Công tác quản lý văn bản tại trường mầm non hạnh phúc, phường linh trung, TP thủ đức năm học 2021 2022

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA LỚP BỒI DƯỠNG CÁN BỘ QUẢN LÝ MẦM NON - PHỔ THÔNG K26 CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG MẦM NON HẠNH PHÚC, PHƯỜNG LINH TRUNG, THÀNH PHỐ THỦ ĐỨC NĂM HỌC 2021-2022 Họ tên học viên: Chề Thị Dung Đơn vị công tác: Trường Mầm Non Hạnh Phúc, Phường Linh Trung, TP Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh TP Thủ Đức, tháng 10 năm 2021 MỤC LỤC Nội dung Lí chọn chủ đề tiểu luận Trang 1.1 Lí pháp lí 2-3 1.2 Lí lí luận 3-4 1.3 Lí thực tiễn 4-5 Phân tích tình hình thực tế quản lý văn hành nhà nước trường mầm non Hạnh Phúc 2.1 Giới thiệu khái quát trường Mầm non Hạnh Phúc 5-7 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn Trường mầm non Hạnh Phúc, Phường Linh Trung, TP Thủ Đức 7-10 2.3 Những điểm mạnh, điểm yếu, thời thách thức công tác quản lý văn trường mầm non Hạnh Phúc 10-12 2.4 Kinh nghiệm thực tế thân công tác quản lý văn trường mầm non Hạnh Phúc 12-14 Kế hoạch hành động 15-19 Kết luận kiến nghị 20 4.1 Kết luận 20 4.2 Kiến nghị 20-21 Tài liệu tham khảo 22 1 LÝ DO CHỌN CHỦ ĐỀ TIỂU LUẬN Trong công tác quản lý văn đơn vị hoạt động cần thiết quan trọng, đặc biệt người quản lý, việc quản lý văn phải chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, xử lý khâu lưu trữ văn Vì nội dung cơng việc hàng ngày mang tính chất thường xuyên, giúp nhà quản lý năm bắt thông tin từ cấp xuống, lên, tổ chức, địa phương từ nhà quản lý có đầy đủ thông tin nhiều chiều giúp cho việc định quản lý, tổ chức điều hành xử lý công việc hanh chóng, xác, kịp thời đảm bảo hiệu lực, hiệu hoạt động quản lý Thông qua buổi học bồi dưỡng chuyên đề “Quản lý thực thi hệ thống văn quản lý nhà nước giáo dục đào tạo”, thân lĩnh hội kiến thức bổ ích mà lâu thân chưa nắm rõ hình dung phải làm này, mà kia, phải làm viết theo mẫu quy định này, dùng theo mẫu câu này, viết kí hiệu sao…thì thắc mắc, khó khăn thân khơng biết phải làm xử lý đúng, chưa hướng dẫn, tiếp cận mà tự mày mị tìm hiểu dựa có sẵn, nên dẫn đến thiếu sót, chưa hình thức, thể thức trình bày….thì tháo gỡ cách trơn tru, nhẹ nhàng ý nghĩa cho thân Để vận dụng kiến thức bồi dường lớp cán quản lý giáo dục việc nâng cao nhận thức trách nhiệm người đứng đầu đơn vị trường học vai trò quan trọng công tác quản lý văn đơn vị, đưa công tác quản lý văn vào quy trình thường xuyên bảo đảm quy định pháp luật, đồng thời đề số nhiệm vụ cần thực năm học 2021 -2022 nhằm khắc phục tồn tại, hạn chế, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu công tác quản lý văn nhà trường nên mạnh dạn chọn đề tài “Công tác quản lý văn trường Mầm Non Hạnh Phúc, Phường Linh Trung, TP Thủ Đức năm học 2021 -2022” làm tiểu luận cuối khóa Với việc chọn đề tài tiểu luận để thực hành bước đầu triển khai phần kiến thức trang bị vào thực tiễn hoạt động quan đơn vị đề tài thực dựa sở cụ thể sau: 1.1 Lý pháp lý Trong công tác quản lý văn nhà trường phải dựa vào văn hướng dẫn sau; Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư, quy định công tác văn thư quản lý nhà nước công tác văn thư Công tác văn thư quy định Nghị định bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa mật công tác văn thư Luật số 01/2011/QH 13 Quốc Hội Luật lưu trữ quy định hoạt động lưu trữ; quyền nghĩa vụ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ Thông tư số 04/2013/TT-BNV Bộ nội vụ ngày 16 tháng năm 2013 việc hướng dẫn xây dựng qui chế văn thư lưu trữ quan, tổ chức 1.2 Lý lý luận Văn bản: hiểu theo nghĩa sau: Theo nghĩa chung nhất: văn sản phẩm, phương tiện hoạt động giao tiếp dùng để ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký tự) định (Nguyễn Văn Thâm - Soạn thảo xử lý VBQLNN, NXBCTQG, 2006, tr32) Theo nghĩa hẹp: thông tin thành văn truyền đạt ngôn ngữ ký hiệu dạng hồ sơ, giấy tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày thể thức, kỹ thuật theo quy định (Vương Thị Kim Thanh, 2012 Kỹ thuật soạn thảo văn Lần thứ 4, Hồ Chí Minh: NXB Thống kê) Văn quản lí nhà nước giáo dục đào tạo: Là phận cấu thành hệ thống văn quản lí nhà nước, chứa đựng thơng tin quản lý liên quan đến hoạt động giáo dục đào tạo quan quản lý nhà nước giáo dục, đào tạo ban hành Việc xây dựng, ban hành thực thi hệ thống văn quản lí nhà nước giáo dục đào tạo thực thống sở luật định Văn điện tử: Là văn dạng thông điệp liệu, theo thể thức định dạng quan nhà nước có thẩm quyền quy định, tạo lập số hóa từ văn giấy trình bày thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định Thực tốt công tác tổ chức quản lý văn nhà trường có ý nghĩa sau : Bảo đảm việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý điều hành nhà trường Là phương tiện giúp nhà trường thực nhiệm vụ giáo dục đào tạo theo quan điểm, đường lối, chủ trương, sách Đảng pháp luật nhà nước Giải công việc nhà trường nhanh chóng, xác, có hiệu quả, góp phần việc giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước bảo vệ trị nội Giữ gìn văn giấy tờ nhà trường đầy đủ để nộp vào lưu trữ quan phục vục cho công tác quản lý nhà trường cung cấp thông tin số liệu cho công tác quản lý nhà nước ngành giáo dục, địa phương Góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động nhà trường tránh phiền hà cho phụ huynh khách đến liên hệ công việc 1.3 Lý thực tiễn Tất hoạt động trường Mầm non Hạnh Phúc dựa sở pháp lý nhà nước, ngành, địa phương Về chuyên môn nhà trường thực theo đạo hướng dẫn trực tiếp Phòng giáo dục đào tạo Thành phố Thủ Đức Về hành nhà trường chịu quản lý hành UBND Thành phố Thủ Đức Do vậy, để thực tốt công tác chuyên môn công tác quản lý nhà trường theo nguyên tắc quản lý ngành, lãnh thổ công tác quản lý nội văn quản lý hành kênh thơng tin thống mang tính chất pháp lý hoạt động quản lý nhà trường Việc nâng cao hiệu chất lượng công tác quản lý văn nhà trường nhằm giúp cho nhà quản lý thực thi văn quan cấp trên, giải tác nghiệp cụ thể hoạt động quản lí thơng tin, báo cáo, phản ánh tình hình lên cấp trên, đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra cấp dưới, trao đổi giao dịch, liên hệ công việc thuộc nội quan, đơn vị Từ tình hình thực tiễn nhà trường, trước năm 2017việc ghi nhận văn đến sổ ghi chép cịn thủ cơng, áp dụng cơng nghệ thơng tin cịn chậm nên sở lưu trữ văn đến chưa cập nhật kịp thời đầu tư mức Tình trạng văn cịn copy văn năm cũ đưa vào năm chưa có chỉnh sửa, cập nhật theo văn nên thường sai quy cách văn còn, nội dung văn không rõ ràng Tư tưởng giải xong công việc hồn thành trách nhiệm mình, khơng cần phải lập hồ sơ, quản lý văn bản, tài liệu hình thành cịn tồn số cá nhân Họ không nghĩ tài liệu hơm có giá trị cho lần sau nào; dùng để tham khảo, làm tư liệu cho lần tiếp theo, nên họ chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ, giữ gìn, lưu trữ tài liệu Do văn cịn nằm rải rác tổ, nhóm chun mơn; chưa bàn giao cho người không lưu giữ đầy đủ cần tra cứu khơng có nhiều thời gian tìm kiếm Đặc biệt vấn đề quản lý văn cán quản lý chưa kiểm tra thường xuyên sâu sát trọng từ đầu, cán quản lý ln tin tưởng vào đội ngũ chủ động làm tốt công tác Với vai trò người Cán quản lý thân nhận thấy tầm quan trọng công tác quản lý văn việc thực công tác quản lý nhà trường nội dung quan trọng nên chọn nội dung “Công tác quản lý văn trường Mầm Non Hạnh Phúc, Phường Linh Trung, TP Thủ Đức năm học 2021 -2022” làm đề tài tiểu luận cuối khóa với mong muốn ứng dụng hết kiến thức mà học chuyên đề Modul vào công tác quản lý văn đơn vị đạt hiệu cách cao PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRONG TRƯỜNG MẦM NON HẠNH PHÚC 2.1 Giới thiệu khái quát trường Mầm non Hạnh Phúc, phường Linh Trung, Thành phố Thủ Đức Về lịch sử hình thành phát triển Trường Mầm non Hạnh Phúc trường ngồi cơng lập, thành lập theo định số 706 ngày 15 tháng năm 2003 Ủy ban nhân dân quận Thủ Đức cấp phép hoạt động giáo dục theo Quyết định số 204/QĐ-PGDĐT ngày 28 tháng 12 năm 2016 Phòng Giáo dục Đào tạo quận Thủ Đức Trong suốt trình xây dựng phát triển, tập thể sư phạm nhà trường ln có nhiều đóng góp tích cực vào nghiệp giáo dục địa phương Năm học 20142015 trường công nhận danh hiệu “Tập thể lao động xuất sắc”; đạt kiểm định chất lượng giáo dục mức độ 1; từ năm 2015 đến 2019 trường đạt danh hiệu “Tập thể lao động tiên tiến”, năm 2019-2020 trường đạt danh hiệu “Tập thể lao động xuất sắc” Tổ chức Cơng đồn thành lập từ năm 2004 Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh thành lập từ năm 2008 đạt danh hiệu “Vững mạnh xuất sắc”; Chi độc lập trường thành lập vào tháng năm 2013, đạt danh hiệu Chi hoàn thành tốt nhiệm vụ năm 2019, 2020, 2021 năm học 2020 – 2021 trường đạt kiểm định chất lượng giáo dục mức độ Về cấu tổ chức: Trường có sở:  Cơ sở I: 232 Linh Trung, khu phố 1, phường Linh Trung, quận Thủ Đức  Cơ sở II: 240 Linh Trung, khu phố 1, phường Linh Trung quận Thủ Đức Nhà trường thực công tác quản lý chuyên môn theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo, thực việc quản lý tài chính, tài sản theo quy định Nhà nước, trọng công tác bảo đảm an ninh trật tự, an toàn tuyệt đối chăm sóc sức khoẻ cho trẻ cho cán bộ, giáo viên, nhân viên, tổ chức tốt hoạt động lễ hội, văn nghệ, vui chơi phù hợp với điều kiện địa phương Các tổ chuyên môn tổ văn phòng nhà trường thực tốt nhiệm vụ theo quy định Điều lệ trường mầm non Trong trình phát triển, nhà trường bước xây dựng thực quản lý theo quy trình, biểu mẫu, quy định rõ trách nhiệm quyền hạn chức danh nhà trường Trường có đồn thể như: Chi bộ, Cơng địan, Chi địan niên, Chi hội Phụ nữ, Hội Khuyến Học, Hội Chữ Thập Đỏ, có Ban đại diện Cha mẹ học sinh Về nhân : Trường có 58 người Cán quản lý 03 người; giáo viên: 29 người, 26 nhân viên: 01 phụ trách quản lý sở 2, 01 kế toán kiêm văn thư, 01 y tế kiêm thủ quỹ, 10 nhân viên chăm sóc ni dưỡng, 05 nhân viên cấp dưỡng, 02 nhân viên phụ bếp, 04 nhân viên bảo vệ, 02 nhân viên phục vụ Đảng viên: 08 (chính thức 07, dự bị: 01); Về chất lượng trình độ chun mơn: Trường có 58 người bao gồm: + Cán quản lý: 03 người, trình độ đại học sư phạm + Giáo viên: người có trình đại học sư phạm; 21 người có trình độ có trình cao đẳng sư phạm; 01 người có trình độ trung học sư phạm + Nhân viên: 26 người: trình độ chuẩn : 02 người, đạt chuẩn 21, chưa đạt chuẩn 03 (01 phụ trách quản lý sở 2, 01 kế toán kiêm văn thư, 01 y tế kiêm thủ quỹ, 10 nhân viên chăm sóc ni dưỡng, 05 nhân viên cấp dưỡng, 02 nhân viên phụ bếp, 04 nhân viên bảo vệ, 02 nhân viên phục vụ) Về sở vất chất: Trường có tổng diện tích đất xây dựng: 2.556m2, diện tích sân chơi sở là: Gồm sân chơi trời 540 m2 01 sảnh 120 m2; mảng tường thiết kế đơn giản, xanh cắt tỉa đẹp, tạo bóng mát sân trường; Có khu vực chơi cát, chơi nước, đồ chơi vận động, dành cho khối mẫu giáo đảm bảo an toàn phù hợp Tại cở 2: Sân chơi ngồi trời có diện tích 480 m2 thiết kế phù hợp, có xanh, hoa chăm sóc thường xun Ngồi ra, nhà trường có khu vực vườn cổ tích tạo điều kiện cho trẻ khám phá thiên nhiên Sân chơi lót thảm cỏ, bố trí phù hợp lứa tuổi, thuận tiện cho giáo viên bao quát để đảm bảo an toàn cho trẻ tham gia hoạt động trời Trường có nhiều xanh tạo nhiều bóng mát cho sân trường khu vực trẻ hoạt động, vui chơi Trong năm học 2020 – 2021 nhà trường có 14 phịng học bố trí 14 nhóm, lớp theo độ tuổi: 02 nhóm 19-24 tháng 02 nhóm 25-36 tháng 10 lớp mẫu giáo, 01 phòng đọc sách, 01 sảnh giáo dục thể chất lớp học có hiên chơi thuận tiện cho giáo viên tổ chức cho trẻ hoạt động vui chơi Và có 01 hội trường dùng tiếp khách sử dụng họp có 01 phịng hành quản trị; 01 phịng hiệu trưởng; 02 phịng phó hiệu trưởng; 01 phịng y tế; 01 phòng bảo vệ; 01 nhà vệ sinh cho cán bộ; 02 khu vệ sinh cho giáo viên, nhân viên, có 01 khu để xe riêng cho cán bộ, giáo viên, nhân viên bố trí hợp lý, đảm bảo an toàn, thuận tiện cho đội ngũ để xe, 01 bếp ăn xây dựng kiên cố tổ chức theo quy trình hoạt động bếp chiều trang bị đầy đủ đồ dùng trang thiết bị theo quy định, đảm bảo phòng chống cháy nổ, đảm bảo yêu cầu vệ sinh, an toàn thực phẩm, 01 kho thực phẩm phân chia thành khu vực để loại thực phẩm riêng biệt, đảm bảo quy định vệ sinh an tồn thực phẩm Tất phịng học phòng chức năng, phòng quản lý…được trang bị đầy đủ máy tính, thiết bị dạy học danh mục, danh mục đồ chơi tự làm theo quy định Các máy tính kết nối mạng Internet, mạng nội bộ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, tổ chức hoạt động giáo dục giáo viên công tác giáo dục trẻ, giúp trẻ hứng thú, tham gia tích cực hoạt động lớp, trường Về chức năng, nhiệm vụ: Trường đảm nhận chăm sóc trẻ từ 19 đến 72 tháng, trường ln thực tốt cơng tác chăm sóc nuôi dưỡng giáo dục cháu theo quy chế ngành, năm học 2020 - 2021, trường có 14 lớp với số trẻ 354 cháu, tất cháu học bán trú nên thuận tiện việc quản lý, chăm sóc giáo dục cháu trường 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn Trường mầm non Hạnh Phúc, Phường Linh Trung, TP Thủ Đức Về công tác quản lý văn hành chính: Tính trung bình năm trường tiếp nhận khoảng 290 văn đến, ban hành 215 văn văn nội cụ thể năm 2020 - 2021 nhà trường tiếp nhận 289 văn đến quan chủ quản, văn địa phương, đoàn thể 193 văn nhà trường ban hành chủ yếu văn hành thơng thường Như tổng số lượng văn ban hành tiếp nhận gần 500 văn năm, để thực tốt công tác quản lý nhà trường hoạt động chun mơn địi hỏi người cán quản lý nhà trường phải thường xuyên bám sát theo đạo hướng dẫn ngành, quản lý địa phương mà kênh phổ biển hiệu thông qua việc trao đổi, triển khai, tổ chức thực văn quản lý quan quản lý nhà nước, văn quản lý nhà trường thực công việc Việc thực công tác quản lý văn Trường mầm non Hạnh Phúc thời gian qua tiến hành sau: 2.2.1 Đối với công tác soạn thảo văn Đối với văn điều hành hoạt động quản lý chung nhà trường: Hiệu trưởng trực tiếp soạn thảo văn ký ban hành Đối với văn thuộc công tác chuyên môn: Căn quy định, hướng dẫn chuyên môn, đạo Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng phụ trách soạn thảo trình Hiệu trưởng ký ban hành trực tiếp ký thay Hiệu trưởng theo nhiệm vụ lĩnh vực phân công phụ trách Công tác soạn văn Văn thư Thủ quỹ kiêm nhiệm nên thực chậm, lúng túng chưa xác định vấn đề định viết rõ ràng, chưa hiểu rõ ý cán quản lý viết thông báo, kế hoạch nên cịn phải viết viết lại nhiều lần việc soạn thảo văn đôi lúc ban giám hiệu làm thay 2.2.2 Đối với công tác quản lý văn a Về quản lý văn Văn vào sổ đăng kí văn theo quy định, sở liệu văn đôi lúc chưa lưu kịp thời máy vi tính.Sau lãnh đạo đơn vị ký văn bản, người trực tiếp soạn thảo văn chuyển toàn hồ sơ công việc cho văn thư Nhưng văn thư thường kẹp file chung với giấy tờ khác nơi làm việc mình, sau xử lý cơng việc chun mơn xong xử lý văn vào đầu chiều cuối chiều, nên thường thiếu bước kiểm tra lần cuối thể thức, hình thức văn bản; phát sai sót, chưa kịp thời thơng báo cho người soạn thảo xem xét, giải Vì cần tìm lại văn gặp nhiều khó khăn chí khơng có Trong giai đoạn phịng chống dịch covid-19 có văn cấp gửi xuống vào cuối ngày đường link, email văn thư chưa kịp thời cập nhật nên việc chuyển thông tin đến cán quản lý để xử lý báo cáo chậm thời gian quy định Tuy nhiên việc phát hành văn văn thư thực tốt kịp thời Cụ thể văn quan ban hành phải chuyển tới phận văn thư làm thủ tục phát hành ngày việc phận văn thư chịu trách nhiệm phát hành văn quan tổ chức quan đến địa nhận thời gian quy định b Về quản lý văn đến Trong thời đại 4.0 việc ứng dụng công nghệ thông tin quan tổ chức sử dụng nhiều như: Cổng thông tin điện tử, trang Web, tin nhắn Zalo, Email, Fax, Scan, Bưu điện ….để gửi văn bản, biểu mẫu, đường link, báo cáo, thông báo, thông báo khẩn, công văn hỏa tốc… Hằng ngày văn thư check mail, truy cập cổng thông tin điện tử để tải văn về, in gửi cho lãnh đạo đơn vị, nhận văn đến văn thư ghi vào sổ công văn đến phân loại văn đến kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người có thẩm quyền xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải quyết, động thái văn thư thực tốt Tuy nhiên, sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để bổ sung vào sổ đăng kí văn đến, sổ đăng ký đơn, thư vào trường hợp tương ứng sở liệu văn đến Nhưng văn thư bổ sung cập nhật số văn vào hồ sơ lưu trữ máy tính chưa kịp thời, có vài văn thiếu ngày đến, số mấy, số kí hiệu hồ sơ… Một số văn chưa kịp in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đến, ký nhận đóng sổ để quản lý bổ sung chưa kịp thời, đến cần thực tìm lại nhiều thời gian dẫn đến hiệu công tác chưa cao Trường hợp lãnh đạo nhận văn đến xử lý văn xong lại quên không đưa lại cho văn thư cập nhật vào sổ, đến đưa lại cho văn thư ngày tháng cập nhật lại bị đảo lộn nên văn thư lại phải sửa sổ văn đến….mất nhiều thời gian 2.2.3 Công tác quản lý dấu Hiệu trưởng đạo văn thư quản lý sử dụng dấu an toàn, chặt chẽ quy định theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, ngày 01 tháng năm 2016 quản lý sử dụng dấu thay nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 58/2001/NĐ-CP trước Con dấu nhà trường nhân viên văn thư giữ đóng dấu quan nhà trường, nhân viên văn thư thực quy định như: - Bảo quản an toàn, sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức trụ sở quan, tổ chức - Chỉ giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức cho người khác phép văn người có thẩm quyền Việc bàn giao dấu, thiết bị lưu khóa bí mật quan, tổ chức phải lập biên - Văn thư trực tiếp đóng dấu vào văn nhà trường; - Chỉ đóng dấu vào văn có chữ ký người có thẩm quyền văn quan, tổ chức trực tiếp thực Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an tồn thiết bị lưu khóa bí mật khóa bí mật 2.2.4 Cơng tác lập lưu trữ hồ sơ trường Công tác lưu trữ hồ sơ trường thường tiến hành với ba loại hồ sơ: hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc hồ sơ nhân Đối với hồ sơ cơng việc: thuộc phận phận trực tiếp thực việc lưu trữ khai thác sử dụng - Hồ sơ nguyên tắc: văn đạo, hướng dẫn thực công tác quản lý chuyên môn trường cơng việc thuộc phận Phó Hiệu trưởng phụ trách thực việc lưu trữ - Hồ sơ nhân sự: Do Hiệu trưởng trực tiếp lưu trữ Phòng Hiệu trưởng, hồ sơ học sinh lưu trữ tổ văn phịng Cơng tác nộp hồ sơ cịn phải thực giấy gây khó khăn cơng tác chuyển hồ sơ đi, có lúc phải nhiều lần ngày làm cho việc tập trung chuyên môn chưa cao Hiện việc lưu trữ hồ sơ trường xếp khoa học, hồ sơ phận phận tự xếp, nhiên phận lấy tài liệu để tham khảo cho công việc mình, sau tham khảo xong lại giao cho người khác để vào kho lưu trữ không vị trí lúc đầu nên dẫn đến việc thất lạc Và Hiệu trưởng giao việc chưa cụ thể chịu trách nhiệm loại hồ sơ, có lên kế hoạch kiểm tra định kỳ 02 lần/năm thực tế thường kiểm tra vào cuối năm học 2.3 Những điểm mạnh, điểm yếu, thời thách thức công tác quản lý văn trường mầm non Hạnh Phúc 2.3.1 Điểm mạnh Cán quản lý nắm quy định, quy trình thực cơng tác quản lý văn Đầu năm học Hiệu trưởng đạo phận chuyên môn, nghiệp vụ quan tâm thực tốt công tác soạn thảo, quản lý, lưu trữ khai thác văn Bố trí phương tiện cần thiết phục vụ cho công tác quản lý văn như: máy vi tính, sổ tiếp nhận, chuyển giao, phát hành văn bản; kệ, tủ lưu hồ sơ tài liệu Hệ thống mạng internet phủ rộng khắp trường tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi, xử lý thông tin nhà trường 10 Các phận bước quan tâm đến công tác soạn thảo, lưu trữ văn bản, hồ sơ theo công việc chun mơn mình: hồ sơ ngun tắc, hồ sơ quản lý chuyên môn trường, khối (các kế hoạch, biên ) hồ sơ quản lý tài sản, sở vật chất trường khối lớp, hồ sơ bán trú, hồ sơ quản lý nhân sự, hồ sơ quản lý trẻ trường, lớp (sổ điểm danh, sổ khám sức khỏe, sổ theo dõi đánh giá trẻ) có biểu mẫu, tài liệu hướng dẫn chung cho phận tham khảo…đồng thời phận chủ động tham khảo qua mạng internet, cơng thơng tin điện tự phịng giáo dục địa phương 2.3.2 Điểm yếu Hiện trường áp dụng công tác quản lý văn theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư, quy định công tác văn thư quản lý nhà nước cơng tác văn thư Hiệu trưởng có triển khai đến phận thể thức kỷ thuật trình bày văn hành thể thức qui định Nhưng phía giáo viên, nhân viên, bảo vệ họ khơng quan tâm lắm, họ khơng áp dụng thường xun cho cơng việc nên họ biết làm tốt cơng việc Phần lớn việc cán quản lý nhà trường tập trung vào công tác chuyên môn giảng dạy nên đôi lúc chưa tập trung mức cho công tác quản lý văn công tác lưu trữ hồ sơ đa số báo cáo số liệu qua đường link (google form) nên liệu để lưu trữ văn lại khơng có Vì trường ngồi cơng lập nên nhân hàng năm không ổn định, nhân phụ trách công tác văn thư hay thay đổi, nhân viên văn thư chưa bồi dưỡng chuyên môn việc soạn thảo văn trường chưa đảm bảo thể thức kỹ thuật trình bày, nội dung chưa vào trọng tâm nên phải soạn soạn lại nhiều lần Có nhiều văn copy lại năm cũ chưa chỉnh sửa với thể thức văn nên làm phải đánh lại từ đầu Nhân viên văn thư chưa có văn chứng chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, Văn thư Thủ quỷ kiêm nhiệm công việc thủ quỷ nhiều nên công tác văn thư chưa đảm bảo, chỉnh chu nên cịn gặp nhiều khó khăn, lúng túng soạn thảo văn bản, thể thức trình bày văn bản, đăng ký công văn đi, công văn đến, lưu trữ văn Trong quản lý dấu, đóng dấu văn đi… văn thư chưa nắm kỹ thuật đóng dấu, đóng dấu chưa thẩm mỹ bị lem, mờ, dấu, đóng dấu chưa 2/3 chữ kí 11 2.3.3 Cơ hội Cơng tác quản lý văn quan, tổ chức thời gian gần quan tâm đạo thực với hệ thống quy định, hướng đẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Đảng, Cơng đồn, Đồn Thanh niên, văn hành chính; quản lý sử dụng dấu; công tác quản lý vãn bản, lưu trữ hồ sơ ban hành triển khai thực thống tồn hệ thống trị máy nhà nước, cơng tác quản lý hành hoạt động chuyên môn ngành, lĩnh vực Ủy ban nhân dân Thành phố Thủ Đức, Ủy ban nhân dân phường Linh Trung, Phòng Giáo dục Đào tạo Thành Phố Thủ Đức quan tâm đạo yêu cầu triển khai thực công tác quản lý văn việc thực nhiệm vụ chuyên môn công tác quản lý nhà trường 2.3.4 Thách thức Đơn vị trường ngồi cơng lập nên nhân không ổn định, nhân viên văn thư hay có thay đổi Văn thư thời kì nghỉ hậu sản lại trùng với lịch học lớp bồi dưỡng, đào tạo nên không tham gia phải tự mày mị, học hỏi Các thủ tục cơng văn hướng dẫn trường ngồi công lập chưa chi tiết so với trường công lập Trong năm học trường thường đón đồn tra ban ngành đồn thể trường tra theo định kì hàng quý, hàng năm như: Kiểm tra cụm, tra chuyên môn Phịng giáo dục, tra đồn y tế thành phố, nha học đường thành phố…chủ yếu việc kiểm tra hồ sơ sổ sách trường (quyết định thành lập trường, hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động….), bán trú (phiếu thu chi, hóa đơn, xuất nhập hàng, thực đơn, báo cáo thu chi, hợp đồng mua bán thực phẩm ), hồ sơ chuyên mơn cơng tác chăm sóc, giáo dục trẻ năm học (hồ sơ sổ sách tổ chuyên môn, hồ sơ giáo viên, biên kiểm tra, phiếu đánh giá xếp loại giáo viên, phiếu đánh giá trẻ, sổ theo dõi sức khỏe trẻ, sổ điểm danh, sổ thuốc,….các biên triển khai công tác chuyên môn, chuyên đề mà cấp triển khai phận đòi hỏi phải đảm bảo đầy đủ cập nhật thường xuyên, lưu trữ theo quy định 2.4 Kinh nghiệm thực tế thân công tác quản lý văn trường mầm non Hạnh Phúc Khi tham gia học lớp bồi dưỡng Cán quản lý trường Mầm non Phổ thông thầy cô Trường cán quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh giảng 12 dạy, thân lĩnh hội kiến thức công tác quản lý văn (từ soạn thảo văn bản, nhận công đến, công văn đi, cách quản lý, sử dụng dấu cách lưu trữ văn nào…) Những kiến thức học bổ ích thiết thực người cán quản lý trường mầm non, đồng thời thân tham khảo thêm tài liệu có liên quan đến công tác quản lý văn để từ thân áp dụng vào thực tế đơn vị, thân rút học kinh nghiệm sau: 2.4.1 Bài học kinh nghiệm từ thực tế đơn vị từ thực tế công tác quản lý văn Trường mầm non Hạnh Phúc thời gian qua Q trình đạo cơng tác quản lý văn hành trường yêu cầu bắt buộc người quản lý phải có kế hoạch, mục tiêu cụ thể, tránh đạo chung chung đến đâu hay Kế hoạch phải cụ thể hoá giải pháp mục tiêu quản lý việc tổ chức thực văn nhà trường Yêu cầu phận, tổ khối phải có kế hoạch quản lý văn năm học, học kỳ - Lãnh đạo trường đội ngũ sư phạm nhà trường cần nhận thức đầy đủ tầm quan trọng công tác quản lý văn bản, công tác quản lý hoạt động chuyên môn, cần ý thức trọng công tác lưu trữ khai thác hồ sơ, tài liệu công tác quản lý nhà trường, quản lý học sinh, tài chính, nhân - Lãnh đạo nghiên cứu kỹ quy định hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ công tác quản lý văn triển khai đến phận trường vào đầu năm học như: thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, văn đảng, văn cơng đồn; quy trình nội dung cơng việc, hồ sơ tài liệu cần thực công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức - Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền Hiệu trưởng, phó Hiệu trưởng, tổ, khối chun mơn hoạt động quản lý hoạt động chuyên môn trường để thực chứng tránh tình trạng đùn đẩy, chồng chéo cơng việc cho - Ban hành quy chế hoạt động công tác văn thư, lưu trữ nhà trường để làm sở cho việc thực công tác quản lý văn cách bản, khoa học quy trình phù hợp với hoạt động nhà trường - Bổ sung thêm nhân vào vị trí văn thư tổ chức cho tham gia học khóa đào tạo, bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ công tác quản lý văn quản lý nhà trường để tham mưu thực tốt công tác trường 13 2.4.2 Nguyên nhân thành công - Trường đẩy mạnh công tác triển khai quản lý văn đơn vị từ đầu năm học - Phân công rõ trách nhiệm thành viên lãnh đạo trường tạo thuận lợi cho công tác tham mưu xử lý văn - Các phận bước nắm bắt dần vào nề nếp công tác quản lý văn - Lãnh đạo đơn vị trọng đảm bảo hệ thống internet phát rộng khắp toàn trường để cán quản lý phận nhà trường truy cứu học tập chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành đông thời tiếp nhận phản hồi thông tin văn cấp ban nghành cách kịp thời nhanh 2.4.3 Nguyên nhân chưa thành công - Các văn hướng dẫn công tác quan quản lý nhà nước giáo dục chung chung chủ yếu dành cho đơn vị công lập nên đôi lúc chưa phù hợp với đơn vị ngồi cơng lập công tác lưu trữ - Một số phận chủ quan, chưa chủ động thực mà chờ nhắc nhở đơn đốc chịu làm, cịn xem nhẹ việc lưu trữ hồ sơ theo thành phần 14 KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG: Tên công việc Mục tiêu/ kết cần Người/đơn vị thực đạt Thành lập ban đạo, kiểm tra công tác - Có Ban đạo, kiểm tra cơng tác quản lý quản lý văn văn sớm vào ôn định Hiệu trưởng Người/đơn vị phối hợp Thời gian Điều kiện thực (nếu có) (Kinh phí, thời gian…) thực Dự kiến khó khăn, rủi ro; biện pháp khắc phục Phó hiệu Tại hội trường/ Họp thống trưởng, Tổ Kế hoạch năm thành phần sau trưởng Hiệu trưởng ký học 2021-2022 Máy tính, máy định thành lập Ban đạo in, giấy Ban đạo có thê thay đơi nhân trường/ Thay thành viên Ban đạo Thời gian thực 10/09/2021 Xây dựng Làm sở Hiệu trưởng Quy chế Văn pháp lý để Phó trưởng, thư - Lưu trữ thư thực tốt công tác quản lý Cách hiệu Văn phịng, máy Phó hiệu trưởng Xây dựng kế văn in, giấy, máy Tổ trưởng xây hoạch dự thảo chưa tính Từ 13 15/9/2021 kiểm tra, đánh giá công tác văn dựng dự thảo kế cụ thể, nội dung – hoạch quản lý quản chưa rõ ràng thiếu khả thi, khó thực lý văn hiện/ Hiệu trưởng đề định hướng, lại phê duyệt dự đạo, giúp đỡ, Hiệu trưởng xem 15 thư thảo Đưa Tổ họp lấy ý kiến Tổ trưởng tổng hợp ý kiến đóng góp trình Hiệu trưởng Họp thống bổ sung ý kiến đóng góp Hiệu trưởng hoàn chỉnh kế hoạch Họp triển khai kế hoạch công tác quản lý văn đến đội 100% Cán Hiệu trưởng bộ, giáo viên, nhân viên nắm rõ cơng tác Phó hiệu trưởng, tổ trưởng, giáo viên, nhân viên ngũ quản lý văn công tác văn thư Thời gian: toàn thể đội ngũ văn bản, 18/9/2021 nhà trường nắm hoạt động chung trường để 16 Hội trường, Kế - Hiệu trưởng nêu Thiếu hợp tác hoạch hoạt động, mục đích yêu cầu, phận Các văn ý nghĩa việc nhà trường/ đạo câp hồn thiện cơng Hiệu trưởng cần có liên quan đến tác văn thư giải thích rõ vai trị trường học cho cơng tác quản lý Tồn thể đội ngũ nhà trường hiểu, hợp tác Bàn Văn giao quản lý nhận dấu chịu thư trách Hiệu trưởng Nhân viên văn thư Tại phòng hiệu Viết biên bàn - Nhân viên văn trưởng giao dấu cho thư chưa hiểu rõ Ngày 20/9/2021 nhân viên văn thư trách nhiệm, chưa nhiệm quản lý dấu quản lý, ghi rõ trách nhiệm người quản lý dấu, qui định đóng dấu, dám nhận - Hiệu trưởng vào qui định việc quản lý dấu nhân viên văn thư, giải thích cho văn thư nắm rõ, hiểu trách nhiệm động viên, khuyến khích Tập Nắm, biểt huấn cơng cách tác chun thực mơn cho tổ văn phịng Hiệu Phó hiệu Tại phịng văn trưởng trưởng thư Tổ văn phòng Từ 21 25/9/2021 17 đến - Do thời gian, công Hướng dẫn cách hiệu soạn thảo văn việc bản; quản lý văn trưởng nhiều nên có đi, đến; thiết lập hồ sơ; quản lý dấu thể không trực tiếp hướng dẫn, tập huấn qui định/ - Hiệu trưởng xếp lịch hướng dẫn, tập huấn có thời gian cụ thể báo trước bận công tác Trang bị thêm phương tiện cho công tác lưu trữ đặc biệt tủ, kệ đựng hồ sơ Tạo điều kiện cho văn thư làm tốt công tác quản lý văn lưu trữ hồ Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng, kế tốn Kinh phí từ hoạt động chi thường xuyên Tháng 11/2021 Hiệu trường triển khai kế hoạch, kế toán thực chi dựa vào quy chế chi tiêu nội - Do phải mua nhiêu năm kinh phí ít/ Vận động kinh phí từ nhà tài trợ, hội cha mẹ học sinh sơ Kiểm tra đánh giá việc thực quản lý văn Nâng cao Hiệu trưởng chất lượng điều chỉnh kịp thời hoạt động công Ban đạo, kiểm tra công tác quản lý văn tác Có kế hoạch kiểm tra từ đầu năm học (cuốihọc kì I (28/12/2021, - Kiểm tra việc - - Nhân viên văn thư quản lý dấu xếp chưa hợp lý - Kiểm tra sổ đăng theo loại văn ký công văn - cập nhật sổ đến, lưu trữ hồ sơ chưa kịp thời/ Hiệu cuối học kì II Kiểm tra thể thức trưởng nhắc nhở, (25/5/2022) địa trình bày văn bản, hướng dẫn văn thư điểm văn có biên kiểm xếp theo quản lý văn 18 phịng, sổ cơng tra cụ thể, sau loại văn văn đến, công báo cáo lại cho bố trí thời gian hợp văn đi, dấu… Tổng Nhằm phát kết rút kinh huy mặt tốt, nghiệm quản lý khắc phục tồn hạn chế hiệu trưởng lý để cập nhật kịp mức độ hồn thành thời Phó Hiệu Ban đạo Tại trường, họp - Phó Hiệu trưởng trưởng kiểm tra cơng hội đồng sư viết báo cáo tổng tác quản lý phạm kết kiểm tra đánh văn bản, tổ (28/5/2022) giá tồn cơng văn phịng có ý kiến kết sau đánh giá/ tác quản lý văn Hiệu trưởng đề nghị Các báo cáo kết trường từ tổ Phó hiệu trưởng bổ thực chun mơn, tổ sung ý kiến góp khối đến lãnh đạo ý tổ giải trình rõ ràng trường Các tổ trưởng đóng góp bổ sung -Trình bày báo cáo trước hội đồng 19 Báo cáo chưa đầy đủ, rõ ràng, tổ KẾT LUÂN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Kết luận Tóm lại, việc quản lý văn nhà trường địa bàn Thành phố Thủ Đức nói chung Trường Mầm non Hạnh Phúc nói riêng có vai trị vơ quan trọng chiến lược phát triển nhà trường Vì văn quản lý sản phẩm hình thức phổ biến sử dụng hoạt động quản lý nói chung có cơng tác quản lý giáo dục đào tạo Do để nâng cao cơng tác đòi hỏi người Hiệu trưởng phải xây dựng kế hoạch hành động cụ thể chi tiết dựa vào sở pháp lý, quy định hướng dẫn chuyên môn, chuyên ngành quan quản lý ngành, lĩnh vực quan quản lý nhà nước địa phương, quan quản lý nhà nước giáo dục đào tạo, đồng thời tùy thuộc vào điều kiện thực tế nhà trường mà Hiệu trưởng cần đạo thực công tác văn thư, phân công cán phụ trách phối hợp phận có liên quan cách nhịp nhàng thống kiểm tra đánh giá sát với thực tiễn đơn vị Qua nghiên cứu, học tập chuyên đề này, thân thấy cần thiết cấp bách nay, làm tốt cơng tác quản lý văn đảm bảo cung cấp đầy đủ thơng tin góp phần nâng cao chất lượng cơng tác hiệu trưởng, giúp cho hiệu trưởng đạo cơng việc xác, hiệu quả, khơng để chậm trễ, làm việc khoa học qui định, nghị định, thông tư, , văn cấp Bên cạnh cịn phục vụ tốt cho công tác thanh, kiểm tra trường mầm non nhờ có đầy đủ minh chứng thông qua văn lưu trữ xếp cách khoa học theo quy định Mặc dù thời gian qua trường cịn có mặt hạn chế định quản lý văn thân người hiệu trưởng, đưa hướng khắc phục tiếp tục hoàn chỉnh tốt năm học tới 4.2 Kiến nghị: Xuất phát từ thực tiễn giải nêu tiểu luận để thực tốt công tác thời gian tới manh dạn nêu lên mốt số kiến nghị sau: Đối với phòng giáo dục Mở lớp đào tạo, tập huấn bồi dưỡng chuyên môn nghiêp vụ cho phận văn thư ngắn hạn vào tháng hè tránh tháng năm học để tạo điều kiện cho nhân viên văn thư tham gia lớp học đầy đủ không ảnh hưởng đến công việc nhà trường Có văn bản, kế hoạch hướng dẫn công tác quản lý văn cụ thể rõ ràng 20 chi tiết theo khối Mầm non cơng lập khối Mầm non ngồi cơng lập tránh nói chung chung Xây dựng kho lưu trữ tài liệu hướng dẫn văn để trường truy cập, tìm kiếm dễ dàng nhanhg chống Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp tiến khoa học kĩ thuật giai đoạn ứng dụng công nghệ thông tin việc lưu trữ 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật số 01/2011/QH 13 quốc hội Luật lưu trữ quy định hoạt động lưu trữ; quyền nghĩa vụ quan, tổ chức, cá nhân hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, ngày 03 tháng 01 năm 2003 phủ quy định chi tiết thi hành số điều luật lưu trữ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, ngày 01 tháng năm 2016 quản lý sử dụng dấu Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày tháng năm 2010 phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 phủ cơng tác văn thư Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư, quy định công tác văn thư quản lý nhà nước công tác văn thư Công tác văn thư quy định Nghị định bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơng tác văn thư Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thức kỹ thuật trình bày vãn hành Thơng tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Thông tư số 04/2013/TT-BNV Bộ nội vụ ngày 16 tháng năm 2013 việc hướng dẫn xây dựng qui chế văn thư lưu trữ quan, tổ chức 10 Thông tư sổ 19/2018/TT/BGDĐT ngày 22 tháng năm 2018 Bộ giáo dục đào tào ban hành Quy định kiểm định chất lượng giáo dục công nhận đạt chuẩn quốc gia trường mầm non 11 Trường Cán quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh (2012), tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ hành nhà trường, TP Hồ Chí Minh 12 Các tiểu luận thư viện số trường Cán quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh 22 Tp Thủ Đức, ngày 06 tháng 10 năm 2021 Người viết tiểu luận Chề Thị Dung 23 ... tế quản lý văn hành nhà nước trường mầm non Hạnh Phúc 2.1 Giới thiệu khái quát trường Mầm non Hạnh Phúc 5-7 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn Trường mầm non Hạnh Phúc, Phường Linh Trung, TP Thủ. .. cháu trường 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn Trường mầm non Hạnh Phúc, Phường Linh Trung, TP Thủ Đức Về công tác quản lý văn hành chính: Tính trung bình năm trường tiếp nhận khoảng 290 văn. .. 1.1 Lý pháp lý Trong công tác quản lý văn nhà trường phải dựa vào văn hướng dẫn sau; Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư, quy định công tác văn thư quản lý nhà nước công tác văn thư Công tác