III. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn
1. Tổ chức công tác văn phòng
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND huyện Sóc Sơn
1.1.1. Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND huyện Sóc Sơn.
Chức năng quan trọng hàng đầu của Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn là chức năng tham mưu, tổng hợp phục vụ cho hoạt động của Thường trực HĐND, UBND và các đồng chí lãnh đạo UBND huyện. Văn phòng thực hiện chức năng “tham mưu” bao hàm các hoạt động tư vấn, góp ý kiến cho lãnh đạo HĐND, UBND về công tác hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân sự, kiểm tra giám sát hoạt động của ủy ban.
Chức năng “tổng hợp” của Văn phòng được biểu hiện thông qua các hoạt động thống kê, phân tích, xử lý thông tin về tất cả các vấn đề liên quan tới hoạt động quản lý của ủy ban để cung cấp, tham mưu cho lãnh đạo thực hiện tốt các nhiệm vụ của mình.
Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp thông qua những công việc:
- Tổ chức xây dựng bộ máy của văn phòng;
- Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế hoạt động của UBND;
- Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của UBND;
- Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của UBND;
- Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của UBND;
- Thẩm định các văn bản về hình thức và nội dung do UBND ban hành.
Ví dụ: Trong công việc thẩm định các văn bản về hình thức và nội dung do UBND huyện ban hành:
Căn cứ vào các văn bản của nhà nước quy định về hình thức và nội dung văn bản ( Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 03 tháng 12 năm 2004; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-
BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính …); căn cứ vào thực trạng công tác soạn thảo văn bản của ủy ban, Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn đã tổng hợp phân tích, xử lý thông tin từ hai nguồn; từ đó tham mưu, đề xuất phương pháp soạn thảo văn bản theo đúng quy định của pháp luật hiện hành cho lãnh đạo UBND. Như vậy, chức năng tham mưu của văn phòng đã giúp lãnh đạo ủy ban có quyết định chỉ đạo đúng đắn trong công tác soạn thảo văn bản tới các đơn vị trực thuộc UBND huyện, hạn chế tối đa những sai sót không đáng có trong công tác soạn thảo văn bản.
* Đánh giá
Thực hiện vai trò quan trọng của Văn phòng - chức năng tham mưu tổng hợp, Văn phòng HĐND - UBND huyện Sóc Sơn đã tiếp nhận, phân loại và xử lý các thông tin tổng hợp được từ hoạt động kinh tế, chính trị, xã hội của toàn huyện để cung cấp những thông tin quan trọng, cấp thiết phục vụ lãnh đạo HĐND, UBND trong quá trình lãnh đạo, điều hành; đặc biệt trong việc ban hành các quyết định quản lý trên địa bàn. Việc phản ánh tình hình, tin tức đến lãnh đạo HĐND, UBND huyện luôn đảm bảo về nội dung, phản ánh đúng bản chất thông tin. Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp thường xuyên, kịp thời, chính xác giúp lãnh đạo ủy ban giảm được phần lớn thời gian cho công việc, có cơ sở cho việc đưa ra những quyết định chỉ đạo đúng đắn, hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, góp phần làm tăng hiệu quả hoạt động của UBND.
Nếu Văn phòng thực hiện không tốt chức năng tham mưu, tổng hợp sẽ dẫn tới việc lãnh đạo UBND huyện trong quá trình lãnh đạo, điều hành rất có thể ban hành các quyết định quản lý không phù hợp với thực tế, gây sự chồng chéo, không đúng với chức năng thẩm quyền pháp luật quy định.
1.1.2.Vai trò của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng giúp việc, hậu cần cho UBND huyện Sóc Sơn.
Song song với việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp; Văn phòng
cũng đồng thời đảm nhận chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần cho UBND.
Giúp việc, hậu cần là việc đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế, môi trường và những yếu tố khác phục vụ cho hoạt động của ủy ban.
Văn phòng thực hiện chức năng giúp việc, hậu cần thông qua những nội dung công việc:
- Tổ chức mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc cho UBND;
- Tổ chức quản lý, sử dụng tài sản, phương tiện, vật tư, trang thiết bị làm việc cho UBND;
- Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của UBND;
- Tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác của Lãnh đạo UBND;
- Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cho UBND;
- Tổ chức công tác vệ sinh, môi trường làm việc của UBND;
- Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm lo đời sống cán bộ, công chức, chuyên viên trong UBND;
- Thực hiện các nghiệp vụ lễ tân, khánh tiết;
- Đảm bảo giao tiếp, đối nội, đối ngoại;
- Quản lý tài khoản của Văn phòng.
Ví dụ: Trong việc tổ chức phục vụ các cuộc hội họp của UBND:
Để tổ chức cuộc họp trực tuyến về Giao ban xây dựng cơ bản quý I năm 2014 vào ngày 31/3/2014, tại phòng họp 305, Văn phòng HĐND - UBND là đơn vị được lãnh đạo ủy ban giao nhiệm vụ tổ chức thực hiện. Căn cứ vào thẩm quyền, Chánh Văn phòng đã phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận trực thuộc văn phòng. Theo bảng phân công: bộ phận tổng hợp và văn thư có trách nhiệm chuẩn bị tài liệu liên quan tới nội dung cuộc họp; bộ phận tài vụ có trách nhiệm dự trù kinh phí, lập hóa đơn thu chi; bộ phận tạp vụ có trách nhiệm chuẩn bị phòng họp (bàn ghế, maket, trang thiết bị như máy chiếu), nước uống, hoa… phục vụ cuộc họp.
* Đánh giá
Chức năng giúp việc, hậu cần được văn phòng thực hiện thường xuyên, kịp thời góp phần lớn cho mọi hoạt động của UBND, giúp nâng cao hiệu quả làm việc, năng suất lao động.
Nếu không có chức năng giúp việc, hậu cần của Văn phòng HĐND - UBND được diễn ra hằng ngày chắc chắn mỗi hoạt động của ủy ban sẽ không tránh khỏi sai sót, trì trệ, dẫn tới hiệu quả công việc không cao, ảnh hưởng lớn tới sự phát triển của huyện Sóc Sơn.
Kết luận:
“Tham mưu, tổng hợp” và “giúp việc, hậu cần” là hai chức năng quan trọng của Văn phòng HĐND – UBND. Hai chức năng này không chỉ được thực hiện thụng qua hoạt động theo dừi, đụn đốc việc tổ chức thực hiện cỏc ý kiến chỉ đạo của UBND huyện mà còn phản ánh kịp thời việc thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị, phòng ban cũng như việc đưa ra các chỉ đạo điều hành tiếp theo.
Như vậy, với chức năng tham mưu, tổng hợp; giúp việc, hậu cần; Văn phòng chính là đầu mối và cầu nối cho mọi hoạt động chỉ đạo, điều hành của Thường trực HĐND, UBND huyện, giúp hoạt động của UBND được triển khai nhịp nhàng từ cấp lãnh đạo, điều hành tới các phòng, ban, ngành, đơn vị và cơ sở thuộc UBND huyện Sóc Sơn.
1.2. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND