Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại văn phòng HĐNDUBND huyện hiệp hòa, tỉnh bắc giang

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Khái niệm, nguyên tắc, ý nghĩa công tác quản lý văn 3 1.1.1 Khái niệm 1.1.2 Nguyên tắc quản lý văn 1.1.3 Ý nghĩa công tác quản lý 1.2 Công tác quản lý văn đến 1.2.1 Khái niệm văn đến 4 1.2.2 Quy trình quản lý văn đến 1.2.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 1.2.2.2 Trình, chuyển giao văn đến 1.2.2.3 Giải quyết, theo dõi đôn đốc giải văn đến 1.3 Công tác quản lý văn 9 1.3.1 Khái niệm 1.3.2 Quy trình quản lý văn 1.3.2.1 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn 1.3.2.2 Đăng ký văn 10 1.3.2.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 13 1.3.2.5 Lưu văn 18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN HIỆP HÒA 19 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa 19 2.1.1 Chức 19 2.1.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng huyện Hiệp Hoà 19 2.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 20 2.2 Cơ sở pháp lý quản lý văn 24 2.3 Thực trạng quản lý văn đến 25 2.3.1 Tiếp nhận văn xử lý lý sơ 26 2.3.1.1 Tiếp nhận văn 26 2.3.1.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu đến 26 2.3.1.3 Đăng kí văn đến 26 2.3.2 Trình văn đến 27 2.3.3 Duyệt văn 27 2.3.4 Sao văn chuyển giao văn đến 27 2.3.5 Giải 27 2.3.6 Đôn đốc giải văn đến 28 2.4 Thực trạng quản lý văn 29 2.4.1 Soản thảo văn 30 2.4.2 Lãnh đạo quan chuyên môn duyệt văn 30 2.4.3 Chuyên viên Văn phòng thẩm định 30 2.4.4 Lãnh đạo văn phòng thẩm định 30 30 2.4.5 Ký duyệt văn 2.4.6 Làm thủ tục phát hành 31 2.4.6.1 Kiểm tra thể thức, vào sổ, ghi số, ngày tháng 31 2.4.6.2 Sao văn bản: 31 2.4.6.3 Đóng dấu: 32 2.4.6.4 Chuyển giao văn bản: 32 2.4.6.5 Sắp xếp, bảo quản, phục vụ, nghiên cứu sử dụng lưu: 32 2.5 Đánh giá 33 2.5.1 Ưu điểm 33 2.5.2 Hạn chế 33 CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG CNTT VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN HIỆP HÒA, TỈNH BẮC GIANG 35 3.1 Giới thiệu phần mềm Net.office 35 3.2 Chương trình quản lý văn đến 36 36 3.2.1 Xử lý văn đến phận văn thư 3.2.1.1 Đăng nhập hệ thống36 3.2.1.2 Vào sổ văn đến 37 3.2.1.3 Chức chép văn 41 3.2.1.4 Nhập giống văn trước 41 3.2.1.5 Toàn văn đến 41 3.2.1.6 Gửi văn đến qua E-Mail 42 3.2.1.7 Văn gửi qua E mail 43 3.2.1.8 Tìm kiếm văn đến 44 3.2.1.9 In sổ văn đến 44 3.2.2 Chánh văn phòng xử lý văn đến 45 3.2.2.1 Phân phối văn 45 3.2.2.2 Theo dõi xử lý 47 3.3 Chương trình quản lý văn 48 48 3.3.1 Xử lý văn phận văn thư 3.3.1.1 Đăng nhập hệ thống48 3.3.1.2 Vào sổ văn phát hành (sổ đi) 49 3.3.1.3 chức chép Văn 51 3.3.1.4 Văn chờ ban hành 52 3.3.1.5 Phát hành văn 53 3.3.1.6 Tìm kiếm văn đi55 3.3.1.7 In sổ văn 55 56 3.3.2 Phần dành cho lãnh đạo 3.3.2.1 Duyệt dự thảo cho chuyên viên 56 3.3.2.2 Duyệt thông qua phiếu trình (chức dành cho lãnh đạo VP) 61 3.3.2.3 Ký duyệt phiếu trình (chức dành cho người ký duyệt) 63 KẾT LUẬN 66 LIỆU THAM KHẢO68 DANH MỤC BẢNG VÀ HÌNH Hình 1.1 Mẫu dấu đến Hình 1.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến Bảng 1.3 Mẫu sổ đăng ký bên văn đến6 Hình 1.4 Mẫu bìa sổ đăng ký văn 10 Bảng 1.5 Mẫu đăng ký bên sổ quản lý văn 11 Hình 1.6 Mẫu bì gửi văn 13 Bảng 1.7 Mẫu sổ chuyển giao văn 14 Bảng 1.8 Mẫu sổ chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác 15 Bảng 1.9 Mẫu sổ gửi văn bưu điện 15 Hình 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hoà…18 Bảng 2.2 Lưu đồ quản lý văn đến 22 Bảng 2.3 Lưu đồ quản lý văn 25 Hình 3.1 Đăng nhập vào hệ thống 31 Hình 3.2 Màn hình làm việc 31 Hình 3.3 Văn đến gửi qua hệ thống thư điện tử 32 Hình 3.4 Chuyển thành văn đến 32 Hình 3.5 Vào sổ văn đến từ hệ thống thư điện tử 33 Hình 3.6 Văn sau đăng ký 33 Hình 3.7 Vào sổ văn đến công văn giấy 34 Hình 3.8 Chức chép văn 35 Hình 3.9 Chức nhập giống văn trước 35 Hình 3.10 Chức toàn văn đến 36 Hình 3.11 Gửi văn đến qua e-mail 36 Hình 3.12 Đơn vị, người nhận văn đến 37 Hình 3.14 Văn gửi qua E mail 37 Hình 3.15 Hình thức tìm kiếm văn 38 Hình 3.16 Các hình thức xuất sổ 38 Hình 3.17 Lọc chức xuất sổ 39 Hình 3.18 Màn hình dành cho lãnh đạo 39 Hình 3.19 Phân phối văn 40 Hình 3.20 Văn sau phân phối 40 Hình 3.21 Theo dõi tình trạng xử lý văn 41 Hình 3.22 Chi tiết theo dõi xử lý văn 41 Hình 3.23 Đăng nhập vào hệ thống 42 Hình 3.24 Chức vào sổ 42 Hình 3.25 Chức thêm 43 Hình 3.26 Nhập thông tin văn 43 Hình 3.27 Lưu văn 43 Hình 3.28 Chức chép văn 44 Hình 3.29 Chức nhập giống văn trước 44 Hình 3.30 Văn chờ phát hành 45 Hình 3.31 Lưu văn chờ phát hành 45 Hình 3.32 Chọn văn phát hành 46 Hình 3.33 Chọn quan gửi văn 46 Hình 3.34 Theo dõi văn gửi qua Email Hình 3.35 Hình thức tìm kiếm văn Hình 3.36 Các hình thức xuất sổ 48 Hình 3.37 Lọc chức xuất sổ Hình 3.38 Văn chờ duyệt 49 Hình 3.39 Chọn văn chờ duyệt Hình 3.40 Thông tin văn dự thảo Hình 3.41 Lãnh đạo xem trình dự thảo Hình 3.42 Ký duyệt văn 51 Hình 3.43 Chuyển Văn thư phát hành Hình 3.44 Yêu cầu soạn thảo lại 52 Hình 3.45 Phiếu trình chờ thông qua Hình 3.46 Chọn phiếu cần duyệt 53 Hình 3.47 Cho ý kiến góp ý 53 Hình 3.48 Phiếu trình chờ ký duyệt Hình 3.49 Chọn phiếu trình ký duyệt Hình 3.50 Cho ý kiến ký duyệt 55 Hình 3.51 Chọn duyệt trả lại 55 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 47 47 48 49 50 50 51 52 54 54 STT Chữ viết tắt Nguyên văn HĐND&UBND Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân TT HĐND Thường trực HĐND TT UBND Thường trực UBND HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân VTLT Văn thư lưu trữ CNTT Công nghệ thông tin CVP Chánh Văn phòng PVP Phó Văn phòng 10 TTHC Thủ tục hành Ghi LỜI CẢM ƠN Sau hai năm học tập nghiên cứu chuyên ngành Quản trị Văn phòng trường Đại học Công nghệ Thông tin truyền thông với quan tâm, nhiệt tình thầy cô thân có kiến thức quý báu, hành trang để vững tin công việc chuyên môn Trong ngày tháng cuối khóa học, nhận phân công Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế hướng dẫn giáo viên hướng dẫn Thạc sỹ Đinh Thị Nguyên thực khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Nâng cao hiệu công tác quản lý văn Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang” Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới trường Đại học Công nghệ Thông tin truyền thông, thầy cô khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa tạo điều kiện cho tham gia khóa học nghiên cứu khóa luận đây; Lời cám ơn đặc biệt xin gửi tới giáo viên Thạc sỹ Đinh Thị Nguyên, người trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tận tình trình thực khóa luận Cuối xin kính chúc quý thầy, cô dồi sức khỏe thành công nghiệp cao quý Kính chúc đồng chí lãnh đạo đồng chí cán Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang sức khỏe may mắn thành công công việc./ Tôi xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN THỰC HIỆN Nguyễn Thị Mùi LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài khóa luận riêng Các số liệu, kết nêu đề tài trung thực chưa công bố khóa luận khác Tôi cam đoan nội dung khóa luận không chép nội dung từ khóa luận khác sản phẩm khóa luận thân nghiên cứu xây dựng Tôi xin cam đoan giúp đỡ cho việc thực khóa luận tốt nghiệp cảm ơn thông tin trích dẫn báo cáo rõ nguồn gốc NGƯỜI VIẾT CAM ĐOAN Nguyễn Thị Mùi LỜI MỞ ĐẦU Nếu văn phương tiện giao tiếp phổ biến thiếu hoạt đông xã hội đại hoạt động quan nhà nước, văn chiếm giữ vai trò quan trọng Văn phương tiện truyền tải thông tin, định quản lý; phương tiện kiểm tra, theo dõi họa động máy lãnh đạo, quản lý; công cụ để xây dựng hệ thống pháp luật,nó chứng tỏ tính liên tục quan nhà nước hoạt đông quản lý nhà nước Để văn quan nhà nước thực vai trò quan trọng nêu trên, công tác xây dựng, ban hành, chuyển giao, xử lý, sử dụng văn cần tổ chức khoa học Nói cách khác, quan, đơn vị máy nhà nước, để khai thác triệt để tính văn trình hoạt động cần quan tâm mức đến công tác Văn thư nói chung quản lý văn nói riêng Thực tế, nhiều năm qua Nhà nước xây dựng, ban hành nhiều văn quy định, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ quan, tổ chức Mới có văn quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011 việc Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; Công văn số 55-CV/TCCB Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành ngày 01/3/1991 việc Hướng dẫn thực Quyết định số 24-CT Chủ tịch hội đồng Bộ trưởng; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ban hành ngày 08/02/2010 Chính phủ Công tác văn thư; Công văn số 452/VTLTNN-NVTW ban hành ngày 18/7/2005 Cục Văn thư lưu trữ nhà nước việc Hướng dẫn quản lý văn văn đến… Tuy nhiên, công tác Văn thư quan nhà nước nhiều bất cập đòi hỏi cấp thiết đặt phải nghiên cứu lý luận thực tiễn, xây dựng hệ thống giải pháp hoàn thiện công tác văn thư quan, tổ chức Trong thời đại CNTT việc quản lý văn cách khoa học, hiệu vấn đề nhức nhối quan, tổ chức Một quan điều hành tốt công việc chứng tỏ điều thông tin họ nắm bắt nhanh nhạy có phương pháp làm việc hiệu quả, muốn làm điều đóng góp CNTT thực quan trọng Từ lý trên, đồng thời nhân viên văn phòng trực tiếp tham gia vào trình quản lý văn văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa nên lựa chọn đề tài “ Nâng cao hiệu quản lý văn Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang” Mục đích chọn đề tài nhằm nâng cao nhận thức thân chuyên ngành quản trị Văn phòng, tìm hiểu sâu về vai trò CTNN hoạt động quản lý hành Nhà nước, đặc biệt việc ứng dụng CNTT hoạt động quản lý văn quan công tác để thấy hiệu việc sử dụng CNTT, thuận lợi khó khăn trình triển khai ứng dụng phền mềm Net.office nói chung công tác quản lý văn nói riêng Từ đó, mạnh dạn đề xuất phương pháp góp phần cải thiện phương pháp làm việc, đẩy mạnh tin học hóa công tác văn phòng Đề tài sử dụng phương pháp luận: phương pháp tổng hợp kiến thức chuyên môn, phương pháp so sánh lý luận thực tiễn, đưa văn quản lý để đối chiếu với thực tế, phân tích hệ thống phần mềm nghiên cứu thực tế: khảo sát, sử dụng chương trình, tác nghiệp cụ thể Đối tượng nghiên cứu: Phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp Net.office Việc nghiên cứu đề tài việc gắn lý thuyết học vào thực tiễn hoạt động quản lý văn văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa giúp cho sinh viên có hội trải nghiệm kiến thức thực tế, có so sánh, đánh giá kết nghiên cứu lý luận thực tiễn công việc, đồng thời nâng cao trình độ chuyên môn cho thân, tiếp cận gần với CNTT để nhanh chóng nắm bắt ứng dụng CNTT triển khai áp dụng quan Đề tài lần giúp thân hệ thống hóa, rà soát lại chức hệ điều hành quản lý văn Net.offcie, sử dụng triệt để tính hệ thống Bao cáo thực tập bao gồm nội dung sau: Chương 1: Tổng quan quản lý văn Chương 2: Khảo sát thực trạng quản lý văn HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang Văn phòng Chương 3: Ứng dụng phần mềm Net Office quản lý văn Kết luận CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Khái niệm, nguyên tắc, ý nghĩa công tác quản lý văn 1.1.1 Khái niệm Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho quan/doanh nghiệp thủ trưởng quan/lãnh đạo doanh nghiệp nắm thành phần, nội dung tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải văn bản, sử dụng bảo quản văn hoạt động hàng ngày quan Tổ chức quản lý văn thực công việc quản lý công văn giấy tờ đảm bảo an toàn tra tìm cách nhanh chóng 1.1.2 Nguyên tắc quản lý văn Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, phải quản lý tập trung, thống văn thư quan, tổ chức (sau gọi tắt văn thư) Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn cần hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn riêng 1.1.3 Ý nghĩa công tác quản lý Làm tốt công tác quản lý văn - đến góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác … hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Giữ gìn tài liệu thông tin quan để làm sở chứng minh cho hoạt động quan hợp pháp hay không hợp pháp Giữ gìn bí mật nhà nước bí mật quan 1.2 Công tác quản lý văn đến 1.2.1 Khái niệm văn đến Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể fax, văn chuyển qua mạng văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức 1.2.2 Quy trình quản lý văn đến 1.2.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến Tiếp nhận: 10 Hình 3.24 Chức vào sổ  B3: Nhấp chuột vào “Thêm mới” phím tắt: F7 Hình 3.25 Chức thêm  B4: Chọn sổ văn nhập thông tin văn phát hành: 52 Hình 3.26 Nhập thông tin văn  B5: Ghi lại, phím tắt: F8 Hình 3.27 Lưu văn Như vậy, ta thực bước vào sổ công văn đến, để công văn đến hiển thị file hệ thống cần, đóng dấu quét văn đến để gắn vào hệ thống Một số lưu ý: - Những trường thông tin có dấu (*) màu đỏ trường yêu cầu bắt buộc nhập - Ngày ban hành: Phần mềm tự động điền ngày đến ngày tại, ngày nhập vào sổ văn bản, người nhập sửa đổi thông tin - Số thứ tự theo sổ: Phần mềm tự động tăng số phát hành văn ghi nhận, người nhập văn thay đổi trường hợp văn nhập bị bỏ quãng, không liên tục Sau năm, số đến sổ cần phải có thao thác khởi tạo lại từ số - Người ký: người ký duyệt văn phép ban hành văn - Thông tin đơn vị soạn thảo văn bản, người soạn thảo: nên nhập để phục vụ tìm kiếm sau 3.3.1.3 chức chép Văn +) Chức chép văn bản: Hình 3.28 Chức chép văn  Tính năng: chức tương tự chức thêm mới, nhiên toàn thông tin văn trước giữ lại, ngoại trừ thông tin số văn tự động tăng thêm đơn vị Chức thường sử dụng văn 53 có tính chất tương tự  Thao tác: Nhấp chuột vào biểu tượng “Sao chép” công cụ +) Chức nhập giống văn trước: Hình 3.29 Chức nhập giống văn trước  Tính năng: chức tương tự chức chép văn bản, toàn thông tin văn trước giữ lại, ngoại trừ thông tin số văn tự động tăng thêm đơn vị Chức thường sử dụng văn có tính chất tương tự  Thao tác: Nhấp chuột vào biểu tượng “Sao chép” công cụ 3.3.1.4 Văn chờ ban hành Chức cho phép văn thư vào sổ văn dự thảo lãnh đạo duyệt phần mềm Thao tác vào sổ sau: Vào Văn đi/VB chờ ban hành Sau nhấn chuột vào mã DT tên người soạn thảo, tên người ký… để mở chi tiết văn Hình 3.30 Văn chờ phát hành Ấn nút Hiệu chỉnh để vào sổ, sau Ghi lại 54 Hình 3.31 Lưu văn chờ phát hành 3.3.1.5 Phát hành văn Bước : chọn văn phát hành nhấn nút phát hành Hình 3.32 chọn văn phát hành 55 Bước 2: Tích vào quan, cá nhân nhận văn nhấnGửi văn Hình 3.33 Chọn quan gửi văn Lưu ý: Với văn gửi qua email tương ứng theo dõi nhật ký gửi nhận cách theo dõi mục “Văn gửi qua email” Tích vào văn cần xem nhât ký để biết thông tin gửi văn Hình 3.34 Theo dõi văn gửi qua Email 3.3.1.6 Tìm kiếm văn Chọn tab chức năng: “Văn đi”/ Chọn menu chức năng: “Tra cứu văn 56 bản”/ Chọn hình thức tìm kiếm Hình 3.35 Hình thức tìm kiếm văn 3.3.1.7 In sổ văn Vào mục “Văn đi” => “Báo cáo, in sổ”./ chọn hình thức xuất sổ, thường sử dụng “ Sổ chuẩn Cục văn thư” Hình 3.36 Các hình thức xuất sổ Sử dụng chức lọc bên chức chọn xuất sổ./Nhấn nút “Chấp nhận” để xuất liệu 57 Hình 3.37 Lọc chức xuất sổ 3.3.2 Phần dành cho lãnh đạo 3.3.2.1.Duyệt dự thảo cho chuyên viên Để duyệt dự thảo chuyên viên gửi, lãnh đạo thực theo bước sau: Bước 1:ChọnXử lý công việc/…Văn chờ ký duyệt 58 Hình 3.38 Văn chờ duyệt Bước 2: Tại danh sách Văn dự thảo (ký duyệt), chỏ chuột vào tên Người soạn thảo để duyệt văn cho chuyên viên Hình 3.39 Chọn văn chờ duyệt Thông tin dự thảo chuyên viên hiển thị 59 Hình 3.40 Thông tin văn dự thảo Bước 3: Chỏ chuột vào tệp VB ban hành để mở xem nội dung văn Bước 4: Lãnh đạo xem trình tạo dự thảo chuyên viên duyệt lãnh đạo phòng phầnThông tin dự thảo Hình 3.41 Lãnh đạo xem trình dự thảo Với trường hợp đồng ý duyệt thực bước Bước 5: Nhấn nút Ký duyệt giao diện văn dự thảo Đồng thời nhấn nút Chuyển văn thư CQ Chuyển VT phòng để chuyển văn tới tài khoản văn thư phát hành văn 60 Hình 3.42 Ký duyệt văn Hình 3.43 Chuyển Văn thư phát hành Với trường hợp không đồng ý bỏ qua bước thực bước 6: Bước 6: Nhấn nút Yêu cầu soạn thảo lại Thông báo chuyển tới tài khoản chuyên viên tạo văn lãnh đạo phòng Hình 3.44 Yêu cầu soạn thảo lại 3.3.2.2 Duyệt thông qua phiếu trình (chức dành cho lãnh đạo VP) Sau chuyên viên tạo phiếu trình trình cho lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo Văn phòng nhận thông báo phần “Xử lý công việc” Bước 1: Sau đăng nhập chọn chức năngXử lý công việc/ Phiếu trình chờ thông qua Hình 3.45 Phiếu trình chờ thông qua Bước 2: Tại phần Danh sách phiếu trình chờ thông qua chọn vào phiếu trình cần duyệt thông qua 61 Hình 3.46 Chọn phiếu cần duyệt Bước 3: Lãnh đạo mở tệp dự thảo đính kèm để xem nội dung chi tiết Bước 4: Tích chọn “Cho ý kiến” để nhập ý kiến góp ý cho phiếu trình, Chọn nút “Thông qua” để đồng ý thông qua, chọn “Trả lại” để từ chối thông qua trả lại cho chuyên viên soạn thảo lại Thông tin lưu lại: Hình 3.47 Cho ý kiến góp ý 3.3.2.3 Ký duyệt phiếu trình (chức dành cho người ký duyệt) Bước 1: Chọn chức Xử lý công việc/ …Phiếu trình chờ ký duyệt Hình 3.48 Phiếu trình chờ ký duyệt Bước 2: Tại phần Danh sách phiếu trình chờ ký duyệt chọn vào phiếu trình cần ký duyệt Hình 3.49 Chọn phiếu trình ký duyệt 62 Bước 3: Lãnh đạo mở tệp dự thảo đính kèm để xem nội dung chi tiết Bước 4: Nhập ý kiến vào ô “Cho ý kiến”, Chọn nút “Duyệt” để đồng ý ký duyệt, chọn “Trả lại” để từ chối trả lại cho chuyên viên soạn thảo lại Hình 3.50 Cho ý kiến ký duyệt Hình 3.51 Chọn duyệt trả lại KẾT LUẬN Qua nghiên cứu thực tiễn việc ứng dụng phần mềm Net.office vào quản lý văn HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang thấy rằng, 63 ứng dụng CNTT công tác hành Văn phòng có ý nghĩa quan trọng Việc sử dụng CNTT đại hóa hoạt động thông tin trình tổ chức, hoạt động quan Các phần mềm ứng dụng công tác điều hành, tác nghiệp bước cải tiến, nâng cao chất lượng công việc, từ đáp ứng ngày đầy đủ yêu cầu hoạt đồn quản lý quan Phần mềm quản lý văn bàn công cụ hỗ trợ công tác điều hành quản lý không giúp cho người giải phóng sức lao động mà góp phần làm cho hành ngày đại Đề tài phản ánh tính ưu việt phần mềm Net Office, giúp cho lãnh đạo, chuyên viên đơn vị nắm bắt, trao đổi thông tin nhanh chóng, kịp thời, nâng cao suất công việc Trong quản lý văn , cán văn thư dễ dàng kiểm soát văn nhờ tính tra tìm nhanh chóng, việc theo dõi,hồi báo đôn đốc trở nên thuận tiện Hơn phần mềm quy trình hóa nghiệp vụ công tác văn thư, chuẩn hóa bước mà làm cho quy trình quản lý văn trở nên chặt chẽ Thông qua nghiên cứu đề tài Văn phòng HĐND&UBND nhận thấy rằng, phần mềm ứng dụng mạnh mẽ, bước đại hóa văn phòng từ việc ứng dụng triển khai sử dụng hòm thư công vụ, phần mềm điều hành tác nghiệp sử dụng phương tiện quản lý văn phổ thông, trình áp dụng triệt để CNTT vào công tác hành quy trình giải công việc tiêu chuẩn hóa theo tiêu chuẩn, đáng ý việc chứng thực số, sử dụng chữ ký số tiến hành để thuận tiện công tác quản lý, đảm bảo văn ban hành an toàn xác Là cán văn phòng, trực tiếp sử dụng phần mềm Net Office trình tác nghiệp tính chưa khai thác triệt để, việc nghiên cứu quản lý văn đến phần mềm lần giúp cá nhân hiểu chi tiết quản lý văn tìm hiểu thêm tính thú vị mà trình tác nghiệp chưa sử dụng đến Trong trình thực đề tài gặp khó khăn việc tìm hiểu tài liệu giới thiệu phần mềm thời gian hạn hẹp công việc thân báo cáo chưa thực đạt kết mong muốn, mong nhận đóng góp xây dựng thầy cô để báo cáo hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn 64 LIỆU THAM KHẢO [1] Quốc hội 13 (2015) 77/2015/QH13 Luật tổ chức Chính quyền địa phương [2] Thùy Linh, Việt Trinh (2013) Giáo trình hướng dẫn Xây dựng quy chế công tác VTLT quan, tổ chức; Quy định chi tiết thi hành Luật Lưu trữ 2013, Nhà xuất Lao động [3] Quý Long, Kim Thư (2012), Luật Lưu trữ, Hướng dẫn nghiệp vụ công tác VTLT – Hành Văn phòng; Nhà xuất lao động [4] Chính phủ (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư [5] Cục VTLT Nhà nước (2005), Công văn 425/VTLTNN-NVTW Hướng dẫn quản lý văn đến [6] Bộ Nội vụ (2012), Thông tư 07/2012/TT-BNV việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan [7] UBND tỉnh Bắc Giang (2013), Quyết định 446/QĐ-UBND ban hành 65 quy định công tác quản lý công tác VTLT địa bàn tỉnh Bắc Giang [8] Trung tâm Tin học – Công báo (2014) Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý điều hành tác nghiệp Net.office [9] UBND huyện Hiệp Hòa (2010), Quyết định số 791/QĐ-UBND ban hành Quy đinh chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức máy Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa [10] Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa (2014), Quyết định số 07/QĐ-VP ban hành Quy chế hoạt động công tác VTLT Văn phòng HĐND&UBND huyện 66 ... trình quản lý văn văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa nên lựa chọn đề tài “ Nâng cao hiệu quản lý văn Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang Mục đích chọn đề tài nhằm nâng cao nhận... CNTT VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG HĐND&UBND HUYỆN HIỆP HÒA, TỈNH BẮC GIANG 35 3.1 Giới thiệu phần mềm Net.office 35 3.2 Chương trình quản lý văn đến 36 36 3.2.1 Xử lý văn đến phận văn thư... Nguyên thực khóa luận tốt nghiệp với đề tài Nâng cao hiệu công tác quản lý văn Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa, tỉnh Bắc Giang Để hoàn thành khóa luận tốt nghiệp xin gửi lời cảm ơn chân