Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại công ty TNHH thiết bị máy và công nghệ môi trường việt phát, hà nội

LỜI CẢM ƠN Trước tiên, Em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới PGS.TS Đỗ Anh Tài bước hướng dẫn, giúp đỡ Em trình thực tập hồn thiện khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo Khoa hệ thống thông tin kinh tế trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông – Đại học Thái Nguyên, bảo kiến thức chuyên môn tinh thần học tập độc lập, sáng tạo để Em có kiến thức thực đề tài khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn Giám đốc Ơng Nguyễn Minh Khải tồn thể cán phòng Hành -Văn phòng Cơng ty TNHH thiết bị máy môi trường Việt Phát tạo điều kiện giúp đỡ cho Em nhiều trình hồn thiện thực tập khóa ln tốt nghiệp Bên cạnh đó, Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè - người sát cánh, tạo điệu kiện tốt để Em thực đề tài khóa luận tốt nghiệp Trong trình thực đề tài khóa luận tốt nghiệp, cố gắng hết sức, thời gian khả có hạn nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, mong thầy giáo góp ý giúp đỡ để khóa luận hồn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Thái Nguyên, ngày tháng năm 2017 Sinh viên thực Nguyễn Thị Thúy Hồng i LỜI CAM ĐOAN Nhận thức khóa luận tốt nghiệp sản phẩm hoàn thiện sinh viên ngành Hệ thống Thông tin Kinh tế trường, cần tới miệt mài thân hướng dẫn bảo tận tình thầy cô giáo Em tổng hợp kiến thức học kinh nghiệm số liệu khảo sát thực tế nhằm hồn thành khóa luận tốt nghiệp Em xin cam đoan: Nội dung khóa luận khơng chép khóa luận sản phẩm thân Em nghiên cứu thực tế xây dựng lên Mọi thông tin nội dung sai lệch Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng bảo vệ Thái Nguyên, ngày tháng năm 2017 Sinh viên thực Nguyễn Thị Thúy Hồng ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH ẢNH v DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT vi LỜI MỞ ĐẦU Chương 1.KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Quát quát chung văn 1.1.1 Các khái niệm 1.1.2 Phân loại văn 1.1.3 Yêu cầu việc quản lý văn 1.1.4 Tầm quan trọng quản lý văn quản lý quan, tổ chức 1.2 Nguyên tắc quản lý văn tổ chức quản lý văn 11 1.2.1 Nguyên tắc quản lý văn 11 1.2.2 Nguyên tắc tổ chức quản lý văn 12 1.3 Một số quy định nhà nước soạn thảo ban hành văn 20 Chương 2.THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊMÁY VÀ CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG VIỆT PHÁT 24 2.1 Khái quát Công ty TNHH Thiết bị máy Công nghệ môi trường Việt Phát 24 2.1.1 Giới thiệu Công ty TNHH Thiết bị máy công nghệ môi trường Việt Phát 24 2.1.2 Mục tiêu, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động công ty 25 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 26 2.2 Khảo sát thực trạng giải quản lý văn Công ty TNHH thiết bị máy môi trường Việt Phát 28 2.3 Quy trình quản lý văn Công ty TNHH thiết bị máy công nghệ môi trường việt phát, Hà Nội 34 2.3.1 Quy trình quản lý văn Cơng ty TNHH thiết bị máy công nghệ môi trường việt phát, Hà Nội 34 2.3.2 Quy trình quản lý văn đến Công ty TNHH thiết bị máy công nghệ môi trường việt phát, Hà Nội 37 iii 2.3 Nhận xét 39 2.3.1.Ưu điểm 39 2.3.2.Nhược điểm: 40 2.3.3.Giải pháp 41 Chương 3.ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ MÁY VÀ CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG VIỆT PHÁT 44 3.1 Giới thiệu Phần mềm quản lý Văn hồ sơ công việc 44 3.2 Hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý Văn hồ sơ công việc 45 3.2.1 Đăng nhập hệ thống 45 3.2.2 Cập nhật 46 3.2.3 Ứng dụng phần mềm Quản lý Văn hồ sơ công việc vào quản lý văn – đến Công ty TNHH thiết bị máy môi trường Việt Phát 55 3.3 Đánh giá sử dụng phần mềm quản lý Văn hồ sơ công việc Công ty TNHH thiết bị máy công nghệ môi trường Việt Phát 57 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức máy quản lý Công ty TNHH Thiết bị máy 26 Hình 2.2 Quy trình quản lý văn 34 Hình 2.3 Mẫu sổ quản lý công văn 35 Hình 2.4 Quy trình quản lý văn đến 37 Hình 2.5 Mẫu sổ đăng ký cơng văn đến 38 Hình 3.1 Hình ảnh phân cấp người sử dụng 45 Hình 3.2 Hình ảnh đăng nhập 46 Hình 3.3 Hình ảnh chức phân quyền người sử dụng 46 Hình 3.4 Hình ảnh cập nhật văn đến 47 Hình 3.5 Hình ảnh danh sách văn đến 48 Hình 3.6 Hình ảnh xử lý văn đến phân công 49 Hình 3.7 Hình ảnh cập nhật văn thông thường 49 Hình 3.8 Hình ảnh sổ đăng ký văn thơng thường 50 Hình 3.9 Hình ảnh cập nhật văn cá biệt 51 Hình 3.10 Hình ảnh sổ đăng ký văn cá biệt 52 Hình 3.11 Hình ảnh sổ đăng ký văn phân công 53 Hình 3.12 Hình ảnh xuất văn mẫu 53 Hình 3.13 Hình ảnh tìm kiếm văn 54 Hình 3.14 Hình ảnh in báo cáo theo số 54 Hình 3.15 Hình ảnh thay đổi mật 55 Hình 3.16 Hình ảnh danh sách văn đến 56 Hình 3.17 Hình ảnh danh sách văn 57 v DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT CHỮ CÁI VIẾT TẮT CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ TNHH Trách nhiện hữu hạn VB Văn VBQPPL Văn quy phạm pháp luật CSDL Cơ sở liệu NĐ - CP Nghị định – Chính phủ TLLLT Tài liệu lưu trữ BNV Bộ nội vụ VPCP Văn phòng phủ TT Thông tư BCA Bộ công an TUQ Thừa ủy quyền TM Thay mặt TL Thừa lệnh HC - TC Hành – tổ chức NS Nhân SX - KD Sản xuất – kinh doanh vi LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực, hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hoànthiện Hoà nhập vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác đồng thời công tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan mắt xích quan trọng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Đồng thời làm tốt cơng tác Văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Bước sang thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố, tạo chuyển biến mặt kinh tế xã hội Các đợn vị hành nghiệp doanh nghiệp gặp khơng khó khăn, vướng mắc yều cầu phát sinh, đặc biệt vấn đề quản lí văn – đến Để hoạt động có hiệu quan không coi trọng công tác Bởi khơng phương tiện cần thiết để ghi lại truyền đạt định quản lý trình hoạt động quan đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan đơn vị thực tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao theo phápluật Nhận thức tầm quan trọng công tác quản lý văn hoạt động quan, đơn vị nói chung Công ty TNHH thiết bị máy cơng nghệ mơi trường nói riêng Vì lý mục tiêu em chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Công ty TNHH thiết bị máy công nghệ môi trường Việt Phát, Hà Nội ” làm báo cáo khóa luận tốt nghiệp Giúp có nhìn sâu cơng tác văn thư Phương pháp nghiên cứu - Một quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận thực tiễn để đánh giá hoạt động quản lý văn Công ty TNHH thiết bị máy công nghệ môi trường Việt Phát thời gian hoạt động - Hai dựa vào công văn 425 để làm đối chiếu với tình hình thực tế quan - Ba dựa vào tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút giải pháp mang tính khả thi - Bốn sử dụng phương pháp vấn trực tiếp để khai thác thêm thông tin phục vụ cho việc hồn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp Mục đích nghiên cứu Bằng kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích cơng tác tổ chức quản lý văn Công ty TNHH thiết bị máy công nghệ môi trường Việt Phát Từ ưu điểm, nhược điểm tồn để đề biện pháp hồn thiện cho việc quản lý văn cho cán văn thư Công ty Nâng cao suất chất lượng quản lý văn hoàn thiện Đối tượng nghiên cứu Tìm hiểu cách quản lý văn Công ty thời gian qua Ứng dụng phần mềm việc quản lý văn Công ty TNHH thiết bị máy công nghệ môi trường Việt Phát Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu thực tiễn việc nâng cao hiệu công tác quản lý văn – đến Công ty TNHH thiết bị máy công nghệ môi trường Việt Phát Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Chương trình quản lý văn giúp cho người cán văn thư người sử dụng việc xem văn cách đầy đủ, xác, dễ dàng, nhanh chóng tiện lợi Ngồi tích kiệm chi phí, thời gian cho cán văn thư Kết cấu đề tài Đề tài báo cáo khóa luận tốt nghiệp gồm chương chính: Chương 1: Khái quát chung văn quản lý văn Chương 2: Thực trạng quản lý văn Ccông ty tnhh thiết bị máy công nghệ môi trường Việt Phát Chương 3: Ứng dụng phần mềm vào quản lý văn Công ty tnhh thiết bị máy công nghệ môi trường Việt Phát Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Quát quát chung văn 1.1.1 Các khái niệm - Theo nghĩa hẹp: Thì văn hiểu tài liệu, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết định đề án công tác, báo cáo gọi văn - Theo nghĩa rộng: Văn vật mang tin ghi ký hiệu hay ngơn ngữ Ví dụ: Bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, cơng trình khoa học kỷ thuật, công văn giấy tờ, khẩ hiệu, băng ghi âm… quan doanh nghiệp - Văn phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu ) định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý mặt đời sống xã hội mà văn sản sinh với nội dung hình thức khác - Văn phương tiện cần thiết để triển khai mặt hoạt động, công bố chủ trương, sách, giải cơng việc cụ thể giao dịch hàng ngày, phương tiện quan trọng trình lãnh đạo, đạo công tác - Quản lý văn bản: Là áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho quan, doanh nghiệp thủ trưởng quan, lãnh đạo doanh nghiệp nắm thành phần, nội dung tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải văn bản, sử dụng bảo quản văn hoạt động hàng ngày quan - Tổ chức quản lý văn bản: Là thực công việc quản lý cơng văn giấy tờ đảm bảo an tồn tra tìm cách nhanh chóng 1.1.2 Phân loại văn  Văn quy phạm pháp luật Khái niệm: Văn quy phạm pháp luật văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự, có quy tắc xử chung nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa” Đó Chọn cấp người sử dụng: + Lãnh đạo + Văn thư + Người dùng Sau chọn “ Ok “ Hình 3.2 Hình ảnh đăng nhập Chọn tên người dùng Sau nhập mật nhấn Đăng nhập phím Enter để đăng nhập vào hệ thống Hình 3.3 Hình ảnh chức phân quyền người sử dụng 3.2.2 Cập nhật 46  Sổ văn đến Hình 3.4 Hình ảnh cập nhật văn đến Nhấn nút thêm Nhập/chọn đầy đủ thông tin ký hiệu, loại văn nơi ban hành ấn Lưu để thêm văn 47 Hình 3.5 Hình ảnh danh sách văn đến 48  Văn đến phân cơng Hình 3.6 Hình ảnh xử lý văn đến phân công  Sổ văn thơng thường Hình 3.7 Hình ảnh cập nhật văn thông thường Nhấn nút thêm Nhập/chọn đầy đủ thông tin ký hiệu, loại văn nơi ban hành ấn Lưu để thêm văn 49 Hình 3.8 Hình ảnh sổ đăng ký văn thoogn thường 50 Sổ văn cá biệt Hình 3.9 Hình ảnh cập nhật văn cá biệt 51 Nhấn nút thêm Nhập/chọn đầy đủ thông tin ký hiệu, loại văn nơi ban hành ấn Lưu để thêm văn Hình 3.10 Hình ảnh sổ đăng ký văn cá biệt Nhấn nút thêm Nhập/chọn đầy đủ thông tin ký hiệu, loại văn nơi ban hành ấn Lưu để thêm văn 52  Văn phân công Hình 3.11 Hình ảnh sổ đăng ký văn phân cơng  Xuất văn mẫu Hình 3.12 Hình ảnh xuất văn mẫu Nhập/chọn đầy đủ thơng tin ký hiệu, loại văn nơi ban hành ấn Lưu để thêm văn 53  Tìm kiếm Hình 3.13 Hình ảnh tìm kiếm văn Nhập/chọn tiêu chí cần tìm kiếm, nhấn nút Tìm kiếm để tìm kiếm  In báo cáo theo số Hình 3.14 Hình ảnh in báo cáo theo số Chọn số báo cáo cần in nhấn vào chọn “Ok” đển in báo cáo 54  Đổi mật Hình 3.15 Hình ảnh thay đổi mật Nhập đầy đủ thơng tin theo yêu cầu chọn “thực hiện” 3.2.3 Ứng dụng phần mềm Quản lý Văn hồ sơ công việc vào quản lý văn – đến Công ty TNHH thiết bị máy môi trường Việt Phát Cập nhật thông tin văn sau: + Ngày đến + Số đến + Nơi gửi + Số ký hiệu văn + Ngày văn + Trích yếu nội dung + Người nhận + Thời hạn xử lý - Bắt đầu - Kết thúc 55 Hình 3.16 Hình ảnh danh sách văn đến Cập nhật thông tin văn sau: + Số ký hiệu văn + Ngày văn + Loại văn + Trích yếu nội dung + Người ký + Người lưu + Số lượng văn + Ngji 56 Hình 3.17 Hình ảnh danh sách văn 3.3 Đánh giá sử dụng phần mềm quản lý Văn hồ sơ công việc Công ty TNHH thiết bị máy công nghệ môi trường Việt Phát Trong thời gian thực tập tìm hiểu quy trình quản lý văn Tơi nhận thấy Công ty cần áp dụng phần mềm vào quản lý văn hỗ trợ cho quản lý văn thuyền thống giấy Tôi xin đề suất với Công ty Phần mềm quản lý Văn hồ sơ công việc Tôi gửi kế hoạch, giải pháp ứng dụng phần mềm quản lý Văn hồ sơ công việc Công ty cho Ông Nguyễn Minh Khải xem xét kế hoạch Ông Nguyễn Minh Khải cho biết giải pháp giải pháp hay có nhiều ưu điểm lớn sau:  Ưu điểm - Quản lý văn thống nhất, khoa học, tiếc kiệm thời gian làm việc - Dễ tra tìm, tìm kiếm văn bản: So với phương pháp quản lý văn thuyền thống quản lý Phần mềm quản lý Văn – Công văn cần từ khóa xác tìm văn cần tìm Tra cứu văn bản, cơng văn theo nhiều 57 tiêu chí khác loại văn bản, ký hiệu, ngày ban hành, nơi ban hành, nội dung tóm tắt - Giúp việc theo dõi sử lý văn thư kịp thời, nhanh chóng xác - Các báo cáo kết xuất excel xếp theo thứ tự, tiếc kiệm thời gian người dùng làm báo cáo - Đối với lãnh đạo nắm rõ thông tin văn giải văn trưa giải quyết, quản lý theo dõi chặt chẽ văn – đến Công ty  Nhược điểm - Phải đầu tư khoản chi phí để mua quyền sử dụng phần mềm - Nhiên viên phải có kiến thức tin học để sử dụng phần mềm hiệu Do phải bồi dưỡng, mở lớp tập huấn công nghệ thông tin 58 KẾT LUẬN  Kết đạt Hồn thành khóa luận tốt nghiệp thời hạn Công ty TNHH thiết bị máy mơi trường Việt Phát Hồn thành báo cáo thực tập đảm bảo yêu cầu thực tập Khoa hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học công nghệ thông tin truyền thơng quy định Hiểu nắm rõ quy trình quản lý văn Công ty TNHH thiết bị máy mơi trường Việt Phát từ đề suất phần mềm quản lý Văn hồ sơ công việc Chương chình thược tương đối quy trình quản lý văn Cơng ty TNHH thiết bị máy môi trường Việt Phát  Hạn chế Các thủ tục giải công việc cải tiến, tiến nhiên cờn rườm rà, tính minh bạch hạn chế Thời gian giải văn chậm chạm, đơi khơng tn thủ theo quy trình giải cơng quan Cơ sở cật chất, trang thiết bị đội ngủ nhân viên cần quan tâm đầu tư, trọng phát triển tốt Nhìn chung khó khăn, chưa đáp ứng yêu cầu làm việc quy định  Định hướng phát triển Bổ sung thêm quy định, xóa bỏ thủ tục rờm rà tránh chồng chéo, chồng lặp chức , nhiệm vụ để đảm bảo hoạt động quản lý văn đồng Có kế hoạch xếp, bố trí nhân viên đầy đủ số lượng đảm bảo chất lượng nói chung nhân viên Văn thư nói chung Mở lớp đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên văn thư Công ty để thực công việc đạt hiệu cao Đề kế hoạch đầu tư thêm trang thiết bị, sở vật chất nhằm đảm bảo công việc thực cách tốt Làm tốt công tác sơ, tổng kết việc thực Trên sở đó, biểu dương, khen thưởng cá nhân, tập thể làm tốt, uốn nắn cá nhân, tập thể thực hiệu quả, có biểu khơng việc nhận thức giải công việc 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1].Chính phủ, (2004), Nghị định số 110/NĐ – CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư; [2].Chính Phủ,(2010), Nghị định số 09/NĐ – CP ngày 10/4/2010 công tác văn thư; [3].Bộ Nội Vụ -Văn phòng Chính phủ, (2005), Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT –BNV – VPCP ngày 06/5/2005 việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, nhà xuất Tư pháp; [4] Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội; [5] Trần Thị Thu Phương (2008), Nghiệp vụ hành văn phòng, NXB Tổng hợp TP HCM; [6] Học viện hành (2009), Giáo trình “Hành văn phòng quanNhà nước”, NXB Khoa học kỹ thuật; [7] Trang tìm kiếm thơng tin: http://www.google.com.vn./ 60 ... trình quản lý văn Công ty TNHH thiết bị máy công nghệ môi trường việt phát, Hà Nội 34 2.3.2 Quy trình quản lý văn đến Công ty TNHH thiết bị máy công nghệ môi trường việt phát, Hà Nội ... chung văn quản lý văn Chương 2: Thực trạng quản lý văn Ccông ty tnhh thiết bị máy công nghệ môi trường Việt Phát Chương 3: Ứng dụng phần mềm vào quản lý văn Công ty tnhh thiết bị máy công nghệ môi. .. LÝ VĂN BẢN TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ MÁY VÀ CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG VIỆT PHÁT 2.1 Khái quát Công ty TNHH Thiết bị máy Công nghệ môi trường Việt Phát 2.1.1 Giới thiệu v Công ty TNHH Thiết bị máy công