Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 3 3. Mục đích nghiên cứu 3 4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3 5. phương pháp nghiên cứu 3 6. cấu trúc của đề tài 3 Chương 1: Khái quát về Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ và tình hình công tác văn thư tại Công ty 5 1.Quá trình hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần đầu tư vào xây lắp Tây Hồ 5 1.1 Khái quát chung về công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ 5 2.Công tác văn thư của Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ 7 3.Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. 9 Chương 2: Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ 11 2.1.Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Công ty Cổ phần đầu tư và xây lắp Tây hồ với chương trình “Quản lý văn bản” 11 2.1.1 Giới thiệu về chương trình 11 2.1.2 Giới thiệu các chương trình trong hệ thống 12 2.1.2.1 Cách khởi động chương trình 12 2.1.2.2 Giao diện chính của chương trình 12 2.1.2.3 Đăng nhập hệ thống 12 2.1.3 Quy trình xử lý công văn tại Công ty 12 2.2.Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác soạn thảo văn bản 14 2.3.Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản 14 2.3.1 Danh sách công việc – Xử lý văn bản cấp chuyên viên. 14 2.3.2Quản lý vă bản cấp văn thư 14 2.3.2.1 Quan lý văn bản đến 15 2.3.2.2 Quản lý văn bản 15 2.3.3 Tra tìm và thống kê văn bản 16 Chương 3: Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ. 17 3.1.Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Công ty cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ. 17 3.2.Hiệu quả của chương trình ứng dụng CNTT vào CTVT với phần mềm Quản lý văn bản tại Công ty Cổ phần đầu tư và xây lắp Tây Hồ 17 KẾT LUẬN 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 20

LỜI CAM ĐOAN Em cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng em Các số liệu, kết nêu báo cáo trung thực, có nguồn gốc rõ ràng Em hồn tồn chịu trách nhiệm cơng trình có phát gian dối LỜI CẢM ƠN Thông qua báo cáo này, trước tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban lãnh đạo trường Đại Học Nội vụ Hà Nội đạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên chúng em học môn “phương pháp nghiên cứu khoa học” cách tốt Em xin gửi lời cảm ơn tới cô TS Vũ Ngọc Hoa hướng dẫn, bảo tận tình để em hồn thành nghiên cứu Do thời gian có hạn kinh nghiệm nghiên cứu khoa học nhiều thiếu sót nên sót mong góp ý thầy/cơ/anh/chị bạn sinh viên Em xin trân trọng cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư (CTVT) hoạt động bảo đảm thông tin văn bản, phục vụ cơng tác quản lý, bao gồm tồn công việc xây dựng, ban hành văn tổ chức quản lý, giải văn hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, đơn vị Do mà CTVT quan trung tâm diễn hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu giữ xử lý thông tin, cơng văn giấy tờ đối tượng chủ yếu CTVT, phương tiện quan trọng phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức, đơn vị Vai trò CTVT ngày tăng cường xã hội thông tin nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày cao thiết Vì CTVT tổ chức hợp lý tự động hóa khâu nghiệp vụ nâng cao chất lượng cho hoạt động quản lý Công nghệ thông tin (CNTT) ứng dụng tất lĩnh vực trong đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng CNTT CTVT nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ CTVT từ thủ cơng sang tự động hóa bán tự động hóa, góp phần giải phóng sức lao động chân tay người, đồng thời nâng cao suất lao động cán văn thư Ứng dụng CNTT vấn đề xã hội nói chung vào CTVT nói riêng Đảng Nhà nước ta quan tâm, cụ thể hóa văn quy phạm pháp luật công văn số 608/LTNN-TTNC Cục lưu trữ Nhà nước ngày 19/11/1999 trích yếu hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin vào Văn thư – Lưu trữ, Quyết định số 53 QĐ/LTNN-NVTW ngày 28/4/2000 Cục Lưu trữ Nhà nước việc ban hành mẫu phiếu tin, hướng dẫn biên mục phiếu tin phần mềm ứng dụng Visual Basic để lập sở liệu quản lý tài liệu lưu trữ, Quyết định số 131/QĐ-LTNN ngày 09/8/2002 Cục Lưu trữ Nhà nước việc mở Website ngành Lưu trữ mạng Internet, Quyết định số 22/QĐLTNN ngày 29/01/2003 Cục Lưu trữ Nhà nước việc ban hành Hướng dẫn biên mục phiếu tin tài liệu ghi âm kiện Mẫu mục lục tài liệu ghi âm kiện, Quyết định số 28/QĐ-LTNN ngày 07/3/2003 Cục Lưu trữ Nhà nước việc ban hành Quy chế quản lý sử dụng Website Lưu trữ Việt Nam Internet, Văn số 240/VTLTNN-TTTH ngày 27/4/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc đạo ứng dụng CNTT Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Trung tâm Tin học, Quyết định số 244/QĐ-VTLTNN ngày 24/5/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành Quy chế tổ chức, quản lý khai thác mạng tin học lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Quyết định số 324/QĐ-VTLTNN ngày 26/8/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành Quy định chuẩn thông tin đầu vào việc biên mục văn bản, tài liệu hành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Quyết định số 246/QĐ-VTLTNN ngày 18/12/2006 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc thành lập Ban Biên tập Website Văn thư, Lưu trữ Việt Nam, Quyết định số 247/QĐ-VTLTNN ngày 18/12/2006 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc ban hành Quy định tổ chức hoạt động Website Văn thư, Lưu trữ Việt Nam Internet, Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04/3/2009 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ mơi trường mạng Trên sở tơi lựa chọn đề tài là: “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ” Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ thành lập theo Quyết định số 568/QĐ-UB ngày 06/05/1997 Uỷ ban Nhân dân Thành phố Hà Nội Trong năm qua, với phát triển kinh tế thị trường, Công ty đạt thành tựu định sản xuất kinh doanh, lĩnh vực sản xuất xây dựng cho nhân dân địa bàn tỉnh Bên cạnh thành tựu đạt được, Công ty xác định công tác tổ chức máy nhân công tác văn thư lưu trữ yếu tố góp phần tạo nên thành công kinh doanh Song, q trình thực hiện, cơng tác văn thư lưu trữ quan khơng tránh khỏi thiếu sót định Tôi chọn đề tài để nghiên cứu, nhằm tiếp tục phát triển ưu điểm khắc phục khuyết điểm tồn để việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư Công ty hiệu hơn, xứng với vai trò Do vậy, đề tài cần thiết để nghiên cứu 2.Lịch sử nghiên cứu Vấn đề ứng dụng CNTT vào CTVT nhiều hội nghị cấp cao, nhiều họp Chính phủ bàn đến, đề giải pháp thực hiện, đặc biệt, khơng đề tài nhà khoa học kết luận nhiệm vụ thực văn thư hầu hết tầm vĩ mô, áp dụng chung cho nước, tỉnh, Cơng ty việc ứng dụng CNTT vào cơng tác văn thư lưu trữ chưa cụ thể sâu vào vấn đề, chưa tác phẩm khoa học gắn lý luận với thực tiễn Do tơi chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ” để nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Việc thực nghiên cứu đề tài với mục đích: Nâng cao nhận thức vị trí, vai trò CNTT – xu hướng phát triển xã hội, đồng thời ứng dụng quản lý hành nói chung CTVT nói riêng Mục đích đề tài khảo sát CTVT Doanh nghiệp, triển khai ứng dụng CNTT đưa số nhận xét mang tính trao đổi Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ phương pháp nghiên cứu 5.1 Phương pháp luận - Phương pháp vật biện chứng 5.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể - Phương pháp quan sát - Phương pháp thống kê cấu trúc đề tài Vấn đề rộng lớn, trình độ, lực kinh nghiệm thân có hạn nên nghiên cứu nội dung Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Ngoài phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo, nội dung đề tài gồm ba phần: Chương 1: Khái quát Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ tình hình cơng tác văn thư Cơng ty Chương 2: Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ Chương 3: Những thuận lợi khó khăn q trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ Chương 1: Khái quát Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ tình hình cơng tác văn thư Cơng ty 1.Q trình hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Công ty cổ phần đầu tư vào xây lắp Tây Hồ 1.1 Khái quát chung công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ Cơng ty Bộ Quốc Phòng thành lập theo định số 90/QĐ-QPA ngày 27/02/1992 với tên gọi Công ty kinh doanh vật tư dịch vụ xuất nhập Tây Hồ; Ngày 18/4/1996, Công ty sát nhập với Công ty Xây dựng 232 theo Quyết định số 505/QĐQP đổi tên thành Cơng ty Tây Hồ/Bộ Quốc phòng; Ngày 20/12/2007, Bộ Quốc Phòng có định số 3843/QĐ-BQP phê duyệt phương án chuyển Cơng ty Tây Hồ/Bộ Quốc Phòng thành Công ty Cổ phần ĐT & XL Tây Hồ Nhà nước nắm giữ cổ phần chi phối 51% vốn điều lệ Năng lực, tổ chức nhân sự, thiết bị, tài cơng ty: Cơng ty Tây Hồ biên chế gồm 02 chi nhánh; 08 xí nghiệp xây lắp (xây dựng, giao thơng, thuỷ lợi); 01 xí nghiệp thi cơng giới; 01 xí nghiệp khai thác cát; 01 xí nghiệp khảo sát thiết kế tư vấn xây dựng; 01 trung tâm kinh doanh thương mại xuất nhập 05 phòng ban chức Nhiệm vụ công ty đầu tư xây dựng dự án khu thị, cơng nghệ, tòa nhà văn phòng, chung cư chất lượng cao, dịch vụ dân sinh với hạ tầng kỹ thuật đại Đồng thời, cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp tư vấn, mua bán, cho thuê, đầu tư, quản lý bất động sản Được quản trị điều hành doanh nhân giàu kinh nghiệm, đội ngũ cán bộ, chuyên gia có kiến thức sâu rộng lĩnh vực bất động sản, cấu tổ chức Công ty gọn nhẹ, hiệu quả, theo mơ hình đại, ứng dụng công nghệ phương pháp quản lý tiên tiến, hướng tới đạt ISO 9000 Cơng ty có chức hoạt động đa ngành nghề xây dựng cơng trình phát triển hạ tầng kỹ thuật, đầu tư xây dựng, kinh doanh khu đô thị, khu nhà văn phòng, quản lý bất động sản, - Kinh doanh xây dựng nhà (xây dựng, sửa chữa nhà để bán cho thuê) - Nhận quyền sử dụng đất để xây nhà bán cho thuê, đầu tư xây dựng sở hạ tầng theo quy hoạch xây dựng nhà để chuyển quyền sử dụng đất - Sàn giao dịch bất động sản - Xây dựng công nghiệp dân dụng - Thi công cầu đường - San lấp mặt - Vận tải hàng hóa đường - Dịch vụ vận tải - Tổ chức khu thể thao vui chơi – giải trí - Nhà hàng ăn uống (trừ quán bar) - Giáo dục mần non, giao dục tiểu học, trung học sở, trung học phổ thông, giáo dục dạy nghề - Trồng bóng mát Trồng cỏ sân vườn - Mua bán nước sinh hoạt, nước uống đóng chai - Dịch vụ cung cấp thông tin kinh tế - Quảng cáo - Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác xây dựng: gạch xây ngói, đá, cát, sỏi - Bán lẻ đồ ngũ kim, sơn , kính thiết bị lắp đặt khác xây dựng cửa hàng chuyên doanh: Bán lẻ xi măng, gạch xây, ngói, đá , sỏi vật liệu xây dựng - Hoạt động kiến trúc tư vấn kỹ thuật có liên quan: Quản lý dự án, thiết kế quy hoạch xây dựng, thiết kế kiến trúc cơng trình, thiết kế nội ngoại thất cơng trình, giám sát cơng tác xây dựng hồn thiện cơng trình dân dụng Cơng ty có trụ sở Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Cơng ty cóTổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc, Cách lãnh đạo phòng ban Cơ cấu tổ chức: Phòng Hành -Tổ chức; Phòng dự án; Phòng kế tốn; Phòng dịch vụ quản lý bất động sản; Phòng Mơi giới 2.Cơng tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ CTVT tồn cơng việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý sử dụng dấu, tổ chức khoa học văn quan, đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức - trị xã hội, lực lượng vũ trang Công tác văn thư bao gồm nội dung sau đây: Soạn thảo văn Quản lý văn Quản lý dấu Lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ Thực trạng CTVT taih công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ: cơng ty xây lắp CTVT nội dung vô quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Phụ trách CTVT Cơng ty gồm có văn thư chun trách nhân viên văn phòng đảm nhiệm CTVT Công ty hoạt động theo văn đạo hướng dẫn Nhà nước như: Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ Cơng tác Văn thư, Thông tư 07/2012/TTBNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội Vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan ; số văn khác Các khâu nghiệp vụ Công tác văn thư Công ty thực sau: Soạn thảo ban hành văn bản: công tác soạn thảo văn công ty tiến hành theo hướng dẫn văn Pháp luật quy định thể thức quy trình ban hành Các khâu nghiệp vụ soạn thảo văn tiến hành máy tính, sau thơng qua mạng nội (LAN) chun cho lãnh 10 đạo xem xét chuyển ý kiến sử chữa ln quaheej thống quản lý văn phòng tiến hành ban hành văn Quản lý văn bản: - Quản lý văn đi: Văn quản lý thống Văn thư Công ty Tất văn phải đăng ký Văn thư Văn trình lãnh đạo cơng ty duyệt có chữ ký trưởng phòng phó phòng, phận tổng hợp thuộc Văn phòng xem xét yếu tố thể thức văn Sau trình lãnh đạo ký duyệt văn thảo, thảo duyệt phận tổng hợp trả lại phòng có thảo để chỉnh lý bổ sung thêm thành trình Giám đốc ký Các văn quan đăng ký vào sổ công văn Là công ty kinh doanh nên công việc thực nhanh khẩn trương Sau vào sổ nhân đóng dấu phát hành văn bản, văn trả lại phòng soạn thảo 01 lưu với hồ sơ trình kèm theo - Quản lý công văn đến: Tất văn đến phải qua văn thư Công ty làm thủ tục phân phối theo quy định, văn đến đóng dấu “văn đến” đăng ký số thứ tự đến, ngày tháng năm đến, kèm phiếu trình văn đến để trình văn Giám đốc Phó Giám đốc cho ý kiến Lãnh đạo Công ty cho ý kiến xong chuyển qua cho văn thư nhập vào phần mềm quản lý văn đến chuyển cho phòng cá nhân phân chuyển văn Bộ phận hình thành: nhân viên văn thư đầu mối tiếp nhận, phân loại chuyển giao loại văn bản, ghi số đến ngày đến sau vào sổ văn Đối với văn ghi “hỏa tốc”, “khẩn”, “mật”, loại fax, điện tín văn thư Cơng ty ghi rõ đến chuyển đến tay người nhận theo chế độ quản lý văn Hồ sơ, tài liệu lưu trữ Công ty ghi lại hoạt động mặt Công ty, giữ gìn tra cứu sử dụng cần thiết văn giải xong lập thành hồ sơ, xếp theo thứ tự có logic tổ chức cách khoa học + Cặp đựng văn bản, tài liệu cần giải 11 + Cặp đựng văn bản, tài liệu xử lý + Cặp đựng giấy tờ giải loại báo cáo, tài liệu chuyên môn công nghệ thông tin, thống kê công tác văn thư, lưu trữ để nghiên cứu tham khảo giấy tờ khác Công tác lập hồ sơ công việc: Hồ sơ công việc Công ty chủ yếu tập lưu cơng văn, xếp theo trình tự thời gian, chuyên viên sau giải công việc không lập hồ sơ công việc mà nộp vào lưu trữ tình trạng bó gói Cơng tác văn thư truyền thống Công ty trước ứng dụng CNTT có hạn chế định như: việc soạn thảo văn diễn chậm nhiều thời gian, việc chuyển giao văn theo dõi thực văn khơng nhanh chóng, đặc biệt theo dõi việc thực vản báo cáo cơng việc Theo phương pháp truyền thống văn thư quan nhiều thời gian việc tra tìm tài liệu nhiều thời gian 3.Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Công tác văn thư quan ngày thể vai trò hoạt động chung quan, việc đưa CNTT vào CTVT tạo cải tiến phương thức hoạt động khâu nghiệp vụ công tác Cách thức làm việc không làm thay đổi chất công việc, mà đơn giản góp phần nâng cao suất hiệu công việc, nhằm đáp ứng nhanh chóng xác nhu cầu đề Việc ứng dụng CNTT giúp cho khả xử lý thơng tin nhanh chóng tinh hình thơng tin ngày tăng nhanh Trong quan, Văn phòng coi “trái tim” quan, trung tâm thông tin quan Văn phòng nơi thu nhận, xử lý, tìm kiếm cung cấp thông tin để giúp cho lãnh đạo đưa định đắn, kịp thời Trong thời đại thông tin CTVT giải công việc phương pháp thủ cơng gặp nhiều khó khăn việc đáp ứng kịp thời đầy đủ nhu cầu tìm thơng tin với quan, đơn vị khác 12 Chính vậy, việc ứng dụng CNTT CTVT Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ yêu cầu tất yếu Ứng dụng CNTT vào CTVT trước hết nhằm nâng cao chất lượng cơng tác này, đồng thời góp phần giải phóng phần sức lao động cán Công nghệ thông tin giúp CTVT thực cách thuận lợi, nhanh chóng hiệu Điều thể chỗ, tồn văn hình thành hoạt động quan nhập vào máy để quản lý, thông qua việc thống kê, tra tìm, tổng hợp văn trở nên dễ dàng, nhanh chóng, xác đảm bảo hoạt động cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý Cơng ty Chính nhờ điều mà nâng cao vai trò phát huy tối đa chức năng, nhiệm vụ Văn phòng, đặc biệt phận Văn thư Trong công ty nối mạng nội cần thơng qua mạng máy tính, lãnh đạo công ty bát kỳ cán cơng ty có khả truy cập tìm hiểu hệ thống văn hình thành ngày Công ty (tùy theo chức vụ thẩm quyền cán có mật riêng để truy cập) Khả ứng dụng CNTT vào CTVT thể chỗ: từ công tác soạn thảo văn đến việc ban hành quản lý văn bản, điều cá khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư ứng dụng cơng nghệ thơng tin: soạn thảo văn máy tính, quản lý văn máy, thưjc tra tìm văn máy, chuyển giao văn qua mạng máy tính Việc quản lý sử dụng dấu công việc công tác văn thư, điều kiện mặt quản lý nhà nước chưa có văn quy định tính pháp lý dấu chũ ký điện tử Xét điều kiện kỹ thuật khả quản lý dấu thực tế chưa cần đưa nội dung vào ứng dụng công nghệ thông tin 13 Chương 2: Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ 2.1.Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Công ty Cổ phần đầu tư xây lắp Tây hồ với chương trình “Quản lý văn bản” 2.1.1 Giới thiệu chương trình Hệ thống chương trình Quản lý văn sản phẩm Tổng cục Công nghiệp quốc phòng xây dựng nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác văn thư, đạc biệt khâu quản lý giải văn Hệ thống hỗ trợ xuyên suốt trình, từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn đến khâu cuối đưa văn vào lưu trữ Với giao diện thân thiện, dễ dàng giúp cho người sử dụng, đặc biệt phận văn thư nhập thông tin công văn nhanh xác Hệ thống thiết kế theo mơ hình khách/chủ nên thích hợp cho cơng ty có mạng nội Mục tiêu quản lý phần mềm sau: Quản lý toàn q trình giải cơng văn, cơng việc cán bộ, - nhân viên phạm vi toàn Công ty bao gồm: Hỗ trợ văn thư quan quản lý theo dõi văn văn đến Hỗ trợ tra cứu công văn có yêu cầu Hỗ trợ lãnh đạo việc theo dõi q trinh giải cơng văn tồn - Công ty Tăng cường cho việc quản lý cách thuận tiện cơng văn phòng/ban Giúp cho cấp lãnh đạo trực dõi tiến độ giải công văn, - công việc nhân viên phòng/ban hện thống máy tính Giúp lãnh đạo cấp đưa ý kiến đạo, hướng giải cho nhân viên giao trách nhiệm giải công văn, công việc thông qua mạng máy - tính Hỗ trợ người dùng tra cứu cơng văn trực tiếp máy tính (có phân quyền truy cập) 2.1.2 Giới thiệu chương trình hệ thống 2.1.2.1 Cách khởi động chương trình Kích chuột vào biểu tượng “Quản lý văn bản” hình 2.1.2.2 Giao diện chương trình 14 - Chương trình gồm có chức sau đây: Đăng nhập hệ thống Danh sách văn đến Danh sách văn Danh mục Người sử dụng Hệ thống Đăng nhập hệ thống Đăng xuất hệ thống Tìm kiếm Trợ giúp 2.1.2.3 Đăng nhập hệ thống Khi người sử dụng đóng vai trò cấp Văn thư hay cấp văn phòng, cấp lãnh đạo, cấp phòng ban thực người quản trị hệ thống cung cấp cho tên đăng nhập mật theo vai trò cơng việc Nếu cấp văn thư có quyền cập nhật văn – đến, theo dõi văn bản, xem văn lưu trữ Nếu cấp văn phòng có quyền xử lý văn cấp văn phòng Nếu lãnh đạo có quyền xử lý văn cấp lãnh đạo Tại hộp thoại: Tên đăng nhập Mật khẩu, người dùng nhập tên Đăng nhập Mật khẩu, tiếp đến nhấn chuột Đăng nhập 2.1.3 Quy trình xử lý cơng văn Công ty - Văn thư Công ty tiến hành: Tiếp nhận văn đến Đóng dấu đến Nhập vào máy tính liệu: số kí hiệu cơng văn, số đến, ngày gửi, ngày nhận, nơi gửi, thời gian xử lý (ngày tại), trích yếu nội dung văn bản, loại văn bản, - - ghi Trình cơng văn cho lãnh đạo công ty Lãnh đạo công ty tiến hành: Phê duyệt ý kiến chủ đạo Xác định phòng/ban giải công văn Xác định hạn giải công văn Sau lãnh đạo Cơng ty có ý kiến đạo, Văn thư quan tiến hành: Nhập ý kiến đạo vào máy tinh Chuyển phòng ban theo yêu cầu đạo Lanh đạo Công ty Sau nhận cơng văn, Trưởng phó phòng ban (hay văn thư ban) tiến hành: Chuyển công văn thành công việc 15 - Chỉ đạo chuyên viên giải Phân công văn cho chuyên viên Sau chyên viên nhận công văn tiến hành: Đọc ý kiến đạo Giải công văn, điền thông tin giải vào máy tính Xác nhận hồn thành giải cơng văn Lập cơng văn giải Trình lãnh đạo phòng/ban kiểm tra nội dung thể thức văn Chuyển cho văn thư Sau văn thư quan tiếp nhận văn tiến hành: Chuyển cho lãnh đạo công ty ký Kiểm tra thể thức văn tính pháp lý Cho số cơng văn đi, nhân cơng văn Đóng dấu cơng văn Điền thơng tin (số kí hiệu, ngày cơng văn, trích yếu nội dung, nơi nhận công văn, nơi lưu công văn, độ khẩn, độ mật) Phát hành công văn Sau tiến hành đăng nhập chương trinh cán công ty, đặc biệt Văn thư quan tiến hành nội dung cơng tác văn thư 2.2.Ứng dụng Công nghệ thông tin công tác soạn thảo văn Việc soạn thảo văn Cơng ty tiến hành hồn tồn máy vi tính bời tất phòng ban công ty trang bị máy vi tính thiết bị khác máy in, máy photo Sao cán có trách nhiệm dạon thảo trịnh cho lãnh đao để kiểm tra đến khâu cuối cùng, cơng tác đèu thực thông qua mạng nội Công ty Điều có tác dụng cao như: thuận tiện, bớt nặng nhọc người soạn thảo đánh máy, dễ dàng lưu trữ tìm lại văn dự thảo văn đợc soạn thảo, dễ dàng sửa đổi dự thảo, tiết kiệ thời gian phải đánh máy biên soạn lại, có khả tra cứu tham khảo thông tin cần thiết trực triếp máy tính trinh soạn thảo, biên tâp văn Dễ dàng trình bày thể thức thể văn quy định Chất lượng in ấn văn đảm bảo yêu cầu cao 2.3.Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn 16 Công tác quản lý văn Công ty cổ phầ đầu tư xây lắp Tây Hồ tiến hành hoàn toàn Chương trình Quản lý văn Cơng ty Các nội dung công văn - đến, chuyển giao văn bản, tra cứu tìm kiếm văn bản, tổng hợp, in ấn sổ cơng văn theo dõi tình trạng giải văn bản, nhập ý kiến đạo lãnh đạo Sẽ trình bày theo đối tượng đăng nhập vào chương trình, cụ thể sau: 2.3.1 Danh sách công việc – Xử lý văn cấp chuyên viên Phần Danh sách công việc dành cho chuyen viên Chuyên viên nhập danh sách công việc từ phòng ban giao việc Tất cơng việc giao cho chuyên viên hiển thị form danh sách công việc 2.3.2Quản lý vă cấp văn thư Văn mới: Văn thư quan sử dụng chức để cập nhật văn đến văn Công ty 2.3.2.1 Quan lý văn đến Kích chuột vào danh sách văn đến, tiếp đến kích chuột vào chức thêm Cập nhật thơng tin văn đến bao gồm: Số, kí hiệu văn bản, cấp ban hành, đơn vị gửi, phân loại văn bản, mức độ khẩn – mật, nhiện vụ thi hành văn bản, trích yếu nội dung văn tiếp đến chọn chức nhập văn để lưu lại thơng tin vừa cập nhật.Bên cạnh đó, chương trinh cho phép đính kèm theo file đính kèm Văn thư quan có quyền theo dõi, xem văn đến danh mục văn đến văn cấp lãnh đạo gửi xuống Văn hiển thị danh sach văn lưu trữ Các văn thể số văn bản, ngày phát hành, cấp ban hành, trích yếu tổng số có văn bản, văn thư trục tiếp vào văn cần xem 2.3.2.2 Quản lý văn Cũng tương tự văn đến, danh sách văn người quản trị hệ thống phân quyền cho cấp Ở thư có quy trình sử lý văn sau: 17 Bước 1: Đánh máy, in văn Bước 2: Duyệt, ký văn Bước 3: Đăng ký văn Bước 4: Photo, in ấn văn Bước 6: Chuyển giao văn Bước 7: Kiểm tra việc quản lý giải văn Bước 8: Sắp xếp quản lý lưu hồ sơ Thao tác thực nhập văn mới: Nhập tên truy cập, mật khẩu, người văn thư quản trị hệ thống cung cấp Sau vào Chương trình thid kích chọn Danh sách văn đi, chọn mục thêm Nhập thông tin văn bao gồm: Số ký hiệu văn bản, cấp ban hành, phòng ban gửi, phân loại văn bản, ngày phát hành, ngưới ký, trích yếu nội dung văn bản, kích vào chức nhập văn để thực lệnh Nếu trương hợp có file đính kèm chọn mục Văn kèm theo, chọn file cần đính kèm Tại mục chức danh sách cơng văn bào gồm: lữu trữ, thực hiện, báo cáo, chọn tráng thái để chọn văn mức độ bình thường, khẩn hay hỏa tốc 2.3.3 Tra tìm thống kê văn Việc ứng dụng CNTT với chương trình Quan lý văn việc tra tìm văn thống kê thuân lợi nhanh chóng Người sử dụng cần kích vào phầm tìm kiếm theo số kí hiêu văn bản: nhập số kí hiệu văn kích vào chon lọc, kết tìm hiển thị bên Chương trinh cho phép ưu tiên tối đa trường khóa trích yếu nội dung, số kí hiệu văn bản, ngày phát hành 18 Chương 3: Những thuận lợi khó khăn q trình ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ 3.1.Những thuận lợi khó khăn q trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ Là công ty chuyên xây dựng, xây lắp, nhân viên công ty đa số kỹ sư, kế toán làm việc thường xuyên máy tính có khả tiếp cận CNTT nhanh nhạy, việc ứng dụng CNTT cơng tác văn thư nói riêng lĩnh vực công ty noi chung mạnh điều kiện thuận lợi Cơng ty Ngồi thuận lợi trên, phần mềm ứng dụng công tác văn thư số tồn tại: Phần mềm Quản lý văn áp dụng cho Cơng ty Xí nghiệp, Chi nhánh trực thuộc nen q trình triển khai có nhiều bất cập mà lại k có phối hợp kịp thời giưac văn thư cơng ty văn thư Xí nghiệp, Chi nhánh Việc ứng dụng CNTT CTVT tồn cơng ty khơng động hồn tồn có số Xí nghiệp, Chi nhánh khơng có mạng nội trinh độ tin học số văn thư Xí nghiệo, Chi nhánh hạn chế vạy mà q trình thực hiejn gặp nhiều khó khăn Chương trình có phần lập hò sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, thực tế cơng tác chưa thực nghiêm túc 3.2.Hiệu chương trình ứng dụng CNTT vào CTVT với phần mềm Quản lý văn Công ty Cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ Thực tiễn việc ứng dụng CNTT Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ cho thấy ưu điểm bật việc nâng cao chất luojng quản lý văn Công ty Cụ thể sau: - Chương trinh có thao tác đơn giản, co phép người sử dụng dẽ dàng nhập - thơng tin vào trường cách nhanh chóng Khả lưu giữ thông tin cao, cho phép nhập lượng thông tin lớn, góp phần nâng cao hiệu cơng tác quản lý văn Chương trình có khả đáp 19 ứng đầy đủ nhu cầu cạp nhật văn – đến quản lý văn bản, tra ìm thống kê văn Công ty Hệ thống chương trình hỗ trợ xuyên suốt trình, từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản, đến khâu cuối đưa văn - vào lưu trữ Tốc độ truy cập nhanh giúp phục vụ tối đa nhu cầu truy cập cán Công ty, có khả nhiều người tham gia vào q trình tìm kiếm thơng tin văn thơng qua hệ thống mạng nội Công ty Đây yếu tố quan - trọng tạo nên hiệu việc ứng dụng CNTT vào cơng tác văn thư Góp phần nâng cao suất lao động chất lượng công tác văn thư Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý lãnh đạo KẾT LUẬN Qua phần nghien cứu thực tiễn trinh bày trên, tơi có rút số kết luận sau: CNTT ngành kinh kinh tế mũi nhọn, việc ứng dụng 20 CNTT lại có tác động to lớn bao trùm khắp lĩnh vực đời sống xã hội Với giúp đỡ cơng nghệ máy tính, mạng nội bộ, phần mềm ứng dụng cơng tác văn phòng nói chung cơng tác văn thư nói riêng bước cải tiến, nâng cao chất lượng công việc Công nghệ thông tin hỗ trợ đăc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, đưa công tác từ hoạt động thủ công sang tự động hóa bán tụ cơng hóa khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay đồng thời nâng cao suất lao động cán Để có hiệu cao tong việc úng dung CNTT vào khâu nghiệp vụ cơng ty có đầu tư cần thiết đáng cho cơng tác này, đầu tư kỹ thuật, nhân lực lãnh đạo cơng ty cán văn thư cần có quan tâm, hiểu biết khả ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Trên toàn nghiên cứu ứng dụng Công nghệ thong tin vào công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ, trình nghiên cứu viết có số điểm khơng tiện trình bày rõ vơi lý đảm bảo bí mật Cơng ty Và đề tài mức độ bước đầu tìm hiểu vấn đề việc ứng dụng CNTT CTVT Cơng ty, mong đóng góp ý kiến quý thầy cô việc xây dựng đề tài để nghiên cứu hoàn thiện DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quốc hội (2011), Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011 Quốc hội khoá 13, Hà Nội Nhóm tác giả: Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận thực tiễn cơng tác lưu trữ (giáo trình cho sinh viên Đại học Lưu trữ), Hà Nội 21 Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Giáo trình Lưu trữ học, Nhà xuất Giao thông Vận Tải, Hà Nội Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2009), Nghiệp vụ Công tác văn thư, Nhà xuất Giao thông Vận Tải, Hà Nội 22 ... dung vào ứng dụng công nghệ thông tin 13 Chương 2: Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ 2.1 .Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư. .. trình ứng dụng cơng nghệ thông tin vào công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ 3.1.Những thuận lợi khó khăn q trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Công ty cổ phần. .. trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ Chương 1: Khái quát Công ty cổ phần đầu tư xây lắp Tây Hồ tình hình cơng tác văn thư Cơng ty 1.Q trình