Phần I: MỞ ĐẦU.1 Lí do chọn đề tài.32. Ý nghĩa khoa học thực tiễn33 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu44. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu45. Phương pháp.46. Kết cấu đề tài.4Phần II: NỘI DUNG CHÍNHChương I: Cơ sở lý luận và thực tiễnI. Cơ sở lý luận51 Những khái niệm cơ bản về văn bản hành chính51.1. Khái niệm về văn bản.51.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước.51.3. Văn bản hành chính Nhà nước.51.4. Vai trò của văn bản hành chính nhà nước.72. Quy trình quản lý văn bản hành chính đến, đi..........................92.1. Quy trình quản lý văn bản hành chính đến92.2. Quy trình quản lý văn bản hành chính đi12II. Tổng quan địa bàn nghiên cứu.141. Giới thiệu chung về UBND huyện Từ Liêm.141.1. Địa giới hành chính. 151.2. Tình hình kinh tế, chính trị, an ninh của huyện.161.3. Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện161.3.1. Cơ cấu tổ chức.181.3.2. Chức năng.191.3.3. Nhiệm vụ và quyền hạn.192. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Huyện.21Chương II. Thực tế công tác quản lý văn bản hành chính đếnđến và đi của UBND huyện Từ Liêm.22I. Thực tế công tác quản lý văn bản hành chính đến của UBND23II. Thực tế công tác giải quyết văn bản hành chính đi của UBND huyện Từ Liêm.25III. Những kết quả đạt được và một số tồn tại.271.Những kết quả đạt được.282. Những tồn tại và nguyên nhân29Phần III – KẾT LUẬN1. Kết luận.322. Một số khuyến nghị.33
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phần I: MỞ ĐẦU 1- Lí chọn đề tài .3 Ý nghĩa khoa học - thực tiễn 3- Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 4 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp Kết cấu đề tài Phần II: NỘI DUNG CHÍNH Chương I: Cơ sở lý luận thực tiễn I Cơ sở lý luận - Những khái niệm văn hành 1.1 Khái niệm văn 1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước 1.3 Văn hành Nhà nước .5 1.4 Vai trị văn hành nhà nước Quy trình quản lý văn hành đến, 2.1 Quy trình quản lý văn hành đến 2.2 Quy trình quản lý văn hành .12 II Tổng quan địa bàn nghiên cứu .14 Giới thiệu chung UBND huyện Từ Liêm 14 1.1 Địa giới hành 15 Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D Báo cáo thực tập tốt nghiệp 1.2 Tình hình kinh tế, trị, an ninh huyện 16 1.3 Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ UBND huyện .16 1.3.1 Cơ cấu tổ chức 18 1.3.2 Chức 19 1.3.3 Nhiệm vụ quyền hạn 19 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Huyện 21 Chương II Thực tế công tác quản lý văn hành đến đến UBND huyện Từ Liêm 22 I Thực tế cơng tác quản lý văn hành đến UBND 23 II Thực tế công tác giải văn hành UBND huyện Từ Liêm .25 III Những kết đạt số tồn .27 1.Những kết đạt 28 Những tồn nguyên nhân 29 Phần III – KẾT LUẬN Kết luận 32 Một số khuyến nghị 33 Phần I: Mở đầu Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lí chọn đề tài Như biết công tác văn thư hoạt động thường xuyên hành nhà nước Nó hoạt động tạo nên văn – công cụ quan trọng để thiết lập nên thể chế hành nhà nước; Là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc quan, tổ chức; Cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hiệu công việc quan tổ chức; Ngồi cơng tác văn thư hoạt động liên quan đến đại phận cán bộ, công chức quan nhà nước Ngày nay, vai trò khâu nghiệp vụ công tác văn thư quy định cụ thể nghị định 110/2003 – CP ban hành ngày 8-7-2004 Trong đó, khâu nghiệp vụ xây dựng quản lý văn hành đến xem khâu quan trọng công tác văn thư Trước vai trị quan trọng quan trọng cơng tác văn thư việc quản lý văn hành đến và phân cơng học viện em thực tập phòng văn thư UBND Huyện Từ Liêm – Hà Nội Qua hai tháng thực tập (02/03 đến ngày 02/05 năm 2020) em tìm hiểu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ UBND Huyện Từ Liêm nói chung, văn phịng phịng văn thư nói riêng Ngoài tiếp cận với cách giải công việc vụ phong văn thư với chuyên nghành học học viện em chọn đề tài: “ thực trạng hoạt động quản lý văn hành đến Uỷ ban nhân dân Huyện Từ Liêm – Hà Nội” làm chuyên đề báo cáo thực tập Ý nghĩa khoa học - thực tiễn Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thông qua báo cáo lần khẳng định lí luận hoạt động quản lý văn hành Đồng thời với đề tài liên quan đến khâu nghiệp vụ quản lý văn hành đến giúp em hiểu rõ chun ngành học có kiến thức thực tế để phục vụ cho công việc sau tốt Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Thông qua việc nghiên cứu đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt động quản lý văn hành từ đưa giải pháp, khuyến nghị góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lý văn hành đến đơn vị thực tập Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: lý luận chung thực trạng hoạt động quản lý văn hành đến UBND Huyện Từ Liêm - Phạm vi: UBND Huyện Từ Liêm – Hà Nội Phương pháp: + Phương pháp quan sát thực tế + Phương pháp phân tích tài liệu + Phương pháp tổng hơp – thống kê Kết cấu đề tài ( gồm: chương) - Chương I: Cơ sở lý luận thực tiễn Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Chương II: Thực trạng hoạt động quản lý văn hành đến đơn vị Phần II: Nội dung Chương I: Cơ sở lý luận thực tiễn I Cơ sở lý luận Tổng quan văn 1.1 Khái niệm văn Văn hiểu phương tiện ghi lại truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay ký hiệu đinh 1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước Là thông tin định quản lý thành văn viết quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức, trình tự, thủ tục, quy chế pháp luật quy đinh mang tính quyền lực đơn phương làm phát sinh hậu pháp lý cụ thể 1.3 Văn hành Nhà nước a Khái niệm Văn hành Nhà nước phận văn quản lý Nhà nước mà chủ yếu quan hành nhà nước dùng để đưa định truyền tải thông tin quản lý hoạt động chấp hành điều hành, loại văn Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D Báo cáo thực tập tốt nghiệp mang tính thơng tin quy phạm nha nước Nó cụ thể hố việc thi hành văn pháp quy, giải vụ việc cụ thể khâu quản lý , nghĩa thường dùng để quản lý công việc cụ thể có tính nghiệp vụ, vụ quản lý hành chinh thông tin, liên hệ, trao đổi, hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở báo cáo, ghi nhớ, chứng thực b Các loại văn hành Văn hành bao gồm loại văn sau: -Công văn - Biên - Diễn văn - Thông báo - Đề án phương án - Công điện - Báo cáo - Kế hoạch, chương trình - Các loại giấy - Tờ trình - Diễn văn - Các loại phiếu + Cơng văn: Là loại văn hành thôgn thường dùng để trao đổi công tác , giải công vụ quan nhà nước với nhau, quan nhà nước với tổ chức hay cá nhân cơng dân Cơng văn văn nội văn đến với nội dung chủ yếu sau đây: - Thông báo (hoặc vài) vấn đề hoạt động công vụ tạo nên văn quy phạm pháp luật ban hành - Hướng dẫn thực văn cấp Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Thông báo số hoạt động dự kiến xẩy - Xin ý kiến vấn đề hoạt động quan - Hỏi thăm, cảm ơn, phúc đáp + Thông báo: Thông báo sử dụng tình sau: Dùng để thơng tin rộng rãi tin tức, việc hoạt động hay định hành cá biệt quan Nhà nước trình hoạt động quản lý + Báo cáo: Dùng để thuật lại, kể lại vật, việc, tượng, trình hay kết hoạt động quản lý Nhà nước + Tờ trình: Là để đề xuất với cấp vấn đề mới, xin cấp phê duyệt chủ trương, phương án cơng tác, sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức đề nghị, bổ sung bãi bỏ văn bản, vấn đề thông thường điều hành quản lý quan mở rộng quy mô, thay đổi chức hoạt động, xây dựng sở vật chất + Biên bản: Dùng để ghi chép lại việc xẩy xẩy hoạt động quan tổ chức người chứng kiến thực 1.4 Vai trò văn hành a Vai trị hành đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý Hoạt động quản lý Nhà nước phần lớn đảm bảo thông tin hệ thống văn quản lý Đó thông tin như: Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Chủ trương đường lối Đảng Nhà nước liên quan đến mục tiêu phươnghướng hoạt động lâu dài quan đơn vị - Nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động quan đơn vị - Phương hướng hoạt động quan hệ công tác quan đơn vị khác với - Các kết đạt q trình quản lí b Văn phương tiện truyền đạt định quản lý Truyền đạt định quản lý khâu tất yếu trình quản lý Vấn đề đặt làm để định truyền đạt nhanh chóng, xác, đối tượng để đối tượng tiếp nhận hiểu ý đồ lãnh đạo tự giác thực Việc truyền đạt định quản lý có vai trị hệ thống văn c Văn phương tiện kiểm tra theo dõi máy lãnh đạo quản lý - Kiểm tra khâu q trình quản lý, khơng có kiểm tra khơng thể biết kết quản lý, hiệu quản lý Ngoài kiểm tra cịn cho phép đánh giá tình hình thực tế đối tượng quản lý - Kiểm tra văn xây dựng khoa học đem lại nhiều lợi ích thiết thực d Văn cơng cụ để xây dựng hệ thống pháp luật Hệ thống văn hành phản ánh phân chia quyền hành quản Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D Báo cáo thực tập tốt nghiệp lý Nhà nước Mặt khác văn hành cụ thể hố luật lệ hành hướng dẫn thực luật lệ Đó cơng cụ tất yếu xây dựng hệ thống pháp luật nói chung pháp luật hành nói riêng Quy trình quản lý văn hành đến quan hành Nhà nước 2.1 Quy trình quản lý văn hành đến a Khái niệm Văn hành đến là tất văn bản, tài liệu, thư từ quan nhận từ nên gọi chung văn đến b Quy trình.( Gồm: bước) - Bước 1: Nhận văn đến Trước tiên xem văn đến kiểm tra xem có địa khơng, có cịn ngun vẹn hay bóc trước Nếu khơng địa phải trả cho đơn vị gửi vị bóc trước phải lập biên có chữ ký người chuyển giao văn - Bước 2: Sơ phân loại bao bì văn Gồm loại: + Loại khơng phải bóc bì: Thư riêng, sách báo, tin, phong bì có ghi rõ tên người nhận, văn mật, văn Đảng, đoàn thể Loại chuyển Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D Báo cáo thực tập tốt nghiệp đến cho người nhận + Loại văn phải bóc bì: Là loại văn cịn lại - Bước 3: Bóc bì văn + Văn có dấu “hoả tốc”, “ thượng khẩn”, “ khẩn” cần bóc trước + Khi bóc bì khơng làm rách văn bản, khơng địa nơi gửi dấu bưu điện Cần soát lại bì xem lấy hết văn chưa, có cịn sót khơng + Đối chiếu sổ, ký hiệu, số lượng văn ghi ngồi bìa với thành phần tương ứng văn lấy phong bì đối chiếu với phiếu gửi( trường hợp văn kèm theo phiếu gửi) Nếu có điểm khơng khớp gửi lại để hỏi quan gửi + Đối với văn khơng thể thức, khơng có ngày tháng, phiếu trích yếu, khơng có chữ ký chữ ký không thẩm quyề, chụp photo copy dấu đen, vượt cấp, chữ mờ, nhàu nát phải trả lại nơi để thực quy trình + Trường hợp nhận văn quan trọng yêu cầu nơi gửi văn có kèm theo phiếu gửi sau nhận đủ tài liệu, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi trả lại phiếu cho quan gửi văn + Đối với đơn từ khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh vă cần kiểm tra, xác minh điểm cần giữ lại phong bì, đính kèm với văn để lưu hồ sơ giải sau - Bước 4: Đóng dấu đến ghi sổ đến, ngày đến Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Tổ chức mối quan hệ công tác UBND Huyện UBND tỉnh, thường trực thành uỷ, thường trực HĐND Huyện, uỷ ban mặt trận tổ quốc, đoàn thể thuộc huyện, phối hợp với quan đơn vị liên quan chuẩn tổ chức phục vụ, thông báo kết buổi tiếp khách thuộc Huyện, ngày kễ kỷ niệm, hội nghị khác - Tổ chức việc công bố , truyền đạt địnhm thị UBND Huyện đến ngành cấp theo dõi, đôn đốc kiểm tra thực Quản lý việc ban hành văn UBND chủ trương sách quy định, thực chế độ bảo mật, phát ngôn đưa tin chuyển giao tài liệu theo quy định pháp luật - Tổ chức quản lý công tác nghiệp vụ hành chính, phận văn thư Huyện - Quản lý tài sản văn phòng theo quy định pháp luật, bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động UBND, lãnh đạo UBND Huyện Chương II Thực tế công tác quản lý văn hành đến UBND huyện Từ Liêm Bộ phận văn thư Huyện Từ liêm gồm người: Hoàng Thị Thuỷ: chuyên báo cáo, tổng hợp; Lê Thu Hường: vào sổ số văn đến, quản lý dấu; Đinh Thị Cẩm Nhung: Xử lý quản lý văn mạng Trên thực tế việc giải văn hành đến Huyện giải chủ yếu mạng I Thực tế công tác quản lý văn hành đến UBND Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 22 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến tại văn phòng UBND Huyện Từ Liêm Loại không bóc bì Tiếp nhận văn Kiểm tra, phân loại văn Loại bóc bì Chủn giao văn Chủn đến người nhận Trình văn Nhập vào máy tính Đóng dấu đến Vào sổ văn đến 1.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Sau tiếp nhận văn đến cô Lê Thị Hường tiến hành phân loại sơ văn Và bóc bì văn ( Loại bóc bì: loại gửi cho quan loại khơng bóc: loại bì có ghi dấu mức độ mật gửi đích danh cho cá nhân tổ chức đoàn thể quan) - Đóng dấu đến ghi vào sổ đăng ký văn đến theo khung quy định sau: Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 23 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Số Ngày Ngày Nơi Tên Trích Trình Đơn Người đến vào sổ văn gửi loại yếu lãnh vị nhận đến nội đạo nhận dung - Sau chuyển cho Chị Đinh Thị Cẩm Nhung Vào đăng ký văn mạng Việc đăng ký văn mạng đảm bảo đầy đủ yếu tố sau: Số ký hiệu, ngày tháng gửi văn bản, lãnh đạo xử lý, nơi gửi văn bản, trích yếu nội dung thời hạn giải văn bản.v.v Khi thực đầy đủ thơng tin hình xử lý máy tính tự động số đến văn vừa tiếp nhận; phận văn thư làm công tác ghi số đến ngày đến văn Sau đăng ký xong văn bản, Văn thư kẹp theo “ phiếu xử lý văn bản” vào đầu văn bản.“ Phiếu xử lý văn bản” để xử lý văn bản, có ghi : số cơng văn, ngày tháng văn, quan gửi, ý kiến đạo chánh văn phòng, phó chánh văn phịng, ý kiến đề xuất chuyên viên trực tiếp xử lý Sau scan văn văn phận văn thư giữ lại Sau nhận ý kiến phân phối văn đến qua mạng, văn thư chuyển văn giấy cho phịng ban chun mơn giao chủ trì giải Loại văn scan thực theo quy định quan 1.2 Trình ký văn đến Sau văn đến đăng ký, văn chuyển cho người có trách nhiệm giải theo lĩnh vực cụ thể Cán bộ, công chức có trách nhiệm giải sau nhận văn tiến hành xem xét, nghiên cứu vào chức nhiệm cụ kế hoạch giao ghi ý kiến phân phối văn theo yêu cầu nội dung văn Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 24 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Ý kiến phân phối, giải ghi vào phiếu xử lý văn sau chuyển phận văn thư cập nhập trực tiếp vào sở liệu quản lý văn máy vi tính Sau có ý kiến phân phối, giải người có thẩm quyền, văn đến trả phận văn thư đăng ký bổ sung vào sở liệu quản lý văn máy tính phận văn thư Huyện 1.3 Chuyển văn đến: Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ý kiến cán công chức chuyên môn ghi phiếu xử lý văn 1.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời hạn theo quy định pháp luật Đặc biệt văn đến có đóng dấu độ khẩn xử lý riêng nhanh chóng, kịp thời không chậm trễ II- Thực tế công tác giải văn hành UBND huyện Từ Liêm Quy trình xử lí văn hành của văn phòng Huyện phận văn thư đảm nhiệm Đây công việc quan trọng khó khăn Vì địi hỏi người làm nhiệm vụ phải có chun mơn nghiệp vụ hành nghiệp vụ cơng tác văn thư cao để giải văn hành cách xác, kịp thời nhanh chóng Và quy trình xử lý văn Huyện tiến hành sau: Quy trình xử lý văn bản ở văn phòng UBND huyện Từ Liêm Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 25 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Thanh Trì Kiểm tra lại văn Đóng dấu quan dấu mức độ mật khẩn Đăng ký văn Làm thủ tục, chuyển phát nhanh, theo dõi việc phát văn Sắp xếp lưu văn 1.1.Kiểm tra thể thức văn Căn vào quy định pháp luật, phận văn thư tiến hành kiểm tra lại thể thức trình bày văn Sau đó, phận văn thư tiến hành làm công tác ghi số ngày tháng năm ban hành văn theo số thứ tự đăng ký văn theo quy định văn phòng Huyện 1.2 Đóng dấu quan mức độ khẩn, mật Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 26 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Văn sau kiểm tra kỹ, sau có chữ ký lãnh đạo cán công chức chuyên môn nhân xong chuyển cho phận văn thư tiến hành đóng dấu Tuỳ theo mức độ khẩn mật để đóng dấu theo quy định pháp luật hành 1.3 Đăng ký văn Việc đăng ký văn thực chương trình phần mềm Huyện, “ chương trình quản lý văn bản- hồ sơ công việc huyện” Việc đăng ký văn phần mềm cần có thơng tin đầy đủ sau: Khối phát hành văn bản, loại văn bản, số ký hiệu, ngày ký, nơi nhận văn bản, trích yếu nội dung, lĩnh vực, người thảo cơng tác chun viên Đinh Thị Cẩm Nhung thực 1.4 Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn sau đóng dấu bỏ vào phong bì theo quy định kích cỡ thể thức, ghi số văn bản, quan tổ chức tiếp nhận, mức độ khẩn, mật chuyển phát văn bưu điện pax, qua mạng Và cuối xếp lưu khai thác sử dụng lưu III Những kết đạt số tồn 1.Những kết đạt Hầu hết quy trình quản lý văn hành đến UBND Huyện Từ Liêm phận văn thư đảm nhiệm thực dựa hệ thống mạng chủ yếu có phần mềm riêng theo quy định pháp luật Đây phần mềm chuyên xây dựng để phục vụ cho cơng tác quản lý văn Nhờ có phần mềm Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 27 Báo cáo thực tập tốt nghiệp mà việc quản lý văn hành tiến hành nhanh chóng, kịp thời, xác dễ quản lý nhiều so với quản lý văn giấy Trong trình giải văn hành đến huyện chưa để xảy tình trạng mát, thất lạc văn bản, tài liệu góp phần quan trọng việc giải cơng việc hành Hàng năm UBND Huyện giải hàng nghìn văn đến đi, theo số liệu thống kê 2009 UBND Huyện giải 7295 văn hành đến 05803 văn hành Cụ thể sau: Văn bản hành đến: Cơng văn: 5577 văn Quyết định, thị: 751 văn Văn QPPL: 233 văn Văn mật: 32 văn Giấy mời: 702 văn Văn bản hành đi: Quyết định: 12477 văn Công văn: 1734 văn Thơng báo: 892 văn Tờ trình: 380 văn Báo cáo: 248 văn Quyết định QPPL: 19 văn Chỉ thị QPPL : văn Chỉ thị : văn Giấy mời : 349 văn Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 28 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Như năm qua UBND Huyện gải số lượng lớn văn hành đến Nhìn chung cơng việc quản lý, giải văn Huyện tuân thủ theo quy định pháp luật theo quy đinh UBND Huyện từ khâu kiểm tra văn tiếp nhận đến việc ký văn vào sổ giao nhận văn nhân viên bưu điện nhân viên giao liên quan ban hành văn đưa đến thực cách xác nhanh chóng Có thành cơng nguyên nhân chủ yếu sau: Đó UBND Huyện xây dựng quy chế làm việc rõ ràng, nhiệm vụ thẩm quyền tránh đùn đẩy cán công nhân viên với Đó hệ thống sở vật chất kỹ thuật mạng máy tính, thiết bị in, máy pax đầu tư đầy đủ quan trọng Huyện có đội ngũ cán cơng nhân viên có trình độ chun mơn nghiệp vụ , nhiệt tình có trách nhiệm việc quản lý, giải văn hành 2.2 Những tồn a Bên cạnh kết đạt UBND số mặt tồn việc quản lý văn hành đến -Trước hết, tình trạng ban hành văn chưa tuân thủ trình tự, thể thức theo quy định nhà nước nên có nhiều văn hành quan khác gửi đến thiếu yếu tố thể thức ngày ban hành, tháng năm, trích yếu khơng rõ ràng.Điều gây khó khăn cho cán văn thư việc giải văn bản, làm chậm tiến độ làm việc phải thời gian để hướng dẫn người chuyển văn đến.- Việc lấy số văn theo số thứ tự chung cho tất loại văn quan khác giửi đến có nhiều vấn đề khơng thuận tiện khơng thể thống kê số lượng văn gửi đến quan Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 29 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Mặc dù việc quản lý văn hành thực chủ yếu mạng máy tính, cịn số văn cịn thực giấy tờ tình trạng chồng chéo văn - Một thực trạng có nhiều văn quan, đơn vị khác giửi đến huyện mà không thông qua phận văn thư mà lại gửi trực tiếp đến phòng ban cá nhân theo đị phong bì, khơng đăng ký sau lại chuyển xuống phận văn thư để làm thủ tục đăng ký gây thời gian, ảnh hưởng đến chất lượng giải công việc - Tại phận văn thư Huyện, khối lượng công việc nhiều, văn đến nhiều, phận văn thư Huyện có người nên việc kiêm nhiệm nhiều chức danh dẫn đến tồn đọng công việc chưa giải kịp thời theo hạn quy định - Cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối đầy đủ chưa đồng bộ, hệ thống mạng máy tính tốc độ đường truyền chậm, gây thời gian cho công tác truyền nhận xử lý thơng tin, khai thác dự liệu mạng - Trình độ chuyên môn kỹ thuật cán văn thư việc giải công việc vụ chưa cao, phận văn thư huyện có phụ nữ làm việc, khối lượng cơng việc nhiều khó tránh khỏi việc ảnh hưởng đến tâm sinh lý cán nhân viên làm việc phận Dẫn tới tình trạng mối quan hệ nhân viên với cá nhân tổ chức đến liên hệ công việc chưa tốt Như vậy, bất cập lớn mà UBND Huyện từ liêm nói chung văn Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 30 Báo cáo thực tập tốt nghiệp phịng nói riêng bước khắc phục b Những nguyên nhân - Một là, Chưa có chế quản lý chặt chẽ thực hiệu nên xuất tình trạng văn chưa tập trung đầu mối cịn tình trạng bỏ sót văn chưa xử lý - Hai là, chưa có biện pháp “ cứng” việc xử lý văn sai thể thức nội dung, nên chưa thực tạo nên ý thức có trách nhiệm cơng việc - Ba là, Đội ngũ cán công chức có nhiều người trẻ chưa thực phát huy hết lực cơng tác cải cách hành nên q trình giải cơng việc cịn mang nặng tính khn mẫu, thụ động hiệu cơng việc chưa cao - Bốn là, điều kiện mặt tài cịn hạn chế nên sở vật chất chưa thực đáp ứng u cầu cơng việc văn phịng - Năm là, UBND tạo điều kiện học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ mở khoá đào tạo, cử học hiệu chưa cao phần ý thức số cán cơng nhân viên chưa cao, nhiều người cịn thờ ơ, chưa quan tâm thực tới khoá đào tạo - Sáu là, UBND Huyện việc xử lý văn chủ yếu thực mạng máy tính chủ yếu trình độ hiểu biết cơng nghệ, mạng máy tính cơng nhân viên cịn số hạn chế dẫn đến giải cơng việc cịn chậm máy hư hỏng hay mắc lỗi nhỏ phải thời gian gọi thợ sửa máy tính đến làm chậm trễ thời gian giải công việc Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 31 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phần III Kết luận Kết luận Công tác quản lý văn hành đến cơng vơ quan trọng, ảnh hưởng lớn mang tính định đến khâu q trình quản lý hành nhà nước UBND Huyên Từ Liêm TRong trình thực tập văn phòng huyện, quan sát trực tiếp tham gia vào giải công việc văn phòng Được chọn đề tài “ hoạt động quản lý văn hành đến văn phòng UBND Huyện Từ Liêm” sâu nghiên cứu đề tài kết hợp với việc quan sát thực tiễn hoạt độngchuyển giao văn đến, văn huyện với giúp đỡ nhiệt tình giáo hướng dẫn, chị phận văn thư huyện em hoàn thãnh xong báo cáo tốt nghiệp cuối khoá Khoảng thời gian hai tháng thực tập nhiều trải nghiệm thực tế vơ quan trọng thân em, giúp em nhiều cho cơng tác sau Qua em đối chiếu kiến thức lý luận ghế nhà trường với kiến thức thực tế có khác biệt đinh, nhiên phải đảm bảo dựa sở lý luận chung phải vận dụng vào hoàn cảnh cụ thể cách linh hoạt phù hợp với điều kiện Một lần em xin cảm ơn giúp đỡ cán cơng nhân viên văn phịng UBND Huyện Từ Liêm tiếp nhận em đến thực tập quan giúp đỡ em việc hoàn thành tốt khoá thực tập, em xin chân thành cảm ơn thầy đồn thực tập, cảm ơn giáo hướng dẫn tận tình bảo theo em q trình hồn thành báo cáo thực tập Em xin hứa với thầy cô giáo Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 32 Báo cáo thực tập tốt nghiệp cố gắng nỗ lực rèn luyện thân lực phẩm chất để sau trở thành công chức gương mẫu tương lai Một số khuyến nghị Qua hai tháng thực tập UBND Huyện trực tiếp quan sát, tham gia vào quy trình giải văn hành đến huyện, em xin đưa số khuyến nghị nhằm nâng cao hoạt động quản lý văn hành đến Huyện sau: 2.1 Tăng cường đầu tư yếu tố người Con người , đặc biệt cán công chức làm việc quan hành nhà nước yếu tố quan trọng định đến hiệu quản hoạt động quản lý hành nhà nước UBND Huyện Từ Liêm cần đầu từ cho việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán công chức Yêu cầu phận văn thư Huyện có khối lượng cơng việc lớn có ba người kiêm nhiêm phận văn thư huyện cần tuyển thêm nhân viên văn thư để phù hợp với số lượng nhu cầu giải công việc văn thư Hơn cán cơng chức phải người có trình độ học vấn, trình độ chun mơn nghiệp vụ phẩm chất đạo đức tốt Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cáo trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán cơng chức phải làm thường xun, cần phải có chương trình kế hoạch cụ thể Ngồi cần phải có quan tâm đánh giá, khen thưởng kỷ luật nhằm khích lệ cán cơng chức cơng việc 2.2 Nâng cao nghiệp vụ hành văn phịng cho cán cơng chức Nghiệp vụ văn phịng có vai trị lớn đến chất lượng quản lý văn hành đến huyện Từ Liêm Nếu nghiệp vụ văn phòng cao Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 33 Báo cáo thực tập tốt nghiệp việc quản lý giải văn hành diễn nhanh chóng, kịp thời xác, mang lại hiệu cho hoạt động quản lý hành nhà nước UBND Huyện Từ Liêm Vì việc tăng cường việc bồi dưỡng kiến thức cho cán văn phòng cần thiết UBND Huyện Từ Liêm cần có phối hợp với trường bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng nhằm đào tạo ngắn hạn dài hạn nghiệp vụ cho cán công nhân viên trực tiếp làm việc phận văn phòng 2.3 Nâng cao chất lượng trang thiết bị máy móc phục vụ cho cơng tác văn phịng Tăng cường đầu tư trang thiêt bị máy móc có tính cao dễ sử dụng, giảm thiểu máy vi tính khơng cần thiết lỗ thời 2.4 Tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý văn hành đến UBND huyện Từ Liêm Thời đại công nghệ thông tin diễn mạnh mẽ mang lại hiệu cao làm thủ công, yêu cầu quản lý xử lý văn hành đến huyện phải ứng dụng thành tựu ngành Tất hoạt động quản lý văn hành phải thực máy tính UBND Hyện tiến hành nối mạng nội để trao đổi thông tin quản lý phịng ban Ngồi ra, UBND cần phải đưa phần mềm quản lý vào ứng dụng cần ứng dụng phần mềm đăng ký văn hành đến để giải cơng việc nhanh chóng, dễ tra cứu Và cịn phải tăng cường bồi dưỡng cho cán văn phòng việc sử dụng máy vi tính thành thạo Trên số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động quản lývăn hành đến văn phòng UBND Huyện Từ Liêm Em hy Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 34 Báo cáo thực tập tốt nghiệp vọng số khuyến nghị góp phần nhỏ hoàn thiện tăng cường hiệu hoạt động quản lý văn hành UBND Huyện Từ Liêm – Hà Nội Tài liệu tham khảo Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 35 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thị Hiền – lớp KH7D 36 ... luật hành nói riêng Quy trình quản lý văn hành đến quan hành Nhà nước 2.1 Quy trình quản lý văn hành đến a Khái niệm Văn hành đến là tất văn bản, tài liệu, thư từ quan nhận từ nên gọi chung văn đến. .. hiệu hoạt động quản lý văn hành đến đơn vị thực tập Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: lý luận chung thực trạng hoạt động quản lý văn hành đến UBND Huyện Từ Liêm - Phạm vi: UBND Huyện Từ Liêm. .. phong văn thư với chuyên nghành học học viện em chọn đề tài: “ thực trạng hoạt động quản lý văn hành đến Uỷ ban nhân dân Huyện Từ Liêm – Hà Nội? ?? làm chuyên đề báo cáo thực tập Ý nghĩa khoa học - thực