MụC LụC A: Phần mở đầu 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Mục đích nghiên cứu: 2 3. Phương pháp, đối tượng và phạm vi nghiên cưú: 2 B Phần nội dung: 4 Chương 1: Khái quát về Công ty cổ phần CNTT Sông Đà và tình hình công tác văn thư tại Công ty. 4 1.1. Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà: 4 1.2. Công tác văn thư của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. 8 1.3. Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. 10 Chương 2:Triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. 12 2.1. Quy trình ứng dụng CNTT vào công tác văn thư: 12 2.2. ứng dụng CNTT trong CTVT tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà với chương trình “Quản lý văn phòng”: 15 2.2.1 Giới thiệu về chương trình : 15 2.2.2 Giới thiệu các chương trình trong hệ thống 17 2.3. Quy trình xử lý công văn tại Công ty được diễn ra như sau: 19 2.4. ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo văn bản: 21 2.5. ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản: 21 2.5.1 Danh sách công việc Xử lý văn bản cấp chuyên viện. 22 2.5.2 Quản lý văn bản cấp Văn thư. 22 2.5.3. Quản lý văn bản cấp văn phòng. 25 2.5.3.1. Xử lý văn bản đến: 25 2.5.3.2 Xử lý văn bản đi: 26 2.6. Quản lý văn bản cấp l•nh đạo. 27 2.7. Xử lý văn bản cấp phòng ban. 28 2.8. Tra tìm và thống kê văn bản. 29 2.9. Những thuận lợi và khó khăn trong quá trình ứng dụng CNTT vào CTVT tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. 31 2.10. Hiệu quả của chương trình ứng dụng CNTT trong công tác văn thư với phần mềm quản lý văn phòng tại Công ty cổ phần CNTT Sông Đà. 32 Chương 3. Kết Luận 33
MôC LôC MôC LôC A: Phần mở đầu 1 Lý chän ®Ị tµi: Mục đích nghiên cứu: .2 Phơng pháp, đối tợng phạm vi nghiên có: B- PhÇn néi dung: Chơng 1: Khái quát Công ty cổ phần CNTT Sông Đà tình hình công tác văn th Công ty 1.1 Quá trình hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Công ty cổ phần CNTT Sông Đà: 1.2 Công tác văn th Công ty cổ phần CNTT Sông Đà 10 1.3 Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn th 12 Ch¬ng 2:TriĨn khai øng dụng CNTT công tác văn th Công ty cổ phần CNTT Sông Đà .15 2.1 Quy trình ứng dụng CNTT vào công tác văn th: 15 2.2 ứng dụng CNTT CTVT Công ty cổ phần CNTT Sông Đà với chơng trình Quản lý văn phòng: 19 2.2.1 Giới thiệu chơng trình : .19 2.2.2 Giới thiệu chơng trình hệ thống .21 2.3 Quy trình xử lý công văn Công ty đợc diÔn nh sau: 24 2.4 øng dông CNTT công tác soạn thảo văn bản: 26 2.5 ứng dụng CNTT công tác quản lý văn bản: .27 2.5.1 Danh sách công việc- Xử lý văn cấp chuyên viÖn 27 2.5.2 Quản lý văn cấp Văn th .28 2.5.3 Quản lý văn cấp văn phòng 32 2.5.3.1 Xử lý văn đến: 32 2.5.3.2 Xử lý văn đi: 33 2.6 Quản lý văn cấp lãnh đạo 34 2.7 Xử lý văn cấp phòng ban .35 2.8 Tra tìm thống kê văn .37 2.9 Những thuận lợi khó khăn trình ứng dụng CNTT vào CTVT Công ty cổ phần CNTT Sông Đà 39 2.10 Hiệu chơng trình ứng dụng CNTT công tác văn th với phần mềm quản lý văn phòng Công ty cổ phần CNTT Sông Đà 40 Ch¬ng KÕt LuËn 42 A: Phần mở đầu Lý chọn đề tài: Công tác văn th (CTVT) hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ công tác quản lý,bao gồm toàn công việc xây dựng, ban hành văn tổ chức quản lý, giải văn hình thành hoạt động quan, tổ chức,đơn vị Do mà công tác văn th cở quan trung tâm diễn hoạt động thu nhận, trao đổi, lu giữ xử lý thông tin, công văn giấy tờ đối tợng chủ yếu công tác văn th, phơng tiện quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý quan ,đơn vị ,tổ chức Vai trò CTVT ngày đợc tăng cờng xã hội thông tin nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày cao thiết Vì CTVT đợc tổ chức hợp lý tự động hoá khâu nghiệp vụ nâng cao chất lợng cho hoạt động quản lý Hiện khái nơiệm Công tác văn th đợc nhiều nhà nghiên cứu chấp nhận nh sau: công tác văn th toàn công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý sử dụng dấu, tổ chức khoa học văn quan, đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức trị xã hội, lực lợng vũ trang. Công nghệ thông tin (CNTT) đợc ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng công nghệ thông tin CTVT nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn th từ thủ công sang tự động hoá bán tự động khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay ngời, đồng thời nâng cao xuất lao động cán văn th ứng dụng CNTT vấn đề đợc Đảng Nhà nớc ta quan tâm, đợc cụ thể hoá bầng văn quy phạm phát luật nh: Chỉ thị số 58/ CTTW ngày 17/10/2000 BCHTW Đảng ứng dụng c«ng nghƯ th«ng tin phơc vơ sù nghiƯp c«ng nghiƯp hoá hiên đại hoá, Đảng ta xác định:công nghệ thông tin động lực quan trọng phát triển.Nghị TW khoá VIII Đảng ngày 30/71994 :u tiên ứng dụng phát triển công nghệ tiên tiến nh công nghệ thông tin phục vụ yêu cầu điện tử hoá tin học hoá kinh tế quốc dân Trong Nghị Đại Hội Đảng lần VIII nhấn mạnh:ứng dụng công nghệ thông tất lĩnh vực kinh tế quốc dân Nhà nớc ta xác định: việc ứng dụng công nghệ thông tin linh vực quản lý hành Nhà nớc u tiên hành đầu công tác văn th công việc mang tính chất hành đợc xác đinh lĩnh vực hàng đầu việc ứng dụng công nghệ thông tin Trên sở chúnh lựa chọn đề tài : ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn th Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà Công ty cổ phần công nghệ thông tín Sông Đà thuộc Tổng Công Ty Sông Đà trực thuộc Bộ Xây Dựng, Doanh nghiêp mạnh tin học công nghệ thông tin, ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức hoạt động , quản lý hành chính, đặc biệt công tác văn th Đồng thời Công ty tạo điều kiện cho trình nghiên cứu tìm hiểu thực tiễn Mục đích nghiên cứu: Việc thực nghiên cứu đề tài với mục đích : Nhằm nâng cao nhận thức thân nói riêng sinh viên ngành Lu trữ học Quản trị văn phòng nói chung vị trí, vai trò cuả công nghệ thông tin- mét xu híng phat triĨn míi cđa x· héi đồng thời việc ứng dụng quản lý hành noi chung va đặc biệt công tác văn th nói riêng quan Việc nghiên cứu giúp cho việc rèn luyện kỹ tìm hiểu, nghiên cứu vấn đề liên quan trực tiếp đến chuyên ngành đợc đào tạo Mục tiêu đề tài nghiên cứu khảo sát CTVT Doanh nghiệp này, việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin nh nào, đa số nhận xét mang tính trao đổi Phơng pháp, đối tợng phạm vi nghiên cú: 1-Trong đề tài có sử dụng số phơng pháp nhu sau: - Phơng pháp luận: phơng pháp tổng hợp, phơng pháp so sánh phân tích hệ thống - Phơng pháp nghiên cứu: phơng pháp khảo sát thực tế, phơng pháp vấn, trực tiếp sử dụng chơng trình, tác nghiệp cụ thể 2- Đối tợng nghiên cứu: chơng trình phần mềm hệ thống Quản lý văn phòng công ty Vấn đề trớc có tác giả nghiên cu tìm hiểu, nhiên báo cáo khoa học không trùng lặp với công trình khác trớc Trong trình thực đề taì có thuận lợi sau: có số công trình trớc nghiên cứu vấn đề nay, đợc quan tâm khoa, đồng thời đợc ban lãnh đại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đã tạo điều kiện cho đợc nghiên cứu công ty Đồng thời khó khăn nh : vốn kiến thức hạn chế vấn đề nghiên cứu mẻ, thời gian hạn chế Do vậy không tránh khỏi nhng sai xót Chúng mong đợc đóng góp ý kiến độc giả, thầy cô giáo bạn để chúng tố nghiên cứu đề tài đợc hoàn thiện Qua đây, gửi lời cảm ơn chân thành đến thạc sĩ Lê Tuấn Hùng hớng dẫn thực đề tài Đồng thời cảm ơn thầy cô giáo bạn đặc biệt cô anh chị công ty CPCNTT Sông Đà giúp hoàn thành đề tài Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực hiện: ng Hng Cỏnh B- Phần nội dung: Chơng 1: Khái quát Công ty cổ phần CNTT Sông Đà tình hình công tác văn th Công ty 1.1 Quá trình hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Công ty cổ phần CNTT Sông Đà: 1.1.1- Công ty cổ phần CNTT Sông Đà đợc thành lập theo định số:1216/QĐ-BXD Bộ trởng Bộ Xây Dựng việc chuyển Trung tâm nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ Sông Đà - Tổng Công Ty Sông Đà thành công ty cổ phần ngày 28 tháng7 năm 2004 Trung tâm nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ Sông Đà đợc thành lập theo Quyết định số: 16/TCT VPTH ngày 12/9/2001 Chủ tịch HĐQT Tổng công ty Sông Đà, đơn vị hạch toán phụ thuộc, với nhiệm vụ là: - Nghiên cứu khoa học công nghệ lĩnh vực chuyên ngành xây dựng, giao thông vận tải, sản xuất c«ng nghiƯp, c«ng nghƯ th«ng tin… - Tỉ chøc thùc sản xuất thử nghiệm đề tài nhiên cứu øng dơng øng dơng vµ chun giao tiÕn bé khoa học công nghệ phục vụ sản xuất kinh doanh cuả Tổng công ty nhu cầu thị trờng - Thực t vấn, thiết kế, đào tạo nhân lực them định dự án khoa học công nghệ Lập kế hoạch nghiên cứu khoa học công nghệ hàng năm trình Bộ Xây Dựng phê duyệt triển khai thực Tổng công ty - Xây dựng, quản lý vận hành toang mạng thông tin Tổng công ty Theo Quyết định số:1216/QĐ-BXD Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà có ngành nghề kinh doanh nh sau: - Cung cấp sản xuất phần mềm ng dụng, phần mềm công nghiệp, gia công phần mềm, sản xuất phần mềm thơng mại; - Tiếp nhận chuyển giao công nghệ dịch vụ đa phơng tiện, thực t vấn công nghệ thông tin, dịch vụ phần mềm; - Đào tạo phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin; - Kinh doanh, xuất nhập thiết bị điện tử, viễn thông, công nghệ thông tin tự động hoá; - Kịnh doanh ngành nghề khác theo quy định pháp luật 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần CNTT Sông Đại hội đồng cổ đông Đà nh sau: Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám đốc Phó giám đốc phụ trách kinh tế Phó giám đốc phụ trách CNTT Phòng mạng truyền thông Phòng phát triển phần mềm CGCN Phòng tổ chức hành Phßng kinh doanh Phßng tỉ chøc kinh tÕ 1.1.2.1- Tình hình nhân lực: Lao động có(Thời điểm 31/05/2003): - Trên đại học: 38 ngời ngời - Trình ®é ®¹i häc: 30 ngêi + Kü s CNTT: 24 nghêi +kü s x©y dùng: ngêi +Kü s thủ lợi: ngời +Kỹ s CTN: ngơi +Cử nhân kinh tế: ngời - Trình độ cao đẳng CNTT: ngời - Trình độ trung cấp: ngời - Công nhân kỹ thuật, lao động nghiệp vụ: ngời 1.1.2.2 Đại hội đồng cổ đông:Bao gồm tất cổ đông tham dự, quan định cao Công ty Đại hội đồng cổ đông thông qua định thuộc thẩm quyền hình thức biểu họp đợc số cổ đông ®¹i diƯn Ýt nhÊt 65% tỉng sè phiÕu biĨu qut tất cổ đông dự họp chấp nhận Tham gia dóng góp ý kiến xây dựng biểu thông qua Điều lệ tổ chức hoạt động định hớng phát triển Công ty Kiểm soát hoạt động Hội đồng quản trị Ban kiểm soát 1.1.2.3 Hội đồng quản trị(HĐQT): Là quan quản lý cao Công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi công ty trừ vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông HĐQTcó nhiệm vụ định chiến lợc phát triển công ty, định giải pháp phát triển thị trờng, quy định nội dung tài liệu họp phục vụ Đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp đại hội cổ đông , cấu tổ chức, lập quy chế quản lý nội Công ty Kiểm soát việc thực pgơng án đầu t , kiểm soát việc thực sách thị trờng, thực hợp đồng kinh tế, kiểm soát việc thực cấu tổ chức, thực quản lý nội công ty, kiểm soát việc mua bán cổ phần HĐQT thông qua định biểu họp, lấy ý kiến văn hình thức khác Mỗi thành viên HĐQT có phiếu biểu 1.1.2.4 Giám đốc: Do HĐQT bổ nhiệm Giám đốc có nhiệm vụ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày công ty, ngời đại diện theo pháp luật công ty, có nhiệm vụ tổ chức thực định HĐQT, tổ chức thợc kế hoạch sản xuất kinh doanh phơng án đầu t công ty Thờng xuyên báo cáo HĐQT tình hình, kết sản xuất cua Công ty Giúp việc cho Giám đốc hai Phó Giám đốc, Gồm Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực CNTT Phó Giám đốc phụ trách kinh tế 1.1.2.5 Ban kiểm soát: Do Đại hội cổ đông bầu Có nhiệm vụ kiểm tra tính trung thực hợp lý, hợp pháp quản lý đIều hành hoạt động kinh doanh, ghi chép lu giữ chứng từ sổ sách kế toán báo cáo tài công ty Thờng xuyên thông báo với HĐQT kết hoạt động Công ty, tham khoả ý kiến HĐQT trớc trình báo cáo, kết luận kiên nghị lên Đại hội đồng cổ đông 1.1.2.6 Các phòng ban chức năng: Các phòng ban chức có nhiệm vụ thực công việc Giám đốc giao theo thêm mới, xoá, Hiệu chỉnh văn đến qua chơng trình văn th loc sếp văn đến Sắp sếp theo: thứ tự nhập, số ký hiệu văn bản, phát hành theo th tự tăng dần giảm dần Lọc: hay gọi tìm kiếm theo số ký hiệu văn : Nhập số ký hiệu văn vào kích chuột vào chức lọc, kết loc đợc hiển thị form tìm thấy Theo dõi văn đến: Văn th Công ty có quyền theo dõi, xem văn đến mục dang sách văn đến văn cấp lãnh đạo gửi xuống phòng ban form dới Xem văn đến kích chuột vào văn cần xem, chọn chức xem văn Văn lu trữ: đợc hiển thị danh sách văn lu trữ Các văn hiển thị biểu tợng văn bản, số ký hiệu văn bản, ngày phát hành, cấp ban hành, trích yếu tổng số có văn bản,văn th co thể kich trực tiếp vào văn cần xem 2.5.2.2 Quản lý văn Cũng tơng tự nh danh sách văn đến, danh sách văn ngời quản trị hệ thống phân quyền cho cấp văn th có quy trình xử lý văn nh sau: - Bớc 1: Văn th soạn thảo công văn - Bớc 2: Trình lãnh đạo ban để duyệt nội dung văn thể thức văn - Bớc 3: Chuyển cho trợ lý lãnh đạo trình Công ty ký - Bớc 4: Nhận văn ký từ trợ lý lãnh đạo chuyển xuống văn th quan - Bớc 5: Văn th quan tiếp nhận công văn đI từ ban sau có chữ ký lãnh đạo Công ty - Bớc 6: Kiểm tra thể thức văn 30 - Bớc 7: Phân loại công văn - Bớc 8: Đóng dấu, cho số ký hiệu công văn - Bớc 9:Gửi công văn Thao tác thực nhập văn : Nhập tên truy cập, mật khẩu, tên Công ty ngời văn th quản trị hệ thống cung cấp Sau vào đợc chơng trình kích chọn vào tab danh sách văn đi/ văn mới/, chọn mục thêm form xuất form dới Nhập thông tin công văn form bao gồm: Số ký hiệu văn bản, cấp ban hành, phòng ban gửi, phân loại văn bản, phát hành, ngời ký, trích yếu nội dung văn kích vào chức nhập văn để thực lệnh, trờng hợp văn có văn kèm theo mục văn ban kèm theo chon chức thêm xuất form cho văn th chon file cần đính kèm Trờng hợp muốn gửi công văn cho đơn vị mục đơn vị nhận văn kích vào dòng thêm đơn vị nhận, thông tin đơn vị nhận văn form gồm tên công ty, nhiệm vụ, dấu độ mật, mức độ khẩn, văn th gửi công văn chọn đơn vị cần kích vào nút tich chọn ô vuông trớc tên đợn vị nhận kích vào chức thêm đơn vị nhận cuối form Lựa chọn chức công văn có nhiệm vụ mục chọn chức bao gồm: lu trữ, thực hiện, báo cáo, chọn trạng thái để chọn trạng thái văn gửi mức độ bình thờng, khẩn hay hoả tốc 31 2.5.3 Quản lý văn cấp văn phòng 2.5.3.1 Xử lý văn đến: Cấp văn phòng sau đằng nhập băng tên đăng nhập mẩu kích chuột vào hộp chọn gần dới taab danh sách văn đến, chọn mục sử lý văn cấp văn phòng Danh sách văn đến hiển thị form bao gồm: số ký hiệu văn bản, ngày đến, cấp ban hành, chức năng, trạng thái, trích yếu nội dung, xử lý.và cấp văn phòng có quyền nhiệm vụ xử lý văn nh sau: -Xem văn bản: cho phép xem, quyền sửa chữa hiệu chỉnh văn đến Thao tác thực hiện: chọn văn cần xem, kích vào mục xem văn bản, văn hiển thị nh form dới dây - Chuyển văn bản: cấp văn phòng sau xem văn đến có quyền xử lý văn băng cách chuyển văn hay giao việc cho chuyên viên thực chuyển, giao việc cho phòng ban Tại lãnh đạo văn phòng muốn chuyển công văn xuống cho phòng ban tích chọn 32 vào phòng ban đó, bên cạnh có ý kiến đạo nhập nội dung vào hộp ý kiến đạo kích chuột vào mục chức để lựa chọn công văn gửi xuống nhằm mục đích gì: lu trữ, thực hiện, báo cáo Trong đócó thể chọn trạng tháI để mô tả văn gửi cho phòng ban giao việc để thực lệnh Văn gửi đến hiển thị đầy đủ chi tiết bao gồm: ngà nhận, phòng ban thực hiện, ý kiến đạo, chức văn 2.5.3.2 Xử lý văn đi: Quy trình nghiệp vụ: tiếp nhận công văn công việc từ cấp phòng ban gửi tới Xem văn Chuyển văn đến lãnh đạo khác Thao tác thực hiện: Xem văn đi, mục danh sách văn chờ gửi kích vào văn cần xem, chọn dòng xem văn cạnh bên form Hiển thị form thông tin văn nh dới bao gồm: thông tin văn đi, văn kèm theo file(nếu có), đơn vị phòng ban nhận văn Cấp văn phòng có nhiệm vụ chuyển văn đến cho lãnh đạo khác cấp lãnh đạo xử lý văn thực nh sau: kích vào văn cần danh sách văn chờ gửi đi, vào mục chuyển văn bản, xuất form dới Tại mục chuyển văn cho kích chọn vào tên lãnh đạo cần chuyển, chọn nút chuyển văn chơng trình thông báo văn đợc chuyển đến dòng trạng thái 33 2.6 Quản lý văn cấp lãnh đạo 2.6.1 Xử lý văn đến cấp lãnh đạo: Tơng tự cấp văn phòng cấp lãnh đạo phải đăng nhập vào chơng trình xử lý văn với vai trò cấp lãnh đạo Lãnh đạo chọn hộp danh sách văn đến chọn mục sử lý văn cấp lãnh đạo, tất danh sách văn đến đợc hiển thị chi tiết form bao gồm: số ký hiệu văn bản, ngày đến, cấp ban hành, ngời chuyển, trạng thái, ý kiến kèm theo, sử lý Cấp lãnh đạo có quyền xử lý văn bao gồm có chức năng: Xem văn báo cáo, cấp lãnh đạo chuyển văn đến phòng ban thực có ý kiến đạo kèm theo (nếu có) Danh sách văn đến hiển thị chi tiết gồm thông tin nh phần Sau xem danh sách văn đến, cấp lãnh đạo chuyển văn đến phòng, ban thực với ý kiến ®¹o Sau ®ã cÊp l·nh ®¹o cã thĨ theo dâi văn đến thông tin nh phần đàu tiên nhân văn đến biết đợc tình hình xử lý văn phòng ban 2.6.2 Xử lý văn cấp lãnh đạo: Cấp lãnh đạo nhận đợc văn cấp văn phòng gửi tới xem văn bản, sau chuyển giao văn tới lãnh đạo phòng ban khác 34 2.7 Xử lý văn cấp phòng ban Cấp phòng ban có quyền xử lý văn cấp lãnh đạo gửi đến theo dõi văn văn th gửi đến Các công việc tiến hành đăng nhập nh cấp khác 35 2.7.1 Xử lý văn đến cấp văn phòng: cấp văn phòng có quyền xử lý văn (xem văn báo cáo) cấp gửi tới cụ thể cấp văn văn phòng, cấp lãnh đạo có quyền chuyển giao công việc cho chuyên viện văn phòng Bên cạnh cấp phòng ban theo dõi, xem văn đến văn văn đến phòng ban khác nữa.Các thao tác thực phần mềm quan giao diện nh sau 36 2.7.2 Xử lý văn cấp phòng ban: Cấp phòng ban quyền xử lý văn mà xem đợc bảng tổng hợp báo cáo thống kê văn 2.8 Tra tìm thống kê văn Việc ứng dụng CNTT với chơng trình quản lý văn phòng việc tra tìm văn va thông kê đợc thuận lợi nhanh chóng Ngời sử dụng cần kích vào phần lọc văn bản( gọi tìm kiếm) theo số ký hiệu văn bản: nhập số ký hiệu văn vào kích vào chức lọc, kết đợc hiển thị form tìm thấy Trong phần cho phép u tiên tối đa trờng khoá thứ tự nhập,số ký hiệu văn bản, phát hành Bên cạnh chức chơng trình quản lý danh sách văn - đến, danh sách công việc chơng trình có chức tổng hợp báo cáo thống kê Và sau số giao diện chơng trình khác: 37 38 2.9 Những thuận lợi khó khăn trình ứng dụng CNTT vào CTVT Công ty cổ phần CNTT Sông Đà Là công ty chuyên cung cấp sản xuất phần mềm công nghiệp, gia cồng phần mềm, sản xuất phần mềm thơng mại; tiếp nhận Cung cấp sản xuất phần mềm ng dụng, phần mềm công nghiệp, gia công phần mềm, sản xuất phần mềm thơng mại; Tiếp nhận chuyển giao công nghệ dịch vụ đa phơng tiện, thực t vấn công nghệ thông tin, dịch vụ phần mềm; Đào tạo phát triển nguồn nhân lực công nghệ thông tin; Kinh doanh, xuất nhập thiết bị đIện tử, viễn thông, công nghệ thông tin tự động hoá; việc ứng dụng CNTT công tác văn th nói riêng va lĩnh vực khác Công ty nói chung mạnh điều kiện thuận lợi Công ty Trong đội ngũ cán công ty phần lớn có chuyên môn tin học cao đIều tạo thn lỵi rÊt lín cho viƯc triĨn khai øng dung CNTT công tac văn th tai Công ty Và đặc biệt Công ty lại chủ thể xây dựng lên chơng trình quan lý văn phòng cho việc quản lý văn trình ứng dụng ma co không hợp lý chỉnh sa đợc cho phù hợp Ngoài thuận lợi u đIểm trên, phần mềm ứng dụng công tác văn th Công ty số tồn tại: Phần mềm quản lý văn phòng áp dụng cho Tổng công ty công ty con, đIều qua trình triển khai thực có nhiều bất cập mà lai đợc phối hợp kịp thời văn th Tổng Công ty Công ty khac Và việc ứng dụng CNTT công tác văn th 39 toan Tổng Công ty không đợc đồng hoàn toàn vi có số công ty mạng nội trình độ tin học số văn th công ty hạn chế vây ma qua trinh thực gặp khó khăn định Tại văn th Công ty cổ phần CNTT Sông Đà có văn th chuyên trách nhng trình độ đợc đào tạo lại chuyên CNTT không đợc đào tạo chuyên ngành Văn th Lu trữ nhiều quy trình khâu nghiệp vụ văn th làm cha Chơng trình có phần lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lu trữ quan, nhng thực tế thi công tác cha đợc thực nghiêm chỉnh 2.10 Hiệu chơng trình ứng dụng CNTT công tác văn th với phần mềm quản lý văn phòng Công ty cổ phần CNTT Sông Đà Thực tiễn việc ứng dụng CNTT Công ty cổ phần CNTT Sông Đà cho thấy u đIểm bật việc nâng cao chất lợng quản lý văn Công ty Cụ thể nh sau: - Trơng trình quản lý văn phòng với thao tác đơn giản, cho phép ngời sử dụng dẽ dàng nhập thông tin vào trờng cách nhanh chóng tạo điều kiện thuận lợi cho trình cập nhật liệu cán văn th - Khả lu giữ thông tin cao, cho phép nhận lợng thông tin lớn, góp phần nâng cao hiệu công tác quản lý văn Chơng trình có khả đáp ứng đầy đủ nhu cầu cập nhật văn - đến quản lý văn bản, tra tìm thống kê văn Công ty Hệ thống chơng trình hỗ trợ xuyên suốt trình, từ khâu tiếp nhận văn bản, xử lý văn bản, đến khâu cuối đa văn vào lu trữ - Tốc độ truy cập nhanh giúp phục vụ tối đa nhu cầu truy cập cán Công ty, có khả cho phép nhiều ngời 40 tham gia vào trình tìm kiếm thông tin văn thông qua hên thống mạng (LAN) Công ty Đây yếu tố quan trọng tạo nên hiệu việc ứng dụng CNTT vào công tác văn th - Với tính nh vậy, chơng trình hỗ trợ đăc lực cho công tác văn th Công ty góp phần nâng cao suất lao động chất lợng công tác văn th Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý lãnh đạo 41 Chơng Kết Luận Qua phần nghiên cứu thực tiễn trình bày có số kết luận nh sau: trinh ng dụng CNTT công tác văn th Công ty cổ phần CNTT Sông Đà chóng ta cã thĨ thÊy CNTT lµ mét ngµnh kinh tÕ kü tht mòi nhän, vµ viƯc øng dơng CNTT lại có tác động to lớn bao trim khắp lÜnh vùc cđa ®êi sèng x· héi ViƯc øng dơng CNTT trình đại hoá hoạt ®éng th«ng tin mäi lÜnh vùc cđa x· héi đặc biệt trình tổ chức, quản lý quan, tổ chức,doanh nghiệp Trong với trợ giúp công nghệ máy tính, mạng nội bộ, phần mềm ứng dụngthì công tác văn phòng nói chung công tác văn th nối riêng bớc đợc cải tiến, nâng cao chất lợng công việc, từ đáp ứng đầy đủ kip thời yêu cầu hoạt động quản lý củâ quan yêu cầu xã hội hiên Mặc dù Công ty trẻ thành lập tháng7 năm 2004 nhng với u vốn có việc ứng dụng CNTT cong tác văn th Công ty đem lại nhiều hiẹu thiết thực mà là: CNTT hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn th, đa công tác từ lao động thủ công sang tự động hoá bán tự động hoá khâu nghiệp vụ, góp phần giả phóng sức lao động chân tay đồng thời nâng cao suất lao động cán Việc ứng dịng CNTT vào công tác văn th Công ty giúp cán văn th thuận tiện việc quản lý văn - đến, thuận lợi trình chuyển giao văn bản, nhanh chóng trình tra tìm thống kê, đảm bảo việc quản lý chặt chẽ xác số lợng văn bản, phục vụ thông tin kịp thời cho lãnh đạo trình quản lý kinh doanh cđa C«ng 42 ty ViƯc øng dơng CNTT nhiều lĩnh vực Công ty nh sản xuất phần mềm thơng mại gia công phần mềm, chuyển giao công nghệ dịch vụ đa phơng tiên đặc biệt công tác văn th đem lại hiệu kinh kế cao cho phát triển công ty Thông qua nhng nội dung tìm hiểu tình hình ứng dụng CNTT công tác văn th Công ty Cổ phần CNTT Sông Đà cho thấy rằng: Để có đợc hiệu cao việc ứng dụng CNTT vào khâu nghiệp vụ công tác văn th Công ty có đợc đầu t cần thiết đáng cho công tác này, đàu t kỹ thuật, nhân lực lãnh đạo công ty nh cán văn th cần có quan tâm, hiểu biết khả ứng dụng CNTT công tác văn th Từ hình thành nên ý tởng việc thiết kế phần mềm ứng dụng mang tính hữu dung hơn, nội dung ứn dụng phong phú hơn, đáp ứng ngày nhiều đòi hỏi trình tin học hoá văn phòng Trên toàn công trình nghiên cứu ứng dụng CNTT công tác văn th Công ty cổ phần CNTT Sông Đà, trình nghiên cứu nh viết có số điểm không tiện trình bay rõ đợc với lý đảm bảo bí mật Công ty ma tôI nghiên cứu thực tiễn, khó khăn tiếp cận nghiên cứu tìm hiểu Và công trình mức độ bớc đầu tìm hiểu vấn đề việc ứng dụng CNTT công tác văn th tai Công ty rất, mong đợc đóng góp ý kiến quý thầy cô bạn độc giả góp ý kiến xây dựng để hoàn thiên đề tài tiến tới nghiên cứu việc ứng mở rông 43 công tác Lu trữ Tôi xin chân thành cảm ơn 44 ... thông tin công tác văn th Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà Công ty cổ phần công nghệ thông tín Sông Đà thuộc Tổng Công Ty Sông Đà trực thuộc Bộ Xây Dựng, Doanh nghiêp mạnh tin học c«ng. .. Doanh nghiêp mạnh tin học c«ng nghƯ th«ng tin, vỊ øng dơng c«ng nghƯ th«ng tin tổ chức hoạt động , quản lý hành chính, đặc biệt công tác văn th Đồng thời Công ty tạo điều kiện cho trình nghiên... hồ sơ Thực trạng công tác văn th Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà: Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà công ty chuyên công nghệ thông tin, công tác văn th lµ mét néi dung quan