Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại ỦY BAN NHÂN dân QUẬN NAM từ LIÊM, THÀNH PHỐ hà nội

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 4 LỜI NÓI ĐẦU 1 PHÂN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội 3 1.1. Vị trí chức năng của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm. 3 1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm. 3 1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm. 4 2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND Quận Nam Từ Liêm. 5 2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng. 5 2.1.1. Vị trí chức năng. 5 2.1.2. Nhiệm vụ quyền hạn. 6 2.2. Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo Văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy Văn phòng. 10 3. Tìm hiều công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ quan tổ chức. 13 3.1. Hệ thống hóa các văn bản về công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ quan tổ chức. 13 3.2. Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan. 14 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 14 3.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm. 14 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm. 15 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND quận Nam Từ Liêm. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá. 16 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 17 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến. 17 3.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND quận Nam Từ Liêm. 17 3.5. Tìm hiểu về tổ chức Lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm. 18 4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND quận Nam Từ Liêm. 18 4.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng. 18 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu. 19 4.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng ở UBND quận Nam Từ Liêm. Nhận xét hiệu quả bước đầu mang lại. 20 PHẦN II.CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 21 ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM 21 1. Lý do chọn chuyên đề thực tập. 21 2. Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 22 2.1. Khái niệm Văn phòng. 22 2.2. Khái niệm công tác văn thư. 22 2.3. Thông tin. 22 2.4. Thông tin quản lý hành chính nhà nước 23 2.5. Tin học hóa 23 2.6. Công nghệ thông tin. 23 2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư. 24 3. Cơ sở thực tiễn của đề tài. 24 4. Thực trạng công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm. 26 4.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư. 26 4.2. Công tác chỉ đạo về công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm. 27 4.1.3. Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư. 28 5. Nội dung chuyên đề “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm. 29 5.1. Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm. 29 5.2. Công tác chỉ đạo điều hành và hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho việc “ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư” ở UBND huyện Từ Liêm. 31 5.2.1. Công tác chỉ đạo điều hành. 31 5.2.2. Hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin ở UBND quận Nam Từ Liêm. 32 5.3. Giới thiệu về chương trình “phần mềm quản lý hồ sơ công việc” tại UBND quận Nam Từ Liêm. 33 5.3.1. Giới thiệu chương trình trong hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ công việc. 34 5.3.2. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND huyện Từ Liêm. 35 6. Đánh giá thực trạng ứng dụng tin học hóa trong công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm. 42 6.1. Nhận xét chung. 42 6.2. Ưu điểm của công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư. 42 6.2.1. Công tác soạn thảo và in ấn văn bản 42 6.2.2. Công tác tổ chức quản lý văn bản. 43 6.3. Nhược điểm của công tác “ứng dụng công nghệ thông tin” vào trong công tác văn thư. 44 6.3.1. Công tác soan thảo và in ấn văn bản. 44 6.3.2. Công tác quản lý và giải quyết văn bản. 44 6.3.3. Nhóm nhược điểm khác. 45 6.4. Một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại UBND huyện Từ Liêm. 46 6.4.1. Nhóm giải pháp về công tác chỉ đạo, điều hành. 46 6.4.2. Nhóm giải pháp về kỹ thuật cơ sở vật chất. 47 6.4.3. Nhóm giải pháp về nhân lực. 48 KẾT LUẬN 50 PHẦN III.PHỤ LỤC 52

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 4

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHÂN I.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN

DÂN QUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội 3

1.1 Vị trí chức năng của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm 3

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm 3

1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm 4

2 Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Văn phòng của UBND Quận Nam Từ Liêm 5

2.1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng 5

2.1.1 Vị trí chức năng 5

2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 6

2.2 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo Văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy Văn phòng 10

3 Tìm hiều công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ quan tổ chức 13

3.1 Hệ thống hóa các văn bản về công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ quan tổ chức 13

3.2 Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan 14

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 14

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm 14

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm 15

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND quận Nam Từ Liêm So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá 16

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 17

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 17

3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND quận Nam Từ Liêm 17

3.5 Tìm hiểu về tổ chức Lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm 18

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của

UBND quận Nam Từ Liêm 18

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng 18

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu 19

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng ở UBND quận Nam Từ Liêm Nhận xét hiệu quả bước đầu mang lại 20

PHẦN II.CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP 21

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM 21

1 Lý do chọn chuyên đề thực tập 21

2 Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 22

2.1 Khái niệm Văn phòng 22

2.2 Khái niệm công tác văn thư 22

2.3 Thông tin 22

2.4 Thông tin quản lý hành chính nhà nước 23

2.5 Tin học hóa 23

2.6 Công nghệ thông tin 23

2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư 24

3 Cơ sở thực tiễn của đề tài 24

4 Thực trạng công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm 26

4.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 26

4.2 Công tác chỉ đạo về công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm 27

4.1.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 28

5 Nội dung chuyên đề “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm 29

5.1 Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm 29

5.2 Công tác chỉ đạo điều hành và hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho việc “ ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư” ở UBND huyện Từ Liêm 31

5.2.1 Công tác chỉ đạo điều hành 31

5.2.2 Hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị ứng dụng công nghệ thông tin ở UBND quận Nam Từ Liêm 32

5.3 Giới thiệu về chương trình “phần mềm quản lý hồ sơ công việc” tại UBND quận Nam Từ Liêm 33

5.3.1 Giới thiệu chương trình trong hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ công việc 34

5.3.2 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại UBND huyện Từ Liêm 35

6 Đánh giá thực trạng ứng dụng tin học hóa trong công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm 42

6.1 Nhận xét chung 42

6.2 Ưu điểm của công tác ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư 42

6.2.1 Công tác soạn thảo và in ấn văn bản 42

6.2.2 Công tác tổ chức quản lý văn bản 43

6.3 Nhược điểm của công tác “ứng dụng công nghệ thông tin” vào trong công tác văn thư 44

6.3.1 Công tác soan thảo và in ấn văn bản 44

6.3.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản 44

6.3.3 Nhóm nhược điểm khác 45

6.4 Một số giải pháp đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại UBND huyện Từ Liêm 46

6.4.1 Nhóm giải pháp về công tác chỉ đạo, điều hành 46

6.4.2 Nhóm giải pháp về kỹ thuật cơ sở vật chất 47

6.4.3 Nhóm giải pháp về nhân lực 48

KẾT LUẬN 50

PHẦN III.PHỤ LỤC 52

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Chữ cái viết tắt/ ký hiệu Cụm Từ đầy đủ

LỜI NÓI ĐẦU

Trong xu thế ngày nay, việc đổi mới nhằm nâng cao chất lượng công tácquản lý, điều hành đối với mỗi cơ quan, tổ chức là vấn đề vô cùng quan trọng.Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ côngtác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản và tổchức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổchức, đơn vị Do vậy mà công tác văn thư ở trong các cơ quan là trung tâm diễn

ra các hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu giữ và xử lý thông tin, trong đó nhữngcông văn giấy tờ là đối tượng chủ yếu của công tác văn thư, là một trong nhữngphương tiện quan trọng nhất phục vụ cho hoạt động quản lý của mỗi cơ quan.Vai trò của công tác văn thư ngày càng được tăng cường trong xã hội thông tinhiện nay, do nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày càng cao vàbức thiết Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý và tự động hóa trong cáckhâu nghiệp vụ sẽ nâng cao chất lượng cho hoạt động quản lý

Công nghệ thông tin hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vựccủa đời sống xã hội và đã đem lại hiệu quả rất cao Việc ứng dụng công nghệthông tin trong công tác văn thư là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợcho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư từ thư công sang tự động hóa hoặcbán tự động hóa các khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân taycủa con người, đồng thời nâng cao năng xuất lao động của cán bộ văn thư

UBND quận Nam Từ Liêm là một cơ quan quản lý hành chính Nhà nước

Để hoàn thiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mình, UBND quận Nam TừLiêm phải đẩy mạnh công tác tổ chức và phương thức hoạt động của Văn phòng

Bộ phận văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND & UBND quận đóng vai tròhết sức quan trọng trong việc quản lý và ban hành văn bản của UBND quận.Nắm được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ, Văn phòng HĐND &UBND quận Nam Từ Liêm không ngừng hoàn thiện, hiện đại hoá để nâng caochất lượng công tác này trong hoạt động điều hành và quản lý của Văn phòngcũng như của Uỷ ban, nhằm thực hiện tốt chức năng tham mưu tư vấn cho lãnhđạo, đảm bảo hiệu lực quản lý Nhà nước trên địa bàn quận

Tuy nhiên qua khảo sát thực tế tại văn UBND quận Nam Từ Liêm emnhận thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn một sốvấn đề đặt ra cần giải quyết trong thời gian tới nhằm hoàn thiện hơn nữa công

tác văn thư Chính vì thế em đã chọn chuyên đề“Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư” với những nội dung cụ thể như sau:

PhầnI Khảo sát công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân quận Nam

Qua đây cho em xin gửi lời cảm ơn trân thành nhất tới các thầy cô giáoTrường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là các thầy cô giáo Khoa Văn phòng,cùng các anh chị trong UBND quận Nam Từ Liêm đã nhiệt tình hướng dẫn emtrong suốt thời gian em thực tập tại trường và cơ quan

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 30 thán 7 năm 2015

Sinh viên

ĐinhVăn Thao

PHÂN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI

ỦY BAN NHÂN DÂNQUẬN NAM TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội

1.1.Vị trí chức năng của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.

Căn cứ vào Luật tổ chức HĐND & UBDN năm 2003 quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND & UBND các cấp

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hộiđồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệmtrước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bảncủa cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấpnhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng

cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhànước từ trung ương tới cơ sở

Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận tổ chức hoạt động theonguyên tắc tập chung dân chủ

Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm thực hiệnnhiệm vụ, quyền hạn của mình theo Hiến pháp , Luật và các văn bản của cơquan nhà nước cấp trên; phát huy quyền làm chủ của nhân dân, tăng cường phápchế Xã hội Chủ nghĩa, ngăn ngừa và chống các biểu hiện quan liêu, hách dịch,cửa quyền, tham nhũng, lãng phí, vô trách nhiệm và các biểu hiện tiêu cực kháccủa cán bộ, công chức và trong bộ máy chính quyền địa phương

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.

Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Nam Từ Liêm được quy định tại

luật tổ chức Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban Nhân dân năm 1993, và được sửa đổi

bổ sung tại điều 97- 110 năm 2003 Theo đó:

a) Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâmnghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoahọc công nghệ và môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh truyền hình

và các linh vực xã hội khác, quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tàinguyên thiên nhiên, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sảnphẩm hàng hoá

b) Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy địnhcủa pháp luật

c) Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũcán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của Chính Phủ

d) Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến Pháp,Luật, các văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị Quyết của HĐNDcùng cấp trong các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũtrang nhân dân và công dân địa phương

đ) Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụxây dựng lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiên chế độnghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên chính sách hậuphương, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại củangười nước ngoài tại địa phương

e) Phòng chống thiên tai bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổchức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản, tự do, danh dự, nhân phẩm của công dân,chống tham nhũng, buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn khác

g) Tổ chức thực hiện việc thu chi ngân sách của địa phương theo quy địnhcủa pháp luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ,thu kịp thời các khoản thu từ thuế và các khoản thu khác ở điạ phương

1.3 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.

UBND quận NamTừ Liêmdo HĐND cùng cấp bầu ra làm việc theo nguyêntắc tập trung dân chủ, kết hợp sự lãnh đạo của tập thể UBND quận với sự điều hành

của Chủ tịch UBND quận và đề cao trách nhiệm của mỗi thành viên UBND quận đểgiải quyết công việc Cơ cấu tổ chức của UBND quận Nam Từ Liêm cụ thể như sau:

Đứng đầu là chủ tịch UBND quận, giúp việc cho Chủ tịch có 03 Phó Chủtịch (01 Phó Chủ tịch Kinh tế, 01 Phó Chủ tịch Văn xã, 01 Phó Chủ tịch Tàimẫu) nhân danh Chủ tịch chỉ đạo, điều hành, trực tiếp giải quyết công việc thuộclĩnh vực công tác được Chủ tịch phân công và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch

4 Phòng Thanh tra nhà nước;

5 Phòng Lao động thương binh và xã hội;

6 Phòng Tài chính – Kế hoạch;

7 Phòng Tài nguyên và Môi trường;

8 Phòng Văn hóa thông tin;

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm( Xem

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận là cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận, có chức năng tham mưu tổng hợp choHội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân về hoạt động của Hội đồng nhân dân,

Ủy ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo, điềuhành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạtđộng của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địaphương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân

và Ủy ban nhân dân

Vănphòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân có tư cách pháp nhân,

có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế vàcông tác của Ủy ban nhân dân quận đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướngdẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố

2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn.

* Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của Ủy ban nhân dân

1 Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình làm việc, kế hoạch công táchàng tháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Ủy ban nhân dân quận Đôn đốc,kiểm tra các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân cấp phường việc thực hiệnchương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dânquận sau khi được phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữacác phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường theo quy định của pháp luật;

2 Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận theo quyđịnh của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất đượcgiao theo quy định của pháp luật;

3 Trình Ủy ban nhân dân quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, cácchương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận;

4 Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch

Ủy ban nhân dân quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, Ủy bannhân dân cấp phường soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;

5 Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các

phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường trước khi trình Ủy ban nhân dân

và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem xét, quyết định;

6 Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giữ mối quan

hệ phối hợp công tác với Quận uỷ, Thường trực Quận ủy, Thường trực Hội đồngnhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc quận, các đoàn thể nhân dân cấp quận và các

cơ quan, tổ chức của Trung ương, của thành phố đóng trên địa bàn địa phương;

7 Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dânquận; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.Giúp Ủy ban nhân dân quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc,kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dâncác phường;

8 Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch

Ủy ban nhân dân quận; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tinhọc hoá hành chính nhà nước của Ủy ban nhân dân quận;

9 Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình, biện pháp tổ chức thực hiệncông tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng Ủy ban nhândân quận;

10 Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân các phường vềnghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính nhà nướctheo quy định của pháp luật;

11 Giải quyết khiếu nại, tố cáo, thực hiện công tác phòng, chống thamnhũng, lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng Ủy ban nhân dân quận theoquy định của pháp luật và phân công của Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận;

12 Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của

Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; bảo đảm điều kiện hoạt độngcủa Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận và các tổ chức có liên quantheo quy định của Ủy ban nhân dân quận;

13 Xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,viên chức của cơ quan;

14 Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức và tài

sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật vàphân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân quận;

15 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy bannhân dân quận giao

* Đối với việc tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân quận, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận

có các nhiệm vụ sau đây:

1 Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàngtháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hộiđồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân; tổ chức phục vụ việc thực hiệnchương trình, kế hoạch đã được phê duyệt;

2 Tham mưu, phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân điều hành công việcchung của Hội đồng nhân dân; điều hoà, phối hợp hoạt động các Ban của Hội đồngnhân dân; bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của Hội đồng nhân dân,Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, nội quy kỳ họp Hộiđồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân giữ mối liên hệ với Tổ đạibiểu và đại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hộiđồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân trong hoạt động đối ngoại;

3 Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân xây dựng chương trình, tổ chứcphục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhân dân

và Ban của Hội đồng nhân dân; đôn đốc cơ quan, tổ chức hữu quan chuẩn bị tàiliệu phục vụ kỳ họp Hội đồng nhân dân, cuộc họp của Thường trực Hội đồng nhândân, cuộc họp Ban của Hội đồng nhân dân;

4 Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân xâydựng báo cáo công tác; phục vụ Ban của Hội đồng nhân dân thẩm tra đề án, báocáo, dự thảo nghị quyết; giúp Thư ký kỳ họp Hội đồng nhân dân hoàn chỉnh Nghịquyết của Hội đồng nhân dân; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân hoàn thiện cácnghị quyết của Hội đồng nhân dân;

5 Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của

Hội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân trong hoạt động giám sát; theodõi, đôn đốc cơ quan, tổ chức và cá nhân thực hiện kiến nghị trong kết luận giámsát;

6 Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban củaHội đồng nhân dân và đại biểu Hội đồng nhân dân tiếp công dân, tiếp nhận, xử lýkiến nghị, đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; theo dõi, đôn đốc việc giải quyếtkhiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;

7 Phối hợp với cơ quan, tổ chức hữu quan phục vụ đại biểu Hội đồng nhândân tiếp xúc cử tri; giúp Thường trực Hội đồng nhân dân tổng hợp ý kiến, kiến nghịcủa cử tri và gửi cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xem xét giải quyết;

8 Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân tổ chức lấy ý kiến đóng góp vào

dự án Luật, dự án Pháp lệnh và các văn bản khác theo yêu cầu của Thường trựcHội đồng nhân dân thành phố;

9 Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân trong công tác bầu cử đại biểuQuốc hội và bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân các cấp; phê chuẩn kết quả bầuChủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân xã, thị trấn;

10 Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dântrong công tác giao ban, trao đổi kinh nghiệm, bồi dưỡng kỹ năng hoạt động chođại biểu Hội đồng nhân dân các cấp

11 Phục vụ Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ban củaHội đồng nhân dân giữ mối liên hệ công tác với các cơ quan thành phố và huyện,Thường trực Huyện ủy, Ủy ban nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, Tòa

án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể ở địaphương;

12 Phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân lập dự toán kinh phí hoạt độnghàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của Hội đồng nhân dân;

13 Bảo đảm cơ sở vật chất, hoạt động nghiên cứu khoa học, công tác hànhchính, lưu trữ, lễ tân và điều kiện hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trựcHội đồng nhân dân, Ban của Hội đồng nhân dân, Tổ đại biểu Hội đồng nhân dân vàđại biểu Hội đồng nhân dân; phục vụ Thường trực Hội đồng nhân dân thực hiện

chế độ, chính sách đối với đại biểu Hội đồng nhân dân;

14 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Thường trực Hội đồng nhân dân giao

2.2 Xây dựng bản mô tả công việc cho lãnh đạo Văn phòng và các vị trí khác trong bộ máy Văn phòng.

Phó Chánh Văn phòng phụ trách chung( Đ/c: Nguyễn Quang Diên)

Được thừa lệnh Thường trực HĐND – UBND quận ký thay Chánh Vănphòng những văn bản hành chính thông thường do Chánh Văn phòng phân côngthuộc lĩnh vực được phụ trách

Tham dự các cuộc họp của Thường trực HĐND, UBND quận được ChánhVăn phòng phân công để theo dõi, tổng hợp

Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công

Phó Chánh Văn phòng – Phụ trách công tác tống hợp (Đ/c : Nguyễn

Thay mặt Chánh Văn phòng ký các hợp đồng mua sắm, sửa chữa, bổ sung

cở sở vật chất và trang thiết bị làm việc khi được Chánh văn phòng ủy quyền

Thay mặt lãnh đạo Văn phòng giữ mối liên hệ với tổ chức Đoàn thanhniên cộng sản Hồ Chí Minh của khối cơ quan UBND quận

Phó Chánh Văn phòng – Phụ trách công tác hành chính quản trị; văn thư lưu trữ; tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân (Đ/c: Đỗ Xuân Bình):

Kiêm nhiệm Tổ trưởng tổ tiếp dân; tổng hợp, báo cáo UBND quận kếtquả công tác tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân

Phụ trách công tác hành chính quản trị của Văn phòng HĐND và UBND

quận, công tác văn thư lưu trữ, công tác bảo vệ an ninh trật tự, phòng cháy chữa cháy

ở cơ quan

Có nhiệm vụ quản lý, kiểm tra đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị làmviệc và kinh phí phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo Thường trực HĐND –UBND quận

Thay mặt lãnh đạo Văn phòng giữ mối liên hệ với tổ chức nữ công trong cơquan

Bộ phận Tin học – Cổng thông tin điện tử:

Chịu trách nhiệm phối hợp cùng các chuyên viên tổng hợp thuộc các lĩnhvực tổng hợp các vấn đề thuộc từng lĩnh vực, sau khi được lãnh đạo phê duyệtđưa tin, bài, văn bản lên cổng thông tin điện tử của quận Kiểm soát nội dungđăng tải trên cổng thông tin điện tử quận; thiết lập các đường liên kết từ cổngthông tin điện tử của quận tới các Website quan trọng khác như Website củaChính phủ, của Thành phố Hà Nội

Quản lý hệ thống mạng, phần mềm ứng dụng tại Trung tâm giao dịchhành chính một cửa quận Quản lý dịch vụ công qua mạng bằng việc tra cứuthông tin của người dân, nhận những hồ sơ thủ tục hành chính của nhân dân quacổng thông tin điện tử, công khai hóa các văn bản quy phạm pháp luật, các thủtục hành chính trên cổng thông tin điện tử; Phối hợp quản lý tăng âm loa đàiphục vụ các hội nghị tại phòng họp và hội trường của UBND

Bộ phận văn thư – lưu trữ:

Đối với Văn thư: Tiếp nhận, đăng ký chuyển giao văn bản đi, đến theoquy định, làm thủ tục gửi văn bản và theo dõi quá trình luân chuyển văn bảntheo địa chỉ; Quản lý con dấu và đóng dấu các văn bản đi, đến theo đúng quyđịnh; Sắp xếp công văn, tài liệu, hồ sơ hợp lý, sử dụng các phần mềm văn thư,lưu trữ để tra tìm nhanh, phục vụ nhu cầu khai thác; nộp hồ sơ đã đến hạn và lưutrữ cơ quan, thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảo mật của công tác văn thư lưutrữ theo quy định

Đối với Lưu trữ: Chịu trách nhiệm thu nhận toàn bộ hồ sơ tài liệu của cơquan để tiến hành phân loại, lập hồ sơ, hệ thống hóa, sắp xếp tài liệu trên cơ sởvăn bản hướng dẫn nghiệp vụ đã có, thực hiện quy trình kỹ thuật bảo quản antoàn tài liệu, có biện pháp phòng chống mối mọt, côn trùng phá hoại tài liệu,phòng chống cháy, nổ và bảo vệ bí mật nhà nước

Bộ Phận Kế toán: Xây dựng lập dự toán sử dụng ngân sách Nhà nước

hàng năm theo Luật ngân sách, mở sổ sách theo dõi chi tiết các chương, mục,theo dự toán giao, tổng hợp thanh quyết toán theo chính sách, chế độ tài chínhNhà nước quy định; quản lý chứng từ kế toán đúng chế độ Nhà nước quy địnhđảm bảo an toàn

Bộ phận Thủ quỹ: Quản lý quỹ thực hiện việc thu, chi đúng số tiền ghi

trên phiếu đã có đầy đủ thủ tục trình duyệt; theo dõi sổ quỹ tiền mặt hàng ngày

để kiểm kê đối chiếu sổ sách và bàn giao chứng từ thu, chi cho kế toán theo dõiquản lý kịp thời

Bộ Phận Photo: Chịu trách nhiệm nhân bản, sao, in, chụp tài liệu, văn

bản; giữ bí mật nội dung các tài liệu, bảo đảm an toàn hồ sơ, tài liệu in ấn và tàisản máy móc khi được giao quản lý

Bộ phận Lái xe: Bảo đảm xe sạch sẽ, lái xe an toàn, bảo dưỡng sửa chữa

phương tiện; lái xe phục vụ Thường trực HĐND & UBND quận đi công tác do lãnhđạo văn phòng điều động

Bộ phận Bảo vệ: Kiểm tra, kiểm soát người ra vào trong cơ quan và xung

quanh trụ sở; bảo vệ cơ quan, đảm bảo an toàn tuyệt đối về cơ sở vật chất vàphương tiện làm việc trong cơ quan.

Bộ phận Trung tâm giao dịch hành chính một cửa:Duy trì thực hiện

lịch tiếp tổ chức và công dân tại Trung tâm, thông báo kịp thời những trườnghợp khi có thay đổi lịch đột xuất; quản lý các trang thiết bị, đảm bảo vệ sinh nơilàm việc Bao gồm: Chuyên viên phụ trách lĩnh vực cấp giấy phép xây dựng;Chuyên viên phụ trách lĩnh vực cấp giấy chứng nhận; Chuyên viên phụ tráchlĩnh vực cấp Giấy phép Đăng ký kinh doanh, bổ sung ĐKKD ngành, nghề, cấplại giấy phép ĐKKD; Cán bộ phụ trách lĩnh vực giải quyết các vấn đề chínhsách xã hội; Cán bộ phụ trách lĩnh vực thu phí, lệ phí

3 Tìm hiều công tác Văn thư, Lưu trữcủa cơ quan tổ chức.

3.1 Hệ thống hóa các văn bản về công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ quan tổ chức.

Công tác Văn thư – Lưu trữ luôn giữ một vai trò quan trọng trong hoạtđộng của Văn phòng Chính vì thế mà trong quá trình hoạt động văn phòngHĐND – UBND quận Nam Từ Liêm đã ban hành các văn bản nhằm hướng dẫn,chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ đặc biệt là ban hành các văn bản nhằm chỉđạo nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ chuyên trách trong lĩnh vực này như:quyết định về việc ban hành danh mục các cơ quan, đơn vị thực hiện nộp lưu tàiliệu vào lưu trữ huyện; kế hoạch thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư – Lưu trữhàng năm; quyết định về việc ban hành quy chế Văn thư – Lưu trữ quận

Các văn bản quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ mà Ủy ban

áp dụng bao gồm:

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan thay thế cho văn bản quy định trước đó là Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về

việc hướng dẫn quản lý văn bản đi và văn bản đến;

Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ

về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan,

Việc căn cứ các văn bản trên mà Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm đãxây dựng cho cơ quan các văn bản quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo đúngquy định của nhà nước

3.2 Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan.

Mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan thể hiện qua quy mô, tính chất côngviệc của từng cơ quan Do đó cần phải lựa chọn hình thức tổ chức công tác vănthư cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức, số lượng văn bản đi, đến vàchức năng nhiệm vụ của cơ quan

Mô hình công tác văn thư của UBND quận Nam Từ Liêm được tổ chứctheo hình thức tập trung một đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó sẽ chuyển giaovăn bản đến nơi nhận Cách tổ chức này giúp văn thư cơ quan quản lý, kiểm soátchặt chẽ văn bản trong quá trình giải quyết công việc, cho phép giảm bớt chi phítrong việc thực hiện công tác văn thư, tạo điều kiện thuận lợi cho việc định mứchóa, chuyên môn hóa Tất cả các văn bản đến đều được tiếp nhận tập trung tạiVăn thư để đăng ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký,phát hành tại Văn thư cơ quan

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.

3.3.1 Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.

Trong quá trình làm việc và thực tập tại UBND quận Nam Từ Liêm, việcban hành các văn bản quản lý đúng theo quy định của Nhà nước Căn cứ vào

Luật 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 về việc ban hành văn bản quyphạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân và các văn bản quyđịnh ban hành văn bản hành chính của cơ quan.

Các văn bản của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm ban hành đều đúngtheo thẩm quyền quy định

Ủy ban nhân dân ban hành văn bản quy phạm pháp luật như Quyết định,chỉ thị Văn bản hành chính: Quyết định (cá biệt); chỉ thị (cá biệt); các văn bảnhành chính thông thường

Việc thực hiện đúng thẩm quyền ban hành văn bản tại UBND góp phầnđảm bảo cho việc ban hành văn bản không bị xáo trộn, hiệu lực của văn bảnđược đảm bảo đúng thẩm quyền và nâng cao nhận thức trách nhiệm của người

ký ban hành văn bản đó Đảm bảo cho hoạt động ban hành văn bản của UBNDđược diễn ra thuận lợi, chính xác

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêm.

Công tác soạn thảo, ban hành văn bản là hoạt động được cán bộ côngchức làm việc tại UBND quận Nam Từ Liêm rất đặc biệt quan tâm chú ý

Nhờ đó mà thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ở đây đang từng bướcđược hoàn thiện hơn

Qua khảo sát các văn bản được soạn thảo và ban hành tại UBND quận từkhi có Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản hành chính, ban hành ngày 19 tháng 1 năm 2011 , em nhận thấy thựctrạng về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đạt được những ưu điểm nổi bậtsau:

Trong mỗi văn bản đều đã đảm bảo đủ các yếu tố bắt buộc của thể thức.Các văn bản đều đã thể hiện được bố cục của văn bản tương đối rõ ràng, giúpngười tiếp nhận văn bản dễ nắm bắt thông tin hơn

Các văn bản được trình bày có sự phù hợp giữa cơ quan ban hành vớithẩm quyền, chức vụ người ký và dấu cơ quan, khi soạn thảo người soạn thảovăn bản đã bước đầu chú ý đến vấn đề thể thức văn bản

Tuy nhiên bên cạnh những thành tựu đã đạt được thì vấn đề thể thức và kỹthuật trình bày vẫn còn nhiều hạn chế Các văn bản tuy đúng về thể thức trìnhbày nhưng vẫn còn sai sót ở các lỗi nhỏ như: chọn phông chữ, kiểu chữ cònđang chưa theo đúng quy định Cách chọn lề trang văn bản đang còn theo sởthích của cá nhân, cán bộ soạn thảo văn bản cứ nhìn thấy hợp mắt là chọn màkhông theo quy tắc chung mà trong Thông tư số 01/2011/TT-BNV đã quy định.

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của UBND quận Nam Từ Liêm So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.

Hiện nay công việc soạn thảo của Ủy ban nhân dân quận Nam Từ Liêmthực hiện đầy đủ theo đúng các quy định về thể thức văn bản của Nhà nước

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản quản lý của UBND quận Nam

Từ Liêm được tiến hành theo trình tự 7 bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo

Phân công soạn thảo: giao cho đơn vị chủ trì soạn thảo

Xác định mục đích, tính chất nội dung của vấn đề cần soạn thảo

Xác định tên loại, trích yếu nội dung văn bản

Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn thông tin cần thiết liên quan đếnnội dung vấn đề cần soạn thảo

Xây dựng đề cương

Bước 2: Soạn đề cương và thảo văn bản

Trên cơ sở đề cương đã xây dựng, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì tiến hànhsoạn thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức, nội dung của văn bản đã xácđịnh Sau khi soạn thảo xong thì đơn vị soạn thảo kiểm tra về chính tả, kỹ thuậttrình bày, mục đích của văn bản

Bước 3: Trình duyệt nội dung và tổ chức lấy ý kiến

Sau khi kiểm tra xong bản thảo trình người đứng đầu cơ quan tham khảo

và lấy ý kiến chỉ đạo

Bước 4: Tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo

Bước 5: Duyệt bản thảo

Đơn vị soạn thảo sau khi tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo trìnhlãnh đạo phụ trách trực tiếp duyệt nội dung bản thảo Cán bộ văn phòng phụtrách duyệt thể thức và thủ tục pháp lý

Bước 6: Trình ký văn bản

Trình lãnh đạo cơ quan duyệt và ký ban hành

Bước 7: Hoàn thiện và lưu văn bản

+ Ghi số, ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

+ Nhân bản văn bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận;

+ Đóng dấu cơ quan;

+ Làm các thủ tục ban hành;

+ Lưu văn bản theo quy định hiện hành

Việc thực hiện đúng quy trình này giúp cho việc soạn thảo và ban hànhvăn bản được chặt chẽ, thống nhất không mất thời gian và đúng trình tự phâncấp

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến.

Để quản lý tập trung thống nhất công việc trong cơ quan, tất cả các vănbản đi, đến cơ quan đều phải chuyển qua văn thư – văn phòng để đăng ký vào sổ

và lấy số văn bản

Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến(Xem phụ lục số2)

Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi (Xem phụ lục số 3) 3.4.2 Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của UBND quận Nam Từ Liêm.

Theo Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ banhành về việc hướng dẫn quản lý văn bản lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàoLưu trữ cơ quan thì mọi cơ quan đều phải lập hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và tráchnhiệm đối với việc lập hồ sơ này thuộc về người đứng đầu cơ quan

Tuy nhiên quận Nam Từ Liêm là một quận mới, vừa được Chính phủ phêduyệt Nghị Quyết 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 về việc điều chỉnhđịa giới hành chính huyện Từ Liêm thành 2 quận và 23 Phường thuộc thành phố

Hà Nội Do tính chất công việc, cơ cấu bộ máy và chức năng, nhiệm vụ của cơ

quan nên việc lập hồ sơ của UBND quận Nam Từ Liêm chưa được thực hiệnđầy đủ và đi vào nề nếp Chính vì điều này ảnh hưởng đến quá trình quản lý, bảoquản tài liệu phục vụ cho việc lập hồ sơ.

3.5 Tìm hiểu về tổ chức Lưu trữ của UBND quận Nam Từ Liêm.

Trong quá trình hoạt động hành chính UBND quận Nam Từ LIêm đã sảnsinh ra một khối lượng tài liệu rất lớn đó là tài liệu quản lý nhà nước (tài liệuhành chính), một số ít tài liệu khoa học kỹ thuật của các công trình xây dựng cơbản, tài liệu nghe nhìn Công tác Lưu trữ của quận được tổ chức được theonguyên tắc tập trung, thống nhất dưới sự chỉ đạo của Chánh văn phòng Việc tổchức kiểm tra hoạt động nghiệp vụ công tác Lưu trữ ở cơ quan được tiến hànhthường xuyên, liên tục và theo đúng quy định của Nhà nước

Hiện nay số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ ở UBND quận là 1 cán bộ,với trình độ đại học đúng chuyên ngành lưu trữ Diện tích kho phục vụ cho côngtác lưu trữ của quận là 340m2 với đầy đủ các trang thiết bị phục vụ như: giá tàiliệu, hộp đựng tài liệu, tủ đựng tài liệu, máy tiêu hủy tài liệu Công tác Lưu trữđang được chú trọng đầu tư thêm nhiều trang thiết bị để đảm bảo thực hiện tốtviệc quản lý và bảo quản tài liệu phục vụ cho công tác sau này

UBND quận đang tiến hành đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin vàotrong công tác lưu trữ bởi hiện nay công nghệ thông tin góp phần không nhỏ choviệc thực hiện đảm bảo thông tin trong hoạt động quản lý vì vậy việc ứng dụngcông nghệ thông tin vào công tác lưu trữ là một yếu tố tất yếu để đảm bảo thôngtin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai và minh bạch từ đó sẽnâng cao được hiệu quả hoạt động lưu trữ trong cơ quan

4 Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của UBND quận Nam Từ Liêm.

4.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng.

Qua quá trình thực tập và làm việc tại Ủy ban nhân dân quận Nam TừLiêm, hệ thống trang thiết bị văn phòng, phương tiện làm việc được trang bị kháđầy đủ, bao gồm như máy tính, giá tài liệu, máy in, máy fax, máy photo, máy

hủy tài liệu, tủ đựng tài liệu, bàn ghế, điều hòa…,ở Ủy ban nhân dân quận đangxây dựng một hệ thống văn phòng hiện đại với đầy đủ các trang thiết bị hiện đạiphục vụ tốt cho quá trình làm việc.

Với hệ thống trang thiết bị và cơ sở vật chất đầy đủ thì quá trình làm việccủa nhân viên được xử lý nhanh gọn, hiệu quả.Các tài liệu được sắp xếp ngănnắp trên các giá tài liệu, tủ đựng tài liệu Đặc biệt các hệ thống máy tính làmviệc của văn phòng được lắp hệ thống tích điện khi xảy ra các sự cố như mấtđiện thì nhân viên văn phòng vẫn có thể dùng máy tính bình thường Tuy nhiệnmột số trang thiết bị văn phòng còn chưa sử dụng triệt để hiệu quả, các máyphoto văn bản của văn phòng chưa được sử dụng đúng cách nên thường xuyênxảy ra hư hỏng liên tục Bên cạnh đó các tủ đựng tài liệu thì không được sắp xếpkhoa học, các tài liệu không được phân chia khoa học rất khó khăn trong việctra tìm tài liệu khi cần

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.

2

3 3

4

66

6

66

6

77

118

9

Ghi chú:

1 Cửa ra vào

2 Bàn làm việc trưởng phòng( máy

tính, máy Fax, điện thoại)

3 Bàn làm việc chuyên viên( máy

tính, máy Fax, điện thoại)

4 Bàn tiếp khách

5 Tủ đựng tài liệu

6 Máy photo

7 Máy Hủy tài liệu

8 Quạt thông gió

9 Điều hòa

4.3 Tìm hiểu và thống kê cụ thể các phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng ở UBND quận Nam Từ Liêm Nhận xét hiệu quả bước đầu mang lại.

Để công tác văn phòng ở UBND quận được quản lý chặt chẽ và đạt hiệuquả cao thì UBND quận đã và đang xây dựng nhiều phần mềm quản lý riêngcho mình nhằm hiện đại hóa công tác văn phòng

Các loại phần mềm đang được sử dụng trong công tác văn phòng ở Ủyban nhân dân quận Nam Từ Liêm bao gồm:

Phần mềm quản lý văn bản

Phần mềm quản lý hộ tịch

Phần mềm quản lý đơn thư khiếu nại tổ chức

Phần mềm quản lý hồ sơ hành chính một cửa

Phần mềm Iso điện tử - một cửa liên thông

Các phần mềm bước đầu đưa vào sử dụng tại các Phòng, ban của UBNDquận đã mang lại hiệu quả trong công việc Việc sử dụng các phần mềm đãmang lại năng xuất lao động cao cho các nhân viên Xử lý các công việc đượcchính xác hơn, nhanh chóng hơn và hiệu quả hơn nhiều

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI UBND QUẬN NAM TỪ LIÊM

1 Lý do chọn chuyên đề thực tập.

Trong xu thế ngày nay, việc đổi mới nhằm nâng cao chất lượng công tácquản lý, điều hành đối với mỗi cơ quan, tổ chức là vấn đề vô cùng quan trọng.Công tác văn phòng nói chung và công tác văn thư nói riêng là một hoạt độnggắn liền với công tác chỉ đạo điều hành công việc, trực tiếp quản lý mọi thôngtin đầu vào và thông tin đầu ra của cơ quan, tổ chức Cùng với sự phát triển của

xã hội hiện đại, xã hội thông tin đòi hỏi thông tin phải được cung cấp, xử lý vàtruyền đạt một cách nhanh chóng, chính xác nhằm phục vụ tốt cho quá trình hoạtđộng của cơ quan, tổ chức Do đó, hiệu quả của hoạt động quản lý trong các cơquan, tổ chức đó phụ thuộc vào công tác văn thư có làm tốt hay không Chính vìvậy, các cơ quan, tổ chức đặc biệt là trong các cơ quan hành chính Nhà nướcngày càng không ngừng quan tâm, củng cố và hoàn thiện công tác văn thư - lưutrữ theo hướng hiện đại hoá.Tin học hóa trong công tác văn thư là một nhiệm vụcấp thiết và vô cùng quan trọng

UBND quận Nam Từ Liêm là một cơ quan quản lý hành chính Nhà nước

Để hoàn thiện nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mình, UBND quận Nam TừLiêm phải đẩy mạnh công tác tổ chức và phương thức hoạt động của Văn phòng

Bộ phận văn thư - lưu trữ thuộc Văn phòng HĐND- UBND quận đóng vai tròhết sức quan trọng trong việc quản lý và ban hành văn bản của UBND quận.Nắm được tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ, Văn phòng HĐND &UBND quận Nam Từ Liêm không ngừng hoàn thiện, hiện đại hoá để nâng caochất lượng công tác này trong hoạt động điều hành và quản lý của Văn phòngcũng như của Uỷ ban, nhằm thực hiện tốt chức năng tham mưu tư vấn cho lãnhđạo, đảm bảo hiệu lực quản lý Nhà nước trên địa bàn quận

Tuy nhiên qua khảo sát thực tế tại văn phòng UBND quận Nam Từ Liêm

em nhận thấy ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn một số

vấn đề đặt ra cần giải quyết trong thời gian tới nhằm hoàn thiện hơn nữa côngtác văn thư Chính vì nhận biết được tầm quan trọng cũng như tính cấp thiết của

vấn đề màem đã lựa chọn đề tài nghiên cứu với chuyên đề“Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm”.

Sở dĩ em chọn chuyên đề này vì nhận thức được tầm quan trọng của việcứng dụng công nghệ thông tin đối với quản lý hành chính nói chung và đối vớicông tác văn thư nói chung và để củng cố thêm kiến thức, kinh nghiệm chochính bản thân, cũng như tạo điều kiện để em có thể đi sâu vào thực tế trên cơ sở

đó tiếp súc và làm quen cho công việc sau này

2 Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư

2.1 Khái niệm Văn phòng.

Theo nghĩa rộng, văn phòng là một bộ máy giúp việc của cơ quan, thủtrưởng cơ quan Những cơ quan lớn thì có văn phòng, những cơ quan nhỏ cóphòng hành chính Theo nghĩa hẹp, văn phòng là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ,công chức, viên chức, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại và các hoạt độngkhác của cơ quan, thủ trưởng cơ quan

Văn phòng là bộ máy thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơquan, thủ trưởng cơ quan đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tậptrung thống nhất, hoạt động được thường xuyên, liên tục, có hiệu quả

2.2 Khái niệm công tác văn thư.

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụcho công tác quản lý của cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính tri, kinh tế, xãhội, các đơn vị vũ trang (gọi chung là các cơ quan) Các văn bản hình thànhtrong công tác văn thư là phương tiện thiết yếu giúp cho cơ quan hoạt động hiệuquả

nâng cao nhận thức lên để có thêm hiểu biết về đối tượng Từ đó cũng có địnhnghĩa thông tin là tri thức Ngày nay, công nghệ thông tin đã phát triển đến mứccao, việc tổ chức và xử lý thông tin được tiến hành nhanh hơn, chính xác hơn,

do đó con người ngày nay càng nhận được nhiều thông tin hơn

2.4 Thông tin quản lý hành chính nhà nước

Thông tin có vai trò vô cùng quan trọng và to lớn trong việc đảm bảo sựthống nhất hoạt động của các cơ quan, đơn vị Thông tin trong hoạt động quản lýthực chất là quá trình trao đổi thông tin giữa chủ thể quản lý với các đối tượngquản lý Khi đó chủ thể quán lý nhận các thông tin báo cáo phản ánh tình hìnhhoạt động của các đối tượng bị quản lý Ngược lại các đối tượng bị quán lý đượcnhận các tài liệu, thông tin của các chủ thể quản lý trong đó

Thông tin quản lý hành chính nhá nước thường được hiểu là thương đượchiểu là thông tin do các cơ quan quản lý hành chính nhà nước phát ra Thật ra

nó cũng bao gồm thông tin được tổ chức thu thập, xử lý nhằm phục vụ quản lýnhà nước Vì vậy có thể đưa ra khái niệm thông tin trong quản lý hành chính nhànước như sau:

Thông tin trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước là một tập hợpnhất định các thông báo khác nhau về sự kiện xãy ra trong hoạt động quản lý vàtrong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản ý đó, về nhữngthay đổi hệ thốngthuộc tinh quản lý và môi trường xung quanh, nhằm kiến tạocác biện pháp tổ chức, các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gianđối với các đối tượng quản lý

2.5 Tin học hóa

Giải pháp nhằm đạt tới mục tiêu “tối ưu hóa” thông qua việc tiến hànhđồng thời “công nghiệp hóa” và “hiện đại hóa” từ phương pháp, thủ tục cho đếnviệc trang bị, sử dung và khai thác nguồn lực có khả năng làm gia tăng khôngngừng giá trị vật chất và tinh thần trong kết quả ở mọi hoạt động của con ngườidựa trên nền tảng khoa học là Tin học

2.6 Công nghệ thông tin.

Là nghành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu

trữ, bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin.

Thành tựu của công nghệ trong việc liên kết máy tính điện tử và thông tinviễn thông đã làm cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức thay đổi Công nghệthông tin đã tác động mạnh mẽ đến chiến lược hoạt động, cơ cấu cũng như hoạtđộng quản lý của cơ quan, tổ chức

2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư.

Là việc áp dụng các công cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụyêu cầu quản lý, giải quyết và tra tim thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệulưu trữ được nhanh chóng chính xác, nâng cao năng xuất và hiệu quả công táctrong các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế đơn vị vũtrang tạo môi trường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạngthông tin nội bộ và các mạng thông tin quốc gia

3 Cơ sở thực tiễn của đề tài.

Dưới tác động của cuộc cách mạng khoa học công nghệ hiện đại, đặc biệt

là công nghệ thông tin, công nghệ sinh học, công nghệ vật liệu mới, công nghệ

tự động hoá, công nghệ năng lượng v.v nền kinh tế thế giới đang biến đổi rấtsâu sắc, mạnh mẽ về cơ cấu, về chức năng, về phương thức hoạt động Đây làmột bước ngoặt lịch sử có ý nghĩa trọng đại: nền kinh tế thế giới đang chuyển từkinh tế công nghiệp sang nền kinh tế thông tin – kinh tế tri thức, nền văn minhloài người đang chuyển từ văn minh công nghiệp sang văn minh trí tuệ Trong

đó công nghệ thông tin được coi là động lực của sự phát triển

CNTT được hiểu là là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ vàcông cụ kỹ thuật để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổithông tin số; là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ

kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chứckhai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú

và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội; là lĩnh vựctổng hợp giữa máy tính, truyền thông và tất cả các nguồn lực dảm bảo phục vụcho hoạt động của hệ thống trang thiết bị;

Nhận thức được tầm quan trọng của CNTT đối với đời sống, Chính phủ

đã ra Nghị quyết số 49/CP ngày 04/08/1993 về phát triển công nghệ thông tin;Đại hội Đảng lần thứ IX cũng đã khẳng định phải đẩy mạnh CNH, HĐH để đếnnăm 2020 nước ta về cơ bản sẽ trở thành nước công nghiệp, đồng thời cũng xác

định là chúng ta sẽ phải “tận dụng mọi khả năng để đạt trình độ tiên tiến, hiện

đại về khoa học và công nghệ, đặc biệt là CNTT, tranh thủ ứng dụng ngày càng nhiều hơn, ở mức cao hơn và phổ biến hơn những thành tựu công nghệ hiện đại

và tri thức mới, từng bước phát triển nền kinh tế tri thức”

Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của cơ quanhành chính nhà nước là một nhu cầu tất yếu, có tác động đến lề lối, tác phonglàm việc của cán bộ, công chức trong giao dịch với tổ chức và cá nhân, nâng caonăng lực quản lý điều hành, hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính và bảo đảmcông khai, minh bạch trong hoạt động của cơ quan nhà nước “Ứng dụng CNTTtrong hoạt động của các cơ quan nhà nước là việc sử dụng CNTT vào các hoạtđộng của các cơ quan nhà nước nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả trong hoạtđộng nội bộ của cơ quan nhà nước và giữa các cơ quan nhà nước, trong giaodịch của cơ quan nhà nước với tổ chức, cá nhân; hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành

chính và bảo đảm công khai, minh bạch” (Nghị định Số 64/2007/NĐ-CP của

Chính phủ về Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước)

Mục đích của việc Ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nướcnhằm đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính điện tử (Chínhphủ điện tử); giúp cho việc xử lý thông tin nhanh, chính xác, đầy đủ, phục vụ tốtcho tổ chức, người dân và doanh nghiệp Việc ứng dụng CNTT trong hoạt độngcủa các cơ quan nhà nước được triển khai thống nhất, đồng bộ sẽ xây dựng nềntảng cho Chính phủ điện tử với một hạ tầng thông tin hiện đại, tốc độ cao và môitrường pháp lý phù hợp

Văn phòng HĐND - UBND có chức năng tham mưu, giúp việc và tổnghợp thông tin phục vụ cho hoạt động của cả HĐND - UBND Công tác văn thưtại Văn phòng HĐND - UBND là một hoạt động gắn liền với hoạt động chỉ đạođiều hành công việc, trực tiếp quản lý mọi thông tin đầu vào và thông tin đầu ra

của cơ quan nhà nước Có thể nói, cùng với sự phát triển của xã hội hiện đại, xãhội thông tin đã và đang đòi hỏi thông tin phải được cung cấp, xử lý và truyềnđạt một cách nhanh chóng, chính xác nhằm phục vụ tốt cho quá trình hoạt độngđặc biệt là hoạt động ra quyết định Cơ quan hành chính nhà nước là cơ quanthực hiện chức năng quản lý hành chính nhà nước trên tất cả các lĩnh vực củađời sống xã hội Có thể nói , hiệu quả của hoạt động giám sát, quản lý trong cácCQHCNN phụ thuộc rất lớn vào việc công tác văn thư có làm tốt hay không.Chính vì vậy, các CQHCNN ngày càng không ngừng quan tâm, củng cố và hoànthiện công tác văn thư theo hướng hiện đại hoá Việc đẩy mạnh ứng dụng CNTTđược coi là chìa khóa giúp nhanh chóng hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ.

Ứng dụng CNTT vào trong hoạt động của Văn phòng HĐND - UBND làviệc sử dụng CNTT vào trong hoạt động soạn thảo văn bản, công tác văn thư lưutrữ và việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính theo cơ chế “Mộtcửa” Theo đó, Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là việc áp dụng cáccông cụ tin học để xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ yêu cầu quản lý, giải quyết

và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng,chính xác Từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả công tác trong các tổ chứcchính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang tạo môitrường thuận lợi trao đổi thông tin giữa các cơ quan qua mạng thông tin nội bộ

và các mạng thông tin quốc gia

Vốn là một quận mới được thành lập trực thuộc thành phố Hà Nội, UBNDquận Nam Từ Liêm đã và đang tích cực đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vàotrong hoạt động với mục đích nâng cao hiệu quả và năng suất công việc, để nângcao hiệu quả hoạt động giám sát của HĐNDvà quản lý hành chính của UBNDnói chung và công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND - UBND nói riêng

4 Thực trạng công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm.

4.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư.

Biên chế Văn thư của UBND quận Từ Liêm được phân công cho 02 cán

bộ làm Văn thư chuyên trách, chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo Văn phòngHĐND – UBND quận

- Cán bộ Văn thư thứ nhất: Đồng chí (trình độ Đại học).

+ Chịu trách nhiệm về công tác Văn thư của cơ quan và thực hiện chế độbảo mật theo quy định

+ Đảm bảo sử dụng con dấu của HĐND – UBND quận, con dấu của Vănphòng và con dấu chức danh của các đồng chí lãnh đạo HĐND –UBND, lãnhđạo văn phòng theo quy định

+ Có nhiệm vụ chuyển văn bản đến(sau khi đã được lãnh đạo văn phòng

xử lý), tới các đồng chí Thường trực HĐND-UBND quận và các phòng, ban,ngành, UBND các xã, Thị trấn theo quy định

+ Có trách nhiệm kiểm tra thể thức, đóng dấu các văn bản do UBND quận phát hành

HĐND-+ Thực hiện công tác bàn giao tài liệu, văn bản đi, đến bộ phận Lưu trữtheo quy định

Cán bộ thứ 2: Đồng chí (trình độ Đại học)

+ Có nhiệm vụ quản lý sử dụng phần mềm chuyển nhận văn bản đi, đếncủa UBND quận, kịp thời chuyển văn bản chỉ đạo của UBND quận và văn bảncủa các cấp gửi tới các phòng, ban, ngành và UBND các xã, Thị trấn theo yêucầu của lãnh đạo, theo đường truyền mạng

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công

Tổ chức lưu trữ của cơ quan UBND quận là bộ phận Lưu trữ với biên chế

01 người có trình độ Đại học chuyên ngành lưu trữ, có bề dầy kinh nghiệm côngtác dưới sự quản lý trực tiếp của Văn phòng HĐND – UBND quận với 02 chứcnăng là giúp Chánh văn phòng và UBND quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ởđịa phương và giúp Chánh văn phòng trực tiếp quản lý công tác lưu trữ hiệnhành ở cơ quan

4.2 Công tác chỉ đạo về công tác văn thưở UBND quận Nam Từ Liêm.

Công tác chỉ đạo nghiệp vụ Văn thư của UBND quận Nam Từ Liêm tuânthủ theo quy định của Nhà nước Thực hiệnNghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;Thông tư số 07/2012/TT-BNVngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ

sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thay thế cho văn bản quy địnhtrước đó là Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 củaCục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi và vănbản đến;

Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ

về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan,

tổ chức; Thông tư liên tịch số 01/2011/TTLT – BNV – VPCP hướng dẫn về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản; và các văn bản khác do Cục Văn thư -Lưutrữ, UBND Thành phố Hà Nội ban hành

Qua khảo sát thực tế và tiếp xúc với lãnh đạo cơ quan cũng như lãnh đạoPhòng Nội Vụ, em thấy nhận thức của lãnh đạo hiểu biết rất sâu sắc về công tácvăn thư đặc biệt lãnh đạo Phòng Nội Vụ còn khẳng định rằng : “ Làm tốt côngtác công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu Lưu trữ là hai công tác không thểthiếu được đối với việc quản lý nhà nước” Việc lãnh đạo, chỉ đạo công tác vănthư tại UBND quận được thể hiện cụ thể là :

Việc ban hành chỉ đạo công tác văn thư

+ Tháng 5/ 2014, Văn phòng HĐND – UBND quận đã ban hành 15 quytrình hoạt động của văn phòng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong đó có quytrình tổ chức và quản lý văn bản đi, đến, quy trình kiểm soát hồ sơ

4.1.3 Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư.

Nhìn chung hệ thống trang thiết bị của UBND quận Nam Từ Liêm là kháđầy đủ để phục vụ công tác hành chính văn phòng hiện tại Tuy nhiên một sốphòng ban còn trong tình trạng thiếu máy photocopy hoặc thiết bị trong tìnhtrạng hỏng do tiếp quản từ cơ quan huyện Từ Liêm trước kia mà chưa đượctrang bị mới Điều này làm ảnh hưởng khá nhiều đến tiến độ giải quyết côngviệc, nhất là vấn đề nhân bản văn bản để trình ký phát hành văn bản

UBND quận đã và đang đầu tư cải thiện thêm hệ thống trang thiết bị phục

vụ cho hoạt động của văn phòng nói riêng và của cơ quan nói chung:

Tên trang thiết bị Cơ quan Cácphòng,ban Tổngcộng

Máy vi tính 1 59 60

5 Nội dung chuyên đề “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm.

5.1 Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác văn thư ở UBND quận Nam Từ Liêm.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin, đặc biệt là tin học hóa trong công tácvăn thư là vô cùng quan trọng Công nghệ thông tin đã và đang phát triển đếnmức toàn thế giới đang chuyển dần thành một xã hội thông tin (InformationSociety), ứng dụng cộng nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang là mộtnhu cầu tất yếu của mọi ngành nghề, nó sẽ tạo ra một sự thay đổi căn bản trongcách thức làm việc của các ngành hoạt động, góp phần giai phóng sức lao độngcủa con người, đồng thời tạo ra hiệu quả công việc cao hơn, chất lượng hơn, đápứng những yêu cầu của thời cuộc Công tác Văn thư trong mỗi cơ quan hiện nayngày càng thể hiện vai trò quan trọng của mình đối với hoạt động chung của mỗi

cơ quan, việc đưa công nghệ thông tin đặc biệt là tin học hóa vào trong công tácvăn thư sẽ tạo ra một sự cải tiến trong phương thức hoạt động đối với nhữngkhâu nghiệp vụ của công tác này Cách thức làm việc mới không làm thay đổibản chất công việc, mà đơn giản nó chỉ góp phần nâng cao năng xuất và hiệuquả công việc, nhằm đáp ứng nhanh chóng và chính xác những nhu cầu được đề

ra Việc ứng dụng công nghệ thông tin giúp cho khả năng xử lý thông tin đượcnhanh chóng trong tình hình thông tin ngày càng tăng nhanh như hiện nay do sốlượng văn bản hình thành trong hoạt động của mỗi cơ quan không ngừng tăngnhanh

Ở UBND quận Nam Từ Liêm thì số lượng văn bản ban hành không ngừngtăng lên Tính từ năm 2013 đến 17/5/ 2015 thì số lượng văn bản không ngừng