Liêm.
Quy trình xử lí văn bản hành chính đi của của văn phòng Huyện do bộ
phận văn thư đảm nhiệm. Đây là một công việc rất quan trọng và khó khăn. Vì vậy đòi hỏi những người làm nhiệm vụ này phải có chuyên môn nghiệp vụ hành chính và nghiệp vụ về công tác văn thư cao để giải quyết các văn bản hành chính đi một cách chính xác, kịp thời và nhanh chóng. Và quy trình xử lý văn bản đi của Huyện được tiến hành như sau:
Thanh Trì
1.1.Kiểm tra thể thức văn bản.
Căn cứ vào quy định của pháp luật, bộ phận văn thư tiến hành kiểm tra lại thể thức trình bày văn bản. Sau đó, bộ phận văn thư tiến hành làm công tác ghi số và ngày tháng năm ban hành văn bản theo số thứ tự đăng ký văn bản theo quy định của văn phòng Huyện.
1.2. Đóng dấu của cơ quan và mức độ khẩn, mật.
Kiểm tra lại văn bản
Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật và khẩn
Đăng ký văn bản đi
Làm thủ tục, chuyển phát nhanh, và theo dõi việc phát văn bản đi
Văn bản sau khi được kiểm tra kỹ, sau khi có chữ ký của lãnh đạo hoặc các cán bộ công chức chuyên môn và nhân bản xong thì được chuyển cho bộ phận văn thư tiến hành đóng dấu. Tuỳ theo mức độ khẩn mật để đóng dấu đúng theo quy định của pháp luật hiện hành.
1.3. Đăng ký văn bản đi.
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện bằng chương trình phần mềm của Huyện, đó là “ chương trình quản lý văn bản- hồ sơ công việc của huyện”. Việc đăng ký văn bản bằng phần mềm cần có các thông tin đầy đủ sau: Khối phát hành
văn bản, loại văn bản, số ký hiệu, ngày ký, nơi nhận văn bản, trích yếu nội dung, lĩnh vực, người thảo... công tác này do chuyên viên chính Đinh Thị Cẩm Nhung thực hiện.
1.4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Văn bản sau khi được đóng dấu và được bỏ vào phong bì theo quy định về kích cỡ và thể thức, ghi số văn bản, cơ quan tổ chức tiếp nhận, mức độ khẩn, mật... và được chuyển phát văn bản đi bằng bưu điện hoặc bằng pax, qua mạng. Và cuối cùng sắp xếp lưu và khai thác sử dụng bản lưu.
