MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 DANH MỤC VIẾT TẮT 2 LỜI MỞ ĐẦU 3 1. Lý do chọn đề tài 3 2. Phạm vi nghiên cứu 3 3. Vấn đề nghiên cứu của đề tài 3 4. Phương pháp nghiên cứu 4 5. Mục tiêu nghiên cứu 4 6. Kết cấu đề tài 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 5 I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TUYÊN QUANG 5 1. Khái quát tiểu sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty Xăng dầu tuyên quang 5 1.1. Tiểu sử hình thành công ty xăng dầu tuyên quang 5 1.2. Chức năng nhiệm vụ của công ty. 7 1.3.Tình hình bộ máy quản lý của công ty . 10 1.3.1. Tổ chức quản lý của công ty được bố trí như sau : 10 1.3.2. Hệ thống các cửa hàng; 10 2. Khảo sát tình hình tổ chức , quản lý hoạt động công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập 15 2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng 15 2.1. 1 Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ , cơ cấu tổ chức của Phòng Tổ chức Hành chính 15 2.1.1.1 Chức năng của Phòng Tổ chức Hành chính. 15 2.1.1.2 Nhiệm vụ của Phòng tổ chức hành chính: 15 2.1.1.3 Quyền hạn của Phòng tổ chức hành chính 16 2.1.1.4 cơ cấu tổ chức Phòng tổ chức hành chính 17 2.1.2 Xây dựng bản mô tả công việc các vị trí công việc trong văn phòng. 18 2.2 Tìm hiểu công tác Văn thư Lưu trữ của công ty Xăng dầu Tuyên Quang 22 2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác Văn thư, lưu trữ của Cơ quan 22 II. Tìm hiểu công tác văn thư ,lưu trữ của cơ quan tổ chức. 23 2.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 23 2.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 24 2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Công ty xăng dầu Tuyên Quang. 24 2.3.1. Thẩm quyền ban hành thể thức văn bản quản lí của công ty: 24 2.3.2. Nhận xét về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản của Công ty. 25 2.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của Công ty. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 26 2. Kỹ thuật soạn thảo văn bản 27 2.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 28 2.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lí và giải quyết văn bản đi đến. 28 2.4.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị. 31 2.5. Tìm hiểu Về tổ chức lưu trữ của Công ty. 32 3.Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng cho cơ quan 33 3.1Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 33 3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất văn phòng mới tối ưu 35 .3 Các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng của cơ quan 38 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤN KIẾN NGHỊ 40 I.Nhận xét , đánh giá chung về những ưu , nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan. 40 1. Ưu điểm 40 2. Nhược điểm 40 II.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong công tác kiểm soát và tổ chức thực hiện các văn bản của cơ quan 41 1. Trang thiết bị cơ sở vật chất. 41 2. Đội ngũ cán bộ, công chức. 42 KẾT LUẬN 43
Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1.LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 2.Phạm vi nghiên cứu 3.Vấn đề nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu 5.Mục tiêu nghiên cứu 6.Kết cấu đề tài PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TUYÊN QUANG Khái quát tiểu sử hình thành, chức nhiệm vụ, quyền hạn công ty Xăng dầu tuyên quang .5 1.1 Tiểu sử hình thành cơng ty xăng dầu tun quang .5 1.2 Chức nhiệm vụ công ty 1.3.Tình hình máy quản lý cơng ty 10 1.3.1 Tổ chức quản lý cơng ty bố trí sau : 10 1.3.2 Hệ thống cửa hàng; 10 Khảo sát tình hình tổ chức , quản lý hoạt động cơng tác hành văn phịng quan kiến tập .15 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 15 2.1 Tìm hiểu chức nhiệm vụ , cấu tổ chức Phịng Tổ chức Hành 15 2.1.1.1 Chức Phịng Tổ chức Hành 15 Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.1.1.2 Nhiệm vụ Phịng tổ chức hành chính: 15 2.1.1.3 Quyền hạn Phòng tổ chức hành 16 2.1.1.4 cấu tổ chức Phịng tổ chức hành .16 2.1.2 Xây dựng mô tả cơng việc vị trí cơng việc văn phịng 18 2.2 Tìm hiểu cơng tác Văn thư- Lưu trữ công ty Xăng dầu Tuyên Quang 22 2.2.1 Hệ thống hóa văn quản lí quan cơng tác Văn thư, lưu trữ Cơ quan 22 II Tìm hiểu cơng tác văn thư ,lưu trữ quan tổ chức 23 2.1 Hệ thống hóa văn quản lí quan cơng tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 23 2.2 Mơ hình tổ chức văn thư quan 24 2.3 Công tác soạn thảo ban hành văn Công ty xăng dầu Tuyên Quang 24 2.3.1 Thẩm quyền ban hành thể thức văn quản lí công ty: 24 2.3.2 Nhận xét thể thức kĩ thuật trình bày văn Cơng ty .25 2.3.3 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lí Cơng ty So sánh với quy định hành nhận xét, đánh giá 26 Kỹ thuật soạn thảo văn 27 2.4 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 28 2.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lí giải văn đến .28 2.4.2 Tìm hiểu lập hồ sơ hành quan, đơn vị .31 2.5 Tìm hiểu Về tổ chức lưu trữ Cơng ty 32 3.Công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng cho quan 33 3.1Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phòng, sở vật chất văn phòng 33 Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Đề xuất văn phòng tối ưu 35 Các phần mềm sử dụng cơng tác văn phịng quan 38 Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤN KIẾN NGHỊ 40 I.Nhận xét , đánh giá chung ưu , nhược điểm cơng tác văn phịng quan .40 Ưu điểm 40 Nhược điểm 40 II.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phịng cơng tác kiểm soát tổ chức thực văn quan 41 Trang thiết bị sở vật chất 41 Đội ngũ cán bộ, công chức 42 KẾT LUẬN 43 Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI CẢM ƠN Văn phòng máy giúp việc cho quan, tổ chức có chức đảm bảo thông tin phục vụ cho quan, lãnh đạo Quản trị văn phòng hiểu vận dụng phương pháp khoa học để quản trị, để tổ chức, điều hành hoạt động hành văn phịng quan nhằm đạt hiệu cao việc thực nhiệm vụ mục tiêu định Quản trị văn phịng cơng tác quan trọng quan nào, ảnh hưởng đến tồn hoạt động quan Cơng tác thực tốt thúc đẩy tiến nhiều mặt tổ chức ngược lại, thực khơng hiệu tác động tiêu cực đến trình phát triển Với phương châm học đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn, nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ trình tổ chức thực hoạt động quản lý điều hành quan tổ chức, Nhà trường tổ chức cho sinh viên khoa Quản trị văn phịng khố 2012- 2016 kiến tập thực tế Theo kế hoạch Nhà trường em liên hệ tiếp nhận kiến tập công ty cổ phần chuyển phát nhanh hợp từ ngày 20/4/2015 đến hết ngày 25/5/2015, Từ kiến thức học Nhà trường em áp dụng vào thực tế bước đầu giúp em hồn thiện kiến thức chun mơn nghiệp vụ Đợt kiến tập lần chuẩn bị kiến thức cho đợt thực tập tốt nghiệp tới, giúp em khơng cịn bỡ ngỡ, lúng túng mà trình độ chuyên môn tầm hiểu biết nâng cao lên nhiều Trong trình kiến tập, em cán công ty cổ phần xăng dầu Tuyên Quang tận tình dạy, nên em làm tốt cơng việc giao phó quan Qua đó, em tích luỹ nhiều kiến thức kinh nghiệm thực tiễn cơng tác văn phịng quan Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC VIẾT TẮT CHỮ VIẾT TẮT GIẢI NGHĨA HĐQT Hội đồng quản trị TNHH Trách nhiệm hữu hạn PCCC Phòng cháy chữa cháy Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU 1.LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Như biết công tác văn thư hoạt động thường xuyên hành nhà nước Nó hoạt động tạo nên văn – công cụ quan trọng để thiết lập nên thể chế hành nhà nước; Là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc quan, tổ chức; Cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu cơng việc quan tổ chức; Ngồi cơng tác văn thư cịn hoạt động liên quan đến đại phận cán bộ, công chức quan nhà nước.Ngày nay, vai tròcác khâu nghiệp vụ công tác văn thư quy định cụ thể nghị định 110/ 2003 – CP ban hành ngày 8-7-2004 Trong đó, khâu nghiệp vụ xây dựng quản lý văn hành đến xem khâu quan trọng công tác văn thư Trước vai trị quan trọng quan trọng cơng tác văn thư việc quản lý văn hành đến và phân cơng học viện em kiến tập phòng tổ chức hành cơng ty xăng dầu Tun Quang.Qua tháng kiến tập (20/ 04 đến ngày 25/ 05 năm 2015) em tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ công ty xăng dầu Tun Quang văn phịng phịng hành nói riêng Ngồi tiếp cận với cách giải văn đến , văn phòng văn thư với chuyên nghành học học viện em chọn đề tài: “ thực trạng hoạt động quản lý văn hành đến Cơng ty Xăng dầu Tuyên Quang” làm chuyên đề báo cáo thực tập Phạm vi nghiên cứu - Khơng gian: phịng Tổ Chức Hành Chính Cơng ty Xăng Dầu Tuyên Quang - Thời gian: từ năm 2010-2012 Vấn đề nghiên cứu đề tài - Công tác văn thư, quản lý văn đến văn phịng Tổ Chức Hành Chính Cơng ty Xăng Dầu Tuyên Quang Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu tài liệu ( nghiên cứu thông tin thứ cấp), điều tra, quan sát Mục tiêu nghiên cứu Hiểu rõ cách quản lý văn đến văn cơng tác văn thư phịng hành cơng ty Vận dụng lý thuyết nghiên cứu để tìm hiểu thực trạng cơng tác quản lý văn nhằm rút hạn chế tồn công tác văn thư công tyXăng Dầu Tuyên Quang Đề giải pháp để cải thiện hạn chế cịn tồn hồn thiện cơng tác văn thư công ty Kết cấu đề tài Kết cấu đề tài thực trạng hoạt động quản lý văn hành đến Cơng ty Xăng dầu Tuyên Quang bao gồm ba chương : PHẦN I Khảo sát cơng tác văn phịng quan kiến tập Phần II Kết luận đề xuất kiến nghị Mặc dù cố gắng kinh nghiệm thực tế thời gian có hạn nên nội dung chun đề khơng tránh khỏi thiếu sót e mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô giáo anh chị cán cơng ty để em hồn thiện chuyên đề này./ Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 25 tháng 05 năm 2015 SINH VIÊN Chu Thị Huyền Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU TUYÊN QUANG Khái quát tiểu sử hình thành, chức nhiệm vụ, quyền hạn cơng ty Xăng dầu tun quang 1.1 Tiểu sử hình thành công ty xăng dầu tuyên quang Công tyXăng Dầu Tun quang có nguồn gốc từ cơng ty vật tư kỹ thuật tổng hợp Tuyên Quang thành lập tháng 12 năm 1967 theo định nhà nước Năm 1976 theo định Quốc hội hai tỉnh Tuyên quang Hà giang sát nhập thành Tỉnh Hà Tuyên, nên hai công ty vật tư sát nhập lấy tên là: Công ty vật tư tổng hợp Hà Tuyên, trực thuộc Bộ vật tư (Theo định số: 46/VT-QĐ ngày 13-1-1976 ) Địa chỉ: Số 14 Đường Phan Đình Phùng - Phường Minh Xuân - Thành phố Tuyên Quang - Tỉnh Tuyên Quang - Việt Nam Công ty xăng dầu Tuyên Quang tiền thân Chi cục vật tư tỉnh Tuyên Quang, thành lập ngày 01 tháng 12 năm 1967 thuộc Tổng cục vật tư (Sau Bộ Vật tư) Có nhiệm vụ tiếp nhận, quản lý, cung ứng xăng dầu, sản phẩm hóa dầu, Thiết bị phụ tùng ô tô máy kéo, Kim khí, Hóa chất, vật liệu điện, Xi măng, Than phục vụ cho nhiệm vụ kế hoạch sản xuất chiến đấu địa bàn hai tỉnh Tuyên Quang, Hà Giang Cho đến năm 1976 thực Nghị Quốc hội hai tỉnh Tuyên Quang Hà Giang sát nhập thành tỉnh Hà Tuyên Thực định Bộ Vật Tư hai đơn vị Chi cục vật tư Tuyên Quang Chi cục vật tư Hà Giang sát nhập thành Công ty vật tư tỉnh Hà Tuyên trực thuộc Bộ Vật Tư tiếp tục thực nhiệm vụ: Tiếp nhận, quản lý cung ứng xăng dầu, sản phẩm hóa dầu, Thiết bị phụ tùng tơ, máy kéo, Hóa chất, vật liệu điện, Kim khí phục vụ cho nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội, chiến đấu bảo vệ Tổ Quốc tiêu dùng nhân dân dân tộc địa bàn tỉnh Hà Tuyên Năm 1991 thực Nghị Quốc Hội tỉnh Hà Tuyên chia thành hai tỉnh Tuyên Quang tỉnh Hà Giang Nhưng Công ty giữ nguyên Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội mơ hình tổ chức Công ty vật tư tổng hợp Hà Tuyên trực thuộc Bộ Thương Nghiệp, Bộ Thương Mại (nay Bộ Công Thương) làm nhiệm vụ cung ứng xăng dầu, sản phẩm hóa dầu loại vật tư tổng hợp phục vụ cho nhu cầu phát triển kinh tế, xã hội, quốc phòng, an ninh tiêu dùng nhân dân dân tộc địa bàn hai tỉnh Tuyên Quang, Hà Giang Đến tháng năm 1995 Bộ trưởng Bộ thương mại ban hành Quyết định số: 258/TM-TCCB ngày 27/3/1995 tách Công ty vật tư tổng hợp Hà Tuyên thành hai Công ty: Công ty vật tư tổng hợp Tuyên Quang Công ty vật tư tổng hợp Hà Giang, đến tháng năm 2000 Bộ trưởng Bộ Thương mại ban hành Quyết định số: 1029/2000/QĐ-BTM đổi tên Công ty vật tư tổng hợp Tuyên Quang thành Công ty Xăng dầu Tuyên Quang trực thuộc Tổng công ty xăng dầu Việt nam làTập đoàn xăng dầu Việt nam Sau 45 năm xây dựng phát triển, đến Cơng ty có 23 cửa hàng chun kinh doanh xăng dầu, 03 cửa hàng chuyên kinh doanh khí dầu mỏ hóa lỏng, 01 cửa hàng VTTH phân bố khắp địa bàn huyện, thị tỉnh, cung cấp gần 60 thị phần bán lẻ thị trường Ngồi Cơng ty có hệ thống đại lý khách hàng xăng dầu sáng, đại lý khách hàng dầu, mỡ nhờn, khí dầu mỏ hóa lỏng, bảo hiểm xăng dầu (PJCO), dịch vụ ngân hàng xăng dầu(PGBank) khắp địa bàn tỉnh tỉnh lân cận, sản phẩm Công ty xăng dầu Tuyên quang đưa thị trường mang Thương hiệu Tập đoàn xăng dầu Việt nam (Petrolimex) So với số vốn cố định khiêm tốn đội ngũ cán công nhân viên cịn qua nhiều năm kinh doanh đến Công ty phát triển tương đối vững chắc, số lao động tăng lên với số vốn lớn Công ty vinh dự Chủ tịch nước tặng thưởng huân chương lao động hạng 3, Chính phủ, cấp ngành tặng nhiều cờ thi đua va băng khen xuất sắc Không thỏa nãm với thành tích đạt Ban lãnh đạo Cơng ty đề phương hướng nhiệm vụ cho năm - Đẩy mạnh việc cung ứng vật tư - Tăng cường đội ngũ cán cơng nhân viên có trình độ chun mơn Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp vụ cao, đáp ứng yêu cầu phát triển ngày cao kinh tế xã hội - Lấy thu bù chi kinh doanh có lãi - Hồn thành tiêu kế hoạch cấp giao 1.2 Chức nhiệm vụ công ty Là đơn vị kinh doanh xăng dầu khí hóa lỏng chủ đạo địa bàn tỉnh, Công ty Xăng dầu Tuyên Quang xác định tầm quan trọng việc lưu kho, vận chuyển xuất bán qua bước, khâu trung gian Với 58,3 nghìn m3 xăng dầu 653 gas vận chuyển an tồn năm 2013, Cơng ty Xăng dầu Tuyên Quang thực tốt quy định an tồn, đồng thời ln triển khai việc kiểm tra, giám sát thực cơng tác phịng cháy chữa cháy - Thực nghiêm túc quy chế quản lý phòng, chống cháy nổ Tập đoàn Xăng dầu ban hành quy định an toàn cháy nổ địa bàn Phòng Cảnh sát Phòng cháy chữa cháy Cứu hộ cứu nạn, Công an tỉnh, công ty trọng đẩy mạnh công tác tuyên truyền, hướng dẫn, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ PCCC cho cán bộ, công nhân viên - Nội dung tuyên truyền PCCC công ty thường xuyên kiểm tra nhằm giúp cán bộ, công nhân viên nhớ ghi rõ thực nhiệm vụ - Cùng với đó, cơng ty lập phương án PCCC chỗ, sở phương án xây dựng hàng tháng quý cửa hàng tự huấn luyện cho công Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tên thiết bị Số lượng Hãng sản phẩm Đơn vị tính Tính cơng cụ Dùng soạn thảo, quản lý văn – đến lưu trữ, tra cứu thông tin, kết nối mạng LAN, truy cập Internet.2 In văn khổ giấy A3, A4 Sao, chụp văn Hủy tài liệu Máy tính (kèm để bàn máy tính) 05 HP Compaq CQ 4112L VT620AA Chiếc, Máy in 03 Laser Jet 1100, Dial HP print Chiếc Máy photocopy Máy hủy tài liệu Máy scaner 02 Gestetner MP 3090 Primo Chiếc anon Scan 4400F Chiếc Máy Fax Điện thoại 01 07 SIEMENS Chiếc Chiếc Tủ, giá đựng tài liệu 03 Giá gỗ Chiếc Bàn ghế 09 Đàm Hiên Chiếc Ngồi làm việc, tiếp khách 10 Quạt thơng gió, 02 LG Chiếc Làm mát 01 01 Chiếc Scaner văn để lưu giữ, xử lý máy Nhận gửi Fax Trao đổi Thông tin liên lạc Lưu giữ loại văn giấy tờ Cơ sở vật chất đầy đủ, tạo điều kiện tốt để làm việc đạt hiệu cao Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D 34 Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội công việc +Về mặt tinh thần: thoải mái, có quạt tránh tác động nắng nóng từ môi trường ảnh hưởng đến tâm lý làm việc + Về mặt chun mơn :Các máy móc đại nhằm giải cơng việc nhanh chóng, xác.Tủ đựng tài liệu chắn khơng làm thất thốt, hỏng hay đánh văn quan trọng 3.2 Sơ đồ hóa cách bố trí xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Đề xuất văn phòng tối ưu a Sơ đồ trang thiết bị phịng hành cơng ty xăng dầu Tuyên Quang 12 3a 5a 3b 6a 14 3c 15 10 3a 3b 8a 12 2d 5a 6a 10 Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D 35 Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ghi chú: 1Cửa vào 6a.b Điện thoại 12 Tủ đựng đồ 2a Bàn tiếp khách Máy fax 13 Bình nước 2c.d Bàn làm việc 8a,b Cửa sổ 14 Bảng lịch công tác 3a.b.c.d.e ghế ngồi Máy tính Máy in 10 Sọt rác 5a.b Máy tính 11a.b.c Tủ đựng tài liệu, vp phẩm * Nhận xét * Ưu điểm: - Cách bố trí sơ đồ chỗ làm việc :cán , nhân viên làm việc phòng - Hồ sơ giữ gìn cẩn thận, thuận lợi cho việc tra cứu, chống ẩm, chống mối mọt trùng có hại - Trưởng phịng bố trí ngồi chung với nhân viên nên thuận tiện việc điều hành, giám sát cơng việc nhân viên - Vị trí Phòng làm việc tầng nên tiện cho việc tiếp khách, trao đổi thông tin liên hệ công tác với đơn vị quan * Nhược điểm: - Khơng gian làm việc có kín q, khơng tạo thoải mái , bàn làm việc có gần chưa có riêng tư cơng việc - Văn chưa xếp gọn gàng ngăn cặp tài liệu, hồ sơ chưa có mục lục - có máy photocopy ,1 máy Fax đơi khiến công việc chậm trễ Gây tốn thời gian Đề xuất phương án tối ưu: - Nên xem qua hướng ngồi tốt cho vị trí nhân viên- lãnh đạo phịng - xếp thay đổi không gian tạo lạ đỡ nhàm chán mà phù hợp với cơng việc Ví dụ (phụ lục 9) - thực mơ hình xanh cơng ty, tạo thoải mái thư giãn đầu óc - Việc lưu giữ văn bản, tài liệu phải cập nhật hàng ngày, lưu giữ cẩn thận quy định (số thứ tự, ngày tháng tên loại văn bản…) Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D 36 Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - tài liệu hay sử dụng nên để riêng nơi để tiện kiểm tra sử dụng -Thêm máy photocopy để tiện cho việc in tài liệu -Máy Fax phải đặt vị trí trung tâm để tiện cho việc nhận gửi Fax - Mùa hè có thêm điều hịa, tủ lạnh để giảm bớt nhiệt độ khơng khí nóng., - Bổ sung thêm bàn ghế để tiếp khách b Sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị Văn phịng hợp lý 12 13,8 7 211 22 4 O4 11 3 12 1 13,8 22 11 1 10 13 Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D 37 Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 0: điện thoại 3: Hộp đựng 6:bìnhlọc nước 9: máy in văn phòng 1: Bàn,ghế phẩm 4: bàn,ghế tiếp làm việc khách 2: máy tính 5: tủ đựng 12 bảng cơng việc 7: tủ lạnh 10: móc treo 13: điều hòa 8:giá để tài liệu 11: tủ đựng hồ 14:máy fax chén,ly sơ Các phần mềm sử dụng cơng tác văn phịng quan Việc sử dụng áp dụng phần mềm quản lý hay phần mềm hỗ trợ cho trình làm việc, sản xuất kinh doanh quan, tổ chức doanh nghiệp khơng cịn điều lạ thời đại công nghệ thông tin Gần doanh nghiệp hay tổ chức sử dụng nhiều phần mềm để phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh Hiện cơng ty sử dụng phần mềm như: phần mềm soạn thảo Microsoft ofice (phần mềm soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu thông minh; hệ thống mạng LAN công ty; mạng Internet….) Việc ứng dụng phần mềm quản lý cơng tác văn phịng Cơng ty có nhiệu định như: góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, đồng thời tạo điều kiện cho cán nhân viên cơng ty dễ dàng thống kê số, liệu, báo cáo với nội dung chi tiết, xác phục vụ cho việc định quản lý, điều hành công ty Đặc biệt cơng ty có sử dụng phần mềm quản lý nhân sự: Phần mềm quản lý nhân áp dụng vào quan để dễ quản lý nhân công ty đáp ứng nghiệp vụ thông thường việc quản lý nhân như: chấm cơng, tính lương, quản lý thơng tin nhân viên… mà cịn cơng cụ để xây dựng hệ thống chức danh, tiêu chuẩn đào tạo, tiêu chuẩn đánh giá, phân tích hoạch định nguồn lực, quản trị chi phí nhân sự, xây dựng sách đãi ngộ giữ chân người tài… cho Công ty không lực lượng Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D 38 Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân lớn, nhiều cấp bậc đòi hỏi phải có nghiệp vụ vơ phức tạp mang tính đặc thù riêng ngành mà cịn phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu thay đổi sách nhân công ty HRM Pro cung cấp công cụ hữu hiệu việc dự báo tình hình nhân tương lai giúp Cơng ty có nhiều khơng gian thời gian cho việc đào tạo, hoạch định ổn định đội ngũ nhân kế cận Giải pháp phần mềm quản lý nhân giúp công ty xây dựng tiêu chuẩn đánh giá hiệu cơng việc nhân viên đầy linh hoạt Hình ảnh minh họa cho phần mềm quản lý nhân HPM Pro Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D 39 Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần II KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤN KIẾN NGHỊ I.Nhận xét , đánh giá chung ưu , nhược điểm cơng tác văn phịng quan Cơng tác văn phịnglà phận vơ quan trọng quan, nội dung công tác văn thư bao gồm nhiều vấn đề liên quan đến công việc người nhìn chng cơng tác văn phịng công ty xăng dầu tuyên quang tốt,sau theo quan điểmcủa tôi, xin đưa ưu nhược điểm sau: Ưu điểm - Công ty xăng dầu tuyên quang làm tốt công tác kiểm soát văn - Chủ trương rà soát văn ban hành có tác dụng tích cực, giúp loại bỏ loại văn ban hành sai quy định, văn hết hiệu lực, văn sửa đổi bổ sung, văn hiệu lực thi hành - Văn thực nhanh chóng, phân loại độ mật, khẩn để chuyển giao kịp thời - Cán nhân viên Văn phòng đặc biệt nhân viên văn thư đảm bảo quy định chuyển giao công văn, giấy tờ quan tránh sai phạm công tác rải truyền thông tin, tránh thất lạc bảo quản độ mật thơng tin tốt, kiểm sốt thơng tin - Việc tổ chức quản lý văn thực chặt chẽ,quy củ.Văn quản lý hai hệ thống: văn giấy văn điện tử Trang thiết bị đầy đủ loại máy photocopy, máy in, máy vi tính,máy fax để phục vụ cho việc chuyển giao văn đi… Nhược điểm - Các văn đến với số lượng tương đối nhiều mà có 01 nhân viên văn thư nên đơi việc giải văn có phần chậm trễ - Chưa có phần mềm quản lý văn việc kiểm sốt văn gây khó khăn, nhân viên văn thư nhiều lúc bị áp tải công việc Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D 40 Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trong q trình quản lý văn cịn sảy tượng lấy sai số, trùng số văn bản, điều gây khó khăn cho cán việc giải cơng việc tra tìm văn - Có số trường hợp văn soạn thảo chưa chỉnh lề,sai mặt thể thức Văn phịng làm việc cịn kín, khơng tạo không gian thoải mái k II.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn quan Để khắc phục hạn chế cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn tốt đứng phương diện cá nhân xin đề xuất số giải pháp sau: - Thực bố trí mơ hình mơi trường văn phịng xanh - bổ sung thêm điều hòa tủ lạnh phòng làm việc - Nâng cao kiến thức chuyên môn văn thư, kĩ thuật soạn thảo văn nhiều văn không quan trọng nên cơng tác soạn thảo có chểnh mảng.vì cán cấp cần có quy định rõ ràng có hành vi xử phạt - Nên có lớp tập đào lại vấn đề soạn thảo văn cho cán văn thư tránh soạn thảo văn sai thể thức, - Đầu tư trang thiết bị đại phục vụ công tác văn thư nhằm nâng cao suất, tạo hiệu lao động cao - Kho văn thư nên trang bị thêm thiết bị máy photo coppy, máy hủy tài liệu để tránh việc ùn tắc công việc văn phòng lưu trữ - Nên xem qua hướng ngồi tốt cho vị trí nhân viên- lãnh đạo phịng - Thỉnh thoảng xếp thay đổi không gian tạo lạ đỡ nhàm chán mà phù hợp với công việc - Thực mơ hình xanh cơng ty, tạo thoải mái thư giãn đầu óc Trang thiết bị sở vật chất - Nâng cao chất lượng trang thiết bị phục vụ cơng tác văn phịng Để có hiệu thay đầu tư dàn trải, ý đến số lượng mà cần quan tâm Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D 41 Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tới chất lượng đầu tư có chiều sâu trang thiết bị văn phòng - Cung cấp kịp thời văn phịng phẩm phục vụ cơng việc, cần bố trí xếp phòng làm việc khoa học Chuyển phòng Văn thư sang phịng với diện tích lớn để thuận tiện công việc Đội ngũ cán bộ, công chức - Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức Con người nhân tố định đến hiệu công việc quan Nhà nước cán bộ, cơng chức nhân tố định đến hiệu quản lý Nhà nước - Yêu cầu cán bộ, cơng chức phải người có trình độ học vấn giỏi trình độ chun mơn nghiệp vụ phải có phẩm chất đạo đức tốt - Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ chuyên môn cho cán bộ, công chức phải làm thường xun có chương trình kế hoạch cụ thể Cần có quan tâm Lãnh đạo Văn phòng khen thưởng kỷ luật cán kịp thời Mặt khác, cần có nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tạo điều kiện mặt vật chất tinh thần cho đội ngũ công chức, chuyên viên lao động hợp đồng làm việc Văn phòng văn thư tỉnh Tuyên Quang Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D 42 Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Công tác Hành văn phịng hoạt động khơng thể thiếu máy quan, tổ chức Qua thấy khối lượng cơng việc văn phịng lớn Khơng thực chức tham mưu tổng hợp phục vụ công tác quản lý, đạo, điều hành lãnh đạo mà văn phòng thực chức Quản trị, đảm bảo đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị cho quan hoạt động, ngồi cịn chăm lo chu đáo đời sống cán bộ, công chức, viên chức toàn quan Bài báo cáo kiến tập em trình thực tập phận Văn thư thuộc phịng hành cơng ty Xăng Dầy tỉnh Tuyên Quang Trong báo cáo em nêu lên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phịng hành Bài báo cáo em khái qt tình hình cơng tác văn thư văn phòng quan công tác Văn thư - Lưu trữ Em xin nhận xét, đóng góp số ý kiến đề xuất để góp phần xây dựng cơng tác Hành Văn phịng cơng tyhoạt động đem lại hiệu tốt Trong thời gian kiến tập Văn phòng em giúp đỡ anh phạm Quang Long chun viên phịng Tổ chức hành chính, ngồi cịn giúp đỡ cán công chức quan tâm giúp đỡ để em hoàn thành tốt đợt kiến tập tốt (Từ ngày 20/4/2015 - 25/5/2015) Trong đợt kiến tập em không củng cố lại kiến thức chuyên ngành mà nâng cao nghiệp vụ chuyên môn, biết phong cách làm việc, kỹ giao tiếp người cán văn phòng thích nghi làm quen với mơi trường làm việc thực tế nắm vững bước công việc cán văn phòng Bên cạnh thuận lợi trình thực tập em gặp phải số khó khăn như: cịn lúng túng xử lý văn đặc biệt chưa nắm rõ chương trình quản lý văn phần mềm hệ thống quản lý văn Để hoàn thành tốt đợt kiến tập hoàn thành tốt báo cáo tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Văn phịng tồn thể cán bộ, cơng chức, chuyên viên Văn phòng tạo điều kiện giúp đỡ cho em thời gian Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D 43 Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kiến tập Một lần em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy(cô) Khoa QTVP tạo điều kiện cho chúng em kiến tập môi trường tốt Do thời gian kiến tập có hạn nên báo cáo em khơng thể tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhà trường thầy(cơ) Khoa Quản trị văn phịng tạo điều kiện giúp đỡ, tham gia, đóng góp ý kiến cho báo cáo em hoàn thiện Em xin trân thành cảm ơn./ Tuyên Quang, ngày 28 tháng năm 2015 NGƯỜI VIẾT BÁO CÁO Chu Thị Huyền Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D 44 Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM CÔNG TY XĂNG DẦU TUYÊN QUANG Độc lập - Tự - Hạnh phúc CÔNG TY TNHHMTV Tuyên Quang, ngàytháng năm 2015 Số: /PLXTQ-TC V/v Quy định mặc đồng phục Kính gửi: CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC CÔNG TY Để thống thực Quy định mang mặc Quần, áo đồng phục, Bảo hộ lao động thời gian làm việc Văn phịng Cơng ty Cửa hàng theo đề nghị Phòng tổ chức hành Cơng ty quy định việc mang mặc Quần, áo đồng phục Bảo hộ lao động sau: 1/ Tại khu vực Văn phịng Cơng ty: + Cán bộ, công nhân viên chức mang mặc Quần, Áo đồng phục (Quần màu đen, Áo mầu trắng) vào ngày Thứ Thứ hàng tuần + Các ngày làm việc lại tuần mang mặc quần áo tùy theo ý thích khơng mặc áo phông, áo quảng cáo loại quần áo mang tính phản cảm vv… 2/ Tại cửa hàng: + Khi tác nghiệp Cửa hàng: Cửa hàng trưởng công nhân bán hàng mang mặc quần áo Bảo hộ lao động theo Quy định + Khi vào làm việc Công ty mang mặc quần áo tùy theo ý thích khơng mặc áo phơng, áo quảng cáo loại quần áo mang tính phản cảm vv… Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D 45 Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quy định chung: - Các ngày hội nghị , học tập, kiện Công ty yêu cầu toàn thể Cán nhân viên Người lao động phải mặc đồng phục theo Quy định Công ty - Vào tất ngày làm việc tuần CBNV Người lao động phải đeo thẻ chức danh công việc đến Công ty Cửa hàng - Quy định thực kể từ ngày 20/4/2015 Cơng ty giao cho Phịng Tổ chức Hành chịu trách nhiệm kiểm tra, đơn đốc thực Quy định CHỦ TỊCH KIÊM GIÁM ĐỐC Nơi nhận: - Như kính gửi (T.Hiện) - Lưu: TC, VT Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D 46 Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Một số hình ảnh cơng tác văn thư lưu trữ Công ty xăng dầu Tuyên Quang Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D 47 Báo cáo Kiến Tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Chu Thị Huyền - Lớp QTVP K1D 48