Thực trạng công tác quản lý văn bản hành chính của UBND huyện Từ Liêm

Cho phép em được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới chú Nguyễn HữuTuyên – Chánh văn phòng UBND huyện Từ Liêm; các cô, chú Nguyễn ThịKim Dung, Nguyễn Quang Diên, Nguyễn Thị Kim Oanh – Phó

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 3

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 4

LỜI MỞ ĐẦU 7

PHẦN NỘI DUNG 8

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN TỪ LIÊM 8

1.1 Tổng quan về UBND huyện Từ Liêm 8

1.1.1 Lịch sử hình thành UBND huyện Từ Liêm 8

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Từ Liêm 8

1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Từ Liêm 9

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Từ Liêm 10

1.2.1 Chức năng 11

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND – UBND huyện Từ Liêm 11

1.2.3.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Từ Liêm 13

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN TỪ LIÊM 14

2.1 Một số khái niệm cơ bản về văn bản hành chính 14

2.1.1 Khái niệm 14

2.1.2 Phân loại văn bản hành chính 14

2.1.3 Chức năng của văn bản hành chính 16

2.1.3.1 Văn bản hành chính có chức năng thông tin 16

2.1.3.2 Văn bản hành chính có chức năng quản lý 16

2.1.3.3 Văn bản hành chính có chức năng pháp lý 16

2.1.3.4 Văn bản hành chính có chức năng văn hóa - xã hội 17

2.2 Quy trình quản lý văn bản hành chính 17

2.2.2 Quy trình quản lý văn bản hành chính đi: 182.3 Thực trạng công tác quản lý văn bản hành chính của UBND huyện Từ Liêm 192.3.1 Thực trạng quản lý văn bản hành chính đến 192.3.2 Thực trạng quản lý văn bản hành chính đi 24

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ NHỮNG KIẾN NGHỊ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN TỪ LIÊM 30

3.1 Một số nhận xét về công tác quản lý văn bản hành chính của UBND huyện Từ Liêm 303.1.1 Những kết quả đạt được: 303.1.2 Những tồn tại, hạn chế 323.2 Một số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản hành chính của UBND huyện Từ Liêm 343.2.1 Nâng cao chất lượng các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng 343.2.2 Tăng cường đầu tư cho yếu tố con người 353.2.3 Nâng cao nghiệp vụ hành chính văn phòng cho các cán bộ công chức 353.2.4 Hoàn thiện hơn nữa công tác soạn thảo văn bản 353.2.5 Nâng cao sự phối hợp giữa các phòng ban đơn vị với bộ phận Văn phòng 36

KẾT LUẬN 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

LỜI CẢM ƠN

Đợt thực tập cuối khóa của em đã kết thúc tốt đẹp, bản báo cáo thực tập cũng

đã hoàn chỉnh Để có được kết quả như thế, em đã nhận được sự giúp đỡ, tạođiều kiện, hướng dẫn nhiệt tình, cởi mở, thân thiện của các cô chú, anh chị nơi

em thực tập và các Thầy, Cô hướng dẫn trong Khoa Quản lý nhà nước về xãhội

Cho phép em được gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới chú Nguyễn HữuTuyên – Chánh văn phòng UBND huyện Từ Liêm; các cô, chú Nguyễn ThịKim Dung, Nguyễn Quang Diên, Nguyễn Thị Kim Oanh – Phó Chánh vănphòng; cô Nguyễn Thị Hường – Cán bộ Văn thư – Lưu trữ; cùng các cô chú,anh chị cán bộ nhân viên trong các phòng ban của UBND huyện Từ Liêm.Đồng kính gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Thầy Trịnh Đức Hưng - Trưởngđoàn thực tập, Thầy Phó đoàn thực tập và Cô Phan Thị Mỹ Bình – Giảng viênhướng dẫn trực tiếp, các Thầy, cô trong khoa Quản lý nhà nước về xã hội đãtạo điều kiện, quan tâm, hướng dẫn và chỉ bảo tận tình giúp em hoàn thành tốtđợt thực tập và viết xong bản báo cáo thực tập này Do thời gian và sự tìmhiểu có hạn, tài liệu nghiên cứu chưa nhiều nên bản báo cáo không tránh khỏinhững sai sót Vì vậy em rất mong nhận được những góp ý, sự hướng dẫn,chỉnh sửa của các Thầy, Cô trong Khoa Quản lý nhà nước về xã hội, đặc biệt

là Cô Phan Thị Mỹ Bình – Giảng viên hướng dẫn trực tiếp để bài báo cáo của

em được hoàn thiện hơn nữa

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 30 tháng 5 năm 2012

Sinh viên

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

- UBND: Ủy ban nhân dân

- TT UBND: Thường trực Ủy ban nhân dân

LỊCH THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI UBND HUYỆN TỪ LIÊM

- Tìm hiểu nội qui, quy chếhoạt động của UBND huyện

Từ Liêm

- Nắm được những nội dung

và yêu cầu của kế hoạchthực tập

- Nắm được nội quy, quychế hoạt động của UBNDhuyện Từ Liêm

Tuần 2

(02/4 – 8/4)

- Tham quan tổng thể cơ sởthực tập, các phòng ban,được phân công về bộ phậnVăn thư, thuộc Văn phòngUBND huyện Từ Liêm

- Được cán bộ chỉ dẫn tàiliệu của UBND huyện TừLiêm

- Tìm hiểu tài liệu, lựa chọn

đề tài

- Nắm được những thông tin

cơ bản về UBND huyện TừLiêm, về Văn phòng Ủy ban

- Bước đầu hình thành đề tàibáo cáo thực tập

Tuần 3

(9/4 – 15/4)

- Bước đầu tập làm công

việc thực tế tại Ủy ban

- Phát hiện đề tài, viếtkhung đề cương của báo cáothực tập

(30/4 – 6/5) giảng viên hướng dẫn để

Chính phủ đã lần đầu tiên đề cập đến công tác này một cách có hệ thống trongĐiều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ Sau hơn 40 năm ápdụng, qua nhiều biến động của lịch sử, năm 2004, một bản Nghị định mới vềcông tác văn thư của Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, đó là Nghị định110/2004/NĐ-CP được ban hành ngày 8-7-2004.

Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế côngtác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố, nhất là trong giaiđoạn hội nhập quốc tế hiện nay Các nghiệp vụ của công tác văn thư được quyđịnh một cách cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản đến

và đi ở khâu văn thư hiện hành trong các cơ quan nhà nước

Nhận thấy vai trò quan trọng của công tác văn thư trong việc quản lý văn bảnhành chính tại các cơ quan nhà nước, cũng như sự hấp dẫn của đề tài này,trong thời gian thực tập tại bộ phận Văn thư, thuộc Văn phòng UBND huyện

Từ Liêm, em đã lựa chọn bài báo cáo thực tập với chuyên đề: “Thực trạng công tác quản lý văn bản hành chính của UBND huyện Từ Liêm”

1 Phạm vi và giới hạn nghiên cứu:

Tại Văn phòng UBND huyện Từ Liêm

2 Kết cấu của đề tài:

Ngoài Lời mở đầu và Kết luận, đề tài gồm 3 chương:

Chương 1 Khái quát chung về UBND huyện Từ Liêm.

Chương 2 Thực trạng công tác quản lý văn bản hành chính của UBND huyện Từ Liêm.

Chương 3 Một số nhận xét và những kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản hành chính của UBND huyện Từ Liêm.

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ UBND HUYỆN TỪ LIÊM 1.1 Tổng quan về UBND huyện Từ Liêm

1.1.1 Lịch sử hình thành UBND huyện Từ Liêm

Từ Liêm là một trong bốn huyện ngoại thành được thành lập ngày 31 tháng 5năm 1961 theo Quyết định số 78/QĐ-CP của Chính phủ Sau nhiều lần thayđổi địa giới hành chính, nay huyện gồm 15 xã và 1 thị trấn với dân số trên550.000 người (theo số liệu 2010)

Là một huyện nằm ở phía Tây cửa ngõ thủ đô Hà Nội, Từ Liêm tiếp giáp vớicác quận, huyện: Phía Đông giáp với các quận Tây Hồ, Cầu Giấy, ThanhXuân; phía Bắc giáp huyện Đông Anh; phía Tây giáp huyện Đan Phượng,Hoài Đức; phía Nam giáp huyện Thanh Trì, thị xã Hà Đông (nay là thành phố

Hà Đông – Hà Nội)

Điều kiện văn hóa - xã hội của huyện luôn phát triển ở mức cao Nhân dân TừLiêm có truyền thống sinh hoạt văn hóa dân gian từ lâu đời với những lễ hộitruyền thống như bơi chải, thổi cơm, thi hát cửa đình… Những năm gần đây,tốc độ đô thị hóa của huyện diễn ra một cách nhanh chóng Bộ mặt đô thị TừLiêm đang từng bước “thay da đổi thịt”

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Từ Liêm

Theo Luật tổ chức HĐND và UBND ngày 26/11/2003 quy định về chức năng,nhiệm vụ của HĐND, UBND cấp huyện, UBND huyện Từ Liêm có nhữngchức năng và nhiệm vụ cơ bản sau:

- Là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, quản lý nhà nước ở địaphương trên tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa - xã hội, khoa học công nghệ,tài nguyên môi trường, giáo dục, y tế, dân tộc, tôn giáo

- Kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản quy phạm pháp luậtcủa cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùngcấp; Tuyên truyền, giáo dục pháp luật

- Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, xây dựng lực lượng vũ

- Phòng chống thiên tai lũ lụt, bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức chính trị

xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản,các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, chống tham nhũng, buôn lậu vàcác tệ nạn xã hội khác

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp củaUBND cấp trên

- Tổ chức thực hiện thu chi ngân sách ở địa phương theo quy định của phápluật

1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Từ Liêm

UBND huyện Từ Liêm do HĐND huyện bầu ra, gồm:

- 1 Chủ tịch

- 3 Phó chủ tịch

- 4 Ủy viên

- 12 phòng, ban chuyên môn giúp việc

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Từ Liêm:

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC UBND HUYỆN TỪ LIÊM

Về nhân sự, UBND huyện Từ Liêm có tổng số 141 cán bộ công chức, trong

đó có 04 đồng chí có trình độ cao học, 104 đồng chí có trình độ đại học, cònlại là cán sự nhân viên

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Từ Liêm

Căn cứ Quyết định số 05/2010/QĐ-UBND ngày 24/5/2010 của UBND huyện

Từ Liêm về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Văn phòng HĐND – UBND huyện Từ Liêm như sau:

UBND huyện

Từ Liêm

Chủ tịch (Đ/c: Lê Văn Thư)

Phòng

LĐ - TBXH

Phòng QLĐT

Phòng VHTT

Phòng TC- KH

Thanh tra Huyện

Phòng TNMT Phòng

Kinh tế

1.2.1 Chức năng

Văn phòng HĐND – UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDhuyện, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt độngcủa HĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành củaChủ tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND

vụ của Văn phòng UBND thành phố

1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND – UBND huyện Từ Liêm

Trình UBND huyện chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng tháng,hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện Đôn đốc, kiểm tra cácphòng, ban chuyên môn, UBND cấp xã, thị trấn việc thực hiện chương trình,

kế hoạch công tác của UBND và Chủ tịch UBND huyện

Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo,điều hành của UBND và Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật.Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quyđịnh của pháp luật;

Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chươngtrình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện;

Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịchUBND huyện; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND cấp xãsoạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;

Giúp UBND và Chủ tịch UBND giữ mối quan hệ phối hợp công tác vớiHuyện ủy, Thường trực Huyện ủy, Thường trực HĐND, UB MTTQ huyện,các đoàn thể nhân dân cấp huyện và các cơ quan, tổ chức của Trung ương,của Thành phố đóng trên địa bàn địa phương;

Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND huyện, các vănbản QPPL của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của UBND, Chủ tịch UBNDhuyện; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóahành chính nhà nước của UBND huyện;

Trình UBND huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cảicách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND huyện;

Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn UBND xã, thị trấn về nghiệp vụ hànhchính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành chính nhà nước theo quyđịnh của pháp luật;

Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác văn phòng, chống thamnhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND huyện theo quyđịnh của pháp luật và phân công của Chủ tịch UBND huyện;

Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động củaUBND và Chủ tịch UBND huyện

Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viênchức của cơ quan;

Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ, công chức, viên chức và tài sản,trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật

và phân cấp quản lý vủa UBND huyện;

Thực hiện các nhiệm vụ khác do UBND và Chủ tịch UBND giao

1.2.3.Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Từ Liêm

Văn phòng HĐND – UBND huyện Từ Liêm là một phòng chuyên môn đặcbiệt, là một tổ chức thống nhất làm việc theo chế độ thủ trưởng

Văn phòng HĐND – UBND gồm có 16 người, trong đó có 01 Chánh vănphòng, 03 Phó Chánh văn phòng, 7 chuyên viên và 5 nhân viên

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND

Phó Chánh Văn Phòng

Bộ phận Bảo vệ

Bộ phận Tiếp dân

Bộ phận trả kết quả TTHC

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH

CHÍNH CỦA UBND HUYỆN TỪ LIÊM 2.1 Một số khái niệm cơ bản về văn bản hành chính

2.1.1 Khái niệm

Văn bản được hiểu là phương tiện truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ

hay một ký hiệu nhất định Đó là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn vềnôi dung, thống nhất về cấu trúc

Văn bản hành chính nhà nước: Là bộ phận của văn bản quản lý nhà nước

mà chủ yếu là cơ quan hành chính nhà nước dùng để đưa các quyết định vàtruyền tải các thông tin quản lý trong hoạt động chấp hành và điều hành, đó làloại văn bản mang tính thông tin quy phạm Nhà nước Nó cụ thể hóa việc thihành văn bản pháp quy, giải quyết những vụ việc cụ thể trong khâu quản lý,nghĩa là thường được dùng để quản lý những công việc cụ thể có tính nghiệp

vụ, sự vụ trong quản lý hành chính như thông tin, liên hệ, trao đổi, hướng dẫn,đôn đốc, nhắc nhở báo cáo, ghi nhớ, chứng thực

2.1.2 Phân loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính nhà nước là một hệ thống đa dạng và phức tạp bao gồmcác loại văn bản sau:

Công văn: Là loại văn bản hành chính thông thường dùng để trao đổi công

tác, giải quyết công vụ giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa các cơ quannhà nước với các tổ chức hay cá nhân công dân

Công văn có thể là văn bản nội bộ hoặc văn bản đến hay đi với các nội dungchủ yếu sau đây:

- Thông báo một (hoặc một vài) vấn đề trong hoạt động công vụ được tạo nên

do một văn bản quy phạm pháp luật đã ban hành;

- Hướng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên;

- Thông báo một số hoạt động dự kiến xảy ra;

- Xin ý kiến về vấn đề nào đó trong hoạt động của cơ quan;

- Thăm hỏi, cảm ơn, phúc đáp

Thông báo: Là hình thức văn bản dùng để thông tin cho các cơ quan, tổ chức,

cá nhân cấp dưới hoặc ngang cấp một tin tức, sự việc hoạt động hay mộtquyết định hành chính cá biệt nào đó của các cơ quan Nhà nước trong quátrình hoạt động quản lý

Báo cáo: Là loại văn bản hành chính thông thường, được dùng với mục đích:

phản ánh tình hình hoặc tường trình đến cấp trên hay trước một tập thể mộtvấn đề nào đó; sơ kết, tổng kết công tác

Thông cáo: Là hình thức văn bản dùng để công bố những sự kiện rất trọngđại, quan trọng của đất nước

Tờ trình: Là hình thức văn bản của cấp dưới gửi cấp trên để đề nghị phê

duyệt một chủ chương, chính sách, đề án, tiêu chuẩn định mức, dự thảo vănbản… hoặc sửa đổi các nội dung nói trên

Biên bản: Là hình thức văn bản dùng để ghi chép tại chỗ những sự việc đang

diễn ra hoặc đã xảy ra, có chữ ký của người có liên quan hoặc người làmchứng

Đề án: Là loại văn bản dùng để dự kiến về một kế hoạch, giải pháp thực hiện

kế hoạch đó

Kế hoạch: Là loại văn bản dùng trình bày phương hướng, nhiệm vụ, biện

pháp để thực hiện một nhiệm vụ hoặc một công tác nào đó trong một thờigian nhất định

Chương trình: Là hình thức văn bản dùng để trình bày những việc cần làm

theo một trình tự và thời gian nhất định

2.1.3 Chức năng của văn bản hành chính

2.1.3.1 Văn bản hành chính có chức năng thông tin

Hoạt động quản lý Nhà nước phần lớn được đảm bảo thông tin bởi hệ thốngvăn bản quản lý Đó là các thông tin về:

- Chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước liên quan đến mục tiêu vàphương hướng hoạt động lâu dài của cơ quan đơn vị;

- Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động của từng cơ quan đơn vị;

- Phương hướng hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan đơn vị vớinhau;

- Các kết quả đạt được trong quá trình quản lý

2.1.3.2 Văn bản hành chính có chức năng quản lý

- Văn bản được dùng để truyền đạt các quyết định quản lý: đề ra chủ trương,chính sách, biện pháp công tác, chương trình, kế hoạch…

- Văn bản cũng là phương tiện được sử dụng để điều hành, hướng dẫn, đônđốc, kiểm tra, theo dõi, đánh giá hoạt động của cơ quan; là căn cứ để xử lýnhững vi phạm

2.1.3.3 Văn bản hành chính có chức năng pháp lý

- Văn bản là phương tiện để ghi chép và truyền đạt các quy phạm pháp luật;

- Văn bản là những căn cứ pháp lý cho các quyết định quản lý

2.1.3.4 Văn bản hành chính có chức năng văn hóa - xã hội

- Văn bản giúp ghi lại những truyền thống văn hóa của một dân tộc Nó làbiểu hiện của văn minh quản lý

2.2 Quy trình quản lý văn bản hành chính

Quy trình quản lý văn bản hành chính được quy định trong các văn bản sau:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư;

- Công văn 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướngdẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

2.2.1 Quy trình quản lý văn bản hành chính đến

- Những bì văn bản đến có dấu chỉ mức độ khẩn cần ưu tiên làm thủ tục trước

để chuyển ngay đến đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giải quyết

- Không mở những bì văn bản ghi rõ tên người nhận hoặc có dấu hiệu “Riêngngười có tên mở bì”

 Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến:

- Đóng dấu đến ở góc trái, ngang đầu, dưới số, ký hiệu văn bản đến

- Đăng ký văn bản đến nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi quy trình giải quyết

và tra tìm phục vụ các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản đến

 Phân phối và chuyển giao văn bản đến

- Trình xin ý kiến phân phối

- Chuyển giao văn bản đến: Khi chuyển giao văn bản, văn thư phải đăng kýđầy đủ vào sổ chuyển văn bản đến và có ký nhận rõ ràng

 Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

2.2.2 Quy trình quản lý văn bản hành chính đi:

 Đánh máy và nhân sao văn bản:

- Bản gốc văn bản được duyệt để nhân bản, phát hành phải đảm bảo đầy đủcác thành phần về thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người kývăn bản

- Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của người phụ trách đơn vị cóbản thảo

- Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ ràng theo từng năm

 Trình ký, đóng dấu văn bản:

- Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký chính thức đều phải chuyểnChánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra lại về nội dung vàthể thức

- Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền phải được đóng dấucủa cơ quan, tổ chức và làm thủ tục phát hành ngay

 Đăng ký văn bản đi

- Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức được đánh bằng chữ Ả Rập theo từng thểloại văn bản và theo năm

- Văn bản đi phải gửi đúng nơi nhận đã ghi trong văn bản Để tránh gửi sóthoặc trùng, mỗi cơ quan cần lập danh sách các đầu mối thường xuyên nhậnvăn bản.

- Văn bản phải gửi đi ngay trong ngày sau khi đã có chữ ký của người cóthẩm quyền và đóng dấu cơ quan, tổ chức hoặc chậm nhất là trong ngày làmviệc tiếp theo, văn bản đi có dấu chỉ mức độ khẩn phải được ưu tiên gửi trước

2.3 Thực trạng công tác quản lý văn bản hành chính của UBND huyện

Từ Liêm

2.3.1 Thực trạng quản lý văn bản hành chính đến

Là cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên địa bàn, UBND huyện Từ Liêm

có trách nhiệm xử lý các vấn đề về hành chính nhà nước, cung cấp dịch vụhành chính công cho nhân dân tại trụ sở UBND huyện Vì vậy hàng ngày,Văn phòng UBND huyện luôn nhận được rất nhiều văn bản bao gồm các vănbản hành chính do: Các cơ quan cấp trên (UBND tỉnh, Sở ban ngành tỉnh,HĐND huyện, Huyện ủy); các văn bản cấp dưới (UBND các xã, thị trấn, cácđơn vị sự nghiệp của UBND huyện); các cơ quan đơn vị khác gửi đến và một

số lượng không nhỏ các đơn thư khiếu nại, kiến nghị của công dân Theonguyên tắc một cửa, tất cả các văn bản trên gửi đến cơ quan bằng bất cứnguồn nào: đường bưu điện, cán bộ công chức của cơ quan đi họp hoặc đi tậphuấn trực tiếp mang về cơ quan, do thủ trưởng cơ quan nhận trực tiếp… đềuchuyển tập trung vào một đầu mối là văn thư của cơ quan tiếp nhận và đăngký

Trình tự cụ thể của hoạt động quản lý văn bản đến tại UBND huyện Từ Liêmđược thể hiện như sau:

 Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến:

Khi văn bản đến, cán bộ văn thư sẽ kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì,nơi nhận, dấu niêm phong… Đối với văn bản mật đến phải kiểm tra đối chiếu