Phụ lục 11:Quy chế công tác văn thư lưu trữ của UBND huyện Sóc Sơn III.Xây dựng Quy chế văn hoá công sở của UBND huyện Sóc Sơn Phụ lục 12: Quy chế văn hoá công sở của UBND huyện Sóc Sơn Phụ lục 13: Quy chế văn hoá công sở của UBND huyện Sóc Sơn
IV.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của UBND huyện Sóc Sơn Phụ lục 14: Mẫu hóa chương trình nghị sự của UBND huyện Sóc Sơn V. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của UBND huyện Sóc Sơn Đất nước đang có sự thay đổi toàn diện, phát triển theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì việc đổi mới, hiện đại hóa văn phòng các cơ quan nhà nước càng phải được quan tâm, chú trọng đúng mức. Để phát huy những ưu điểm, hạn chế và khắc phục những nhược điểm vẫn còn tồn tại trong công tác hành chính văn phòng UBND huyện Sóc Sơn, ba yếu tố quan trọng nhất của văn phòng “trang thiết bị kĩ thuật văn phòng”, “con người làm văn phòng”, “các nghiệp vụ hành chính văn phòng” cần phải được phối hợp, thống nhất với nhau, có mối quan hệ hữu cơ mắt xích với nhau. Chuẩn bị tốt ba yếu tố này, chắc chắn sẽ có một Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn hiện đại, hoạt động đạt hiệu quả cao nhất.
Phụ lục 15: Mô hình văn phòng hiện đại của UBND huyện Sóc Sơn
* Ưu điểm: Với kiểu mô hình này các phòng sẽ có điều kiện làm việc riêng, không bị tác động bởi các yếu tố bên ngoài và không gây ảnh hưởng đến các phòng ban khác. Khuôn viên thoáng mát tạo cảm giác làm việc cho cán bộ trong văn phòng, phòng làm việc được sắp xếp trang trang thiết bị một cách khoa học, hợp lý. Mỗi phòng đều được bố trí các trang thiết bị, đồ dùng phục vụ cho công việc:
bàn, ghế, tủ đựng, máy tính, điện thoại, máy điều hòa, máy phoootocopy,... với kết cấu nhỏ gọn, đa chức năng, dễ sử dụng tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ khi thực hiện công việc. Cách bố trí này phù hợp với cơ sở hạ tầng và kiến trúc của huyện cũng như phù hợp với thói quen của người Việt Nam.
* Nhược điểm: Bên cạnh những ưu điểm mà mô hình hiện đại mang lại thì vẫn còn những bất cập như tốn diện tích, lãng phí đồ dùng, trang thiết bị. Phòng làm việc khép kín nên lãnh đạo khó nắm bắt tình hình, quá trình làm việc đòi hỏi cán bộ văn phòng có tinh thần tự giác giải quyết công việc tránh sự chồng chéo, ỷ lại trong công việc.
VI. Cơ cấu tổ chức , bộ máy văn phòng. Ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng HDND – UBND huyện Sóc Sơn
1.Đánh giá về cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng HDND – UBND huyện Sóc Sơn
Văn phòng HĐND – UBND huyện Sóc Sơn bố trí văn phòng theo kiểu truyền thống. Mỗi tổ, bộ phận trong văn phòng sẽ có một phòng làm việc riêng.
Các phòng làm việc nằm việc nằm không kế sát nhau. Bộ phận văn phòng đặt tại tầng 1 và là chỗ dễ để nhìn thấy nhất. Vì đây là bộ phận thường xuyên tiếp xúc với dân. Nên tổ chức văn phòng theo kiểu hiện đại, phòng làm việc có mặt bằng lớn, các bộ phận làm việc có liên quan chung với nhau trong một mặt bằng lớn, các bộ phận làm việc có liên quan chung với nhau trong một phòng được phân cách chỗ làm việc riêng cho mỗi người bằng vách ngăn hiện đại, dễ di chuyển, co dãn khi cần thiết.
2. Ưu điểm và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của Văn phòng HĐND – UBND huyện Sóc Sơn
*Ưu điểm: có tính bảo mật thông tin cao, số lượng các cán bộ công chức, viên chức trong một phòng ít sẽ giúp các cán bộ tập trung trong giờ làm việc; mỗi phòng đều có các trang thiết bị công nghệ hiện đại hỗ trợ trong quá trình làm việc giúp công việ đạt hiệu quả cao hơn. Các bộ phận đều đặt ở tầng 1 của các dãy nhà gần nhau nên dễ dàng trong việc di chuyển và chuyển giao tài liệu, không mất quá nhiều thời gian để giải quyết công việc. Điều đó cũng thuận tiện cho việc tiếp khách của cơ quan vì khi khách đến liên hệ có thể tìm thấy bộ phận văn phòng một cách dễ dàng.
* Nhược điểm: Mô hình tổ chức bộ máy văn phòng chưa hợp lý, tổ chức theo mô hình nhiều phòng làm việc sẽ gây lãng phí diện tích và trang thiết bị văn phòng mà hiệu quả công việc lại không cao. Khi có văn bản giấy tờ cần giải quyết mất thời gian đi lại từ phòng này sang phòng khác, giải quyết công việc không theo dây chuyền và không có tính liên hoàn. Vì vậy hiệu quả công việc không cao.
Không có tính gắn kết giữa các cán bộ công chức, viên chức trong văn phòng.
Phần III
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
I. Ưu điểm, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của