn bản đến trong nội bộ để tránh tình trạng không có sự ký nhận văn bản và văn bản bị thất lạc nhằm gây khó khăn trong việc tìm kiếm và chịu trách nhiệm với văn bản thất lạc.
- Do cán bộ Văn thư – Lưu trữ còn phải kiêm nhiệm nhiều việc khác nữa nên công tác Văn thư còn gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, cần có sự phân công cho các cán bộ những công việc cụ thể và đúng chức năng để gánh bớt phần việc của cán bộ Văn thư – Lưu trữ.
Phần bốn KẾT LUẬN
Thực tập tốt nghiệp là khâu kế tiếp sau quá trình tiếp thu lý thuyết trên lớp ở hầu hết các trường. Tất cả các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp đều tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp.
Có thể nói đây là phương châm đào tạo hiệu quả kết hợp giữa lý thuyết và thực hành, giữa lý luận và thực tiễn của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Thực hiện phương châm trên, trường Trung cấp Kinh tế - Công nghệ Đông Nam đã tổ chức đợt thực tập trong 8 tuần cho học sinh các ngành Quản trị Văn phòng, Ngoại thương, Kế toán doanh nghiệp….
Được sự đồng ý của Nhà trường và sự tiếp nhận của Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên, tôi đã thực hiện đợt thực tập với chuyên ngành Quản trị Văn phòng. Tuy thời gian thực tập không nhiều nhưng nó thực sự có ý nghĩa đối với bản thân tôi, nó đã giúp tôi trưởng thành hơn rất nhiều. Đó là cơ hội cho tôi và các bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn và cụ thể hoá phần lý thuyết đã học. Có thể nói đợt thực tập đã
giúp tôi hiểu sâu hơn về chuyên nghành của mình, từ đó thấy được tầm quan trọng trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước ở các cơ quan.
Công tác Văn thư chính là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan cơ Nhà nước nói chung và Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên nói riêng.
Qua 8 tuần thực tập (từ ngày 23/5 đến ngày 23/7/2011) tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên, đó là khoảng thời gian không dài nhưng cũng đủ để tôi được đi vào thực tế để tìm hiểu sâu hơn, hiểu rõ hơn về chuyên ngành mình đã chọn.
Qua thời gian thực tập tại Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên, tôi đã được sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các cán bộ tại văn phòng cùng với sự nhiệt tình của công việc. Tôi đã học hỏi được rất nhiều điều, được đi vào thực tế tìm hiểu sâu hơn về chuyên ngành của mình và đặc biệt là chuyên đề mà tôi đã chọn.
Tất cả các khâu trong công tác Văn thư đều được cán bộ Văn thư – Lưu trữ tại văn phòng Uỷ ban nhân dân xã Lai Uyên làm tốt từ việc quản lý văn bản đi – đến cho tới việc quản lý và sử dụng con dấu đều được thực hiện theo đúng nghiệp vụ do cán bộ Văn thư – Lưu trữ được trang bị đầy đủ kiến thức và kinh nghiệm làm việc lâu năm.
Qua quá trình thực tập đã giúp tôi trưởng thành hơn rất nhiều, vận dụng những kiến thức đã học áp dụng vào thực tế không phải là khó nhưng nó cũng không đơn giản, nó cần sự nhanh nhạy, khéo léo biết lựa chọn những thứ sao cho phù hợp với công việc của mình.
Trong quá trình thực tập, không tránh tránh khỏi những sai sót, tôi cũng đã có gặp phải những sai sót trong quá trình làm việc nhưng tôi đã được các cán bộ quan tâm, chỉ bảo tận tình để tôi biết được nhưng lỗi mình đã mắc phải để sửa sai. Đó cũng chính là những thử thách đầu tiên, những va chạm công việc khi bước vào thực tế.
Và tôi tin rằng, mỗi một lần mắc lỗi sẽ làm cho bản thân mình trưởng thành hơn, vững bước hơn và tự tin hơn trong công việc./.