Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại UBND HUYỆN sóc sơn

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1 GIỚI THIỆU VỀ HUYỆN SÓC SƠN 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn 4 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Sóc Sơn 4 1.1. Chức năng 4 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 4 2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn 5 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND huyện Sóc Sơn 5 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.1. Vị trí, chức năng 5 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 5 2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND huyện Sóc Sơn 7 3.Bản mô tả công việc của vị trí trong văn phòng HĐND UBND huyện Sóc Sơn 7 III. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn 22 1. Tổ chức công tác văn phòng 22 1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Sóc Sơn 22 1.1.1. Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND huyện Sóc Sơn. 22 1.1.2.Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng giúp việc, hậu cần cho UBND huyện Sóc Sơn. 24 1.2. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Sóc Sơn 25 1.3. Công tác tổ chức hội nghị của UBND huyện Sóc Sơn 27 1.4. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn 28 1.5. Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của UBND huyện Sóc Sơn 28 1.5.1. Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở 28 1.5.2. Nhận xét, đánh giá 30 2. Công tác văn thư 30 2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sóc Sơn 30 2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Chánh Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan 31 3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 31 3.1 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 31 3.2. Nhận xét, đánh giá 32 PHẦN II. NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN 33 I. Mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của UBND huyện Sóc Sơn 33 II. Xây dựng “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ’’ của UBND huyện Sóc Sơn 33 III.Xây dựng Quy chế văn hoá công sở của UBND huyện Sóc Sơn 33 IV.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của UBND huyện Sóc Sơn 33 V. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của UBND huyện Sóc Sơn 33 VI. Cơ cấu tổ chức , bộ máy văn phòng. Ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng HDND – UBND huyện Sóc Sơn 34 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36 I. Ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn 36 1. Ưu điểm 36 1.1. Công tác tổ chức văn phòng 36 1.1.1. Công tác tham mưu, tổng hợp, giúp việc, hậu cần của Văn phòng 36 1.1.2. Công tác xây dựng chương trình thường kỳ 36 1.1.3. Trong công tác tổ chức hội nghị 37 1.1.4. Trong công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 37 1.1.5. Trong công tác thực hiện văn hóa công sở 37 1.1.6. Trong công tác tổ chức bộ máy của văn phòng 37 1.2. Trong công tác văn thư lưu trữ 38 1.2.1. Công tác văn thư 38 1.2.2. Công tác lưu trữ 39 2. Nhược điểm 39 2.1. Công tác tổ chức văn phòng 39 2.1.1. Công tác xây dựng chương trình thường kỳ 39 2.1.2. Công tác tổ chức hội nghị 39 2.1.3. Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 39 2.1.4. Công tác thực hiện văn hóa công sở 39 2.1.5. Công tác tổ chức bộ máy của văn phòng 40 2.2. Công tác văn thư lưu trữ 40 2.2.1. Công tác văn thư 40 2.2.2. Công tác lưu trữ 41 II. Đề xuất giải pháp 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

GIỚI THIỆU VỀ HUYỆN SÓC SƠN 3

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN 4

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn 4

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Sóc Sơn 4

1.1 Chức năng 4

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 4

2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn 5

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn 5

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 5

1.1 Vị trí, chức năng 5

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 5

2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn 7

3.Bản mô tả công việc của vị trí trong văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn 7

III Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn 22

1 Tổ chức công tác văn phòng 22

1.1 Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Sóc Sơn 22

1.1.1 Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND huyện Sóc Sơn 22

1.1.2.Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng giúp việc, hậu cần cho UBND huyện Sóc Sơn 24

1.2 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Sóc

Sơn 25

1.3 Công tác tổ chức hội nghị của UBND huyện Sóc Sơn 27

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn 28 1.5 Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của UBND huyện Sóc Sơn 28

1.5.1 Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở 28

1.5.2 Nhận xét, đánh giá 30

2 Công tác văn thư 30

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sóc Sơn 30

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Chánh Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan 31

3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 31

3.1 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 31

3.2 Nhận xét, đánh giá 32

PHẦN II NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN 33

I Mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của UBND huyện Sóc Sơn 33

II Xây dựng “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ’’ của UBND huyện Sóc Sơn.33 III.Xây dựng Quy chế văn hoá công sở của UBND huyện Sóc Sơn 33

IV.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của UBND huyện Sóc Sơn 33

V Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của UBND huyện Sóc Sơn 33

VI Cơ cấu tổ chức , bộ máy văn phòng Ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng HDND – UBND huyện Sóc Sơn 34

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 36

I Ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn 36

1 Ưu điểm 36

1.1 Công tác tổ chức văn phòng 36

1.1.1 Công tác tham mưu, tổng hợp, giúp việc, hậu cần của Văn phòng 36

1.1.2 Công tác xây dựng chương trình thường kỳ 36

1.1.3 Trong công tác tổ chức hội nghị 37

1.1.4 Trong công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 37

1.1.5 Trong công tác thực hiện văn hóa công sở 37

1.1.6 Trong công tác tổ chức bộ máy của văn phòng 37

1.2 Trong công tác văn thư - lưu trữ 38

1.2.1 Công tác văn thư 38

1.2.2 Công tác lưu trữ 39

2 Nhược điểm 39

2.1 Công tác tổ chức văn phòng 39

2.1.1 Công tác xây dựng chương trình thường kỳ 39

2.1.2 Công tác tổ chức hội nghị 39

2.1.3 Công tác tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo 39

2.1.4 Công tác thực hiện văn hóa công sở 39

2.1.5 Công tác tổ chức bộ máy của văn phòng 40

2.2 Công tác văn thư - lưu trữ 40

2.2.1 Công tác văn thư 40

2.2.2 Công tác lưu trữ 41

II Đề xuất giải pháp 41

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC

Lời Mở Đầu

Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hoá vàkiểm soát các hoạt động thông tin trong văn phòng Đối với sinh viên trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội, khái niện Quản trị văn phòng đã quá quen thuộc: “Quản trị vănphòng là một trong những chuyên ngành mà nhà trường đào tạo với chỉ tiêu lớnnhất, kiến thức rộng, sát với thực tế, là môn học rất bổ ích, được hầu hết sinh viênyêu thích’’

Nhằm thực tế hoá khái niêm quen thuộc nhưng cũng khá mới mẻ này và cũngnhằm thực hiện phương châm “ học đi đôi với hành”, Khoa Quản trị văn phòngtrường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên năm ba chuyên ngànhQuản trị văn phòng ( khoá hoc 2012-2015) đi thực tập ngành nghề Mục đích củaKhoa là giúp sinh viên có cơ hội thâm nhập môi trường làm việc thực tế ( cơ quanhoặc đanh nghiệp nhà nước trước khi ra trường Thông qua kì thực tập sinh viên có

cơ hộ tiếp thu thêm kiến thức kinh nghiệm, xây dựng được nhiều mối quan hệ mới,học được phong cách làm việc trong một tập thể đa dạng, cũng như cung cách ứng

xử nơi công sở, tự tin và chủ động trong công việc cũng như giao tiếp Đây cũng làdịp để sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạođứcmột quản trị viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc,giao tiếp phục vụ cho công tác sau này

Trên cơ sở định hướng của Khoa, em đã liên hệ và có kì thực tạp khá bổ ích trongvăn phòng HDND – UBND huyện Sóc sơn Qua thời gian thực tạp tại Văn phònghuyện không dài nhưng với sự giúp đỡ nhiệt tình của anh, chị trong Văn phònghuyện, đặc biệt là chị Trang - cán bộ văn thư ( bộ phận em được nhận thực tập)cộng thêm tinh thần học hỏi và nỗ lực hết mình em đã rút ra nhiều bài học kinhnghiệm quý báu cho bản than cũng như chuyên ngành học tập của mình, nó thực

sự đã và đang trở thành hành trang cho em vững bước hơn trên con đường sựnghiệp sau này Giúp em hoà nhập hơn với môi trường làm việc của cơ quan tổchức

Với kiến thức lý thuyết tích luỹ ở trường ba năm học qua; cũng như thông tin em

có được ở Văn phòng HDND – UBND huyện Sóc Sơn trong vòng gần hai tháng;thêm vào đó là sự giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của thầy cô trong Khoa Quản trịvăn phòng, đặc biệt là cô Lâm Thu Hằng – Giảng viên hướng dẫn trực tiếp kì thựctập em đã hoàn thành xong bài báo cáo Tuy đã vận dụng hết kiến thức cũng nhưkinh nghiệm học tập được ở trường và cơ quan thực tập nhưng do hạn chế về thờigian cũng như kinh nghiệm viết nên bài báo cáo chắc chắn còn nhiều thiếu sót, rấtmong được sự đóng góp yd kiến của các thầy, cô giáo phụ trách những mônchuyên ngành giúp em hoàn thiện bài báo cáo để có cơ sở, nền tảng bước vào kỳthi tốt nghiệp sắp tới đạt kết quả cao Đồng thời giúp em trong công

tác sau này, với hy vọng góp phần nhỏ vào công cuộc đổi mới đất nước, công cuộccải cách nền hành chính nước nhà

Em xin chân thành cảm ơn!

GIỚI THIỆU VỀ HUYỆN SÓC SƠN

Sóc Sơn từ lâu đã được biết đến là một mảnh đất mang đậm dấu ấn lịch sử.Nơi nổi tiếng với truyền thuyết Thánh Gióng, nơi có sân bay quốc tế Nội Bài lớnnhất miền bắc và cũng là nơi có truyền thống văn hóa lâu đời, với những con ngườitình nghĩa, hiếu khách, luôn cần cù, chịu khó làm ăn Bằng sự phát huy nội lực từbên trong, biết vận dụng xu thế tất yếu khách quan của sự phát triển, Sóc Sơn đãdần phát huy vai trò là một trong những huyện ngoại thành của trung tâm phát triểnkinh tế thứ hai đất nước

Lịch sử: Ngày 5/7/1977, Huyện Sóc Sơn được thành lập trên cơ sở hợp nhất

hai huyện Đa Phúc và Kim Anh thuộc tỉnh Vĩnh Phú (nay đã tách thành hai tỉnhVĩnh Phúc và Phú Thọ ) với 32 xã, thị trấn Sau đó, 7 xã, thị trấn về Mê Linh vàPhúc Yên Ngày 1/4/1979, huyện Sóc Sơn được chuyển về thành phố Hà Nội quản lý

Về vị trí địa lý:Sóc Sơn là huyện ngoại thành, nằm ở phía Bắc của Thủ đô

Hà Nội, có diện tích tự nhiên 306,5 km2, rộng thứ 2 của Hà Nội.Địa hình đa dạngbao gồm đồng bằng ven sông, đồi gò thấp và núi cao Huyện Sóc Sơn giáp cáchuyện: Phổ Yên - Thái Nguyên, Yên Phong - Bắc Ninh; Hiệp Hòa - Bắc Giang;Thị xã Phúc Yên - Vĩnh Phúc; Mê Linh, Đông Anh - Hà Nội

Về địa giới hành chính: Huyện chia thành 26 đơn vị hành chính bao gồm

thị trấn Sóc sơn và 25 xã, 199 thôn làng Trên toàn huyện có 77 đơn vị cơ quan xínghiệp, trường học, đơn vị vũ trang của trung ương

Dân số huyện có khoảng 300.000 người, với 75.000 hộ trong đó sản xuấtnông nghiệp là 44.000 hộ - chiếm 58.7%, mật độ là 922 người/km2

Phụ lục 01: Đơn vị hành chính huyện Sóc Sơn

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyệnSóc Sơn

UBND huyện Sóc Sơn có trụ sở tại Tổ 1, thị trấn Sóc Sơn, huyện Sóc Sơn,thành phố Hà Nội Trụ sở nằm giữa trung tâm huyện, nơi có vị trí đẹp, thuận lợicho giao thông đi lại - Ngã 4 huyện - khu vực có nhiều cơ quan nhà nước cấphuyện đóng trụ sở như: Huyện ủy, Công an, Đài phát thanh, Viện Kiểm sát nhândân, Toàn án nhân dân, Nhà văn hóa

Phụ lục 02: Sơ đồ toàn cảnh UBND huyện Sóc Sơn

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Sóc Sơn

UBND huyện Sóc Sơn thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và có cơcấu tổ chức theo quy định của Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhândân ngày 26 tháng 11 năm 2003

1.1 Chức năng

UBND huyện Sóc Sơn thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhànước từ trung ương tới cơ sở

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

UBND huyện Sóc Sơn thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn

đề được quy định tại Điều 124 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhândân và những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của

Ủy ban nhân dân huyện quyết định

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Sóc Sơn được thể hiện rõ trên cáclĩnh vực kinh tế; lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai;lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp; lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải;lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch; lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá,

thông tin và thể dục thể thao; lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi

trường; lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội Không chỉ trongcác lĩnh vực mà nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Sóc Sơn còn được thể hiệntrong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, trong việc thihành pháp luật và trong việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo

Trong mỗi lĩnh vực UBND huyện có nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể Nhiệm

vụ và quyền hạn thường là việc xây dựng, tổ chức các chương trình, kế hoạch, chỉ

đạo việc thực hiện, giám sát, kiểm tra, đánh giá, đo lường sự phát triển của các

lĩnh vực nhằm phát huy những thế mạnh, khắc phục điểm yếu

2 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn

Phụ lục 03: Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Sóc Sơn

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Tham mưu xây dựng các chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng,quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, UBND và lãnh đạohuyện Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức theo dõi, đôn đốc các cơquan chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND và UBND các xã, thị trấn thực hiệncác chương trình, kế hoạch công tác sau khi được ban hành

- Soạn thảo các chương trình, đề án được giao Theo dõi, đôn đốc các phòngban chuyên môn, UBND các xã, thị trấn trong xây dựng các đề án, tham gia ý kiến

và thẩm định nội dung, hình thức, thể thức các đề án trước khi trình UBND huyệnxem xét, quyết định.

- Giúp HĐND, Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các

cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện, Thường trực HĐND, UBND các xã, thịtrấn trong việc triển khai thực hiện các nội dung chỉ đạo của HĐND huyện, UBNDhuyện và trong việc chuẩn bị các báo cáo, đề án Tham gia ý kiến về nội dungtrong quá trình soạn thảo các đề án để HĐND, Thường trực HĐND, UBND huyệnxem xét, quyết định

- Bảo đảm việc thu thập, cung cấp thông tin, xử lý thông tin thường xuyên,kịp thời, chính xác, phục vụ cho công tác của HĐND và UBND, Thường trựcHĐND và chỉ đạo điều hành của lãnh đạo UBND huyện Thực hiện chế độ thôngtin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao

- Giúp HĐND, UBND huyện đảm bảo quan hệ công tác giữa UBND vớiHĐND với Huyện uỷ và các đoàn thể quần chúng Tổ chức phục vụ các hoạt độngcủa đoàn Đại biểu Quốc hội, HĐND Thành phố, HĐND huyện

- Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tiếp nhận và giải quyết đơn thưkhiếu nại, tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng Tiếp dân vàgiải quyết những yêu cầu của tổ chức, công dân theo chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn được giao

- Phối hợp với các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thựchiện các văn bản quy phạm pháp luật đến các phòng ban, UBND các xã, thị trấn vàtheo dõi, đôn đốc thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó

- Phối hợp với các đơn vị liên quan để chuẩn bị nội dung và phục vụ các kỳhọp HĐND, các phiên họp UBND huyện, các cuộc họp và làm việc của Thườngtrực HĐND, UBND, lãnh đạo huyện với các cơ quan, đơn vị, tổ chức và công dân.Bảo đảm các điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật, hậu cần cho các hoạt động củaHĐND và UBND huyện

- Chuẩn bị các báo cáo của UBND huyện, tổ chức soạn thảo và quản lý các

hồ sơ, biên bản các phiên họp của UBND, các cuộc họp, làm việc của Chủ tịch,

- Trực tiếp tham mưu cho Thường trực HĐND, UBND huyện giải quyết cácvấn đề liên quan đến công tác dân tộc,tôn giáo trên địa bàn huyện.

- Quản lý tổ chức, đội ngũ cán bộ, công chức, kinh phí, tài sản, vật tư, hànghóa được giao, thuộc biên chế của Văn phòng theo đúng quy định của Nhà nước

- Thực hiện những nhiệm vụ và lĩnh vực công tác khác được Thường trựcHĐND và UBND, lãnh đạo huyện giao

- Được ký những văn bản theo quy định hoặc được sự ủy quyền của UBND, lãnh đạo UBND

2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn

Phụ lục 04: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn Phụ lục 05: Bảng thống kê số lượng nhân sự Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn

3.Bản mô tả công việc của vị trí trong văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn

* Vị trí Chánh Văn phòng

Bản mô tả công việc:

- Chức danh công việc: Chánh Văn phòng

+ Là thủ trưởng Văn phòng, lãnh đạo và điều hành toàn diện các lĩnh vựccông tác của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ và qui chế làm việc của Vănphòng; chịu trách nhiệm trước UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện về hoạt độngcủa Văn phòng Điều phối hoạt động của các Phó Văn phòng, các bộ phận trongVăn phòng để đảm bảo bộ máy hoạt động hiệu quả.

+ Chịu trách nhiệm tham mưu xây dựng các chương trình, kế hoạch công táchàng tuần, tháng, quý, 6 tháng và hàng năm của UBND huyện, các báo cáo củaUBND huyện tại các kỳ họp của Huyện uỷ, HĐND huyện, các báo cáo thường kỳ,đột xuất với UBND Thành phố theo sự phân công của UBND, Chủ tịch và các PhóChủ tịch UBND huyện Giúp Thường trực HĐND huyện trong tổ chức các kỳ họp

và các hoạt động thường kỳ của Thường trực và các Ban của HĐND

+ Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện trong chỉ đạo, điều hành chung,truyền đạt, thông báo các nội dung chỉ đạo của Chủ tịch UBND huyện trong cáclĩnh vực Chủ tịch phụ trách và khi có yêu cầu Trực tiếp tham mưu hoặc phân cônglãnh đạo, chuyên viên Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện trong cáclĩnh vực tổ chức, cán bộ, an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quốc phòng, cảicách hành chính, thi đua khen thưởng, công tác đối nội, đối ngoại, tài chính, ngânsách, tiếp dân và giải quyết khiếu nại tố cáo, trong phối hợp công tác giữa UBNDhuyện với Huyện uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban MTTQ, các đoàn thể chính trị -

xã hội Trực tiếp tham mưu cho UBND huyện trong công tác Dân tộc, ứng dụngCNTT trong công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện

+ Phân công các Phó Văn phòng, chuyên viên trực tiếp tham mưu cho Chủtịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện trong chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công táccủa UBND huyện

+ Là người phát ngôn của UBND huyện; trao đổi, cung cấp thông tin chobáo chí theo thẩm quyền; đề nghị các phòng ban chuyên môn cung cấp, trả lời cácvấn đề báo chí nêu thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện

+ Thực hiện nhiệm vụ theo uỷ quyền của Chủ tài khoản - Thủ trưởng cơquan ký duyệt các hợp đồng, chứng từ thanh toán của Văn phòng và các phòng

ban, đoàn thể sử dụng tài khoản của UBND huyện; chịu trách nhiệm thammưu cho Chủ tịch và Chủ tài khoản việc đảm bảo ngân sách cho các hoạt động của

cơ quan UBND huyện, các phòng ban, đoàn thể

+ Trực tiếp phụ trách bộ phận tài vụ, bộ phận công nghệ thông tin; phụ trách cáclĩnh vực do các Phó Văn phòng phụ trách khi các Phó Văn phòng vắng mặt, đi công tác

- Quyền hạn:

+ Được Chủ tịch giao cho ký thừa lệnh một số văn bản

+ Làm chủ tài khoản của Văn phòng

+ Quyền quyết định tuyển dụng nhân sự, thuyên chuyển, bổ nhiệm cán bộthuộc quyền quản lý của Văn phòng

- Các Yêu cầu của công việc:

+ Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên, tiếng Anh B, tin học B trở lên.

+ Trình độ chuyên môn: Là chuyên viên hành chính 5 năm trở lên, Cao cấpChính trị, Quản lý Nhà nước

+ Kỹ năng: Có đầy đủ ba kỹ năng kỹ thuật, kỹ năng nhân sự, kỹ năng tưduy

+ Phẩm chất: Có khả năng làm việc độc lập và theo nhóm, sẵn sàng đảmnhận công việc được giao và hoàn thành đúng tiến độ; có lối sống và phong cáchlành mạnh, biết quan tâm tới mọi người, biết lắng nghe và tìm hiểu tâm tư nguyệnvọng của cấp dưới, chia sẻ với họ; có phương pháp làm việc khoa học, chịu khóhọc hỏi, cập nhật thông tin, thường xuyên tư duy để tìm ra cái mới, nâng cao hiệuquả công việc; cần có phương pháp truyền đạt, giáo dục, hướng dẫn để cấp dướinhanh nắm bắt được vấn đề, tiến hành công việc được nhanh chóng; có kiến thứcsâu rộng về nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, am hiểu hoạt động của nhà nước vàpháp luật; biết thường xuyên mở rộng mối quan hệ trong nội bộ cơ quan và ngoài

cơ quan tạo tinh thần đoàn kết trong tập thể

* Vị trí Phó Văn phòng

Bản mô tả công việc:

- Chức danh công việc: Phó Văn phòng

+Chỉ đạo, điều hành công việc chung của Văn phòng khi Chánh Văn phòng

đi vắng hoặc khi được uỷ quyền

+ Giúp Chánh Văn phòng phụ trách bộ phận tổng hợp của văn phòng; chịutrách nhiệm tham mưu, tổng hợp, dự thảo các báo cáo tình hình, kết quả công tácchung của huyện hàng tháng, quý, 6 tháng và năm (riêng báo cáo 6 tháng, báo cáonăm: dự thảo để Chánh Văn phòng hoàn thiện, báo cáo UBND huyện) Trực tiếpphụ trách và chỉ đạo, điều hành hoạt động của bộ phận văn thư lưu trữ Theo dõi và

ký xác nhận các chứng từ thanh toán của các bộ phận phụ trách

+ Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện trong lĩnh vực nộichính, thanh tra Làm trưởng bộ phận tiếp dân và xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáocủa công dân; tham mưu cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện trong thựchiện công tác tiếp dân, công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo; đôn đốc các phòngban, xã, thị trấn trong thực hiện các chỉ đạo, kết luận của UBND huyện về giảiquyết khiếu nại, tố cáo

+ Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện (trực tiếp cho Chủtịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện) trong điều hành, chỉ đạo các lĩnh vực: Xâydựng - đô thị, đất đai, Tài nguyên môi trường, Giải phóng mặt bằng và các côngtác do Phó Chủ tịch phụ trách khối làm Trưởng ban chỉ đạo

+ Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện (trực tiếp cho Chủtịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện) trong chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác sau:

.) Khối Văn hoá - Xã hội (bao gồm các lĩnh vực giáo dục - đào tạo, dạynghề, lao động, chính sách xã hội, y tế, dân số - kế hoạch hoá gia đình, văn hoáthông tin, thể dục thể thao, gia đình, trẻ em)

.) Các nhiệm vụ do Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách khối văn hoá - xãhội làm trưởng ban chỉ đạo.

.) Giúp Chánh Văn phòng tham mưu, giúp việc cho Thường trực HĐND huyện.+ Giúp Chánh Văn phòng điều hành công tác hành chính trong Văn phòng;trực tiếp phụ trách các bộ phận: tạp vụ, nhà ăn, bảo vệ, lái xe; điều phối hoạt độngcủa các bộ phận này đảm bảo các điều kiện, phục vụ hoạt động của HĐND vàUBND huyện, các phòng ban cơ quan UBND huyện; bảo vệ và quản lý tài sảntrong cơ quan; Theo dõi và ký xác nhận các chứng từ thanh toán của các bộ phậnphụ trách

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công

PhóVăn phòng phụ trách hành chính

+ Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện (trực tiếp cho Chủtịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện) trong chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực thuộckhối kinh tế nông lâm nghiệp - thuỷ sản, khoa học công nghệ và các nhiệm vụ khácPhó Chủ tịch phụ trách khối làm Trưởng ban chỉ đạo

+ Làm trưởng bộ phận “Tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính theo cơchế “một cửa” và “một cửa liên thông” của UBND huyện; trực tiếp ký duyệt cácphiếu giao nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính; trực tiếp phụ trách bộ phận vệsinh Theo dõi và ký xác nhận các chứng từ thanh toán của các bộ phận phụ trách

+ Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện trong thực hiện côngcải cách hành chính, xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-

2000 trong các phòng ban cơ quan UBND huyện

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công

- Các yêu cầu công việc:

+ Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên, chứng chỉ tiếng Anh B, chứng

chỉ tin học B trở lên

+ Trình độ chuyên môn: Là chuyên viên trong lĩnh vực quản trị văn phòng.+ Tiêu chuẩn: Là người có trình độ khái quát cao, đặc biệt về chuyên môn,nghiệp vụ và lĩnh vực văn phòng, phải trải qua trường lớp đào tạo; có quan điểm

khoa học, luôn đổi mới tư duy, đổi mới công việc, đòi hỏi luôn học tập, đổi mớinâng cao trình độ bắt kịp thời đại, bắt kịp thông tin; có khả năng đảm nhận côngviệc được giao, có khả năng làm việc độc lập; biết hướng dẫn, truyền đạt cho cấpdưới biết về chủ trương, biện pháp và cách thức làm việc; có khả năng phán đoántình huống, dự báo điều tốt, xấu xảy ra để xử lý, điều chỉnh hoạt động của cơ quan;

có kiến thức sâu rộng về các lĩnh vực kinh tế, chính trị, xã hội; tự tin biết cách xử

lý tình huống nhanh, hợp lý

+ Kỹ năng: Có kỹ năng lập kế hoạch, kỹ năng soạn thảo văn bản, kỹ năngkiểm tra, giám sát; có khả năng hòa nhập, thuyết phục, khả năng xây dựng môitrường hợp tác trong hoạt động; có khả năng phân tích, tổng hợp, khả năng phánđoán, tầm nhìn chiến lược

+ Kinh nghiệm: Tối thiểu có ba năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị văn phòng

* Vị trí Chuyên viên văn thư - lưu trữ

Bản mô tả công việc:

- Chức danh công việc: Chuyên viên Văn thư - Lưu trữ

+ Chuyên viên làm công tác lưu trữ có trách nhiệm thu thập, phân loại, quản lý,

khai thác các văn bản, hồ sơ, tài liệu của UBND huyện theo đúng qui định của Pháplệnh văn thư, lưu trữ; chịu trách nhiệm việc lưu trữ các văn bản trong kho lưu trữ củaUBND huyện; đề xuất, tham mưu với lãnh đạo Văn phòng các biện pháp nhằm thựchiện tốt việc lưu trữ và khai thác các tài liệu lưu trữ trong cơ quan UBND huyện.

+ Chuyên viên công nghệ thông tin có trách nhiệm đảm bảo hoạt độngthường xuyên, hiệu quả của mạng thông tin nội bộ, các trang thiết bị CNTT trong

cơ quan UBND huyện, duy trì hoạt động thường xuyên của trang web và các phầnmềm điều hành, tác nghiệp của UBND huyện; chịu trách nhiệm đưa các tài liệu,thông tin lên website của huyện theo nội dung phê duyệt của Ban biên tập; xử lýcác sự cố về máy tính, mạng, các phần mềm; tham mưu, đề xuất lãnh đạo Vănphòng trong xây dựng và thực hiện kế hoạch, đề án ứng dụng CNTT trong phục vụcông tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của UBND huyện

+Chuyên viên văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin có thể kiêm thêm việcđánh máy, photocopy tài liệu Người làm việc này có trách nhiệm đánh máy chínhxác, đúng thể thức các văn bản được giao theo đúng thời gian yêu cầu; photo, saovăn bản kịp thời, đúng số lượng; quản lý văn bản theo đúng qui định về bảo mậtthông tin; bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng đúng tài sản được giao

Các chuyên viên trong bộ phận có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ trong cáckhâu: nhận, quản lý, theo dõi văn bản đến, đi; in sao, đóng dấu và phát hành vănbản; đưa văn bản lên mạng và thực hiện lưu trữ, khai thác văn bản lưu trữ; hỗ trợnhau trong hoàn thành công việc chung của bộ phận

- Các yêu cầu công việc:

+ Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên, chứng chỉ tin học B trở lên.

+ Trình độ chuyên môn: Chuyên ngành văn thư - lưu trữ

+ Về phẩm chất chính trị: Có lòng trung thành, tuyệt đối tin vào đường lốichính sách của Đảng và Nhà nước, có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luậtcủa Nhà nước, nội quy của cơ quan; luôn rèn luyện bản thân;

+ Về chuyên môn nghiệp vụ: Nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư,lưu trữ, áp dụng vào thực tế một cách thành thục, có chất lượng và năng suất cao;

+ Yêu cầu khác: trung thực, thẳng thắn, chân thành; có ý thức giữ gìn bí mậtnhà nước, tỉ mỉ trong mọi công việc, không bỏ sót; thận trọng; ngăn nắp, gọn gàng,tin cậy lãnh đạo phụ trách mình và làm việc có tính nguyên tắc.

+ Kinh nghiệm: Tối thiểu có ba năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Văn thư, lưu trữ

* Vị trí Chuyên viên tổng hợp

Bản mô tả công việc:

- Chức danh công việc: Chuyên viên tổng hợp

+ Trong một số trường hợp cấp thiết: trực tiếp tham mưu cho các Phó Chủtịch UBND huyện trong xử lý, chỉ đạo giải quyết công việc liên quan đến lĩnh vựcđược phân công; truyền đạt ý kiến của lãnh đạo UBND huyện và yêu cầu cácphòng ban, các bộ phận khác của Văn phòng thực hiện theo yêu cầu trước khi báocáo lại Lãnh đạo Văn phòng để theo dõi, đôn đốc.

+ Quản lý các văn bản, tài liệu được giao theo qui định; Phối hợp với cácchuyên viên khác trong việc tham mưu, tổng hợp, giúp lãnh đạo Văn phòng xâydựng các báo cáo phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện

Các yêu cầu công việc:

+ Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên, chứng chỉ tin học B trở lên.

+ Trình độ chuyên môn: Chuyên ngành hành chính tổng hợp

+ Kỹ năng, phẩm chất:

.) Am hiểu về công tác quản trị văn phòng, quản lý tài sản, văn thư lưu trữ;.) Nắm vững chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, bộ phận trong Văn phòng;.) Có tính chủ động cao trong việc thực hiện các công việc, nhiệm vụ được giao;.) Có kiến thức về thông tin và đáp ứng được các yêu cầu của công việc ) Có khả năng sử dụng thành thạo máy vi tính, soạn thảo văn bản;

.) Có khả năng giải quyết các vấn đề phức tạp và sử dụng phương thức giaotiếp phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau

+ Kinh nghiệm: ba năm trở lên

* Vị trí Chuyên viên tài vụ

Bản mô tả công việc:

- Chức danh công việc: Chuyên viên tài vụ

văn bản qui định và sự quản lý, hướng dẫn về chuyên môn của cơ quan tài chính,kho bạc; tham mưu cho Chủ tài khoản và Chánh Văn phòng thực hiện việc chi trảlương, các khoản phụ cấp, tiền làm ngoài giờ, chế độ chính sách cho cán bộ, côngchức, viên chức, người lao động trong cơ quan đảm bảo kịp thời, chính xác; chịutrách nhiệm về việc lập hồ sơ, sổ sách kế toán, kho quỹ, quản lý tài sản theo đúngcác qui định; chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các hợp đồng, chứng từ thanhtoán trình Chủ tài khoản và Chánh Văn phòng ký duyệt; tham mưu cho Chủ tàikhoản và Chánh Văn phòng về tính hợp pháp, hợp lý của các quyết định chi theođúng nguyên tắc tài chính; Chịu trách nhiệm quản lý an toàn quỹ tiền mặt; thammưu việc mua sắm, sửa chữa tài sản khi có yêu cầu; ứng dụng CNTT trong quản lý

hồ sơ, sổ sách kế toán, báo cáo; định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng báo cáo với Chủtài khoản và Chánh Văn phòng về việc thu, chi tài chính, thông báo đến các đơn vịcùng chung tài khoản

- Các yêu cầu công việc:

+ Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên, chứng chỉ tin học B trở lên.

+ Trình độ chuyên môn: Chuyên ngành kế toán

+ Kỹ năng, phẩm chất:

.) Sử dụng thành thạo chương trình word và excel, khả năng dự trù kinh phí

và chi tiêu hợp lý;

.) Chủ động, tỉ mỉ và cẩn thận trong công việc;

+ Kinh nghiệm: Tối thiểu có 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán

* Vị trí Chuyên viên một cửa

Bản mô tả công việc:

- Chức danh công việc: Chuyên viên một cửa

+ Các công chức làm việc tại bộ phận một cửa có trách nhiệm tiếp nhận,hướng dẫn tận tình cho công dân đến giải quyết các thủ tục hành chính theo thẩmquyền của UBND huyện; chịu trách nhiệm về tính đầy đủ, hợp pháp của hồ sơnhận; cập nhật thường xuyên, liên tục hồ sơ thủ tục hành chính theo đúng mẫu quiđịnh; chuyển hồ sơ đến các phòng ban chuyên môn theo đúng qui định về trình tự,thời gian, có văn bản ký nhận với công dân và đơn vị thụ lý giải quyết; đôn đốc cácphòng ban giải quyết, trả kết quả theo đúng thời gian qui định; thông báo kịp thờitrạng thái hồ sơ với công dân khi được yêu cầu; ứng dụng CNTT trong quản lý,theo dõi việc tiếp nhận, trả kết quả thủ tục hành chính tiến tới cập nhật trạng thái

hồ sơ hành chính trên cổng giao tiếp điện tử của huyện Thống kê, báo cáo thườngxuyên với lãnh đạo Văn phòng về số hồ sơ, việc giải quyết hồ sơ thủ tục hànhchính của các phòng ban để đôn đốc khi cần thiết Thực hiện việc thu, nộp phí, lệphí giải quyết thủ tục hành chính theo đúng qui định

+ Có trách nhiệm tiếp dân tại phòng tiêp dân của UBND huyện trong các giờ hànhchính; trong thực hiện nhiệm vụ, có trách nhiệm ghi chép đầy đủ, cập nhật nội dung các buổitiếp dân của mình, tham dự và lập biên bản với các buổi tiếp dân của lãnh đạo; vào sổ nộidung các đơn thư và đề xuất với Phó Văn phòng - trưởng bộ phận tiếp dân để tham mưu vớiChủ tịch UBND huyện việc xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân (bằng phiếu đềxuất chuyển đơn), cập nhật, theo dõi việc phân công giải quyết, giúp Chánh, Phó Văn phòngtrong đôn đốc các phòng ban, xã, thị trấn trong giải quyết đơn thư của công dân; ứng dụngphần mềm CNTT trong quản lý đơn thư; báo cáo định kỳ với Chánh Văn phòng, Phó Vănphòng phụ trách và Thanh tra huyện về tình hình tiếp dân và xử lý đơn thư tại bộ phận

+ Đề xuất với lãnh đạo Văn phòng để tham mưu với UBND huyện điềuchỉnh, bổ sung các qui định về trình tự, hồ sơ, thủ tục giải quyết khi có sự điềuchỉnh của pháp luật, văn bản của cấp trên

- Các yêu cầu công việc:

+ Trình độ học vấn: Tốt nghiệp Đại học trở lên, chứng chỉ tin học B trở lên.

+ Trình độ chuyên môn: Chuyên ngành hành chính học

+ Kỹ năng, phẩm chất:

.) Nắm vững chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, bộ phận trong Văn phòng;.) Có tính chủ động cao trong việc thực hiện các công việc, nhiệm vụ được giao;.) Có kiến thức về thông tin và đáp ứng được các yêu cầu của công việc ) Có khả năng sử dụng thành thạo máy vi tính, soạn thảo văn bản;

.) Có khả năng giải quyết các vấn đề phức tạp và sử dụng phương thức giaotiếp phù hợp với nhiều đối tượng khác nhau;

.) Có khả năng chịu đựng áp lực công việc tốt, có khả năng kiềm chế bảnthân, có cách xử lý tình huống nhanh

+ Kinh nghiệm: Ba năm trở lên

*Vị trí Nhân viên tạp vụ

Bản mô tả công việc:

- Chức danh công việc: Nhân viên tạp vụ

- Các yêu cầu công việc:

+ Chịu được áp lực công việc và có nguyện vọng gắn bó lâu dài với cơ quan;+ Chủ động, có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.

*Vị trí Nhân viên lái xe

Bản mô tả công việc:

- Chức danh công việc: Nhân viên lái xe

cơ quan; khi gây tai nạn trong bất kỳ trường hợp nào phải lập biên bản và báo cáo ngay vớilãnh đạo Văn phòng; mỗi xe ô tô phải có sổ theo dõi hoạt động hàng ngày, hết tháng phảibáo cáo nhật ký xe, số km, xăng dầu tiêu hao để theo dõi, quản lý

Nhanh nhẹn, trung thực, không ngại khó ngại khổ, có trách nhiệm cao trong công việc.Sức khoẻ, trí lực và điều kiện công tác tốt.

* Vị trí Nhân viên bảo vệ

Bản mô tả công việc:

- Chức danh công việc: Nhân viên bảo vệ

+ Kiểm tra các thiết bị phòng cháy chữa cháy đầu tháng, nội dung kiểm tragồm: hạn sử dụng, vị trí, giấy hướng dẫn sử dụng của các thiết bị, Biên bản kiểmtra chuyển về Phó Văn Phòng Dương Văn Thay kiểm tra

+ Vận hành thành thạo, thao tác nhanh, xử lý kịp thời khi có sự cố xảy rabiết bảo dưỡng và sửa chữa hư hỏng thông thường của thiết bị phòng cháy chữacháy Phòng chống và phát hiện kịp thời các hiện tượng cháy nổ để xử lý ngayđồng thời thông báo cho các cơ quan có chức năng phối hợp giải quyết kịp thời.Chủ động phát hiện để phòng chống các hành vi phá hoại hoặc đe dọa phá hoại cơ

sở vật chất, kỹ thuật của UBND huyện

+ Thông báo ngay Phó Văn phòng Dương Văn Thay về các trường hợpphạm pháp qủa tang theo luật pháp Việt Nam đối với bất kỳ ai có hành vi phá hoại,trộm cắp, lừa đảo, gian lận… để chiếm đoạt tài sản hoặc gây rối làm mất an toàn

trật tự trong cơ quan để giải quyết kịp thời.

+ Không tự ý bỏ vị trí gác, trực, không lơ là chây lười, không ngủ trong giờlàm việc, không hút thuốc và sử dụng các chất ma túy, không đánh bài bạc tronggiờ làm việc, không uống rượu, bia trong giờ làm việc Bảo vệ không đọc báotrong giờ làm việc, không làm ảnh hưởng đến bộ phận khác đang làm việc

+ Nhắc nhở cán bộ, công chức, viên chức, chuyên viên, nhân viên, kháchđến làm việc luôn tuân thủ các biện pháp an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy

và quy định của UBND

+ Kiên quyết không cho khách có mùi rượu, bia, mang chất nổ… vào cơ quan.+ Thực hiện các công việc khác do Phó Văn phòng Dương Văn Thay phâncông

- Quyền hạn

+ Từ chối không cho người, phương tiện ra vào cổng không đúng theo qui định.+ Lập biên bản đối với các trường hợp cán bộ, công chức, viên chức, chuyênviên, nhân viên vi phạm qui định của UBND

- Các yêu cầu công việc:

+ Kiến thức: học hết Trung học phổ thông;

+ Kỹ năng: đã có kinh nghiệm bảo vệ ít nhất 1 năm, tác phong nhanh nhẹn;chịu đựng được áp lực công việc; nắm bắt được nhanh vấn đề;

+ Phẩm chất đạo đức: Trung thực, chăm chỉ, nhiệt tình, không ngại khó khăn+ Có quỹ thời gian linh hoạt

* Vị trí Nhân viên nhà ăn

- Chức danh công việc: Nhân viên nhà ăn

+ Tham mưu và tổ chức tiệc cho các đơn vị khi có nhu cầu tiếp đãi kháchcấp cao của UBND huyện;

+Quản lý các tài sản, dụng cụ thuộc nhà ăn;

+Chịu trách nhiệm về vệ sinh an toàn thực phẩm

- Các yêu cầu:

+ Kiến thức chuyên môn:

Tốt nghiệp Đại học hoặc tương đương chuyên ngành nấu ăn;

* Vị trí Nhân viên vệ sinh

- Chức danh công việc: Nhân viên vệ sinh

+ Thường xuyên kiểm tra, báo cáo tình hình ô nhiễm môi trường cho PhóVăn phòng để có hướng giải quyết;

+ Giữ gìn vật dụng lao động, đề xuất mua thêm vật dụng phục vụ công việc

- Các yêu cầu:

+ Nhanh nhẹn, trung thực, không ngại khó ngại khổ, có trách nhiệm cao trong công việc.+ Sức khoẻ, trí lực và điều kiện công tác tốt

Chức năng quan trọng hàng đầu của Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn

là chức năng tham mưu, tổng hợp phục vụ cho hoạt động của Thường trực HĐND,UBND và các đồng chí lãnh đạo UBND huyện Văn phòng thực hiện chức năng “thammưu” bao hàm các hoạt động tư vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo HĐND, UBND về côngtác hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân sự, kiểm tra giám sát hoạt động của ủy ban.Chức năng “tổng hợp” của Văn phòng được biểu hiện thông qua các hoạt động thống kê,phân tích, xử lý thông tin về tất cả các vấn đề liên quan tới hoạt động quản lý của ủy ban

để cung cấp, tham mưu cho lãnh đạo thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình

Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp thông qua những công việc:

- Tổ chức xây dựng bộ máy của văn phòng;

- Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của UBND;

- Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của UBND;

- Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của UBND;

- Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của UBND;

- Thẩm định các văn bản về hình thức và nội dung do UBND ban hành

Ví dụ: Trong công việc thẩm định các văn bản về hình thức và nội dung do

UBND huyện ban hành:

Căn cứ vào các văn bản của nhà nước quy định về hình thức và nội dung vănbản ( Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy

ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004; Thông tư liên tịch số BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủhướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính …); căn cứ vào thực trạng công tác soạn thảo vănbản của ủy ban, Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn đã tổng hợp phân tích,

55/2005/TTLT-xử lý thông tin từ hai nguồn; từ đó tham mưu, đề xuất phương pháp soạn thảo vănbản theo đúng quy định của pháp luật hiện hành cho lãnh đạo UBND Như vậy,chức năng tham mưu của văn phòng đã giúp lãnh đạo ủy ban có quyết định chỉ đạođúng đắn trong công tác soạn thảo văn bản tới các đơn vị trực thuộc UBND huyện,hạn chế tối đa những sai sót không đáng có trong công tác soạn thảo văn bản

* Đánh giá

Thực hiện vai trò quan trọng của Văn phòng - chức năng tham mưu tổnghợp, Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn đã tiếp nhận, phân loại và xử lýcác thông tin tổng hợp được từ hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội của toàn huyện

để cung cấp những thông tin quan trọng, cấp thiết phục vụ lãnh đạo HĐND,UBND trong quá trình lãnh đạo, điều hành; đặc biệt trong việc ban hành các quyếtđịnh quản lý trên địa bàn Việc phản ánh tình hình, tin tức đến lãnh đạo HĐND,UBND huyện luôn đảm bảo về nội dung, phản ánh đúng bản chất thông tin Vănphòng thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp thường xuyên, kịp thời, chính xácgiúp lãnh đạo ủy ban giảm được phần lớn thời gian cho công việc, có cơ sở choviệc đưa ra những quyết định chỉ đạo đúng đắn, hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình,góp phần làm tăng hiệu quả hoạt động của UBND

Nếu Văn phòng thực hiện không tốt chức năng tham mưu, tổng hợp sẽ dẫntới việc lãnh đạo UBND huyện trong quá trình lãnh đạo, điều hành rất có thể banhành các quyết định quản lý không phù hợp với thực tế, gây sự chồng chéo, khôngđúng với chức năng thẩm quyền pháp luật quy định

1.1.2.Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng giúp việc, hậu cần cho UBND huyện Sóc Sơn.

Song song với việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp; Văn phòngcũng đồng thời đảm nhận chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND.Giúp việc, hậu cần là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế, môitrường và những yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của ủy ban.

Văn phòng thực hiện chức năng giúp việc, hậu cần thông qua những nội dung công việc:

- Tổ chức mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho UBND;

- Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trang thiết bị làmviệc cho UBND;

- Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của UBND;

- Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của Lãnh đạo UBND;

- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cho UBND;

- Tổ chức công tác vệ sinh, môi trường làm việc của UBND;

- Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm lo đời sống cán bộ, công chức,chuyên viên trong UBND;

- Thực hiện các nghiệp vụ lễ tân, khánh tiết;

- Đảm bảo giao tiếp, đối nội, đối ngoại;

- Quản lý tài khoản của Văn phòng

Ví dụ: Trong việc tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của UBND:

Để tổ chức cuộc họp trực tuyến về Giao ban xây dựng cơ bản quý I năm

2014 vào ngày 31/3/2014, tại phòng họp 305, Văn phòng HĐND - UBND là đơn

vị được lãnh đạo ủy ban giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện Căn cứ vào thẩm quyền,Chánh Văn phòng đã phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận trực thuộc vănphòng Theo bảng phân công: bộ phận tổng hợp và văn thư có trách nhiệm chuẩn

bị tài liệu liên quan tới nội dung cuộc họp; bộ phận tài vụ có trách nhiệm dự trùkinh phí, lập hóa đơn thu chi; bộ phận tạp vụ có trách nhiệm chuẩn bị phòng họp(bàn ghế, maket, trang thiết bị như máy chiếu), nước uống, hoa… phục vụ cuộc họp

* Đánh giá

Chức năng giúp việc, hậu cần được văn phòng thực hiện thường xuyên, kịpthời góp phần lớn cho mọi hoạt động của UBND, giúp nâng cao hiệu quả làm việc,

năng suất lao động.

Nếu không có chức năng giúp việc, hậu cần của Văn phòng HĐND - UBNDđược diễn ra hằng ngày chắc chắn mỗi hoạt động của ủy ban sẽ không tránh khỏisai sót, trì trệ, dẫn tới hiệu quả công việc không cao, ảnh hưởng lớn tới sự pháttriển của huyện Sóc Sơn

Kết luận:

“Tham mưu, tổng hợp” và “giúp việc, hậu cần” là hai chức năng quan trọngcủa Văn phòng HĐND – UBND Hai chức năng này không chỉ được thực hiệnthông qua hoạt động theo dõi, đôn đốc việc tổ chức thực hiện các ý kiến chỉ đạocủa UBND huyện mà còn phản ánh kịp thời việc thực hiện nhiệm vụ của các đơn

vị, phòng ban cũng như việc đưa ra các chỉ đạo điều hành tiếp theo

Như vậy, với chức năng tham mưu, tổng hợp; giúp việc, hậu cần; Văn phòngchính là đầu mối và cầu nối cho mọi hoạt động chỉ đạo, điều hành của Thường trựcHĐND, UBND huyện, giúp hoạt động của UBND được triển khai nhịp nhàng từ cấp lãnhđạo, điều hành tới các phòng, ban, ngành, đơn vị và cơ sở thuộc UBND huyện Sóc Sơn

1.2 Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Sóc Sơn

Trình tự xây dựng chương trình công tác:

a) Chương trình công tác năm:

- Chậm nhất vào ngày 31 tháng 10 hàng năm Thủ trưởng các phòng, ban,

đơn vị, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn gửi Văn phòng HĐND - UBND báo cáotổng kết năm và xây dựng các đề án, kế hoạch năm sau

- Văn phòng tổng hợp, dự kiến chương trình công tác năm sau của UBNDhuyện, gửi lại các cơ quan liên quan tham gia ý kiến

- Sau mười lăm ngày làm việc, kể từ ngày nhận được dự thảo chương trìnhcông tác năm sau của UBND huyện, cơ quan được hỏi ý kiến có trách nhiệm trả lờibằng văn bản, gửi lại cho Văn phòng hoàn chỉnh, trình Chủ tịch UBND huyện xemxét để báo cáo UBND huyện vào phiên họp thường kỳ cuối năm

- Sau mười lăm ngày làm việc, kể từ khi chương trình công tác được UBND

huyện thông qua, Văn phòng trình Chủ tịch ký duyệt, gửi thành viên UBND, cácphòng, ban, cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn thực hiện.

b) Chương trình công tác quý:

- Chậm nhất ngày 20 của tháng cuối quý, các phòng, ban chuyên môn thuộc

UBND huyện, UBND các xã, thị trấn gửi Văn phòng báo cáo đánh giá kết quảthực hiện chương trình công tác quý, các vấn đề cần điều chỉnh, bổ sung vàochương trình công tác quý sau của UBND huyện

- Văn phòng tổng hợp, xây dựng chương trình công tác quý sau của UBNDhuyện, trình Chủ tịch quyết định

- Chậm nhất vào ngày 25 của tháng cuối quý, Văn phòng có tráng nhiệmtrình Chủ tịch UBND huyện, gửi các phòng, ban, đơn vị và UBND các xã, thị trấnthực hiện

c) Chương trình công tác tháng:

- Chậm nhất vào ngày 25 hàng tháng, Thủ trưởng các phòng, ban, cơ quan,đơn vị, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn căn cứ vào tiến độ chuẩn bị các đề án đãghi trong chương trình công tác quý, những vấn đề còn tồn đọng hoặc mới phátsinh, xây dựng chương trình công tác tháng sau của đơn vị mình, gửi Văn phòngHĐND - UBND huyện

- Văn phòng tổng hợp chương trình công tác tháng chia theo lĩnh vực doChủ tịch, các Phó Chủ tịch phụ trách báo cáo UBND huyện

- Chậm nhất là vào ngày 28 hàng tháng, Văn phòng trình Chủ tịch duyệtchương trình công tác tháng sau của UBND huyện gửi các các phòng, ban, cơquan, đơn vị, Chủ tịch UBND các xã, thị trấn để thực hiện

d) Chương trình công tác tuần:

Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ đạo của Chủ tịch, các PhóChủ tịch, Văn phòng xây dựng lịch công tác tuần sau của Chủ tịch và các Phó Chủtịch, chậm nhất vào chiều thứ sáu hàng tuần thống nhất với Văn phòng Huyện ủytrình Thường trực Huyện ủy quyết định và thông báo cho các phòng, ban, đơn vị,

cá nhân liên quan thực hiện

Phụ lục 06: Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND huyện Sóc Sơn

1.3 Công tác tổ chức hội nghị của UBND huyện Sóc Sơn

Hội nghị được coi là một trong những phương tiện để lãnh đạo UBNDhuyện Sóc Sơn thực hiện việc điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan MỗiHội nghị khi tổ chức đều có nhiều mục đích khác nhau

Trong quá trình hoạt động của Thường trực HĐND, UBND huyện Sóc Sơn,thì công tác tổ chức Hội nghị thường rất phổ biến và cần thiết Hội nghị được tổchức nhằm tổng kết, đánh giá công việc, thông báo các nhiệm vụ cần triển khai,cũng như các ý kiến chỉ đạo Đồng thời quy tụ trí tuệ của tập thể, đảm bảo quyềnlàm chủ của mỗi cán bộ, công chức, chuyên viên đối với nhiệm vụ chung; cũngnhư tạo sự đồng thuận trong cơ quan

Công tác tổ chức hội nghị của UBND huyện bao gồm 3 giai đoạn:

- Giai đoạn 1: Chuẩn bị tổ chức hội nghị

+ Lập kế hoạch hội nghị: Kế hoạch hội nghị là một văn bản có tính địnhhướng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức hội nghị;

+ Chuẩn bị cụ thể: Xây dựng chương trình nghị sự, lập danh sách đại biểu vàsoạn thảo giấy mời, chuẩn bị địa điểm, chuẩn bị thời gian, chuẩn bị ghi biên bản;

- Giai đoạn 2: Tiến hành hội nghị

Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, khai mạc hội nghị, diễn biến hội nghị ( báocáo, các bản tham luận, các ý kiến phát biểu…) Cá nhân được giao phụ trách ghibiên bản hội nghị Bế mạc, tổng kết hội nghị Trong thời gian hội nghị được diễn rathì Văn phòng phối hợp với đơn vị chủ trì (trường họp không phải văn phòng chủtrì) còn có trách nhiệm thường trực ngoài hội trường để giải quyết các việc đột xuấttrong quá trình hội nghị diễn ra

- Giai đoạn 3: Tổng kết sau hội nghị

Văn phòng hoặc đơn vị chủ trì giải quyết vấn đề hậu cần, quyết toán kinhphí hội nghị (nếu có) Sau khi hội nghị kết thúc thì văn phòng phối hợp với đơn vịchủ trì tổng hợp các kiến nghị, đề xuất của các đơn vị, cá nhân, của các đồng chí

lãnh đạo tham gia để bổ sung vào công tác, hoặc rút ra kinh nghiệm Đồng thờithông báo kết quả hội nghị, hội họp tới các đồng chí lãnh đạo, các đơn vị liên quan

để thực hiện

Phụ lục 07: Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị của UBND huyện Sóc Sơn

1.4 Quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn

Đi công tác là một hoạt động thường xuyên và cần thiết để thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ công tác của UBND huyện, của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.Chuyến đi công tác của lãnh đạo ủy ban bao giờ cũng gắn với chức năng, nhiệm vụcủa UBND cho dù mục đích của chuyến đi là để giải quyết một công việc cụ thểhay thiết lập một mối quan hệ Phạm vi và thời gian chuyến đi công tác của lãnhđạo UBND không giới hạn, có thể xa hoặc gần; có thể đi dài ngày, ngắn ngày tuỳvào công việc cụ thể

Hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện và vị trí của mỗi lãnh đạoUBND; nắm vững mục đích của chuyến đi công tác giúp Văn phòng chuẩn bị cácđiều kiện cần thiết cũng như phương án hỗ trợ để bảo đảm thành công cho chuyến đi

Phụ lục 08: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn

1.5 Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở của UBND huyện Sóc Sơn

1.5.1 Tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở

Văn hoá công sở là một hệ thống giá trị hình thành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan, công sở, tạo nên những chuyển biến về vật chất và tinh thần Hiểu rõvai trò của văn hóa công sở đối với các cơ quan, tổ chức và đặc biệt đối với các cơquan hành chính nhà nước, ngày 02 tháng 8 năm 2007, Thủ tướng Nguyễn TấnDũng đã ký Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ban hành Quy chế văn hóa công sởtại các cơ quan Hành chính Nhà nước

Thực hiện Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg ngày 02 tháng 8 năm 2007 của

Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan Hànhchính Nhà nước, UBND huyện Sóc Sơn đã tổ chức triển khai Quy chế văn hóacông sở thông qua việc ban hành các quy định về văn hóa công sở áp dụng cho toàn ủy ban

UBND huyện Sóc Sơn tổ chức triển khai các quy định về văn hóa công sởthông qua hoạt động tuyên truyền, phổ biến trên bảng tin, website ủy ban; thôngqua các cuộc họp giữa trưởng phòng và nhân viên các đơn vị Giáo dục tốt mụcđích, ý nghĩa, yêu cầu của văn hóa công sở Xem văn hóa công sở là một trongnhững tiêu chuẩn đánh giá chất lượng, hiệu quả hoạt động của UBND huyện Cácquy định không chỉ đúng với pháp luật hiện hành của nhà nước mà còn phù hợpvới truyền thống, bản sắc văn hóa dân tộc và điều kiện kinh tế xã hội, định hướngxây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp, tiến tới hiện thựchóa mục đích, yêu cầu cải cách hành chính, chủ trương đổi mới nền hành chính Nhà nước

Sau khi các quy định về văn hóa công sở được UBND huyện Sóc Sơn banhành, mỗi một cán bộ, công chức, viên chức ủy ban đã nhận thức rõ, hiểu đúng,trách nhiệm của mình trong việc thực hiện văn hóa công sở của ủy ban, góp phầnxây dựng bộ mặt đẹp cho cơ quan, xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp,xứng đáng với công việc, chức vụ mà mình đảm nhận - một cán bộ của nhà nước

Từ việc hiểu và nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của văn hóa công sở đối vớibản thân mỗi cá nhân và cả UBND huyện, mỗi cán bộ, công chức, viên chức đều

có ý thức tự giác thực hiện các quy định văn hóa công sở: Chế độ làm việc, nội quy

ra, vào cơ quan, trang phục, đạo đức, giao tiếp và ứng xử của cán bộ, công chức,viên chức khi thi hành nhiệm vụ, văn hóa công sở trong việc thực hiện hội họp, míttinh, lễ kỷ niệm, đón nhận các danh hiệu nhà nước, trang trí, bố trí phòng làm việc,đảm bảo an ninh, môi trương làm việc… của toàn cơ quan

Văn hóa công sở của UBND huyện Sóc Sơn được thể hiện trong tác phonglàm việc, văn hóa giao tiếp, ứng xử, … của đội ngũ cán bộ, công chức trong cácđơn vị, phòng, ban bộ phận trực thuộc UBND

Đồng thời với việc thực hiện văn hóa công sở, UBND huyện cũng đã tuyêntruyền, vận động cán bộ, công chức, viên chức học tập và làm theo tấm gương đạo

đức Hồ Chí Minh bằng những việc làm cụ thể như: Phong cách ăn mặc, cách giaotiếp, ứng xử, thái độ ân cần, niềm nở và nhất là luôn nở nụ cười và nhiệt tình trong

xử lý, giải quyết công việc của dân

1.5.2 Nhận xét, đánh giá

Việc thực hiện văn hóa công sở không chỉ mang lại ý nghĩa thiết thực trongviệc xây dựng lề lối, tác phong làm việc, phong cách ứng xử văn hóa chuẩn mựccủa cán bộ, công chức khi gặp gỡ, giải quyết công việc của UBND huyện mà cònmang lại sự hài lòng cho nhân dân trong việc khắc phục tình trạng nhũng nhiễu,gây phiền hà cho dân và góp phần vào việc tạo dựng nên một văn hóa riêng, đặcthù của công sở

2 Công tác văn thư

2.1 Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sóc Sơn

Công tác văn thư của cơ quan được thực hiện một cách tập trung tại mộtđầu mối, quá trình bố trí, tổ chức nhân sự làm công tác văn thư một cách khoa học,phù hợp nên công việc được thực hiện nhanh chóng, chính xác và đảm bảo các yêucầu về công tác văn thư Cán bộ văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm, lạithường xuyên được cử đi tập huấn, đi học các lớp bồi dưỡng nhằm củng cố thêmkiến thức nghiệp vụ một cách thuần thục, linh hoạt, nhạy bén Cán bộ văn thư chịukhó học hỏi đồng nghiệp, tham khảo báo cáo, tài liệu vì vậy mà công tác văn thưngày càng đạt hiệu quả cao

2.2 Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Chánh Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan

Nhận thức rõ trách nhiệm của mình trong việc chỉ đạo công tác văn thư củaUBND, Chánh văn phòng Đỗ Thu Nga đã tích cực tham mưu cho lãnh đạo ủy ban vềcông tác soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đi, đến; quản lýcon dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành Công tác văn thư được thựchiện một cách chặt chẽ tuân thủ đúng theo quy trình, quy định của nhà nước Đồng thời,việc cung cấp các thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đã đảm bảo cho công việc của cơquan được giải quyết nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc vàchế độ Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và công sức cho cán bộ, công chức trong quátrình thực hiện nhiệm vụ

Tuy nhiên, trong việc thực hiện công tác văn thư vẫn còn một số sai sót cơ bản:

- Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản: Đôi khi không thực hiệntheo đúng quy trình; văn bản ban hành còn sai về thể thức lẫn nội dung;

- Trong việc quản lý và giải quyết văn bản đi, đến: Do áp dụng phần mềmquản lý văn bản trên máy vi tính nên việc vào số văn bản vì sơ xuất trong thao tácđánh máy nên chuyên viên văn thư đôi lúc xử lý sai văn bản

- Trong công tác lập hồ sơ hiện hành: Không đúng thời gian và còn thiếu văn bản, tài liệu

3 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

3.1 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

- Trách nhiệm của Chủ tịch UBND huyện Sóc Sơn:

+ Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định

về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;

+ Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ đối vớicác đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật vềcông tác văn lưu trữ theo thẩm quyền;

+ Áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản

lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng

Chánh Văn phòng giúp Chủ tịch UBND trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sátviệc thực hiện công tác lưu trữ tại UBND, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ

về công tác lưu trữ cho các phòng, đơn vị trực thuộc UBND huyện Nghiệp vụ lưu trữ bao gồm:

+ Phân loại tài liệu;

+ Xác định giá trị tài liệu:

+ Thu thập, bổ sung tài liệu;

+ Chỉnh lý tài liệu;

+ Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu;

+ Bảo quản tài liệu lưu trữ;

+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

* Những văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ: Đồng thời là những văn bản chỉđạo về công tác văn thư đưa ra ở phần 2.1.1 Trách nhiệm của Chánh Văn phòng

3.2 Nhận xét, đánh giá

Chủ tịch UBND huyện và Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện SócSơn trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình đã thực hiện và triển khai tốtcông tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong toàn ủy ban Tất cả bảy nghiệp vụ đềuđược chỉ đạo theo đúng quy định pháp luật hiện hành Chánh Văn phòng luônhướng dẫn tích cực, đầy đủ các nghiệp lưu trữ cho văn phòng cũng như các đơn vịtrong UBND Thông qua hoạt động chỉ đạo hầu hết các cá nhân, đơn vị trong ủyban đã nắm bắt một cách rõ ràng, nhanh chóng, đầy đủ nội dung của các nghiệp vụlưu trữ Từ đó, đi vào hoạt động theo đúng khuôn khổ và thực hiện nghiệp vụ mộtcách linh hoạt, hướng tới đạt hiệu quả cao

Phần II NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN

I Mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của UBND huyện Sóc Sơn

Phụ lục 09: Mẫu lịch công tác tuần của UBND huyện Sóc Sơn

Phụ lục 10: Chương trình công tác năm của UBND huyện Sóc Sơn

II Xây dựng “ Quy chế công tác văn thư lưu trữ’’ của UBND huyện Sóc Sơn

Phụ lục 11:Quy chế công tác văn thư lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn

III.Xây dựng Quy chế văn hoá công sở của UBND huyện Sóc Sơn

Phụ lục 12: Quy chế văn hoá công sở của UBND huyện Sóc Sơn

Phụ lục 13: Quy chế văn hoá công sở của UBND huyện Sóc Sơn

IV.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của UBND huyện Sóc Sơn

Phụ lục 14: Mẫu hóa chương trình nghị sự của UBND huyện Sóc Sơn

V Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của UBND huyện Sóc Sơn

Đất nước đang có sự thay đổi toàn diện, phát triển theo hướng công nghiệphóa, hiện đại hóa thì việc đổi mới, hiện đại hóa văn phòng các cơ quan nhà nướccàng phải được quan tâm, chú trọng đúng mức Để phát huy những ưu điểm, hạnchế và khắc phục những nhược điểm vẫn còn tồn tại trong công tác hành chính vănphòng UBND huyện Sóc Sơn, ba yếu tố quan trọng nhất của văn phòng “trangthiết bị kĩ thuật văn phòng”, “con người làm văn phòng”, “các nghiệp vụ hànhchính văn phòng” cần phải được phối hợp, thống nhất với nhau, có mối quan hệhữu cơ mắt xích với nhau Chuẩn bị tốt ba yếu tố này, chắc chắn sẽ có một Vănphòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn hiện đại, hoạt động đạt hiệu quả cao nhất

Phụ lục 15: Mô hình văn phòng hiện đại của UBND huyện Sóc Sơn

* Ưu điểm: Với kiểu mô hình này các phòng sẽ có điều kiện làm việc riêng,không bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài và không gây ảnh hưởng đến các phòngban khác Khuôn viên thoáng mát tạo cảm giác làm việc cho cán bộ trong vănphòng, phòng làm việc được sắp xếp trang trang thiết bị một cách khoa học, hợp

lý Mỗi phòng đều được bố trí các trang thiết bị, đồ dùng phục vụ cho công việc:bàn, ghế, tủ đựng, máy tính, điện thoại, máy điều hòa, máy phoootocopy, với kếtcấu nhỏ gọn, đa chức năng, dễ sử dụng tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ khi thựchiện công việc Cách bố trí này phù hợp với cơ sở hạ tầng và kiến trúc của huyệncũng như phù hợp với thói quen của người Việt Nam

* Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm mà mô hình hiện đại mang lại thìvẫn còn những bất cập như tốn diện tích, lãng phí đồ dùng, trang thiết bị Phònglàm việc khép kín nên lãnh đạo khó nắm bắt tình hình, quá trình làm việc đòi hỏicán bộ văn phòng có tinh thần tự giác giải quyết công việc tránh sự chồng chéo, ỷlại trong công việc

VI Cơ cấu tổ chức , bộ máy văn phòng Ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng HDND – UBND huyện Sóc Sơn

1.Đánh giá về cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng HDND – UBND huyện Sóc Sơn

Văn phòng HĐND – UBND huyện Sóc Sơn bố trí văn phòng theo kiểutruyền thống Mỗi tổ, bộ phận trong văn phòng sẽ có một phòng làm việc riêng.Các phòng làm việc nằm việc nằm không kế sát nhau Bộ phận văn phòng đặt tạitầng 1 và là chỗ dễ để nhìn thấy nhất Vì đây là bộ phận thường xuyên tiếp xúc vớidân Nên tổ chức văn phòng theo kiểu hiện đại, phòng làm việc có mặt bằng lớn,các bộ phận làm việc có liên quan chung với nhau trong một mặt bằng lớn, các bộphận làm việc có liên quan chung với nhau trong một phòng được phân cách chỗlàm việc riêng cho mỗi người bằng vách ngăn hiện đại, dễ di chuyển, co dãn khicần thiết

2 Ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của Văn phòng

HĐND – UBND huyện Sóc Sơn

*Ưu điểm: có tính bảo mật thông tin cao, số lượng các cán bộ công chức,viên chức trong một phòng ít sẽ giúp các cán bộ tập trung trong giờ làm việc; mỗiphòng đều có các trang thiết bị công nghệ hiện đại hỗ trợ trong quá trình làm việcgiúp công việ đạt hiệu quả cao hơn Các bộ phận đều đặt ở tầng 1 của các dãy nhàgần nhau nên dễ dàng trong việc di chuyển và chuyển giao tài liệu, không mất quánhiều thời gian để giải quyết công việc Điều đó cũng thuận tiện cho việc tiếpkhách của cơ quan vì khi khách đến liên hệ có thể tìm thấy bộ phận văn phòng mộtcách dễ dàng

* Nhược điểm: Mô hình tổ chức bộ máy văn phòng chưa hợp lý, tổ chứctheo mô hình nhiều phòng làm việc sẽ gây lãng phí diện tích và trang thiết bị vănphòng mà hiệu quả công việc lại không cao Khi có văn bản giấy tờ cần giải quyếtmất thời gian đi lại từ phòng này sang phòng khác, giải quyết công việc không theodây chuyền và không có tính liên hoàn Vì vậy hiệu quả công việc không cao.Không có tính gắn kết giữa các cán bộ công chức, viên chức trong văn phòng

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ

I Ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn

Công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn nói riêng cũngnhư của các cơ quan, đơn vị nhà nước, tư nhân nói chung đều giữ một vị trí đặcbiệt và quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Văn phòng HĐND -UBND bên cạnh việc thực hiện và hoàn thành tốt công tác hành chính văn phòng,luôn đi đầu trong phong trào thi đua của UBND huyện thì vẫn còn những hạn chếtồn tại và đang dần được khắc phục

1 Ưu điểm

1.1 Công tác tổ chức văn phòng

1.1.1 Công tác tham mưu, tổng hợp, giúp việc, hậu cần của Văn phòng

- Trong công tác chỉ đạo điều hành công việc: Lãnh đạo văn phòng chủđộng, thường xuyên, xử lý kịp thời bằng nhiều hình thức và biện pháp nhằm thúcđẩy nhân viên làm việc tích cực, đạt hiệu quả cao nhất;

- Trong công tác kiểm tra, kiểm soát công việc: Lãnh đạo, cán bộ văn phòngcũng đã chú ý thường xuyên kiểm tra, kiểm soát phát hiện kịp thời những sai sót,

đề xuất các giải pháp điều chỉnh, bổ sung;

- Trong công tác quản trị thông tin: Cũng được quan tâm đúng mức, vănphòng có hoạt động tiếp nhận, xử lý thông tin bằng văn bản, soạn thảo văn bảntheo đúng quy định của Nhà nước Quá trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo đượclãnh đạo văn phòng chỉ đạo các cán bộ, nhân viên thực hiện một cách khoa học,chính xác và kịp thời góp phần đảm bảo hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạoUBND huyện

1.1.2 Công tác xây dựng chương trình thường kỳ

- Trong quá trình lập kế hoạch đã có sự phối hợp giữa cán bộ văn phòng vàlãnh đạo văn phòng, có sự xem xét, theo dõi, kiểm tra thường xuyên của vănphòng, giúp cho việc xây dựng kế hoạch được chính xác, đảm bảo đúng đường lối,