Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà

MụC LụC A: Phần mở đầu 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Mục đích nghiên cứu: 2 3. Phương pháp, đối tượng và phạm vi nghiên cưú: 2 B Phần nội dung: 4 Chương 1: Khái quát về Công ty cổ phần CNTT Sông Đà và tình hình công tác văn thư tại Công ty. 4 1.1. Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà: 4 1.2. Công tác văn thư của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. 8 1.3. Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. 10 Chương 2:Triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. 12 2.1. Quy trình ứng dụng CNTT vào công tác văn thư: 12 2.2. ứng dụng CNTT trong CTVT tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà với chương trình “Quản lý văn phòng”: 15 2.2.1 Giới thiệu về chương trình : 15 2.2.2 Giới thiệu các chương trình trong hệ thống 17 2.3. Quy trình xử lý công văn tại Công ty được diễn ra như sau: 19 2.4. ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo văn bản: 21 2.5. ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản: 21 2.5.1 Danh sách công việc Xử lý văn bản cấp chuyên viện. 22 2.5.2 Quản lý văn bản cấp Văn thư. 22 2.5.3. Quản lý văn bản cấp văn phòng. 25 2.5.3.1. Xử lý văn bản đến: 25 2.5.3.2 Xử lý văn bản đi: 26 2.6. Quản lý văn bản cấp l•nh đạo. 27 2.7. Xử lý văn bản cấp phòng ban. 28 2.8. Tra tìm và thống kê văn bản. 29 2.9. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng CNTT vào CTVT tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. 31 2.10. Hiệu quả của chương trình ứng dụng CNTT trong công tác văn thư với phần mềm quản lý văn phòng tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. 32 Chương 3. Kết Luận 33

MụC LụC

MụC LụC 1

A: Phần mở đầu 1

1 Lý do chọn đề tài: 1

2 Mục đích nghiên cứu: 2

3 Phơng pháp, đối tợng và phạm vi nghiên cú: 3

B- Phần nội dung: 5

Chơng 1: Khái quát về Công ty cổ phần CNTT Sông Đà và tình hình công tác văn th tại Công ty 5

1.1 Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà: 5

1.2 Công tác văn th của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà 10 1.3 Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn th 12

Chơng 2:Triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn th tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà 15

2.1 Quy trình ứng dụng CNTT vào công tác văn th: 15

2.2 ứng dụng CNTT trong CTVT tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà với chơng trình “Quản lý văn phòng”: 19

2.2.1 Giới thiệu về chơng trình : 19

2.2.2 Giới thiệu các chơng trình trong hệ thống 21

2.3 Quy trình xử lý công văn tại Công ty đợc diễn ra nh sau: 24

2.4 ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo văn bản: 26

2.5 ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản: 27

2.5.1 Danh sách công việc- Xử lý văn bản cấp chuyên viện 27

2.5.2 Quản lý văn bản cấp Văn th 28

2.5.3 Quản lý văn bản cấp văn phòng 32

2.5.3.1 Xử lý văn bản đến: 32

2.5.3.2 Xử lý văn bản đi: 33

2.6 Quản lý văn bản cấp lãnh đạo 34

2.7 Xử lý văn bản cấp phòng ban 35

2.8 Tra tìm và thống kê văn bản 37

2.9 Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng CNTT vào CTVT tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà 39

2.10 Hiệu quả của chơng trình ứng dụng CNTT trong công tác văn th với phần mềm quản lý văn phòng tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà 40

Ch¬ng 3 KÕt LuËn 42

A: Phần mở đầu

1 Lý do chọn đề tài:

Công tác văn th (CTVT) là hoạt động đảm bảo thông tinbằng văn bản, phục vụ công tác quản lý,bao gồm toàn bộ cáccông việc về xây dựng, ban hành văn bản và tổ chức quản lý,giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơquan, tổ chức,đơn vị Do vậy mà công tác văn th cở trong cơquan là một trung tâm diễn ra các hoạt động thu nhận, trao

đổi, lu giữ và xử lý thông tin, trong đó những công văn giấy

tờ là đối tợng chủ yếu của công tác văn th, là một trong nhữngphơng tiện quan trọng nhất phục vụ cho hoạt động quản lý củamỗi cơ quan ,đơn vị ,tổ chức Vai trò của CTVT ngày càng đợctăng cờng trong xã hội thông tin hiện nay, do nhu cầu phục vụthông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao và bức thiết.Vì thế CTVT đợc tổ chức hợp lý và tự động hoá các khâunghiệp vụ sẽ nâng cao chất lợng cho hoạt động quản lý Hiệnnay khái nơiệm Công tác văn th đợc nhiều nhà nghiên cứu chấpnhận nh sau: “ công tác văn th là toàn bộ những công việc liênquan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ chứcquản lý văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, tổ chứckhoa học văn bản trong các cơ quan, đơn vị, các doanhnghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, các lực lợng vũ trang.” Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã đợc ứng dụngtrong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và đã đem lạihiệu quả rất cao Việc ứng dụng công nghệ thông tin trongCTVT là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lựccho các khâu nghiệp vụ của công tác văn th từ thủ công sang

tự động hoá hoặc bán tự động các khâu nghiệp vụ, góp phầngiải phóng sức lao động chân tay của con ngời, đồng thờinâng cao năng xuất lao động của cán bộ văn th

ứng dụng CNTT là vấn đề đợc Đảng và Nhà nớc ta rất quantâm, đã đợc cụ thể hoá bầng các văn bản quy phạm phát luậtnh: Chỉ thị số 58/ CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng vềứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệphoá hiên đại hoá, Đảng ta xác định:”công nghệ thông tin là mộttrong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển”.Nghịquyết TW 7 khoá VIII của Đảng ngày 30/71994 :“u tiên ứng dụng

và phát triển công nghệ tiên tiến nh công nghệ thông tin phục

vụ yêu cầu điện tử hoá và tin học hoá nền kinh tế quốc dân”.Trong Nghị quyết Đại Hội Đảng lần VIII đã nhấn mạnh:“ứng dụngcông nghệ thông trong tất cả các lĩnh vực kinh tế quốcdân…” Nhà nớc ta xác định:“ việc ứng dụng công nghệ thôngtin trong linh vực quản lý hành chính Nhà nớc là u tiên hành

đầu và công tác văn th là một công việc mang tính chất hànhchính cũng đã đợc xác đinh là một lĩnh vực hàng đầu trongviệc ứng dụng công nghệ thông tin”

Trên cơ sở đó chúnh tôi lựa chọn đề tài là : “ứng dụngcông nghệ thông tin trong công tác văn th tại Công ty cổ phầncông nghệ thông tin Sông Đà” Công ty cổ phần công nghệthông tín Sông Đà thuộc Tổng Công Ty Sông Đà trực thuộc BộXây Dựng, là một Doanh nghiêp có thế mạnh về tin học vàcông nghệ thông tin, về ứng dụng công nghệ thông tin trong

tổ chức hoạt động , quản lý hành chính, đặc biệt là trongcông tác văn th của mình Đồng thời Công ty cũng đã tạo điềukiện cho chúng tôi trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểuthực tiễn

2 Mục đích nghiên cứu:

Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích :Nhằm nâng cao nhận thức của bản thân nói riêng và của sinhviên ngành Lu trữ học và Quản trị văn phòng nói chung về vị

trí, vai trò cuả công nghệ thông tin- một xu hớng phat triển mớicủa xã hội đồng thời việc ứng dụng nó trong quản lý hànhchính noi chung va đặc biệt trong công tác văn th nói riêngcủa cơ quan Việc nghiên cứu đã giúp cho việc rèn luyện kỹnăng tìm hiểu, nghiên cứu một vấn đề liên quan trực tiếp

đến chuyên ngành của mình đợc đào tạo

Mục tiêu của đề tài nghiên cứu là khảo sát về CTVT củaDoanh nghiệp này, việc triển khai về ứng dụng công nghệthông tin nh thế nào, và đa ra một số nhận xét mang tính trao

- Phơng pháp nghiên cứu: phơng pháp khảo sát thực tế,phơng pháp phỏng vấn, trực tiếp sử dụng chơng trình, tácnghiệp cụ thể

2- Đối tợng nghiên cứu: là chơng trình phần mềm hệ thống

“Quản lý văn phòng” của công ty

Vấn đề này trớc kia đã có những tác giả đã nghiên cu vàtìm hiểu, tuy nhiên báo cáo khoa học của chúng tôi không trùnglặp với các công trình khác trớc đó

Trong quá trình thực hiện đề taì do có những thuận lợisau: đã có một số những công trình đi trớc nghiên cứu về vấn

đề nay, đợc sự quan tâm của khoa, đồng thời đã đợc ban lãnh

đại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đã tạo điềukiện cho tôi đợc nghiên cứu tại công ty Đồng thời là những khókhăn nh : vốn kiến thức còn hạn chế và vấn đề nghiên cứu cònmới mẻ, thời gian còn hạn chế… Do vậy do vậy sẽ không tránh

khỏi nhng sai xót Chúng tôi mong đợc sự đóng góp ý kiến củacác độc giả, thầy cô giáo và các bạn để chúng tố sẽ nghiên cứu

đề tài đợc hoàn thiện hơn Qua đây, chúng tôi gửi lời cảm

ơn chân thành đến thạc sĩ Lê Tuấn Hùng đã hớng dẫn tôi thựchiện đề tài này Đồng thời cảm ơn các thầy cô giáo và các bạn

đặc biệt là các cô chú và các anh chị của công ty CPCNTTSông Đà đã giúp tôi hoàn thành đề tài

Xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện:

Đặng Hồng Cỏnh

B- Phần nội dung:

Chơng 1: Khái quát về Công ty cổ phần CNTT Sông Đà và

tình hình công tác văn th tại Công ty.

1.1 Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà:

1.1.1- Công ty cổ phần CNTT Sông Đà đợc thành lập theoquyết định số:1216/QĐ-BXD của Bộ trởng Bộ Xây Dựng vềviệc chuyển Trung tâm nghiên cứu và ứng dụng khoa học côngnghệ Sông Đà - Tổng Công Ty Sông Đà thành công ty cổ phầnngày 28 tháng7 năm 2004

Trung tâm nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệSông Đà đợc thành lập theo Quyết định số: 16/TCT – VPTHngày 12/9/2001 của Chủ tịch HĐQT Tổng công ty Sông Đà, là

đơn vị hạch toán phụ thuộc, với nhiệm vụ chính là:

- Nghiên cứu khoa học công nghệ về các lĩnh vực chuyênngành xây dựng, giao thông vận tải, sản xuất công nghiệp,công nghệ thông tin…

- Tổ chức thực hiện sản xuất thử nghiệm các đề tài nhiêncứu ứng dụng

ứng dụng và chuyển giao tiến bộ khoa học công nghệphục vụ sản xuất kinh doanh cuả Tổng công ty nhu cầu thị tr-ờng

- Thực hiện t vấn, thiết kế, đào tạo nhân lực và them

định các dự án khoa học công nghệ

Lập kế hoạch nghiên cứu khoa học công nghệ hàng nămtrình Bộ Xây Dựng phê duyệt và triển khai thực hiện trongTổng công ty

- Xây dựng, quản lý và vận hành toang bộ mạng thông tincủa Tổng công ty

Theo Quyết định số:1216/QĐ-BXD thì Công ty cổ phầncông nghệ thông tin Sông Đà có ngành nghề kinh doanh chính

nh sau:

- Cung cấp và sản xuất các phần mềm ng dụng, phầnmềm công nghiệp, gia công phần mềm, sản xuất phần mềmthơng mại;

- Tiếp nhận và chuyển giao công nghệ dịch vụ đa phơngtiện, thực hiện t vấn công nghệ thông tin, dịch vụ phần mềm;

- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực công nghệ thôngtin;

- Kinh doanh, xuất nhập khẩu thiết bị điện tử, viễnthông, công nghệ thông tin và tự động hoá;

- Kịnh doanh các ngành nghề khác theo quy định củapháp luật

Phòng tổ chức hành chính

Phòng kinh doanh

Phòng tổ chức kinh tế

- Công nhân kỹ thuật, lao động nghiệp vụ: 2 ngời.1.1.2.2 Đại hội đồng cổ đông:Bao gồm tất cả các cổ

đông tham dự, là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty

Đại hội đồng cổ đông thông qua các quyết định thuộc thẩmquyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp khi đợc số cổ

đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tấtcả các cổ đông dự họp chấp nhận Tham gia dóng góp ý kiếnxây dựng và biểu quyết thông qua Điều lệ tổ chức hoạt động

và định hớng phát triển của Công ty Kiểm soát hoạt động củaHội đồng quản trị và Ban kiểm soát

1.1.2.3 Hội đồng quản trị(HĐQT): Là cơ quan quản lýcao nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh công ty đểquyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi

của công ty trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội

đồng cổ đông HĐQTcó nhiệm vụ quyết định chiến lợc pháttriển của công ty, quyết định giải pháp phát triển thị trờng,quy định nội dung tài liệu họp phục vụ Đại hội đồng cổ đông,triệu tập họp đại hội cổ đông , cơ cấu tổ chức, lập quy chếquản lý nội bộ Công ty Kiểm soát việc thực hiện các pgơng án

đầu t , kiểm soát việc thực hiện các chính sách thị trờng, thựchiện hợp đồng kinh tế, kiểm soát việc thực hiện cơ cấu tổchức, thực hiện cơ quản lý nội bộ của công ty, kiểm soát việcmua bán cổ phần HĐQT thông qua quyết định bằng biểuquyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thứckhác Mỗi thành viên HĐQT có một phiếu biểu quyết

1.1.2.4 Giám đốc: Do HĐQT bổ nhiệm Giám đốc cónhiệm vụ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàngngày của công ty, là ngời đại diện theo pháp luật của công ty,

có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT, tổchức thợc hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh và phơng án

đầu t của công ty Thờng xuyên báo cáo HĐQT tình hình, kếtquả sản xuất cua Công ty Giúp việc cho Giám đốc là hai PhóGiám đốc, Gồm Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực CNTT và PhóGiám đốc phụ trách kinh tế

1.1.2.5 Ban kiểm soát: Do Đại hội cổ đông bầu ra Cónhiệm vụ kiểm tra tính trung thực hợp lý, hợp pháp trong quản

lý đIều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép lu giữchứng từ sổ sách kế toán và báo cáo tài chính của công ty Th-ờng xuyên thông báo với HĐQT về kết quả hoạt động của Công

ty, tham khoả ý kiến của HĐQT trớc khi trình báo cáo, kết luận

và kiên nghị lên Đại hội đồng cổ đông

1.1.2.6 Các phòng ban chức năng: Các phòng ban chứcnăng có nhiệm vụ thực hiện công việc do Giám đốc giao theo

đặc điểm, nhiệm vụ của từng phòng Các trởng phó phòngphụ trách, định biên của từng phòng do Giám đốc đIều hành

đề nghị bổ nhiệm và quyết định theo phân cấp đợc HĐQTphê duyệt Công ty có các phòng chức năng sau:

- Phòng tài chính kế tóan: có nhiệm vụ giúp việc choHĐQT và Ban giám đốc trong việc tổ chức chỉ đạo công tác tàichính tín dụng, hạch toán kinh doanh của đợn vị; Đề xuất cácgiả pháp cần thiết nhằm thu hút, tạo lập và sử dụng hợp lý cácnguồn tài chính, các quỹ doanh nghiệp phục vụ hoạt động sảnxuất kinh doanh.; Đảm bảo đủ vốn cho sản xuất kinh doanh;Kiểm soát băng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong đơn vị.Nhân sự gồm 5 ngời: Kế toán trởng, phó kế toán, 3 nhân viên

- Phòng Kinh doanh: có nhiệm vụ thực hiện công tác kinhdoanh, xuất nhập khẩu và tiếp thị đấu thầu; Quản lý kinh tế

đối với các công trình, quản lý công tác kế hoạch thống kê…;Xây dựng và quản lý định mức, đơn giá; Thực hiện các hợp

đồng kinh tế; Quản lý các công tác đàu t Nhân sự gồm 7 ngời:Trởng phòng, phó phòng, 5 nhân viên

- Phòng Tổ chức Hành chính: có nhiệm vụ quản lý côngtác tổ chức, hành chính, nhân sự, chế độ chính sách đối vớinhời lao động Nhân sự gồm 4 ngời: Trởng phòng, phó phòng,văn th, nhân viên

- Phòng phát triển phần mềm và chuyển giao công nghệ:

co nhiệm vụ sản xuất các phần mềm ứng dụng, phần mềmcông nghiệp và chuyển giao công nghệ; Tham gia công tác

đào tạo và CNTT Nhân sự gồm 14 ngời : Trởng phòng, phóphòng, 12 nhân viên

- Phòng mạng và truyền thông : có nhiệm vụ nghiên cứu,thiết kế, t vấn, xây dựng và bảo trì các mạng viễn thông, tinhọc; Nhiên cứu phát triển ứng dụng và triển khai các dịch vụ

gia tăng giá trị; Hợp tác nghiên cú khoa học, tiếp nhận vàchuyển giao công nghệ trong linh vực công nghệ mạng và cácdịch vụ gia tăng giá trị; Thực hiện việc xúc tiến khai thác vàcung ứng các dịch vụ của ngành CNTT, phần cứng, phần mềm;Thực hiện các hoạt động khác trong lĩnh vực công nghệ thôngtin theo yêu cầu và định hớng phát triển cuả Công ty Nhân sựgồm 15 ngời :Trởng phòng , phó phòng, 13 nhân viên.

1.2 Công tác văn th của Công ty cổ phần CNTT Sông

Đà.

Công tác văn th là toà bộ những công việc liên quan đếnviệc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý vănbản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, tổ chức khoa học vănbản trong các cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp, các tổ chứcchính trị xã hội, các lực lợng vũ trang

Công tác văn th bao gồm các nội dung sau đây:

Đà là một công ty chuyên về công nghệ thông tin, vì thế côngtác văn th là một nội dung quan trọng phục vụ cho hoạt độngquản lý của cơ quan

Phụ trách về công tác văn th của Công ty gồm có một văn

th chuyên trách và một nhân viên văn phòng cùng đảm nhiệm.Công tác văn th của Công ty hoạt động theo các văn bản chỉ

đạo và hớng dẫn của nhà nớc nh: Công văn số 145/VPCP-HCngày 01 tháng 4 năm 1998 của Văn phòng Chính phủ về việcmẫu trình bày văn bản quản lý nhà nớc; Công văn số 900/VPCP-

HC ngà 14 tháng 3 năm 1998 của cuă Văn phòng Chính phủ vềviệc ghi ký hiệu các văn bản quản lý Hành chính nhà nớc;Quyết định số 228/QĐ ngày 31 tháng 12 năm 1992 của Bộ tr-ởng Bộ Khoa học, công nghệ và môI trờng về việc ban hànhtiêu chuẩn Việt Nam: TCVN 5700 – 1992 Văn bản quản lý Nhànớc Mẫu trình bày; Nghị định 142/CP ngày 28 tháng 9 năm

1963 quy định về nội dung của công tác văn th; và một số vănbản khác

Các khâu nghiệp vụ của công tác văn th tai Công ty đợcthực hiện nh sau:

Soạn thảo và ban hành văn bản: công tác soạn thảo văn

bản của công ty đêu đợc tiến hành theo sự hớng dẫn của cácvăn bản của pháp luật quy định đúng thể thức và quy trìnhban hành Các khâu nghiệp vụ về soạn thảo đều đợc tiếnhành trên máy tính, sau đó thông qua mạng nội bộ (LAN)chuyển cho lãnh đạo xem xét và chuyền ý kiến sửa chữa luônquan hệ thống quản lý văn phòng và tiến hành việc ban hànhvăn bản

Quản lý văn bản:

- Quản lý công văn đi : Văn bản đợc quản lý thống nhất tạivăn th Công ty Tất cả những văn bản đi đều phải đợc đăng

ký tại văn th và chỉ làm thủ tục đóng dáu vào văn bản khi đã

đợc kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký banhành Các văn bản đi của cơ quan đợc đăng ký vào sổ côngvăn đi Là một Công ty kinh doanh cho nên công việc này đợctiến hành rất nhanh và khẩn trơng Văn th Công ty sau khi tiếnhành các thủ tục đăng ký vào sổ công văn đi thì tiến hành lucông văn đi bằng 3 sổ lu công văn đi: một sổ đăng ký côngvăn gửi đến Tổng Công Ty, một sổ đăng ký công văn gửi đi

đến hệ thống các Công ty khác thuộc Tổng Công Ty, một sổ

đăng ký công văn gửi đi các đối tác

- Quản lý công văn đến: các công văn đến đợc đăng ký

vào sổ thống nhất tại văn th của Công ty theo đúng thủ tục vào

sổ đăng ký công văn đến thì tiến hành sao các công văn này

ra một bản đẻ lu vào 3 sổ lu công văn đến: một sổ đăng kýcông văn đến từ Tổng Công Ty, một sổ đăng ký công văn

đến từ các Công ty khác thuộc Tổng Công Ty, một sổ đăng kýcông văn đến từ các đối tác Sau khi đã thực hiện xong các thủtuc cần thiết về đăng ký công văn đến thì văn th cơ Công tytiến hành ngay việc chuyển ngay đến lãnh đạo Công ty và cácphòng ban có trách nhiệm và chức năng thực hiện, đồng thờitiến hành theo dõi và kiểm tra việc thực hiện

Công tác lập hồ sơ công việc:

Hồ sơ công việc của Công ty chủ yếu là các tập lu côngvăn, đợc sắp sếp theo trình tự thời gian, các chuyên viên saukhi giải quyết công việc đều không lập hồ sơ công việc mànộp vào lu trữ ở tình trạng bó gói

Công tác văn th chuyền thống của Công ty trớc khi ứngdụng CNTT thì có những hạn chế nhất định nh: việc soạnthảo văn bản diễn ra chậm và mất nhiều thời gian, việcchuyển giao văn bản va theo dõi việc thực hiện văn bản không

đợc nhanh chóng, đặc biệt là theo dõi việc thực hiện văn bản

và báo cáo công việc Theo phơng pháp chuyền thống thì văn

th cơ quan mất nhiều thời gian hơn và việc tra tìm tài liệucũng mất nhiều thời gian hơn

1.3 Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn th.

Đây là một thế mạnh của Công ty nhng trớc hết chúng tacần hiểu thế nào là công nghệ thông tin Khi nói đến côngnghệ thông tin ngời ta coi đó là sự hội tụ của các công nghệviễn thông + máy tính điện tử và truyền thông đại chúng.Công nghệ thông tin đã và đang phát triển đến mức toàn thếgiới đang chuyển dần thành một xã hội thông tin(InformationSociety), ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện

nay đang là một nhu cầu tất yếu của mọi ngành nghề, nó sẽtạo ra một sự thay đổi căn bản trong cách thức làm việc củacác ngành hoạt động, góp phần giả phóng sức lao động củacon ngời, đồng thời tạo ra hiệu quả công việc cao hơn , chất l-ợng hơn, đáp ứng kip thời những yêu cầu của thời cuộc Côngtác văn th trong mỗi cơ quan hiện nay ngày càng thể hiện vaitrò quan trọng của minh đối với hoạt động chung của mỗi cơquan, việc đa công nghệ thông tin và công tác văn th sẽ tạo ramột sự cảI tiến trong phơng thức hoạt động đối với nhữngkhâu nghiệp vụ của công tác này Cách thức làm việc mớikhông làm thay đổi bản chất công việc, mà đơn giản nó chỉgóp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, nhằm

đáp ứng nhanh chóng và chính xác nhng nhu cầu đợc đềra.Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho khả năng xử lýthông tin đợc nhanh chóng trong tình hinh thông tin ngày càngtăng nhanh nh hiện nay do số lợng văn bản hình thành tronghoạt động của mỗi cơ quan không nghừng tăng nhanh

Trong mỗi cơ quan, văn phòng đợc coi nh “trái tim” của cảcơ quan, là trung tâm thông tin của cơ quan Văn phòng là nơithu nhận, xử lý, tìm kiếm và cung cấp thông tin để giúp cholãnh đạo có thể đa ra những quyết định đúng đắn, kịp thờinhất Trong thơi đại thông tin nh hiện nay nếu công tác văn thchỉ giải quyết công việc bằng phơng pháp thủ công thì sẽgặp nhiều khó khăn trong việc đáp ứng kịp thời và đầy đủnhững nhu cầu tìm tin của các cán bộ trong cơ quan, cũng nhnhu cầu trao đổi thông tin với các cơ quan, đơn vị khác.chính vì vậy, công nghệ thông tin sẽ đóng vai trò to lớn trongcông tác văn th, gúp nâng cáo hiệu quả công việc trong côngtác văn th Chính vì thế việc ứng dụng công nghệ thông tinvào công tác văn th tại Công ty cổ phần công nghệ thông tinSông Đà là một yêu cầu tấ yếu, đồng thời vì đây là một Công

ty chuyên về công nghệ thông tin

Việc ứng dụng CNTT vào công tác văn th trớc hết là nhằmnâng cao chất lợng của công tác này đồng thời góp phần giảiphóng phần nào sức lao động của cán bộ CNTT sẽ giúp công tácvăn th đợc thực hiện một cách thuận lợi, nhanh chóng và hiệuquả hơn ĐIều này thể hiện ở chỗ, toàn bộ văn bản hình thànhtrong hoạt động của cơ quan sẽ đợc nhập vào máy để quản lý,

và thông qua đây việc thống kê, tra tìm, tổng hợp văn bản sẽtrở nên dễ dàng và nhanh chóng, chính xác, đảm bảo hoạt

động cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của công

ty Chính nhờ điều này mà sẽ nâng cao vai trò và phát huy tối

đa chức năng nhiệm vụ của văn phòng đặc biệt là bộ phậncông tác văn th Khi trong công ty đã nối mạng nội bộ thì chỉcần thông qua mạng máy tính, lãnh đạo công ty cũng nh bất kỳmột cán bộ nào của cơ quan đều có khả năng truy cập và tìmhiểu hệ thống văn bản hình thành trong ngày tại công tymình(tuỳ theo chức vụ và thẩm quyền của mỗi cán bộ sẽ cómột mật khẩu riêng để truy cập)

Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin và công tác văn

th thể hiện ơ chỗ: từ công tác soạn thảo văn bản đến việc banhành và quản lý văn bản, chính đIều đó các khâu nghiệp vụcủa công tác văn th đều có thể ứng dụng đợc công nghệ thôngtin : soạn thảo văn bản trên máy, quản lý văn bản trên máy, thựchiện việc tra tìm văn bản trên máy, chuyển giao văn bản quanmạng máy tính Việc quản lý và sử dụng con dấu cũng là mộtcông việc của công tác văn th, nhng trong điều kiện hiện nay

về mặt quản Nhà nớc thì cha có văn bản nào quy định vềtính pháp lý của con dấu và chữ ký điện tử xét về điều kiện

kỹ thuật và khả năng quản lý con dấu thực tế hiện nay thìkhông cần đa nội dung nay vào ứng dụng công nghệ thông tin

Chơng 2:Triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn th

tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà.

2.1 Quy trình ứng dụng CNTT vào công tác văn th:

Để ứng dụng CNTT vào công tác văn th đợc tốt và đạt hiệuquả cao thì phải có quy trình ứng dụng Khi nắm đợc quytrình ứng dụng đó thì công ty sẽ đạt đợc muc đích của minh,việc ứng dụng đó sẽ mang lai hiệu quả cho công việc Một

điều kiện cần và đủ để ứng dụng CNTT vào công tác văn th làphải phân tích và thiết kế hệ thống một sơ sở dữ liệu văn th

Mục đích của việc phân tích hệ thống giúp ta năm vững

đợc đặc đIểm của các đối tợng cần xây dựng cơ sở dữliệu(CSDL) Nó giúp ta nắm đợc chức năng, nhiệm vụ của cơquan đã sản sinh ra văn bản, từ đó xác định đợc đúng thànhphần và nội dung CSDL văn th

Mục đích của việc phân tích hệ thống là ta có thể thiết

kế hệ thống CSDL quản lý và tra tìm tài liệu văn th Thiết kế

hệ thống phả đạt yêu cầu đa toàn bộ các văn bản có giá trịvào một tổ chức chặt chẽ để quản lý và tra tìm chúng Toàn

bộ việc phân tích và thiết kế hệ thống diễn ra theo quytrình sau:

Bớc 1: Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cuả cơ quan

để xác định các loại tàI liệu hình thành và khối khối ợng cuả nó.

l-Bớc này nhằm xác định đợc những văn bản nào có thể

đ-a vào CSDL quản lý và trđ-a tìm tài liệu trong văn th Chúng tđ-alàm nh vậy bởi vì trong quá trình hoạt động của cơ quan sẽ córất nhiều loại tài liệu, nhng không phải thông tin nào cũng đavào CSDL mà chỉ có những văn bản phản ánh về chức năng,nhiệm vụ của cơ quan Còn những tài liệu tham khảo haynhững văn bản gửi đến để biết thì không là thành phần tài

liệu đa vào CSDL.

Bớc 2: Thống kế nhu cầu khai thác, nghiên cứu sử dụng tàI liệu chính là đặt yêu cầu khai thác vào CSDL.

Mục đích của việc day dựng CSDL đợc xác định là phục

vụ quản lý và tra tìm các văn bản quản lý văn bản bằng máytính sẽ thay thế dần các sổ đằng ký văn bản đi -đến, đồngthời có thể theo dõi việc chuyển giao và giải quyết van bản,tra tìm văn bản trên máy Muốn vậy đòi hỏi khi ứng dụng CNTTvào quản lý văn bản phải có CSDL quản lý văn bản đi - đếnphục vụ việc tìm kiếm thông tin văn bản theo các mục đíchsau :

- Tìm kiếm văn bản theo thời gian văn bản (ngày, tháng,năm)

- Thống kê văn bản theo từng cơ quan giao dịch, theo

đơn vị tổ chức soạn thảo văn bản, giả quyết văn bản

- Tìm kiếm văn bản theo thể loại văn bản

- Tìm kiếm văn bản theo ngơi ký văn bản văn bản

- Tìm kiếm văn bản theo mức độ khẩn, mật

- Tìm kiếm văn bản theo chuyên đề, ngành hoạt động

- Tìm kiếm văn bản theo số ký hiệu văn bản

- In thông tin đã tìm đợc ra giấy

Nh vậy khi ứng dụng CNTT thì phai đặt ra những yêucầu đối với CSDL nh vậy để giải quyết nhu cầu tìm các yếu tốcủa từng văn bản riêng biệt thay “sổ đăng ký công văn đi -

đến” Đồng thời cũng đáp ứng đợc yêu cầu thông tin tổng hợpcuả nhiều văn bản góp lại

Cồng tác thống kê văn bản này còn theo cả thói quen yêucầu thông tin của ngời sử dụng tài liệu ở Công ty Thực tế ởCông ty thì thói quen này là yêu cầu thông tin theo nội dungvấn đề của văn bản

Bớc 3: Chọn hệ quản trị CSDL.

Cho đến nay để quản trị và tra tìm văn bản đi - đến,các cơ quan thờng dùng hệ quản trị CSDL nh CDS/ISIS,FOXBASE, FOXPRO… Mỗi hệ quản trị này đều có những u

điểm và nhợc điểm khác nhau Trong hệ thống quản trị CSDLviết trên FOXPRO đợc áp dụng phổ biến hơn

Bớc 4 : Thiết kế mẫu nhập tin đối với từng văn bản.

Việc này có thể căn cứ vào mẫu đăng ký văn bản đi

-đến đã dùng của cơ quan Các yếu tố thông tin vừa một vănbản cần quản lý tơng tự nh các sổ đăng ký văn bản đi hoặc

sổ đăng ký văn bản đến, có thể bổ sung thêm một số mụckhác theo yêu cầu ngời sử dụng CSDL hoặc mở thêm các cộttrên sổ đăng ký văn bản nh phần “trích yếu nội dung vănbản”

Đối với một văn bản thì đầu vào của CSDL cần nhập là:(Tham khảo công văn số 608/LTNN- TTNC ngày 19 tháng 11năm 1999 của Cục Lu trữ Nhà nớc ban hành Bản hớng dẫn vềứng dịng CNTT trong Văn th – Lu trữ)

01 – Ngày nhập văn bản vào cơ sở dữ liệu;

kế các trờng của biểu ghi, các yêu cầu quản lý theo dõi hai loạivăn bản đi – đến có khác nhau nhng liên quan với nhau.

Bớc 5: Nhập tin vào máy, chạy thử, kiểm tra xem cơ

sở dữ liệu có đáp ứng đợc mọi yêu cầu dự kiến nh bảng danh mục sản phẩm đầu ra hay không.

Văn bản đến và đi thờng đợc lập trên hai loại CSDL riêngbiệt, tuy nhiên hai CSDL này luôn có quan hệ với nhau, luôn sosánh đối chiếu với nhau đối với văn bản đến thì nhập vàomáy đồng thời in ra giấy theo thứ tự nh sổ đăng ký văn bản

đến Danh mục này dùng để theo dõi ngoàI máy và để làm

sổ giao nhận (ký nhận) các văn bản phân phối trong ngà Các

trang in đợc sắp xếp theo thứ tự thời gian trong năm và đónglại thành sổ.

Đối với CSDL là văn bản đi, ngoài các thông tin đăng ký vănbản đi, còn có thể lu giữ những nguyên văn nội dung văn bản

để ngơi sử dụng khoong phảI tìm tin đã lu, ở các tệp tin đơn

lẻ tách rời nhau, ngơi lấy tin cần lấy thông tin tóm tắt của vănbản khi ghép nối vào từng bản đã đã đánh máy

Trên đây là những bớc của quy trình ứng dụng CNTT vàocông tác văn th

2.2 ứng dụng CNTT trong CTVT tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà với chơng trình “Quản lý văn phòng”:

2.2.1 Giới thiệu về chơng trình :

Hệ thống chơng trình Quản lý văn phòng là dòng sảnphẩm do Công ty cổ phần CNTT Sông Đà (Song Da ITC) xâydựng nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác văn th, đặc biệt làkhâu quản lý và giả quyết văn bản Hệ thống hỗ trợ xuyên suốtquá trình, từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản đếnkhâu cuối cùng là đa văn bản vào lu trữ

Hệ thống chơng trình Quản lý văn phòng đợc thiết kế vànâng cấp với nhiều văn bản khác nhau, nhằm đáp ứng nhu cầungày một cao của ngời sử dụng Phần lớn dữ liệu và giao diệntrong phiên bản này đều sử dụng bản mã TCVN6909:2001 vìvậy ngời sử dụng không cần thiết phải cài đặt thêm các fontchữ khác vào máy tính và không gây ảnh hởng tới các ứngdụng khác khi sử dụng

Với giao diện thân thiện, dễ dàng sẽ giúp cho ngời sửdụng, đặc biệt là bộ phận Văn th nhập thông tin về công vănnhanh hơn và chính xác hơn Hệ thống đợc thiết kế theo môhình khách/ chủ (Client/Server) nên rát thích hợp với các công

ty có mạng nội bộ Phần mềm có thể chạy ổn định trên nhiều

môi trờng hệ đIều hành Windows khác nhau, bao gồmWindows: 98/2000/XP/2003 Phần mềm náy không gây ảnh h-ởng tới các ứng dụng và máy tính của ngời sử dụng kể cả máychủ.

Mục tiêu quản lý trong phần mềm nh sau:

Quản lý toàn bộ quá trình giải quyết công văn, công việccủa các cán bộ, nhân viên trong phạm vi toàn Công ty bao gồm:

-Hỗ trợ văn th cơ quan quản lý và theo dõi các văn bản đi

và văn bản đến

-Hỗ trợ tra cứu công văn khi có yêu cầu

-Hỗ trợ lãnh đạo trong việc theo dõi quá trình giải quyếtcác công văn trong toàn Công ty

-Giúp các cấp lãnh đạo trong việc tạo ra, quản lý và giámsát các công việc giao cho các nhân viên giảI quyết thông tinquan hệ thống máy tính

-Hỗ trợ các cấp lãnh đạo nhận biết, thúc dục, nhắc nhở cácnhân viện trong việc giả quyết các công văn, công việc đếnhạn giải quyết

-Tăng cờng cho việc quản lý một cách thuận tiện công văntại các phòng/ ban

-Giúp cho các cấp lãnh đạo theo dõi trực tiếp tiến độ giảquyết các công văn, công việc của các nhân viện trong cácphòng/ ban trên hệ thống máy tính

-Giúp các cấp lãnh đạo đa ra ý kiến chỉ đạo đa ra các ýkiến chỉ đạo hớng giải quyết cho những cho những nhân viên

đợc giao trách nhiệm giả quyết công văn, công việc qua mạngmáy tính

-Hỗ trợ ngời dùng tra cứu các công văn trực tiếp trên máytính (có phân quyền truy cập) để biết về các vấn đề Ngờigiả quyết văn bản, nội dung giả quyết văn bản…

-Hỗ trợ các lãnh đạo công ty cũng nh các lãnh đạo cácphòng/ ban trong việc đa ra các thống kê về quá trình giảiquyết công việc của các nhân viên.

-Hỗ trợ nhắn tin trực tuyến thông qua mạng may tính.Kiến trúc và mô hình hoạt động của hệ thống : Hệ thốngchơng trình quản lý văn phòng đợc chia thành nhiêu modulekhac nhau, mỗi module đảm nhận một khối chức năng chínhcủa hệ thống Hệ thống gồm 2 cơ sở dữ liệu : CSDL hỗ trợ lutrữ và CSDL công văn – công việc CSDL hồ sơ lu trữ đợc sửdụng trong việc lu thông thông tin về các hồ sơ, tài liệu trớc khi

đa vào kho nhằm mục đích lu trữ CSDLcông văn - công việc

đợc sử dụng trong việc lu thông về văn bản đến, văn bản đi,thông tin về ngời giải quyết cũng nh nội dung giả quyết côngvăn, công việc trong toàn bộ cơ quan, tổ chức

Hệ thống quản lý văn phòng đợc hợp thành bởi bốn chơngtrình là: Chơng trình quản lý công văn – Chơng trình Nhắcnhở việc nhăn tin, Chơng trình quản trị hệ thống và CHơngtrình Quản lý lu trữ

2.2.2 Giới thiệu các chơng trình trong hệ thống

2.2.2.1 Cách khởi động chơng trình:

Kích chuột vào biểu tợng Internet Explorer, tại dòng địa chỉ Address gõ vào địa chỉ: http://trunght:8080/oficial xuất hiện giao diện nh dới đây: