Thực trạng công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1. Khái quát chung về Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 4 1.1. Đặc điểm, tình hình của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 4 1.1.1. Địa vị pháp lý 4 1.1.2. Đặc điểm, tình hình, nhiệm vụ, quyền hạn 4 1.2. Hệ thống văn bản của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 6 1.2.1. Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 6 1.2.2. Văn bản qui định nội quy, quy chế hoạt động 6 1.2.3. Văn bản quy định về quy trình làm việc, cách thức tổ chức thực hiện công việc 6 1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 7 1.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 7 1.3.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của người đứng đầu 7 1.4. Đội ngũ nhân sự của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 7 1.4.1. Số lượng nhân sự 7 1.4.2. Chất lượng nhân sự 7 1.5. Cơ sở vật chất, tài chính của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 7 1.5.1. Công sở 7 1.5.2. Trang thiết bị làm việc 8 1.5.3. Tài chính 9 Chương 2. Thực trạng công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 10 2.1. Cơ sở khoa học về công tác quản lý văn bản 10 2.1.1. Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản 10 2.1.1.1. Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước 10 2.1.1.2. Quy trình quản lý văn bản đến 10 2.1.1.3. Quy trình quản lý văn bản đi 15 2.1.2. Cơ sở pháp lý về công tác quản lý văn bản 20 2.2. Thực trạng về công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 20 2.2.1. Hoạt động quản lý văn bản tại Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức giai đoạn 2013 – 2015 20 2.2.2. Quy trình xử lý văn bản đến của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 22 2.2.2.1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 22 2.2.2.2. Trình văn bản đến 23 2.2.2.3. Chuyển giao văn bản đến 23 2.2.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 23 2.2.3. Quy trình xử lý văn bản đi của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 23 2.2.3.1. Kiểm tra thể thức văn bản 23 2.2.3.2. Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật 24 2.2.3.3. Đăng ký văn bản đi 24 2.2.3.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 24 2.2.4. Nhận xét về công tác quản lý văn bản của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 24 2.2.4.1. Những mặt đã đạt được 24 2.2.4.2. Những mặt hạn chế 25 2.2.4.3. Nguyên nhân 26 Chương 3. Kiến nghị, giải pháp để nâng cao công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của Liên đoàn lao động huyện Hoài Đức 27 3.1. Những kiến nghị nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 27 3.2. Những giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 28 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 Khái quát chung về Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 4

1.1 Đặc điểm, tình hình của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 4

1.1.1 Địa vị pháp lý 4

1.1.2 Đặc điểm, tình hình, nhiệm vụ, quyền hạn 4

1.2 Hệ thống văn bản của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 6

1.2.1 Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức .6 1.2.2 Văn bản qui định nội quy, quy chế hoạt động 6

1.2.3 Văn bản quy định về quy trình làm việc, cách thức tổ chức thực hiện công việc 6

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 7

1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 7

1.3.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của người đứng đầu 7

1.4 Đội ngũ nhân sự của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 7

1.4.1 Số lượng nhân sự 7

1.4.2 Chất lượng nhân sự 7

1.5 Cơ sở vật chất, tài chính của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 7

1.5.1 Công sở 7

1.5.2 Trang thiết bị làm việc 8

1.5.3 Tài chính 9

Chương 2 Thực trạng công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 10

2.1 Cơ sở khoa học về công tác quản lý văn bản 10

2.1.1 Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản 10

2.1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước 10

2.1.1.2 Quy trình quản lý văn bản đến 10

2.1.1.3 Quy trình quản lý văn bản đi 15

2.1.2 Cơ sở pháp lý về công tác quản lý văn bản 20

2.2 Thực trạng về công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Liên đoàn

Lao động huyện Hoài Đức 20

2.2.1 Hoạt động quản lý văn bản tại Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức giai đoạn 2013 – 2015 20

2.2.2 Quy trình xử lý văn bản đến của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 22

2.2.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 22

2.2.2.2 Trình văn bản đến 23

2.2.2.3 Chuyển giao văn bản đến 23

2.2.2.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 23

2.2.3 Quy trình xử lý văn bản đi của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức.23 2.2.3.1 Kiểm tra thể thức văn bản 23

2.2.3.2 Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật 24

2.2.3.3 Đăng ký văn bản đi 24

2.2.3.4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi .24 2.2.4 Nhận xét về công tác quản lý văn bản của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 24

2.2.4.1 Những mặt đã đạt được 24

2.2.4.2 Những mặt hạn chế 25

2.2.4.3 Nguyên nhân 26

Chương 3 Kiến nghị, giải pháp để nâng cao công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của Liên đoàn lao động huyện Hoài Đức 27

3.1 Những kiến nghị nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 27

3.2 Những giải pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức 28

KẾT LUẬN 29

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Kiến tập ngành nghề là một trong những nội dung quan trọng trong bất

kỳ ngành học nào Đối với sinh viên các ngành nói chung và sinh viên khoaHành chính học thì kiến tập năm thứ ba là cơ hội tốt để liên hệ và vận dụngnhững tri thức lí luận được học vào thực tiễn từ đó rút ra những nhận thứcđúng đắn về nghề nghiệp chuyên môn của mình

Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ chocông tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhànước, các tổ chức kinh tế, chính trị Xã hội

Nói đến công tác văn thư, lưu trữ là nói đến công văn giấy tờ, soạn thảovăn bản, ban hành văn bản, tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản lập hồ sơ hiệnhành nhằn đảm bảo thông tin Mọi hoạt động quản lý đếu liên quan đến côngvăn, giấy tờ, sử dụng công văn giấy tờ làm công cụ phục vụ quản lý Vì vậycông tác văn thư, lưu trữ là công tác không thể thiếu ở mỗi cơ quan Công tácvăn thư, lưu trữ góp phần vào hoạt động của cơ quan, tổ chức được suôn sẻthuận lợi hơn, tạo thành một hệ thống đồng bộ xuyên suốt từ trên xuống dưới.Quản lý khâu này tốt là góp phần vào việc giải quyết các vấn đề liên quan đếngiấy tờ được trôi chảy nhất

Trong một khoảng thời gian được trực tiếp tham gia vào một số công việctại Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức, em đã thu lại cho mình khá nhiều kiếnthức thực tế liên quan đến chuyên nghành Quản lý nhà nước của mình Đây làmột tổ chức chính trị xã hội ở địa phương, Liên đoàn Lao động huyện HoàiĐức đã đạt được những thành tựu nhất định trong công tác quản lý Việc tìmhiểu về công tác quản lý văn bản tại cơ quan này giúp em được tiếp cận vớimột hệ thống văn bản quản lý nhà nước khá đa dạng phong phú về cả nộidung và hình thức Hơn nữa còn cung cấp cho em những nhận định ban đầu

về hoạt động hành chính và quản lý nhà nước ở một tổ chức chính trị xã hội

khá điển hình Chính vì thế, em đã chọn: “Tìm hiểu công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức” làm đề tài báo cáo

kiến tập của mình Và với đề tài liên quan đến việc quản lý văn bản đi và vănbản đến, em mong muốn bản thân mình sẽ hiểu thêm và sâu hơn nữa về nhữngthứ mà mình đã được học, đồng thời cũng phục vụ cho công việc sau này củabản thân mình.

Thông qua bản báo cáo kiến tập này, em muốn thầy cô và các bác, cácanh, chị đã nhiệt tình giúp đỡ em trong thời gian qua thấy được kết quả học tậpcủa bản thân khi ngồi trên ghế nhà trường cũng như những nỗ lực cố gắng tìmhiểu thực tế khi kiến tập tại Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a Đối tượng nghiên cứu:

Đối tượng của bài báo cáo là những lý luận chung nhất về công tác vănbản cụ thể là văn bản đến và văn bản đi của cơ quan kiến tập, tìm hiểu về quytrình chung cũng như quy trình riêng về công tác quản lý văn bản đến, văn bản

đi của cơ quan

b Phạm vi nghiên cứu:

- Không gian: Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức

- Thời gian: Văn thư lưu trữ là một khâu không thể thiếu và đã có mặt từrất lâu, chính vì thế trong phạm vi của cơ quan, em xin nghiên cứu với những sốliệu được chủ yếu từ ba năm trở lại đây : 2013, 2014, 2015 Tuy với phạm vinghiên cứu là 3 năm trở lại đây nhưng lại cung cấp những số liệu khá đầy đủ vàchính xác về lĩnh vực văn bản đến, văn bản đi của cơ quan em kiến tập

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu thực trạng công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Liênđoàn Lao động huyện Hoài Đức

- Đánh giá được công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của cơ quan

- Có những biện pháp thiết thực để nâng cao hiệu quả công tác quản lývăn bản đến, văn bản đi tại Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức

4 Nhiệm vụ:

- Tìm hiểu lý thuyết, cơ sở khoa học về quản lý văn bản đến, văn bản đi

- Tìm hiểu cơ sở pháp lý về quản lý văn bản đến, văn bản đi

- Khảo sát thực trạng công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi tại cơ quankiến tập.

- Đánh giá, đề xuất một số kiến nghị, giải pháp về quản lý văn bản đến,văn bản đi tại cơ quan kiến tập để đạt được hiệu quả hơn

5 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp tìm hiểu tư liệu:

+ Nghiên cứu tài liệu của cơ quan, đơn vị

Chương 3 Giải pháp, kiến nghị để nâng cao công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức.

Chương 1 Khái quát chung về Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức

1.1 Đặc điểm, tình hình của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức

1.1.1 Địa vị pháp lý

- Liên đoàn Lao động huyện được tổ chức theo đơn vị hành chính huyện,quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, do Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phốquyết định thành lập hoặc giải thể và chỉ đạo trực tiếp

- Đối tượng tập hợp của Liên đoàn Lao động huyện là đoàn viên, ngườilao động trên địa bàn cấp huyện

- Liên đoàn Lao động huyện quyết định thành lập hoặc giải thể và chỉ đạotrực tiếp Công đoàn giáo dục huyện; ra quyết định thành lập, giải thể hoặc côngnhận và chỉ đạo trực tiếp các Công đoàn cơ sở, Nghiệp đoàn đóng trên địa bàn(trừ những Công đoàn cơ sở đã trực thuộc Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố,hoặc Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở khác)

- Theo Hiến pháp 2013: Công đoàn Việt Nam là tổ chức chính trị - xã hộicủa giai cấp công nhân và của người lao động được thành lập trên cơ sở tựnguyện, đại diện cho người lao động, chăm lo và bảo vệ quyền, lợi ích hợppháp, chính đáng của người lao động; tham gia quản lý nhà nước, quản lý kinh

tế - xã hội; tham gia kiểm tra, thanh tra, giám sát hoạt động của cơ quan nhànước, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp về những vấn đề liên quan đến quyền, nghĩa

vụ của người lao động; tuyên truyền, vận động người lao động học tập, nâng caotrình độ, kỹ năng nghề nghiệp, chấp hành pháp luật, xây dựng và bảo vệ Tổquốc

1.1.2 Đặc điểm, tình hình, nhiệm vụ, quyền hạn

Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức nằm tại thị trấn Trạm Trôi, huyệnHoài Đức, thành phố Hà Nội, phía tây trung tâm Hà Nội và tiếp giáp với cácquận, huyện:

- Huyện Đan Phượng, Phúc Thọ và quận Bắc Từ Liêm về phía Bắc

- Huyện Quốc Oai và Phúc Thọ về phía Tây

- Quận Hà Đông và huyện Quốc Oai về phía Nam

- Quận Hà Đông và Nam Từ Liêm về phía Đông

Với diện tích toàn huyện là 82.38 km2, dân số 190.612 người

Điều kiện kinh tế là một huyện đang ngày càng phát triển mạnh về kinh

tế, để đẩy nhanh quá trình công nghiệp hoá, hiện địa hoá, trong thời gian tới,huyện Hoài Đức sẽ triển khai dự án đường vành đai số 4 của Hà Nội đi qua 6 xãtrong huyện Trong tương lai, khi dự án này hoàn thành, Hoài Đức sẽ trở thànhmột khu đô thị mới của thủ đô

Nhiệm vụ, quyền hạn của Liên đoàn lao động huyện đó là:

- Tuyên truyền, vận động người lao động thực hiện đường lối, chủ trươngcủa Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và nhiệm vụ của tổ chức Côngđoàn Tổ chức phong trào thi đua yêu nước

- Phối hợp với các Cơ quan chức năng của Nhà nước cấp huyện, côngđoàn ngành địa phương và tương đương để kiểm tra, thanh tra, giám sát việcthực hiện các chế độ, chính sách; giải quyết khiếu nại, tố cáo, tranh chấp laođộng đối với các cơ sở đóng trên địa bàn; hướng dẫn, hỗ trợ, giúp Ban Chấphành Công đoàn cơ sở trong việc thương lượng, ký kết thỏa ước lao động tậpthể, giải quyết tranh chấp lao động, tổ chức đối thoại với người sử dụng laođộng, tổ chức, Lãnh đạo đình công theo đúng quy định của pháp luật

- Đại diện, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động

ở Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp chưa thành lập Công đoàn cơ sở khi người laođộng ở đó yêu cầu Đại diện cho Công đoàn cơ sở hoặc người lao động khởikiện hoặc tham gia vào các vụ án về lao động khi được Công đoàn cơ sở hoặcngười lao động ủy quyền

- Triển khai thực hiện các Chỉ thị, Nghị quyết và chủ trương công tác củaLiên đoàn Lao động tỉnh, thành phố; Chỉ thị, Nghị quyết của cấp ủy đảng vàNghị quyết Đại hội Công đoàn cấp mình; tham gia với cấp ủy đảng, Cơ quanNhà nước về các chủ trương phát triển kinh tế - xã hội và các vấn đề có liênquan đến việc làm, đời sống của đoàn viên, người lao động

- Vận động đoàn viên, người lao động tham gia các hoạt động xã hội,

hướng dẫn các hình thức, biện pháp chăm lo đời sống, cải thiện điều kiện làmviệc, xóa đói giảm nghèo, xây dựng nếp sống văn hóa, đấu tranh ngăn chặn tiêucực, tham nhũng và các tệ nạn xã hội.

- Thực hiện công tác phát triển đoàn viên, thành lập Công đoàn cơ sở,Nghiệp đoàn; công tác tổ chức, cán bộ theo phân cấp của Liên đoàn Lao độngtỉnh, thành phố; xây dựng Công đoàn cơ sở, Nghiệp đoàn vững mạnh

- Quản lý tài chính, tài sản của Công đoàn theo quy định của pháp luật vàTổng Liên đoàn Lao động Việt Nam

1.2 Hệ thống văn bản của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức

1.2.1 Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức

- Luật Công đoàn 2012

- Điều lệ Công Đoàn Việt Nam năm 2013

- Hướng dẫn 238/HD – TLĐ năm 2014 hướng dẫn thi hành điều lệ Côngđoàn Việt Nam

1.2.2 Văn bản qui định nội quy, quy chế hoạt động

- Quyết định 58/2010/QĐ – LĐLĐ ngày 13/9/2010 của Liên đoàn Laođộng huyện Hoài Đức ban hành quy chế làm việc của cơ quan Liên đoàn Laođộng huyện

- Bản hướng dẫn về quy chế làm việc của Liên đoàn Lao động huyện HoàiĐức ban hành kèm theo quyết định số 58/2010/QĐ – LĐLĐ ngày 13/9/2010 củaLiên đoàn Lao động huyện Hoài Đức

1.2.3 Văn bản quy định về quy trình làm việc, cách thức tổ chức thực hiện công việc

- Quyết định 58/2010/QĐ – LĐLĐ ngày 13/9/2010 của Liên đoàn Laođộng huyện Hoài Đức ban hành quy chế làm việc của cơ quan Liên đoàn Laođộng huyện

- Bản hướng dẫn về quy chế làm việc của Liên đoàn Lao động huyện HoàiĐức ban hành kèm theo quyết định số 58/2010/QĐ – LĐLĐ ngày 13/9/2010 củaLiên đoàn Lao động huyện Hoài Đức

1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức

1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức

Phụ lục trang 1

1.3.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của người đứng đầu

- Đồng chí Nguyễn Xuân Lưu – Huyện ủy viên – Ủy viên Ban chấp hànhLiên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội Chủ tịch Liên đoàn Lao động huyện:Phụ trách chung

+ Trực tiếp phụ trách: Quản lý chung, quy chế dân chủ, công tác tài chính

- Thâm niên:

+ 01 người có thâm niên 32 công tác trong hoạt động Công đoàn

+ 02 người có thâm niên 11 năm

+ 01 người có thâm niên: 03 năm

+ 01 người có thâm niên 04 năm

- Cả 05 người đều được đào tạo về kĩ năng hoạt động công tác Công đoàn

1.5 Cơ sở vật chất, tài chính của Liên đoàn Lao động huyện Hoài Đức

1.5.1 Công sở

Cơ quan được bố trí đặt trong trụ sở của Huyện ủy huyện Hoài Đức, baogồm 01 tòa nhà 3 tầng khang trang, sạch sẽ Ưu điểm lớn nhất là tạo sự yên lặngcho các cán bộ cơ quan trong và ngoài giờ làm việc Bên cạnh đó, cách bố trínày đòi hỏi tính tự giác cao trong của người cán bộ trong công việc của mình.

1.5.2 Trang thiết bị làm việc

Không chỉ dựa vào nguồn nhân lực mà cần có trang thiết bị phục vụ chogiải quyết công việc của con người, đó là một trong những yếu tố tạo nên môitrường làm việc hiện đại Không chỉ đảm bảo tiết kiệm thời gian công sức màcòn giúp cho việc xử lý cung cấp thông tin kịp thời và chính xác cho lãnh đạo

Trang thiết bị đến thời điểm này ở Liên đoàn Lao động huyện khá đầy đủ.Thống kê dưới đây cho thấy phần nào thực trạng sử dụng trang thiết bị vănphòng của cơ quan:

cập internet

2 Máy in Laser Jet 02 Chiếc In văn bản (A3, A4)

copy

Gestenerr 01 Chiếc Sao chụp văn bản

ngồi làm việc và tiếp

khách

9 Quạt thông gió LS 04 Chiếc Đặt trong các phòng =>

lưu thông không khíTất cả các phòng được trang bị đầy đủ điều hoà, bàn ghế, giá đựng tài

liệu, văn phòng phẩm tạo điều kiện thuận lợi cho giải quyết công việc.

Liên đoàn Lao động huyện khá quan tâm đầu tư trang thiết bị phục vụcông việc Một loạt máy tính và thiết bị mới được mua và lắp đặt góp phầnđáng kể vào việc nâng cao chất lượng, hiệu quả giải quyết công việc của cáccán bộ trong cơ quan

1.5.3 Tài chính

- Do ngân sách nhà nước cấp hàng năm

- Dùng để chi tiêu cho các hoạt động của Liên đoàn Lao động huyện, tổchức các hoạt động, cuộc thi ở công đoàn cấp cơ sở,…

- Chi tiêu vào việc mua sắm bổ sung các trang thiết bị, cơ sở vật chấtcủa cơ quan

Chương 2 Thực trạng công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi của Liên đoàn Lao

động huyện Hoài Đức.

2.1 Cơ sở khoa học về công tác quản lý văn bản

2.1.1 Cơ sở lý luận về công tác quản lý văn bản

2.1.1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lý nhà nước

- Văn bản là phương tiện ghi tên và truyền đạt thông tin ngôn ngữ và kýhiệu nhất định

- Văn bản quản lý nhà nước là những thông tin và quyết định quản lýthành văn do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức, trình

tự, thủ tục, quy chế do pháp luật quy định mang tính quyền lực đơn phương vàlàm phát sinh hậu quả pháp lý cụ thể

- Chức năng của văn bản quản lý nhà nước:

+ Chức năng thông tin

+ Chức năng quản lý

+ Chức năng pháp lý

+ Chức năng Văn hóa – Xã hội

2.1.1.2 Quy trình quản lý văn bản đến

2.1.1.2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

* Tiếp nhận văn bản đến:

Văn bản đến là tất cả văn bản ( kể cả văn bản mật ), bao gồm văn bản quyphạm pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên nghành, văn bản khác vàđơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức gọi chung là văn bản đến

Theo Điều 13 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

về công tác văn thư quy đinh: “ Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải đượctập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Nhữngvăn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có tráchnhiệm giải quyết”

Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện, giao liên hoặc do cán bộ trong cơ

quan, tổ chức trực tiếp chuyển đến, văn thư phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tìnhtrạng, nơi nhận…; đối với văn bản đến mang bí mật nhà nước (mật, tối mật,tuyệt mật) phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi nhằm phát hiện những sai sót, hưhỏng, mất mát trước khi nhận và ký nhận.

Nếu thấy bì văn bản bị rách, bị bóc, bị mất, hoặc bị tráo đổi văn bản bêntrong…, phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính,những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổchức giao trách nhiệm, trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản với ngườiđưa văn bản

Đối với văn bản được chuyển đến qua máy Fax hoặc qua mạng, văn thưcũng phải kiểm tra sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản

và nơi nhận,… Trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơigửi, hoặc báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

* Phân loại sơ bộ:

Sau khi tiếp nhận, các văn bản đến được phân loại sơ bộ như sau:

- Loại không bóc bì bao gồm:

+ Các bì văn bản đến trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật theo quyđịnh tại Thông tư số 12/2002/TT – BCA ( A11) ngày 13/9/2002 của Chính phủhướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 23/8/2002 của Chínhphủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, nếu văn thưkhông được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản mật;

+ Những bì văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan tổ chức( trên bì ghi tên đơn vị hoặc tên của các cá nhân trong cơ quan, tổ chức);

- Loại bóc bì bao gồm tất cả văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan, tổ chức( ngoài bì ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc ghi chức danh của người đứng đầu cơquan, tổ chức) kể cả các bì văn bản có đóng dấu chữ ký hiệu độ “ Mật” và “Tốimật” nếu văn thư được giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký các loại văn bản đó

* Bóc bì văn bản:

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những văn bản khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc cần bóc bì trước để giải

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo; văn bản cần được kiểm tra, xác minhmột điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày, tháng ghitrên văn bản, cần giữ lại cả bì và đính kèm văn bản để làm bằng chứng.

* Đóng dấu đến, ghi sổ và ngày đến:

Văn bản đến có thể được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc các công

cụ khác như thẻ đăng ký hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính

Sổ đăng ký văn bản đến (loại thường)

Sổ đăng ký văn bản đến (loại mật)

thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư –lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005của Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước.

+ Việc đăng ký (cập nhật) thông tin đầu vào của văn bản đến vào cơ sở dữliệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trìnhphần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phânmềm đó

2.1.1.2.2 Trình và chuyển giao văn bản đến

* Trình văn bản đến:

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu

cơ quan, tổ chức, cấp phó của người đứng đầu, chánh văn phòng hoặc ngườiđược người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (người có thẩm quyền)xem xét và cho ý kiến phân phối, giải quyết

Người có thẩm quyền, căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế làm việccủa cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạc công tác được giao chocác đơn vị, cá nhân…, ghi ý kiến phân phối văn bản cho đơn vị hoặc cá nhân, ýkiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản của cơ quan, tổchức Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân, cần xácđịnh rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết, những đơn vị hoặc cá nhân thamgia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân

Ý kiến phân phối, giải quyết được ghi vào khoản giấy trống phía trên lềtrái của văn bản hoặc cập nhật trực tiếp vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản Trongnhững trường hợp cần thiết, ý kiến phân phối, giải quyết được ghi hoặc cập nhậtvào phiếu riêng (Phụ lục IV)

Sau khi có ý kiến phân phối, giải quyết của người có thẩm quyền, văn bảnđến được đăng ký bổ sung vào cột (7) sổ đăng ký văn bản đến (Phụ lục II) hoặcvào các trường hợp tương ứng trong cơ sở dữ liệu quản lý văn bản

* Chuyển giao văn bản đến:

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn

cứ ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến trong cơ

quan, tổ chức cũng như trong các đơn vị đều phải bảo đảm những yêu cầu sau:

- Nhanh chóng : Văn bản đến (loại khẩn) phải được chuyển ngay cho đơn

vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết;

- Đúng đối tượng: Văn bản đến (loại mật) phải được chuyển đến tận tayngười nhận;

- Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu vàngười nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “ Thượngkhẩn” và “ Hỏa tốc”, phải ghi rõ thời gian nhận

Văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm,sau khi tiếp nhận, phải vào sổ đăng ký văn bản đến của đơn vị, trình thủ trưởngđơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, giải quyết Căn cứ ý kiến phân phối củathủ trưởng đơn vị, văn bản được chuyển cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giảiquyết

Khi nhận được bản chính của văn bản được chuyển phát bằng Fax hoặcqua mạng, văn thư cũng phải thực hiện các công việc như đóng dấu đến, ghi số

và ngày đến (số đến là số thứ tự đăng ký đã được ghi khi đăng ký văn bảnchuyển qua mạng; ngày đến là ngày, tháng, năm nhận và đăng ký văn bản trếngiấy đó) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận văn bản qua mạng

Mẫu số chuyển giao văn bản đến và cách ghi thực hiện theo hướng dẫn tạiPhụ lục V

2.1.1.2.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đế:

* Giải quyết văn bản đến:

Sau khi nhận văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu,giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy địnhđịnh cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản có đóng dấu các độkhẩn, phải giải quyết khẩn trương, không chậm trễ

Khi giải quyết văn bản đến liên quan đến các đơn vị, cá nhân khác, đơn vịhoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao đó kèm theo phiếugiải quyết văn bản để tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải