Với yêu cầu ngày càng cao của công việc thì đòi hỏi mỗi cơ quan phải tự hoàn thiện, nâng cao năng lực hoạt động của mình, kịp thời đáp ứng những yêu cầu phát triển chung của xã hội. Vì vậy, công tác văn phòng cũng đòi hỏi có những thay đổi để nâng cao hiệu quả hoạt động của mình, tiến tới xây dựng mô hình văn phòng hiện đại kiểu mẫu, phù hợp với xu thế phát triển của đất nước và thời đại.
Muốn vậy, Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn cần phải chủ động nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự, cải tiến quy trình nghiệp vụ, với sự hỗ trợ của các thiết bị kỹ thuật tiên tiến thông qua những giải pháp:
- Về mặt tổ chức: Phải khẳng định rừ chức năng của văn phũng, xõy dựng cơ cấu tổ chức hợp lý hơn trong nội bộ văn phòng tương ứng với từng năm, từng thời kỳ để thực hiện những nhiệm vụ được giao một cách hiệu quả nhất.
- Về mặt thể chế: Cần phải thể chế hóa chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và từng bộ phận trong văn phòng; phải xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng và của từng bộ phận trong văn phòng để tránh những lúng túng và sai sót.
- Con người: Thực hiện phân công công việc cho cán bộ, công chức, nhân viên trong văn phòng phải đúng người, đúng việc. Khi bố trí công việc cho từng cán bộ, công chức, nhân viên phải căn cứ vào trình độ chuyên môn và năng lực thực tế của mỗi người. Đồng thời, không ngừng đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ và năng lực đội ngũ cán bộ, chuyên viên. Đặc biệt, lãnh đạo văn phòng (Chánh văn phòng, các Phó văn phòng) cần không ngừng hoàn thiện phong cách lãnh đạo.
- Về tổ chức điều hành công việc: Được tổ chức, điều hành theo kế hoạch;
phải thường xuyên tăng cường kiểm tra, giám sát công việc; khi kiểm tra phải quán triệt nguyên tắc toàn diện, khách quan, cụ thể, kịp thời; đổi mới cách điều hành công việc sao cho phù hợp; đổi mới cách tổ chức và điều hành các cuộc họp sao có hiệu quả; xây dựng các mô hình mẫu và các quy trình chuẩn cho quá trình điều hành hoạt động của văn phòng.
- Cải thiện điều kiện làm việc cho cán bộ, công chức văn phòng: Đây là giải pháp quan trọng nhất để đảm bảo cho cán bộ công chức văn phòng làm việc có hiệu quả; đảm bảo cho cán bộ có phương tiện đi lại đầy đủ thích hợp và hiện đại.
Điều kiện tốt sẽ tạo không khí thoải mái lòng nhiệt tình yêu nghề của mọi người sẽ trỗi dậy, hiệu quả công việc sẽ cao hơn.
Phụ lục 15: Mô hình văn phòng hiện đại
Đất nước đang có sự thay đổi toàn diện, phát triển theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì việc đổi mới, hiện đại hóa văn phòng các cơ quan nhà nước càng phải được quan tâm, chú trọng đúng mức. Để phát huy những ưu điểm, hạn chế và khắc phục những nhược điểm vẫn còn tồn tại trong công tác hành chính văn phòng UBND huyện Sóc Sơn, ba yếu tố quan trọng nhất của văn phòng “trang thiết bị kĩ thuật văn phòng”, “con người làm văn phòng”, “các nghiệp vụ hành chính văn phòng” cần phải được phối hợp, thống nhất với nhau, có mối quan hệ hữu cơ mắt xích với nhau. Chuẩn bị tốt ba yếu tố này, chắc chắn sẽ có một Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn hiện đại, hoạt động đạt hiệu quả cao nhất.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Giáo trình Quản trị văn phòng của Trường cao đẳng Nội vụ Hà Nội.
2. Giáo trình Văn thư - Lưu trữ.
3. Giáo trình nghiệp vụ Thư ký văn phòng.
4. Giáo trình phương pháp Lý luận công tác Văn thư- Lưu trữ.
5. Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2005
6. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
7. Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND năm 2005.
8. Luật Cán bộ, Công chức năm 2008.
9. Luật Lưu trữ năm 2011.
10. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001.
11. Pháp lệnh số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 Bảo vệ bí mật Nhà nước.
12. Nghị định 24/2009/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 05/03/2009, quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
13. Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 6/9/2006 quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân năm 2005.
14. Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001.
15. Nghị định số 40/2010/NĐ-CP, ngày 12/4/2010 của Chính phủ về kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật.
16. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư.
17. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư.
18. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
19. Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
20. Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn, thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
21. Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ,Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.
22. Công văn số 260/VTLTNN-NVTW, ngày 06/5/ 2005 của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan.
23. Công văn số 283/VTLTNN-NVTW, ngày 19/5/ 2005 của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính
24. Công văn số 425/VTLTNN-NVTW, ngày 18/7/ 2005 của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến
25. Căn cứ Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị
26. Công văn số 139/VTLTNN-TTTH, ngày 14/3/ 2009 của Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi và lập hồ sơ trong môi trường mạng.
27. Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN, ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000
28. Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN, ngày 10/3/2010 Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu Lưu trữ
29. Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN 5700-2002) về mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành.
30. Quyết định số 129/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ Ban hành Quy chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước
31. Quyết định số 308/2005/QĐ-TTg ngày 25/11/2005 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế thực hiện nết sống văn minh trong việc cưới, việc tang và lễ hội
32. Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (Ban hành kèm theo Quyết định số 03/2012/QĐ-UBND ngày của UBND huyện Sóc Sơn);
33. Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn (Ban hành kèm theo Quyết định số 812/QĐ-UBDN ngày 22/10/2008 của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn).