III. Những kết quả đạt được và một số tồn tại
2. Một số khuyến nghị
Qua hai tháng thực tập tại UBND Huyện và được trực tiếp quan sát, tham gia vào quy trình giải quyết văn bản hành chính đến và đi của huyện, em xin đưa ra một số khuyến nghị nhằm nâng cao hoạt động quản lý văn bản hành chính đến và đi của Huyện như sau:
2.1. Tăng cường đầu tư yếu tố con người
Con người , đặc biệt là các cán bộ công chức làm việc trong cơ quan hành chính nhà nước là yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quản hoạt động quản lý hành chính nhà nước. UBND Huyện Từ Liêm cần đầu từ cho việc nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức . Yêu cầu hiện nay đó là bộ phận văn thư Huyện có khối lượng công việc lớn và chỉ có ba người kiêm nhiêm cho nên ở bộ phận văn thư huyện cần tuyển thêm nhân viên văn thư để phù hợp với số lượng nhu cầu giải quyết công việc của văn thư. Hơn nữa các cán bộ công chức phải là những người có trình độ học vấn, trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như phẩm chất đạo đức tốt. Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cáo trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công chức phải được làm thường xuyên, cần phải có các chương trình kế hoạch cụ thể. Ngoài ra cần phải có sự quan tâm đánh giá, khen thưởng kỷ luật đúng nhằm khích lệ các cán bộ công chức trong công việc.
2.2. Nâng cao nghiệp vụ hành chính văn phòng cho các cán bộ công chức.
Nghiệp vụ văn phòng có một vai trò rất lớn đến chất lượng quản lý các văn bản hành chính đến và đi của huyện Từ Liêm. Nếu nghiệp vụ văn phòng cao thì
việc quản lý giải quyết các văn bản hành chính sẽ diễn ra nhanh chóng, kịp thời và chính xác, mang lại hiệu quả cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước của UBND Huyện Từ Liêm. Vì vậy việc tăng cường hơn nữa việc bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ văn phòng là hết sức cần thiết. UBND Huyện Từ Liêm cần có sự phối hợp với các trường bồi dưỡng nghiệp vụ văn phòng nhằm đào tạo ngắn hạn và dài hạn các nghiệp vụ trên cho các cán bộ công nhân viên trực tiếp làm việc tại bộ phận văn phòng.
2.3. Nâng cao chất lượng các trang thiết bị máy móc phục vụ cho công tác văn phòng.
Tăng cường đầu tư những trang thiêt bị máy móc có tính năng cao và dễ sử dụng, giảm thiểu các máy vi tính không cần thiết và đã lỗ thời.
2.4. Tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động quản lý văn bản hành chính đến và đi của UBND huyện Từ Liêm.
Thời đại công nghệ thông tin đang diễn ra rất mạnh mẽ và mang lại hiệu quả cao hơn làm thủ công, cho nên yêu cầu quản lý và xử lý văn bản hành chính đến và đi của huyện phải được ứng dụng những thành tựu mới của ngành. Tất cả các hoạt động quản lý văn bản hành chính đều phải được thực hiện trên máy tính. UBND Hyện đã tiến hành nối mạng nội bộ để trao đổi thông tin quản lý giữa các phòng ban. Ngoài ra, UBND cần phải đưa các phần mềm quản lý vào ứng dụng nhất là cần ứng dụng phần mềm đăng ký văn bản hành chính đến và đi để giải quyết công việc nhanh chóng, dễ tra cứu. Và còn phải tăng cường bồi dưỡng cho cán bộ văn phòng trong việc sử dụng máy vi tính thành thạo.
Trên đây là một số khuyến nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản lývăn bản hành chính đến và đi của văn phòng UBND Huyện Từ Liêm. Em hy
vọng một số khuyến nghị trên góp phần nhỏ hoàn thiện và tăng cường hiệu quả hoạt động quản lý văn bản hành chính của UBND Huyện Từ Liêm – Hà Nội.