PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KỲ SƠN I. LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KỲ SƠN I. Vị trí, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kỳ Sơn. 1. Vị trí, vai trò của UBND huyện Kỳ Sơn UBND huyện Kỳ Sơn là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên. UBND huyện Kỳ Sơn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách phát triển khác trên địa bàn huyện Kỳ Sơn. 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Kỳ Sơn Uỷ ban nhân dân huyện Kỳ Sơn là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên các lĩnh vực, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được quy định rõ tại Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26112003 UBND huyện có chức năng nhiệm vụ cụ thể như sau: Trong lĩnh vực kinh tế Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Ủy ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp; Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế xã hội của xã, thị trấn; Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai Ủy ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và thực hiện các chương trình đó;
1 LỜI MỞ ĐẦU Việt Nam tiến trình xây dựng phát triển kinh tế hàng hóa nhiều vận hành theo chế thị trường có quản lí Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự đổi mang lại thành tựu to lớn về: trị, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội….đang tạo tiền đề , đưa Việt Nam bước sang thời kì phát triển – thời kì công nghiệp hóa,hiện đại hóa đất nước Ngày với đà phát triển xã hội, quan niệm lí thuyết thực hành hiểu khác học hành lúc đôi, tách rời Điều Chủ tich Hồ Chí Minh khẳng định “Học để hành, học với hành phải đôi Học mà không hành học vô ích Hành mà không học hành không trôi chảy” Lời dạy Bác có ý nghĩa quan trọng việc học cuả ngày Vậy học hành có quan hệ nào? Trước hết ta cần hiểu: học tiếp thu kiến thức tích lũy sách vở, nắm vững lí luận đúc kết môn khoa học, đồng thời tiếp nhận kinh nghiệm cha anh trước Học trao dồi kiến thức, mở mang trí tuệ, lúc cập nhật hóa hiểu biết mình, không để tụt lùi, lạc hậu, học tìm hiểu, khám phá tri thức cuả loài người nhằm chinh phục thiên nhiên, chinh phục vũ trụ Học thuộc khía cạnh lí thuyết, lí luận Còn hành nghĩa làm, thực hành, ứng dụng kiến thức, lí thuyết cho thực tiễn đời sống Cho nên học hành có mối quan hệ chặt chẽ với Học hành hai mặt trình thống nhất, tách rời mà phải gắn chặt với làm Ta cần hiểu rõ “hành” vừa mục đích vừa phương pháp học tập, nắm vững kiến thức, tiếp thu lí thuyết mà ta không vận dụng vào thực tiễn, học chẳng để làm “học mà không hành vô ích “ học mà không hành học không thấu đáo thiếu môi trường hoạt động Xác định tầm quan trọng việc học chưa đủ, ta cần phải hiểu học học nào? Học không bó hẹp phạm vi nhà trường, có kiến thức thầy cô truyền thụ Còn có nhiều điều hay lạ sống mà ta cần phải học, học mênh Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 1 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c mông bao la , giới hạn ta phải học tập không ngừng lứa tuổi phải học - học nhà trường, gia đình, xã hội , học thầy , học bạn , học nơi chốn “ ngày đàng học sàng khôn” Ngày nay, lời dạy Hồ Chủ tịch ngày khẳng định tác dụng thực tế Học đôi với hành trở thành nguyên lí phương châm giáo dục nhà nước đồng thời phương pháp học tập Chính mà trường Đại học Nội vụ đời với chức đào tạo nguồn nhân lực trình độ Đại học, Cao đẳng trung cấp thuộc chuyên nghành: Quản trị văn phòng, Văn thư lưu trữ, Thông tin thư viện, Quản lý văn hóa, Quản trị nhân lực, Hành văn phòng Xã hội ngày phát triển, tư người ngày phong phú, yêu cầu quản lý xã hội ngày cao hình thức văn ngày đa dạng Vì Quản trị văn phòng thiếu quan doanh nghiệp Phương châm “học đôi với hành, lý thuyết đôi với thục tế” mà trường Đại học Nội vụ đặt lên hàng đầu Chính Nhà trường tổ chức cho chúng em sinh viên năm thứ II tiếp cận với thực tế đợt thực tập dài gần 02 tháng quan theo chuyên ngành học thời gian từ ngày 10/3/2015 đến ngày 29/4/2015 Được quan tâm, giới thiệu Nhà trường, Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn tiếp nhận em Thực tập văn phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn khoảng thời gian thân em không nhìn, chứng kiến công việc, hoạt động văn phòng mà tiếp cần trực tiếp với công việc, nỗ lực cố gắng học hỏi kinh nghiệm làm việc, chương trình nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lý thuyết học nhà trường vào thực tế, nhận hướng dẫn nhiệt tình chu đáo cán phòng Nội vụ góp ý vào đề cương báo cáo giúp em hoàn thành khóa thực tập Tuy nhiên trình thực tập, việc áp dụng lý thuyết học vào công tác thực tiễn nhiều hạn chế, kinh nghiệm chưa nhiều, kết đánh giá bước trưởng thành thân sau hai năm học tập rèn luyện trường Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 2 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Trong thời gian thực tập báo cáo thực tập không tránh khỏi thiếu sót hạn chế Bản thân em mong nhận đóng góp, nhận xét Nhà trường, thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt giảng viên hướng dẫn cô Lâm Thu Hằng, cô Trần Thị Quy cán đơn vị thực tập để báo cáo em hoàn chỉnh hơn, giúp em có thêm kinh nghiệm quý báu công việc tạo điều kiện thuận lợi cho bước tương lai Em xin chân thành cảm ơn./ Kỳ Sơn, ngày 20 tháng năm 2015 Sinh viên thực Nguyễn Thị Thùy Dương Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 3 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KỲ SƠN I LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN KỲ SƠN I Vị trí, chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Kỳ Sơn Vị trí, vai trò UBND huyện Kỳ Sơn UBND huyện Kỳ Sơn quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp UBND huyện Kỳ Sơn chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách phát triển khác địa bàn huyện Kỳ Sơn Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Kỳ Sơn Uỷ ban nhân dân huyện Kỳ Sơn quan hành Nhà nước địa phương thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quy định rõ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003 UBND huyện có chức nhiệm vụ cụ thể sau: * Trong lĩnh vực kinh tế Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Ủy ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 4 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Ủy ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn; * Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thủy lợi đất đai Ủy ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương thực chương trình đó; Chỉ đạo Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thủy sản; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Ủy ban nhân dân xã, thị trấn; * Trong lĩnh vực xây hạn sau:dựng, giao thông vận tải Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn thực nhiệm vụ quyền Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền xây dựng quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Ủy ban nhân dân tỉnh; * Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hóa, thông tin thể dục thể thao Ủy ban nhân dân huyện thực nhiêm vụ quyền hạn sau: Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 5 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Xây dung chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau có thẩm quyền cấp phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục đia bàn; đạo việc xóa mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo; * Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn thực hiên nhiệm vụ sau: Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; (2) Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai bão lũ; * Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự an toàn xã hội Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn thực nhiệm vụ quyền han sau: Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng phòng thù biên giới, quản lý lực lượng dự bị động viên, đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện tự vệ; Tổ chức đăng ký, khám, tuyển nghĩa vụ quân sự, định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; Tổ chức thực nghĩa vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội, thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội; * Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo Ủy ban nhân dân huyện có nhiệm vụ, quyền hạn sau: Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách pháp luật dân tộc tôn giáo; Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 6 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn đặc biệt; Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tôn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương; * Trong việc thi hành pháp luật Ủy ban nhân dân huyện Kỳ Sơn thực nhiệm vụ quyền hạn sau: Do huyện Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân huyện; Tổ chức thực đạo Ủy ban nhân dân thị trấn, xã thực biện pháp bảo vệ tài sản Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tải sản, quyền lợi ích hợp pháp khác công dân; Chỉ đạo việc thực công tác hộ tịch địa bàn; Tổ chức, đạo thực công tác thi hành án theo quy định pháp luật; * Trong việc xây dựng quyền quản lý địa giới hành Ủy ban nhân dân huyện thực hiên nhiệm vụ, quyền hạn sau: Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo quy định pháp luật; Quản lý, kiể m tra việc sử dụng công trình công cộng giao địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập cấp; việc xây dựng sử dụng công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông nội thị, nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị địa phương; Quản lý sở văn hóa - thông tin, thể dục thể thao thị xã, huyện thuộc tỉnh; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hóa danh lam thắng cảnh quản lý; Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 7 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN KỲ SƠN 1.Vị trí, chức năng: - Phòng Nội vụ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, tham mưu giúp UBND huyện thực chức quản lý Nhà nước lĩnh vực: Tổ chức, biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; Cải cách hành chính; Chính quyền địa phương; Địa giới hành chính; Cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; Cán bộ, công chức xã, thị trấn; Hội, Tổ chức phi phủ; Văn thư, Lưu trữ nhà nước; Tôn giáo; Thi đua khen thưởng - Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác UBND huyện, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Sở Nội vụ Nhiệm vụ quyền hạn: - Trình UBND huyện văn hướng dẫn công tác nội vụ địa bàn tổ chức triển khai thực theo quy định - Xây dựng, trình UBND huyện ban hành định, thị, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao - Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau phê duyệt; thông tin, tuyên truyền , phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý giao 2.1 Về tổ chức, máy: a Tham mưu giúp UBND huyện quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn UBND tỉnh b Trình UBND cấp huyện định để UBND cấp huyện trình cấp có thẩm quyền định thành lập, sáp nhập, giải thể quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện c Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể tổ chức nghiệp trình cấp có thẩm quyền định Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 8 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c d Tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp huyện định thành lập, giải thể, sáp nhập tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định pháp luật 2.2 Về quản lý sử dụng biên chế hành chính, nghiệp: a Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện phân bổ tiêu biên chế hành chính, nghiệp hàng năm b Giúp UBND cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng biên chế hành chính, nghiệp c Giúp UBND cấp huyện tổng hợp chung việc thực quy định chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm quan chuyên môn, tổ chức nghiệp cấp huyện UBND cấp xã 2.3 Về công tác xây dựng quyền: a Giúp UBND huyện quan có thẩm quyền tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo phân công UBND huyện hướng dẫn UBND tỉnh b Thực thủ tục để Chủ tịch UBND cấp huyện phê chuẩn chức danh lãnh đạo UBND cấp xã; giúp UBND cấp huyện trình UBND cấp tỉnh phê chuẩn chức danh bầu cử theo quy định pháp luật c Tham mưu giúp UBND cấp huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành địa bàn để UBND trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua trước trình cấp có thẩm quyền xem xét, định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành huyện d Giúp UBND huyện việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp nhập kiểm tra, tổng hợp báo cáo hoạt động thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố e Giúp UBND huyện việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo thực Pháp luật dân chủ sở quan hành chính, đơn vị nghiệp, xã, thị trấn địa bàn huyện Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 9 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c 10 2.4 Về cán bộ, công chức, viên chức: a Tham mưu giúp UBND cấp huyện việc tuyển dụng, sử dụng, điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá, thực sách, đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ kiến thức quản lý cán bộ, công chức, viên chức b Thực việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn thực sách cán bộ, công chức cán không chuyên trách xã, thị trấn theo phân cấp 2.5 Về cải cách hành chính: a Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra quan chuyên môn UBND cấp xã thực công tác CCHC địa bàn b Tham mưu giúp UBND cấp huyện chủ trương, biện pháp đẩy mạnh CCHC địa bàn c Tổng hợp công tác CCHC địa phương báo cáo UBND cấp huyện cấp tỉnh d Giúp UBND huyện thực quản lý nhà nước tổ chức hoạt động hội tổ chức phi phủ địa bàn 2.6 Công tác văn thư lưu trữ: a Hướng dẫn, kiểm tra quan, đơn vị địa bàn chấp hành chế độ, quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ b Hướng dẫn kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ thu thập, bảo vệ, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ quan, đơn vị địa bàn huyện Lưu trữ huyện 2.7 Về công tác tôn giáo: a Giúp UBND huyện đạo, hướng dẫn, kiểm tra tổ chức thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước tôn giáo công tác tôn giáo địa bàn b Chủ trì, phối hợp với quan chuyên môn cấp để thực nhiệm vụ quản lý Nhà nước tôn giáo địa bàn theo phân cấp UBND cấp tỉnh theo quy định Pháp luật Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 10 10 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c 47 Mô hình văn phòng đại quan mô hình văn phòng mà phận, đơn vị văn phòng bố trí, xếp gần nhau, có trao đổi thông tin cách trực tiếp mà không bị bao bọc tường * Ưu điểm: Mô hình văn phòng đại quan giúp cho đơn vị, phận văn phòng tiện giao dịch, làm viêc trao đổi thông tin với thông tin lan truyền cách nhanh chóng, kip thời Bên cạnh mô hình văn phòng giúp cho lãnh đạo văn phòng dễ dàng quản lý nhân giao việc cho nhân viên, đơn vị, phận cấp * Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm mô hình văn phòng đại có số nhược điểm sau: Tất phận, đơn vị văn phòng bị quản lý chặt chẽ đơn vị phận không gian riêng Giữa đơn vị, phận có để ý thăm dò ý kiến lên gây tượng đoàn kết nội Đánh giá cấu tổ chức Trong trình thực tập phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn e nhận thấy số vấn đề cấu tổ chức phòng sau: * Ưu điểm: - Cán văn phòng có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kinh nghiệm công tác, yêu nghề nên tổ chức hiệu công việc cao - Mô hình cấu tổ chức theo thứ bậc, thống máy theo ý kiến đạo, lãnh đạo cấp - Phòng làm việc lãnh đạo quan tâm đầu tư, mua sắm đầy đủ trang thiết bị phục vụ cho công việc * Nhược điểm: Nhiều công chức nhân viên hợp đồng xếp vị trí chưa phù hợp với chuyên môn, quan phải thời gian để đào tạo bổ sung nghiệp vụ Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 47 47 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác hành văn phòng UBND huyện Kỳ Sơn: Ưu điểm: UBND huyện Kỳ Sơn quan hành Nhà nước địa phương, mà công tác hành văn phòng coi trọng Tình hình đạo triển khai công việc lãnh đạo UBND huyện thực tương đối tốt Việc áp dụng văn quy định Nhà nước vào công tác hành triển khai triệt để có hiệu Các cán công chức, viên chức thường xuyên cập nhật văn quy định Nhà nước, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ công tác hành văn phòng Cụ thể từ có Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 áp dụng Thông tư số 01/2011/BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ công việc soạn thảo văn cán công chức UBND huyện cải thiện hơn, mắc lỗi soạn thảo Các phòng ban hoạt động UBND, trước biết làm theo mẫu văn có sẵn, đạo hướng dẫn cấp có ý thức tiếp thu văn mới, ý thể thức lẫn nội dung văn Hơn nữa, công tác văn thư vào nề nếp hơn, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, nhanh chóng, xác, bí mật Việc tin học hóa ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động văn thư lưu trữ UBND huyện Kỳ Sơn năm gần làm tăng hiệu việc tra tìm tài liệu hồ sơ nhanh chóng, xác, việc quản lý văn chặt chẽ hơn, đáp ứng kịp thời yêu cầu sử dụng tài liệu đồng thời làm tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu công việc cho cán văn thư lưu trữ Công tác hành văn phòng không quan tâm lĩnh vực soạn thảo ban hành văn theo quy định mà quan tâm đặc biệt Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 1 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Lãnh đạo quan quan tâm tới chất lượng đội ngũ làm công tác hành văn phòng Hiện nay, cán công chức công tác UBND huyện Kỳ Sơn có trình độ cao Các lãnh đạo quan, lãnh đạo Văn phòng hầu hết có Cử nhân chuyên ngành Luật, Hành chính…, trình độ lý luận trị từ trung cấp trở lên Lãnh đạo có đủ kiến thức, kinh nghiệm để hướng dẫn, đạo chuyên viên tiến hành công việc Có thể nói thêm rằng, để công tác hành văn phòng thực tốt đòi hỏi phải có sở vật chất, phương tiện thực công việc có hiệu Vấn đề Lãnh đạo UBND huyện quan tâm coi trọng Cụ thể trang thiết bị văn phòng bố trí đầy đủ, đại tạo điều kiện cho cán bộ, chuyên viên Ủy ban có tinh thần thoải mái để thực tốt công việc như: - Các phòng trang bị bàn làm việc, tủ đựng hồ sơ tiện dụng; tất phòng lắp điều hòa nhiệt độ có thêm quạt trần; - Mỗi cán bộ, chuyên viên thực công việc trang bị 01 máy tính 01 máy in, văn phòng phẩm cần thiết phục vụ cho công việc nhanh chóng, thuận lợi - Các máy photocopy đại dần đưa vào hoạt động hiệu Hiện nay, không riêng Phòng Vi tính, Photo thuộc Văn phòng có máy photo mà số phòng chức khác Phòng Tài - Kế hoạch, Phòng Kinh Tế,…là phòng cần thiết sử dụng chụp trang bị máy photo đại Nhìn chung, để công tác hành văn phòng UBND huyện Kỳ Sơn thực có hiệu không kể đến đạo, quan tâm, nhắc nhở lãnh đạo UBND lãnh đạo Văn phòng HĐND-UBND huyện cán bộ, chuyên viên Nếu đạo, đôn đốc, quan tâm thường xuyên công tác hành văn phòng UBND huyện Kỳ Sơn vận hành tốt Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 2 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Nhược điểm: Mặc dù công tác hành văn phòng UBND huyện Kỳ Sơn năm gần cải thiện nhiều hơn, vào hoạt động có hiệu mắc phải số nhược điểm sau: - Về kỹ thuật soạn thảo văn bản: số văn ban hành UBND huyện mắc lỗi thể thức như: phần quan ban hành văn đôi lúc đánh chữ in hoa không đậm; phần địa danh ngày tháng năm ban hành đánh chữ thường không nghiêng theo quy định; hay nhiều lúc quên không kẻ dòng kẻ tên loại trích yếu nội dung văn bản; phần Nơi nhận đánh chữ đậm không nghiêng Đây lỗi nhỏ mà chuyên viên thường mắc phải soạn thảo văn - Về Quy trình soạn thảo văn bản: UBND huyện Kỳ Sơn nhìn chung có tính thống hợp lý theo quy định tồn số hạn chế như: quy trình soạn thảo văn khâu cuối khâu Văn thư nhiều không để ý đến thể thức văn bản, phần nhiều công việc để ý hết được, phần khác Phòng ban từ trước đến soạn thảo thế, đưa soạn thảo lại nhiều thời gian làm chậm trễ tiến độ giải công việc - UBND huyện Kỳ Sơn ban hành Quy chế, Quy định công tác hành văn phòng, thực theo quy định chung - Về cán thực công tác hành văn phòng: Mặc dù tiến hành tinh giảm biên chế nhìn chung máy nhà nước UBND huyện Kỳ Sơn cồng kềnh Một số đơn vị nghiệp lại trực thuộc Phòng chức đó, dấu riêng tài khoản riêng, mô hình quản lý bất cập Các cán công chức UBND huyện có trình độ có người không làm chuyên ngành mà đào tạo, hay chuyên viên phải kiêm nhiệm nhiều công việc chưa có chuyên môn hóa Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 3 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c cao Để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cán công chức lại phải học thêm khóa bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ hay đào tạo chức vừa thời gian mà lại ảnh hưởng đến công việc làm Quá trình giải công việc cán hành văn phòng nhiều chưa thực đầy đủ nhanh chóng, tình trạng cán ỷ lại vào người khác, ý thức, trách nhiệm làm việc chưa đạt hiệu cao Một số cán lãnh đạo quan lý tuổi tác nên hạn chế trình độ ngoại ngữ việc sử dụng máy vi tính, trang thiết bị đại công việc Việc thay đổi tác phong lề lối làm việc phận không nhỏ CBCC chậm, họ chưa thực quen với cách làm việc mạng máy tính (cập nhật, phối hợp xử lý ), mà chủ yếu xử lý văn theo cách truyền thống - Về trang thiết bị văn phòng: Việc bố trí trang thiết bị văn phòng gặp số hạn chế việc chuyển giao văn máy Fax chưa phổ biến Hiện tại, Uỷ ban trang bị có 01 máy Fax đặt phận Văn thư thuộc Văn phòng HĐND-UBND phục vụ việc chuyển giao nhận tài liệu Vẫn máy photo: việc đặt 03 máy photo đại Phòng Vi tính hầu hết máy bố trí phòng kỹ thuật, khiến cho việc in ấn văn gặp khó khăn Một số phòng cần photo nhiều tài liệu lại chưa có máy photo riêng Phòng Tư pháp, Phòng Nội vụ Khi máy photo phòng Vi tính bị trục trặc, tạo không phiền toái cho việc lại ban hành văn Máy vi tính, điều hòa nhiệt độ trang bị đầy đủ đại sau thời gian sử dụng có tượng hỏng hóc, đường dẫn điện máy tính số phòng bị hở nguy hiểm Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 4 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c II Đề xuất giải pháp để pháp huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm công tác hành quan: Mặc dù việc trực tiếp thực nghiệp vụ văn phòng thời gian thực tập UBND huyện Kỳ Sơn hạn chế qua trình khảo sát, trải nghiệm học hỏi công tác hành văn phòng, xin có số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động UBND sau: - Về việc xây dựng củng cố máy hành chính: Lãnh đạo cấp cần đạo tiếp tục thực việc cải cách máy hành theo quy định Nhà nước đồng thời đổi phương thức hoạt động UBND cho máy hành gọn nhẹ, chức năng, nhiệm vụ phận rõ ràng, không bị chồng chéo nhau, phù hợp với điều kiện yêu cầu công việc Trên sở đó, áp dụng quy định, quy chế tổ chức hoạt động văn phòng cho thống khoa học - Về Nhiệm vụ Lãnh đạo công tác hành chính; Cần có thống nhất, phối kết hợp Ban lãnh đạo UBND huyện lãnh đạo văn phòng, lãnh đạo chuyên môn công tác quản lý điều hành hoạt động hành quan Lãnh đạo huyện cần đạo xây dựng quy chế quan để đảm bảo tính thống nhất, nề nếp hoạt động, đặc biệt hoạt động hành văn phòng UBND huyện Kỳ Sơn cần xây dựng ban hành quy chế như: quy chế tổ chức máy, công tác tổng hợp, công tác văn thư-lưu trữ, quy chế văn hóa công sở Hơn nữa, Lãnh đạo nên đổi phương thức điều hành đại hóa công sở hành chính; đưa quy định chế độ làm việc, mối quan hệ phận, chuyên viên Văn phòng để từ phận nắm rõ chức năng, nhiệm vụ cần làm trình giải công việc Mặt khác, ban hành quy định, quy chế quan để cán công chức quan thực cách thống nguyên tắc Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 5 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Lãnh đạo cần có chế độ khen thưởng động viên tinh thần cho đơn vị, cá nhân có thành tích tốt công việc đồng thời kỷ luật cán vi phạm nội quy, quy chế quan - Về nâng cao trình độ, phẩm chất cho cán UBND: Để có đội ngũ cán có trình độ chuyên môn tốt, đáp ứng nhu cầu công việc UBND huyện Kỳ Sơn nên tổ chức thêm lớp bồi dưỡng nghiệp vụ, lý luận trị, khóa đào tạo ngắn hạn tin học, ngoại ngữ để cán có hội học hỏi, trau dồi thêm kỹ năng, trình độ, phẩm chất Với xu ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác hành ngày phát triển việc cán văn phòng trang bị cho kiến thức tin học, ngoại ngữ điều vô cần thiết Cần phải có chuẩn hóa công tác đào tạo bồi dưỡng cán để CBCC văn phòng có tác phong làm việc hiệu quả, chuẩn mực đại Đồng thời, đơn vị văn phòng phải có ý thức đánh giá nhiệm vụ mình, tổng kết làm được, tồn đọng, định phương hướng kiện toàn để tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu công tác phục vụ Hơn nữa, người cán hành văn phòng cần không ngừng nâng cao hiểu biết kiến thức pháp luật, quản lý nhà nước cập nhật văn quy định Nhà nước để có kỹ thuật soạn thảo văn tốt, có kỹ tổ chức điều hành công việc tốt Ngoài việc nghiêm chỉnh chấp hành theo ý kiến đạo Lãnh đạo quan cán công chức cần chủ động, sáng tạo, tránh thái độ ỷ lại công việc Thêm nữa, người cán cần thận trọng giữ bí mật quản lý tài liệu, đặc biệt tài liệu mật quan Quan tâm, trọng đến phận Tiếp dân phận “một cửa” thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện, thái độ công dân cán cần nhã nhặn, lắng nghe ý kiến dân -Về đại hóa văn phòng: Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 6 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Hiện đại hóa công tác văn phòng tiến hành cách đầu tư trang thiết bị đại phục vụ cho văn phòng đồng thời đại hóa tri thức người làm việc trang thiết bị Các trang thiết bị phục vụ văn phòng phương tiện thiếu trình thực công việc cán bộ, chuyên viên văn phòng Để tạo cho cán bộ, chuyên viên UBND huyện có điều kiện làm việc tốt, thoải mái từ nâng cao hiệu công việc, tiết kiệm thời gian việc đầu tư thêm trang thiết bị văn phòng điều cần thiết Cần bố trí phòng làm việc Phòng ban cho hợp lý phận Văn phòng HĐND-UBND nên tập trung hết tầng không rải rác tầng tầng Điều tạo gắn kết liên hoàn phận Văn phòng, hỗ trợ thực công việc tốt hơn, giảm thời gian lại cho cán bộ, chuyên viên cần giải công việc - Ứng dụng CNTT công tác hành văn phòng: Thường xuyên kiểm tra, rà soát văn bản, thủ tục hành để có biện pháp làm đơn giản hóa thủ tục hành chính, ứng dụng CNTT việc giải thủ tục hành cho công dân huyện Chủ động tăng cường ứng dụng CNTT vào công tác hành văn phòng, cần thêm phần mềm quản lý tài liệu, đặc biệt công tác văn thư lưu trữ; thực theo Dự án tin học hóa quản lý hành nhà nước địa bàn thành phố Hà Nội Triển khai thực có hiệu Đề án 112 Chính phủ: mô hình“Văn phòng không giấy tờ” ứng dụng ISO 9000:2001 công tác hành UBND cần tập trung đào tạo sử dụng nguồn nhân lực cho ứng dụng phát triển CNTT, dựa sở đội ngũ cán chuyên trách phận Tin học thuộc Văn phòng HĐND-UBND Tóm lại, để công tác hành văn phòng UBND huyện Kỳ Sơn đạt hiệu vận hành thông suốt Lãnh đạo UBND Lãnh đạo Văn phòng cần Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 7 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c có biện pháp cụ thể nhằm xây dựng củng cố máy hành gọn nhẹ; thường xuyên theo dõi, quan tâm đến tình hình thực hiện, giải công việc cán chuyên viên UBND huyện Để từ có phương án điều chỉnh phù hợp, đưa định quản lý hành đắn Bên cạnh đó, người cán làm công tác hành văn phòng tự rèn luyện cho trình độ chuyên môn, trình độ lý luận trị vững vàng, xứng đáng người cán nhân dân nhân dân Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 8 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c LỜI CẢM ƠN Hiện nay, công Công nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước, bước vào giai đoạn hội nhập phát triển với giới, nên việc áp dụng thành tựu khoa học công nghệ đại vào lĩnh vực đời sống xã hội điều tất yếu, hoạt động Quản trị văn phòng không nằm quỹ đạo nhằm đáp ứng nhu cầu mà xã hội đặt Trong Văn phòng hành văn phòng trở thành yếu tố chủ quan trọng chiếm phần lớn khối lượng công việc ảnh hưởng trực tiếp đến tồn tại, vững mạnh quan, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng công việc trình hoạt động quan, tổ chức Thực tập tốt nghiệp phần học chiếm nhiều thời gian chương trình đào tạo quy trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sinh viên năm cuối chuyên ngành Quản trị văn phòng, tiếp nhận Lãnh đạo phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn với hướng dẫn Bác Trần Thị Quy toàn thể cán bộ, nhân viên phòng Nội vụ huyện em thực tập phòng từ ngày 10/3/2015 hết ngày 29/4/2015 Bài báo cáo tốt nghiệp em kết trình thực tập phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn Trong khuôn khổ báo cáo, em nêu lên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện nói chung phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn nói riêng, đồng thời em khái quát tình hình công tác hành văn phòng phòng như: công tác văn phòng, nghiệp vụ hành chính: công tác văn thư, công tác lưu trữ…, qua thời gian thực tập em nhận thấy bên cạnh ưu điểm mà phòng đạt hoạt công tác hành văn phòng bên cạnh tồn nhiều nhược điểm cần khắc phục để bước xây dựng công tác hành văn phòng phòng Nội vụ mang lại hiệu cao Trong thời gian thực tập phòng Nội vụ Kỳ Sơn em nhận thấy phòng tạo dựng đội ngũ cán làm văn phòng công tác Văn thư – Lưu trữ có đầy đủ lực phẩm chất, dày dạn kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm góp phần đẩy mạnh công cải cách hành chính, kiện toàn máy Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 9 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c 10 để xây dựng phát triển đất nước; đồng thời cán Văn phòng tạo dựng mối quan hệ bền vững với lãnh đạo Phòng, với phòng, đơn vị trực thuộc nhằm tạo cầu nối vững cho hoạt động quan Tuy khoảng thời gian thực tập không dài giúp em ý thức rõ tầm quan trọng công tác Văn phòng, đồng thời giúp em học hỏi nhiều kinh nghiệm thực tiễn, vận dụng kiến thức học vào thực tế, hiểu tác phong làm việc cán Văn phòng tương lai, kỹ ứng xử giao tiếp sau trường, đồng thời trau dồi thêm phẩm chất đạo đức cán làm Quản trị văn phòng tương lai Đây thời gian mà học sinh-sinh viên vận dụng kiến thức học vào thực tế từ rèn luyện kỹ thân đúc rút kinh nghiệm cho thân Đặc biệt qua em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành tới tập thể lãnh đạo cán phòng Nội vụ huyện Kỳ Sơn giảng viên hướng dẫn Giảng viên Lâm Thu Hằng tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương 10 10 Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 02 Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Trưởng phòng Phó trưởng phòng Phó trưởng phòng Công chức Quản lý công chức Công chức Công chức QLNN niên Thi đua khen thưởng Cải cách hành Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương Công chức QLNN tôn giáo QLNN địa giới hành Công chức Chính quyền sở QLNN văn thư, lưu trữ Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Quản lý Hội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 03: Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kì huyện Kỳ Sơn Các phòng, đơn vị chuyên môn xây dựng kế hoạch, chương trình công tác đơn vị Tổng hợp kế hoạch, chương trình công tác đơn vị thuộc Sở Văn phòng Sở Trình Chánh Văn phòng xem xét, cho ý kiến Hoàn thiện kế hoạch, chương trình công tác Trình Lãnh đạo Sở ký, phê duyệt ban hành Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 04: Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị huyện Kỳ Sơn Lãnh đạo chủ trương Đơn vị chủ trì lên kế hoạch Trình Lãnh đạo Sở ký Phối hợp với đơn vị liên quan thực công tác chuẩn bị hội - Xây dựng chương trình Hội nghị; - Lập dự toán kinh phí; - Soạn thảo gửi giấy mời, tài liệu liên quan đến thành phần tham dự; - Chuẩn bị sở vật chất Tổ chức hội nghị - Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu; - Theo dõi diễn biến, ghi biên Tổng kết hội nghị Quyết toán kinh phí tổ chức Thông báo kết quả, kết luận hội nghị Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương Hoàn thiện lập hồ sơ công việc liên quan đến hội nghị Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c Báo cáo thực tập tốt nghiệp Khoa Quản trị văn phòng Phụ lục 05: Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến công tác Cho lãnh đạo huyện Kỳ Sơn GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ - Lập kế hoạch chuyến - Chuẩn bị cụ thể chuyến TRONG THỜI GIAN TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI LÀM VIỆC TẠI CƠ QUAN - Giúp đỡ người ủy quyền thực nhiệm vụ giao - Ghi nhật lý công tác - Lưu giữ tài liệu cá nhân quan trọng Lãnh đạo - Theo dõi tiến độ trình làm việc lãnh đạo chuyến công tác NẾU ĐI CÙNG LÃNH ĐẠO - Vị trí ô tô - Nghi thức sử dụng chuyến - Ứng xử chuyến - Báo cáo kết thực nhiệm vụ - Triển khai nội dung, kết chuyến - Trình nhật kí công tác - Bàn giao văn , giấy tờ thuộc quyền thủ trưởng - Báo cáo tiến độ giải công việc cá nhân, phòng ban - Soạn thảo thư cảm ơn nơi tiếp nhận chuyến công tác - Giúp lãnh đạo giải thủ tục chuyến - Thu thập tài liệu sau chuyến công tác để lập hồ sơ Sinh viên: Nguyễn Thị Thùy Dương Lớp Cao đẳng Quản trị văn phòng k7c