Văn bản là thành phần cơ bản trong tài nguyên thông tin của một tổ chức. Chúng được lập ra và sử dụng để truyền thông tin trong không gian và thời gian, đảm bảo hoạt động của tổ chức. Trong hàng loạt các tổ chức hiện đại, thư tín điện tử đã thay thế thư tín bằng giấy Việc sử dụng tài liệu điện tử trong hoạt động quản lý của các cơ quan ngày càng tăng, yêu cầu những người làm công tác văn thư phải xây dựng và thể chế hóa chiến lược làm việc với tài liệu điện tử trong những điều kiện mới. Thực tế tại Văn phòng Quốc hội công tác văn thư vẫn còn nhiều những bất cập như: Tình trạng quá tải đối với công tác văn thư trong việc xử lý thông tin do lượng thông tin không ngừng tăng lên; Phương tiện xử lý thông tin còn nghèo nàn thủ công, Việc tổ chức công tác văn thư vẫn theo nề nếp cũ, không đáp ứng được nhu cầu mới , nhanh chóng , chính xác; Nhiều sổ sách, giấy tờ làm cản trở công tác khai thác thông tin. Nhầm lẫn số liệu, nhầm lẫn văn bản là không thể tránh khỏi vì hoàn toàn cấp số văn bản trên sổ sách giấy tờ. Công văn hỏa tốc cần xử lý gấp sẽ gặp nhiều khó khăn khi lãnh đạo đi vắng, tức là tiến độ cũng như hiệu quả công việc bị hạn chế. Để góp phần giải quyết những hạn chế nêu trên thiết nghĩ cần phải có một môi trường làm việc thuận tiện ở bất kỳ đâu, và bất kỳ khi nào. Văn bản không bị chậm, công việc dễ dàng xử lý, giảm thiểu tối đa nhầm lẫn, giảm áp lực công việc cho cán bộ văn thư… giải pháp đặt ra là khi các văn bản giấy tờ được giao dịch trên hệ thống điện tử. Tức là văn bản giấy sẽ được chuyển thành văn bản điện tử được số hóa gắn lên hệ thống và người sử dụng chỉ cần truy cập mạng để xử lý công việc được giao
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Tiểu luận “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Văn phịng Quốc hội” cơng trình nghiên cứu Các số liệu, kết nêu rõ Tiểu luận trung thưc, có nguồn gốc rõ ràng Tơi xin chịu trách nhiệm đề tài LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập, nghiên cứu trường Đại học Nội vụ Hà Nội hướng dẫn tận tỉnh Giảng viên - TS Bùi Thị Ánh Vân; Tiểu luận “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Văn phịng Quốc hội” hồn thành Tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Bùi Thị Ánh Vân tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tơi suốt thời gian qua Xin trân trọng cảm ơn cán bộ, cơng chức Văn phịng Quốc hội tạo điều kiện giúp đỡ tơi hồn thành đề tài Xin chân thành cảm ơn! LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Văn thành phần tài nguyên thông tin tổ chức Chúng lập sử dụng để truyền thông tin không gian thời gian, đảm bảo hoạt động tổ chức Trong hàng loạt tổ chức đại, thư tín điện tử thay thư tín giấy Việc sử dụng tài liệu điện tử hoạt động quản lý quan ngày tăng, yêu cầu người làm công tác văn thư phải xây dựng thể chế hóa chiến lược làm việc với tài liệu điện tử điều kiện Thực tế Văn phịng Quốc hội cơng tác văn thư cịn nhiều bất cập như: - Tình trạng tải công tác văn thư việc xử lý thông tin lượng thông tin không ngừng tăng lên; - Phương tiện xử lý thơng tin cịn nghèo nàn thủ công, - Việc tổ chức công tác văn thư theo nề nếp cũ, không đáp ứng nhu cầu , nhanh chóng , xác; - Nhiều sổ sách, giấy tờ làm cản trở công tác khai thác thông tin - Nhầm lẫn số liệu, nhầm lẫn văn khơng thể tránh khỏi hồn tồn cấp số văn sổ sách giấy tờ - Công văn hỏa tốc cần xử lý gấp gặp nhiều khó khăn lãnh đạo vắng, tức tiến độ hiệu công việc bị hạn chế Để góp phần giải hạn chế nêu thiết nghĩ cần phải có mơi trường làm việc thuận tiện đâu, Văn không bị chậm, công việc dễ dàng xử lý, giảm thiểu tối đa nhầm lẫn, giảm áp lực công việc cho cán văn thư… giải pháp đặt văn giấy tờ giao dịch hệ thống điện tử Tức văn giấy chuyển thành văn điện tử số hóa gắn lên hệ thống người sử dụng cần truy cập mạng để xử lý công việc giao Căn vào thực tiễn nơi làm việc, thực hóa giải pháp nêu chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Văn phòng Quốc hội” với hi vọng đề tài góp phần nhỏ bé vào công đổi công tác quản lý văn công tác văn thư giúp cho việc cập nhật thông tin, xử lý thông tin quan nhanh chóng, xác Tình hình nghiên cứu vấn đề: Với xu hướng hội nhập giới nói chung vấn đề cải cách hành nói riêng có nhiều đề tài ứng dụng công nghệ quản lý văn môi trường mạng kể nước nước - Ở nước ngoài, người ta quan tâm nhiều đến vấn đề quản lý tài liệu khn khổ phát triển ứng dụng quan niệm “chính phủ điên tử” Ví dụ Anh tài liệu thuộc chương trình đại hóa quản lý nhà nước, tất quan quản lý nhà nước giao mục tiêu phải chuyển sang quản lý tài liệu nhờ trợ giúp phương tiên điện tử - Ở nước, có cổng thơng tin điện tử Chính phủ, số quan hành địa phương thành lập quy trình, quy định quản lý, trao đổi văn môi trường mạng Hà Nam, Lạng Sơn, Thái Bình, An Giang, Thừa Thiên Huế… Ngồi có nhiều đề tài nghiên cứu khoa học lĩnh vực ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư lưu trữ Tại VPQH từ năm 2012 ứng dụng quản lý điều hành văn hệ thống điện tử Epas (electric – Parliament Administration System), qua thời gian vào vận hành thử thức hoạt động Hệ thống nói mang lại bước đột phá ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý nói chung cơng tác văn thư nói riêng VPQH Mục đích nghiên cứu đề tài: + Xây dựng hệ thống thông tin điện tử Văn phịng Quốc hội có sở hạ tầng đại dịch vụ đa dạng, phong phú, có tính ổn định, an tồn cao, phục vụ tốt hoạt động quan Quốc hội, đại biểu Quốc hội + Giúp quản lý trình xử lý chuyển giao văn đến, trình ký, phát hành đơn vị Văn phòng Quốc hội cách an tồn, kịp thời, xác, thuận tiện + Giúp cho người sử dụng tra cứu thông tin cách nhanh chóng Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu đề tài việc quản lý văn môi trường mạng phạm vi nghiên cứu Văn phòng Quốc hội Bên cạnh đề tài có phương hướng mở rộng phạm vi nghiên cứu việc nâng cao công tác quản lý văn điện tử tới toàn Quốc hội, quan Quốc hội, Đoàn đại biểu quốc hội, từ kết nối tới Bộ ngành liên quan Phương pháp nghiên cứu: Trong trình triển khai nghiên cứu, đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu cụ thể sau: - Khảo sát hệ thống phần mềm ứng dụng quản lý văn đơn vị Văn phòng Quốc hội - Tổng hợp ưu điểm tồn hệ thống hành để đưa giải pháp hồn thiện nâng cao cơng tác quản lý văn môi trường mạng giai đoạn Bố cục đề tài: Ngoài phần mở đầu, phần kết luận danh mục tài liệu tham khảo, nội dung đề tài gồm chương: Chương Nhận thức văn bản, văn điện tử quản lý văn Văn phịng Quốc hội Chương Tình hình có liên quan thực trạng quản lý văn mơi trường mạng Văn phịng Quốc hội Chương Phương hướng biện pháp nâng cao quy trình quản lý văn môi trường mạng Văn phòng Quốc hội CHƯƠNG I NHẬN THỨC VỀ VĂN BẢN, VĂN BẢN ĐIỆN TỬ VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TẠI VĂN PHỊNG QUỐC HỘI 1.1 Tìm hiểu văn bản, văn điện tử khái quát loại văn Văn phòng Quốc hội 1.1.1 Khái niệm văn Theo nghĩa rộng, văn hiểu vật mang tin ghi ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác Theo cách hiểu này, bia đá, hoành phi, câu đối đền, chùa; chúc thư, văn khế, thư tịch cổ; tác phẩm văn học khoa học kỹ thuật; công văn, giấy tờ hiệu, băng ghi âm, vẽ quan gọi văn Khái niệm sử dụng cách phổ biến giới nghiên cứu văn học, ngôn ngữ học, sử học nước ta từ trước tới Theo nghĩa hẹp, văn hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết, định, đề án công tác, báo cáo gọi văn Ngày nay, khái niệm dùng cách rộng rãi hoạt động quan, tổ chức Trong phạm vi đề tài xin hiểu định nghĩa văn theo nghĩa hẹp nói Văn quản lý Nhà nước: Văn quản lý Nhà nước định quản lý thành văn quan nhà nước có thẩm quyền cá nhân nhà nước ủy quyền theo chức ban hành theo thể thức thủ tục luật định, mang tính quyền lực nhà nước, làm phát sinh hệ pháp lý cụ thể Trong thực tế, văn quản lý Nhà nước sử dụng công cụ nhà nước pháp quyền thể chế hóa quy phạm pháp luật thành văn nhằm quản lý xã hội 1.1.2 Khái niệm Văn điện tử “Văn điện tử Tài liệu điện tử lập đảm bảo thể thức theo qui định nhận q trình tiến hành cơng việc hợp pháp người tổ chức bảo quản – trì người tổ chức với mục đích làm chứng để tham khảo tương lai” Để hiểu thống định nghĩa xem xét thêm đặc điểm Tài liệu điện tử : - Trong tài liệu điện tử, thơng tin mã hóa dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm hình thức khác phương tiện điện tử - Tài liệu điện tử tạo sử dụng có hỗ trợ phương tiện điện tử, môi trường điện tử - số - Tài liệu điện tử tồn nhiều định dạng khác việc thể thông tin tài liệu điện tử thơng qua thiết bị trình chiếu, nhiều hình thức khác đa dạng, phong phú Riêng Văn điện tử cịn có đặc điểm khác như: - Nguồn gốc xuất xứ; - Phải thức để nhận dạng nó – gốc, hay hợp pháp Nghĩa phải đảm bảo tính tồn vẹn, tính xác thực - độ tin cậy, tính khơng thể chối từ tính ln ln sẵn sàng để tiếp cận Chính đặc điểm nguồn gốc tạo nên lợi rủi ro làm việc với Tài liệu điện tử Văn điện tử 1.1.3 Khái quát loại văn Văn phòng Quốc hội 1.1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng Quốc hội Trong tổ chức Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội (UBTVQH), Hội đồng Dân tộc (HĐDT), Ủy ban, Ban Ủy ban Thường Quốc hội cịn phải kể đến Văn phòng Quốc hội (VPQH) Nếu quan: UBTVQH, HĐDT Ủy ban quan Quốc hội bầu VPQH quan Quốc hội không Quốc hội bầu ra, khơng có chức HĐDT Ủy ban Quốc hội Theo ý kiến số nhà nghiên cứu VPQH quan có “chức hành Nhà nước UBTVQH thành lập để phục vụ QH, UBTVQH, HĐDT, ủy ban Quốc hội Đại biểu Quốc hội.” VPQH có chức cấu tổ chức sau: - Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Quốc hội Văn phòng Quốc hội quan giúp việc Quốc hội, có chức nghiên cứu, tham mưu tổng hợp tổ chức phục vụ hoạt động Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội; hoạt động Hội đồng dân tộc, Uỷ ban Quốc hội, Ban Uỷ ban thường vụ Quốc hội Căn vào Nghị 417/2003/NQ-UBTVQH11 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Quốc hội Nghị số 618/2013/UBTVQH13 sửa đổi, bổ sung số điều Nghị 417 Văn phịng Quốc hội có nhiệm vụ sau đây: + Phục vụ Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, Uỷ ban Quốc hội công tác xây dựng pháp luật; phối hợp phục vụ Uỷ ban thường vụ Quốc hội việc giải thích Hiến pháp, luật, pháp lệnh + Phục vụ Quốc hội định sách ban hành nghị quyết, định kinh tế - xã hội, ngân sách nhà nước, cơng trình quan trọng quốc gia, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, tổ chức nhân nhà nước thuộc thẩm quyền Quốc hội + Phục vụ Quốc hội thực quyền giám sát tối cao việc tuân theo Hiến pháp, luật nghị Quốc hội; phục vụ Uỷ ban thường vụ Quốc hội giám sát việc thi hành Hiến pháp, luật, nghị Quốc hội, pháp lệnh, nghị Uỷ ban thườngvụ Quốc hội, giám sát hoạt động Chính phủ, Tồ án nhân dân tối cao Viện kiểm sát nhân dân tối cao; phục vụ hoạt động giám sát Hội đồng dân tộc Uỷ ban Quốc hội + Phối hợp phục vụ Uỷ ban thường vụ Quốc hội giám sát hướng dẫn hoạt động Hội đồng nhân dân cấp + Phục vụ Uỷ ban thường vụ Quốc hội cơng bố chủ trì việc bầu cử đại biểu Quốc hội; công bố việc bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân cấp + Phục vụ công tác đối ngoạicủa Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, Hội đồng dân tộc, Uỷ ban Quốc hội Ban Uỷ ban thường vụ Quốc hội + Phối hợp thực việc tiếp dân, tiếp nhận, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo đề đạt nguyện vọng công dân; phục vụ Uỷ ban thường vụ Quốc hội giám sát việc giải khiếu nại, tố cáo công dân; tổng hợp ý kiến, kiến nghị cử tri gửi đến Quốc hội + Nghiên cứu, phục vụ Uỷ ban thường vụ Quốc hội đạo, điều hoà, phối hợp hoạt động Hội đồng dân tộc, Uỷ ban Quốc hội; giúp Chủ tịch Quốc hội giữ mối liên hệ với đại biểu Quốc hội; bảo đảm điều kiện hoạt động đại biểu Quốc hội Đoàn đại biểu Quốc hội; tạo điều kiện kinh phí điều kiện vật chất cần thiết cho đại biểu Quốc hội việc trình dự án luật, pháp lệnh kiến nghị luật, pháp lệnh + Phục vụ hoạt động Chủ tịch Quốc hội Phó Chủ tịch Quốc hội, Uỷ viên Uỷ ban thường vụ Quốc hội Phục vụ Uỷ ban thường vụ Quốc hội việc điều hành công việc chung Quốc hội, bảo đảm việc thực Nội quy kỳ họp Quốc hội, Quy chế hoạt động quan Quốc hội, đại biểu Quốc hội Đoàn đại biểu Quốc hội + Đề xuất cải tiến chế độ làm việc Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng dân tộc, Uỷ ban Quốc hội, Ban Uỷ ban thường vụ Quốc hội đại biểu Quốc hội chuyên trách theo đạo Uỷ ban thường vụ Quốc hội 10 + Mỗi quan Văn phịng Quốc Hội Quốc Hội có sổ văn đến riêng đặt Văn thư Vụ Hành Chính + Đơn thư, khiếu nại quản lý có loại sổ riêng, tuân theo quy định riêng quản lý đơn thư khiếu nại, không đề cập đến báo cáo Bước 1: Tiếp nhận văn Văn thư Cơ quan Các văn đến Văn phòng Quốc hội phận Văn thư Cơ quan tiếp nhận phân loại Đối với Văn có nơi nhận có địa rõ ràng: + Nơi nhận Hội đồng dân tộc, Ủy ban Quốc Hội, Cơ quan trực Ủy ban thường vụ Quốc Hội (Ban Dân nguyện, Ban Công tác Đại biểu, Viện Nghiên cứu lập pháp), đơn vị có tên cụ thể trực thuộc Văn phịng Quốc hội + Nơi nhận đích danh tên cá nhân Chủ tịch Quốc hội, phó Chủ tịch Quốc hội, Chủ nhiệm Văn phịng Quốc hội, phó Chủ nhiệm Văn phịng Quốc hội, tên cá nhân cụ thể trực thuộc Quốc hội Bộ phận văn thư Cơ quan khơng bóc bì, nhập thơng tin ghi bì vào sổ theo dõi chuyển cơng văn đơn vị (Mỗi vụ, đơn vị Văn phịng Quốc Hội, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Quốc hội, Chủ nhiệm, Phó Chủ nhiệm VPQH ðýợc quản lý sổ theo dõi văn đến riêng, đặt Văn thư Vụ Hành Chính Hàng ngày, trung bình lần: vào đầu sáng chiều, Thư ký đồng chí lãnh đạo, văn thư vụ, đơn vị đến ký, nhận trực tiếp Phịng văn thư – Vụ Hành Chính Nếu có cơng văn khẩn, văn thư Vụ Hành thơng báo tới cán văn thư vụ, đơn vị Thư ký lãnh đạo có cơng văn, tài liệu đó) Quá trình tiếp tục bước + Đối với Văn gửi Văn phòng Quốc hội, Quốc hội, Ủy ban thường Vụ Quốc hội, văn thư Cơ quan thực bóc bì, vào sổ văn đến trình văn giấy đến Phó Vụ trưởng Vụ Hành phụ trách cơng tác văn thư.Q trình tiếp tục bước 19 + Đối với văn gửi Vụ Hành chính, quy trình xử lý tn theo quy trình xử lý văn nội tương ứng với đơn vị Quy trình chung mơ tả bước 5, 6, Bước 2: Phân luồng văn đến Vụ Hành Lãnh đạo Vụ Hành phụ trách cơng tác văn thư tiếp nhận văn đến phận văn thư Cơ quan + Đối với văn gửi Văn phòng quốc hội: thực chuyển cho Chủ nhiệm/Phó Chủ nhiệm tùy theo vào phân công chuyên trách Chủ nhiệm phó Chủ nhiệm Văn phịng Quốc hội Sau xử lý xong, văn chuyển phận văn thư Quá trình tiếp tục bước + Đối với văn gửi Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội văn gửi Văn phịng Quốc hội mà lãnh đạo Vụ Hành chuyển cho ai: thực chuyển văn lên Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội Sau xử lý xong, văn chuyển phận văn thư Quá trình tiếp tục bước Bước 3: Phân luồng xử lý văn đến Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội tiếp nhận văn đến Vụ Hành chuyển đến + Đối với văn gửi Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội: thực chuyển cho Chủ tịch/Phó Chủ tịch Quốc hội thành viên Ủy ban thường vụ Quốc hội tùy theo vào phân cơng chun trách Chủ tịch/Phó Chủ tịch/các thành viên Ủy ban Thường vụ Quốc hội Sau xử lý xong, văn chuyển phận văn thư Quá trình tiếp tục bước + Đối với Văn gửi Văn phòng Quốc hội hội mà lãnh đạo Vụ Hành khơng biết chuyển cho ai: thực chuyển cho đơn vị/cá nhân xử lý Chủ nhiệm Văn phịng Quốc hội thực chuyển văn cho Phó chủ nhiệm xử lý để giao chuyển văn cho đơn vị Sau xử lý xong, văn chuyển phận văn thư Quá trình tiếp tục bước 20 Bước 4: Xử lý Văn Chủ tịch/Phó chủ tịch Quốc hội Thư ký Chủ tịch/Phó Chủ tịch Quốc hội/thành viên Ủy ban Thường vụ Quốc hội tiếp nhận văn gửi đến trình lên lãnh đạo Lãnh đạo cho ý kiến đạo/giao việc giấy chuyển lại cho thư ký Chủ tịch Quốc hội chuyển văn cho phó chủ tịch quốc hội xử lý theo lĩnh vực phân cơng chuyển cho Văn phịng Quốc hội Hiện tại, tùy trường hợp mà thư ký thực hiện: + Chuyển thẳng văn đến nơi nhận văn theo đạo lãnh đạo mà không qua Văn thư Cơ quan Quá trình tiếp tục bước + Chuyển văn lại Văn thư Cơ quan để tiếp tục thực chuyển văn theo đạo lãnh đạo Quá trình tiếp tục bước Việc khơng thống q trình xử lý văn thư ký khiến nhiều văn không chuyển lại phận văn thư Cơ quan dẫn đến văn thư theo dõi vết chuyển nhiều văn đến Bước 5: Xử lý Văn văn thư Vụ/Trung tâm/Phòng/Ban trực thuộc Văn phòng Quốc Hội (gọi tắt đơn vị) + Văn thư đơn vị tiếp nhận phân loại văn lên Lãnh đạo đơn vị xử lý Vụ trưởng đơn vị hành chuyển văn cho phó Vụ trưởng xử lý Lãnh đạo vụ xử lý văn giấy, sau chuyển lại phận văn thư đơn vị Quá trình tiếp tục bước + Đối với văn gửi Ủy ban, văn thư Vụ gửi thường trực Ủy ban xử lý Thường trực Ủy ban chuyển văn cho Lãnh đạo Ủy ban tương ứng để xử lý Quá trỉnh xử lý văn Ủy ban tuân theo quy trình xử lý văn nội Bước Xử lý văn đơn vị Văn thư đơn vị tiếp nhận văn bản, thực thủ tục đăng ký văn đến đơn vị Tùy theo mô hình phân cấp đơn vị lãnh đạo đơn vị chuyển văn cho phịng (nếu có) chuyển tiếp cho chuyên viên 21 Bước Chuyên viên xử lý văn Chuyên viên xử lý văn theo đạo lãnh đạo báo cáo kết thực công việc Việc ứng dụng CNTT quy trình quản lý văn đến Vụ Hành thực bước sau quy trình: - Bước 1: Tiếp nhận xử lý Văn Văn thư Vụ/Trung tâm/Phòng/Ban chức - Bước 2: Sau Lãnh đạo Vụ trưởng phụ trách công tác văn thư cho bút phê chuyển văn bản, văn thư tiến hành nhập văn vào hệ thống quản lý văn - Bước 3: Sau Chủ nhiệm/Phó chủ nhiệm Văn phịng Quốc hội cho ý kiến chuyển văn bản, chuyển văn lại văn thư để chuyển tiếp, văn thư tiến hành cập nhật ý kiến chuyển văn vào hệ thống để theo dõi - Bước 4: Trong trường hợp thư ký lãnh đạo chuyển lại văn cho Văn thư để chuyển tiếp, văn thư tiến hành cập nhật ý kiến chuyển văn vào hệ thống để theo dõi 2.2.2 Quy trình xử lý phát hành văn “Phát hành” Bước 1: Nhận nhiệm vụ, chuẩn bị soạn thảo văn - Người soạn thảo văn nhận nhiệm vụ từ cấp trên; - Đề xuất mức độ mật văn với lãnh đạo trước soạn thảo Tuyệt đối không soạn thảo văn có mức độ mật hệ thống Bước 2: Soạn thảo, trình văn - Người soạn thảo văn có trách nhiệm: + Nhập đầy đủ thơng tin chung văn vào hệ thống: tên quan ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản, người ký, liệt kê đầy đủ, xác tên quan, đơn vị, cá nhân thuộc đối tượng dự kiến nhận văn bản… + Gắn file soạn thảo văn vào hệ thống; 22 + Trình dự thảo văn điện tử tài liệu liên quan (nếu có) tới cấp có thẩm quyền Bước 3: Duyệt văn - Lãnh đạo quan, đơn vị nhận văn hệ thống từ người trình văn xem xét tồn nội dung văn + Nếu khơng đồng ý chuyển lại người trình, ghi rõ nội dung yêu cầu chỉnh sửa để người soạn thảo sửa hoàn thiện + Nếu đồng ý thuộc thẩm quyền ký in văn yêu cầu người soạn thảo/trợ lý, thư ký, cán giúp việc lãnh đạo in văn để + Nếu đồng ý khơng thuộc thẩm quyền ký chuyển trình cấp có thẩm quyền - Trợ lý, thư ký thành viên Ủy ban thường vụ Quốc hội; thư ký, cán giúp việc lãnh đạo Văn phịng Quốc hội có trách nhiệm: + In dự thảo văn trình từ hệ thống (nếu lãnh đạo yêu cầu) trình lãnh đạo; + Cập nhật ý kiến chuyển văn theo đạo lãnh đạo hệ thống giấy (nếu có) Bước 4: Ký ban hành văn Sau duyệt đồng ý văn dự thảo, lãnh đạo quan, đơn vị ký ban hành theo thẩm quyền trả văn cho người soạn thảo Bước 5: Phát hành văn - Đăng ký số văn bản: + Sau văn lãnh đạo ký, người soạn thảo đăng ký số văn bản: + Nếu văn thuộc thẩm quyền ban hành vụ, cục, đơn vị đăng ký số đơn vị mình; + Nếu văn Quốc hội, quan Quốc hội, Ban Ủy ban Thường vụ Quốc hội Văn phịng Quốc hội đăng ký số Văn thư quan Văn thư quan thực hiện: + Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; 23 + Rà sốt thông tin chung văn người soạn thảo cập nhật vào hệ thống; + Nếu đảm bảo yêu cầu theo quy định tiến hành cấp số văn hệ thống - Phát hành văn bản: + Người soạn thảo phối hợp với Văn thư đơn vị thực thủ tục phát hành văn giấy văn điện tử thuộc thẩm quyền ban hành đơn vị Văn thư quan thực hiện: + Đóng dấu, quét, gắn file văn vào hệ thống; + Phát hành văn điện tử Quốc hội, quan Quốc hội, quan Ủy ban Thường vụ Quốc hội Văn phòng Quốc hội theo quy định; + Phát hành văn giấy theo quy định Bước 6: Kết thúc, lưu hồ sơ - Sau hồn thành cơng việc, người soạn thảo văn kết thúc trình xử lý văn - Vụ Hành lưu gốc văn cấp số đóng dấu Văn thư quan - Đơn vị, cá nhân soạn thảo lưu hồ sơ cơng việc văn tài liệu liên quan 2.3 Đánh giá trạng quản lý văn hệ thống e-Pas 2.3.1 Ưu điểm - Quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành văn chuẩn hóa hệ thống, phù hợp với tính chất cơng việc Vụ, Cục, đơn vị, thuận lợi cho việc xử lý, điều hành công việc nội quan VPQH 24 - Việc xử lý văn hỏa tốc, tiến hành kịp thời nhanh chóng - Việc theo dõi văn xin ý kiến cấp lãnh đạo thuận tiện, kịp thời - Vì phần mềm mạng internet nên người sử dụng theo dõi văn bản, xử lý văn điều hành công việc nơi - Thực tốt việc quản lý, sử dụng văn Hệ thống e-Pas tạo cho cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm việc soạn thảo, phát hành văn điện tử; giảm khối lượng công việc đáng kể cho văn thư; đồng thời việc cấp số tự động đơn vị tránh trùng lắp số văn - Quá trình điều hành, giao việc nội đơn vị thực dễ dàng Hệ thống giúp lãnh đạo chuyên viên bao quát, đánh giá tiến độ, hiệu thực công việc - Việc phân quyền người sử dụng Hệ thống giúp đảm bảo việc bảo mật thông tin người sử dụng - Giúp cho việc theo dõi, khai thác văn thuận tiện, đơn giản tiết kiệm thời gian so với việc tra cứu văn giấy 2.3.2 Hạn chế - Cơ sở hạ tầng mạng chậm, đường truyền nhiều lúc chưa ổn định, điều ảnh hưởng tới thới hạn xử lý văn - Máy tính đơn vị có cấu hình thấp, tốc độ chậm, kết nối làm chậm đến trình thao tác, sử dụng gây tâm lý chán nản cho người sử dụng - Đây phần mềm ứng dụng mới, nên áp dụng tồn quan gây nhiều bỡ ngỡ cho người sử dụng thói quen cũ chưa thay đổi, điều yếu tố ảnh hưởng tới công tác quản lý văn hệ thống - Việc tiến hành song song hai hình thức văn giấy văn điện tử đố với tất loại văn qua hệ thống e-Pas chưa hạn chế 25 * Tiểu kết: Qua nội dung đánh giá trạng việc nâng cao công tác quản lý văn mơi trường mạng cho Văn phịng Quốc hội cần thiết nhằm: - Góp phần đắc lực vào việc hồn thành nhiệm vụ trị - Góp phần hình thành hệ thống quản lý, điều hành hồn chỉnh, đồng đơn vị trực thuộc Văn phịng Quốc hội Việc đầu tư đồng có mục tiêu rõ ràng giúp đơn vị hình thành hệ thống CNTT đại phù hợp với quy mơ hoạt động - Đảm bảo độ xác đồng thời đáp ứng nhu cầu nhanh nhạy có tính bảo mật cao - Tăng cường khả quản lý - Phù hợp với phát triển chung lĩnh vực khác giai đoạn 26 CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TRÊN MƠI TRƯỜNG MẠNG TẠI VĂN PHỊNG QUỐC HỘI 3.1 Các phương hướng nâng cao hiệu quy trình quản lý văn mơi trường mạng Văn phịng Quốc hội - Đẩy mạnh công nghệ ứng dụng CNTT vào quan Hành Nhà nước theo chủ trương Đảng Nhà nước - Đầu tư có định hướng đồng nhằm hình thành hệ thống quản lý mạnh, đảm bảo cho việc trao đổi thông tin thông suốt đơn vị trực thuộc Văn phòng Quốc hội Hỗ trợ Lãnh đạo Quốc Hội, lãnh đạo đơn vị trực thuộc Quốc Hội Văn phòng Quốc Hội chuyển giao, xử lý công văn giám sát, đánh giá Đơn vị, chuyên viên cấp cách dễ dàng, nhanh chóng - Tiến tới đẩy mạnh việc quản lý văn trực tuyến văn phịng Đồn đại biểu quốc hội thơng qua cổng VPQH - Kết nối với Bộ, ngành, quan trung ương giải cơng việc hồn tồn mơi trường mạng, giảm thiểu tối đa giấy tờ cồng kềnh tiết kiệm thời gian chi phí 3.2 Giải pháp nâng cao quy trình quản lý văn mơi trường mạng Văn phịng Quốc hội 3.2.1 Giải pháp kỹ thuật - Xây dựng hệ thống đồng gồm phần cứng, phần mềm Trong đó, trọng vào việc lựa chọn vào thiết bị phục vụ hoạt động quản lý điều hành - Tăng cường hoạt động đào tạo sử dụng phần mềm trang bị để nâng cao hiệu suất khai thác ứng dụng - Hệ thống CNTT xây dựng theo hướng bảo đảm khả trao đổi thông tin đơn vị có liên quan 27 - Hệ thống CNTT xây dựng cần đảm bảo yêu cầu chuẩn công nghệ nhằm bảo đảm khả tích hợp phát triển tương lai - Bảo đảm khả kế thừa hệ thống có 3.2.2 Nâng cao quy trình xử lý văn Quy trình xử lý cơng việc: Quy trình đề xuất có hiệu sau: - Theo dõi tồn chu trình xử lý văn đến, trình ký, phát hành; - Biết văn đến đơn vị/cá nhân tình hình xử lý; - Giảm thiểu chi phí lưu, chuyển văn bản, thời gian chuyển văn bản; - Theo dõi tình hình xử lý cơng việc cấp đơn vị quản lý; - Đơn vị nhận xử lý văn bản; 28 - Nhanh chóng biết chuyên viên soạn thảo văn bản, dễ dàng liên hệ trao đổi công việc; - Biết đơn vị nhận văn bản, chuyên viên xử lý văn để phối hợp xử lý công việc; - Đơn vị gửi văn bản; - Theo dõi biết đơn vị nhận văn bản, chưa nhận văn bản; - Nắm rõ chuyên viên xử lý văn đơn vị để phối hợp xử lý công việc; - Giúp lãnh đạo theo dõi tồn luồng xử lý văn đến, trình ký phát hành đơn vị; - Nhanh chóng chuyển văn đến đơn vị, cá nhân; - Giảm thiểu chi phí lưu chuyển văn bản; - Thay đổi phong cách làm việc, tạo mơ hình văn phịng điện tử khơng giấy tờ * Tiểu kết: Khi ứng dụng Hệ thống Epas việc quản lý văn gặp số khó khăn định Bản thân nội dung phần mềm quản lý có khiếm khuyết chưa có tính ứng dụng cao Để khắc phục vấn đề khn khổ đề tài mạnh dạn đưa biện khắc phục để nhằm mục đích tạo mơi trường thân thiện hữu ích Hệ thống 29 KẾT LUẬN Văn công cụ quan trọng “sản phẩm” hoạt động quản lý Nhà nước Hiện nay, văn phương thức truyền đạt thơng tin hữu mang tính phổ biến Tuy nhiên bên cạnh văn giấy tờ cồng kềnh tốn kém, không thuận tiện tra cứu văn điện tử ngày ứng dụng quan hành Nhà nước Việc sử dụng cách hiệu có tính tốn công nghệ đại công việc với tài liệu điện tử cho phép nâng cao chất lượng quản lý tài liệu nói riêng hoạt động quản lý nói chung song thân tự động hóa trình cơng việc với hệ thống tài liệu điều khơng có nghĩa quản lý tài liệu điện tử Chất lượng tài liệu công việc với tài liệu, định hướng tới công nghệ thông tin tạo nên phần công việc với tài liệu mà khơng tính tới u cầu cơng tác văn thư lưu trữ sở pháp lý, tổ chức lý luận quản lý tài liệu điện tử yếu, đội ngũ chuyên môn không bồi dưỡng công việc với tài liệu điện tử Sự khơng hồn thiện phương pháp tiếp cận có tính chiến lược tới quản lý tài liệu – tất vấn đề cấp thiết không tổ chức nước mà tổ chức nước Cải cách quan nhà nước tượng toàn cầu Những cải cách không thành công khơng có đảm bảo tưởng ứng hiệu công việc với tài liệu quan nhà nước, ứng dụng công nghệ thông tin truyền thông vào hoạt động quan tự chúng không giải vấn đề công việc với tài liệu Chỉ có phương pháp tiếp cận tổng hợp quản lý tài liệu cho phép đảm bảo tính minh bạch, trách nhiệm phải báo cáo, dân chủ hoạt động quan thuộc khu vực nhà nước Có thể nói Văn phòng Quốc hội tạo bước đột phá ứng dụng Hệ thống E-pas quản lý văn môi trường mạng 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Chỉ thị 58/CT-TW ngày 17/10/2000 Bộ Chính trị việc đẩy mạnh ứng dụng phát triển công nghệ thông tin phục vụ nghiệp công nghiệp hóa, đại hóa Luật Tổ chức Quốc hội số 30/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm 2001 sửa đổi, bổ sung theo Luật số 83/2007/QH11 ngày 02 tháng năm 2004 Luật Công nghệ thông tin Quốc hội thông qua ngày 29/6/2006 Nghị số 27/2012/QH13 ngày 21/6/2012 Quốc hội số cải tiến, đổi để nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động Quốc hội Nghị số 417/2003/NQ-UBTVQH11 ngày 01 tháng 10 năm 2003 Ủy ban thường vụ Quốc hội chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Quốc hội sửa đổi, bổ sung theo Nghị số 618/2013/UBTVQH13 Ủy ban thường vụ Quốc hội ngày 10 tháng năm 2013 Quyết định số 112/2001/QĐ-TTg ngày 25/07/2001 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án tin học hóa quản lý hành nhà nước giai đoạn 2001-2005 Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/04/2007 Chính phủ việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động quan hành nhà nước Quyết định số 331/QĐ-TTg ngày 06/04/2004 Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chương trình phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin từ đến năm 2010 Quyết định số 246/2005/QĐ-TTg ngày 06/10/2005 Thủ tướng Chính phủ việc phê duyệt chiến lược phát triển công nghệ thông tin truyền thông Việt Nam đến năm 2010 định hướng đến năm 2020 31 10 Chỉ thị số 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 việc giảm văn bản, giấy tờ hành hoạt động quan hành nhà nước 11 Quyết định 689/QĐ-TTg ngày 01/6/2009 Thủ tướng Chính phủ việc phê duyệt kế hoạch tổng thể phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin đến năm 2015 định hướng đến năm 2020 12 Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày 27/8/2010 Thủ tướng Chính phủ việc phê duyệt Chương trình quốc gia ứng dụng cơng nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước giai đoạn 2011-2015 13 Quyết định số 1755/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 Thủ tướng việc phê duyệt Đề án “Đưa Việt Nam trở thành nước mạnh công nghệ thông tin truyền thông (CNTT&TT)” 14 Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan Nhà nước 15 Thông tư liên tịch số 43/2008/TTLT-BTC-BTTTT ngày 26/5/2008 Bộ Tài chính, Bộ Thông tin Truyền thông hướng dẫn việc quản lý sử dụng kinh phí chi ứng dụng cơng nghệ thơng tin hoạt động quan nhà nước 16 Thông tư số 12/2010/TT-BTTTT ngày 18/5/2010 Bộ Thông tin Truyền thông quy định việc cập nhật thông tin dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước vào Cơ sở liệu quốc gia dự án ứng dụng công nghệ thông tin 17 Nghị số 30c/NQ-CP ban hành Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011-2020 18 Chỉ thị số 897/CT-TTg Thủ tướng Chính phủ việc tằng cường hoạt động bảo đảm an tồn thơng tin số 19 Thơng tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 20 Hiến pháp nước cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 (đã sửa đổi bổ sung năm 2001) 32 21 Lưu Kiếm Thanh (2000), Hướng dẫn soạn thảo văn quản lý hành Nhà nước (Xuất lần thứ hai có sửa chữa bổ sung), NXB Thống kê, Hà Nội 23 Lưu Kiếm Thanh (1998), Kỹ thuật lập quy, NXB lao động, Hà Nội 24 Quyết định số 02/QĐ-VPQH ngày 02/01/2013 Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội vè việc ban hành Quy định tiếp nhận, xử lý, phát hành văn hỗ trợ điều hành công việc môi trường mạng Quốc hội, quan Quốc hội, quan ủy ban thường vụ Quốc hội VPQH 33 ... quản lý văn mơi trường mạng Văn phịng Quốc hội CHƯƠNG I NHẬN THỨC VỀ VĂN BẢN, VĂN BẢN ĐIỆN TỬ VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TẠI VĂN PHỊNG QUỐC HỘI 1.1 Tìm hiểu văn bản, văn điện... phân công Chủ nhiệm VPQH 13 1.1.3.2 Các loại văn q trình hoạt động Văn phịng Quốc hội: Như nêu Văn phòng Quốc hội quan phục vụ Quốc hội quan Quốc hội, văn trình hoạt Quốc hội, quan Quốc hội Văn phòng. .. Quốc hội, quan Quốc hội Văn phòng Quốc hội Văn phòng Quốc hội quản lý lưu trữ Phân loại văn Hệ thống văn trình hoạt động Quốc hội, quan Quốc hội Văn phòng Quốc hội phân loại sau: Phân loại theo