III. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn
2. Công tác văn thư
2.1. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sóc Sơn
Công tác văn thư của cơ quan được thực hiện một cách tập trung tại một đầu mối, quá trình bố trí, tổ chức nhân sự làm công tác văn thư một cách khoa học, phù hợp nên công việc được thực hiện nhanh chóng, chính xác và đảm bảo các yêu cầu về công tác văn thư. Cán bộ văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm, lại thường xuyên được cử đi tập huấn, đi học các lớp bồi dưỡng nhằm củng cố thêm kiến thức nghiệp vụ một cách thuần thục, linh hoạt, nhạy bén. Cán bộ văn thư chịu khó học hỏi đồng nghiệp, tham khảo báo cáo, tài liệu vì vậy mà công tác văn thư ngày càng đạt hiệu quả cao.
* Ưu điểm:
- Hình thức văn thư tập trung, giúp cho việc tập hợp, quản lý, bảo quản và phục vụ tra tìm tài liệu diễn ra một cách dễ dàng, thuận lợi hơn.
- Công tác văn thư của cơ quan được giải quyết một cách nhanh chóng và kịp thời đảm bảo hoạt động công văn, giấy tờ của cơ quan được lưu thông. Đồng thời, cung cấp các thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đã đảm bảo cho công việc của cơ quan được giải quyết nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và công sức cho cán bộ, công chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
* Nhược điểm:
- Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn nhiều thiếu sót trong khâu duyệt và trình ký văn bản.
- Việc chuyển giao văn bản còn nhiều bất cập, chưa khoa học, một số khâu còn thực hiện chưa chính xác dẫn đến đôi khi văn bản chuyển giao đi bị nhầm lẫn hoặc bị hoàn trả lại.
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Chánh Văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan
Nhận thức rừ trỏch nhiệm của mỡnh trong việc chỉ đạo cụng tỏc văn thư của UBND, Chánh văn phòng Đỗ Thu Nga đã tích cực tham mưu cho lãnh đạo ủy ban về công tác soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý và giải quyết văn bản đi, đến; quản lý con dấu; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành. Công tác văn thư được thực hiện một cách chặt chẽ tuân thủ đúng theo quy trình, quy định của nhà nước. Đồng thời, việc cung cấp các thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật đã đảm bảo cho công việc của cơ quan được giải quyết nhanh chóng, chính xác, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc và chế độ. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và công sức cho cán bộ, công chức trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Tuy nhiên, trong việc thực hiện công tác văn thư vẫn còn một số sai sót cơ bản:
- Trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản: Đôi khi không thực hiện theo đúng quy trình; văn bản ban hành còn sai về thể thức lẫn nội dung;
- Trong việc quản lý và giải quyết văn bản đi, đến: Do áp dụng phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính nên việc vào số văn bản vì sơ xuất trong thao tác đánh máy nên chuyên viên văn thư đôi lúc xử lý sai văn bản.
- Trong công tác lập hồ sơ hiện hành: Không đúng thời gian và còn thiếu văn bản, tài liệu 3. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
3.1 Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ - Trách nhiệm của Chủ tịch UBND huyện Sóc Sơn:
+ Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;
+ Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ đối với
các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn lưu trữ theo thẩm quyền;
+ Áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng giúp Chủ tịch UBND trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác lưu trữ tại UBND, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu trữ cho các phòng, đơn vị trực thuộc UBND huyện. Nghiệp vụ lưu trữ bao gồm:
+ Phân loại tài liệu;
+ Xác định giá trị tài liệu:
+ Thu thập, bổ sung tài liệu;
+ Chỉnh lý tài liệu;
+ Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu;
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ;
+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
* Những văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ: Đồng thời là những văn bản chỉ đạo về công tác văn thư đưa ra ở phần 2.1.1. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng.
3.2. Nhận xét, đánh giá
Chủ tịch UBND huyện và Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình đã thực hiện và triển khai tốt công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ trong toàn ủy ban. Tất cả bảy nghiệp vụ đều được chỉ đạo theo đúng quy định pháp luật hiện hành. Chánh Văn phòng luôn hướng dẫn tích cực, đầy đủ các nghiệp lưu trữ cho văn phòng cũng như các đơn vị trong UBND. Thông qua hoạt động chỉ đạo hầu hết các cá nhân, đơn vị trong ủy ban đó nắm bắt một cỏch rừ ràng, nhanh chúng, đầy đủ nội dung của cỏc nghiệp vụ lưu trữ. Từ đó, đi vào hoạt động theo đúng khuôn khổ và thực hiện nghiệp vụ một cách linh hoạt, hướng tới đạt hiệu quả cao.
Phần II
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA UBND HUYỆN SểC SƠN
I. Mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm của UBND