4.1 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư.
Biên chế Văn thư của UBND quận Từ Liêm được phân công cho 02 cán bộ làm Văn thư chuyên trách, chịu sự quản lý trực tiếp của lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND quận.
- Cán bộ Văn thư thứ nhất: Đồng chí (trình độ Đại học).
+ Chịu trách nhiệm về công tác Văn thư của cơ quan và thực hiện chế độ bảo mật theo quy định.
+ Đảm bảo sử dụng con dấu của HĐND – UBND quận, con dấu của Văn phòng và con dấu chức danh của các đồng chí lãnh đạo HĐND –UBND, lãnh đạo văn phòng theo quy định.
+ Có nhiệm vụ chuyển văn bản đến(sau khi đã được lãnh đạo văn phòng xử lý), tới các đồng chí Thường trực HĐND-UBND quận và các phòng, ban, ngành, UBND các xã, Thị trấn theo quy định.
+ Có trách nhiệm kiểm tra thể thức, đóng dấu các văn bản do HĐND- UBND quận phát hành.
+ Thực hiện công tác bàn giao tài liệu, văn bản đi, đến bộ phận Lưu trữ theo quy định.
Cán bộ thứ 2: Đồng chí (trình độ Đại học).
+ Có nhiệm vụ quản lý sử dụng phần mềm chuyển nhận văn bản đi, đến của UBND quận, kịp thời chuyển văn bản chỉ đạo của UBND quận và văn bản của các cấp gửi tới các phòng, ban, ngành và UBND các xã, Thị trấn theo yêu cầu của lãnh đạo, theo đường truyền mạng.
+ Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng phân công.
Tổ chức lưu trữ của cơ quan UBND quận là bộ phận Lưu trữ với biên chế 01 người có trình độ Đại học chuyên ngành lưu trữ, có bề dầy kinh nghiệm công tác dưới sự quản lý trực tiếp của Văn phòng HĐND – UBND quận với 02 chức năng là giúp Chánh văn phòng và UBND quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở địa phương và giúp Chánh văn phòng trực tiếp quản lý công tác lưu trữ hiện hành ở cơ quan.
4.2. Công tác chỉ đạo về công tác văn thưở UBND quận Nam Từ Liêm.
Công tác chỉ đạo nghiệp vụ Văn thư của UBND quận Nam Từ Liêm tuân thủ theo quy định của Nhà nước. Thực hiệnNghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thay thế cho văn bản quy định trước đó là Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi và văn bản đến;
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Thông tư liên tịch số 01/2011/TTLT – BNV – VPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; và các văn bản khác do Cục Văn thư -Lưu trữ, UBND Thành phố Hà Nội ban hành.
Qua khảo sát thực tế và tiếp xúc với lãnh đạo cơ quan cũng như lãnh đạo Phòng Nội Vụ, em thấy nhận thức của lãnh đạo hiểu biết rất sâu sắc về công tác văn thư đặc biệt lãnh đạo Phòng Nội Vụ còn khẳng định rằng : “ Làm tốt công tác công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu Lưu trữ là hai công tác không thể thiếu được đối với việc quản lý nhà nước”. Việc lãnh đạo, chỉ đạo công tác văn thư tại UBND quận được thể hiện cụ thể là :
Việc ban hành chỉ đạo công tác văn thư
+ Tháng 5/ 2014, Văn phòng HĐND – UBND quận đã ban hành 15 quy trình hoạt động của văn phòng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trong đó có quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi, đến, quy trình kiểm soát hồ sơ
4.1.3. Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư.
Nhìn chung hệ thống trang thiết bị của UBND quận Nam Từ Liêm là khá đầy đủ để phục vụ công tác hành chính văn phòng hiện tại. Tuy nhiên một số phòng ban còn trong tình trạng thiếu máy photocopy hoặc thiết bị trong tình trạng hỏng do tiếp quản từ cơ quan huyện Từ Liêm trước kia mà chưa được trang bị mới. Điều này làm ảnh hưởng khá nhiều đến tiến độ giải quyết công việc, nhất là vấn đề nhân bản văn bản để trình ký phát hành văn bản.
UBND quận đã và đang đầu tư cải thiện thêm hệ thống trang thiết bị phục vụ cho hoạt động của văn phòng nói riêng và của cơ quan nói chung:
Tên trang thiết bị Cơ quan Cácphòng,ban Tổngcộng
Máy vi tính 1 59 60
Máy in 1 59 60
Máy quét (scanner) 1 24 25
Máy sao chụp (photocopy): 0 3 3
Máy FAX 1 48 49
Máy hủy tài liệu 0 6 6
5. Nội dung chuyên đề “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác